Định hướng áp dụng 5S tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Đại học Thủ Dầu Một

Chia sẻ: Liễu Yêu Yêu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

18
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Định hướng áp dụng 5S tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Đại học Thủ Dầu Một" giúp làm rõ bốn nội dung về thực hành 5S gồm lý thuyết 5S, hiệu quả mang lại, bài học kinh nghiệm và ứng dụng 5S trong hoạt động cơ bản của phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Định hướng áp dụng 5S tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Đại học Thủ Dầu Một

ĐỊNH HƯỚNG ÁP DỤNG 5S TẠI PHÒNG THÍ NGHIỆM VIỆN PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT Nguyễn Thị Bích Thảo1, Quang Thị Ngọc Anh1 1. Email: thaontb@tdmu.edu.vn TÓM TẮT 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) là một trong những công cụ quản lý của phương pháp quản trị tinh gọn có nguồn gốc từ Nhật Bản. Hiện nay, 5S được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phổ biến để loại bỏ các lãng phí, tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hoạt động tại đơn vị. Tuy nhiên, để các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng thành công 5S là cả một quá trình từ bước chuẩn bị, thực hiện và cải tiến liên tục. Vì vậy, bài viết giúp làm rõ bốn nội dung về thực hành 5S gồm lý thuyết 5S, hiệu quả mang lại, bài học kinh nghiệm và ứng dụng 5S trong hoạt động cơ bản của phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng. Từ khóa: Phương pháp quản lý, thực hành 5S 1.ĐẶT VẤN ĐỀ Với triết lý của các trường đại học là nâng cao chất lượng giáo dục, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế với chuẩn đầu ra, chương trình, phương pháp dạy học và quản lý dần tiếp cận với giáo dục khu vực và thế giới. Vì vậy, vấn đề cải tiến môi trường học tập, thí nghiệm thực hành là hết sức cần thiết trong bối cảnh các trường đại học thực hiện tự chủ tài chính theo Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21 tháng 06 năm 2021. Do đó, để có môi trường thí nghiệm, thực hành đảm bảo an toàn thì máy móc, thiết bị, hồ sơ đăng kí làm việc tại phòng thí nghiệm phải được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, khoa học. Đồng thời, chính môi trường học tập khoa học góp phần nâng cao chất lượng đào tạo chung của nhà trường. Với tiêu chí sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng; phương pháp 5S giúp phân loại, sắp xếp, giữ gìn vệ sinh, đảm bảo công tác an toàn phòng thí nghiệm, thuận tiện cho công việc của cán bộ quản lý phòng thí nghiệm. Đây chính là yếu tố quan trọng góp phần đánh giá về môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp của các trường đại học. Đối với các doanh nghiệp sản xuất có đến 85% doanh nghiệp được khảo sát ứng dụng 5S, ứng dụng Kaizen (cải tiến liên tục) chiếm 44% và có 30% sử dụng công cụ quản lý trực quan (Nguyễn Đăng Minh và nnk.,2013). Ứng dụng 5S nói riêng và ứng dụng các công cụ quản lý tinh gọn tại các doanh nghiệp, tổ chức đã cho thấy những lợi ích mang lại như: loại bỏ các lãng phí, nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện môi trường làm việc. Đối với lĩnh vực giáo dục trong nước, trong bài báo “Ứng dụng công cụ quản trị tinh gọn để nâng cao hiệu quả làm việc của các đơn vị trực thuộc trường đại học Cần Thơ” đã chỉ ra các lãng phí cần loại bỏ, ứng dụng 5S để cắt giảm loại bỏ các lãng phí hữu hình (Ngô Mỹ Trân và nnk.,2018), hay bài “Kinh nghiệm áp dụng 5S từ thực tế trường đại học Công nghiệp thành phố 278
