Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ - TỈNH THÁI NGUYÊN

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. TRẦN THU HÀ

Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ LAN HƯƠNG

Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVB026, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI – 2017

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn nhà trường và các giảng viên của trường Đại

học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện để chúng em có thể được đi kiến tập và

thực tập tại các cơ quan, văn phòng.

Em xin chân thành cảm ơn Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND&HĐND

huyện Đại Từ (tỉnh Thái Nguyên) đã tiếp nhận em đến kiến tập và thực tập,

tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn em làm những công việc liên quan đến

những kiến thức em đã học tại trường hàng ngày để em có thể hoàn thành

khóa luận này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các giảng viên Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội và giảng viên hướng dẫn thực hiện khóa luận: Thạc sĩ Trần

Thu Hà đã tận tình giảng dạy để em có những kiến thức quý báu, và qua đó

em có thể hoàn thành khóa luận đồng thời áp dụng được vào công việc sau khi

ra trường.

Do thời gian, trình độ, kiến thức, kinh nghiệm của em vẫn còn hạn chế

nên bài làm của em vẫn còn những thiếu sót không thể tránh khỏi được. Vì

vậy em rất mong nhận được lời nhận xét, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo

để bài khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Lan Hương

MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................... 4

1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................. 4

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: ............................................................................. 7

3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 7

4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 8

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................... 8

6. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................... 9

7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 9

8. Cấu trúc của đề tài........................................................................................ 10

PHẦN NỘI DUNG ................................................................................... 11 B.

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH ......................................................................................... 11

1. Khái niệm về văn bản, văn bản hành chính, các loại văn bản hành chính...... 11

2. Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính…………………..12

2.1. Yêu cầu về nội dung văn bản……………………………………………12

2.2. Yêu cầu về thể thức văn bản ........................................................................ 14

2.3. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản ...................................................................... 16

2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung ................ 17

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN ...... 20

1. Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên ............................. 20

1.1. Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện Đại Từ

tỉnh Thái Nguyên ................................................................................................. 20

1.2. Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội .................................................. 23

1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND

huyện Đại Từ ....................................................................................................... 23

1.3.1. Chức năng.................................................................................................. 26

1.3.2. Nhiệm vụ ................................................................................................... 26

1.3.4. Nguyên tắc làm việc .................................................................................. 28

2. Khảo sát về bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính củaUBND huyện Đại Từ. .......................................................... 29

3. Kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ .... 34

4. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Đại Từ........... 49

5. Bố cục văn bản hành chính của UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. .... 50

6. Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại

UBND huyện Đại Từ. ......................................................................................... 59

7. Ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác

soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ. ............... 60

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI

TỪ…………… ................................................................................................... 67

C. PHẦN KẾT LUẬN .................................................................................. 72

D. PHẦN PHỤ LỤC .......................................................................................... 74

I. PHỤ LỤC GIÁO TRÌNH ................................................................................ 74

II. PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ SOẠN

THẢO VĂN BẢN ............................................................................................... 74

III. PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VĂN BẢN VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN ĐẠI TỪ .......... 74

A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Như chúng ta đã biết: Trong mỗi cơ quan đều có văn phòng. Văn phòng

là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp. Văn

phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí, tổng hợp

thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng gồm 3 chức năng: chức năng tham

mưu lãnh đạo, chức năng giúp việc điều hành và chức năng hậu cần. Văn

phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng

chính của các cơ quan, tổ chức do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm.

Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là:

- Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình hoạt

động của cơ quan, tổ chức.

Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản

lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.

- Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật

(chỉ tiêu, định mức, quy trình,…)

- Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng

trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt. v.v…

Theo đó, nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu quả

hoạt động cao của cơ quan tổ chức, giúp mọi hoạt động của tổ chức đi theo

đúng mục tiêu đã đề ra và giúp tổ chức ngày càng phát triển. Ngược lại, nếu

công tác văn phòng không được chú trọng thực hiện đúng hướng sẽ gây ra

những hậu quả khôn lường, có thể kéo cả một tổ chức đi xuống và dẫn đến

nhiều khó khăn hậu quả không mong muốn. Vì vậy, công tác văn phòng luôn

được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… chú trọng, nó không chỉ đem lại

lợi ích to lớn cho cơ quan, tổ chức mà còn góp phần vào thúc đẩy quá trình

xây dựng đất nước giàu mạnh, xã hội tiên tiến.

Muốn thực hiện tốt công tác văn phòng đòi hỏi phải có trí tuệ, năng lực

tư duy hiệu quả nhất của con người, mà muốn làm được điều đó cần phải có

quá trình trau dồi kiến thức, rèn luyện, học hỏi và có thời gian cọ sát ngoài

thực tế để có kinh nghiệm.

