Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:241

Thêm vào BST

Báo xấu

87
lượt xem 34
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình "Quản trị logistics kinh doanh" nhằm trang bị các kiến thức cơ bản nhất về xác định chiến lược, xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát các hoạt động logistics một cách hệ thống tại doanh nghiệp, đồng thời giúp các nhà quản trị ứng dụng linh hoạt các hoạt động này vào các điều kiện thị trường và môi trường kinh doanh nhiều thay đổi và biến động. Giáo trình được kết cấu thành 9 chương và chia làm 2 phần, phần 2 trình bày những nội dung về: quản lý dự trữ và quản trị mua hàng; quản trị vận chuyển hàng hóa; quản lý kho hàng, bao bì đóng gói và logistics ngược; doanh nghiệp 3PL và ngành logistics quốc gia; logistics trong thương mại đện tử và toàn cầu hóa;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh: Phần 2

Chương 5 QUẢN LÝ DỰ TRỮ VÀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG 5.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ CÁC LOẠI HÌNH DỰ TRỮ TẠI DOANH NGHIỆP 5.1.1. Khái niệm, chức năng dự trữ hàng hóa Trong mọi nền kinh tế, luôn tồn tại sự gián đoạn về không gian và thời gian, sự khác biệt về mặt hàng giữa khu vực sản xuất và khu vực tiêu dùng. Do đó sản phẩm sau khi sản xuất ra không thể tiêu dùng hoặc tiêu thụ ngay, cần phải trải qua một quá trình tích lũy nhằm xóa đi những sự cách biệt này. Bên cạnh đó để phòng ngừa các hiểm họa về thiên tai do điều kiện địa lý, tự nhiên và khí hậu thất thường, các nguy cơ chiến tranh, bệnh dịch.. có thể xẩy ra. Con người cần tích lũy một lượng hàng hóa nhất định để khắc phục những mất cân đối lớn khi đối mặt với những rủi ro này. Tất cả các sản phẩm, hàng hóa được duy trì trong trạng thái trên đây được gọi là hàng hóa dự trữ và hoạt động chủ động tích luỹ hàng hóa để làm điều kiện cho kinh doanh và tiêu dùng được gọi là dự trữ hàng hóa Tại doanh nghiệp, cần thiết phải tập trung một lượng sản phẩm nhất định nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đầy đủ và nhanh chóng nhờ đó cải thiện dịch vụ khách hàng. Tập trung một lượng nguyên liệu nhất định trong kho giúp duy trì sản xuất ổn định, phân phối hàng hóa liên tục, giảm thiểu sự gián đoạn, giảm chi phí và tạo năng suất cao trước những biến động không thể lường trước của thị trường. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm trong mua vì có được lợi thế giảm giá với các đơn hàng quy mô lớn hoặc nhờ mua trước thời vụ. Giúp tăng qui mô lô hàng vận chuyển và đảm bảo vận chuyển tập trung với chi phí thấp. Như vậy, việc chủ động hình thành thành một khối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu tập trung ở các vị trí và thời điểm nhất định nhằm thỏa mãn yêu cầu cung ứng của sản xuất và tiêu dùng đều được coi là dự trữ. Do đó có thể hiểu: 212
Dự trữ hàng hóa là sự tích lũy và ngưng đọng vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hóa tại bất kỳ vị trí nào trong hệ thống logistics nhằm đáp ứng nhu cầu của sản xuất và phân phối tại doanh nghiệp. Có thể thấy dự trữ có mặt ở hầu hết các khâu sản xuất, bán buôn, bán lẻ, trong quá trình vận chuyển, tại nhà kho của các doanh nghiệp logistics, các nhà ga, bến cảng và đầu mối giao thông. Nhờ đó, dự trữ hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng hoạt động và duy trì tiêu dùng đều đặn. Các chức năng cơ bản của dự trữ tại doanh nghiệp chuỗi cung ứng bao gồm: Cho phép đạt được mức sản lượng kinh tế trong sản xuất và phân phối: Việc dự trữ đòi hỏi một doanh nghiệp phải tìm ra sản lượng kinh tế trong sản xuất, mua hàng và vận tải. Thí dụ: Việc dự trữ nguyên liệu thô là cần thiết khi nhà sản xuất mua chúng với số lượng lớn ở mức cho phép làm giảm chi phí trên đơn vị sản phẩm. Việc mua số lượng lớn này cũng làm giảm chi phí vận chuyển bình quân trên đơn vị. Khi doanh nghiệp đặt hàng tại các nhà cung cấp ở cùng một khu vực thì họ có thể phối hợp các đơn hàng nhỏ thành lớn hơn để vận chuyển và làm phát sinh yêu cầu dự trữ. Do đó nếu quản lý tốt mức dự trữ sẽ cho phép doanh nghiệp đạt được mức sản lượng kinh tế trong hoạt động sản xuất hoặc phân phối của mình. Cân bằng cung cầu: Giữa nhu cầu và khả năng cung cấp