Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:126

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm các nội dung chính như: khởi đầu với access; làm việc với bảng; truy vấn dữ liệu; làm việc với form; làm việc với báo cáo; làm việc với macro; làm việc với modul. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

Tuyên bố bản quyền Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Microsoft Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên nền Windows, giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì và khai thác CSDL một cách nhanh chóng và dễ dàng Với Microsoft Access giúp cho chúng ta khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và kết hợp với công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp quá trình tạo, thiết kế và tìm kiếm thông tin nhanh. Với chương trình của môn học Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access sẽ cung cấp cho chúng ta những nội dung cơ bản sau: Bài mở đầu : Khởi đầu với Access Chương 1: Làm việc với bảng Chương 2: Truy vấn dữ liệu Chương 3: Làm việc với Form Chương 4: Làm việc với báo cáo Chương 5: Làm việc với macro Chương 6: Làm việc với modul Trong quá trình biên soạn dù đã cố gắng, song không tránh khỏi những sai sótvà hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp của đồng nghiệp để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. An Giang, ngày tháng năm 2020 Tham gia biên soạn Huỳnh Việt Anh Thƣ 1
MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU ................................................................................................... 1 Bài Mở Đầu: Khởi Đầu Với Access ..................................................................... 5 1. Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu: ...................................................................................5 2. Một Số Thuật Ngữ .................................................................................................................7 3. Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access .....................................................................7 Bài Tập ............................................................................................................................................9 Chƣơng 1 Làm việc với bảng ............................................................................. 10 1.Các khái niệm cơ bản: ..........................................................................................................10 2. Tạo lập bảng: .......................................................................................................................11 3. Nhập dữ liệu vào bảng: .......................................................................................................13 4. Quan hệ giữa các bảng: .......................................................................................................14 Bài tập : ..........................................................................................................................................16 Tạo cơ sở dữ liệu như sau:.............................................................................................................16 Chƣơng 2 Truy vấn dữ liệu ................................................................................. 18 1. Giới thiệu chung: .................................................................................................................18 2. Select query: ( Truy vấn chọn lựa).....................................................................................18 3. Action query .........................................................................................................................21 4. CrossTab query ...................................................................................................................23 Bài Tập ..........................................................................................................................................24 Chƣơng 3 Biểu Mẫu Dữ Liệu ............................................................................. 