Đồ án: Hệ thống quản lý thư viện

Chia sẻ: Thuytienvang_1 Thuytienvang_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:59

Thêm vào BST

Báo xấu

755
lượt xem 97
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học các phần mềm CSDL, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đồ án: Hệ thống quản lý thư viện

Luận văn Hệ thống quản lý thư viện Trang 1
MỤC LỤC Trang phụ bìa Các từ viết tắt Lời nói đầu Lời cám ơn C hương I : Tổng quan.................................................................................. 6 I. G iới thiệu chung ......................................................................................... 6 I.1.Tổng quan ................................................................................................. 6 I.2. Khảo sát về nơi thực tập ........................................................................... 6 II.Tổng quan về HTTT quản lý....................................................................... 8 II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý ........................................................ 8 II.2. Mục đích chính của hệ thống ................................................................ .. 9 II.3. Các nguyên tắc đảm bảo ......................................................................... 9 II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý ................................ .................... 10 II.5. Các chức năng chính của hệ thống ........................................................ 11 C hương II : Khảo sát hệ thống .................................................................. 13 I.1. Mô tả Quản lý thư viện ................................................................ .......... 13 I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả ................................................................... 15 I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả..................................................................... 15 I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) .................................................. 16 I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu ................................................... 16 II. Môi trường............................................................................................... 18 II.1. Ngôn ngữ ................................................................ .............................. 18 II.2. CSDL.................................................................................................... 19 III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát............................................ 19 C hương III : Phân tích và thiết kế ............................................................ 20 I . Hoạt động của thư viện ............................................................................ 20 I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện .......................................................... 20 I.2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách ...................................... 22 Trang 2
II . Các chức năng của hệ thống.................................................................... 23 III . Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình. ............. 23 1.Biểu đồ phân rã chức năng ................................ ........................................ 24 2.Phân tích các chức năng chính ................................................................... 25 3.Mô hình LDL (BĐLDL). ........................................................................... 29 4.Biểu đồ LDL mức dưới đỉnh ..................................................................... 34 5.Mô hình thực thể liên kết........................................................................... 38 6.Thiết kế CSDL .......................................................................................... 41 C hương IV : Thiết kế cài đặt chương trình .............................................. 47 IV.I. Thiết kế Menu ...................................................................................... 47 IV.II. Thiết kế màn hình giao diện.........................................................