thường có sự chênh lệch. Tại một doanh nghiệp, nhu cầu tiêu thụ có thể đều đặn quanh năm nhưng nguồn cung ứng đầu vào lại có tính thời vụ đòi hỏi phải dự trữ nguyên liệu cho sản xuất hoặc hàng hóa cho bán ra. Ngược lại việc bán sản phẩm ra thị trường có tính thời vụ nhưng sản xuất lại phải duy trì quanh năm, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải dự trữ các thành phẩm để điều hòa sự chênh lệch này. Cho phép tạo sự chuyên môn hóa trong lĩnh vực sản xuất: Chuyên môn hóa là quy luật tất yếu của các nền sản xuất lớn do khả năng tạo ra năng suất lao động cao. Tuy nhiên tiêu dùng lại đòi hỏi các sản phẩm nhỏ, lẻ, đa dạng và có khả năng thích ứng cao với nhu cầu. Dự trữ sẽ giúp chuyển hóa các mặt hàng sản xuất thành các mặt hàng tiêu dùng phù hợp. Vì vậy, dự trữ cho phép tạo sự chuyên môn hóa trong lĩnh vực sản xuất 213
nhờ việc tổ chức và phối hợp các sản phẩm chuyên môn hóa tại nhà kho phân phối để đáp ứng nhu cầu về tính đa dạng của hàng hóa của thị trường. Chống lại những thay đổi bất thường. Doanh nghiệp luôn hoạt động trong môi trường biến động, việc gia tăng đột biến về nhu cầu với một doanh nghiệp là hiện tượng dễ xẩy ra. Bên cạnh đó, cung ứng đầu vào cho các doanh nghiệp cũng không thể luôn chính xác do những tác động từ môi trường bên ngoài. Dự trữ góp phần chống lại những sự thay đổi bất thường từ bên ngoài. Dự trữ nguyên liệu thô để hỗ trợ cho quá trình sản xuất thường gặp khi các nhà quản trị tiến hành việc mua đầu cơ để chống khuynh hướng tăng giá đột ngột trong tương lai, cung ứng chậm trễ hay đình công bất thường. Dự trữ trong sản xuất là để duy trì sự vận hành ổn định của nhà máy còn dự trữ thành phẩm lại rất có ý nghĩa trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng cho doanh nghiệp. 5.1.2. Các loại hình dự trữ của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng Dự trữ tại doanh nghiệp có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau. Dưới đây là một số tiêu thức chủ yếu để phân loại dự trữ trong hoạt động logistics: a) Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng Logistics là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau, được tổ chức một cách khoa học và hệ thống, nhằm di chuyển hàng hóa từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với mục tiêu cuối cùng là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng. Để đảm bảo cho quá trình logistics diễn ra liên tục thì dự trữ sẽ tồn tại trên suốt dây chuyền cung ứng, ở tất cả các khâu (Hình 5.1). Hình 5.1 Các loại hình dự trữ phân theo vị trí trong chuỗi cung ứng Hình 5.1 cho thấy, để thực hiện quá trình logistics liên tục cần có nhiều loại dự trữ. Trước tiên là nhà cung cấp muốn đảm bảo có đủ nguyên vật liệu 214
để cung ứng theo đơn đặt hàng của người sản xuất thì cần có dự trữ của nhà cung cấp. Khi nguyên vật liệu được giao cho người sản xuất, chúng được nhập kho dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đó là dự trữ nguyên vật liệu. Trong suốt quá trình sản xuất, nguyên vật liệu kết hợp với các yếu tố khác như: máy móc, sức lao động... dần biến thành sản phẩm. Để quá trình sản xuất không gián đoạn, trong mỗi công đoạn của quá trình sản xuất cần có dự trữ bán thành phẩm. Thành phẩm sau khi sản xuất ra được dự trữ tại kho thành phẩm của nhà máy, chờ đến khi đủ quy mô và có yêu cầu thực tế mới tiếp tục xuất đi, phần dự trữ này là dự trữ thành phẩm tại kho của nhà sản xuất. Trong quá trình phân phối, hàng hóa có thể sẽ được dự trữ tại các trung tâm phân phối khu vực, tại kho của các nhà buôn... gọi là dự trữ sản phẩm trong phân phối. Tại khâu bán lẻ, nhà bán lẻ sẽ tổ chức dự trữ hàng hóa tại các kho, cửa hàng để cung ứng tốt nhất cho khách hàng. Khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cung, trong phần lớn các trường hợp họ tiếp tục tổ chức dự trữ để đáp ứng tối ưu cho nhu cầu cá nhân và hộ gia đình, đây chính là dự trữ tiêu dùng. Xét theo chiều vận động của dòng vật chất, có hai dòng trái chiều nhau. Chiều thuận, tính theo hướng từ người cung cấp nguyên vật liệu cho đến người tiêu dùng sản phẩm cuối cùng, ở mỗi khâu của quá trình đều Hình 5.2. Vị trí dự trữ trong chuỗi cung ứng khép kín 215