35 1.Khái niệm về Form: ..............................................................................................................35 2.Tạo form bằng chức năng Form Wizard............................................................................36 3. Tạo Form bằng Design ........................................................................................................36 4. Các thuộc tính trên Form và trên đối tƣợng: ...................................................................37 Bài Tập ..........................................................................................................................................54 Chƣơng 4: Làm Việc Với Báo Cáo .................................................................. 68 1.Giới thiệu về Report .............................................................................................................68 2.Tạo report bằng Wizard .....................................................................................................68 3.Tạo report bằng Design.......................................................................................................69 4.Thực thi report.....................................................................................................................70 Bài Tập ..........................................................................................................................................71 Chƣơng 5 : Làm việc macro ................................................................................. 75 1.Khái niệm về macro .............................................................................................................75 * MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG TRONG MACRO: .....................................................................80 2. Tạo macro đơn và macro có điều kiện...............................................................................86 2. Tạo macro nhóm (Macro Group) ......................................................................................88 3. Tạo các nút lệnh trên form, thực thu macro trên nút lệnh ..............................................91 Bài Tập ..........................................................................................................................................96 Chƣơng 6: Tạo Lập Module ............................................................................... 101 1. Khái niệm module..............................................................................................................101 2. Tạo lập module ..................................................................................................................101 3. Tạo các nút lệnh trên form, thực thi module trên nút lệnh. ..........................................110 Bài tập ..........................................................................................................................................114 2
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................124 THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN……………………………………………………………..133 3
GIÁO TR NH MÔN HỌC Tên môn học: HỆ QUẢN TRỊ MICROSOFT ACCESS M m n học: MH24 I. VỊ TR , T NH CHẤT CỦA MÔN HỌC 1. Vị trí: - Thuộc nhóm môn: chuyên ngành. - Được bố trí sau các môn: sau khi học xong các môn học chung, các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề. 2. Tính chất: Là mô học bắt buộc II. MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC 1.Về kiến thức: -Trình bày được việc cài đặt hệ quản trị. - Xây dựng được các mối quan hệ giữa các bảng. - Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng - Trình bày được các thành phần mô đun, macro 2. Về kỹ năng: -Thực hiện truy vấn dữ liệu 1 cách nhanh chóng. - Thiết kế được các Form thể hiện được các yêu cầu người sử dụng. - Viết chương trình và thực hiện chương trình trên máy tính - Thực hiện tạo macro, moddun 1 cách nhanh chóng - Thiết kế đuợc các nút lệnh thể hiện được các yêu cầu người sử dụng. 3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Nghiêm túc, tỉ mỉ trong công việc. - Yêu nghề, yêu công việc. - Rèn luyện tư duy logic để phân tích, tổng hợp 4
BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Giới thiệu: Microsoft Access là phần mềm ứng dụng được tích hợp trong bộ Office của hãng Microsoft, trong phần khởi đầu với access gồm các nội dung: - Các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL), hệ quản trị CSDL - Bảng biểu, dòng, cột - Các thành phần trên giao diện của access - Thao tác tạo CSDL, mở CSDL Mục tiêu: Nắm được ứng dụng của access, cài đặt được bộ phần mềm Access, thực hiện các thao tác trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu access Nội dung chính: 1. Định nghĩa phần mềm cơ sở dữ liệu: Nguồn gốc của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đầu tiên là do tiến sĩ E.F.Codd thiết kế, đã được công bố rộng rãi trên tạp chí vào tháng 07/1970 với bài " Mô hình dữ liệu quan hệ cho các ngân hàng dữ liệu lớn". Theo mô hình này, các dữ liệu sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng hai chiều gọi là các quan hệ và giữa các bảng sẽ có các mối quan hệ được định nghĩa, nhằm phản ánh mối liên kết thật sự của các đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thật. Trong mô hình này có một số các khái niệm cơ bản sau: Bảng (Table): Gồm nhiều dòng và nhiều cột. Trong một bảng phải có ít nhất là một cột. Cột (Column) hay trƣờng (Field): Nằm trong bảng - Trong một bảng không thể có hai cột trùng tên nhau. - Trên mỗi cột chỉ lưu một loại dữ liệu. - Thứ tự trước sau của các cột trong bảng là không quan trọng. Các thuộc tính cơ sở của một trường là: - Tên trường (Field name): MaHV, HoTen, Phai, Ngaysinh ... - Kiểu dữ liệu (Data Type): Text, Number, Yes/No, Date/Time ... - Độ rộng (Field Size): 50, 4,7 . . . Dòng (Row) hay mẫu tin (Record): Nằm trong bảng - Trong một bảng không thể có hai dòng trùng lặp nhau về thông tin. - Thứ tự trước sau của các dòng trong bảng là không quan trọng. Khóa chính (Primary Key): Là một hay nhiều trường trong một bảng mà dựa vào các trường này ta có thể xác định được mẫu tin (xác định được các trường còn lại). - Khóa chính bắt buộc phải có dữ liệu (không để trống). - Khóa chính là duy nhất không được trùng lặp (Tính duy nhất của dữ liệu). 5
Khóa ngoại (Foreign Key): là một hay nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính của một bảng khác. - Dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại trong một bảng khác (Tính tồn tại dữ liệu). - Khố ngoại dùng để thiết lập quan hệ với các bảng khác. - Là tập hợp những số liệu, những dữ liệu liên quan đến chủ đề chúng ta cần quản lý, khai thác nào đó. Ví dụ: các hóa đơn bán hàng, danh mục khách hàng, các phiếu nhập xuất, các chứng từ kế toán… là dữ liệu của CSDL về Kế toán. - Được tổ chức lưu trữ trên máy tính theo mô hình nhất định Nhằm thực hiện tối ưu ba thao tác sau: - Mô tả dữ liệu (tạo dữ liệu). - Cập nhật, thêm, xóa dữ liệu. - Tìm kiếm và truy vấn dữ liệu. Thí dụ : Để lưu trữ và quản lý thông tin các sinh viên ta tổ chức các bảng sau: - Bảng môn học : Lưu trữ thông tin về các môn học. Tên Môn Mã Môn Cơ sở dữ liệu 01 Vật lý đại cương 02 Kỹ thuật đồ họa 03 Q - Bảng Sinh viên : Lưu trữ thông tin của các sinh viên : mã số, họ U tên,ngày sinh … A N Mã số Họ tên Ngày sinh Thông tin khác H Doøng A01 Công Danh 15/08/1978 EÄ Q A02 Thành Đạt 20/05/1980 U Cột A N H M số Điểm Mã môn EÄ A01 6.00 01 A01 5.00 02 A02 8.00 02 A02 7.00 03 6
+ Bảng điểm : Lưu trữ điểm thi của từng môn học các sinh viên. 2. Một Số Thuật Ngữ Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft Access cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì và khai thác cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. So với một số HQTCSDL khác thì Access có một số ưu điểm vượt trội hơn, như sau: - Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị... - Có các công cụ trình thông minh (Wizard) cho phép người sử dụng thiết kế các đối tượng một cách nhanh chóng. - Với công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) sẽ hỗ trợ người sử dụng thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp câu lệnh truy vấn (SQL). - Kiểu trường đối tượng liên kết nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép lưu trữ các dữ liệu khác như: hình ảnh, âm thanh, đoạn phim... - Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin (*.accdb). - Hỗ trợ mạnh cho môi trường mạng, nhiều người dùng. - Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với nhiều ứng dụng khác. 3. Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access *Khởi động Microsoft Access: - Cách 1 : Start\Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Access 2010 - Cách 2 : Nhấp đúp chuột vào biểu tượng Màn hình Microsoft Access vừa khởi động: Tạo mới tập tin Access Sau khi khởi động xong chương trình Access, trong cửa sổ Microsoft Access thực hiện tạo mới tệp Access theo trình tự sau: Click chọn Blank Database Click chọn vào biểu trượng Folder xuất hiện hộp thoại  Chọn thư mục lưu chương trình tại hộp Save in Đặt tên tệp chương trình trong hộp File Name  OK 7
Tạo một CSDL mới (trắng) Click chọn Create xuất hiện cửa sổ Database. Đây chính là cửa sổ quan trọng của Access để thực hiện các thao tác với cơ sở dữ liệu. * Nếu đang ở trong cửa sổ Database muốn tạo tệp Access mới thì Click chọn vào nút Office Button  New  xuất hiện cửa sổ Microsoft Access  thực hiện hai bước tạo tệp mới như trên. 1. Table (Bảng): Là thành phần cơ bản của CSDL trong Access. Đây chính là nơi chứa dữ liệu, mọi dữ liệu đều được lưu trữ tại đây dưới dạng các bảng, bao gồm nhiều dòng (mẫu tin – Record) và nhiều cột (trường – Field). 2. Query (Truy vấn) : Tạo công cụ dùng để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác cập nhật dữ liệu (sửa, xóa, thêm) trên một hoặc nhiều bảng. 3. Form (Biểu mẫu) : dùng để thiết kế màn hình nhập liệu, cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng một cách nhanh chống, chính xác và hiệu quả hơn. 4. Report (Báo cáo): cho phép người sử dụng tạo các kết xuất từ dữ liệu lưu trong các bảng thành các báo cáo theo một khuôn dạng cho trước sau đó hiển thị ra màn hình hoặc ra máy in. 5. Macro (Tập lệnh): Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản mà không cần quan tâm đến các câu lệnh lập trình. 6. Module (Bộ mã lệnh): dùng để viết các thủ tục hoặc các hàm tự tạo bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic. 8
3.Thoát khỏi Access * Đóng cơ sở dữ liệu đang làm việc: Click vào nút lệnh Office Button  Close Database * Thoát khỏi môi trường Access: Click vào nút lệnh Office Button  Exit Access Hoặc: Click vào biểu tượng  (Close) ở góc trên bên phải màn hình Bài Tập 1/ Hãy cho biết nguồn gốc của mô hình dữ liệu quan hệ 2/ Trình bày đặc điểm của Bảng (Table), Dòng (Row), cột (Column). 3/ Trình bày thao tác tạo mới CSDL, mở một CSDL đã có. 9
CHƢƠNG 1 LÀM VIỆC VỚI BẢNG Giới thiệu: Trước khi thực hiện công việc quản lý theo một chủ đề nào đó thì việc đầu tiên là thiết kế được mô hình quan hệ dữ liệu và thực hiện việc thiết kế bảng và tạo mối liên kết dữ liệu. Mục tiêu: Hiểu khái niệm bảng dữ liệu; Tạo lập được bảng; Thiết lập được các trường, thuộc tính; Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view. Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính Nội dung chính: 1.Các khái niệm cơ bản: Sau khi đã phân tích và thiết kế một ứng dụng tin học thì bước đầu tiên khi bắt tay vào công việc cài đặt một ứng dụng là người lập trình phải tạo ra tất cả cấu trúc các bảng được chứa trong tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được định nghĩa trong phần thiết kế để lưu trữ các thông tin dữ liệu mà ứng dụng sẽ quản lý. -Bảng: là một bảng hai chiều dùng lưu trữ thông tin dữ liệu trong Access, bảng có cấu trúc gồm nhiều cột và dòng. -Cột (Field hoặc là trƣờng): Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một loại dữ liệu chẳng hạn như số, văn bản, ngày, logic… Một số các đặc trƣng cơ bản của một cột gồm: -Tên cột ( Field Name) -Loại dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ ( Data type) -Chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (Field Size) -Giá trị mặc định ban đầu của cột (Default Value) -Dữ liệu tại cột có cho phép rỗng không … Dòng ( đƣợc gọi là Record hay mẫu tin): là tập hợp của 1 hoặc nhiều field mà dữ liệu trên đó duy nhất không trùng lắp. *Khóa chính( Primary key) của bảng: là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng. *Khóa ngoại ( Foreign key) của bảng: bản thân của khóa ngoại là khóa ngoại của bảng này nhưng là nó là khóa chính của bảng khác, trong1 table có thể có nhiều khóa ngoại. 10
