Giới thiệu Vsoft.BMS.trade

Chia sẻ: Nguyen Luu Quoc | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:90

Thêm vào BST

Báo xấu

220
lượt xem 71
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh bms.trade v2010 khái quát chung bắt đầu với vsoft.bms.trade quản trị hệ thống hệ thống danh mục quản lý kho quản lý mua hàng quản lý bán hàng và các yêu cầu phát sinh của khách hàng trong quá trình sử dụng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giới thiệu Vsoft.BMS.trade

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH BMS.trade V2010 KHÁI QUÁT CHUNG QUẢN LÝ MUA HÀNG BẮT ĐẦU VỚI Vsoft.BMS.trade QUẢN LÝ BÁN HÀNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THU CHI HỆ THỐNG DANH MỤC CHẤM CÔNG – TÍNH LƯƠNG QUẢN LÝ KHO HỆ THỐNG BÁO CÁO
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade NĂM 2010 VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 2
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade MỤC LỤC KHÁI QUÁT CHUNG....................................................................................................5 Những ưu điểm của sản phẩm ....................................................................................... 5 Công nghệ tân tiến..........................................................................................................................5 Tổ chức hợp lý................................................................................................................................5 Giao diện đẹp và thân thiện........................................................................................................... 5 Phân quyền chặt chẽ.......................................................................................................................6 Ổn định, xử lý nhanh.......................................................................................................................6 Tính năng mở và mềm dẻo.............................................................................................................6 Tính kế thừa cao..............................................................................................................................6 Đa người dùng.................................................................................................................................6 Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng.........................................................................................6 Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ.............................................................................7 Phát triển phần mềm...................................................................................................................... 7 Dịch vụ hỗ trợ.................................................................................................................................7 Đối tượng sử dụng.............................................................................................................7 Ngành nghề kinh doanh...................................................................................................................7 Quy mô doanh nghiệp..................................................................................................................... 7 HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH........................................ 9 Bắt đầu với VsoftBMS.trade............................................................................................10 Khởi động chương trình............................................................................................................... 10 Các thao tác và qui ước dùng chung của chương trình................................................................11 Những công cụ tiện ích thường dùng trong chương trình...........................................................13 Các tính năng thường dùng khác...................................................................................................16 Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade.......................................................................19 Sơ đồ chức năng............................................................................................................................19 Thiết lập cấu hình hệ thống chương trình.................................................................................. 19 Thiết lập qui định khác.................................................................................................................21 Thiết lập thông tin hiển thị trên báo cáo .....................................................................................21 Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị...........................................................................................21 Quản lý người dùng và phân quyền.............................................................................................22 Quản lý dữ liệu.............................................................................................................................25 Phân hệ Danh mục thông tin dùng chung.................................................................... 30 Sơ đồ chức năng............................................................................................................................30 Danh mục đối tượng.....................................................................................................................30 Danh mục khác..............................................................................................................................41 Phân hệ Quản lý Kho hàng............................................................................................. 48 Sơ đồ chức năng............................................................................................................................48 Danh sách - thống kê.....................................................................................................................48 Nghiệp vụ liên quan......................................................................................................................59 Báo cáo kho hàng...........................................................................................................................61 VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 3
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Phân hệ Quản lý mua hàng.............................................................................................62 Sơ đồ chức năng............................................................................................................................62 Danh sách thống kê....................................................................................................................... 62 Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu đặt nhập hàng........................... 62 Báo cáo mua hàng..........................................................................................................................68 Phân hệ Quản lý bán hàng..............................................................................................70 Sơ đồ chức năng............................................................................................................................70 Danh sách thống kê....................................................................................................................... 70 Báo cáo bán hàng...........................................................................................................................82 Phân hệ Quản lý thu chi.................................................................................................. 84 Danh sách thống kê....................................................................................................................... 84 Báo cáo thu chi - Quỹ tiền........................................................................................................... 86 Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương..........................................................................88 Quản lý nhân viên......................................................................................................................... 88 Địa chỉ liên lạc và hỗ trợ................................................................................................. 91 VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 4
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade KHÁI QUÁT CHUNG Phần mềm “Quản lý kinh doanh – BMS.trade V2010” là phiên bản mới nhất của CTY CP Phần mềm Trí Tuệ Việt (Vsoft Corporation). BMS.trade là dòng sản phẩm được xây dựng hoàn toàn mới trên công nghệ và qui trình ph ần mềm tiên tiến nhất hiện nay, bên cạnh đó là việc chú trọng vận d ụng kinh nghi ệm, ki ến th ức trong suốt quá trình nhiều năm triển khai “Quản lý kinh doanh” đ ến h ơn 600 khách hàng và các yêu cầu phát sinh của khách hàng trong quá trình sử dụng. Những ưu điểm của sản phẩm Công nghệ tân tiến Sản phẩm BMS.trade được xây dựng trên công nghệ tân tiến và hiện đại. Sản phẩm được chạy trên nền của hệ điều hành Windows 32bit. Font chữ Unicode, c ơ sở d ữ li ệu là SQL Server 2005, giao diện là công nghệ .NET. Tổ chức hợp lý BMS.trade là một sản phẩm phần mềm mức độ vừa, phù hợp với quy mô của các doanh nghiệp dạng vừa và nhỏ. Việc phân chia tổ chức được xác định m ột cách h ợp lý, chia nh ỏ thành các phân hệ Thông tin danh mục dùng chung Quản lý kho hàng Quản lý mua hàng – công nợ phải trả Quản lý bán hàng – công nợ phải thu Quản lý thu chi – quỹ tiền Quản lý nhân viên – chấm công - lương Phân hệ thống kê tất cả các báo cáo trong hệ thống Quản trị hệ thống Giao diện đẹp và thân thiện Các màn hình được thiết kế đơn giản, tiện với công tác nhập li ệu, giao di ện h ướng đ ến cá nhân hoá theo người dùng, người dùng có thể tự thiết lập các nghiệp v ụ, màn hình th ương xuyên làm việc, có thể định dạng các danh sách dữ liệu theo yêu cầu công việc. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 5
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Phân quyền chặt chẽ BMS.trade quản lý quyền người dùng thông qua chức năng (màn hình) và d ữ li ệu. Các ch ức năng Xem, Thêm, Sửa, Xoá, In được thiết kế độc lập làm cho Khách hàng linh hoạt hơn trong việc tổ chức nhiều người dùng và kiểm soát dữ liệu Ổn định, xử lý nhanh Đặc điểm nổi bật nhất của BMS.trade là Tính ổn định. Người dùng hoàn toàn yên tâm về dữ liệu của mình. Các thao tác Thêm, Sửa, Xoá được quản lý chặt chẽ. Các số liệu đã nhập được ràng buộc trên nền tảng hệ thống quản lý tổng thể. Cơ sở dữ liệu BMS.trade được xây dựng, tối ưu hóa và khai thác triệt để điểm m ạnh trên công nghệ của Microsoft SQL Server. Cho phép lưu dữ li ệu lớn hàng Tetrabyte (1 Tetrabyte = 1024 GB), do đó khách hàng hoàn toàn yên tâm với dữ liệu lớn c ủa mình. Dữ li ệu tuyệt đ ối an toàn nhờ sự sao lưu dự phòng của công nghệ tiên tiến này. Các thủ tục xử lý và truy xuất dữ liệu được phân chia tối ưu, do đó t ốc đ ộ tính toán và x ử lý r ất nhanh. Tính năng mở và mềm dẻo BMS.trade cung cấp nhiều lựa chọn để người dùng có thể tùy biến ch ương trình phù h ợp v ới phương thức hoạt động của mình. Người dùng có thể quy định chi ti ết h ệ th ống các ph ương thức thu, chi, xuất nhập, các loại nguyên tệ, loại chứng từ, ki ểu định dạng số (phần nguyên và