Hồ Chí Minh” cho thấy 5S chỉ thực sự thành công và ý nghĩa khi nó trở thành nền móng vững chắc, trở thành văn hóa của trường đại học (Bùi Thị Hảo và nnk.,2020). Riêng 5S áp dụng cho Phòng thí nghiệm của Trường đại học cho thấy hiệu quả mang lại: tiết kiệm được 20% thời gian chuẩn bị công việc, 15% không gian cho làm việc (Kshitij Ranjan Srivastava và nnk.,2019). Do vậy, nhóm tác giả đi sâu tìm hiểu về cơ sở lý thuyết 5S, dựa trên một số bài học áp dụng 5S từ thực tiễn các doanh nghiệp, tổ chức, từ đó đưa ra khuyến nghị cho việc áp dụng 5S tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng - trường đại học Thủ Dầu Một. 2. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ 5S 2.1 Nguồn gốc của 5S Sau chiến tranh thế giới thứ hai, thách thức đặt ra đối với hãng sản xuất Toyota Nhật Bản là làm thế nào để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng: sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau trên cùng một dây chuyền. Đứng trước khó khăn, thách thức như vậy đã tạo động lực cho các nhà quản lý, các kỹ sư tìm tòi, học hỏi tìm ra giải pháp dựa trên ý tưởng cốt lõi của hệ thống JIT (Just in time), có nghĩa là vừa-đúng-lúc bắt nguồn từ các siêu thị tại Mỹ để tăng tính linh hoạt của dây chuyền sản xuất và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Chính hệ thống sản xuất Toyota là tiền đề về lý thuyết và mô hình quản trị tinh gọn sau này mà phương pháp 5S là một trong ba công cụ của quản trị tinh gọn (Nguyễn Đăng Minh và nnk.,2014). Việc sử dụng 5S trở thành chiến lược quan trọng để các công ty đạt được sự xuất sắc trong sản xuất, kinh doanh. Các khái niệm về bảo dưỡng, bảo trì, chất lượng được Nhật Bản sử dụng tích cực theo hướng tiếp cận đổi mới khi du nhập từ Mỹ về từ cuối những năm 1940, đầu những năm 1950. Sau đó, 5S kết hợp với triết lý Kaizen được triển khai tại Toyota Motor Corporation như một phần trong hệ thống sản xuất của họ. Kết quả là Nhật Bản dẫn đầu thế giới về năng suất và sự xuất sắc trong kinh doanh với các hãng sản xuất ô tô đứng đầu thế giới nổi bật là các thương hiệu Honda, Toyota và Mitsubishi chiếm ba vị trí hàng đầu trên toàn thế giới (Kaoru Kobayashi và nnk., 2008). Vào thời điểm năm 2001 thì GDP của Nhật Bản chiếm vị trí thứ hai trên thế giới chỉ sau Hoa Kì, vũ khí bí mật làm cho Nhật Bản trở thành một quốc gia dẫn đầu về sự uy tín chất lượng đó là Nhật Bản đã xây dựng dây chuyền sản xuất dựa trên việc nâng cao năng suất và chất lượng bằng việc loại bỏ các lãng phí và duy trì vệ sinh trong doanh nghiệp. Khi 5S được lan truyền sang Châu Âu, Châu Á được dịch thành Sorting, Straightening, Shining, Standardizing và Sustaining. Tại Châu Mỹ đưa ra khái niệm tương ứng với 5S nhưng không giữ 5 chữ cái S đầu, mà là CANDO: “Cleanup” (lau dọn), “Arranging” (sắp xếp), “Neatness” (ngăn nắp), “Discipline” (kỷ luật), và “Ongoing improvement” (cải tiến liên tục) (Bùi Việt Bắc và nnk.,2018). Khi du nhập vào Việt Nam, 5S được gọi là Sàng lọc (viết tắt S1), Sắp xếp (viết tắt S2), Sạch sẽ (viết tắt S3), Săn sóc (viết tắt S4), Sẵn sàng (viết tắt S5). 2.2 Khái niệm 5S Khái niệm 5S gắn liền với đời sống văn hóa và xã hội của người Nhật cả trong Nho giáo, Phật giáo và Đạo giáo. Về ý nghĩa của 5 chữ S được giải thích như sau: - Chữ S đầu tiên trong tiếng Nhật là Seiri: có nghĩa là sàng lọc, chính là hoạt động phân loại, tổ chức mọi thứ theo một trật tự nhất định, phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết, sau đó loại bỏ những thứ không cần thiết. Đây là bước đầu tiên của việc thực hành 5S mà 279
các doanh nghiệp, tổ chức cần làm để loại bỏ lãng phí trong việc tìm kiếm, đồng thời tạo không gian làm việc an toàn. - Chữ S thứ hai trong tiếng Nhật là Seiton: có nghĩa là sắp xếp, chính là hoạt động tiếp theo sau sàng lọc nhằm mục đích sắp xếp mọi thứ gọn gàng, có trật tự sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết. Các vật dụng cần thiết được sắp xếp theo một trật tự nhất định sao cho dễ tìm, dễ kiếm, dễ mượn và dễ trả lại. - Chữ S thứ ba trong tiếng Nhật là Seiso: có nghĩa là sạch sẽ, chính là hoạt động giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ…bằng việc thực hiện vệ sinh trên tinh thần tự giác. - Chữ S thứ tư trong tiếng Nhật là Seiketsu: có nghĩa là săn sóc, chính là hoạt động kiểm tra, đánh giá, duy trì 3S đầu tiên một cách thường xuyên chứ không phải xem đây là hoạt động nhất thời. - Chữ S thứ năm trong tiếng Nhật là Shitsuke: có nghĩa là sẵn sàng, chính