Giáo trình Kế toán tài chính I (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:83

Thêm vào BST

Báo xấu

17
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Kế toán tài chính I (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) được biên soạn nhằm giúp cho mọi đối tượng có tài liệu cơ bản để học tập, nghiên cứu nhằm đạt được trình độ chuyên sâu về kế toán. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: kế toán vật liệu công cụ dụng cụ; kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; kế toán tiền lương; kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kế toán tài chính I (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Bài 2: KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Mã bài: MĐ16.02 Giới thiệu Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL, CCDC đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Việc quản lý vật liệu, CCDC phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị. Bởi vậy, công tác kế toán NVL, CCDC là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị. Mục tiêu - Trình bày được khái niệm và nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ, dụng cụ - Phân loại và cách tính giá vật liệu công cụ dụng cụ - Xác định được các chứng từ kế toán vật liệu công cụ dụng cụ - Lập và phân loại được chứng từ kế toán kế toán vật liệu công cụ dụng cụ - Thực hiện được các nghiệp vụ kế toán vật liệu công cụ dụng cụ - Ghi được sổ chi tiết và tổng hợp theo bài thực hành ứng dụng - Trung thực nghiêm túc, tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp Nội dung chính 1. Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1.1. Khái niệm - Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm - Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy, công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu. 1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu, CCDC - Nguyên vật liệu, CCDC là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho - Nguyên vật liệu là cơ sở cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao 41
toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm - Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, trị giá nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng cao trong tổng tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất 1.3. Nhiệm vụ - Thực hiện việc đánh giá, phân loại VL- CCDC phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu, quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của DN - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán pphải phù hopự chế độ và phương pháp hạch toán, hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép phân loại, tổng hợp số lượng về tình hình hiện có và sự thay đổi tăng giảm VL – CCDC trong quá trình hoạt độn SXKD, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thòi nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra - Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng VL – CCDC trong quá trình SXKD. 2. Phân loại, nguyên tắc và phương pháp tính giá VL, CCDC 2.1. Phân loại VL, CCDC 2.1.1. Phân loại Nguyên vật liệu. 2.1.1.1. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ... không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. 42
- Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. b) Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu trên tài khoản 152 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực “Hàng tồn kho”. Nội dung giá gốc của nguyên liệu, vật liệu được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…) - Vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… 2.1.1.2. Căn cứ vào mục đích, công dụng - NVL trực tiếp dùng cho SX, chế tạo SP. - NVL dùng cho nhu cầu khác như cho quản lý, bán hàng... 2.1.2. Phân loại công cụ dụng cụ 2.1.2.1. Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật và công dụng kinh tế - Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho SX - Dụng cụ đồ nghề - Dụng cụ quản lý - Dụng cụ bảo hộ lao động - Khuôn mẫu đúc các loại. - Lán trại tạm thời. 2.1.2.2. Căn cứ vào yêu cầu công tác quản lý và hạch toán - Công cụ, dụng cụ (1531) - Bao bì luân chuyển (1532) - Đồ dùng cho thuê (1533) 2.2. Nguyên tắc tính giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu và CCDC - Khái niệm: Tính giá NVL- CCDC là việc xác định giá trị ghi sổ của VL- CCDC - Nguyên tắc: Kế toán nhập - xuất - tồn kho VL- CCDC phải phản ánh theo giá thực tế. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán, hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn VL- CCDC. 43
Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn VL- CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán theo giá thực tế. 2.2.1. Giá thực tế VL- CCDC nhập kho - Mua ngoài: Giá TT Giá mua ghi Chiết khấu Chi phí Các loại thuế không = - + + NVL-CCDC trên hoá đơn TM, giảm giá thu mua được khấu trừ - Tự sản xuất: Giá thực tế của VL- CCDC là giá thành sản xuất thưc tế. - Thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế là giá VL- CCDC xuất thuê chế biến cùng các loại chi phí liên quan đến việc thuê ngoài gia công, chế biến (tiền thuê GCCB, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…) - Nhận từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: Giá thực tế là giá thoả thuận cộng với các chi phí tiếp nhận mà DN bỏ ra (nếu có) - Phế liệu thu hồi: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay bán được hoặc giá trị thu hồi tối thiểu. - Được biếu, tặng, viện trợ: Giá thực tế là giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có) 2.2.2. Giá thực tế (giá gốc) của NVL- CCDC xuất kho: - Phương pháp giá đơn vị bình quân: Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = cả kỳ dự trữ Số lượng VL - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế NVL- CC DC Số lượng VL - CCDC Giá đơn vị bình quân = × xuất dùng xuất dùng củaVL - CCDC Giá gốc NVL - CCDC tồn kho đầu kỳ Gía Đơn vị BQ (hoặc cuối kỳ trước) = cuối kỳ trước Số lượng thực tế NVL - CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá gốc VL - CCDC tồn kho Giá đơn vị sau mỗi lần nhập bình quân sau mỗi = Số lượng thực tế VL - CCDC tồn kho lần nhập sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần xuất nhập - Ví dụ: Tình hình nhập xuất tồn vật liệu A của Công ty X như sau: (Đơn vị : triệu đồng) * Tồn đầu tháng 4/N của vật liệu A là 10 tấn - đơn giá 2 (trđ) - Ngày 2/4/N, nhập kho 20T, đơn giá 2,1 (chưa thuế GTGT) * Ngày 3/4/N xuất kho 15T. - Ngày 5/4/N: Nhập tiếp 20T, đơn giá 2,02 44
* Ngày 7/4/N: xuất kho 20T - Ngày 9/4/N: Nhập tiếp 20T, đơn giá 2,2; * Ngày 15/4/N xuất kho: 20T. - Ngày 20/4/N nhập tiếp 20T, đơn giá 2,3 * Ngày 22/4/N: xuất kho 20T - Ngày 25/4/N: nhập tiếp 25T, đơn giá 2,2. * Ngày 28/4/N: xuất kho 25T. Với số liệu đã cho, khi áp dụng các phương pháp khác nhau, trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho trong tháng được xác định như sau: (kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên). * Theo phương pháp nhập sau - xuất trước: - Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất ngày 3/4 là:15T x 2,1 = 31,5 - Trị giá vốn xuất ngày 7/4: 20T x 2,02 = 40,4 - Trị giá vốn thực tế xuất ngày 15/4: 20T x 2,2 = 44,0 - Trị giá vốn xuất ngày 22/4: (20T x 2,3) = 46,0 - Trị giá vốn xuất ngày 28/4: (25T x 2,2) = 55,0 Tổng trị giá xuất trong tháng: 216,9 * Theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: - Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 2/4: (10 x 2) + (20 x 2,1) = 2,067 10 +20 * Trị giá vốn xuất ngày 3/4: 15T x 2,067 = 31,005. - Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 5/4: (15 x 2,067) + (20 x 2,02) = 2,04 15 + 20 * Trị giá vốn xuất ngày 7/4: 20T x 2,04 = 40,8 - Đơn giá bình quân sau ngày nhập 9/4: (15 x 2,04) + (20 x 2,2) = 2,13 35 * Trị giá vốn xuất ngày 15/4: 20T x 2,13 = 42,6 - Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 20/4: (15 x 2,13) + (20 x 2,3) = 2,23 35 * Trị giá vốn xuất ngày 22/4: 20T x 2,23 = 44,6 - Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 25/4: (15 x 2,23) + (25 x 2,2) = 2,2 40 * Trị giá vốn xuất ngày 28/4: 45
25T x 2,2 = 55 Tổng trị giá xuất trong tháng: 31,005 + 40,8 + 42,6 + 44,6 + 55 = 214,005 * Theo phương pháp bình quân gia quyền cả kì dự trữ: - Đơn giá bình quân cả kì dự trữ: (10 x 2)+(20 x 2,1)+(20 x 2,02)+(20 x 2,2) + (20 x 2,3) + (25 x 2,2) = 2,15 115 - Trị giá vốn xuất trong tháng: 100T x 2,15 = 215 - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả thiết rằng số NVL - CCDC nào nhập trước thì được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lần nhập. Phương pháp này đảm bảo tính giá thực tế VL - CCDC xuất dùng kịp thời chính xác. Công việc không bị dồn vào cuối tháng, tuy nhiên đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết chặt chẽ theo dõi tỷ mỉ số lượng, đơn giá từng lần nhập. Phương pháp này phù hợp trong trường hợp giá cả VL- CCDC ổn định hoặc có xu hướng giảm. VD. (lấy tài liêu VD trên) * Theo phương pháp nhập trước - xuất trước: - Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho ngày 3/4/N là: (10T x 2) + (5T x 2,1) = 30,5. - Trị giá vốn thực tế xuất ngày 7/4/N là: (15T x 2,1) + (5T x 2,02) = 41,6. - Trị giá vốn thực tế xuất ngày 15/4/N là: (15T x 2,02) + (5T x 2,2) = 41,3 - Trị giá vốn thực tế xuất ngày 22/4/N là: (15T x 2,2) + (5T x 2,3) = 44,5 - Trị giá vốn thực tế xuất ngày 28/4/N là: (15T x 2,3) + (10T x 2,2) = 56,5 Tổng trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất trong tháng 4 là: 217,4 (trđ) VD: Tình hình VL của một DN trong 3/2015 như sau: TỒN NHẬP XUẤT Ngày 01/03 : Ngày 04/03: 4.000kg x 1.020đ/kg Ngày 10/03 : 4.200kg 1.000kg x 1.010đ/kg Ngày 18/03: 4.000kg x 1.030đ/kg Ngày 26/03 : 4.500kg Nếu theo phương pháp FiFo : + Ngày 10/03 : 1.000kg x 1.010đ/kg = 1.010.000đ 3.200kg x 1.020đ/kg = 3.264.000đ Tổng cộng : 4.274.000đ + Ngày 26/03 : 800kg x 1.020đ/kg = 816.000đ 3.700kg x 1.030đ/kg = 3.811.000đ 46