phần thập phân). Hơn nữa, người dùng có thể tự mình điều chỉnh ho ặc thiết lập mới các báo cáo cho riêng doanh nghiệp của mình. Tính kế thừa cao Để giúp người dùng xử lý nhanh, BMS.trade xây dựng hệ thống các phân hệ kế thừa và xử lý tự động. Dữ liệu và các báo cáo có thể kết xuất sang các dạng file khác nhau, d ễ dàng k ết n ối v ới các h ệ thống khác Đa người dùng BMS.trade được thiết kế, xây dựng nhằm tận dụng tối ưu hệ thống mạng máy tính. V ới m ột máy chủ đủ mạnh, BMS.trade không hạn chế về số lượng người sử dụng (hỗ trợ hàng trăm người dùng cùng một lúc). Ngoài ra, BMS.trade chạy tốt trên máy đơn (chỉ có một máy) mà không gặp bất cứ trở ngại nào. Báo cáo, biểu mẫu phong phú, đa dạng BMS.trade cung cấp hệ thống các báo cáo rất phong phú, đa dạng. BMS.trade luôn hướng tới các báo cáo quản trị toàn diện nhằm đánh giá một cách chính xác, khách quan v ề tình hình kinh doanh của các Doanh nghiệp. Tất cả các báo cáo đều có thể lọc theo nhiều tiêu th ức khác nhau. T ừ đó làm cho các báo cáo tr ở nên sinh động, dễ hiểu và dễ so sánh. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 6
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Quy trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ Việc phát triển phần mềm cùng các dịch vụ đi kèm như là tư vấn huấn luyện, khắc ph ục l ỗi,… được tổ chức thành các phòng ban và thực hiện theo một quy trình chuẩn rất khoa học và chuyên nghiệp. Phát triển phần mềm Quá trình phát triển BMS.trade được kiểm soát bằng một quy trình hết sức chặt chẽ. Các tính năng đưa vào BMS.trade được khảo sát và nghiên cứu kỹ, việc thiết kế các chức năng và lập trình được triển khai đồng bộ dựa trên sự phân công và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, mỗi tính năng của chương trình đều được trải qua quá trình ki ểm tra ch ất l ượng nghiêm khắc, tỉ mỉ trước khi đưa vào ứng dụng tại khách hàng. Nh ằm đảm b ảo tính ổn đ ịnh cao nhất trong quá trình sử dụng BMS.trade. Dịch vụ hỗ trợ Bên cạnh việc chú tâm cho công tác phát triển phần mềm, chúng tôi luôn luôn chú tr ọng khâu dịch vụ hỗ trợ đi kèm. Công ty đã xây dựng đội ngũ nhân viên tư vấn và tri ển khai ứng d ụng có chuyên môn cao Đ ảm bảo việc ứng dụng BMS.trade vào doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất. BMS.trade xem dịch vụ bảo hành, bảo trì là một yếu tố “cốt lõi” c ủa mình trong quá trình phát triển. Bộ phận bảo hành và bảo trì BMS.trade là các chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, tận tụy, nhiệt tâm với công việc, sẵn sàng phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, việc ứng dụng các kỹ thuật mới trên môi tr ường Internet là m ột đi ểm ti ện l ợi, ti ết kiệm nhiều chi phí cho khách luôn được chúng tôi chú trọng Đối tượng sử dụng Ngành nghề kinh doanh BMS.trade ứng dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp ho ạt động trong nhi ều ngành ngh ề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau như thương mại, dịch vụ, dược phẩm, xây d ựng, s ản xu ất,.. S ự k ết hợp chặt chẽ giữa các phân hệ và tiêu thức phân tích số li ệu tạo ra gi ải pháp thích h ợp cho t ừng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Quy mô doanh nghiệp Chương trình được thiết kế mở và hết sức mềm dẻo, BMS.trade có thể ứng dụng được cho cả doanh nghiệp có quy mô nhỏ cho tới những doanh nghiệp có quy mô lớn. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 7
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 8
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH Phần này sẽ hướng dẫn chi tiết việc khai thác sử dụng toàn bộ Ph ần m ềm qu ản lý kinh doanh BMS.trade, bao gồm các phân hệ và các nhiệm vụ cũng như tổ chức dữ liệu, cách thức xử lý số liệu và các chức năng của chương trình. (Màn hình chính của BMS.trade) VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 9
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Bắt đầu với VsoftBMS.trade Phần này sẽ hướng dẫn các bước bắt đầu sử dụng BMS.trade và những qui định, thao tác dữ liệu dùng thường xuyên trong phần mềm. Nắm bắt được phần này Bạn có thể tự tin sử dụng và triển khai BMS.trade dễ dàng, BMS.trade được thiết kế đồng nhất, thống nhất các qui định thao tác sử dụng. Khởi động chương trình Bạn có thể chạy chương trình từ biểu tượng từ màn hình desktop hoặc từ đường dẫn “Start -> Programs -> Vsoft Corporation -> BMS.trade -> Vsoft BMS.trade V2010”, ho ặc t ừ thư mục cài đặt C:\ Program files\Vsoft Corp\BMS.trade\VsoftBMS.desktop.exe” Sau khi chạy chương trình, nếu chương trình của bạn có cấu hình k ết n ối v ới máy ch ủ CSDL là đúng và kết nối được thì hình đăng nhập xuất hiện: Tên đăng nhập mặc định ban đầu là admin với mật khẩu là 1 Có thể ghi nhớ lại mật khẩu để lần sau không cần phải nhập bằng cách chọn vào ô “Ghi nhớ mật khẩu” Chọn “Thông tin kết nối” trong trường hợp muốn thay đổi máy chủ dữ liệu làm việc Sever key: là địa chỉ IP của máy tính gắn khoá cứng USB, nếu máy đơn sẽ là: 127.0.0.1 Nếu chương trình chưa có cấu hình kết nối với máy chủ CSDL ho ặc c ấu hình hi ện t ại b ị sai không kết nối được với máy chủ thì màn hình yêu cầu nhập thông tin về máy chủ CSDL sẽ xuất hiện (đây cũng là màn hình cho phép thay đổi làm vi ệc với m ột d ữ li ệu khác - nếu có nhiều sổ dữ liệu): - Tên – IP máy chủ: là tên (có thể là địa chỉ mạng) của máy ch ủ d ữ liệu cài đặt trong h ệ th ống, như nêu trong phần cài đặt máy chủ dữ liệu thì mặc định sẽ là tênmáytính\BMSServer, có nh ập vào ô này. - Nếu không biết chính xác máy chủ dữ liệu trên hệ thống của mình, B ạn có th ể dùng ti ện ích “Tìm máy chủ”, khi này chương trình sẽ tìm kiếm tất cả các máy ch ủ d ữ li ệu ch ạy MS SQL 2005 và đưa vào ô Tên – IP máy chủ. Bạn chỉ việc tìm và chọn trên ô này. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 10
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade - Muốn kết nối đến máy chủ dữ liệu người dùng phải biệt tài khoản có quyền đăng nh ập vào máy chủ dữ liệu này (tài khoản này không phải là tài khoản dùng để chạy chương trình) th ường tên đăng nhập là sa và mật khẩu do người quản trị máy chủ nắm giữ (Vsoft mặc định khi cài đặt máy chủ dữ liệu, nêu khi chạy chương trình chỉ cần để mặc định và kết nối) - Sau khi đã nhập tài khoản có quyền đăng nhập vào máy chủ d ữ liệu đã ch ọn, nh ấn “K ết n ối”. Lúc này chương trình sẽ tìm trên máy chủ dữ liệu những dữ liệu nào phù h ợp v ới BMS.trade (trường hợp bạn chạy nhiều dữ liệu thì sẽ có nhiều lựa chọn ở đây). Bạn chọn d ữ li ệu làm vi ệc và nhấn lưu để quay lại màn hình đăng nhập đề vào làm việc. Sau khi đăng nhập thành công màn hình chính c ủa ch ương trình xu ất hi ện cho phép l ựa ch ọn chức năng làm việc Mặc định (trang chủ) sẽ là “Bàn làm việc” của người dùng tương ứng, có th ể tuỳ bi ến các ch ức năng nghiệp vụ mặc định cho từng người dùng. Các thao tác và qui ước dùng chung của chương trình Qui ước dùng phím tắt F2: Lưu dữ liệu F3: Tìm kiếm nhanh trên các danh sách dữ liệu F5: Làm mới, nạp lại dữ liệu trên các danh sách dữ liệu F6: Hiệu chỉnh đối tượng, chứng từ nghiệp vụ được chọn ESC: Thoát màn hình hay dừng lệnh đang thực hiện ENTER: Thực hiện nút lệnh đang chọn, hoặc xác nhận thao tác hoặc di chuyển sang ô ch ức năng khác TAB: Di chuyển sang ô điều khiển tiếp theo Ctrl+T: Thêm mới đối tượng, chứng từ nghiệp vụ Del: Xoá đối tượng, chứng từ nghiệp vụ Ctrl+V: Điều chỉnh tiêu dề hiển thị, định dạng dữ liệu trên danh sách dữ liệu Ctrl+P: In Ấn Ctrl+I: Đưa dữ liệu vào từ file Excell theo mẫu Ctl+E: Xuất dữ liệu ra file Excell VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 11
