intTypePromotion=1

Đề tài Quản trị thay đổi và phát triển tổ chức: Ứng dụng ERP tại công ty Vissan

Chia sẻ: Dsgvfdcx Dsgvfdcx | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:29

1
142
lượt xem
59
download

Đề tài Quản trị thay đổi và phát triển tổ chức: Ứng dụng ERP tại công ty Vissan

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài Quản trị thay đổi và phát triển tổ chức: Ứng dụng ERP tại công ty Vissan trình bày cơ sở lý thuyết về về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả, thực tế ứng dụng ERP tại công ty Vissan, thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN, giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Đề tài Quản trị thay đổi và phát triển tổ chức: Ứng dụng ERP tại công ty Vissan

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC  QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tiểu luận: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh Nhóm 5 – Đêm 2 – K22 TP.HCM, tháng 05/2014
  2. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 1 MỤC LỤC Chương 1: PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 3 1.1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 3 1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................... 4 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 4 1.4. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................ 4 1.5. Kết cấu đề tài .......................................................................................................... 4 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ...................................................................................... 5 2.1. Khái niệm ERP ....................................................................................................... 5 2.2. Vai trò của ERP ...................................................................................................... 6 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả ...................................... 9 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán ..................................................................................... 9 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả ........................................................................ 13 Chương 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN .............................................. 15 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN .................................................................................. 15 3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN....................................................................... 15 3.1.2. Ngành nghề kinh doanh ................................................................................. 16 3.1.3. Phương hướng tương lai ................................................................................ 16 3.1.4. Phương thức hoạt động .................................................................................. 17 3.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN ................... 17 3.2.1. Đặc điểm môi trường ..................................................................................... 19 3.2.2. Đặc điểm của tổ chức ..................................................................................... 20 3.2.3. Đặc điểm của đổi mới .................................................................................... 21 3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm .............................................................. 21 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  3. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 2 3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN ............................................................. 23 3.4.1. Đề xuất các bước triển khai về nghiệp vụ ...................................................... 23 3.4.2. Kế hoạch quản trị sự thay đổi ........................................................................ 25 3.4.2.1. Quyền tự chủ ......................................................................................... 26 3.4.2.2. Sự ủng hộ của lãnh đạo Công ty ........................................................... 26 3.4.2.3. Thay đổi về cơ cấu tổ chức .................................................................... 27 3.4.2.4. Thái độ nhân viên .................................................................................. 27 3.4.2.5. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên .......................................................... 27 3.4.2.6. Triển khai từng phần từng bộ phận ....................................................... 27 3.4.2.7. Chi phí triển khai ................................................................................... 28 3.4.2.8. Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh ..................................... 28 Chương 5: KẾT LUẬN .................................................................................................... 28 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  4. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 3 Chương 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1. Lý do chọn đề tài Đối với các doanh nghiệp, trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Trên thế giới, việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từ lâu. Đây là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau (nhân lực - tài lực - vật lực) và tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế. Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP. Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng. Tuy nhiên, vì rất nhiều lý do cả khách quan lẫn chủ quan, mà việc triển khai ERP của các doanh nghiệp tại Việt Nam chưa được phổ biến. Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, tại Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt. Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán. Tuy nhiên, việc đổi mới công nghệ tại Công ty VISSAN gặp rất nhiều khó khăn, nhiều rào cản ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ triển khai và không đáp ứng kịp thời nhu cầu GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  5. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 4 quản lý. Đề tài là một nghiên cứu cần thiết nhằm tìm ra nguyên nhân và kiến nghị những giải pháp thích hợp trong việc ứng dụng ERP Công ty VISSAN. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Kiến nghị giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc sử dụng phần mềm tại VISSAN. Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc tại VISSAN. 1.4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu, thu thập tài liệu thông qua các nguồn sách, báo, các báo cáo hội thảo về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam. Các báo cáo về việc sử dụng phần mềm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc tại VISSAN. Dựa trên tham vấn ý kiến của các nhà quản lý phòng ban để đưa ra giải pháp ứng dụng ERP tại VISSAN. 1.5. Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau: - Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết. - Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty. Từ đó đề xuất những biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty. - Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  6. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 5 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Khái niệm ERP ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  7. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 6 kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. 2.2. Vai trò của ERP ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau. Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:  MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.  MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất.  ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.  ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  8. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 7 nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau. ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  9. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 8 Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình. Một số vai trò cơ bản của ERP như sau: Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền. Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này. Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  10. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 9 những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam). Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,… 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán Khái niệm chẩn đoán tổ chức Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định Mục đích của chẩn đoán GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  11. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 10  Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải quyết. Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis)  Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức. Xem tổ chức là hệ thống mở (opensystem)  Xác định ranh giới của tổ chức => mức độ kiểm soát được của dự án OD  Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems) => giảm bớt sự phức tạp của hệ thống lớn  Xác định các yếu tố môi trường tác động  Xác định các tương tác hệ thống Phân tích vấn đề  Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy  Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán  Mô hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi giúp có cái nhìn hệ thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót  Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Các vấn đề nghiên cứu trong OD liên quan đến chẩn đoán tổ chức  Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic models);  Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis);  Phương pháp và kỹ thuật xử lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  12. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 11 Đối tượng chẩn đoán  Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức: • Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống • Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác  Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch Các cấp độ chẩn đoán: 3 cấp độ: Tổ chức, Nhóm, Cá nhân  Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ  Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm Thực hành chuẩn doán tổ chức dựa vào khung phân tích – mô hình chuẩn đoán Hiện nay có nhiều mô hình chuẩn đoán trên thế giới, tuy nhiên nổi bật nhất là 3 mô hình chuẩn đoán sau: GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  13. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 12  Mô hình chuẩn đoán “The six-box Model”: Weisbord đã nhận dạng được 6 mảng trọng yếu mà một tổ chức muốn thành công thì phải bảo đảm thực hiện đúng cách. Theo ông, nhà tư vấn OD phải chú ý đến cả các khía cạnh chính thức và phi chính thức của từng mảng.  Mô hình 7S của McKinsey: là mô hình do Tom Peters và Robert Waterman, nhân viên của tổ chức tư vấn McKinsey và Company phát triển vào những năm đầu của thập niên 80. Theo đó, ý tưởng chính của mô hình là có 7 yếu tố nội tại trong một tổ chức cần phải được dung hòa để tổ chức hoạt động thành công.  Mô hình xương cá: được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn nhà quản lý thông qua một loạt các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến). Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra mô hình này. Với mục tiêu ban đầu, nhóm thực hiện sẽ sử dụng mô hình nguyên nhân – kết quả là phù hợp nhất để áp dụng trong nghiên cứu này nhằm ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  14. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 13 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị, áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này. Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng. Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho nhau dẫn tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng). Cách thức mang tính hệ thống và có cơ cấu này người ta gọi là Root Cause Analysis. Có nhiều công cụ ứng dụng để phát triển Root Cause Analysis thì cách phổ biến nhất được nhiều công ty sử dụng là mô hình 5 TẠI SAO? (5 WHY?). Cơ bản công cụ này được hiểu là việc sử dụng câu hỏi TẠI SAO nhiều lần cho đến khi tìm ra được yếu tố cốt lõi nhất (atomic-yếu tố hạt nhân) nhưng phải đảm bảo có thể xử lý được (actionable). Để mô hình hóa quy trình “5-WHY?” người ta áp dụng mô hình xương cá (Fishbone Diagram hay Ishikawa diagram). GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  15. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 14 Biểu đồ xương cá (fishbone diagram) hay biểu đồ nguyên nhân – kết quả có tên gốc là phương pháp Ishikawa là 1 phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý, lãnh đạo. Được xem là 1 trong 7 công cụ cơ bản của Quản lý chất lượng, bao gồm Histogram, ParetoChar, checksheet, control chart, Flowchart và scatter diagram, nó được gọi là xương cá vì biểu đồ này có hình dạng giống xương cá. Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là các hiện tượng. Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự. Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  16. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 15 Chương 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 3.1. Giới thiệu công ty VISSAN 3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) là Công ty thành viên của Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng Miền Nam và thống nhất đất nước. Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh, cung cấp thịt tươi sống cho nhu cầu của nhân dân Thành phố trong thời kỳ nền kinh tế còn theo cơ chế bao cấp. Sau đó, Công ty đã tham gia xuất khẩu thịt đông lạnh sang thị trường Liên Xô và các nước Đông Âu chủ yếu là dưới hình thức Nghị định thư. Vào những năm cuối của thập niên 80 do tình hình chính trị và kinh tế trên thế giới có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến các hoạt động xuất khẩu đồng thời Đảng và Nhà nước có chủ trương chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, xóa bao cấp. Trong thời kỳ này để tồn tại và phát triển, phát huy vai trò chủ đạo của thành phần kinh tế Nhà nước, Công ty đã chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối, xây dựng chiến lược sản phẩm, giá cả phù hợp với thị hiếu và thu nhập của người dân. Do đó, sau khi chuyển sang cơ chế thị trường đến nay Công ty đã không ngừng phát triển về quy mô cũng như các lĩnh vực sản xuất. Trước đây, Công ty chỉ đơn thuần là giết mổ và phân phối thịt gia súc thì hiện nay, Công ty mở rộng sang các ngành chế biến thực phẩm, rau quả, chăn nuôi, đầu tư tài chính, xây dựng thành công thương hiệu “ VISSAN”, tạo được uy tín lớn trên thị trường thực phẩm tươi sống và chế biến, là một trong những đơn vị chế biến thực phẩm hàng đầu trên cả nước. Một số sản phẩm chế biến đã được xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Châu Á… Mặc dù số lượng còn ít tuy nhiên đây là thị trường tiềm năng, Công ty sẽ tập trung đầu tư trong thời gian sắp tới nhất là thị trường Việt Nam và sẽ tham gia với các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  17. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 16 3.1.2. Ngành nghề kinh doanh Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công nghệ của Nhật Bản, sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống, heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật về chăn nuôi heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và hàng nông sản. Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. VISSAN được xem như một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước. 3.1.3. Phương hướng tương lai Với chiến lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty sẽ tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực:  Thương mại và phát triển xuất nhập khẩu.  Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng hộp; thủy hải sản…  Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế biến.  Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt.  Sản xuất, chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc, các chế phẩm phục vụ chăn nuôi, dịch vụ, kỹ thuật về chăn nuôi heo.  Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong đó đặc biệt chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Campuchia, Lào, Myanmar và một GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  18. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 17 thị trường của đông đảo kiều bào tại Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với những sản phẩm mang hương vị của quê hương như chả giò, giò lụa, lạp xưởng… 3.1.4. Phương thức hoạt động Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm đến quyền lợi của đối tác kinh doanh. Công ty VISSAN là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt heo, trâu, bò và rau củ quả tại Thành phố Hồ Chí Minh. VISSAN đã xây dựng được một mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh tại Thành phố Hà Nội, Chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng, các Cửa hàng Thực phẩm Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị và đại lý phân phối rộng khắp cả nước. 3.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức tạp, nhiều quy trình. Công ty VISSAN từ lâu đã nhận thức được điều đó và cố gắng triển khai phần mềm tại Công ty. Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu đi vào sử dụng từ năm 2010 và đến nay phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho một số bộ phận phòng ban trong Công ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – các kho), toàn bộ hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty và của khối cửa hàng Quận – Trạm, các dữ liệu từ các cửa hàng có thể kết xuất về công ty để theo dõi. Tuy nhiên, do là phần mềm mới và chỉ phục vụ cho công tác bán hàng nên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng phần mềm ứng dụng cũ là Foxpro ở một số bộ phận để phục vụ cho công tác quản lý tài chính – kế toán. Ví dụ: Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh –các kho và Phòng Tài chính – kế toán. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  19. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 18 Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, Công ty VISSAN đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt. Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán. Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN vẫn sử dụng công cụ thủ công Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính – kế toán. Điều này gây ra khó khăn trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo nhanh về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty trình Ban Tổng Giám Đốc Công ty nhằm đưa ra những quyết định kịp thời. Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất rất phức tạp gây ảnh hưởng đến tính kịp thời, chính xác, đầy đủ trong công tác kế toán. Cụ thể:  Có sự chồng chéo công việc trong nhân viên giữa các Phòng ban hoặc trong cùng một Phòng ban, không có sự kế thừa dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực;  Kế toán thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán;  Cần nhiều nhân lực trong công tác quản lý khi hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngày càng mở rộng;  Khó khăn trong việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn;  Khó quản lý Tiền - Hàng – Công nợ;  Khả năng hỗ trợ ra quyết định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo từng Đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công ty Bên cạnh đó, việc di dời khu vực Văn phòng Công ty đến Khu công nghiệp Tân Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển khai trong thời gian tới. Vì thế, vấn đề liên kết thông tin giữa hai khu vực này cũng là một trong những vấn đề quan tâm hàng GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
  20. Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN 19 đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lý mang tính nhất quán toàn bộ hệ thống, liên kết dữ liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban, Đơn vị ở hai khu vực này. Tuy nhiên, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay và những vấn đề mang tính lịch sử để lại ví dụ như hệ thống phần cứng hiện có của Công ty chưa đủ đáp ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông tin sau khi triển khai thì ứng dụng công nghệ thông tin không phải là vấn đề có thể thực hiện một cách nhanh chóng mà cần có thời gian cũng như kế hoạch cụ thể để triển khai. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP Đặc điểm của Đặc điểm của tổ chức sự đổi mới Chuyên gia Sự phức tạp công nghệ Sự ủng hộ của thông tin Trình độ lãnh đạo nhân viên Chi phí Quy mô công ty Thái độ Lợi ích liên nhân viên quan Khó khăn việc ứng dụng ERP Sự hổ trợ từ Sức ép cạnh bên ngoài tranh Các liên kết theo chiều ngang Đặc điểm của môi trường 3.2.1. Đặc điểm môi trường Sự hỗ trợ từ bên ngoài: Công ty VISSAN là công ty 100% vốn nhà nước nên chịu sức ép về các thủ tục hành chính nặng nề, phải trải qua quá nhiều cấp phê duyệt khi muốn triển khai ứng dụng từ khâu lựa chọn nhà cung cấp đến khâu thương thảo hợp đồng và GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản