Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:92

Thêm vào BST

Báo xấu

33
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Cao đẳng). Sau khi học xong môn học này, sinh viên có thể: trình bày được các khái niệm cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; tạo lập được bảng dữ liệu, xây dựng được quan hệ giữa các bảng; sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU NGHỀ: KỸ THUẬT SỬA CHỮA, LẮP RÁP MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-... ngày ..... tháng.... năm 20 …….. của ……………… Ninh Bình, năm 2019 1
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. MÃ TÀI LIỆU:MĐ27 2
LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình này đƣợc biên soạn dành cho sinh viên trƣờng cao đẳng nghề mạng máy tính theo BÀI trình khung của Tổng cục dạy nghề. Giáo trình đƣợc biên soạn trên nền tảng Microsoft Access 2010. Nội dung của giáo trình gồm 6 BÀI: BÀI 1:Tổng quan về hệ quản trị csdl Access BÀI 2: Xây dựng bảng BÀI 3:Truy vấn dữ liệu BÀI 4: Xây dựng form BÀI 5: Macro – Tập lệnh BÀI 6: Báo biểu (Report) Mặc dù đã rất cố gắng nhưng không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của độc giả để giáo trình được hoàn thiện hơn . Xin chân thành cảm ơn! Tam Điệp, ngày 20 tháng 8 năm 2018 Biên soạn Phạm Thị Quỳnh Hƣơng 5
MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU .............................................................................................. 5 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS........................................ 12 1. Các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL .................................................... 12 a. Cơ sở dữ liệu là gì? .......................................................................................... 12 b. Mô hình CSDL quan hệ là gì?......................................................................... 12 c. HQTCSDL quan hệ: ........................................................................................ 12 2. Giới thiệu chung về Access. ............................................................................ 12 a. Khả năng của Access. ...................................................................................... 13 b. Ứng dụng của Access. ..................................................................................... 13 c. Các đối tƣợng của Access. .............................................................................. 13 3. Môi trƣờng làm việc & Các khái niệm cơ bản ............................................... 13 3.1. Giới thiệu môi trƣờng làm việc .................................................................... 13 a. Vùng làm việc.................................................................................................. 13 b. Thanh Quick Access........................................................................................ 13 c. Thanh Navigation Pane ................................................................................... 14 3.2. Hệ thống menu chính của Access. ............................................................... 14 3.3. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access .................................. 15 a. Bảng (Tables) ................................................................................................. 15 b. Truy vấn (Queries) ........................................................................................ 15 c. Biểu mẫu (Forms) .......................................................................................... 15 d. Báo cáo (Reports) .......................................................................................... 15 e. Tập lệnh (Macros) .......................................................................................... 15 f. Bộ mã lệnh (Modules) .................................................................................... 16 4. Một số thao tác cơ bản .................................................................................... 16 4.1. Khởi động BÀI trình. ................................................................................... 16 4.2. Thoát khỏi Access. ....................................................................................... 16 4.3. Tạo mới 1 tập tin CSDL access.................................................................... 16 4.4. Mở một tập tin CSDL access đã có trên đĩa................................................. 16 4.5. Lƣu CSDL access. ........................................................................................ 16 BÀI 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE) ......................................................... 