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Qui ước nút lệnh chức năng Thêm mới đối tượng, chứng từ Hiệu chỉnh đối tượng, chứng từ Xóa đối tượng, chứng từ Lưu dữ liệu và tiếp tục nhập mới Thoát màn hình nhập liệu Lưu dữ liệu và thoát màn hình nhập liệu In ấn chứng từ nghiệp vụ liên quan Duyệt thông tin chi tiết các chứng từ, đối tượng Thanh nhóm phân hệ quản lý chính (Thanh công cụ chính) Nút công cụ này chứa tất cả các nghiệp vụ về danh mục, các danh sách của hệ thống Nút công cụ này chứa các nghiệp vụ về quản lý kho hàng Gồm các nghiệp vụ quản lý mua hàng như: Đặt mua hàng, Nhập hàng mua… Gồm các nghiệp vụ quản lý bán hàng như: Báo giá, Đặt hàng bán, Xuất hàng bán Gồm các nghiệp vụ quản lý thu chi – quỹ tiền Gồm các nghiệp vụ quản lý nhân viên như : chấm công; tính lương Gồm các hệ thống báo cáo – thống kê Gồm các công cụ - tiện ích quản lý hệ thống chương trình VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 12
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Hệ thống trợ giúp Các nút duyệt màn hình chương trình đã mở hay qua về Bàn làm việc Thực hiện một chức năng, nghiệp vụ, báo cáo Là các nút chức năng mà cần sử dụng để thực thị một nghiệp vụ hay các báo cáo. Thường có hai nơi bạn có thể thực hiện việc này: Khi chọn chức năng trên thanh công cụ chính, danh sách các nghi ệp v ụ t ương ứng x ổ xu ống, chọn nghiệp vụ cần thực hiện. Cách khác, từ thanh menu truyền thống của chương trình (menu chính) ch ọn ch ức năng c ần th ực hiện. Những công cụ tiện ích thường dùng trong chương trình Dùng thực đơn chức năng (menu popup) Hầu hết các nghiệp vụ, màn hình chương trình đều cung cấp vi ệc sử d ụng các ch ức năng thông qua thực đơn phụ khi nhấn chuột phải trên màn hình (Menu popup). M ột trong các menu popup thường dùng nhất và các nhiều tính năng là menu popup trên các danh sách dữ liệu, sổ chứng từ Chỉ cần chọn chức năng cần dùng trên menu popup là bạn có thể nhanh chóng mở nghiệp vụ liên quan tương ứng. Với nhiều đối tượng khác nhau, chương trình có thêm những chức năng riêng trên menu popup để người dùng nhanh chóng tham khảo qua các đối tượng, nghiệp khác. Ví dụ: có thể lập phiếu xuất hàng từ danh sách hàng hoá, hay từ danh sách khách hàng, … VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 13
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Tìm kiếm mở rộng Trên từng danh sách ngoài các ô tìm kiếm trên mỗi cột ở đầu danh sách Chỉ cần nhập giá trị vào trên các ô ‘màu đỏ’ tương ứng thì chương trinh sẽ l ọc ra các d ữ li ệu trùng với giá trị nhập. Lưu ý: Mặc định việc tìm kiếm sẽ lọc theo từ trái sang phải để chọn ra dữ li ệu c ần tìm (hay gần đúng. Ngoài ra, người dùng có thể tìm kiếm mở rộng (tìm theo c ột liên quan không hi ện th ị trên danh sách, nhiều toán tử, …) bằng cách chọn chức năng “Tìm kiếm” trên menu popup, hoặc nhấn F3. - Nhập giá trị cần so sánh vào “Giá trị cần tìm” - Chọn cột dữ liệu để so sách ở “Cột dữ liệu” - Chọn toán tử ở “So sách” - Nhấn nút “Tìm (F3): dữ liệu sẽ được tìm hiển thị trên danh sách gọi chức năng tìm kiếm. Định dạng dữ liệu trên màn hình danh sách Đây là tiện ích rất hữu dụng cho người dùng khai thác ch ương trình. B ất kỳ danh sách đ ối tượng, danh sách chứng từ nghiệp vụ phát sinh, hay dữ liệu báo cáo (nói chúng là tất cả các danh sách dữ liệu có trong chương trình) người dùng đề có thể thay đổi, tuỳ ch ỉnh đ ịnh dạng c ủa các danh sách dữ liệu này bao gồm: tiêu đề cột dữ liệu, chọn / bổ các cột, thay đ ổi v ị trí các c ột, định dạng hiển thị từng cột và vị trí dữ li ệu, cho phép nhóm m ột hay nhi ều c ột, thi ết l ập c ơ ch ế tự động chiều rộng cột, chiều cao dòng dữ liệu, tổng kết cột theo dạng tổng cộng hay đếm, … Thực hiện: Tại các danh sách, nhấn Ctrl + V hay chọn ‘Điều chỉnh hiển thị’ từ popup menu, màn hình dịnh dạng dữ liệu xuất hiện chương trình hỗ trợ cho phép người dùng t ự đ ịnh nghĩa lại các tên cột, chọn hoặc ẩn các cột dữ liệu hiện trên danh sách, sổ chứng từ. Muốn ẩn hay hiển thị cột trên danh sách thì chọn/ bỏ chọn trên cột 'Hiển thị'. Muốn thay đổi tên cột hiển thị thì thay đổi trực tiếp trên cột 'Tựa đề' tương ứng. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 14