Tổng cộng : 4.627.000đ + Tổng xuất trong tháng : 8.901.000đ + Tồn cuối kỳ: 300kg x 1.030đ/kg = 309.000đ - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những NVL, CCDC mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên theo giá thực nhập, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trước, theo giá thực tế từng lần nhập. Phương pháp này phù hợp trong trường hợp giá cả VL- CCDC ổn định hoặc có xu hướng tăng. Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp LiFo : + Ngày 10/03 : 4.000kg x 1.020đ/kg = 4.080.000đ 200kg x 1.010đ/kg = 202.000đ Tổng cộng : 4.282.000đ + Ngày 26/03 : 4.000kg x 1.030đ/kg = 4.120.000đ 500kg x 1.010đ/kg = 505.000đ Tổng cộng : 4.625.000đ + Tổng xuất trong tháng: 8.907.000đ + Tồn cuối kỳ: 300kg x 1.010đ/kg = 303.000đ NHẬN XÉT: Hai phương pháp này tạo ra hai kết quả hoàn toàn trái ngược nhau trong trường hợp giá tăng dần hoặc giảm dần : Phương pháp FIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá thấp) thì giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng. Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá cao) thì giá thành sản phẩm sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp, mức lãi trong kỳ sẽ giảm. Phương pháp LIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới (giá cao) thì giá thành sản phẩm sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp, mức lãi trong kỳ sẽ giảm. Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới (giá thấp) thì giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng. - Phương pháp trực tiếp (đích danh): Theo phương pháp này, NVL - CCDC được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất (trừ trường hợp điều chỉnh). Phương pháp này đảm bảo tính kịp thời, chính xác nhưng đòi hỏi DN quản lý chặt chẽ từng lô hàng. - Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ NVL- CCDC biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (Giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong 47
kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá gốc (giá thực tế) theo công thức: Giá thực tế Giá hạch toán VL- CCDC xuất dùng = VL- CC DC xuất dùng Hệ số giá x (hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) NVL - CCDC Giá gốc VL- CCDC tồn đầu kỳ Hệ số giá = và nhập trong kỳ VL - CCDC Giá hạch toán VL- CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NVL- CCDC chủ yếu, tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Điều kiện ấp dụng: Với những DN có nhiều chủng loại VL- CCDC, việc nhập - xuất diễn ra thường xuyên, thông tin giá cả không kịp thời. 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 3.1. Chứng từ, sổ sách kế toán. Chứng từ kế toán Theo Số: 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng BTC thì các chứng từ bắt buộc sử dụng để kế toán chi tiết vật tư hàng hoá bao gồm 8 mẫu sau: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu nhập kho (mẫu 02 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (mẫu 03 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (mẫu 05 - VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu 06 - VT) - Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTGT - 3LL) - Hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu 02GTGT - 3LL) Ngoài những chứng từ bắt buộc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn khác tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Để kế toán chi tiết vật tư hàng hoá, kế toán sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Sổ đối chiếu luân chuyển. Ngoài ra có thể mở thêm các bảng kê nhập, xuất, bảng kê luỹ kế N - X - T vật tư, hàng hoá. Việc hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá được kết hợp giữa kho và phòng kế toán thông qua việc ghi chép phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và 48