18 1. Các khái niệm (bảng, trƣờng, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính)\ ................... 18 1.1. Bảng.............................................................................................................. 18 1.2. Trƣờng .......................................................................................................... 18 1.3. Mẫu tin ......................................................................................................... 19 1.4. Kiểu dữ liệu .................................................................................................. 19 1.5. Thuộc tính .................................................................................................... 20 2. Tạo lập bảng .................................................................................................... 20 2.1. Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard ................................................................ 20 2.2. Tạo bảng bằng chức năng Table Design ...................................................... 20 2.3. Chuyển qua chế độ Datasheet View ............................................................ 22 3. Trƣờng và các thuộc tính................................................................................ 22 3.1. Các thuộc tính trƣờng (Field Properties) ................................................... 23 6
3.1.1. Field Size: .................................................................................................. 23 3.1.2. Decimal Places: ......................................................................................... 23 3.1.3. Format: ...................................................................................................... 23 a. Định dạng kiểu dữ liệu Text ........................................................................ 23 b. Định dạng dữ liệu kiểu number .................................................................. 24 c. Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số: ............................................... 24 d. Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time: ............................................................ 25 e. Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No: ................................................................... 25 3.2. Chi tiết một số thuộc tính Field .................................................................. 26 3.2.1. Input Mask (mặt nạ nhập liệu): ................................................................ 26 3.2.2. Validation rule (Quy tắc hợp lệ): ............................................................. 27 3.2.3. Validation text (Thông báo lỗi): ............................................................... 27 3.2.4. Required (Yêu cầu): .................................................................................. 27 3.2.5. AllowZeroLength: ..................................................................................... 27 3.2.6. Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp) ........................................................................ 28 3.2.7. Caption: ..................................................................................................... 28 3.2.8. Defaut value: ............................................................................................. 28 4. Nhập liệu ......................................................................................................... 28 4.1. Thêm Record ................................................................................................ 28 4.2. Xóa record: Di chuyển đến record cần xóa. ................................................. 28 4.3. Tìm kiếm dữ liệu .......................................................................................... 29 4.4. Thay thế dữ liệu............................................................................................ 29 4.5. Sao chép và di chuyển dữ liệu...................................................................... 29 5. Làm việc với dữ liệu trong datasheet view ..................................................... 30 5.1. Chọn font chữ. .............................................................................................. 30 5.2. Thay đổi vị trí cột. ........................................................................................ 30 5.3. Ẩn cột. .......................................................................................................... 30 5.4. Giữ cố định cột ............................................................................................. 31 5.5. Điều chỉnh chiều cao dòng ........................................................................... 