cần dự trữ để đảm bảo cho quá trình liên tục và hiệu quả. Thực tế cho thấy, ở mỗi khâu trong quá trình logistics có thể xuất hiện những sản phẩm không đạt yêu cầu cần phải hoàn trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, đòi hỏi phải tái chế, thu hồi. Từ đó dẫn đến nhu cầu phải tổ chức quá trình logistics ngược và ở mỗi khâu cũng sẽ hình thành dự trữ với các đối tượng thu hồi này. Cũng nhìn nhận theo dòng vận động của hàng hóa trong hệ thống logistics, còn có thể chia dự trữ làm hai loại: Dự trữ tại các cơ sở logistics và dự trữ trên đường vận chuyển. Dự trữ tại các cơ sở logistics, bao gồm dự trữ trong kho nguyên vật liệu, phụ tùng, linh kiện (gọi chung là kho vật tư); Dự trữ trong các kho bán thành phẩm của các tổ, đội, phân xưởng sản xuất; Dự trữ trong kho thành phẩm của nhà sản xuất; Dự trữ trong kho trung tâm phân phối, kho của các nhà bán buôn, bán lẻ; Dự trữ tại các cửa hàng bán lẻ. Lượng dự trữ này đảm bảo cho sản xuất và phân phối được liên tục, đáp ứng yêu cầu kinh doanh của các nhà sản xuất, bán buôn, bán lẻ, và thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Dự trữ hàng hóa trên đường vận chuyển: là dự trữ hàng hóa đang trong quá trình vận động giữa các điểm nút của dây chuyền cung ứng. Thời gian vận chuyển trên đường bao gồm: Thời gian hàng hóa được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, thời gian bốc dỡ, chuyển tải... b) Phân theo giới hạn của dự trữ: có các loại dự trữ: + Dự trữ tối đa: Là mức dự trữ sản phẩm lớn nhất cho phép công ty kinh doanh có hiệu quả. Nếu vượt quá mức dự trữ tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa bị ứ đọng, vòng quay vốn chậm, kinh doanh không hiệu quả. + Dự trữ tối thiểu: Là mức dự trữ sản phẩm thấp nhất đủ để công ty hoạt động liên tục. Nếu dự trữ dưới mức này sẽ không đủ nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất hoặc không đủ hàng cung cấp cho khách hàng, làm gián đoạn quá trình sản xuất và cung ứng. + Dự trữ bình quân: Là mức dự trữ sản phẩm bình quân của công ty trong một kỳ xác định (Thường là một năm). Dự trữ bình quân được tính bằng công thức: 216
Dự trữ bình quân Mức DT ở những thời điểm quan sát Thời điểm quan sát mức dự trữ c) Phân theo các yếu tố cấu thành dự trữ doanh nghiệp + Dự trữ chu kỳ: là dự trữ để đảm bảo cho việc tiêu thụ sản phẩm (sản xuất hoặc bán hàng) được tiến hành liên tục giữa hai kỳ nhập hàng kế tiếp nhau. Dự trữ chu kỳ được xác định bằng công thức: Trong đó: Dck: Dự trữ chu kỳ = Qui mô lô hàng nhập (Qn) m: mức bán/ tiêu thụ sản phẩm bình quân 1 ngày đêm. tdh: thời gian của một chu kỳ dự trữ (ngày) Như vậy dự trữ chu kỳ phụ thuộc vào cường độ tiêu thụ sản phẩm và độ dài chu kỳ dự trữ. Khi những yếu tố này thay đổi thì dự trữ chu kỳ sẽ thay đổi theo. Trong trường hợp chỉ có dự trữ chu kỳ, dự trữ trung bình bằng 1/2 qui mô lô hàng nhập: + Dự trữ an toàn: Là lượng dự trữ chống lại những biến động bất thường do sự gia tăng đột xuất của nhu cầu tiêu dùng hoặc kéo dài của chu kỳ đặt hàng. Dự trữ chu kỳ chỉ có thể đảm bảo cho quá trình tiêu thụ sản phẩm được liên tục khi lượng cầu (m) và thời gian cung ứng hay chu kỳ đặt hàng (tdh) không đổi. Một khi m hoặc tdh hoặc cả hai yếu tố này thay đổi, dự trữ chu kỳ không thể đảm bảo cho quá trình diễn ra liên tục, mà cần có lượng hàng hóa dự phòng, hay dự trữ an toàn còn gọi là dự trữ bảo hiểm. Dự trữ an toàn được tính theo công thức sau: Ds: Dự trữ an toàn Ds = δ.z δ: Độ lệch tiêu chuẩn chung z: Hệ số tương ứng với xác suất có sẵn sản phẩm để tiêu thụ (tra bảng) Trong trường hợp doanh nghiệp phải có dự trữ an toàn, dự trữ trung bình sẽ là: 217
+ Dự trữ trên đường: Dự trữ hàng hóa trên đường được xem là một bộ phận cấu thành nên dự trữ trung bình, nó bao gồm: dự trữ hàng hoá được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, trong quá trình xếp dỡ, chuyển tải, lưu kho tại các đơn vị vận tải. Dự trữ trên đường phụ thuộc vào thời gian sản phẩm nằm trên đường và cường độ tiêu thụ hàng hóa. Dự trữ trên đường được tính theo công thức sau: Dự trữ sản phẩm trên đường Mức tiêu thụ sản phẩm bình quân một ngày Thời gian trung bình sản phẩm trên đường Nếu doanh nghiệp có dự trữ trên đường thì dự trữ trung bình sẽ là: d) Phân loại theo mục đích của dự trữ + Dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên nhằm đảm bảo thỏa mãn nhu cầu hàng ngày. Dự trữ thường xuyên phụ thuộc vào cường độ và sự biến đổi của nhu cầu và khoảng thời gian giữa 2 thời kỳ nhập hàng. Dự trữ thường xuyên bao gồm dự trữ chu kỳ và dự trữ an toàn + Dự trữ thời vụ: Có những loại hàng hoá tiêu thụ quanh năm, nhưng sản xuất có tính thời vụ như nông sản. Ngược lại có những sản phẩm chỉ tiêu dùng theo mùa vụ nhưng có thể sản xuất quanh năm như quần áo thời trang. Ở xứ lạnh người ta dự trữ rau để phục vụ cho mùa đông; các công ty thiết bị trường học dự trữ sách, vở, dụng cụ học sinh để phục vụ cho ngày khai trường. Để đáp ứng những nhu cầu trên thì cần dự trữ hàng hóa theo mùa vụ. + Dự trữ đầu cơ tích trữ: là lượng tồn trữ không nhằm đáp ứng nhu cầu dự báo từ khách hàng, mà để phong tỏa giá và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dạng dự trữ này xuất hiện khi doanh nghiệp mua một số hàng khá lớn để hưởng chênh lệch giá trong tình thế dự báo giá hàng tăng hoặc loại hàng đó sẽ trở nên khan hiếm trong tương lai. Đây là loại dự trữ không được khuyến khích. 218
+ Dự trữ do hàng ứ đọng (dead stock), dạng dự trữ này tồn tại là một tất yếu khách quan do hàng hóa không bán hết vì bị lạc mốt, lỗi thời, quá hạn... và ứ đọng tại một số vị trí nhất định. Hiện nay, tốc độ biến đổi của nhu cầu tiêu dùng rất lớn, chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, thiệt hại do loại dự trữ này mang lại là không nhỏ. Quản trị dự trữ cần quan tâm đến các biện pháp để giảm thiểu loại dự trữ này như bán giảm giá, chuyển hàng vào các kênh mà nhu cầu ở đó vẫn phù hợp, tăng cường các biện pháp dự báo bán hàng về số lượng, cơ cấu để đảm bảo độ chính xác của hàng hóa dự trữ với nhu cầu tiêu dùng trong từng giai đoạn. Sử dụng các mô hình quản lý không dự trữ, hoặc chuyển đổi mục tiêu sử dụng. 5.2 QUẢN LÝ DỰ TRỮ (INVENTORY) TẠI DOANH NGHIỆP 5.2.1 Khái niệm và mục tiêu quản lý dự trữ Ngoại trừ những yếu tố nội tại, việc doanh nghiệp tích lũy một lượng hàng dự trữ cần thiết phải dựa trên dự báo nhu cầu của sản xuất và phân phối. Thực chất là phải lượng hóa sự biến động của các thị trường đầu vào và đầu ra để tính toán dự trữ. Tuy nhiên các dự báo này hiếm khi chính xác, do đó phát sinh các trường hợp thừa hoặc thiếu hàng hóa dự trữ so với thực tế yêu cầu. Trong trường hợp thiếu dự trữ (Out of stock), doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội bán hàng hoặc gián đoạn quy trình sản xuất.Trường hợp dư thừa (Overstock), phần hàng hóa bị ngưng đọng này sẽ làm tăng chi phí dự trữ. Quản lý dự trữ nhằm vào việc tính toán các thông số dòng hàng dự trữ để cân đối giữa sự thiếu hụt và vượt trội của lượng hàng hóa này. Quản lý dự trữ có gốc tiếng Anh - Inventory management, được hiểu là việc kiểm soát các thông số dự trữ trong doanh nghiệp để chủ động duy trì lượng hàng hóa dự trữ cần thiết đáp ứng tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu kinh doanh. Trước đây quản lý dự trữ tại doanh nghiệp chỉ quan tâm tới hai thông số cơ bản là dự trữ bao nhiêu (Tính quy mô đơn hàng Qđ) và khi nào dự trữ (Xác định điểm tái dự trữ - reorder point). Hiện nay, khi quy mô và tầm bao phủ thị trường của các doanh nghiệp ngày càng rộng với các chuỗi cung ứng kéo dài thì vấn đề dự trữ cái gì (Loại hàng hóa dự trữ) và 219
dự trữ ở đâu (Vị trí dự trữ) lại là những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt. Quản lý dự trữ đang thay đổi cả về quan điểm và phương pháp nhằm đáp ứng yêu cầu dự trữ hiệu quả với chi phí thấp. Đây là những thách thức không nhỏ với cấu trúc hệ thống logistics và trình độ quản lý của doanh nghiệp. 