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Muốn cấu hình định dạng dữ liệu dùng cột 'Định dạng dữ liệu': thông thường định dạng hiển thị số (số lượng, số tiền) - #,##0.## (.00 : luôn hiển thị số thập phân dùng có giá trị là 0). Cũng có thể canh trái, phải, giữa các dữ liệu trên danh sách cũng như tiêu đề. Có thể chọn hiển thị cột tính tổng (sum) hay đếm số dòng của từng cột dữ liệu và xuất hiện vào cuối danh sách . Có thể bật tắt tính năng cho phép nhóm cột trên danh sách: ‘Nhóm c ột/ không’ , khi b ật tính năng này thì trên danh sách dữ liệu bạn có thể kéo một hay nhiều cột lên thành nhóm. Xem báo cáo, dữ liệu báo cáo và in ấn Chọn báo cáo muốn xem trong danh sách báo cáo: Có thể xem nhanh định dạng, mẫu của báo cáo qua hình ví dụ khi click chuột vào tên báo cáo tương ứng. Có thể điều chỉnh lại mẫu báo cáo (yêu cầu: cần cài Crystall Report 9,2 và bi ết cách s ử d ụng). Chọn “mở file report” chương trình sẽ mở file báo cáo gốc cho phép hiệu chỉnh. Chọn các điều kiện cần báo cáo trên các ô “Chọn điều kiện”. Chọn “In ấn (Ctrl+P) để xem mẫu báo cáo trước khi in. Nếu cần xem nhanh dữ liệu báo cáo với các điều kiện đã chọn, nhấn nút “Xem dữ liệu”. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 15
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Dữ liệu trên màn hình này giống với mẫu in. Đây là tiện ích rất mở rộng cho phép người dùng lọc và xem chi tiết các dòng dữ liệu báo cáo (vì ở mẫu in bạn không thể làm điều này). Bên cạnh đó có thể xuất ra file Excel v ới khung và đ ịnh dạng như dữ liệu đã chọn trên danh sách dữ liệu (Mẫu in không cho phép tuỳ ch ỉnh có c ột d ữ liệu khi thực thi; Mẫu xuất Excel thường có cột và dòng không theo ý muốn). Các tính năng thường dùng khác Lưu ý khi nhập dữ liệu trên các màn hình Các thông tin có dấu (*): là thông tin cần nhập và không được trùng với dữ liệu đã có. Thông tin : dùng để sắp xếp ưu tiên hiển thị trong các danh mục. càng nh ỏ ưu tiên càng cao. Dòng chữ màu xanh có hiệu ứng: (vd : ) cho phép chọn nhanh từ danh sách đối tượng hoặc có thể thêm mới nhanh đối tượng từ danh sách này. Chọn hình ảnh cho đối tượng (Nhân viên, KH-NCC, Hàng hoá) : trên vùng chứa hình ảnh nhấp phải chuột, xuất hiện menu chức năng . Ngoài ra có thể nhấp chọn để chọn hình hay nếu xoá chọn vào để chọn lại hình khác. Mục có danh sách sổ xuống: (ví dụ : ) dòng “Thêm mới” cho phép liên kết đến màn hình thêm mới. Chọn dữ liệu theo khoảng thời gian Chức năng xem danh sách chứng từ theo thời gian đ ược b ố trí theo các l ựa ch ọn sau: ch ọn theo các gợi ý (hôm nay, hôm qua, tháng này, …) hoặc chọn theo kho ảng thời gian bằng cách ch ọn vào “tuỳ chọn” trên danh sách thời gian. Màn hình tuỳ ch ọn xu ất hi ện và b ạn t ự ch ọn th ời gian muốn xem báo cáo. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 16
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade  Làm việc với màn hình là danh sách dữ liệu Trong chương trình Bạn sẽ làm việc với nhiều các màn hình dạng danh sách, các danh sách này được xây dựng với nhiều tính năng thuận tiện trong vi ệc sử d ụng và tra c ứu d ữ li ệu, và th ống nhất ở mọi nơi. Hai chức năng “Chọn dữ liệu theo thời gian” và “Đ ịnh dạng d ữ li ệu trên màn hình danh sách” đã được trình bày ở trên. Ngoài ra còn có các thao tác, nghiệp khác: Ngoài các chức năng thường dùng trên thanh công c ụ của m ỗi danh sách, có th ể s ử d ụng thêm các chức năng khác bằng cách click chuột phải trên danh sách để dùng pop menu (như trình bày ở phần trước) hoặc dùng các phím tắt. Chức năng mở rộng thường là: Thêm; Hiệu chỉnh/Xem (mặc định là Xem, Bạn có thể