là việc xây dựng ý thức cho tất cả mọi thành viên trong tổ chức về nề nếp thực hiện, tác phong thực hiện 5S tại nơi làm việc. Đây là hoạt động hết sức quan trọng khi hoạt động 5S được thấu hiểu, thực hiện tự giác bởi cá nhân và tập thể trong tổ chức, doanh nghiệp (Kaoru Kobayashi và nnk.,2008). Xuất phát từ hai quan điểm của người Nhật đó là Osada và Hirano thì 5S có thể được xem là phương pháp hay công cụ để cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo quan điểm của Osada về 5S: 5S là triết lý trong kinh doanh và cả trong cuộc sống, 5S là một phần văn hóa, xã hội của Nhật Bản, 5S tham gia vào hoạt động cải tiến của bất kì môi trường nào từ gia đình, trường học, cộng đồng và nơi làm việc. Do vậy, 5S được xem là chiến lược để phát triển tổ chức. Mối liên hệ của 5 chữ S thể hiện qua hình 1. Seiri Seiton (Sàng lọc) (Sắp xếp) Shitsuke (Sẵn sàng) Seiketsu Seiso (Săn sóc) (Sạch sẽ) Hình 1. Mối liên hệ 5 chữ S theo quan điểm Osada (Kaoru Kobayashi và nnk.,2008) Mô hình của Osada hoạt động giống như mô hình PDSA (Plan-Do-Stydy-Act), kết hợp với triết lý Kaizen hoạt động theo mô hình xoắn ốc. Ông nhấn mạnh cách tiếp cận từ dưới lên để thực hiện 5S và có thể áp dụng ở bất kì môi trường nào. Tuy nhiên, theo quan điểm của Hirano thì xem 5S như là một công thức hay nói cách khác đó là một kĩ thuật giúp doanh nghiệp cạnh tranh với các đối thủ. Ông đi theo hướng tiếp cận từ cấp lãnh đạo cao nhất đến thấp nhất để thực hiện 5S, mối liên hệ giữa các chữ S theo chiều hướng đó là sàng lọc (S1) và sắp xếp (S2) được thực hiện đồng thời, tiếp đến sạch sẽ (S3) và sẵn sàng (S4) lại được thực hiện cùng lúc, mô hình của ông được thể hiện qua hình 2. 280
S2 S1 Khả dụng cao S5 GSS S4 S3 Hình 2. Mối liên hệ 5 chữ S theo quan điểm Hirano (Kaoru Kobayashi và nnk., 2008 2.3 Các giai đoạn triển khai 5S Để triển khai 5S thì không nên xem 5S là một chương trình ngắn hạn mà cần tuân thủ theo P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) và đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người. Khi áp dụng 5S tại các doanh nghiệp, tổ chức, thông thường kế hoạch triển khai gồm 3 giai đoạn cơ bản sau: Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S. Đây là giai đoạn rất quan trọng, chiếm đến 90% sự thành công (Bùi Việt Bắc và nnk.,2018) bao gồm ba hoạt động chính như sau: - Hoạt động đầu tiên được đề cập đó là thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S nhằm đảm bảo sự tham gia của tất cả mọi người cùng hướng đến đạt được mục tiêu 5S đã đề ra. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp, tổ chức mà đưa ra số lượng các ban và thành viên trong ban cho phù hợp. Các ban được gợi ý bao gồm: ban chỉ đạo, ban đào tạo, ban quảng bá, ban đánh giá. Đồng thời ban hành quyết định phân công trách nhiệm, quyền lợi của từng thành viên trong ban, kế hoạch thực hiện cho từng ban, trong đó thường trưởng ban 5S sẽ là lãnh đạo cao nhất. - Hoạt động thứ hai là đào tạo về 5S, có thể nói là hoạt động đặc biệt quan trọng trong giai đoạn một bởi vì khi thực hiện 5S không đòi hỏi quá cao về kĩ thuật mà cần có sự tham gia của tất cả mọi thành viên trong tổ chức, phải xây dựng được tinh thần cải tiến và làm việc tập thể. Sự thành công nhất của hoạt động đào tạo là tạo được tính tự giác, ý thức kỷ luật của toàn thể cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, tổ chức. Hình thức đào tạo đa dạng bao gồm cả lý thuyết và tham quan các mô hình thực tế tại các đơn vị đã áp dụng thành công 5S. - Hoạt động chính thứ ba là chuẩn bị các dụng cụ cần thiết. Để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh và thực hiện sạch sẽ mỗi ngày, cần xem xét đến số lượng, chủng loại trước khi đề xuất mua, tránh lãng phí. Sau khi chuẩn bị đầy đủ cho hoạt động 5S sẽ đưa chương trình 5S đến vạch xuất phát bao gồm hai hoạt động chính: ban hành thông báo chính thức về chương trình 5S từ Lãnh đạo cấp cao và tổ chức thực hiện ngày tổng vệ sinh. 281