……48 IV.II.1. Danh sách màn hình......................................................................... 48 IV.II.2. Chi tiết các màn hình ....................................................................... 48 IV.II.2.1.Màn hình chính .............................................................................. 48 IV.II.2.2. Màn hình ngoài khi đăng nhập ...................................................... 49 IV.II.2.3. Đăng nhập chương trình................................................................ 49 IV.II.2.4. Màn hình thay đổi mật khẩu.......................................................... 50 IV.II.2.5. Màn hình quản lý độc giả.............................................................. 50 IV.II.2.6. Màn hình quản lý sách. ................................................................. 51 V .II.2.7. Màn hình quản lý Mượn - Trả sách ................................................ 51 IV.II.2.8. Xử lý độc giả vi phạm................................................................... 52 IV.II.2.9. Xử lý p hân huỷ sách. .................................................................... 52 IV.II.2.10. Xử lý nội qui thư viện. ................................................................ 53 IV.II.2.9. Màn hình báo cáo.......................................................................... 53 IV.III.3. Cài đặt chương trình ....................................................................... 56 IV.III.1.Yêu cầu phần cứng ................................................................ .......... 56 IV.III.2.Yêu cầu phần mềm ................................................................ .......... 56 IV.III.3. Các bước cài đặt chương trình ........................................................ 56 C hương V : Kết luận ................................ .................................................. 58 Trang 3
CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT  CSDL: Cơ sở dữ liệu  QLTV: Quản lý thư viện  HTTT: Hệ thống thông tin  LDL: Luồng dữ liệu  TNHH: Trách nhiệm hữu hạn Trang 4
LỜI NÓI ĐẦU Để đánh giá chất lượng sinh viên trước khi tốt nghiệp đồng thời giúp sinh viên làm quen với môi trường làm việc thực tế, nh à trường đã tạo điều kiện cho sinh viên tham gia vào các đề án mang tính ứng dụng. Gần chục năm trở lại đây, tin học đang dần được phổ cập hoá, nhiều chương trình ứng dụng đang đi vào thực tiễn, nhu cầu tin học hoá ngày càng tăng nhất là các ứng dụng tin học trong qu ản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý khách sạn...v..v…. Với xu thế như vậy, đồ án thực tập cơ sở của em cũng là một chương trình quản lý: H ệ thống quản lý thư viện. Trong đ ề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập trình VisualBasic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, đ ây ngôn ngữ được dùng phổ biến để viết các chương trình qu ản lý. Nội dung chính của đề tài gồm 4 chương:  Chương I: Tổng quan  Chương II: Khảo sát h ệ thống  Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống  Chương IV: Thiết kế cài đặt chương trình  Chương V: Kết luận Với chương trình này, em cố gắng quản lý những mảng đặc trưng nhất trong cơ quan với giao diện người thân thiện, dễ sử dụng nhất. Trong kho ảng thời gian 2 tháng để hoàn thành chương trình, với kinh nghiệm chưa nhiều chắc h ẳn chương trình còn nhiều thiếu xót, rất mong sự xem xét chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các b ạn để Hệ thống quản lý thư viện của em được ho àn thiện và có thể phát triển hơn nữa. Trang 5
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN I. Giới thiệu chung I.1. Tổng quan Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng ho ạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không ch ỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc đ ẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con n gười trong sản xuất và đưa ra quyết đ ịnh . HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học các phần mềm CSDL, các th ủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đư a ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp , những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nh ược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy đư ợc ưu đ iểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt . I.2. Khảo sát về nơi thực tập  Tên công ty thực tập o Công ty TNHH công nghệ truyền thông Phượng Hoàng . Tên giao dịch nước ngo ài: PHOENIX COMMUNICATION TECHNOLOGIES COMPANY LIMITED được viết tắt là PCT CO.LTD o Địa chỉ: 7C Nơ Trang Long, qu ận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh o Điện thoại: (08) 2588518 - (08) 2588558/ Fax: (08 ) 2588519 o E-mail: info@pct.vn – info@3gvietnam.net o Website: www.pct.vn - www.3gvietnam.net Trang 6
