Ebook Tự học Excel 2003 trong 10 tiếng: Phần 1

Chia sẻ: ViHana2711 ViHana2711 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

113
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong 10 tiếng và tự học Excel 2003 ra đời nhằm giúp các bạn có một cái nhìn tổng quát về Excel 2003 trong thời gian ngắn nhất từ đó có thể sử dụng, khai thác hiệu quả những khả năng xử lý dữ liệu trên bảng tính. Phần 1 của tài liệu trình bày các nội dung chính sau: Làm quen với Microsoft Excel 2003, làm việc với bảng tính trong Excel 2003, định dạng dữ liệu và cách in trong Excel 2003, xử lý dữ liệu và lỗi chính tả trong Excel 2003, soạn thảo và tính toán trong bảng tính trên Excel 2003. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ebook Tự học Excel 2003 trong 10 tiếng: Phần 1

M ic r o s o ftO ffic e ' Tự học Exce trong tiếng đầu tiên: Làm quen với Excel 2003; Làm việc với bảng định dạng dữ liệu và cách in ấn trong Excel 2003 ... tiếng tiếp theo (Tiổng thứ4,5.6,7): Hướng dẫn xử lý dữ liệu và lỗi chính tả trong Excel 2003; Soạn thảo và tính toán trong bảng tính trên Excel 2003; Làm việc với hình ảnh và biểu đồ trong Excel 2003; Tìm hiểu các loại hàm trong Excel 2003 .... I tiếng cuối cùng: Làm việc với bảng ghi trên Excel 2003: Kết hợp Excel với các chương trình khác; Các thủ thuật và những thắc mắc về sự cố trên Excel 2003 ... NHÀ XUÂT BÁN mviột VĂN HÓA - THÔNG TIN
T ự H Ọ C E X C E L 2003 TRONG 10 TIẾNG
TRÍ VIỆT - HÀ THÀNH (Biên soạn) T ự HỌC EXCEL 2003 TRONG 10 TIẾNG NHÀ XUẤT BẢN VẢN HÓA - THÔNG TIN
LỜI NÚI ĐẦU Bạn đang quan tâm đến việc làm th ế nào đ ể học hỏi nhiều hơn các kiến thức, kỹ năng sử dụng chương trình ửng dụng xử lý dữ liệu trên bảng tính hàng đầu là Excel. Hiện nay, trên thị trường người dùng máy tính có sử dụng ứng dụng xử lý dữ liệu trên bảng tính thì đại đa s ố sử dụng ứng dụng Excel của Microsoft. Điều này khắng định trong thời gian hiện tại và trong tương lai gần thi MS Excel vẫn chiếm thị phần áp đảo so với các ứng dụng khác cùng chức năng. Cuốn sách này ra đời nhằm giúp các bạn có một cái nhìn tổng quát về Excel 2003 trong thời gian ngắn nhất từ đó có th ể sử dụng, khai thác hiệu quả những khả năng xử lý dữ liệu trên bảng tính. Trong quá trinh biên soạn cuốn sách này, mặc dù đã c ố gắng nhưng chúng tôi khó tránh được thiếu sót, rất mong được bạn đọc đóng góp ý kiến. Người biên soạn
Tiếng thứ 1: LAM qUEN vồl MICROSOn EXCEL 2003 1. KHỎI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH Bạn khỏi động Microsoft Excel 2003 bằng cách nhấp chuột vào nút SbạnrtXAll ProgramsX Microsoít Office\ Microsoft Office Excel 2003 (hình 1.1). I WcfB»of tCfffc«T«ol» 1 ^ ^ m éO tlm ầa ự S l OuHaakUtraH Ì 0 tMnds>«M««»Nww 1 H(V OHte bacuMTt l-ỉ r.q> 1 Ofie»0»osmMt | ặ | M cm ^cm eaT aait. • ^ MMrỉQCD ....... » • f õ Wg»wft>raw«
Hình 1.2 2. GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH Khi khởi động Excel màn hình giao diện của Microsoft Office Excel 2003 sẽ xuất hiện như ở hình 1.3. r : , an* ^ Hình 1.3 Bạn hãy tìm hiểu qua các thành phần trên màn hình giao diện của chương trình: + Menu Bar: Chứa tập hỢp các lệnh. + Thanh công cụ: Chứa các biểu tượng công cụ. + Name Box: Khung này tự động hiển thị ô hiện hành và dùng để gán tên cho ô hay khốỉ ô. + Insert Eunction: Khung này hiển thị và cho phép nhập công thức hay nhập văn bản trong ô hiện hành, còn gọi là thanh công thức. + ô hiện hành: Là ô có khung hình chữ nhật đậm. 8