31 5.6. Đổi tên cột .................................................................................................... 31 5.7. Sắp xếp record .............................................................................................. 31 a. Sắp xếp theo một field ................................................................................... 31 b. Sắp xếp theo nhiều fields ............................................................................... 32 5.8. Lọc record .................................................................................................... 32 6. Quan hệ giữa các bảng ................................................................................. 32 6.1. Các loại quan hệ ........................................................................................... 33 6.2. Khai báo quan hệ giữa các Bảng. ................................................................. 33 BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU ....................................................................... 40 1. Giới thiệu chung .............................................................................................. 40 1.1. Khái niệm query. .......................................................................................... 40 1.2. Các loại query trong Access. ........................................................................ 40 2. Select query. ................................................................................................ 41 2.1. Tạo select query bằng wizard. ...................................................................... 41 7
2.2. Tự tạo select query ở chế độ thiết kế (Design view).................................... 42 2.2.1. Các bƣớc tạo select query ở chế độ thiết kế .............................................. 42 2.2.2. Cách nhập biểu thức điều kiện tại dòng Criteria ................................ 43 2.3. Tự tạo select query có tính chất thống kê (total query) ............................... 45 2.3.1. Chức năng Total query .............................................................................. 45 2.3.2. Các bƣớc tạo Total query .......................................................................... 46 2.4. Tự tạo select query có tham số. .................................................................... 48 3. Action query .................................................................................................... 49 3.1. Cách tạo một query Update .......................................................................... 49 3.2. Cách tạo Append Query. .............................................................................. 49 3.3. Cách tạo Delete Query. ................................................................................ 50 3.4. Cách tạo câu lệnh Make-Table query........................................................... 50 4. Crosstab Query ................................................................................................ 51 4.1. Tạo query Crosstab bằng wizard. ................................................................. 52 4.2. Tạo query Crosstab bằng lệnh Crosstab query............................................. 52 5. Áp dụng biểu thức ........................................................................................... 53 5.1. Các hàm thông dụng ..................................................................................... 53 5.1.1. Các hàm xử lý dữ liệu kiểu Text ............................................................... 53 5.1.2. Các hàm về ngày giờ ................................................................................. 54 5.1.3. Hàm điều kiện .......................................................................................... 55 5.1.4. Hàm cơ sở dữ liệu ..................................................................................... 55 5.2. Các phép toán sử dụng trong biểu thức ........................................................ 56 5.2.1. Các phép toán số học ................................................................................. 56 5.2.2. Phép toán ghép chuỗi ................................................................................ 56 5.2.3. Phép toán so sánh ...................................................................................... 56 5.2.4. Các phép toán logic ................................................................................... 57 5.2.5. Các phép toán so sánh khác. ..................................................................... 57 5.2.6. Dấu bọc ..................................................................................................... 