 Quá trình hình thành và phát triển Công nghệ thông tin đ ã và đ ang ảnh hưởng sâu rộng làm thay đổi cuộc sống h ằng ngày, chính vì lẽ đó sự ra đời của PCT với mục đích vận dụng các công ngh ệ tiên tiến nhất nhằm giúp cho kh ách hàng làm chủ được nguồn thông tin của mình. Công ty PCT được th ành lập năm 2006 với sự tham gia sáng lập của một số các kỹ sư hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, Công ty PCT hiện hoạt động trong lĩnh vực phân phối cung cấp các sản phẩm, d ịch vụ và giải ph áp mạng truyền thông tích h ợp trong thế kỷ 21.  Lĩnh vực hoạt động Khách hàng của Phượng Hoàng – P CT là những n gười sử dụng các sản phẩm d ịch vụ giải pháp của công nghệ truyền thông di động th ế hệ thứ 3, các doanh n ghiệp vừa và nhỏ đang hướng tới tố i ưu hoá công việc kinh doanh, sản xuất, dịch vụ nh ờ áp dụng công ngh ệ truyền thông và thông tin, các nhà khai thác và vận hành m ạng viễn thông thế hệ mới. Do đó Phượng Hoàng – PCT tập trung cung cấp các sản ph ẩm và dịch vụ cho các đố i tượng chính là:  Nh ững thu ê b ao của các mạng thông tin di động đang hoạt động tại Việt Nam với nhu cầu được sử dụng các tiện ích giá trị gia tăng mới  Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên đ ịa bàn to àn quốc Ph ượng Ho àng – PCT h ợp tác với các nhà vận h ành và khai th ác m ạng, nhằm mục đ ích cung cấp đến cho kh ách hàng danh mục các sản phẩm và d ịch vụ phong phú, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của cá nhân và các tổ chức, doanh n ghiệp. Phượng Ho àng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức, nh à cung cấp công ngh ệ truyền thông trên toàn th ế giới, nh ằm giới thiệu và quảng bá rộng rãi các d ịch vụ m ới dựa trên n ền công ngh ệ truyền thông đã được ứng dụng th ành công tại các nước phát triển. Phượng Hoàng-PCT cũng h ợp tác với các tổ chức đào tạo trong và n goài nư ớc, tổ chức các kho á đ ào tạo công nghệ truyền thông trên toàn quốc nhằm đ áp ứng nhu cầu về nh ân lực trình độ cao trong thời gian tới. Trang 7
 Sơ đồ tổ chức II. Tổng quan về HTTT quản lý II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý a. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống d ưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đ ơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ d ưới lên và truyền từ trên xuống. b. Luồng thông tin vào Trong HTTT quản lý có những đầu vào khác nhau :  Nh ững thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài  Nh ững thông tin mang tính chất thay đổi thư ờng xuyên ph ải luôn cập nhật để xử lý. o Nh ững thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp , được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới ph ải xử lý định kỳ theo thời gian. Trang 8
c. Luồng thông tin ra o Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trư ờng hợp cụ thể. o Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các b ảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. d. Quy trình quản lý o Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đ ơn, ...) từ đó các thông tin được kết xuất đ ể lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên sai sót và d ư th ừa thông tin, nhiều công đoạn mà không th ể tránh khỏi. o Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lư ợng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng. o Vì thế m à có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin. II.2. M ục đích chính của hệ thống Hệ thống sẽ đ ược cài đặt cho các trường học, các thư viện của các cơ quan nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu. II.3. Các nguyên tắc đảm bảo Để xây dựng một HTTT quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốn nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyên tắc sau: II.3.1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết b ài toán qu ản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù . Do vậy Trang 9
