Khởi động dự án
Lập kế hoạch dự án: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Kết thúc dự án và xây dựng mục tiêu
- CHÖÔNG 7:
KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN
PROJECT TERMINATON
1
- TOÅNG QUAN
• Keát thuùc döï aùn laø thôøi ñieåm quan troïng trong quaù trình
quaûn lyù döï aùn: khôûi ñaàu - toå chöùc- hoaïch ñònh- thöïc
hieän &ø giaùm saùt döï aùn
• Khoù khaên: döï aùn ñaõ trieån khai & xaây döïng ñöôïc thò
tröôøng - khaùch haøng; caùc nhaø thaàu & caùn boä döï aùn ñaõ
thaønh ngöôøi coù kinh nghieäm & gaén boù döï aùn Î taâm lyù
lo laéng
• Vieäc keát thuùc döï aùn coù aûnh höôûng tình caûm saâu saéc
ñeán caùc nhoùm lieân quan (stakeholders): Ngöôøi söû duïng
cuoái cuøng, khaùch haøng, thaønh vieân nhoùm döï aùn, nhaø
saûn xuaát, nhaø tö vaán & baûo trì
2
- TOÅNG QUAN (tt)
• Caùc thaønh vieân DA coù xu höôùng keùo daøi döï aùn Î chaäm
treå & taïo caêng thaúng khoâng caàn thieát vaø toán tieàn. Ñeå tieát
kieäm thôøi gian & chi phí Î phaûi coù keá hoaïch &ø thöïc
hieän vieäc keát thuùc DA moät caùch thuaän lôïi
• Keát thuùc döï aùn sôùm chæ khi khaû naêng thaønh coâng laø quaù
thaáp Î khoâng neân ñaàu tö theâm cho döï aùn
• VÌ SAO CAÀN KEÁT THUÙC DA? PM caàn phaùt trieån kyõ
naêng quaûn lyù DA Î kyõ thuaät, kinh nghieäm trong DA caàn
ñöôïc phaân tích ñeå caûi tieán trong caùc DA khaùc trong
töông lai
3
- TOÅNG QUAN (tt)
• Quaûn lyù quaù trình keát thuùc döï aùn: phaûi giaûi
quyeát 2 vaán ñeà chính sau :
ƒ WHEN? Khi naøo thöïc hieän vieäc keát thuùc DA?
khi muïc tieâu cuûa döï aùn ñöôïc hoaøn thaønh
ƒ HOW? Caùch tieán haønh: Boá trí laïi vaät tö, thieát bò,
nhaân söï döï aùn vaø caùc nguoàn löïc khaùc...
•
4
- TOÅNG QUAN (tt)
° Coù döï aùn keát thuùc tröôùc do ñieàu kieän moâi tröôøng
thay ñoåi, chi phí thöïc teá quaù cao, khoù khaên coâng
ngheä
° PM phaûi coù kyõ naêng laõnh ñaïo toát giaûm möùc ñoä lo
laéng cuûa caùc thaønh vieân trong cuõng nhö ngoaøi DA
baèng caùch hoaïch ñònh vaø thöïc hieän keát thuùc döï aùn
moät caùch kyõ löôõng
° Giaûi quyeát vaán ñeà nheï nhaøng, khoâng gaây phieàn
phöùc & ñoái ñaàu trong döï aùn vaø caùc ñoái taùc khaùc
5
- THÔØI ÑIEÅM KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN
(When to terminnate a project)
° Moät döï aùn thaønh coâng: khi ñaït caùc muïc tieâu DA Î
khoù khaên laø raát khoù ñaùnh giaù möùc ñoä thaønh coâng
hay thaát baïi cuûa döï aùn DA taïi moät thôøi ñieåm
° Thoùi quen cuûa nhaø quaûn lyù: laøm chaäm quaù trình
keát thuùc ñeán khi coù keát quaû roõ raøng hôn
Î "wait & see" laøm chi phí DA gia taêng.
° Nhaø quaûn lyù caàn moät phöông phaùp luaän ñeå coù
ñöôïc quyeát ñònh thôøi ñieåm keát thuùc döï aùn (caùc caâu
hoûi gôïi yù)
6
- THÔØI ÑIEÅM KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (tt)
1. Muïc tieâu doanh nghieäp coù thay ñoåi coù laøm cho
muïc tieâu DA ban ñaàu thay ñoåi ?
2. BGÑ coøn tieáp tuïc hoå trôï DA khoâng?
3. Ngaân saùch cuûa DA coù phuø hôïp vôùi ngaân saùch
coâng ty khoâng?
4. Caùc ruûi ro veà tieán ñoä, chi phí &ø coâng ngheä coù
chaáp nhaän ñöôïc khoâng?
5. DA coøn tieáp tuïc ñoåi môùi khoâng? Coù theå ñaït cuøng
caùc keát quaû vôùi coâng ngheä hieän taïi nhanh hôn &ø
chi phí thaáp hôn maø khoâng keát thuùc DA?
7
- THÔØI ÑIEÅM KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN (tt)
6. Nhueä khí cuûa nhoùm DA nhö theá naøo? Nhoùm coù
theå keát thuùc DA moät caùch thaønh coâng khoâng?