5.2.1.1 Mục tiêu quản lý dự trữ: Về bản chất, quản lý dự trữ tập trung vào việc tính toán các lượng hàng hóa dự trữ, xác định vị trí và thời gian dự trữ cho các nhóm mặt hàng khác nhau tại doanh nghiệp để đảm bảo tính liên tục của sản xuất kinh doanh mà không làm tăng lớn quá mức các chi phí liên quan đến dự trữ. Điều này xuất phát từ tính hai mặt của dự trữ, vừa cần thiết để đảm bảo cho vận hành kinh doanh thông suốt, vừa không được nhiều hơn mức mong muốn làm phát sinh các phí tổn không cần thiết. Do đó quản lý dự trữ nhằm vào hai mục tiêu, tạo ra mức dịch vụ tối ưu (tính sẵn sàng của hàng hóa) và giảm chi phí dự trữ hợp lý. a) Mục tiêu dịch vụ (Tính sẵn sàng của hàng hóa dự trữ).Trình độ hay mức dịch vụ dự trữ thể hiện năng lực đáp ứng về hàng hóa dự trữ mà doanh nghiệp có khả năng cung ứng cho khách hàng. Mức dịch vụ dự trữ được xác định bằng thời gian thực hiện đơn đặt hàng; hệ số thoả mãn mặt hàng, nhóm hàng và đơn đặt hàng (sản xuất, bán buôn); hệ số ổn định mặt hàng kinh doanh, hệ số thoả mãn nhu cầu mua hàng của khách (bán lẻ). Mức dịch vụ dự trữ chung được tính theo công thức sau: D: Trình độ dịch vụ (một loại sản phẩm) mt: Lượng sản phẩm không thỏa mãn yêu cầu tiêu thụ Mc: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của cả kỳ Khi khách hàng mua nhiều loại sản phẩm thì trình độ dịch vụ chung được tính: dc: Mức dịch vụ dự trữ chung cho một khách hàng di: Trình độ dịch vụ của mặt hàng i n: Số sản phẩm cung cấp Chỉ tiêu trình độ dịch vụ kế hoạch được xác định theo công thức sau: 220
d: độ lệch tiêu chuẩn chung f(z): Hàm phân phối chuẩn Q: Qui mô lô hàng nhập Để nâng cao mức dịch vụ dự trữ, có thể sử dụng giải pháp truyền thống như tăng lớn lượng hàng dự trữ nhưng điều này lại thường làm tăng chi phí dự trữ và chi phí hệ thống logistics. Do đó các giải pháp tối ưu hóa quản lý dự trữ hiện nay là tập trung vào tăng tốc độ vận chuyển sản phẩm, chọn nguồn hàng tốt hơn và quản lý thông tin hiệu quả hơn. b) Mục tiêu giảm chi phí dự trữ Có nhiều loại chi phí có liên quan đến quản lý dự trữ. Tổng chi phí dự trữ bao gồm các khoản chính là: Chi phí mua (Fm); Chi phí dự trữ (Fd); Chi phí vận chuyển (Fv); Chi phí đặt hàng (Fdh) và tính theo công thức sau: Các loại chi phí này đều liên quan đến thông số qui mô lô hàng mua vì lượng hàng mua quyết định quy mô và thời gian tồn trữ hàng hóa. Khi thay đổi qui mô lô hàng mua, các loại chi phí này biến đổi theo chiều hướng ngược chiều nhau. Do đó, trong quản lý dự trữ, phải xác định qui mô lô hàng sao cho tổng chi phí liên quan đến dự trữ đạt giá trị nhỏ nhất hay: Chi phí dự trữ trong một thời kỳ phụ thuộc vào chi phí bình quân đảm bảo một đơn vị dự trữ và qui mô dự trữ trung bình: : Chi phí bình quân cho một đơn vị dự trữ D: Dự trữ bình quân kd: Tỷ lệ chi phí /giá trị sản phẩm cho một đơn vị sản phẩm p: Giá trị của một ssơn vị sản phẩm Q: Qui mô lô hàng Db: Dự trữ bảo hiểm 221
Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ là % của tỷ số chi phí đảm bảo dự trữ /giá trị trung bình của dự trữ. Cấu thành chi phí đảm bảo dự trữ thể hiện trong hình 5.3, bao gồm các loại cơ bản sau Chi phí đảm bảo dự trữ Hình 5.3. Cấu thành chi phí đảm bảo dự trữ (Douglas Lambert và ctg, 1998, tr.154) Chi phí vốn: chi phí bằng tiền do đầu tư vốn cho dự trữ, và thuộc vào chi phí cơ hội. Chi phí vốn phụ thuộc vào giá trị dự trữ trung bình, thời gian hạch toán và suất thu hồi vốn đầu tư. Thông thường trên thị trường tiền tệ, tỷ lệ chi phí vốn được tính theo lãi suất tiền vay ngân hàng. Tỷ lệ chi phí vốn trung bình là 15%, dao động từ 8-40%. Chi phí kho bãi: thường gọi là chi phí bảo quản sản phẩm dự trữ ở kho. Trung bình chi phí này là 2%, dao động từ 0-4%. Hao mòn vô hình: giá trị hàng hóa dự trữ giảm xuống do không còn phù hợp với thị trường mặc dù vẫn còn nguyên giá trị sử dụng. Chi phí này thể hiện qua tỷ lệ % giảm giá bán, thường có mức dao động từ 0,5 - 2%. 222
Chi phí bảo hiểm: là chi phí đề phòng rủi ro theo thời gian. Chi phí bảo hiểm tuỳ thuộc vào giá trị sản phẩm và tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật. Chi phí này trung bình 0,05%, dao động từ 0 - 2%. Chi phí về thuế cho hàng hóa dự trữ: liên quan đến vị trí, địa phương, coi loại hàng hóa dự trữ là tài sản và bị đánh thuế. Hai mục tiêu chi phí và dịch vụ trên đây có mối quan hệ đánh đổi, nếu dự trữ đòi hỏi mức dịch vụ khách hàng cao thường kéo theo các chi phí dự trữ lớn và ngược lại. Do đó cần xem xét để đặt ra mức độ ưu tiên. Việc phân loại các nhóm hàng hóa dự trữ theo tầm quan trọng hoặc mức độ rủi ro sẽ cho phép đặt ra các ưu tiên thích hợp. 5.2.1.2. Một số chỉ tiêu đánh giá quản lý dự trữ a) Chỉ tiêu về mức chất lượng dự trữ: Hệ số thực hiện đơn đặt hàng Chỉ tiêu trình độ dịch vụ khách hàng b) Chỉ tiêu kinh tế Các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn đầu tư dự trữ: 223