Giai đoạn 2: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng hàng ngày Thực hiện sàng lọc bằng cách nhận diện những đồ vật cần thiết và không cần thiết, sau đó loại bỏ những thứ không cần thiết theo nguyên tắc gợi ý ở bảng 1. Bảng 1: Nguyên tắc xác định vật dụng cần thiết hay không cần thiết tại nơi làm việc (Bùi Việt Bắc và nnk.,2018) Tần suất sử dụng Mức độ cần thiết Nơi lưu ít hơn 1 lần/1năm, không có kế hoạch Hiếm khi Loại bỏ sử dụng trong tương lai Thỉnh thoảng 1 lần / 6 tháng Lưu ngoài nơi sản xuất, làm việc Bình thường 1 - 2 tháng / 1 lần Để một góc nơi sản xuất, làm việc Hay dùng 1 - 2 lần/ tuần Để gần nơi làm việc Dùng thường xuyên Hàng ngày Để cạnh người làm Trong hoạt động sàng lọc sẽ có những vật dụng chưa xác định được có cần thiết hay không vì có thể không cần cho phòng ban này nhưng lại cần cho phòng ban khác. Để hỗ trợ cho công đoạn sàng lọc thì công cụ hữu ích là sử dụng thẻ đỏ để dán trên vật dụng. Thông tin trên thẻ đỏ phải chi tiết với các nội dung như: phân loại, tên, mã hiệu, bộ phận chịu trách nhiệm, lý do loại bỏ, thời hạn loại bỏ, người đề nghị… Đối với các vật dụng đã xác định không cần thiết và loại bỏ theo các phương án như hình 3. Những thứ không cần thiết Hành động cần thiết Không có giá trị, dễ dàng loại bỏ Loại bỏ ngay lập tức Có giá trị để bán Tìm người mua với giá trị hợp lý nhất Không có giá trị nhưng cần chi Tìm phương pháp ít chi phí và an phí để loại bỏ toàn để loại bỏ Hình 3: Hành động cần thiết để xử lý những thứ không cần thiết đã xác định loại bỏ (Bùi Việt Bắc và nnk.,2018) Sau khi đã loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc và có kế hoạch xử lý cho những vật dụng không cần thiết sẽ tiến hành sắp xếp các vật dụng cần theo bảy nguyên tắc sắp xếp và kết hợp với hình ảnh quản lý trực quan. Bảy nguyên tắc đó là: - Nguyên tắc 1: Tuân thủ nguyên tắc vào trước ra trước để lưu kho đồ vật (FIFO) - Nguyên tắc 2: Bố trí mỗi đồ vật cho một vị trí riêng - Nguyên tắc 3: Dán nhãn tất cả các đồ vật - Nguyên tắc 4: Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. - Nguyên tắc 5: Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ vận chuyển - Nguyên tắc 6: Tách riêng các công cụ chuyên dụng khỏi các công cụ đa năng 282
- Nguyên tắc 7: Các vật dụng thường xuyên sử dụng được để cạnh người làm Thực hiện sạch sẽ bằng việc phân công cụ thể công việc cho từng cá nhân, đồng thời phải chuẩn bị đầy đủ các công cụ hỗ trợ cho quá trình thực hiện vệ sinh nhằm tạo môi trường làm việc sạch đẹp, tạo được cảm giác thoải mái cho nhân viên, góp phần đảm bảo an toàn môi trường làm việc. Từ đó nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Thực hiện sạch sẽ hàng ngày và định kỳ theo kế hoạch đã đề ra. Thực hiện săn sóc chính là hoạt động luôn duy trì 3S đầu tiên. Đồng thời ban hành các quy định, quy trình, hướng dẫn, các biểu mẫu để duy trì thực hiện và cải tiến. Tương tự như khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng, các tài liệu về 5S sau khi được ban hành phải có hoạt động kiểm tra, đánh giá để đảm bảo chúng được áp dụng, tuân thủ. Đồng thời, thông qua hoạt động đánh giá sẽ có cơ sở để cải tiến 5S. Đạt được S thứ năm là sẵn sàng khi tất cả mọi người thực hiện bốn S đầu tiên một cách tự giác và tập thể với mục tiêu 5S trở thành văn hóa 5S trong tổ chức, doanh nghiêp. Mối liên hệ giữa việc thực hiện 5S theo các mức độ từ đạt đến xuất sắc được thể hiện qua hình 4. S5 Xuất sắc S1 Giỏ i S3 Khá S2 S4 Đạ t Thời gian Hình 4: Mối liên hệ giữa 5 chữ S trong quá trình thực hiện Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến Trong chương trình 5S, vấn đề khó khăn nhất là làm thế nào duy trì 5S và cải tiến 5S. Do vậy, thông qua các hoạt động đánh giá 5S định kỳ hay còn gọi là đánh giá nội bộ hoặc tổ chức thi đua 5S trong toàn công ty nhằm khuyến khích và duy trì các hoạt động 5S. Công việc này thông thường sẽ do ban đánh giá lên kế hoạch và tổ chức thực hiện. Sau mỗi đợt đánh giá hoặc thi đua 5S sẽ tổ chức họp nhằm khen thưởng các bộ phận thực hiện tốt 5S và rút ra các bài học kinh nghiệm để cải tiến 5S. 3. ỨNG DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ 5S TRONG LĨNH VỰC SẢN XUẤT, GIÁO DỤC: HIỆU QUẢ MANG LẠI VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM. Theo số liệu khảo sát của tác giả Nguyễn Đăng Minh và cộng sự trên 52 doanh nghiệp sản xuất thì có 80% doanh nghiệp thực hiện tốt 5S ở các bước như: đào tạo 5S, thành lập ban 5S và xây dựng các tiêu chuẩn cho 5S. Thực hiện 5S đã giúp cho các doanh nghiệp mang lại 283