+ Cửa sổ soạn thảo: Cho phép chúng bạn soạn thảo văn bản vào bất cứ nơi nào có ô hiện hành xuất hiện. + Bảng tác vụ: Đây là chức năng mới trong Excel 2003, bảng này cung cấp các phím tắt cho các thao tác công dụng như bật một tài liệu đã lưu trước đó. 3. THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH Bạn có thể sử dụng nhiều cách để thoát khỏi chương trình. Mỗi cách có một ưu điểm riêng tùy thuộc vào trạng thái khi bạn thực hiện việc thoát. sử dụng lệnh trên thanh Menu bar Từ thanh Menu Bar vào File\E xit. ^ M iu ru « ỉo ft t x u u l Hinh 1.4 Nhấn phím tắt Cũng giống như khi bạn thực hiện việc Shutdow máy, bạn nhấn tổ hỢp phím Alt+F4 trên bạn phím để thực hiện việc tắt toàn bộ chương trình.
sử dụng hộp Control Menu Trên thanh Bạnsk bar nhấp chuột phải vào biểu tượng Excel và chọn lệnh Close. -r-r & i^astore Hov« 'Ssữ p Mạxktẩre Q MfCfOscrft Excel Hình 1.5 Một cách khác để bật hộp Control Menu này, đó là từ biểu tưỢng Excel nằm phía trên góc trái của màn hình, nhấp chuột trái vào biểu tượng và chọn lệnh Close. ^ Book1 Hình 1.6 Nếu trưốc khi thực hiện đóng chương trình, bạn không thực hiện thao tác lưu file lại, chương trình cung cấp cho bạn một hộp thoại nhắc nhở xem bạn có muốh lưu lại các thao tác mà bạn vừa thực hiện không. Microsoít Excel / |^ D o y o u w a n t to s a v e th e c h a n g e s y o u tn a d e to 'B o d u * ? „ _______ _ -"dm. j :ĩlJ No C^cel J Hình 1.7 10
+ Yes: Thực hiện việc lưu lại những thay đổi mà bạn đã thực hiện lại. + No: Không lưu những thay đổi của bảng tính và thoát khỏi Microsoft Excel. + Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát khỏi Excel. Chủ ỷ: Nếu fíle của hạn là lưu lần đầu th ì khi bạn nhấn nút Yes ở hộp thoại trên, chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Save As (hình 2.5) đê lưu fỉle với việc bạn có th ể chọn đường dẫn lưu và tên file. Desktep MịrĐocuments ÌL MyNetviork ffcũam8í iBoola JÈ2_ fỉa o ỉ Saw »s ty p « Mkrosott OfBce E « d VVortbook .i Hình 1.8 4. MỘT SỐ THAO TÁC VỚI CHƯƠNG TRÌNH Tắt bật các thanh công cụ và các biểu tượng trong thanh công cụ Tắt bật thanh công cụ Sử dụng menu B ar Từ Menu Bar vào V iew \Toolbars\ (danh sách tên các 11
thanh công cụ hiện lên). Di chuyển chuột trong danh sách này và nhấp vào thanh công cụ muôn tắt (phía trước thanh côrig cụ không còn dấu kiểm nữa). ị.. 1J Hình 1.9 Sử dụng thưc đơn Tool Chọn Tools\Customize. Í5S SpolUng... F7 B,esearch... Alt+CHck Error ChecỊ^ng... sharesỉ Workspace... share Work|2Qok... Brotection OQÍine Collaboratlon Seek... Pormula Aydttring Customixe.. ^ptions.. Hình 1.10 Hộp thoại Customize xuất hiện, trong hộp thoại này bạn nhấp chọn Tab Toolbars. 12
rusl 0ỉnize í? ru >mSiaettiv ^reordars W mKl rchart i i rO artM enuBar IP Orcubr ftefer«nos CdRpore Sde by Skto Control Tootox UA9 «n DraUng r Dr«wlng Canvat n Ext DMign Mod9 CxtcmalE>8b)i FonM n Pormia AudUng Hinh 1.11 Đánh dấu kiểm vào những công cụ mà muôn hiển thị và bỏ kiểm đối với những công cụ không muốn hiển thị. - Nhấp Close để xác nhận và đóng hộp thoại. Tắt bật các biểu tượng trên thanh công cụ Tắt bật các biểu tượng trên thanh công cụ + Nhấp chuột trái vào mũi tên cuốỉ cùng của thanh công cụ, một Menu xuất hiện. + Chọn chức năng Add or Remove Buttons trong Menu này, khi đó một Menu con xuất hiện (hình 1.12). T ypeõquestiontorhelp * ................. ^^ ăỳ 100% - z s ... ® $ % » lổ iS ——lí:ữoQim a a ^ ỉps ut’«*ÌỊ| £ustoinize... MUctlyupdáteỉyMtt' Hỉnh 1.12 13