58 BÀI TẬP THỰC HÀNH ..................................................................................... 58 BÀI 4: XÂY DỰNG FORM .......................................................................... 62 1. Khái niệm về form........................................................................................... 62 2. Cách tạo form bằng wizard ............................................................................. 63 3. Tạo form từ cửa sổ Design .............................................................................. 64 a. Layout View .................................................................................................... 64 b. Design view ..................................................................................................... 64 4. Các thuộc tính trên form và trên đối tƣợng ..................................................... 65 4.1. Các thuộc tính trên form. ............................................................................. 65 5. Kỹ thuật Main/Sub Form ................................................................................ 69 5.1. Tạo Main/Sub Form bằng wizard ................................................................ 69 5.2. Tạo Main/Sub Form ở chế độ Design View. ............................................... 71 BÀI 5: MACRO .............................................................................................. 77 1. Khái niệm macro. ............................................................................................ 77 2. Tạo macro ........................................................................................................ 78 8
2.1. Tạo một macro. ............................................................................................ 78 2.2. Tạo Nhóm macro. ......................................................................................... 78 2.3. Tạo macro có điều kiện. ............................................................................... 79 2.4. Thi hành macro............................................................................................. 79 3. Tạo các nút lệnh trên form. ............................................................................. 79 3.1. Quy tắc chung khi gọi một đối tƣợng trên form. ......................................... 79 3.2. Các thuộc tính của một nút lệnh trên form................................................... 79 BÀI TẬP THỰC HÀNH ..................................................................................... 80 BÀI 6: BÁO BIỂU (REPORT) ....................................................................... 82 1. Giới thiệu report. ............................................................................................. 82 1.1. Các dạng mẫu của report. ............................................................................ 82 1.2. Các chế độ hiển thị của report. ..................................................................... 82 1.3. Các thành phần trong một report. ................................................................. 82 2. Cách tạo và sử dụng report bằng wizard. ........................................................ 83 3. Tạo và sử dụng report từ cửa sổ Design...................................................... 85 3.2. Thiết kế các một số dạng báo cáo. ............................................................... 87 a. Thiết kế báo cáo dạng văn bản ........................................................................ 87 b. Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng .............................................................. 88 c. Thiết kế báo cáo thống kê................................................................................ 88 3.3. Sắp xếp và phân nhóm trên báo cáo. ............................................................ 88 3.4. Báo cáo chính phụ. ....................................................................................... 91 4. Thực thi report ................................................................................................. 91 CÂU HỎI KIỂM TRA ........................................................................................ 92 BÀI TẬP THỰC HÀNH ..................................................................................... 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 94 9