người ta tổ chức th ành các m ảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đư ợc loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản n ày sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển . II.3.2 . Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Th ực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ b ản thì cần phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm th ời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể . Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với HTTT sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn. II.3.3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng m áy vi tính vì chính đ ầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm được việc n ày thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ ...) đ ể đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đ ưa thông tin mới vào hệ thống. Việc n ày không những rút ngắn đư ợc thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào. II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý II.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:  Ở bước n ày ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đ áng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ. Trang 1 0
 Tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ thống tìm hiểu HTTT hiện h ành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án.  Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. II.4.2. Phân tích hệ thống.  Là giai đo ạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết.  Hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niêm .  Trên cơ sở đó tiến h ành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ thống m ới ở mức logic. II.4.3. Thiết kế tổng thể:  Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ thống con xác đ ịnh vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống m ới. Phân đ ịnh rõ phần việc làm sẽ đ ược xử lý bằng máy tính, ph ần việc nào sẽ được xử lý thủ công. II.4.4. Thiết kế chi tiết:  Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin tr ư ớc khi đ ưa vào m áy tính.  Thiết kế các phương pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu II.4.5. Cài đặt chương trình:  Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng II.5. Các chức năng chính của hệ thống Hệ thống có các chức năng chính sau: o Cập nhật thông tin độc giả Trang 1 1
o Tra cứu và thống kê độc giả o Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) o Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu o Cho mượn, trả tài liệu o Đặt trư ớc tài liệu o Bán tài liệu. o Tra cứu tài liệu (tìm theo từ khoá, theo nâng cao) o Thống kê tài liệu. o Xử lý vi phạm o Ngân hàng báo cáo o Các yêu cầu khác đối với hệ thống Trang 1 2
CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG I.1. Mô tả Quản lý thư viện :  Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp. Vì vậy việc xây dựng một hệ tin học trong công tác thư viện ph ải tuân theo một quy tắc chặt chẽ.  Nhiệm vụ tổn g quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công tác thư viện có th ể được xác định như sau: o Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong ho ạt động Thư viện o Tích hợp các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng. o Cải tiến quản lý vốn tư liệu của thư viện. Xây dựng các CSDL thư mục thoả mãn nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin . o Cải tiến qui trình làm việc của thư viện.  Để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt được các mục quá trình thiết kế và xây dựng một h ệ tin học ứng dụng trong thư viện phải qua các giai đoạn sau đ ây: 1 . Phân tích các chức n ăng h ệ thống. 2 . Thiết kế mô h ình hệ thống. 3 . Lựa chọn phần m ềm và phương tiện kỹ thuật. 4 . Tính toán các chi phí và xây dựng các n guồn kinh phí. o Nhiệm vụ của th ư viện: Là thu thập bảo q uản tài liệu và thoả mãn n hu cầu về tài liệu của bạn đọc. Nhu cầu của n gười đọc kinh phí bởi các thông tin chuyển tới h ọ bằng - những nguồn khác nhau . Có thể nói thư viện là cầu nối giữa nguồn cung cấp tài liệu với người sử dụng cuối cùng. Thông thường theo quá trình xử lý thư viện b ao gồm khâu chính sau: - Trang 1 3