2. Tạo lập bảng: * Các bƣớc tạo cấu trúc bảng: Chọn trên thanh menu Create\biểu tượng  Màn Hình Thiết Kế Table Như Sau: + Cột Field Name để đặt tên cột (bắt buộc phải nhập). + Cột Data Type để chọn kiểu số liệu (bắt buộc chọn). + Cột Discription mô tả công dụng hay ý nghĩa của cột (phần này không bắt buộc). + Thuộc tính Field Properties * Một Số Nguyên Tắc Khi Nhập Cột Field Name : + Tên có chiều dài tối đa 64 ký tự. + Tên không được bắt đầu bằng khoảng trắng. + Trong một Table không có 2 tên trùng nhau. + Tên không chứa một số ký tự đặc biệt (trong bảng mã ASCII từ 0 - -> 21). + Tên có thể bao gồm những chữ cái, chữ số, khoảng trắng và số ký tự đặc biệt ngoại trừ : dấu chấm(.), dấu chấm cảm(!), ( [ ]). * Một Số Kiểu Th ng Dụng Trong Data Type : + Text : Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa là 256 ký tự. + Memo : Bất kỳ nội dung gì, có tối đa 64.000 ký tự. + Number : Chứa trị số. + Date/Time : Chứa ngày hoặc giờ. + Currency : Tiền tệ. + AutoNumber : Số liên tục do Access tự gán và không đổi được. + Yes/No : Trị logic đúng (True) hoặc sai (False). * Với mỗi cột Field Name và Data Type thường phải chỉ định thêm thuộc tính trong thành phần quy định Field Properties gồm các thuộc tính chung (General) và thuộc tính nhập liệu (Lookup). * Thuộc Tính Chung (General) : - Thuộc tính Field Text gồm : + Field Size : Chiều dài tối đa cho phép nhập liệu. + Format : Cách hiển thị số liệu (không bắt buộc). + Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc). + Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc). + Default Value : Giá trị mặc nhiên. + Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập. + Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule. + Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này. + Allow Zero Length : Nếu chọn Yes, chấp nhận trị chuỗi rỗng. + Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng. - Thuộc Tính Field Number Gồm : + Field Size : Chọn Byte, Integer, Long Integer, Single, Double . . + Format : General, Currency, Standard, Fix,Percent . . . 11
+ Decimal Places : Cách hiển thị số lẻ; Auto : tự động. + Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc). + Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc). + Default Value : Giá trị mặc nhiên. + Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập. + Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule. + Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này. + Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng. - Thuộc Tính Field Date/Time Gồm : + Format : General Data, Long Data, . . . nếu là ngày tháng thì chọn dd/mm/yyyy. + Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc). + Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc). + Default Value : Giá trị mặc nhiên. + Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập. + Validation Text : Thông báo khi nhập số liệu không thỏa Validation Rule. + Required : Nếu chọn Yes thì bắt buộc phải nhập liệu cho Field này. + Indexed : Nếu chọn No không lập chỉ mục ; chọn Yes, Duplicate OK có chỉ mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có chỉ mục nhưng không cho phép trùng. * Thuộc Tính Nhập Liệu (Lookup) : Dislay Control : Textbox : Tạo điều khiển Textbox. Listbox : Tạo điều khiển dạng hộp danh sách Listbox. Combo box : tạo điều khiển hộp Combo box. + Row Source Type : Chọn kiểu dữ liệu nguồn - Table/Query : cho phép lấy dữ liệu từ Table/Query. - Value List : lấy dữ liệu từ danh sách nhập sẵn. + Row Source :Chọn tên Table/Query nguồn hoặc nhập sẵn danh sách * Tạo khóa chính cho bảng : - Tại cửa sổ thiết kế bảng, chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính. - Chọn biểu tượng Primary Key hoặc nhấp chuột phải lên cột làm khóa chọn Primary Key. (Muốn xóa khóa chính bằng cách chọn khóa khác, hoặc làm lại các bước giống như lúc chọn khóa chính) * Lƣu lại cấu trúc bảng : - Chọn nút Office Button\Save hoặc bấm còn Ctrl + S - Sau đó nhập vào tên của Table rồi chọn OK Lưu ý: Nếu trường hợp khi lưu bảng mà chúng ta quên chọn khóa chính, thì Access sẽ thông báo yêu cầu chọn lựa như sau: 12