MÔ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS Mã mô đun: MĐ27 Vị trí tính chất mô đun: - Vị trí: Mô đun đƣợc bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề. - Tính chất: Là mô đun cơ sở nghề. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức + Trình bày đƣợc các khái niệm cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; + Tạo lập đƣợc bảng dữ liệu, xây dựng đƣợc quan hệ giữa các bảng; + Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng; - Về kỹ năng + Thực hiện đƣợc truy vấn dữ liệu; + Thiết kế đựợc các đối tƣợng Form , Report, Macro; + Ứng dụng đƣợc Microsoft Access trong một bài toán thực tế. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm + Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho ngƣời và phƣơng tiện học tập. + Cần cù, chủ động trong học tập, đảm bảo an toàn trong học tập Nội dung mô đun: Thời gian Số Thực Kiểm Tên các bài trong mô đun Tổng Lý TT hành tra số thuyết Bài tập Bài 1: Tổng quan về hệ quản trị 2 2 cở sở dữ liệu Microsoft Access 1. Các khái niệm cơ bản về hệ quản 0.5 0.5 trị CSDL 1 2. Giới thiệu chung về MS Access 0.5 0.5 3. Môi trƣờng làm việc & Các khái 0.5 0.5 niệm cơ bản 4. Một số thao tác cơ bản 0.5 0.5 Bài 2: Làm việc với bảng (Table) 15 4 11 0.5 0.5 1. Khái niệm: bảng, trƣờng, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính. 2 2. Tạo lập bảng (datasheet, sử dụng 6 1 5 wizard, thủ công) 3. Trƣờng & các thuộc tính 2.5 1 1.5 4. Nhập liệu 2 0.5 1.5 10
Thời gian Số Thực Kiểm Tên các bài trong mô đun Tổng Lý TT hành tra số thuyết Bài tập 5. Làm việc với dữ liệu trong 2 0.5 1.5 datasheet view 6. Quan hệ giữa các bảng 2 0.5 1.5 Bài 3: Truy vấn dữ liệu (Query) 20 5 14 1 1. Giới thiệu chung 0.5 0.5 2. Select query. 8 1.5 6.5 3 3. Action query 6.5 1.5 5 4. Crosstab Query 2 1 1 5. Áp dụng biểu thức 3 0.5 1.5 1 Bài 4: Làm việc với Form 10 3 5 1. Khái niệm về form 0.5 0.5 0 2. Cách tạo form bằng wizard. 2.5 0.5 1 4 3. Tạo form từ cửa sổ Design 2 0.5 1.5 4. Các thuộc tính trên form và trên 2 1 1 đối tƣợng 5. Kỹ thuật Main/Sub Form 3 0.5 1.5 Bài 5: Macro 4 1 3 1. Khái niệm macro. 0.25 0.25 5 2. Tạo macro 1.75 0.25 1.5 3. Tạo các nút lệnh trên form, thực 2 0.5 1.5 thi macro trên nút lệnh. Bài 6: Báo biểu (Report) 9 2 6 1 1. Giới thiệu report. 0.5 0.5 6 2. Cách tạo và sử dụng report bằng 3.5 0.5 3 wizard. 3. Tạo và sử dụng report từ cửa sổ 5 1 3 1 Design. Cộng 60 17 41 2 11
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS Mã bài: MĐ27-01 Giới thiệu: Microsoft Access là một ệ Quản Trị ơ iệu QT tương tác ngư i s d ng ch y trong môi trư ng indows. Microsoft ccess có khả năng thao tác d liệu, khả năng kết xuất d liệu cho phép ngư i s d ng thiết kế nh ng biểu mẫu và báo cáo phức t p đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, trình bày kết quả theo d ng thức chuyên nghiệp. Mục tiêu: - Nhắc lại các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL; - Trình bày đƣợc xuất xứ và khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access; - Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ ứng dụng. Nội dung chính: 1. Các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL M c tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm cơ sở dữ liệu, mô hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ. a. Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (nhƣ một trƣờng đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ...), đƣợc lƣu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp (nhƣ băng từ, đĩa từ, …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều ngƣời sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. b. Mô hình CSDL quan hệ là gì? Theo mô hình này, dữ liệu đƣợc thể hiện trong các bảng. Mỗi bảng gồm các dòng và cột, mỗi cột có một tên duy nhất. Mỗi dòng cho thông tin về một đối tƣợng cụ thể trong quản lý (mỗi dòng thƣờng đƣợc gọi là một bản ghi hay một mẫu tin). c. HQTCSDL quan hệ: Là phần mềm để tạo lập CSDL theo mô hình CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đó. 2. Giới thiệu chung về Access. Mục tiêu: - Trình bày đƣợc xuất xứ, khả năng, ứng dụng và các đối tƣợng của phần mềm MS Access; Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt là Access) là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft, dùng để tạo, xử lý các cơ sở dữ liệu. Trong Microsoft Access 2010 có thêm một số tính năng mới so với các phiên bản trƣớc, đặc biệt là hỗ trợ định dạng Web-ready cho cơ sở dữ liệu. Trong khi những phiên bản trƣớc của Access cho phép sử dụng các công cụ lệnh xuất cở 12