c) Chỉ tiêu chi phí dự trữ: 5.2.2. Chiến lược hàng hóa dự trữ (Category management) Chiến lược hàng hóa dự trữ là những mục tiêu và định hướng cơ bản về cách thức dự trữ cho các nhóm mặt hàng được đưa vào dự trữ tại doanh nghiệp. Chiến lược hàng hóa dự trữ trả lời cho câu hỏi, doanh nghiệp dự trữ cái gì? Đây là điều mà các doanh nghiệp cần nắm rõ khi các nguồn lực dành cho dự trữ là hữu hạn. Dưới đây là hai ứng dụng phổ biến để phân biệt tầm quan trọng của các nhóm hàng dự trữ và đề xuất các ưu tiên chiến lược khác nhau. a) Phương pháp phân loại ABC Dựa trên quan điểm, các loại hàng hóa khác nhau có tầm quan trọng khác nhau trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quy tắc phân loại hàng hóa ABC giúp phân chia hàng hóa dự trữ theo tầm quan trọng của chúng từ đó có các chính sách quản lý phù hợp. Cách phân loại này vận dụng nguyên lý Pareto5, còn gọi là qui luật 80/20, được áp dụng phổ biến trong sắp xếp các nhóm đối tượng có tầm quan trọng khác nhau trong một tổng thể các hiện tượng kinh tế và đời sống xã hội. Trong quản lý dự trữ, qui tắc này ứng dụng để chia toàn bộ hàng hóa dự trữ tại doanh nghiệp thành 03 nhóm: Nhóm sản phẩm A có tỷ trọng mặt hàng dự trữ (hoặc tỷ trọng khách hàng, đơn đặt hàng, người cung ứng) thấp (20%), nhưng có tỷ trọng doanh số cao (80%). Nhóm B có tỷ trọng mặt hàng dự trữ cao hơn (30%), nhưng tỷ trọng doanh số thấp hơn (15%). Nhóm hàng C có tỷ trọng mặt hàng dự trữ cao nhất (50%), nhưng tỷ trọng doanh số thấp nhất (5%). Cách phân loại này tiến hành như sau: - Lập bảng phân loại sản phẩm theo mẫu, bảng 5.1. ___________________ 5 Vilfredo Pareto - Nhà kinh tế học Italia phát minh qui tắc này năm 1906 224
Bảng 5.1. Phân nhóm sản phẩm theo qui tắc Pareto Tên hoặc Doanh Tỷ trọng Tỷ trọng Phân loại Tỷ trọng Số ký hiệu thu của doanh mặt hàng theo doanh T.T sản từng loại thu cộng cộng dồn nhóm thu (%) phẩm sản phẩm dồn (%) (%) A,B,C 1 max max 2 A 3 80 20 ... B 95 50 C n 100 100 Cộng 100 Chú ý: Tỷ trọng mặt hàng cộng dồn: - Sắp xếp sản phẩm theo thứ tự từ doanh số cao đến thấp trên bảng phân loại. Sau đó, tính tỷ trọng doanh số của từng mặt hàng và điền vào bảng. - Tính tỷ trọng cộng dồn (tần suất tích luỹ) doanh số và mặt hàng theo từng mặt hàng. - Tiến hành phân nhóm hàng hoá căn cứ vào kết quả tính toán và qui tắc phân loại. Trên cơ sở kết quả phân loại, cần có các chính sách dự trữ khác nhau cho các nhóm hàng: Nhóm A là quan trọng nhất, do đó mục tiêu dịch vụ dự trữ cao nhất, thường có trình độ dịch vụ khách hàng bằng 1 (d=1), sử dụng mô hình kiểm tra dự trữ thường xuyên để theo dõi chặt chẽ sự biến động của nhu cầu và bổ xung dự trữ kịp thời. Nhóm B là nhóm có các chính sách dự trữ ở mức trung bình. Nhóm C không cần phải đặt mức độ dịch vụ dự trữ cao và có thể sử dụng mô hình kiểm tra dự trữ định kỳ. b) Phương pháp phân tích giá trị - rủi ro các nhóm hàng dự trữ. Cách phân loại hàng hóa dự trữ này tiếp cận theo giá trị và mức rủi 225
ro của mặt hàng dự trữ (còn gọi là kỹ thuật góc phần tư - Quadant technique). Theo cách phân loại này, giá trị của mặt hàng dự trữ sẽ là giá trị mang lại lợi nhuận, còn rủi ro thì ảnh hưởng tiêu cực lên tính sẵn có của sản phẩm. Hình 5.4. Phân loại hàng hóa dự trữ theo kỹ thuật Quadant (John Joseph Coyle, 2006, tr.123) Sau khi xếp các mặt hàng dự trữ vào vị trí thích hợp trong các nhóm trên. Các mặt hàng quan trọng sẽ được quản lý sát sao, theo dõi chặt chẽ để đảm bảo luôn có đủ cho cung ứng, tận dụng các cơ hội tốt cho doanh nghiệp. Các mặt hàng phổ biến có thể quan tâm ít hơn. Hai nhóm còn lại cần có những quan tâm đặc biệt vì yếu tố giá trị cao của nhóm hàng tiện dụng và mức độ rủi ro cao của nhóm hàng đặc biệt có thể tác động lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. 5.2.3 Chiến lược hình thành dự trữ Dự trữ của các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng phụ thuộc vào cơ chế vận hành và điều tiết hàng hóa của chuỗi cung ứng là đẩy hay kéo. Mặt khác, tùy vào tương quan cung cầu của thị trường đầu vào và đầu ra mà doanh nghiệp lựa chọn các chiến lược dự trữ khác nhau. Theo đó cũng có hai hướng chiến lược hình thành các mức dự trữ là chiến lược đẩy và chiến lược kéo, liên quan đến việc xác định lưu lượng các dòng hàng hóa di chuyển qua doanh nghiệp theo hệ thống cung ứng kiểu đẩy hay kéo. 226