Trong văn phòng, đặc biệt là văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà

nước, công tác soạn thảo văn bản hành chính là một công tác rất quan trọng.

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký

hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã

hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau. Trong

đó, văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà

nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ

thể trong khâu quản lý.

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản

lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những

quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy

định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin

điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để

giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi

chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng

và phức tạp.

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm

pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ

cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế

hoạch công tác, chỉ đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình

công tác, đề đạt ý kiến lên trên cấp trên, trao đổi công việc với các cơ quan,

đơn vị có liên quan… chủ yếu được thể hiện bằng hình thức văn bản, hay nói

cách khác đều được văn bản hóa. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải

quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói

chung, của từng cơ quan nói riêng. Văn bản là cầu nối giữa Đảng, Nhà nước

với quần chúng nhân dân, giữa cơ quan cấp trên với cấp dưới, giữa Trung

ương với địa phương và giữa các cơ quan ngang cấp, cơ quan không cùng hệ

thống với nhau. Văn bản còn là sản phẩm phản ánh kết quả lao động của một

tập thể hoặc của một cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức…

Qua đó, chúng ta có thể thấy soạn thảo văn bản là công việc thường

xuyên và rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là các cơ

quan có chức năng hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các quyết định

quan trọng như Chính phủ, các bộ , ngành, ủy ban nhân dân tỉnh, Ban chấp

hành Trung ương Đảng… Đây không phải là công tác nghiệp vụ thuần túy, mà

là một công việc mang công tác chính trị cao. Tóm lại, văn bản có vai trò rất

quan trọng đối với hoạt động quản lý, vì vậy trong hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức cần coi trọng đúng mức công tác này.

Để soạn thảo văn bản đúng chính xác, đảm bảo nội dung và hình thức, tính

pháp lý…, người soạn thảo phải nắm vững các nội dung sau đây:

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của

Nhà nước

- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.

- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc

đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.

- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy

định của Nhà nước.

- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo

văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp

luật

Qua thời gian kiến tập và thực tập tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái

Nguyên, em đã được tiếp xúc với nhiều công tác văn phòng như soạn thảo văn

bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội họp,... Nhận thức được tầm quan trọng và vai

trò không thể thiếu của công tác soạn thảo văn bản trong các cơ quan tổ chức

như đã nêu ở trên, em xin chọn đề tài ”Công tác soạn thảo văn bản hành chính

tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Đã có những tác giả nghiên cứu về vấn đề soạn thảo văn bản như:

- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản. Tác giả: GS. TS. Nguyễn Đăng

Dung (Chủ biên) - PGS. TS. Nguyễn Hoàng Anh TS. Võ Trí Hảo.

- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Tác giả: ThS

Trần Thị Thu Hương, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới.

- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Biên soạn: ThS.

Vương Thị Kim Thanh.

Đã có một số đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về UBND huyện Đại

Từ, tỉnh Thái Nguyên:

- Báo cáo thực tế của sinh viên Nguyễn Thị Mai – Trường Đại học Khoa

học Thái Nguyên.

Tuy nhiên đề tài ”Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện

Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” do sinh viên Phạm Thị Lan Hương Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội thực hiện – là đề tài đầu tiên nghiên cứu về vấn đề thực

trạng công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh

Thái Nguyên, một số ưu nhược điểm và các giải pháp đưa ra nhằm tăng cường

công tác soạn thảo văn bản hành chính tại đây diễn ra đạt hiệu quả cao hơn.

3. Mục tiêu nghiên cứu

- Đề tài nghiên cứu của em nhằm làm rõ thực trạng công tác soạn thảo và

ban hành văn bản tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm

và nhược điểm.

- Những giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản

tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Bộ phận nào chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản

của cơ quan.

- Những văn bản chỉ đạo về công tác soạn thảo văn bản hành chính do cơ

quan ban hành.

- Quy trình soạn thảo các loại văn bản hành chính tại cơ quan, ưu điểm và

nhược điểm.

- Số lượng văn bản hành chính do cơ quan soạn thảo và ban hành ra trong

một năm.

- Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của

UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm và hạn chế cần khắc

phục.

- Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại

cơ quan.

- Ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác

soạn thảo văn bản tại cơ quan.

- Nhận xét chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác soạn thảo

văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, nguyên nhân

tại sao và đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả công tác soạn

thảo văn bản hành chính, khắc phục hạn chế trong soạn thảo văn bản hành

chính tại UBND huyện Đại Từ.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại

UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên. Cụ thể là trong thời gian từ năm 2015

– tháng 2 năm 2017.