phòng kế toán đã hình thành nên các phương pháp kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá sau: Sổ kế toán chi tiết - Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết DN đang áp dụng mà có các loại sổ kế toán chi tiết khác nhau: + Sổ thẻ (kho) + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL- CCDC + Sổ đối chiếu luân chuyển. + Sổ số dư * Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 -VT): được sử dụng để theo dõi nhập, xuất, tồn của từng loại VL - CCDC của từng kho. - Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. * Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư Sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho VL- CCDC về mặt giá trị hoặc cả số lượng và giá trị, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN. * Ngoài các sổ chi tiết trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, xuất, tồn. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn phục vụ cho ghi sổ kế toán chi tiết và đối chiếu được thuận tiện nhanh chóng. 3.2. Phương pháp mở thẻ song song a. Nội dung phương pháp thẻ song song - Hạch toán ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nhưng chỉ ghi chép về mặt hiện vật (số lượng). Thủ kho phải sắp xếp thẻ kho trong hòm thẻ theo từng loại, nhóm vật tư hàng hoá để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Thủ kho hàng ngày hoặc định kỳ phải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán và kiểm tra đối chiếu số tồn kho trên thẻ với thực tế. - Hạch toán ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá để ghi chép tình hình nhập, xuất của từng thứ vật liệu, hàng hoá (danh điểm vật tư, hàng hoá) cả về giá trị và hiện vật. Việc ghi chép vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết được thực hiện hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến. Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra: tổng hợp số liệu trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết về mặt lượng để đối chiếu với thẻ kho và tổng hợp 49
số liệu về giá trị trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật tư, hàng hoá. b. Sơ đồ kế toán VL – CCDC theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập Thẻ hoặc xuất tồn kho vật liệu, sổ chi tiết dụng cụ, công cụ nguyên vật Thẻ kho liệu, công cụ dụng cụ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, dụng cụ, công cụ Phiếu xuất kho c. Ưu điểm, nhược điểm - Ưu điểm: phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu số liệu và dễ phát hiện sai sót trong ghi chép kế toán và công tác quản lý. - Nhược điểm: Còn trùng lặp giữa kho và kế toán (cùng theo dõi số lượng) khối lượng ghi chép còn nhiều, nếu chủng loại vật tư, hàng hoá nhiều thì việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu sẽ khó khăn và hạn chế tính kịp thời của việc kiểm tra, giám sát trong công tác quản lý. d. Phạm vi áp dụng. - Áp dụng đối với DN ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất không nhiều và không thường xuyên. - Trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán không thật vững vàng. 3.3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. a. Nội dung phương pháp - Hạch toán ở kho: Thủ kho cũng sử dụng sổ (thẻ) để ghi chép tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá như đối với phương pháp thẻ song song. - Hạch toán ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh và tổng hợp số nhập, số xuất và tồn kho cuối tháng theo từng thứ vật liệu, hàng hoá cả về giá trị về hiện vật. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở để dùng cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng dựa vào các chứng từ nhập, xuất. Mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi vào một dòng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra: đối chiếu số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho (về mặt hiện vật) và với sổ kế toán tổng hợp (về mặt giá trị). 50
* Ưu điểm của phương pháp này: Giảm được khối lượng công việc của kế toán vì chỉ thực hiện công việc vào cuối tháng * Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp và không được đều đặn trong tháng, do vậy hạn chế việc kiểm tra. b. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Thẻ kho Kế toán tổng hợp luân chuyển Phiếu xuất kho Bảng kê nhập c. Phạm vi áp dụng Đối với DN khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không có điều kiện ghi chép hàng ngày, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết. SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Số Tên Số dư đầu Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu Số dư đầu danh vật Đơn tháng 1 Nhập Xuất tháng 2 tháng 4 điểm liệu giá ..... ..... Số Số Số Số Số Số Số Số Số Số lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền 3.4. Phương pháp ghi sổ số dư a. Nội dung - Ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho và ghi chép như các phương pháp trên, nhưng cuối tháng thủ kho phải ghi sổ số dư đã tính được trên thẻ kho sang sổ số dư, xong chuyển cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho và chung cho cả năm theo từng năm để theo dõi tình hình nhập xuất để tổng hợp. + Từ các chứng từ nhập, xuất kế toán lập bảng kê nhập, xuất để từ đó lập bảng luỹ kế nhập, xuất. + Từ bảng kê luỹ kế nhập, xuất kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (ghi theo chỉ tiêu giá trị) 51