5.2.3.1 Chiến lược dự trữ đẩy: Hệ thống dự trữ đẩy dự trữ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu dự đoán trong tương lai (gọi là kiểu proactive). Điển hình dự trữ đẩy được sử dụng khi lợi thế quy mô sản xuất hay mua hàng cao hơn lợi ích của việc duy trì mức dự trữ thấp nhất. Trong mô hình này kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên việc dự báo và ước lượng nhu cầu sản phẩm để hình thành lượng dự trữ, nên còn gọi là mô hình “ built to stock”. Thích hợp với các doanh nghiệp đứng phía đầu các chuỗi cung cấp (Upstream) hay các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp ổn định và có thể dự đoán chính xác. Lợi ích lớn nhất của hệ thống đẩy là giảm chi phí vận chuyển, nhờ vào việc đặt các đơn hàng lớn hơn, số lượng lô hàng đặt ít hơn. Nếu dự báo nhu cầu chính xác và phân phối hàng hóa ra nước ngoài, nơi có sẵn phương tiện vận chuyển thì đây có thể là một lựa chọn thông minh vì vừa có thể giữ cho người tiêu dùng hài lòng vừa đơn giản hóa quá trình vận chuyển. Tuy nhiên nếu dự báo không chính xác có thể gây nên tình trạng thừa thiếu không mong muốn, gia tăng nhu cầu về không gian nhà kho. Chiến lược này áp dụng khi quyết định về mỗi loại hàng hóa dự trữ là riêng biệt, thời điểm và độ lớn của lượng hàng đặt mua không nhất thiết phải phù hợp với quy mô của hàng hóa sản xuất, với khối lượng mua hợp lý hay lượng đặt hàng tối thiểu. Doanh nghiệp sẽ chọn việc phân bổ khối lượng mua hàng bổ sung dự trữ dựa vào nhu cầu dự trữ dự kiến tại mỗi điểm trữ hàng theo khả năng chứa hàng có sẵn và một số tiêu chuẩn khác. Mức dự trữ được đặt chung cho toàn bộ mạng lưới các điểm dự trữ. Hệ thống đẩy có nhiều mô hình tính toán dự trữ khác nhau tùy thuộc yêu cầu và tình thế của môi trường. Dưới đây là hai mô hình phổ biến. a) Mô hình phân phối dự trữ vượt yêu cầu theo tỷ lệ nhu cầu dự báo Bước 1: Xác định nhu cầu của thời kỳ kinh doanh cho từng cơ sở logistics (kho). Bước 2: Xác định số lượng hàng hoá dự trữ hiện có ở mỗi cơ sở logistics. Bước 3: Xác định xác suất có hàng cần thiết ở mỗi kho. 227
Bước 4: Xác định tổng lượng hàng hoá cần thiết ở mỗi cơ sở logistics trên cơ sở lượng hàng hoá dự báo cộng với lượng hàng hoá dự trữ bảo hiểm. Bước 5: Xác định lượng hàng hoá bổ sung dự trữ. Tính bằng chênh lệch giữa tổng lượng hàng hoá cần thiết và dự trữ hàng hoá hiện có. Bước 6: Xác định số lượng hàng hoá phân phối vượt quá yêu cầu cho từng điểm dự trữ theo tỷ lệ nhu cầu trung bình theo dự báo. Bước 7: Xác định số lượng hàng hoá phân phối cho từng điềm dự trữ bằng cách cộng lượng hàng hoá bổ sung dự trữ (bước5) với lượng hàng hoá phân phối vượt quá yêu cầu (bước 6). Ví dụ: Một công ty nông sản dự tính mua 125.000 Tấn hàng hoá và sau đó đưa vào dự trữ ở 3 kho phân phối. Công ty phải xây dựng phương án phân phối lượng hàng hoá này cho 3 kho như thế nào đó cho hợp lý. Những dữ liệu báo cáo ở 3 kho thể hiện trong bảng 5.2 Bảng 5.2. Các dữ liệu báo cáo ở 3 kho Dự trữ hiện Xác suất đảm Nhu cầu theo Sai số dự báo Kho có bảo dự dự báo (T) (T) (T) trữ(%) 1 5.000 10.000 2.000 90 2 15.000 50.000 1.500 95 3 30.000 70.000 20.000 90 Xác định tổng lượng hàng hoá cần thiết ở từng cơ sở = Dự báo + (Z.sai số dự báo) Z: Chỉ số độ lệch tiêu chuẩn tương ứng với xác suất đảm bảo dự trữ hàng hoá bằng cách tra bảng phân phối chuẩn. Chẳng hạn, với xác suất đảm bảo dự trữ Pr = 90%, thì Z = 1,28. Tổng lượng hàng phân phối vượt quá yêu cầu: 14.365 = 125.000 - 110.635. Tỷ lệ phân phối hàng vượt quá yêu cầu: 10.000/50.000/70.000. Kết quả tính toán được thể hiện ở Bảng 5.3 228
