Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ: Phần 1 - GVC.TS. Chu Thị Hậu

Chia sẻ: Bánh Bèo Xinh Gái | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:112

Thêm vào BST

Báo xấu

159
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ được biên soạn với mục đích chính là làm giáo trình giảng dạy dùng chung cho sinh viên đại học hệ chính quy, vừa làm vừa học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác lưu trữ. Để nắm rõ hơn, mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ: Phần 1 - GVC.TS. Chu Thị Hậu

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Chủ biên: GVC.TS. Chu Thị Hậu GIÁO TRÌNH LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP CÔNG TÁC LƯU TRỮ NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG HÀ NỘI - 2016 1
2
LỜI NÓI ĐẦU Công tác lưu trữ là một hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các cá nhân trong quá trình thực hiện việc tổ chức, quản lý và tiến hành các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Để thực hiện tốt công tác này, đòi hỏi phải có kiến thức lý luận và phương pháp thực sự khoa học, hợp lý. Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ được biên soạn với mục đích chính là làm giáo trình giảng dạy dùng chung cho sinh viên đại học hệ chính quy, vừa làm vừa học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác lưu trữ. Để đạt được mục đích trên, giáo trình được các tác giả dày công nghiên cứu khoa học về lưu trữ ở trong nước và trên thế giới đã có sự kế thừa, chọn lọc một số nội dung của Giáo trình lưu trữ được PGS-TS. Dương Văn Khảm và TS. Triệu Văn Cường biên soạn và xuất bản vào năm 2009. Đặc biệt với sự tâm huyết nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng thẩm định nên giáo trình lần này được biên soạn mới một số chương, bổ sung, cập nhật mới các văn bản quy phạm, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, nhất là giáo trình được cấu trúc theo một bố cục mới, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu một cách toàn diện về công tác lưu trữ trong tình hình hiện nay. Về bố cục, giáo trình được cấu trúc theo quy định, gồm lời nói đầu, mục lục, quan trọng nhất là nội dung gồm có 3 phần lớn, trong mỗi phần có các chương. Cuối mỗi chương có câu hỏi ôn tập, thực 3
hành, thảo luận và danh mục tài liệu tham khảo. Ngoài ra, giáo trình còn tập hợp các văn bản quan trọng về Luật, Nghị định, Thông tư và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trong phần phụ lục. Phần cuối giáo trình là Danh mục tài liệu tham khảo. Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ được tập thể giảng viên Tổ bộ môn Lưu trữ thuộc Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biên soạn, cụ thể như sau: Phần A: Những vấn đề lý luận chung, gồm chương 1 và chương 2 - do GVC.TS. Nguyễn Cảnh Đương biên soạn. Nội dung đề cập đến những vấn đề lý luận về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học. Phần B: Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, gồm chương 3 và chương 4 - do GV. ThS. Trịnh Thị Kim Oanh và GVC. ThS. Dương Mạnh Hùng biên soạn. Nội dung đề cập đến công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ. Phần C: Quy trình nghiệp vụ lưu trữ, gồm các chương Chương 5: Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ - do GVC. ThS. Trần Thị Loan biên soạn. Chương 6: Phân loại tài liệu trong lưu trữ - do GVC. TS. Chu Thị Hậu biên soạn. Chương 7: Xác định giá trị tài liệu - do GVC.ThS. Trần Thị Loan biên soạn. Chương 8: Thống kê tài liệu lưu trữ - do GVC. TS. Chu Thị Hậu biên soạn. Chương 9: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ - do GVC. TS. Chu Thị Hậu biên soạn. Chương 10: Bảo quản tài liệu lưu trữ - do GV. ThS. Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn. Chương 11: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - do GV. ThS. Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn. 4
Nội dung phần C đề cập đến tất cả quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện trong Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Nội dung kiến thức trong giáo trình gồm những vấn đề về lý luận nói chung và chủ yếu vận dụng thực tiễn cho loại hình tài liệu lưu trữ hành chính, bởi đây là loại hình tài liệu phổ biến, có ý nghĩa quan trọng mang tính pháp lý được sản sinh ra ở các cơ quan, tổ chức. Các loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử... được tách ra để biên soạn thành giáo trình riêng. Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ được giảng dạy cho sinh viên trong thời lượng khoảng từ 3 - 4 tín chỉ, gồm cả lý thuyết và thực hành nghiệp vụ. Riêng đối với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chỉ có thể dùng đây là giáo trình tham khảo, vì nội dung mỗi phần hoặc chương sẽ được biên soạn thành một học phần riêng, đòi hỏi chuyên sâu về lý luận và kỹ năng nghiệp vụ cho chuyên ngành. Thực tiễn công tác lưu trữ rất phong phú, sinh động và luôn phát triển, nhất là với sự hội nhập quốc tế ngày một mở rộng đa phương về mọi lĩnh vực, trong đó có công tác lưu trữ. Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ xuất bản lần đầu tiên dành cho trình độ đại học của Trường, vì vậy có thể chưa đáp ứng hết nhu cầu thực tiễn. Các tác giả mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của độc giả. Xin chân thành cảm ơn! T/M NHÓM TÁC GIẢ Chủ biên GVC.TS. Chu Thị Hậu 5
6