+ Cách ghi: Cuối thnág khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng trên sổ số dư ( do thủ kho ghi) và đơn giá để tính ra số tiền tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. + Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành giữa số tiền tồn kho trên sổ số dư với bảng tổng hợp nhập xuất, tồn. b. Sơ đồ kế toán phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế Thẻ kho Sổ kế toán nhập, xuất, tồn tổng hợp Phiếu giao nhận Phiếu xuất kho chứng từ xuất c. Nhận xét Nhận xét: - Ưu điểm: Tránh sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế toán công việc ghi chép không dồn vào cuối tháng mà được tiến hành đều trong thnág và kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép. - Nhược điểm: Kế toán không theo dõi về mặt số lượng nên lkhi muốn kiểm tra phải xuống thủ kho để lấy số liệu. SỔ SỐ DƯ Năm............ Kho............ Số Tên Đơn Đơn Định mức SD đầu năm SD cuối tháng 1 SD cuối tháng 4 danh vật vị giá dự trữ Số Số Số Số ....... Số Số ..... điểm liệu tính lượng tiền lượng tiền lượng tiền BẢNG LŨY KẾ NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT LIỆU Nhóm Tồn kho Nhập Xuất Tồn kho vật liệu đầu tháng Từ ngày.... Từ ngày.... Từ ngày.... Từ ngày.... cuối tháng đến ngày.... đến ngày.... đến ngày.... đến ngày.... 52
d. Phạm vi áp dụng. Áp dụng phù hợp với các DN có các nghiệp vụ nhập - xuất nhiều, thường xuyên và nhiều chủng loại, DN sử dụng loại giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh điểm VL – CCDC, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững. 4. Kế toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp KKTX 4.1. Khái niệm và nguyên tắc sử dụng 4.1.1. Khái niệm Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và NVL, CCDC nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin hàng tồn kho một cách kịp thời và cập nhật. Tuy nhiên, những DN có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá thường xuyên xuất dùng nếu dùng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức ghi chép. Điêù kiện áp dụng: Phù hợp với các đơn vị SX công nghiệp xây lắp và các đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn và chất lượng cao. 4.1.2. Nguyên tắc hạch toán. - Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, CCDC phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”. Nội dung trị giá gốc của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. + Giá gốc của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,. . . nguyên vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có): + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công chế biến. + Giá gốc của nguyên liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận. - Việc tính trị giá của nguyên vật liệu, CCDC tồn kho, được thực hiện theo một trong bốn phương pháp quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”: + Phương pháp giá đích danh; 53
+ Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ; + Phương pháp nhập trước, xuất trước; + Phương pháp nhập sau, xuất trước. Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ nguyên vật liệu, CCDC. - Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập, xuất nguyên vật liệu, thì cuối kỳ kế toán phải tính Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên liệu, vật liệu để tính giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế của vật tư Trị giá thực tế của vật tư nhập + còn lại đầu kỳ trong kỳ Trị giá hạch toán của vật tư Trị giá hạch toán của vật tư + còn đầu kì nhập trong kỳ Sau khi tính được hệ số điều chỉnh (Hệ số chênh lệch), kế toán phải xác định trị giá thực tế của vật tư xuất trong kì: Trị giá thực tế của vật Trị giá hạch toán của Hệ số điều = × tư xuất trong kì vật tư xuất trong kì chỉnh (H) - Công cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê phải được theo dõi về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết theo nơi sử dụng, theo đối tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất. Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, quý hiếm phải có thể thức bảo quản đặc biệt. - Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh. - Trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng vào sản xuất, kinh doanh có giá trị lớn và có thời gian sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trên một năm thì giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng được ghi vào Tài khoản 242 “Chi phí trả trước dài hạn” và phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh. 4.2. Tài khoản sử dụng - TK 151: "Hàng mua đang đi trên đường" Bên Nợ: - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường; - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng; 54