-Yes : Access sẽ tự động tạo khóa chính cho bảng (thêm cột ID kiểu AutoNumber). - No : bảng không có khóa chính. - Cancel : hủy bỏ lệnh Save. * Đóng cửa sổ thiết kế bảng : - Chọn Ctrl + W hoặc chọn biểu tượng trên cửa sổ đang tạo cấu trúc * CHỈNH SỬA BẢNG: - Bước 1: Chọn bảng cần chỉnh sửa - Bước 2: Nhấp phải chuột chọn Design View - Bước 3: Chỉnh sửa các thành phần trong bảng - Bước 4: Lưu lại * ĐỊNH DẠNG TRANG DỮ LIỆU : - Chọn một hoặc nhiều dòng : Đưa chuột vào vị trí đầu dòng sau đó nhấp và kéo chuột để chọn các cột (nếu chọn các dòng không liên tục, giữ phím Ctrl lần lượt chọn các dòng). - Chèn thêm một dòng: + Di chuyển con nháy đến vị trí muốn chèn. + Nhấp phải chọn Insert Rows hoặc - Xoá một hoặc nhiều dòng: + Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa. + Nhấp phải chọn Delete Rows hoặc - Phục hồi thao tác xóa cột : + Chọn biểu tƣợng (hoặc Ctrl + Z) + Hoặc đóng bảng và không lưu. - Cắt, dán, sao chép cột : + Nhấp phải chọn Cut ( hoặc Ctrl + X) : cắt cột. + Nhấp phải chọn Copy ( hoặc Ctrl + C) : sao chép cột. + Nhấp phải chọn Paste ( hoặc Ctrl + V) : dán cột. - Lƣu lại những thay đổi cấu trúc bảng : Chọn nút Office Button \Save hoặc click * LƢU Ý : Khi thay đổi , xóa, sửa đổi kích thước của khóa chính của một bảng mà bảng này đã có thiết lập quan hệ với bảng khác thì Access sẽ thông báo lỗi và không cho sửa đổi (nếu muốn sửa đổi chúng ta phải hủy bỏ mối quan hệ này). 3. Nhập dữ liệu vào bảng: Có nhiều cách nhập dữ liệu vào bảng: nhập trực tiếp hoặc gián tiếp qua Query, Form. - Mở bảng ở chế độ nhập liệu (Datasheet View) : - Ở cửa sổ Database, bạn chọn tên Table cần mở chọn nút Open (hoặc nhấp 2 lần tại tên Table). - Hoặc ở cửa sổ thiết kế bảng (Table Design), bạn click nút - Access sẽ hiển thị màn hình nhập liệu (Datasheet View), giống như bảng tính Excel. Cho phép bạn nhập dữ liệu vào các 13
dòng. Chú ý: Khi nhập dữ liệu ta dựa vào sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng để nhập cho các bảng bên nhánh 1 trước, sau đó đến bảng bên nhánh nhiều. - Định font chữ cho bảng: - Chọn Font, sau đó thay đổi Font và cở chữ. -Thay đổi độ rộng, chiều cao của các dòng và cột : - Chọn Row Height (Dòng) hoặc Column Width (Cột). - Ghi vào một số chính xác chỉ định chiều cao, độ rộng của dòng hoặc cột trong bảng. Có nhiều cách nhập dữ liệu vào bảng: nhập trực tiếp hoặc gián tiếp qua Query, Form. 4. Quan hệ giữa các bảng: * Mục đích của việc thiết lập quan hệ : Sau khi đã tạo cấu trúc cho các bảng, bước tiếp theo là thiết lập quan hệ cho các bảng. Mục đích là báo cho Access biết mối quan hệ giữa các bảng và Access sẽ quản lý các dữ liệu được chặt chẽ hơn, đồng thời thông qua các quan hệ này chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng có quan hệ. Ví dụ: Giữa bảng SINHVIEN và bảng KETQUATHI có mối quan hệ với nhau: "một sinh viên có nhiều kết quả thi". Và bảng MONHOC cũng có quan hệ với bảng KETQUATHI: "một môn thì có nhiều kết quả" SINHVIEN KETQUATHI MONHOC * Các loại quan hệ : - Quan hệ Một - Một (One To One) : Nếu tương ứng với một mẫu tin của Table1 chỉ có đúng một mẫu tin trong Table2 và ngược lại tương với một mẫu tin của Table2 chỉ có đúng một mẫu tin trong Table1 thì mối quan hệ này được gọi là quan hệ Một - Một. Ví dụ : trong quan hệ chủ nhiệm lớp tại một thời điểm thì "một giáo viên chủ nhiệm một lớp và một lớp do một giáo viên chủ nhiệm". GVCHUNHIEM 1 1 LOPHOC - Quan hệ Một - Nhiều (One To Many) : Nếu tương ứng với một mẫu tin của Table1 có một hoặc nhiều mẫu tin trong Table2, nhưng ngược lại tương với một mẫu tin của Table2 chỉ có một mẫu tin trong Table1 thì mối quan hệ này được gọi là quan hệ Một - Nhiều. Ví dụ: quan hệ giữa 2 Table SINHVIEN và KETQUATHI là quan hệ một - nhiều "một sinh viên có nhiều kết quả thi, nhưng một kết quả thi thì chỉ thuộc một sinh viên". 1  SINHVIEN KETQUATHI 14