MỤC LỤC Lời nói đầu 3 PHẦN A. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG 15 Chương 1: Tài liệu lưu trữ 1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ 16 1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 18 1.3. Các loại tài liệu lưu trữ 20 1.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 28 Chương 2: Công tác lưu trữ và lưu trữ học 2.1. Công tác lưu trữ 39 2.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ 39 2.1.2. Chức năng của công tác lưu trữ 48 2.1.3. Tính chất của công tác lưu trữ 48 2.2. Lưu trữ học 49 2.2.1. Khái niệm lưu trữ học 49 2.2.2. Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học 51 2.2.3. Nguyên tắc nghiên cứu của lưu trữ học 52 2.2.4. Phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học 54 2.2.5. Mối quan hệ giữa lưu trữ học với các khoa học khác 56 PHẦN B. TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 63 Chương 3: Tổ chức công tác lưu trữ 3.1. Hệ thống cơ quan, tổ chức quản lý công tác lưu trữ 64 3.1.1. Hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội 64 7
3.1.2. Hệ thống các cơ quan, tổ chức Nhà nước 66 3.2. Hệ thống tổ chức lưu trữ 66 3.2.1. Lưu trữ cơ quan 68 3.2.2. Lưu trữ lịch sử 68 Chương 4: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 4.1. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ 75 4.2. Trách nhiệm quản lý về lưu trữ 76 4.3. Nội dung quản lý công tác lưu trữ 77 4.3.1. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 77 4.3.2. Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 88 4.4. Tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ 92 4.4.1. Khái niệm, mục đích, đối tượng tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ 92 4.4.2. Tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ 94 4.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 100 4.5.1. Vị trí vai trò của công nghệ thông tin 100 4.5.2. Những yêu cầu để ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ 101 4.5.3. Những ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ 101 PHẦN C. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Chương 5: Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 114 5.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 114 5.1.1. Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu 114 5.1.2. Mục đích, ý nghĩa của việc thu thập bổ sung tài liệu 114 5.2. Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 115 5.2.1. Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử 115 8
5.2.2. Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ 115 5.2.3. Nguyên tắc xuất xứ 116 5.3. Nội dung thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 116 5.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 116 5.3.2. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử 118 Chương 6: Phân loại tài liệu trong lưu trữ 6.1. Phân loại tài liệu trong phạm vi kho (trung tâm) lưu trữ thành các phông lưu trữ 127 6.1.1. Khái niệm phông lưu trữ 127 6.1.2. Các loại phông lưu trữ 128 6.2. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ cá nhân và sưu tập lưu trữ 137 6.2.1. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan 137 6.2.2. Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân 147 6.2.3. Phân loại tài liệu trong các sưu tập tài liệu lưu trữ 149 Chương 7: Xác định giá trị tài liệu 7.1. Khái niệm “giá trị tài liệu lưu trữ” 152 7.2. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa xác định giá trị tài liệu 153 7.2.1. Khái niệm xác định giá trị tài liệu 153 7.2.2. Mục đích, ý nghĩa xác định giá trị tài liệu 154 7.3. Các nguyên tắc phương pháp luận xác định giá trị tài liệu 154 7.3.1. Nguyên tắc chính trị 155 7.3.2. Nguyên tắc lịch sử 156 7.3.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp 156 7.4. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 157 7.4.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu 157 9
7.4.2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 158 7.4.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông 159 7.4.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu 159 7.4.5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu 162 7.4.6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ 163 7.4.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu 163 7.4.8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài tài liệu 164 7.5. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu 164 7.5.1. phương pháp hệ thống 164 7.5.2. Phương pháp phân tích chức năng 165 7.5.3. Phương pháp thông tin 166 7.5.4. Phương pháp phân tích lịch sử 166 7.6. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 167 7.6.1. Khái niệm 167 7.6.2. Cấu tạo của bảng thời hạn bảo quản 167 7.6.3. Các loại bảng thời hạn bảo quản 168 7.7. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu 168 7.7.1. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 168 7.7.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu 171 7.7.3. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu 172 7.7.4. Quy trình hủy tài liệu hết giá trị 173 7.7.5. Lập và lưu hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị 175 Chương 8: Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 8.1. Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 177 8.1.1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc của công cụ thống kê 177 10