+ Chọn chức năng Customize trong Menu con này, hộp thoại Customize xuất hiện (hình 1.13). Commands I Qptíons ) To odđ a w and Help D ranlng Ẽ AutoShãpe* Jd •«odiífv SéfecvSo -1 Q^earrange Hình 1.13 Bạn hãy chú ý đến hai khung Categories và khung Commands. Khung Categories sẽ hiển thị tên của các Menu chính, nhấp chọn một tên. Khung Commands sẽ hiển thị các biểu tượng và tên lệnh trong Menu chính được chọn ở khung bên trái. Với hai khung này bạn có thể thực hiện việc đưa thêm hay lấy các biểu tưọng ra khỏi thanh công cụ. + Đưa thêm các biểu tưỢng ra thanh công cụ: Nhấp chuột trái lên biểu tượng trong khung Command và kéo lên thanh công cụ bất kỳ, thả chuột. + Lấy biểu tượng ra khỏi thanh công cụ: Làm ngược lại cách trên, nhấp chuột trái vào biểu tượng trên thanh công cụ bất kỳ cần đưa ra rê vào khung Command thả chuột. sử dụng bảng danh sách - Di chuyển chuột vào mũi tên cuối cùng trong thanh công cụ muốn thay đổi các biểu tưỢng và chọn lệnh Add or remove, khi đó sẽ xuất hiện một Menu con, chọn lệnh Sbạnndard trong Menu con này, danh sách các biểu tượng trong thanh công cụ đó hiện lên (hình 1.14). 14
^ ................. ' ' ►I n O e«n >. n ______ ¥ ...... SlBVB ....... PartniBttan
- Sau khi chọn lệnh New Window thì cửa sổ làm việc mới được tạo và che đi cửa sổ trước đó. Sắp xếp thứ tự các cửa sổ Bạn có thể tự mình sắp xếp thứ tự của các cửa sổ làm việc theo ý đồ của riêng mình để phù hỢp và thuận tiện cho công việc của bạn. - Từ thanh Menu Bar vào trình đơn Window\ Arrange. i .M ta d o is iiỉá k ' ■., ..... n Window k 1 CompỗreSỉđe^y S d e v ^ . .. 4 rtde 1 Unhide... — 1 EreeỉrePđnes E3 Hình 1.16 Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Arrange Windows (hình 1.17). A r r a n g e W iiid o w s A rran g e (ffri (' H oỊiỉon tal c i^ertical c ỉ^ascade r~\V n d o tw o f a c tiv e w orkbook OK C ancd Hình 1.17 Trong hộp thoại này có những tùy chọn sắp xếp khác nhau, bạn tích chọn một tùy chọn rồi nhấn OK để áp dụng và thoát khỏi hộp thoại. 16
+ Tiled: sắp xếp các cửa sổ nằm kề nhau và nằm toàn bộ trong màn hình Excel (hình 1.18). M ic ru su ít íx c e i € lB a o k 1 :3 Q (n ]@ ,, . , i- A 8 s - m 2 3 .................... L . - . . 4 5 -> 6 7 8 9 J 0 ;....... i 10 m ^ *■ r 11 , . ■; 3 ..............— ị----------------ị" 12 .............. .... ... m' ►MP^ehciV,| I » ệf .1 "> w|Vĩ»»ectl./Shgelã Hình 1.18 + Horizonbạnl: sắp xếp các cửa sổ theo hàng ngang và nhiều cửa sổ có thể chồng lên nhau (hình 1.19). D Microsoít Excel Đ®fxi 9B ữuk1:3 ■ - ”A " B i c 1 0 1 E T W it z | m < » « K a » » M y ặ » i( í 2 Z g jl iJ _ J k ằ ỉlillỉc e O n ln e ỉ - ' . * Conr«â.tữMocisofỉ'âffic» ' Onitv ' 1 ,A,„| ,8,.:, b , , 1 . 0 . . 1 : E .... 1 1 • ^th»lateỉtnrMs^xiutttsỉniỉ ỳ l% K s h m i í ề ẩ đ Ệ ề ề m P ... • A(itofnabc«lyupđak«ỉỉ*lst froflitft6Mdb D«ổt1:2 * . n o t9 ... I 1 A 1 B 1 c 1 D ì ... SMTchígr- • c z z z z z ];b ||* < ►>ĩKshwrtl /giÌB57sha8t37 Hình 1.19 + Vertical: sắp xếp các cửa sổ theo hàng dọc và nhiều cửa sổ có thể chồng lên nhau (hình 1.20). 17