+) Bổ sung: Xây d ựng vốn tài liệu +) Xử lý dữ liệu(tài liệu , tạp chí): Biên mục, b ổ sung, lưu thông, lưu trữ, bảo quản. +) Lưu thông: Phục vụ bạn đọc: mượn đọc tại chõ , mượn tài liệu của bạn đọc mượn về, tra cứu. a. Chức năng: Kiểm soát tài liệu mới nh ập về theo các n guồn khác nhau : đặt mua, trao - đổi, b iếu tặng…. Thống kê báo cáo kịp thời các số liệu về tài liệu đặt và kinh phí sử dụng. - Xử lý hình thức, nội dung tài liệu: biên mục, chủ đ ề, tóm tắt, chú giải. - Tra cứu về tài liệu và tạp chí nhằm phục vụ cho việc lưư trữ và tìm kiếm - thông tin. b . Các thông tin cần sử lý và sản ph ẩm đầu ra: +) Quản lý đơn đ ặt theo từng cơ số. +) Danh mục các tài liệu đ ang đặt và mới về. +) Danh mục các tài liệu nhận đựoc qua các n guồn, các tổ chức. +) Các báo cáo về số lượng và kinh phí mua tài liệu. +) Các yếu tố mô tả thư mục, các từ khoá chủ đề các ký hiệu phân loại, ngôn ngữ. +) Các bộ phiếu in để bổ sung và cập nhật các tủ mục lục truyền thông: phân lo ại, chữ cái, công cụ, vị trí, tra cứu. +) Các ấn phẩm thư mục. +) Thông báo tài liệu mới. c. Phục vụ b ạn đọc: - Cấp th ẻ b ản đọc, số mư ợn về. Trang 1 4
- Quản lý hồ sơ b ạn đọc - Theo dõi quá trình phục vụ b ạn đọc, quá trình phục vụ và hiệu quả. - Thống kê báo cáo về tình hình phục vụ bạn đọc. - Các thông tin cần xử lý v à sản p h ẩm đ ầu ra các d ữ liệu liên quan đ ến b ạn đ ọc. - Các câu trả lời về tình hình phục vụ bạn đọc +) Tài liệu có người mượn chưa? +) Mượn đọc tại chỗ hay độc giả mượn tài liệu đọc về nhà +) Tài liệu mượn quá hạn +) Th ời gian đi lấy tài liệu +) Th ời gian đợi trung b ình +) Tần số sử dụng của tài liệu - Thư đò i tài liệu - Các báo cáo định kỳ(thành phần b ạn đọc, diện đọc tài liệu , số lượt đọc, số lượt mượn) I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả o Nhập thông tin về độc giả yêu cầu ngời sử dụng nh ập mã độc giả, họ tên, tên của độc giả. Ngo ài ra các thông tin khác ngời sử dụng có thể nhập hoặc bỏ qua m à tốt nhất là các thông tin yêu cầu nhập đầy đủ để cho việc quản lý dê dàng hơn trong sử dụng. Trong các thông tin độc giả nói chung là các thông tin từ Quản lý đ ào tạo … o Sửa thông tin độc giả là chức năng khi mà ngời sử dụng cần sửa I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả o Tìm kiếm thông tin độc giả: Mức tìm kiếm này th ông qua mã th ẻ đọ c, họ Trang 1 5
đ ệm , tên, ngày sinh…. chức năng này chỉ cho ph ép tìm kiếm một thôn g tin duy nhất I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) o Độc giả có thể phân loại nhiều loại sinh viên, giáo viên .... o Kiểm tra ở số đăng ký. Ngư ời đăng ký đã đầy đủ điều kiện để làm thẻ thì tiến hành làm thẻ. Làm th ẻ thì có hai bước cập nhật thông tin về người được làm th ẻ vào danh sách độc giả. I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu o Chức năng nhập tài liệu về thư viện, tiến hành phân loại và gán cho một cuốn tài liệu một m ã số, để đ ánh vào vị trí theo qui đ ịnh để tiện cho việc tìm kiếm. o Cập nhật thông tin về tài liệu: Mã số, tên tài liệu, nguồn cung cấp tài liệu, th ời hạn sử dụng tài liệu đó và các thông tin khác trong thư viện (lấy các thông tin từ danh mục nhà cung cấp tài liệu) o Cập nhật thông tin các chương mục cho từng cuốn sách. o Sửa tài liệu nếu thông tin nhập còn thiếu chọn cuốn sách đó xong ngời sử dụng sửa lại thông tin cuốn sách đó. o Xoá tài liệu chọn cuôn sách cần xoá. o …… I.1.5 . Mượn - Trả tài liệu K hi mượn tài liệu:  Kiểm tra thẻ, tra cứu thông tin về độc giả đ ể kiểm tra thông tin về độc giả như các sách đã mượn và thời hạn mư ợn, quyền tiếp tục mượn tài liệu...  Đồng thời tra cứu thông tin về tài liệu mà độc giả yêu cầu mượn.  Khi cho mượn tài liệu thì nhân viên Thư viện sẽ cập nhật thông tin vào b ảng kết quả mượn tài liệu (Các thôn g tin về ngày m ượn, ngày hạn trả ...) Trang 1 6