sở dữ liệu sang Web để truy cập dữ liệu, Access 2010 đã cải tiến Web Publication giúp ngƣời dùng sử dụng dễ dàng hơn nhờ Web Database. Từ Access 2007 trở đi, giao diện ngƣời dùng đã thay đổi, đó là thanh Ribbon và Cửa sổ Danh mục chính. Thanh Ribbon này thay thế các menu và thanh công cụ từ phiên bản trƣớc. Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database. a. Khả năng của Access. - Cung cấp các công cụ để khai báo, lƣu trữ và xử lý dữ liệu: công cụ tạo bảng dữ liệu, form giao diện BÀI trình, query truy vấn dữ liệu, kết xuất báo cáo…Từ đó cho phép quản lý số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc với nhau và giúp ngƣời sử dụng có thể thiết kế BÀI trình một cách tự động. - Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) khá mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. b. Ứng dụng của Access. Access đƣợc sử dụng để tạo nên những phần mềm quản lý trong mô hình quản lý vừa và nhỏ: quản lý bán hàng, quản lý thu ngân, quản lý chi phí, quản lý vật tƣ, quản lý học sinh, quản lý điểm học sinh, quản lý giáo viên… c. Các đối tƣợng của Access. - Các loại đối tƣợng chính trong Access 2010 là Tables, Queries, Forms, Report, Pages, Macros, Modules. Các đối tƣợng này sẽ đƣợc giới thiệu lần lƣợt ở các bài sau. (hình I.1) 3. Môi trƣờng làm việc & Các khái niệm cơ bản Mục tiêu: - Làm quen với môi trƣờng làm việc, hệ thống menu và các thành phần cơ bản của một tập tin Access. 3.1. Giới thiệu môi trƣờng làm việc a. Vùng làm việc Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File đƣợc chọn, cửa sổ đƣợc chia thành 3 khung: - Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File -Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới. - Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lƣu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu. b. Thanh Quick Access Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công Hình I.1 cụ Save, Undo. (Hình I.1) 13
Bên phải của Quick Access chứa nút Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có the click nút More Commands hoặc click phải trên Hình I.2 thanh Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar. (hình I.2) Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add-> click OK. c. Thanh Navigation Pane Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu. Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tƣợng. (Hình I.3) Bằng cách click phải vào tên của đối tƣợng ƣơng Navigation Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tƣợng nhƣ: đổi tên, sao chép, xoa, import, export một đối tƣợng... Hình I.3 Nhấn phím F l 1 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane. 3.2. Hệ thống menu chính của Access. File Home Create External Data Database Tools Không nhƣ các phiên bản trƣớc, phiên bản 2010 này tích hợp toàn bộ hệ thống menu trên 1 thanh công cụ ribbon. Thanh Ribbon đƣợc tạo bởi nhiều tab khác nhau, để truy cập vào một tab, có thể click trên nhãn của tab hoặc dùng phím tắt. Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên của các phím tắt của các tab. Hầu hết các tab trên Ribbon đƣợc chia thành từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm hiển thị tiêu đề con bên dƣới của nhóm. Một số nhóm trong Ribbon có hiển thị nút, khi click nút này sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép Hình I.4 thiết lập các thuộc tính của nhóm tƣơng ứng. Cửa sổ Properties 14
Cửa sổ Properties giúp ta có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tƣợng, tùy theo đối tƣợng đang đƣợc chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tƣơng ứng của đối tƣợng đó. (Hình I.4) Để mở cửa sổ Properties, chọn đối tƣợng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties đƣợc chia thành năm nhóm: - Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tƣợng - Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tƣợng. - Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tƣợng. - Other. Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,... - All: Gồm tất cả các thuộc tính ƣơng bốn nhóm trên. 3.3. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. Công cụ để tạo các đối tƣợng trong Access đƣợc tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon (Hình I.5) Hình I.5 a. Bảng (Tables) Table là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lƣu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tƣợng phải đƣợc tạo ra trƣớc. Bên trong một bảng, dữ liệu đƣợc lƣu thành nhiều cột và nhiều dòng. b. Truy vấn (Queries) Query là công cụ để ngƣời sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu. Ngƣời sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác trên dữ liệu. c. Biểu mẫu (Forms) Form là công cụ để thiết kế giao diện cho BÀI trình, dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu. d. Báo cáo (Reports) Report là công cụ giúp ngƣời dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trƣớc và có thể in ra màn hình hoặc máy in. e. Tập lệnh (Macros) Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác đƣợc qui định trƣớc. Tập lệnh của Access có thể đƣợc xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể. 15