nhấn đúp chuột trên dòng d ữ li ệu đ ểm làm việc này); Xoá: có chức năng này đều được phân quyền. Refesh (F5): là chức năng cập nhật lại dữ liệu mới nhất cho danh sách. In ấn: thường là In danh sách đang chọn, hoặc là chứng từ đối với các danh sách là sổ phiếu. Nhập từ Excel: chức năng cho phép tạo dữ liệu cho danh sách đang ch ọn t ừ m ột file Excel, v ới các loại danh mục thì việc nhập từ file Excel sẽ theo công cụ “Import d ữ li ệu” sẽ trình bày ở phần sau, ngoài ra thì mẫu file Excel là file có dạng như khi “Xuất ra Excel”. Xuất ra Excel: chức năng xuất ra danh sách dữ liệu hiện tại lưu vào một file excel v ới đ ịnh d ạng tương tự. Nghiệp vụ: chức năng này tự động lập nghiệp vụ và đưa dữ liệu đang chọn vào nghiệp vụ đó. Sao chép thành: cho phép copy dữ liệu đang chọn thành dữ liệu của nghiệp vụ liên quan. Có thể dùng chuột kéo / thả vị trí của các cột trên danh sách cũng như thay đổi chiều rộng. Lưu ý: để lưu các trạng thái thay đổi này cố định cho những lần mở chương trình khác, sau khi thay đổi bạn vào chức năng “Điều chỉnh hiển thị” (Crtl+V) để lưu lại. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 17
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 18
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade Là phân hệ cung cấp chức năng mang tính quản trị hệ thống như: Sao lưu d ữ li ệu, ph ục h ồi d ữ liệu, quản lý người dùng, phân quyền, định nghĩa các giao diện c ủa h ệ th ống, theo dõi s ự ki ện, kết sổ, khoá sổ, … Sơ đồ chức năng Thiết lập cấu hình hệ thống chương trình Đây là chức năng quan trọng để thiết lập cấu hình, tổ chức dữ liệu phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp. Có nhi ều thi ết lập ch ỉ th ực hi ện m ột l ần và không th ể thay đ ổi trong quá trình sử dụng, cần lưu ý các trường hợp này. Thực hiện: vào mục “HỆ THỐNG” trên thanh công cụ chính hoặc menu chính, ch ọn “Thi ết l ập thông tin hệ thống” Cấu hình chung VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 19
Tài liệu giới thiệu Vsoft BMS.trade Nhập các thông tin về công ty ở những ô tương ứng trong phần “Thông tin công ty”, các giá tr ị này sẽ được dùng để hiển thị trong các mẫu chứng từ, báo cáo. Chọn loại tiền tệ chính để sử dụng trong mục “Loại tiền tệ”. Lưu ý khi ch ương trình đã có phát sinh dữ liệu thì không được thay đổi. Nhập số thập phân qui định cho tiền tệ và số lượng phù hợp với vi ệc tính toán của b ạn ( Ví dụ: dùng mặc định tiền tệ VND thì số lẻ là 0, còn USD thì số lẻ nên là 2..). “Kiểm tra hàng tồn / không”: mặc định không ràng buộc phải có hàng t ồn m ới xu ất, n ếu ràng buộc thì chọn vào ô này. “Sử dụng barcode / không”: mặc định là không, các màn hình chọn hàng hoá sẽ thi ết lập cho bạn chọn bằng tay, ngược lại nếu dùng thiết bị đọc mã vạch thì bạn chọn vào đây. “Tính thuế sau chiết khấu/trước” giúp thiết lập phương pháp tính thuế. “Tính hoa hồng trước giảm giá/sau”: giúp thiết lập phương pháp tính tiền hoa hồng. Cấu hình mã chứng từ, mã các đối tượng Thiết lập cấu hình này chọ phép người dùng tự định nghĩa mã số chứng t ừ khi t ạo l ập phát sinh tự động cũng như mã các đối tượng: Khách hàng – nhà cung cấp, hàng hoá, nhân viên. Cấu hình số phiếu chứng từ: theo định dạng xxx-prefixđ ịnhd ạng ho ặc xxx-đ ịnhd ạngprefix. Trong đó: xxx là số phát sinh tự động tăng theo cũng định dạng trong chứng từ. Prefix là chuỗi ký tự người dùng tự định nghĩa, có thể ở trước ho ặc sau phần đ ịnh d ạng, đ ược qui định trong “vị trí prefix”. Định dạng được qui ước theo các tuỳ chọn: yyyy (theo năm hi ện tại) MM/yy (theo tháng và năm hiện tại), dd/MM/yyyy hay dd/MM/yy (theo ngày tháng năm hiện tại). Cấu hình phát sinh mã hàng hoá: có thể chọn phát sinh tự động ho ặc nhập tay khi t ạo, n ếu phát sinh tự động, mã sẽ phát sinh có dạng xxxprefix hay prefixxxx. VsoftBMS.trade @Copyright Tri Tue Viet JSC Trang 20