hiệu quả tích cực trong sản xuất kinh doanh thông qua bốn yếu tố: tiết kiệm được chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao sự cạnh tranh với các đối thủ. Tuy nhiên, đa phần các doanh nghiệp chỉ mới thành công ở 3S đầu. Nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích nhân - quả (5WHYS) để tìm ra gốc rễ của vấn đề tồn tại ở 52 doanh nghiệp đã khảo sát. Theo đó, có bốn nguyên nhân chính được kết luận: một là thiếu sự cam kết hỗ trợ từ Lãnh đạo và sự tuyên truyền về 5S chưa thực sự hiệu quả, hai là thiếu đi sự chỉ dẫn từ các chuyên gia, ba là thiếu sự đào tạo bài bản tại các doanh nghiệp, bốn là thiếu sự kiểm tra giám sát khi thực hiện 5S (Nguyễn Đăng Minh và nnk.,2013). Đây là tư liệu quan trọng để các doanh nghiệp, tổ chức muốn thực hiện 5S cần xem xét để áp dụng thành công 5S. Trong lĩnh vực giáo dục, quá trình áp dụng 5S ở các trường đại học được thực hiện dưới dạng dự án. Tại trường đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh với dự án JICA-IUH, sau bảy năm thực hiện kể từ năm 2013 thì hoạt động 5S đã mang lại hiệu quả tích cực như: cán bộ, nhân viên, giảng viên, sinh viên trong toàn trường đều có ý thức giữ gìn và thực hiện 5S. Kết quả thu được năm 2019 ở các đơn vị (mức điểm từ 90->95/100) cao hơn so với năm 2018 (mức điểm đạt 73->94/100). Do vậy, hoạt động 5S trở thành niềm tự hào, điểm mạnh góp phần trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục của Nhà trường. Riêng đối với việc áp dụng 5S trong phòng thí nghiệm trường đại học rất đặt biệt vì đây là môi trường thu nhỏ, nơi sinh viên có cơ hội trải nghiệm với hoạt động thực tế trước khi đi làm ngoài doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Mariano Jiménez và cộng sự, có sự khác biệt về chỉ báo thực hiện giữa các khóa thực hành tại phòng thí nghiệm được áp dụng 5S với khóa thực hành chưa áp dụng 5S thể hiện ở bảng 2. Bảng 2: Sự khác biệt về chỉ báo thực hiện giữa các khóa thực hành được áp dụng 5S và không áp dụng 5S (Mariano Jiménez và nnk.,2015) Khóa 9-10 Khóa 10-11 Khóa 11-12 Khóa 12-13 Chỉ báo thực hiện (Không áp (Không áp (Không áp (Không áp dụng 5S dụng 5S dụng 5S dụng 5S Mức độ tuân thủ với các chương trình 80 95 96 100 thực hành (%) Các lỗi do sử dụng sai trang thiết bị 20 5 3 1 Thời gian chuẩn bị cho thực hành (giờ) 24 15 12 10 Thời gian cho thực hành (giờ) 80 70 66 65 Chi phí bảo trì (€) 3600 2100 1850 1600 Thời gian nhận dạng sự bất thường (giờ) 3 1.5 1 1 Tỷ lệ Tai nạn 2 0 0 0 Như vậy, hiệu quả mà 5S mang lại cho đào tạo thực hành tại phòng thí nghiệm đó là: sự hiểu biết tốt hơn về phòng thí nghiệm, số lượng lỗi và tai nạn giảm tối đa, đồng thời giảm được 30% thời gian chuẩn bị cho thực hành, có thêm 25% không gian trong khu vực làm việc vì các công cụ không cần thiết đã được loại bỏ. Hơn nữa, giảng viên và sinh viên có thể điều khiển máy móc và phát hiện những sai lệch hoặc hỏng hóc một cách nhanh chóng, số giờ tiết kiệm được trong một năm là 100 giờ (Mariano Jiménez và nnk.,2015). Về bài học kinh nghiệm mà các dự án áp dụng cho thấy sự cần thiết của hoạt động đào tạo về kiến thức 5S cho tất cả mọi thành viên từ Ban Lãnh đạo đến toàn bộ người lao động của tổ chức, doanh nghiệp bởi 5S thành công từ hành động nhỏ nhất của tất cả mọi người. Đối với dự án áp dụng 5S tại trường đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh có ba bài học kinh 284