Bảng 5.3. Kết quả các phương án phân phối cho 3 kho Lượng Tổng lượng Lượng Tổng lượng Dự trữ hàng bổ Kho cần thiết hàng vượt phân phối hiện có (2) sung (1) yêu cầu (4) (5)=(3)+(4) (3)=(1)-(2) 1 12.560 5.000 7.560 1.105 8.665 2 52.475 15.000 37.475 5.525 43.000 3 95.600 30.000 65.600 7.735 73.335 160.635 110.635 14.365 125.000 b) Mô hình bổ sung sản phẩm dự trữ theo ngày dự trữ chung Đây là phương pháp đơn giản trên cơ sở phân phối cho mỗi cơ sở logistics trực thuộc một “tỷ lệ hợp lý” hàng hoá dự trữ từ cùng một nguồn tập trung (như tổng kho). Các bước tiến hành theo phương pháp này như sau: Bước 1: Xác định tổng lượng hàng hoá hiện có tại nguồn tập trung, lượng hàng hoá cần dự trữ ở ở nguồn tập trung và lượng hàng hoá cần phân phối cho các cơ sở logistics trực thuộc. Bước 2: Xác định lượng hàng hoá dự trữ hiện có và mức tiêu thụ hàng hoá bình quân hàng ngày ở từng cơ sở logistics trực thuộc. Bước 3: Xác định số ngày dự trữ chung của cả hệ thống theo công thức sau: nd - Số ngày dự trữ chung của cả hệ thống Qt - Tổng lượng hàng phân phối từ nguồn tập trung Di - Số lượng hàng hiện có ở từng cơ sở logistics mi - Mức tiêu thụ hàng trung bình một ngày Bước 4: Xác định số lượng hàng hoá phân phối cho mỗi cơ sở logistics theo công thức sau: Ví dụ: Một tổng kho xây dựng phương án phân phối hàng hoá cho các kho khu vực trên cơ sở các số liệu trình bày ở bảng 5.4 229
Bảng 5.4. Các số liệu tổng kho và các nhà kho Đơn vị Dự trữ hiện có Mức tiêu thụ b.q một ngày Tổng kho 600 đv ------ Kho 1 50 đv 10 đv Kho 2 100 đv 50 đv Kho 3 75 đv 15 đv Tổng kho muốn giữ lại 100 đv và phân phối 500 đv cho các kho khu vực. Theo công thức, ta tính được số ngày dự trữ chung Từ đây ta tính được: 5.2.3.2. Chiến lược dự trữ kéo. Dự trữ kéo là hệ thống dự trữ dựa trên nhu cầu thực của khách hàng để kéo sản phẩm qua chuỗi cung ứng (gọi là dự trữ kiểu reactive). Hệ thống kéo duy trì các đơn hàng nhỏ và cung cấp thường xuyên, nên cho phép phản ứng nhanh với các biến động của nhu cầu. Điều này đòi hỏi phải có khả năng phân tích dữ liệu chi tiết về nguồn cung cấp và nhu cầu, giúp đặt hàng linh hoạt. Ưu điểm chính của hệ thống kéo là đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng mà không bị dư thừa hàng hóa. Khi nhu cầu một sản phẩm cụ thể tăng hoặc giảm đột ngột, hệ thống dễ dàng thích nghi. Tuy nhiên, chi phí vận chuyển có thể cao, nhất là với các thị trường có khoảng cách xa. Hệ thống dự trữ kéo phân tán thích hợp với các doanh nghiệp hoạt động độc lập trên các thị trường rộng lớn, hoặc đứng về phía hạ nguồn chuỗi cung ứng (Downstream), đặc biệt là cấp độ bán lẻ. Mô hình này định hướng theo nhu cầu, hay theo đơn hàng “Build to order” vì yêu cầu đặt hàng của khách thực sự là điểm khởi đầu cho các giao dịch. 230
Với mô hình này, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng phải dự trữ sản phẩm tại kho nên mô hình đạt lượng dự trữ thấp nhất do chỉ chuyển sản phẩm đến những nơi có nhu cầu thực sự, không đưa đến những nơi chưa có nhu cầu. (Người Nhật gọi hệ thống này là KAMBAN). Không coi trọng các ảnh hưởng của lượng mua bổ xung dự trữ lên hiệu quả của nguồn hàng. Khi thông tin bị hạn chế, mô hình này khó kiểm soát chính xác mức độ dự trữ tại mỗi điểm, nhưng khi hệ thống quản lý thông tin thuận lợi thì việc sử dụng hệ thống dự trữ kéo trở nên khả thi và phổ biến. a) Quyết định kiểm tra dự trữ Trong hệ thống dự trữ kéo, các điểm dự trữ là độc lập với nhau. Việc hình thành và điều tiết dự trữ do từng vị trí này đảm nhiệm, lượng hàng hóa dự trữ phụ thuộc vào sức hút sản phẩm của thị trường (lực kéo này sẽ hút sản phẩm từ các nguồn cung vào dự trữ của doanh nghiệp). Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra dự trữ nhằm nhận biết tình trạng dự trữ tại doanh nghiệp, từ do đưa ra quyết định mua và nhập hàng thích hợp. Khi kiểm tra dự trữ cần xác định các thông số sau. Dđ: Điểm đặt hàng hay tái đặt hàng là mức hay lượng hàng dự trữ để so sánh với dự trữ thực tế kiểm tra nhằm quyết định đặt hàng (mua hàng tiếp). Qđ: Qui mô lô hàng đặt là lượng hàng mỗi lần đặt mua và nhập về doanh nghiệp a1) Mô hình kiểm tra dự trữ thường xuyên Mô hình này liên tục kiểm tra tình trạng và các thông số dự trữ hàng ngày, thường áp dụng đối với những sản phẩm thuộc nhóm A, có tốc độ chu chuyển lớn, mức dịch vụ cao. Điểm tái đặt hàng: : Mức tiêu thụ hàng hoá bình quân ngày : Thời gian trung bình thực hiện một đơn hàng Ds: Dự trữ an toàn/bảo hiểm Qui mô lô hàng được xác định theo cách tính qui mô lô hàng kinh tế Qo. Khi kiểm tra dự trữ, xẩy ra trường hợp sau: + Khi Dk + Qđ ≤ Dđ thì tiến hành đặt hàng với qui mô lô hàng kinh tế. 231