7. DA vaãn coøn khaû naêng sinh laõi &ø chi phí coøn hieäu
quaû?
8. Döï aùn coù theå hôïp nhaát vaøo caùc ñôn vò chöùc naêng
cuûa coâng ty khoâng?
9. Vieäc thay ñoåi coâng ngheä & moâi tröôøng coù laøm döï
aùn trôû neân laïc haäu khoâng?
10. Coù nhöõng cô hoäi söû duïng caùc nguoàn löïc beân
ngoaøi khaùc?
8
- Ñaùnh giaù döï aùn caàn phaûi ñeà caäp
nhöõng vaán ñeà sau
° Tính kinh teá (Economic evaluation): Vôùi
chi phí cho caùc hoaït ñoäng hieän taïi Î DA
coù neân tieáp tuïc nöõa khoâng?
° Chi phí döï aùn & ñaùnh giaù tieán ñoä (project
costs & schedule evaluation): vôùi chi phí
thöïc teá, keá hoaïch & caùc döï baùo xu höôùng
Î DA coù caàn phaûi döøng laïi khoâng?
° Muïc tieâu quaûn lyù (mamagement
objectives): döï aùn coù theo ñuùng höôùng &
phuïc vuï caùc muïc tieâu ñeà ra khoâng?
9
- Ñaùnh giaù döï aùn caàn phaûi ñeà caäp
nhöõng vaán ñeà sau (tt)
° Quan heä khaùch haøng & uy tín
(customer relations & reputation):
Neáu keát thuùc döï aùn sôùm Î coù aûnh höôûng
ñeán quan heä vôùi khaùch haøng hay uy tín
cuûa DN khoâng?
° Caùc quan taâm veà hôïp ñoàng vaø ñaïo ñöùc
(Contractual & ethical considerations):
Döï aùn keát thuùc coù ñuùng theo vaên baûn hôïp
ñoàng & coù phaïm noäi qui ñeà ra khoâng?
10
- Yeáu toá ñònh tính vaø ñònh löôïng
aûnh höôûng leân coâng ty
Caùc yeáu toá ñònh löôïng (quantitative factors)
1. Xaùc suaát thaønh coâng trong kinh doanh
2. Tæ leä taêng tröôûng haøng naêm
3. Nhu caàu veà voán
4. Vieäc söû duïng döï aùn
5. Möùc quay voøng voán
6. Caùc chi phí haøng naêm
7. Xaùc suaát thaønh coâng veà maëêt kyõ thuaät
11
- Yeáu toá ñònh tính vaø ñònh löôïng
aûnh höôûng leân coâng ty (tt)
Caùc yeáu toá ñònh tính (qualitative factors)
1. Möùc ñoä chaáp nhaän cuûa khaùch haøng vôùi keát quaû DA
2. Khaû naêng raøng buoäc cuûa chính phuû
3. Khaû naêng ñaùp öùng ñeå keát thuùc toát DA
4. Möùc ñoä saùng taïo
5. Möùc ñoä lieân heä vôùi caùc DA ñang tieán haønh khaùc
6. Möùc ñoä hoå trôï cuûa caùc nhaø quaûn lyù caáp cao
7. Möùc ñoä hoå trôï quaûn lyù R&D
8. Möùc ñoä tham gia ngöôøi laõnh ñaïo DA
9. Söï hieän dieän caùc nhaân söï coù ñuû aûnh höôûng ñeå duy
trì döï aùn tieáp tuïc
12
- Caùc yeáu toá Taàn soá
baùo caùo
Veà kyõ thuaät
1. Xaùc suaát thaáp veà vieäc ñaït caùc muïc tieâu kyõ 34
thuaät hay thöông maïi
2. Caùc kyõ naêng R&D khoâng theå giaûi quyeát caùc 11
vaán ñeà kyõ thuaät saûn xuaát
3.Nhaân löïc hay voán cuûa R&D caàn thieát cho 10
caùc döï aùn ñöôïc öu tieân cao
10 lyù do chính cuûa 39
Veà kinh teá
döï aùn bò keát thuùc sôùm
4. Laõi ñaàu tö thaáp 23
5. Chi phí phaùt trieån saûn phaåm cao 18
Veà thò tröôøng
6. Thò tröôøng tieåm aån thaáp 16
7. Vieäc thay ñoåi caùc yeáu toá caïnh tranh hay 10
caùc nhu caàu cuûa thò tröôøng
Caùc maët khaùc
8. Toán quaù nhieàu thôøi gian ñeå ñaït caùc keát quaû 6
kinh doanh
9. Caùc aûnh höôûng tieâu cöïc leân caùc DA hay 3
saûn phaåm khaùc
10. Caùc vaán ñeà veà baèng saùng cheá 1
- YÙ nghóa quaù trình ñaùnh giaù
° Xaùc ñònh quaù trình toå chöùc & quaûn lyù phuø hôïp
hôn
° Xaùc ñònh maët maïnh & maët yeáu treân caùc laõnh vöïc
nhaân söï, quaûn lyù &ø heä thoáng ra quyeát ñònh cuûa
DA.