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho DN). - TK 152 – "Nguyên liệu, vật liệu" Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác; - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn; - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua; - Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng; - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. - TK 153: "Công cụ, dụng cụ" Bên Nợ: - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn; - Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho; - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn; - Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng; - Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá; - Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho. 55
Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ, có 4 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1531 - Công cụ, dụng cụ: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại công cụ, dụng cụ. - Tài khoản 1532 - Bao bì luân chuyển: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại bao bì luân chuyển sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Bao bì luân chuyển là các loại bao bì sử dụng nhiều lần, cho nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh. Trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán. - Tài khoản 1533 - Đồ dùng cho thuê : Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại công cụ, dụng cụ doanh nghiệp chuyên dùng để cho thuê. Chỉ hạch toán vào tài khoản này những công cụ, dụng cụ doanh nghiệp mua vào với mục đích cho thuê, trường hợp không phân biệt được thì hạch toán vào tài khoản 1531. Trường hợp cho thuê công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì ngoài việc hạch toán trên tài khoản cấp 1 còn phải hạch toán chuyển công cụ, dụng cụ trên tài khoản cấp 2. - Tài khoản 1534 - Thiết bị, phụ tùng thay thế: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại thiết bị, phụ tùng thay thế không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trị giá của thiết bị, phụ tùng thay thế khi xuất dùng được ngay một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh nếu được sử dụng như công cụ, dụng cụ. 4.3. Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. 4.3.1. Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. (.1). Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho: a) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho theo đúng hóa đơn: Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho: – Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán). – Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua bao gồm cả thuế GTGT) Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán). b) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu khi nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn: *Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 56
– Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn, kế toán làm thủ tục nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập biên bản chờ xử lý, đồng thời kế toán sử dụng tài khoản 138(1381) – Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá trị hàng thiếu, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có thuế GTGT) Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (theo hóa đơn ) Có các TK 111, 112, 331, …(theo hóa đơn). – Khi nhận được quyết định xử lý số nguyên liệu, vật liệu thiếu, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau: + Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý. + Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ số nguyên liệu, vật liệu thiếu, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý. + Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu nhưng bên bán không còn hàng để giao bổ sung, bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua. Kế toán căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm ghi: Nợ các TK 111, 112, 331… (số tiền được hoàn trả hoặc ghi giảm công nợ tương ứng với số hàng thiếu) Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT) Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT giảm tương ứng). + Nếu nguyên liệu, vật liệu thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi: Nợ các TK 1388, 111 (trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường không đủ) Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý – chưa có thuế GTGT) Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT giảm tương ứng). + Nếu nguyên liệu, vật liệu thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu sẽ được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( trị giá hàng thiếu) Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý- chưa có thuế GTGT) 57
Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT giảm tương ứng). *Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu nhập kho và trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu ghi nhận ở tài khoản 1381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp. c) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu khi nhập kho phát hiện thừa so với hóa đơn: Trong trường hợp khi hàng thu mua về kiểm nhận, nhập kho, phát hiện thừa so với hóa đơn, về nguyên tắc, bên mua phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán phản ánh như sau: *Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: c1) Nếu nhập kho toàn bộ số hàng mua ngoài (kể cả số thừa) – Khi nhập kho kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (toàn bộ số nguyên liệu, vật liệu nhập kho – giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331) (thuế GTGT tính theo hóa đơn) Có TK 331 – Phải trả người bán (trị giá thanh toán theo hóa đơn) Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa, chưa có thuế GTGT). – Khi nhận được quyết định xử lý số nguyên liệu, vật liệu thừa, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau: + Nếu trả lại cho người bán, ghi: Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa đã xử lý) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trả lại số thừa theo giá mua chưa có thuế). + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên bán lập bổ sung về số hàng thừa, ghi: Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán số hàng thừa). + Nếu thừa không xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi: Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa) Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân). c2) Nếu nhập kho theo số trên hóa đơn: Khi nhập kho, ghi nhận số nhập kho như trường hợp trên. Số hàng thừa kế toán theo dõi trên sổ riêng. Khi xử lý số thừa: 58
+ Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT của số hàng thừa) Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng thanh toán số hàng thừa). + Nếu thừa không xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân). *Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Trị giá nguyên liệu, vật liệu nhập kho và trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa ghi nhận ở tài khoản 3381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp. (2). Kế toán nguyên vật liệu trả lại cho người bán, chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được khi mua nguyên vật liệu: – Trường hợp trả lại nguyên vật liệu cho người bán, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT) Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào của nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán). – Trường hợp trả lại nguyên vật liệu cho người bán, thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá bao gồm thuế GTGT). – Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được sau khi mua nguyên, vật liệu (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của nguyên vật liệu để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số nguyên vật liệu còn tồn kho, số đã xuất dùng cho sản xuất sản phẩm hoặc cho hoạt động đầu tư xây dựng hoặc đã xác định là tiêu thụ trong kỳ: Nợ các TK 111, 112, 331,…. Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (nếu NVL còn tồn kho) Có các TK 621, 623, 627 (nếu NVL đã xuất dùng cho sản xuất) 59
Có TK 241 – Xây dựng CB dở dang (nếu NVL đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng) Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm do NVL đó cấu thành đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ) Có các TK 641, 642 (nếu NVL dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp) Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có). (3). Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về: Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên liệu, vật liệu chưa về nhập kho doanh nghiệp thì kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường” – Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 331 – Phải trả cho người bán; hoặc Có các TK 111, 112, 141,… – Nếu đến cuối tháng nguyên liệu, vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi hàng mua đang đi đường, ghi: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 331 – Phải trả cho người bán; hoặc Có các TK 111, 112, 141,… – Sang tháng sau, khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường. (4). Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn: Khi hàng về, lập phiếu nhập kho và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hóa đơn”. Nếu trong tháng có hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hóa đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (ghi theo giá tạm tính) Có TK 331 – Phải trả cho người bán (ghi theo giá tạm tính). Sang tháng sau, khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế (giá ghi trên hóa đơn) theo số chênh lệch giữa giá hóa đơn với giá tạm tính: – Nếu giá hóa đơn > giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn > giá tạm tính ) 60