* Các bƣớc thiết lập quan hệ : Trên thanh menu chọn Database Tools\Relationships Trong cửa sổ này chúng ta lần lượt chọn các Table cần thiết lập quan hệ bằng cách chọn Table và click Add. - Ngăn Tables hiển thị các Table có trong CSDL. - Ngăn Queries hiển thị các truy vấn hiện có. - Ngăn Both hiển thị cả hai Table và Query - Tại cửa sổ Relationships, bằng thao tác kéo - thả để thiết lập quan hệ cho các bảng: dùng chuột "gắp" Field quan hệ của bảng thứ 1 "thả" vào Field quan hệ của bảng thứ 2. Sau đó Access hiển thị cửa sổ Edit Relationships, yêu cầu chúng ta chọn : *Mục Enforce Referential Integrity: có kiểm tra ràng buộc toàn vẹn. *Mục Cascade Update Related Fields: tự động cập nhật các cột quan hệ bên nhánh nhiều khi các cột quan hệ bên nhánh một bị thay đổi. *Mục Cascade Delete Related Records: tự động xóa các mẫu tin có quan hệ bên nhánh nhiều khi xóa mẫu tin bên nhánh một. Thông thường để tránh trường hợp sai lầm khi xóa người ta sẽ không chọn mục này. * Chọn xong nhấp Create để tạo mối quan hệ, nút Join Type… để thay đổi tính chất quan hệ (sẽ đề cập vấn đề này ở phần sau). 15
Bài tập : Tạo cơ sở dữ liệu như sau: Tên tập tin CSDL là Baitap1.accdb Các Field được gạch dưới, in đậm và nghiêng là khóa chính của bảng. GIAOTRINH (GIÁO TRÌNH) Field Field Type Field Size Format Description Name MaGT Text 5 Mã giáo trình TenGT Text 50 Tên giáo trình NamXB Number Integer Năm xuất bản GIAOVIEN (GIÁO VIÊN) Field Field Type Field Size Format Description Name MaGV Text 5 Mã Giáo viên HOGV Text 25 Họ giáo viên TENGV Text 10 Tên giáo viên LOPHOC (LỚP HỌC) Field Field Type Field Size Format Description Name MALH Text 5 Mã lớp học MAGV Text 5 Mã giáo viên KHOA Text 5 Khóa học SISO Number Byte Sỉ số PHIEUGN (PHIẾU GIAO NHẬN) Field Name Field Type Field Format Description Size STT AutoNumber Long Số thứ tự Integer MALH Text 5 Mã lớp học MAGT Text 5 Mã giáo trình NGAY Date/Time Dd/mm/yyyy Ngày giao nhận SOLUONG Number Integer Số lượng NHAN Yes/No Yes/No Yes:nhận;No:Không  Quan hệ giữa các bảng : 16
 Dữ liệu mẫu : 17
CHƢƠNG 2 TRUY VẤN DỮ LIỆU Giới thiệu: Trước khi thực hiện công việc quản lý theo một chủ đề nào đó thì việc đầu tiên là thiết kế được mô hình quan hệ dữ liệu và thực hiện một số phép toán về truy vấn. Đó là nội dung chính của chương này. Mục tiêu: -Hiểu khái niệm truy vấn dữ liệu; -Tạo và áp dụng được các truy vấn dựa trên các bảng dữ liệu; -Áp dụng được các biểu thức khi xây dựng truy vấn dữ liệu. -Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung chính: 1. Giới thiệu chung: Mục đích chính của một cơ sở dữ liệu là lưu trữ và trích lọc thông tin. Thông tin có thể được lấy từ cơ sở dữ liệu ngay lập tức sau khi dữ liệu được thêm vào. Tất nhiên, lấy thông tin từ các bảng cơ sở dữ liệu đòi hỏi kiến thức về cách thức mà cơ sở dữ liệu được thiết kế. Query là các câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) là một loại ngôn ngữ phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ. Trong access, Query là một công cụ mạnh dùng để khai thác và xử lý dữ liệu, đáp ứng các nhu cầu tra cứu dữ liệu, gồm các loại query: Simple Select Queries, Parameter Queries, Crosstab Queries và Action Queries. 2. Select query: ( Truy vấn chọn lựa) a) Truy vấn chọn lựa Cách tạo Select query bằng Design view Để tạo Query bạn chọn Tab Create trên thanh Ribbon, Click nút Query Design trong nhóm lệnh Queries. Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show Table cho phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn . - Chọn các bảng chứa các field mà bạn muốn hiển thị trong kết quả, hoặc các field cần trong các biểu thức tính toán. - Click nút Add để thêm các bảng vào cửa sổ thiết kế query. - Sau khi chọn đủ các bảng hoặc query cần thiết, Click nút Close để đóng cửa sổ Show Table. 18
- Chọn các field cần hiển thị trong kết quả vào lưới thiết kế bằng cách drag chuột kéo tên field trong field list hoặc Double Click vào tên field. - Nhập điều kiện lọc tại dòng Criteria. Click nút View để xem trước kết quả, Click nút Run để thực thi. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế query Cửa sổ thiết kế query gồm 2 phần: - Table/query pane: khung chứa các bảng hoặc query tham gia truy vấn. - Lƣới thiết kế (Query by Example: QBE): Chứa tên field tham gia vào truy vấn và bất kỳ tiêu chuẩn được sử dụng để chọn các records. Mỗi cột trong lưới QBE chứa thông tin về một field duy nhất từ một bảng hoặc query trên Table/query pane. Lưới thiết kế bao gồm các thành phần: + Field: là nơi mà các tên field được tạo vào hoặc thêm vào và hiển thị trong kết quả truy vấn. + Table: hiển thị tên của các bảng chứa các field tương ứng trên dòng Field. + Sort: chỉ định kiểu sắp xếp dữ liệu của các field trong query. + Show: quyết định để hiển thị các field trong Recordset. + Criteria: Nhập các điều kiện lọc các record. + Or: thêm các điều kiện lọc tương ứng với phép OR, nếu các biểu thức điều kiện ở các field cùng đặt trên một dòng thì tương ứng với phép AND. Các thao tác trong cửa sổ thiết kế query - Chọn field trong lƣới thiết kế: để chọn một field hoặc nhiều field trong lưới thiết kế, ta đưa chuột lên trên tên field khi chuột có dạng mũi tên màu đen hướng xuống thì Click chuột để chọn, drag chuột để chọn nhiều field. - Di chuyển field: Drag chuột trên tên field để di chuyển. - Chèn thêm field hoặc xóa field + Chèn thêm field: Click nút Insert Columns, mặc định cột mới sẽ được chèn vào trước field hiện hành. + Xóa field: chọn field cần xóa, Click nút Delete Columns. Tạo nh n cho field: để làm cho bảng dữ liệu truy vấn dễ dàng hơn để đọc, bạn có thể cung cấp các nhãn cho các field trong truy vấn điều này không ảnh hưởng đến tên của field hoặc cách dữ liệu được lưu trữ và sử dụng truy cập. + Click phải trên tên field, chọn Properties + Tại thuộc tính Caption, nhập nhãn cho field. - Thêm Table/Query vào truy vấn: Khi thiết kế query, nếu cần chọn thêm bảng, Click nút Show Table trong nhóm lệnh Query Setup. - Xóa Table/Query trong khỏi truy vấn: Click phải trên Table/Query cần xóa, chọn Remove Table. Cách nhập biểu thức điều kiện Ngoài việc sử dụng các truy vấn để chọn các field hiển thị các thông tin cần thiết, bạn còn có thể sử dụng các truy vấn để hiển thị một số các record theo một điều kiện nào đó. 19
Biểu thức điều kiện là các quy tắc lọc áp dụng cho dữ liệu khi chúng được chiết xuất từ cơ sở dữ liệu, nhằm giới hạn các record trả về của truy vấn. Ví dụ: Chuỗi điều kiện "Tin học" là giá trị trong field TenKhoa, do đó chuỗi "Tin học" được nhập trên dòng Critetia tại cột TenKhoa. Truy vấn có nhiều điều kiện ở nhiều fields Khi bạn muốn giới hạn các records dựa trên nhiều điều kiện ở nhiều field khác nhau, thì Access sẽ kết hợp các điều kiện lại với nhau bằng cách sử dụng toán tử And và Or, cho hai trường hợp: - Nếu các điều kiện phải được thoả mãn đồng thời thì các điều kiện phải được liên kết nhau bởi phép AND, bằng cách nhập các điều kiện trên cùng một dòng Criteria trong lưới thiết kế query. Ví dụ: Tìm những sinh viên có điểm môn “Cơ sở dữ liệu” từ 5 trở lên. - Nếu chỉ cần thỏa mãn một trong các điều kiện thì các điều kiện được liên kết nhau bởi phép OR, bằng cách nhập các điều kiện trên các dòng khác nhau trong lưới thiết kế query. Ví dụ: Tìm những sinh viên có điểm môn "Cơ sở dữ liệu" hoặc "Đồ họa" >=5 Tạo field tính toán trong query Access có thể thực hiện các phép toán trong các query, form, report, và macro. Tuy nhiên các field tính toán thường được thực hiện trong query, từ đó, bất kỳ form, report, hoặc macro có sử dụng các truy vấn này sẽ tự động truy cập tính giá trị. Để làm được các phép tính trong một truy vấn, bạn tạo một field tính toán mới trong query. Tên của field tính toán không trùng với tên của các field trong bảng. Cú pháp: Field Name: Expression Ví dụ: Tạo Field ThanhTien:[SoLuong]*[DonGiaBan] b)Truy vấn gom nhóm và tính toán ( Total queries) C ng dụng Total queries là truy vấn tính toán trên nhóm. Đầu tiên là thực hiện phân nhóm các bản ghi theo điều kiện, sau đó thực hiện các phép tính trên từng nhóm. Cách tạo Total Query Để tạo một Total query, bạn thực hiện các bước sau: B1: Tạo một query mới bằng Design view. B2: Chọn các Table cần sử dụng trong query từ cửa sổ Show Table. B3: Chọn các field chứa dữ liệu cần thống kê vào lưới thiết kế. B4: Chọn Query Tools, chọn Tab Design. Trong nhóm lệnh Show/Hide, Click nút Totals. 20