° Xaùc ñònh caùc yeáu toá ruûi ro coù theå xaûy ra
° Taêng cöôøng hieåu bieát veà giaù trò & taàm quan troïng
cuûa döï aùn ñoái vôùi DN
14
- Quaù trình trieån khai vieäc keát thuùc döï aùn
Keát thuùc
döï aùn
Toå chöùc Taøi chính Mua saém Coâng tröôøng
Hoïp Keá hoaïch Baùo caùo Taøi lieäu Khai baùo chi traû
keát thuùc boá trí laïi nhaân söï theo qui nhaø cung cuoái cuøng
ñònh caáp
Tieán haønh Thu caùc Baùo caùo Thu doïn Nhöôïng
Kieåm toaùn khoaûn phaûi cuoái cuøng phöông tieän laïi vaät tö
thu thieát bò
- LAÄP KEÁ HOAÏCH KEÁT THUÙC DÖÏ AÙN
(Planning for project termination)
Khi quyeát ñònh keát thuùc döï aùn, caùc coâng vieäc
sau ñaây caàn ñöôïc tieán haønh:
° Xaùc ñònh caùc coät moác thôøi gian cho quaù trình keát
thuùc
° Xaây döïng keá hoaïch chi phí & phaân boå ngaân
saùch
° Xaùc ñònh caùc moác ñeå chuyeån giao coâng vieäc
° Xaùc ñònh caáu truùc toå chöùc mong muoán & ñoäi nguõ
coâng nhaân sau khi keát thuùc döï aùn
16
- Danh saùch caùc coâng vieäc khi keát thuùc DA
Checklist of project termination (11)
1) Vaên phoøng döï aùn & nhoùm döï aùn
(project office & project team organization)
° Toå chöùc buoåi hoïp toång keát DA
° Giaûi taùn vaø phaân boå laïi nguoàn nhaân löïc
° Tieán haønh caùc coâng vieäc nhaân söï caàn thieát
° Tieán haønh ñaùnh giaù hoaït ñoäng cuûa töøng thaønh vieân DA
2) Caùc höôùng daãn & caùc thuû tuïc
(instructions and procedures)
° Keát thuùc hoaït ñoäng vaên phoøng vaø nhoùm DA
° Khoaù soå caùc ñôn ñaët haøng & caùc hôïp ñoàng.
° Keát thuùc caùc quaù trình baùo caùo
° Chuaån bò baùo caùo cuoái cuøng
° Saép xeáp vaø hoaøn taát hoà sô DA
17
- Danh saùch caùc coâng vieäc (tt)
• 3)Taøi chính (financial)
°Khoaù soå caùc baùo caùo & soå saùch taøi chính
°Kieåm toaùn caùc chi phí cuoái cuøng
°Chuaån bò baùo caùo taøi chính cuoái cuøng
°Kieåm tra toaøn boä caùc khoaûn phaûi thu
• 4) Xaùc ñònh döï aùn (project definition)
°Laäp hoà sô veà phaïm vi hoaït ñoäng cuûa DA
°Chuaån bò sô ñoà taùch nhoû coâng vieäc sau cuøng
cuûa DA & ñöa vaøo hoà sô DA
18
- Danh saùch caùc coâng vieäc (tt)
• 5) Keá hoaïch, ngaân saùch, tieán ñoä
• (Plans, budgets, and schedules)
° Laäp hoà sô cuûa taát caû ngaøy giao haøng
° Laäp hoà sô taát caû coâng vieäc & nhieäm vuï hoaøn thaønh
° Chuaån bò baùo caùo hieän traïng & nhieäm vuï toàn ñoïng
cuûa DA
• 6) Ñaùnh giaù vaø kieåm tra döï aùn
• (Project evaluation & control)
° Ñaûm baûo hoaøn thaønh taát caû caùc coâng vieäc
° Chuaån bò baûn baùo caùo ñaùnh giaù sau cuøng
° Tieán haønh buoåi hoïp toång duyeät cuoái cuøng
° Keát thuùc caùc quaù trình baùo caùo tieán ñoä, nhaân löïc vaø
taøi chính
19
- Danh saùch caùc coâng vieäc (tt)
• 7) Quaûn lyù vaø baùo caùo khaùch haøng
• (management & customer reporting)
° Noäp baùo caùo cuoái cuøng cho khaùch haøng
° Noäp baùo caùo cuoái cuøng cho Ban Quaûn lyù
• 8) Quaûn lyù hôïp ñoàng vaø tieáp thò
• (marketing and contract administration)
° Söu taäp taát caû caùc hôïp ñoàng
° Kieåm tra vaø laäp hoà sô lieân quan ñeán caùc ñieàu kieän hôïp
ñoàng
° Thoâng baùo chính thöùc cho khaùch haøng vieäc keát thuùc hôïp
ñoàng
° Saün saøng giuùp khaùch haøng khi coù vöôùng maéc
° Chuaån bò thoâng baùo cho caùc cô quan haønh chaùnh veà vieäc
keát thuùc döï aùn
20
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