8.1.2. Nội dung và phương pháp thống kê 179 8.2. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ 188 Chương 9: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 9.1. Khái niệm, tác dụng, nguyên tắc, phương pháp và yêu cầu của công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 190 9.1.1. Khái niệm công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 190 9.1.2. Tác dụng của công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 191 9.1.3. Yêu cầu của công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 191 9.2. Các loại công cụ truyền thống dùng tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 192 9.2.1. Mục lục hồ sơ 192 9.2.2. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ 197 9.2.3. Sách chỉ dẫn phông và sách hướng dẫn kho lưu trữ 199 9.3. Các loại công cụ hiện đại dùng tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 201 9.3.1. Thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu lưu trữ 203 9.3.2. Thiết kế phiếu tin và biên mục phiếu tin 204 9.3.3. Thông tin đầu ra của cơ sở dữ liệu 206 9.3.4. Yêu cầu tính năng kỹ thuật 206 9.3.5. Xây dựng và cài đặt phần mềm ứng dụng 207 Chương 10: Bảo quản tài liệu lưu trữ 10.1. Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ 211 10.1.1. Khái niệm 211 11
10.1.2. Ý nghĩa 211 10.1.3. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 212 10.2. Chính sách của Nhà nước đối với bảo quản tài liệu lưu trữ 213 10.3. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ 213 10.3.1. Đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ 213 10.3.2. Đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức 213 10.3.3. Trách nhiệm của cán bộ, viên chức trong cơ quan 214 10.3.4. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ 214 10.4. Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 214 10.4.1. Do vật liệu và quá trình chế tác tài liệu lưu trữ 214 10.4.2. Do điều kiện tự nhiên 216 10.5. Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ 218 10.5.1. Quy định các chế độ bảo quản trong kho lưu trữ 218 10.5.2. Sắp xếp tài liệu trong kho 219 10.5.3. Phòng, chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 221 10.5.4. Biện pháp phòng, chống cháy 228 10.5.5. Nâng cao nhận thức trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 229 10.5.6. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 230 10.5.7. Lập bản sao bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ 236 10.5.8. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ 236 Chương 11: Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 11.1. Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 239 12
11.1.1. Khái niệm 239 11.1.2. Mục đích 239 11.1.3. Ý nghĩa 240 11.2. Quyền, nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ 240 11.3. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 241 11.3.1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ 242 11.3.2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử 246 11.3.3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ 248 11.3.4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. 250 11.3.5. Sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo 253 11.3.6. Công bố tài liệu lưu trữ 254 11.4. Quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 256 MỘT SỐ PHỤ LỤC Phụ lục 01 260 Phụ lục 02 286 Phụ lục 03 301 Phụ lục 04 326 Phụ lục 05 343 Phụ lục 06 374 Phụ lục 07 386 Phụ lục 08 387 13
14
Phần A NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG 15
Chương 1: TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” - một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ, lưu trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ. Hiện nay tồn tại ba trường phái cơ bản có quan niệm khác nhau về thuật ngữ này. Trường phái thứ nhất: Trường phái đã định nghĩa về tài liệu lưu trữ căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành. Định nghĩa do trường phái này đề xuất được Hội đồng Lưu trữ Quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp. Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (nghĩa thứ nhất), “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. Trường phái thứ hai: Trường phái đã định nghĩa tài liệu lưu trữ căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu. Trường phái này do các nước Châu Âu đại diện, coi tài liệu lưu trữ là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”. Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa được nêu trong cuốn “Thực tiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm 1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”. 16
Trường phái thứ ba: Trường phái định nghĩa về khái niệm tài liệu lưu trữ thiên về nơi bảo quản. Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước xã hội chủ nghĩa trước đây. Định nghĩa này được trình bày chính thức trong Từ điển Thuật ngữ xuất bản năm 1982 tại Maxcơva: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ”. Tuy nhiên, trong công tác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu lưu trữ. Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004. Trong Luật này tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước” (Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004). Ngoài ba trường phái tiêu biểu nêu trên còn có trường phái dung hòa giữa ba trường phái. Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa ba trường phái trên. Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về tài liệu lưu trữ đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trị của tài liệu và nơi bảo quản. Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về tài liệu lưu trữ được đưa vào Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội”. Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX. Đến nay, định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới. Điểm mới này được thể hiện trong định nghĩa nêu tại khoản 3. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, 17
bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như trong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là: các định nghĩa kể trên, mặc dù có sự khác nhau nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này. Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo qui định hợp pháp”; thứ hai, phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu. Như vậy định nghĩa về tài liệu được nêu tại khoản 3. Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong giáo trình này.“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. 1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Trong quá trình phân tích để thống nhất định nghĩa khái niệm “Tài liệu lưu trữ”, đã nêu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ, trong đó có các đặc điểm cơ bản sau đây: - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị cần tiếp tục bảo quản. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của một nhà nước, một cơ quan hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá trình vận động không ngừng của tự nhiên và xã hội đã xảy ra trong quá khứ, gọi chung là chứa đựng thông tin tài liệu hồi cố hay còn gọi là thông tin tài liệu quá khứ. Ở đây cần lưu ý rằng rất khó xác định thời điểm để phân biệt giữa thông tin hiện hành và thông tin hồi cố. Tuy nhiên, xuất phát từ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thể xác định một cách tương đối về thời điểm để phân biệt giữa thông tin hiện hành và thông tin hồi cố. Thời điểm để phân biệt giữa hai loại thông 18
tin này trong công tác văn thư và công tác lưu trữ được qui ước là thời điểm văn bản, tài liệu đã kết thúc giai đoạn văn thư kế tiếp được chuyển sang giai đoạn lưu trữ. Trong lý luận và thực tiễn công tác văn thư và công tác lưu trữ Việt Nam, giai đoạn lưu trữ được phân thành Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Chính vì vậy đã có sự khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là tài liệu vừa có giá trị lịch sử và vừa có cả giá trị bán hiện hành. - Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, tài liệu. Để được gọi là bản chính, bản gốc hoặc bản sao, văn bản phải đảm bảo các yêu cầu theo luật định về thể thức và hình thức trình bày. Hơn nữa, trong quá trình giải quyết văn bản, văn bản còn có thể có thêm những đặc điểm khác, ví dụ, ngoài các thể thức theo qui định như: chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra, văn bản có thể có thêm bút phê, các ghi chú... của người có thẩm quyền trong quá trình xử lý. Trong thực tiễn, người ta gọi chúng là những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc. - Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ: Chúng là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, là những tài liệu gốc - những văn bản hình thành do chính hoạt động của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình thực thi những chức năng, nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp qui định. Do đặc điểm này mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh và bí mật đời tư, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không thể thay thế được, không thể làm lại được và có thể gây nên những tổn thất khó lường. Bởi vậy, chúng cần được bảo quản theo qui định và việc nghiên cứu và sử dụng chúng cũng phải tuân theo những điều khoản do luật pháp qui định. Tài liệu lưu trữ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện. Do đặc điểm này, mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về nhiều phương diện khác nhau, được quan tâm, trân trọng và bảo quản vẹn toàn để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và vào các mục đích khác. - Tài liệu lưu trữ được nhà nước quản lý tập trung thống nhất: Tài liệu lưu trữ do có những đặc điểm nêu trên cho nên chúng được 19
quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ là đối tượng thuộc diện được nhà nước thống kê, được thu thập, bảo quản và sử dụng theo một chế độ thống nhất do luật định. Ví dụ, tài liệu lưu trữ, tùy theo mức độ giá trị của chúng, sẽ được bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ cấp tỉnh hoặc tại các lưu trữ cấp huyện và cấp xã đều thuộc diện thống kê nhà nước. Nghĩa là chúng được bảo quản trong một hệ thống lưu trữ thống nhất. Các chế độ nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất. Những chế độ đó được qui định bởi một hệ thống các cơ quan quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương trong toàn quốc. 1.3. Các loại tài liệu lưu trữ Căn cứ vào đặc điểm ghi tin của tài liệu, chất liệu thể hiện của tài liệu... các nhà lưu trữ phân chia tài liệu lưu trữ thành các loại như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - công nghệ (bao gồm cả tài liệu kỹ thuật, chuyên môn đặc thù), tài liệu văn học - nghệ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, ghi hình (gọi chung là tài liệu nghe - nhìn) và tài liệu lưu trữ điện tử. Theo hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ có thể phân thành tài liệu lưu trữ công và tài liệu lưu trữ thuộc các hình thức sở hữu khác nhau, gọi chung là tài liệu lưu trữ tư. - Tài liệu lưu trữ hành chính: Là loại tài liệu phổ biến nhất, phản ánh hoạt động quản lý, chủ yếu là của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác để quản lý các lĩnh vực khác nhau của xã hội theo chức năng, nhiệm vụ được luật pháp qui định. Trước đây và hiện nay, mặc dù công nghệ thông tin được áp dụng rộng rãi vào các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội bao gồm cả quản lý nhà nước. Trong thực tiễn công tác văn thư và công tác lưu trữ ở nước ta, tài liệu quản lý (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật) vẫn được gọi chung là tài liệu hành chính.Theo xu thế hiện đại, tài liệu hành chính được chuẩn xác hóa về nội hàm sẽ không bao hàm trong nó tài liệu quy phạm pháp luật, 20