ĩ!!] A.^ĩnrosoft Pxr.Hl r- r-!irxi rapạ tt r ẶOOte,., Cíto :Tiữ^đơ0 , tíiSỊp :^Ịí»r^typeaquéBOonfofftetp ỵ ^ ^ j£ ljiÀ S .s À á m s i^ -^ ...p ie iP í i ^Soíklíí Ệ m k ía w m m ị— A j ■A . 1 1 1 7 ĩ 2 2 'i 3 3 Ị 3 Ị 4 4 1 4 • Conne
Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán. Nếu các kiểu dữ hệu được nhập vào không hỢp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ hệu này thành dữ hêu loại chuỗi. Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (" ")• Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thể định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu: ?: Canh trái dữ liệu trong ô. Canh phải dữ liệu trong ô. ^: Canh giữa dữ liệu trong ô. \: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu\. Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vào trong Menu Bar vào ToolsXOptions, chọn nhãn Transition trước khi sử dụng kiểu dữ liệu này. O p tio n s Càkyr : I liT É ernaaõrMỈ ; f E irq r C h ec k ln q 11 S p o lln g II S e c u iity V ĩew f C a lc u ia tio n ^ 7 I G e n e ra l ] f Tranisìtm C u s to rn L lsts f C h a rt Save Eìíctà asi Ir
Kiểu ngày tháng Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giò phút giây hay tháng ngày năm... cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn Chọn cách thể hiện ngày tháng Chọn ô cần thao tác. Từ Menu Bar vào Form at\Cells... chọn Tab Number. Pormat Cells 1^1® ị Numibor 1] ABgnmant |Ị~ P o n t ]| BordeM^I P a tte rn s II Protectton I C ate g o ry: ^ Sample Nuimber i... Currency Accounõng G eneraỉ form at celís h a v e no D ate spedflc num ber form at. Time P e rc en tag o Practiop Scienuric Text Specúd Custom t OK Ì I Cancel I Hình 1.23 Trong khung Category chọn chức năng Date. Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese ỏ C U Ô I danh sách hay một kiểu khác. Chọn kiểu hiển thị trong khung Type. Chọn cách thể hiện giờ Nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày tháng. 20
I o r m a t C e l ls N urnber Ị A tg n m a n t 'I P o nt -1 B a i^ ị~ P m m rn i-ầ f> n ik » < )a c n lỊlÂ ắ iệ :a ts g a ry : 'S a rn n tt— ------ ----------------------------------- ,,
Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức chứ không hiển thị công thức. Kiểu số học Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như + , - , * , 0, •, -J $> %• Dữ liệu kiểu sô" mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của sô" lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (sô" mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô. 6. MẢNG TRONG EXCEL Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array íormula) để thiết kê" công thức vốh cho ra nhiều kết quả. Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hỢp giá trị khác nhau gọi là đốĩ sô" của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khác nhau. Nội dung của mảng có thể chứa giá trị sô", chuỗi, các giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi. + Giá trị sô" trong mảng bao gồm các giá trị sô"nguyên, sô"thập phân hay sô"kỹ thuật. + Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép. + Giá trị luận lý là Ture hoặc Ealse. Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %,$... Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9). Các đối sô" của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau. 22