 Cập nhật thông tin vào b ảng: Thông tin về tài liệu để thay đổi số lượng tồn của tên tài liệu m à độc giả mượn. K hi trả tài liệu:  Kiểm tra thẻ đọc, sách (có thể thay đổi hoặc hư hỏng). Nếu sách bị hỏng thì cập nhật thông tin vào b ảng Thông tin vi phạm.  Các hình thức vi phạm có thể là rách, hỏng tài liệu, mất tài liệu, mất thẻ, mượn tài liệu quá hạn ....  Cập nhật thông tin vào bảng kết quả trả tài liệu đ ể thay đ ổi số lư ợng tồn của tài liệu m à độc giả vừa trả.  Cập nhật thông tin vào bảng Danh mục từng cuốn sách về số lần mư ợn của cuốn sách đó.  Cập nhật thông tin về độc giả về quyền mượn tài liệu. I.1.6 . Đặt tài liệu trước  Kiểm tra thông tin về đặt tài liệu trước. Gửi thông báo cho những người có đ ặt mượn tài liệu vừa trả. I.1.7 . Xử lý vi phạm  Nhân viên xử lý vi phạm sẽ kiểm tra thông tin vi phạm ở bang Thông tin vi ph ạm.  Hình thức xử lý có thể là không cho mượn tài liệu nữa hoặc là ph ạt tiền ....  Khi xử lý vi phạm thì màn hình phải hiển thị thông tin vi phạm cuả người vi phạm, giá trị thực tế của cuốn sách để có quyết định đưa ra giá phạt nêu độc giả làm mất tài liệu. I.2. Ngân hàng báo cáo  Thống kê tài liệu Trang 1 7
 Thống kê độc giả  In th ẻ  Báo cáo thu phí độc giả  Tài liệu độc giả trong ngày  Thống kê độc giả mượn về  Thống kê số lượng độc giả theo tháng  Thống kê độc giả theo Khoà học - Hệ đào tạo - Lớp học - Ngành nghề  Thống kê tài liệu bán được  Thống kê tài liệu theo lĩnh vực  Thông tin độc giả vi phạm  Phân hủy tài liệu ...........  I.3. Các yêu cầu khác đối với hệ thống  Giao diện nh ập liệu chính phải đựoc thiết kế theo nhóm các thông tin có cùng tính chất.  Chương trình chạy trên mạng nhiều ngư ời dùng.  Các ch ức năng: Tìm kiếm, báo cáo, thống kê theo các thông tin tiêu chí đ ã được nêu ở mục 1 và 2.  Người quản trị hệ thống có toàn qu yền tức là có thể sử dụng toàn bộ các chức năng của hệ thống. II. Môi trường : II.1. Ngôn ngữ Một chương trình viết b ăng ngôn ngữ lập trình Visual basic sẽ cho phép thực h iện tất cả các chức n ăng quản lý của CSDL quản lý bạn đọc và cho mượn theo các Trang 1 8
yêu cầu đ ặt ra. Tuy nhiên với nhu cầu đặt ra thì dùng ngôn ngữ Visual basic sẽ giúp cho chương trình hoàn thiện hơn rất nhiều đặc biệt là trong việc xử lý phần Unicode. II.2. C SDL Microsoft Access là h ệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵng các công cụ hữu h iệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài to án thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, ngươì dùng không ph ải viết từng câu lệnh cụ thể mà ch ỉ cần tổ chứ c dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát - Chư a tự động hoá to àn bộ các khâu trong khi xử lý còn thực hiện thủ công. - Khâu bổ sung khó theo dõi quá trình thực hiện đơn đ ặt - Khâu xử lý tài liệu và tạp chí vẫn bị chi phối bởi qui trình làm phiếu thủ công, tài liệu chậm đựoc đưa vào sử dụng. - Nhưng yếu điểm cơ bản của chương trình là không cho phép người sử dụng tra cứu đ ầy đủ về những thông tin có trong tài liệu, thời gian tra cứu lại lâu. - Khâu phục vụ bạn đọc do tổ chức thủ công nên rất khó theo d õi việc mượn quá hạn, do vậy người QLTV không biết đ ược tài liệu có còn trong kho hay không?, khả năng phân tích thống kê rất hạn chế. Trang 1 9
CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG  Muốn xây dựng thiết kế HTTT q uản lý th ì vấn đề đầu tiên chúng ta ph ải phân tích h ệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể:  Phân tích là công việc đ ầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên m áy vi tính.  Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích.  Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàn toàn ph ụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu.  Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán quản lý trên máy vi tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ LDL giúp ta dễ d àng xác định được yêu cầu của n gười dùng .  Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽ thiết kế.  Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi hỏi người thiết kế hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến thức về quản lý và biết được các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đ ến hệ thống cần thiết kế .  Trong hệ thống Q LTV thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ để lưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu về sách mượn của giáo viên học sinh, sinh viên trong nhà trường. I . Hoạt động của thư viện I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện o Công tác QLTV đ ược coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài các nhân Trang 2 0