f. Bộ mã lệnh (Modules) Là công cụ lập trình trong môi trƣờng Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm ngƣời dùng tự định nghĩa. Bộ mã lệnh thƣờng dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp. 4. Một số thao tác cơ bản Mục tiêu: - Trình bày đƣợc các thao tác khởi động, kết thúc BÀI trình. - Trình bày đƣợc các thao tác mở, tạo mới một tập tin csdl, lƣu tập tin csdl. 4.1. Khởi động BÀI trình. - Cách 1: Start (AU) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010. - Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa so khởi động Access nhƣ hình. 4.2. Thoát khỏi Access. Khi không làm việc với Access nữa, thoát ứng dụng đang chạy bằng một trong những cách sau: - Mở thực đơn File | Exit. - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4. - Hoặc đóng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. 4.3. Tạo mới 1 tập tin CSDL access. − Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database. − File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu đƣợc lƣu với tên có phần mở rộng là Hình I.6 .accdb. − Nếu không chỉ định đƣờng dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ đƣợc lƣu trong thƣ mục Document, ngƣợc lại, click nút Browse để chỉ định vị trí lƣu tập tin. Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu. (Hình I.6) 4.4. Mở một tập tin CSDL access đã có trên đĩa. Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau: − Cách 1: ∗ Tại cửa sổ khởi động, trong tab File → Open… ∗ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở → Open. − Cách 2: ∗ Double click vào tên tập tin cần mở. 4.5. Lƣu CSDL access. Để lƣu CSDL access, ta có thể thực hiện một trong các cách sau: - Cách 1: Vào Menu File->Save. - Cách 2: Click chuột vào biểu tƣợng trên thanh tiêu đề. - Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S. 16
CÂU HỎI KIỂM TRA 1. Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 2. Các đối tƣợng trong MS access là gì?. 3. Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess. 4. Với Access 2010, khi tập tin access đƣợc tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì? 17
BÀI 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE) Mã bài: MĐ27-02 Giới thiệu: Xây dựng bảng là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng d ng trên ccess. Một cơ s d liệu được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là nh ng thuận lợi trong quá trình phát triển ứng d ng. Mục tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm bảng dữ liệu; - Tạo lập đƣợc bảng; - Thiết lập đƣợc các trƣờng, thuộc tính; - Thao tác đƣợc với dữ liệu trong datasheet view. - Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung: 1. Các khái niệm (bảng, trƣờng, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính)\ Mục tiêu: - Trình bày đƣợc các khái niệm bảng, trƣờng, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính. 1.1. Bảng - Bảng là thành phần quan trọng và cơ bản của CSDL trong Access. Là nơi chứa dữ liệu về một đối tƣợng thông tin nào đó nhƣ DM NHAN VIEN, DM PHONG BAN,... mỗi hàng trong bảng là một mẫu tin(record) chứa các nội dung riêng của đối tƣợng đó. Mỗi mẫu tin đều có chung cấu trúc tức các trƣờng (field) Mẫu tin Trƣờng (record) (Field) Hình 2.1 - Trong một CSDL, có thể chứa nhiều bảng, thƣờng mỗi bảng lƣu trữ nhiều thông về một đối tƣợng nào đó, mỗi một thông tin đều có những kiểu đặt trƣng riêng, mà với Access, nó sẽ đƣợc cụ thể thành một kiểu dữ liệu nào đó (Ví dụ: cột TEN có kiểu Text) 1.2. Trƣờng Mỗi trƣờng là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của đối tƣợng cần quản lý. Mỗi trƣờng tùy theo tính chất của nó mà có thể có các kiểu dữ liệu khác nhau. Trƣờng khóa chính (Primary key): là trƣờng mà giá trị của các mẫu tin trong cùng một bảng là khác nhau. Nhƣ vậy trƣờng khóa chính có tác dụng phân 18
biệt giá trị của các mẫu tin trong cùng một bảng. Trƣờng khóa chính có thể là một trƣờng hay là một kết hợp của nhiều trƣờng khác nhau. Trƣờng khóa ngoại (Foreign key): là trƣờng khóa chính của một bảng khác có quan hệ với bảng chứa nó. 1.3. Mẫu tin Mỗi mẫu tin (bản ghi) là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của đối tƣợng đƣợc quản lý. Các mẫu tin đều có cùng một cấu trúc (trƣờng dữ liệu, kiểu dữ liệu, thuộc tính dữ liệu). 1.4. Kiểu dữ liệu Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau: Data Type Kiểu dữ Dữ liệu Kích thƣớc Text liệu Văn bản Tối đa 255 ký tự Văn bản nhiều dòng, nhiều Tối đa 65.535 ký Memo Trang tự Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực), dùng Number để thực hiện tính toán, các định dạng dữ liệu kiểu 1, 2, 4, hoặc số đƣợc thiết lập trong Control Panel. 8 byte Date/Time Dữ liệu kiểu Date và Time. Các định dạng 8 byte Currency Kiểu của dữtiền liệu mặc định làđƣợc tệ, Date/Time $. thiết lập trong 8 byte Control sẽ Access tự động tăng tuần tự hoặc ngẫu Panel. nhiên khi một mẫu tin mới đƣợc tạo, AutoNumber không thể xóa, sửa. 4 byte Kiểu luận lý (Boolean). Chỉ chấp nhận Yes/no dữ liệu có giá trị Yes/No, True/False, 1bit On/Off Dữ liệu là các đối tƣợng đƣợc tạo từ các OLE Object phần mềm khác. Tối đa 1 GB HyperLink Dữ liệu của field là các link. Lookup Wizard không phải là kiểu dữ Lookup liệu, mà là chức năng để tạo một danh sách Wizard mà giá trị của nó đƣợc nhập bằng tay hoặc đƣợc tham chiếu từ một bảng khác trong cơ sở dữ liệu. đính kèm dữ liệu từ các BÀI trình khác, Attachment nhƣng bạn không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số. Để thay đổi những định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi trƣờng Window, chọn Start-Control Panel-Regional and Language- Customize. 19