nghiệm đối với Ban Lãnh đạo và hai bài học kinh nghiệm đối với cán bộ viên chức, sinh viên nhà trường như sau: - Đối với Ban Lãnh đạo: Bài học kinh nghiệm đầu tiên là Lãnh đạo luôn tiên phong và cam kết, sự quyết tâm thể hiện bằng chế tài thông qua các quy định, quyết định hay động viên - khen thưởng. Tiếp theo là Ban lãnh đạo phải xây dựng kế hoạch thực hiện thống nhất từ Ban lãnh đạo xuống từng khoa, phòng ban. Và bài học kinh nghiệm thứ ba là phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, đánh giá, khen thưởng đối với các đơn vị, phòng ban thực hiện tốt 5S. - Đối với cán bộ viên chức, sinh viên nhà trường, có hai bài học kinh nghiệm: một là cần sự thấu hiểu về 5S của toàn bộ cán bộ viên chức và sinh viên, hai là ý thức tự giác và tuân thủ theo quy định của nhà trường về 5S (Bùi Thị Hảo và nnk.,2020). Riêng đối với quá trình áp dụng 5S tại phòng thí nghiệm có sáu lỗi cần tránh: thiếu đi sự cam kết của Lãnh đạo, chưa dành thời gian phù hợp cho các hoạt động 5S, sự tích hợp thiếu hiệu quả từ các hướng dẫn ban hành, bỏ qua các bước đào tạo về 5S, chọn nơi điển hình thực hiện không đại diện và cuối cùng là tư tưởng dự án kết thúc ở S thứ năm. 4. ĐỊNH HƯỚNG ÁP DỤNG 5S TẠI PHÒNG THÍ NGHIỆM VIỆN PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 4.1 Giới thiệu về phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng Phòng thí nghiệm Viện Phát triển ứng dụng Trường Đại học Thủ Dầu Một, tiền thân là trực thuộc Trung tâm Nghiên cứu – thực nghiệm trực thuộc trường Đại học Thủ Dầu Một theo quyết định thành lập Số 1761/QĐ-DHTDM ngày 21/06/2016. Trong đó, ba hoạt động chính sau: - Thứ nhất: Phối hợp tổ chức hoạt động giảng dạy các môn học thực hành, thực nghiệm, các khóa bồi dưỡng, tập huấn các chuyên đề liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu - thực nghiệm. - Thứ hai: Thực hiện các dự án sản xuất thử nghiệm, chuyển giao và nhân rộng các kết quả của các đề tài, dự án đã nghiệm thu cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu. - Thứ ba: Cung ứng các dịch vụ trong lĩnh vực nghiên cứu, thực nghiệm. Về điều kiện cơ sở vật chất: Phòng thí nghiệm với hệ thống gồm 14 phòng phục vụ cho hoạt động giảng dạy thực hành, nghiên cứu với sức chứa tối đa 20-25 sinh viên/phòng, có 04 kho bao gồm 01 kho sản xuất, 03 kho lưu trữ hóa chất, dụng cụ, có hệ thống nuôi trồng nấm các loại đặc biệt là nấm đông trùng hạ thảo, phòng sản xuất các sản phẩm nghiên cứu và chuyển giao công nghệ. Với hơn 145 thiết bị máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy thực hành, nghiên cứu khoa học. Về đội ngũ nhân sự quản lý gồm 10 cán bộ quản lý các kho, phòng thí nghiệm thực hành, phòng sản xuất có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp. Với định hướng áp dụng ISO 17025, việc thực hiện 5S cho Phòng thí nghiệm là thật sự cần thiết, hỗ trợ cho việc áp dụng thành công ISO 17025, nâng cao uy tín khi thực hiện các dịch vụ thử nghiệm. 4.2 Định hướng các bước áp dụng và khuyến nghị Dựa trên kiến thức lý thuyết về 5S, thực trạng tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng, nhóm tác giả định hướng các bước áp dụng 5S cho phòng thí nghiệm thể hiện ở bảng 3. 285
Bảng 3: Các bước áp dụng 5S tại Phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng và các khuyến nghị tương ứng cho các bước Các bước Hành động tương ứng cho Khuyến nghị thực hiện các bước Bước 1: - Ban Lãnh đạo hiểu rõ - Đối với hoạt động đào tạo nhận thức 5S, có thể thuê chuyên Chuẩn bị nguyên lý và lợi ích của 5S. gia về lĩnh vực đào tạo 5S để đào tạo cho toàn bộ nhân sự Phòng - Ban Lãnh đạo cam kết thực thí nghiệm hoặc cử cán bộ chuyên trách đi học ở đơn vị đào tạo hiện 5S. tư vấn uy tín về 5S, được cấp chứng nhận, sau đó tổ chức đào - Đào tạo nhận thức về 5S cho tạo cho cán bộ viên chức của phòng thí nghiệm Viện. toàn bộ cán bộ Viên chức - Sự cam kết của Ban Lãnh đạo về thực hiện 5S là một trong phòng thí nghiệm Viện những yếu tố giúp thực hiện 5S thành công. Do vậy, trong bước - Chỉ định người phụ trách 5S chuẩn bị này Ban Lãnh đạo cần cho thấy sự cam kết thực hiện, kèm theo đó là kế hoạch tổ chức thực hiện được Lãnh đạo cao - Lên kế hoạch tổ chức thực nhất phê duyệt, thành lập ban 5S bao gồm phân công công việc hiện thực hiện, trách nhiệm và quyền hạn trong ban 5S được Ban Lãnh đạo phê duyệt. - Ngoài ra, trong bước chuẩn bị cần quan tâm đến chiến dịch tuyên truyền 5S bao gồm các khẩu hiệu, hoạt động chụp ảnh, tham quan các đơn vị đã tổ chức thành công 5S, làm bảng tin, khẩu hiệu để thực hiện 5S tại phòng thí nghiệm Viện như: Muốn thành công to phải dựa trên những quy định nhỏ, 5S Biến xa thành gần, biến khó thành dễ…. Bước 2: - Lãnh đạo Viện thông báo - Mục tiêu 5S cho phòng thí nghiệm cần cụ thể, có thể đo lường Thông báo chính thức về chương trình được. Các gợi ý mục tiêu 5S như sau: chính thức thực hiện 5S, trình bày các 1.Cán bộ phòng thí nghiệm hiểu được các bước thực hiện 5S. của Lãnh mục tiêu 5S cho toàn thể cán 2.Cán bộ viên chức hiểu được vai trò và trách nhiệm trong tổ đạo cao bộ phòng thí nghiệm thuộc chức 5S. nhất Viện 3.5S được áp dụng 100% tại tất cả các kho hóa chất, dụng cụ, - Lãnh đạo công bố về sơ đồ tổ thiết bị, các phòng thí nghiệm thực hành. chức ban 5S Phòng thí nghiệm - Đối với hoạt động phân chia khu vực thực hiện: cán bộ phụ và phân chia khu vực cho các trách mỗi khu vực phải là người am hiểu tất cả hoạt động của nhóm thực hiện khu vực mình để công việc triển khai 5S được thuận tiện, nhanh chóng, hiệu quả. Phân công chi tiết đến từng cán bộ phụ trách phòng thí nghiệm, thực hành Bước 3: Tổ Sự tham gia của tất cả mọi -Tổ chức khai mạc ngày tổng vệ sinh bởi Ban lãnh đạo Viện. chức ngày người, sự đánh giá của ban -Cung cấp đầy đủ các dụng cụ và thiết bị cần thiết: chổi, ki, nước tổng vệ Lãnh đạo lau sàn, găng tay… Chia vùng và phân công nhóm phụ trách theo sinh chức năng, nên có các nhóm như nhóm phụ trách sản xuất, nhóm phụ trách các phòng thí nghiệm thực hành, nhóm phụ trách kho. -Xây dựng sơ đồ phân công trách nhiệm từng khu vực chi tiết, cụ thể. -Bắt đầu với việc thực hiện sàng lọc tại khu sản xuất, kho, các phòng thí nghiệm thực hành, xây dựng tiêu chí hủy bỏ các vật dụng không cần thiết thích hợp và chọn sơ đồ sắp xếp phù hợp. -Tại bước tổng vệ sinh cần có sự đánh giá và ghi nhận của Ban lãnh đạo Viện cho từng khu vực. -Cần ghi nhận bằng hình ảnh trước, trong và sau khi thực hiện tổng vệ sinh để mọi người cùng nhìn nhận lại sự khác biệt trước và sau khi thực hiện tổng vệ sinh. -Chuẩn bị nhãn đỏ để dán vào các thiết bị, đồ vật chưa xác định có cần thiết hay không. 286
Bước 4: Tổ - Thực hiện sàng lọc tại phòng - Sử dụng thẻ đỏ trong bước sàng lọc. Và tiêu chí để xác định chức thực sản xuất, phòng thí nghiệm vật dụng, thiết bị cần hay không cần theo các câu hỏi: hiện 3S thực hành, kho hóa chất, dụng - Cái gì cần? đầu tiên cụ, thiết bị: sẽ loại bỏ những - Số lượng cần thiết của chúng là bao nhiêu? (bao gồm vật dụng, thiết bị không còn sử - Khi nào thì cần đến chúng? sàng lọc, dụng được và không cần thiết. sắp xếp, Mục đích để tận dụng không - Đối với hoạt động sắp xếp cần tuân theo bảy nguyên tắc sau: sạch sẽ) gian làm việc. sử dụng phương pháp FIFO (firt in-firt out) để lưu giữ đồ vật, quy định vị trí cho mọi thứ tại phòng thí nghiệm thực hành, hóa - Thực hiện sắp xếp: Cải tiến chất, dụng cụ trong kho, khu vực sản xuất, mọi vị trí cần có nhãn, các vị trí đặt để các vật dụng sắp xếp hóa chất theo tính chất hóa học, theo khuyến cáo của thiết bị sao cho dễ tìm, dễ nhà sản suất trên nhãn và lưu ý là các hóa chất kỵ nhau thì không kiểm, dễ mượn và dễ trả nhằm sắp xếp gần nhau. giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm và lấy ra. - Bố trí các hóa chất, dụng cụ trên kệ hợp lý như hóa chất lỏng, dụng cụ nặng …. để ở kệ thấp hơn. - Thực hiện sạch sẽ: Lập thời khóa biểu để vệ sinh theo lịch - Đối với việc thực hiện sạch sẽ cần lưu ý tuân thủ các nguyên tại các khu vực tắc sau: thực hiện sạch sẽ từ 5 đến 10 phút mỗi ngày, phân công trách nhiệm từng vị trí, thực hiện theo chu trình từ quét dọn-lau chùi, kiểm tra, chỉnh đốn. - Tổ chức ngày tổng vệ sinh ít nhất một lần/năm. Bước 5: Thiết lập kế hoạch đánh giá - Xây dựng thành quy tắc, tiêu chuẩn làm việc cho phòng thí Thực hiện việc thực hiện 3S đầu, tổ chức nghiệm. săn sóc, thi đua giữa các phòng ban - Tổ chức thi đua 5S tạo được tinh thần cải tiến liên tục cho các sẵng sàng bên liên quan đến phòng thí nghiệm bao gồm: giảng viên, sinh viên, cán bộ quản lý phòng thí nghiệm. Bước 6: Thông qua các kỳ đánh giá để - Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S bằng việc Duy trì, rút kinh nghiệm và cải tiến tổ chức tổng kết thi đua giữa các khu vực, trao giải thưởng định đánh giá, kì cho cá nhân, tập thể thực hiện tốt 5S và đúc kết kinh nghiệm cải tiến qua các kỳ đánh giá để cải tiến hơn. 5. KẾT LUẬN Hiệu quả mà 5S mang lại cho các doanh nghiệp, tổ chức đã được chứng minh. Tuy nhiên, không có công thức nào tính toán cho hiệu quả đạt được khi một doanh nghiệp hay tổ chức áp dụng 5S. Mà sự thành công 5S phụ thuộc vào bốn yếu tố cơ bản đó là Ban lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ, yếu tố thứ hai là hoạt động thực hiện 5S cần bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện cho tất cả cán bộ viên chức và sinh viên của Nhà trường, yếu tố thứ ba đó là sự tham gia của tất cả cán bộ, giảng viên, sinh viên tham gia giảng dạy thực hành tại phòng thí nghiệm Viện phát triển ứng dụng của Trường Đại học Thủ Dầu Một, yếu tố cơ bản thứ tư là cần có kế hoạch có kiểm tra, đánh giá, cải tiến hay nói cách khác là lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn. Đánh giá hiệu quả thực hiện 5S tại phòng thí nghiệm sẽ là minh chứng quan trọng về lợi ích của 5S, là mô hình tham khảo để nhân rộng áp dụng 5S ra tất cả các phòng ban khác của Nhà trường, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, góp phần tạo môi trường làm việc an toàn, sạch đẹp, nâng cao uy tín của trường Đại học Thủ Dầu Một. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bùi Việt Bắc, Lý Bá Toàn, Lưu Xuân Lý, Bùi Mạnh Chiến, Phạm Hồng Thúy (2018). Thực hành 5S- Nội dung cơ bản và hướng dẫn áp dụng. Hà Nội: Nhà xuất bản Hồng Đức. 287
2. Bùi Thị Hảo (2020). Kinh nghiệm áp dụng 5S từ thực tế trường đại học công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh. Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 48(6), 58-66. 3. Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang, Hoàng Thị Thu Hà (2013). Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa ở Việt Nam-Thực trạng và khuyến nghị. Tạp chí Khoa học Đại học quốc gia Hà Nội, 29(1), 23-31. 4. Nguyễn Đăng Minh, Nguyễn Đăng Toản, Nguyễn Thị Linh Chi, Trần Thu Hoàn (2014). Định hướng áp dụng quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam. Tạp chí Khoa học Đại học quốc gia Hà Nội, 30(1),63-71. 5. Ngô Mỹ Trân, Võ Minh Trí (2018). Ứng dụng công cụ quản trị tinh gọn nâng cao hiệu quả làm việc tại các đơn vị trực thuộc trường đại học cần thơ. Tạp chí Khoa học Trường Đại học Cần Thơ, 54(1), 144-163. 6. K. Hitomi (2004). Efficiency analysis of Japan’s industry and manufacturing. Technovation 24, 741–748. https://doi.org/10.1016/S0166-4972(02)00151-7). 7. Kaoru Kobayashi, Ron Fisher & Rod Gapp (2008). Business improvement strategy or useful tool? Analysis of the application of the 5S concept in Japan, the UK, and the US. Total Quality Management, 19(3), 245-262. https://doi.org/10.1080/14783360701600704 8. Kshitij Ranjan Srivastava, Ravi Kant Gupta, Manu Khare (2019). 5S Methodology Implementation in the laboratories of University. International Journal of Engineering and Advanced Technology, 8(6), 5079-5083. https://doi.org/ 10.35940/ijeat.F9555.088619 9. Mariano Jiménez, Luis Romero, Manuel Domínguez, María del Mar Espinosa (2015). 5S methodology implementation in the laboratories of an industrial engineering university school. Safety science, 78, 163-172. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2015.04.022 10. Chính phủ (2021). Nghị định quy định về cơ chế tự chủ tàu chính của đơn vị sự nghiệp công lập. Nghị định số 60/2021/ND-CP, ngày 21/06/2021. 288