− Tab Numbers để thay đổi định dạng số nhƣ dấu thập phân, phân cách hàng ngàn… − Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày/giờ. − Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ. 1.5. Thuộc tính Thuộc tính là những đặc tính riêng của từng đối tƣợng. Mỗi trƣờng dữ liệu (cột), các đối tƣợng điều khiển trên form/report, form/report đều có bảng thuộc tính riêng của nó. 2. Tạo lập bảng Mục tiêu: - Thực hiện đƣợc tạo bảng bằng wizard. - Thực hiện đƣợc tự tạo bảng ở chế độ Design view. 2.1. Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard Bƣớc 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table, xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng, bao gồm 1 cột ID là cột khóa chính mặc định có kiểu Autonumber và 1 cột trống Click to Add. Cột ID có thể đổi lại tên bằng cách kích chuột phải lên tên cột, chọn Rename Field. Bƣớc 2: Để thêm một cột mới, click chuột vào ô Click to Add. Lúc này sẽ xuất hiện bảng lựa chọn các kiểu dữ liệu cho cột mới thêm vào. Bƣớc 3: Thêm dữ liệu vào bảng mới tạo. Bƣớc 4: Đóng bảng và lƣu bảng. Nếu muốn sửa đổi lại bảng vừa thiết kế, H nh II.2 chuyển đổi bảng sang chế độ Design View bằng cách chọn menu Home - chọn View – chọn Design View nhƣ hình II.2 2.2. Tạo bảng bằng chức năng Table Design Bƣớc 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table Design (Hình 2.3), xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần: (Hình 2.4). H nh 2.3 Hình 2.4 − Field Name: định nghĩa các fields trong bảng. − Data Type: chọn kiểu dữ liệu để lƣu trữ dữ liệu của field tƣơng ứng. − Description: dùng để chú thích ý nghĩa của field. 20
− Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm: − General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name. ∗ Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field . Bƣớc 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau: − Nhập tên field trong cột field Name, chấp nhận khoảng trắng, không phân biệt chữ hoa, chữ thƣờng. Nên nhập tên field theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng. − Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type − Chú thích cho field trong cột Description. − Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties. Bƣớc 3: Xác định khóa chính cho bảng: − Đặt trỏ tại field đƣợc chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa) − Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key. Bƣớc 4: Lƣu bảng vừa tạo bằng cách: − Click vào nút trên thanh Quick Access Hình 2.5 − Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as nhƣ hình (trong trƣờng hợp Table mới tạo, chƣa đặt tên). Hình 2.6 Lƣu ý: Nếu bảng chƣa đƣợc đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo: * Hình 2.7 * Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng. * Nhấn nút No để lƣu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau. * Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber. 21
2.3. Chuyển qua chế độ Datasheet View Có thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ DataSheet View nhƣ sau: − Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Table, click nút Table, xuất hiện bảng mới ở chế độ Datasheet View. − Thanh Ribbon chuyển H nh 2.8 sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng. H nh 2.9 − Đặt trỏ trong ô bên dƣới Field mới (Click to Add), sau đó chọn một trong các kiểu dữ liệu trong nhóm Add & Delete trên thanh Ribbon. Hoặc click chuột trên Click to Add, chọn kiểu dữ liệu trong menu. Có thể click nút More Fields để chọn các kiểu dữ liệu khác. − Nhập tên cho Field mới. − Tạo Field tính toán: Khi thiết kết bảng ở chế độ DataSheet View, bạn có thể tạo một Field mới H nh 2.10 mà nó là kết quả của một biểu thức tính toán từ các Field trƣớc, bằng cách: * Click tiêu đề Click to Add của Field mới nhƣ hình trên. * Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder * Nhập biểu thức tính toán. H nh 2.11 3. Trƣờng và các thuộc tính Mục tiêu: - Trình bày đƣợc các chức năng của các thuộc tính trƣờng. Đây là một phần không kém phần quan trọng, nó quyết định đến độ rộng dữ liệu thực sự lƣu giữ trong Table, định dạng dữ liệu nhập vào,....Mỗi một kiểu dữ 22