Phạm vi nghiên cứu:

- Các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm trong công tác soạn thảo văn bản

hành chính.

- Những văn bản chỉ đạo và việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nhằm tăng

cường công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh

Thái Nguyên.

- Quy trình soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan. - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan. - Công tác kiểm tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính. - Ứng dụng CNTT và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn

bản hành chính của cơ quan.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Nếu đề tài nghiên cứu về Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại

UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên được áp dụng vào thực tế sẽ giúp cho

việc soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tránh được những

sai sót, tăng cường hiệu quả quản lý và giúp các công việc được giải quyết dễ

dàng hơn, phù hợp với chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Đại

Từ.

7. Phương pháp nghiên cứu

Em sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau để hoàn thành bài khóa luận

này:

- Phương pháp thống kê số liệu tài liệu trong 2 năm 2015 và 2016. - Phương pháp quan sát khoa học để có thể tìm ra những sai sót hạn chế

trong công tác soạn thảo văn bản hành chính nhằm đưa ra cách khắc phục.

- Phương pháp điều tra tìm kiếm những văn bản liên quan phục vụ nội

dung nghiên cứu.

- Phương pháp mô tả về kỹ thuật soạn thảo văn bản và ứng dụng công

nghệ thông tin phục vụ soạn thảo và ban hành văn bản.

- Phương pháp phân tích các ưu nhược điểm trong công tác soạn thảo văn

bản và tổng kết để đưa ra các giải pháp.

8. Cấu trúc của đề tài

A. PHẦN MỞ ĐẦU

B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH

Chương 2: GIỚI THIỆU VỀ UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI

NGUYÊN; THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND

HUYỆN ĐẠI TỪ

C. PHẦN KẾT LUẬN

D. PHẦN PHỤ LỤC

B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH

1. Khái niệm về văn bản, văn bản hành chính, các loại văn bản hành

chính.

- Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông

tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản

lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội

dung và hình thức khác nhau.

- Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

+ Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm:

Quyết định cá biệt;

Chỉ thị cá biệt;

Nghị quyết cá biệt.

Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…

+ Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi

chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

 Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn

giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.

 Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ:

Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

- Soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước phải tiến hành trong công tác soạn thảo văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động. 2. Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính 2.1. Yêu cầu về nội dung văn bản

- Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ

trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?

- Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải được viết

ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội

dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông

tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.

+ Logic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề. + Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước. + Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.

- Văn bản phải có tính đại chúng. Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu

để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến

việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Đặc

biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận

được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân

dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân

trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm

túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.

- Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền) Nhà nước

quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ

trương, chính sách của Nhà nước. Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực

hiện (quyền lực đơn phương). Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản

ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở

pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ

quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.

Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền,

nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy,

văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và

trình tự do pháp luật quy định.

- Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng

thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục

đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền. Ngoài ra, để các nội

dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có

đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành

hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của

chủ thể thi hành.

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo

đảm thực hiện các quyền đó.

+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện

văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn

cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi. Có

nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế,

phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian.

2.2. Yêu cầu về thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm

những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể. Văn bản hành chính phải được soạn

theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số

09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư 01) đảm bảo các tiêu chí:

- Khổ giấy - Định lề trang văn bản - Kiểu trình bày - Phông chữ

Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết

thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản - Nội dung văn bản - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức - Nơi nhận

Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác:

Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật

hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực

hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

năm 2000.

Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản

được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc

hẹn giờ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn

thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế,

sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP

(HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ

cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax;

địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành

phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Trường hợp văn

bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ

lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục

phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

2.3. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước

ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định

rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ,

cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ

viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm

từ đó.

- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt.

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích

yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản

và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp

lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của

văn bản đó.

Cần lưu ý một số điểm sau:

- Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn

bản muốn thể hiện.

- Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau - Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra

sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy

phạm có hiệu lực hồi tố.

- Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời

điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này

được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá

khứ, hiện tại, tương lai. Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên

dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành. - Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ. - Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về

chính tả và thuật ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ

biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được. - Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của

mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội

dung các quy định cần soạn thảo.

2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp

xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong

công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu

lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành

tương ứng.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước sau:

B1: Chuẩn bị

- Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của

văn bản

- Xác định tên loại văn bản - Thu thập và xử lý thông tin

B2: Lập đề cương, viết bản thảo

- Lập đề cương:

+ Đề cương văn bản là bản trình bày những nội dung chính thể hiện nội

dung văn bản

+ Đề cương văn bản được xây dựng dựa trên cơ sở những vấn đề được

xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản + Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược

- Viết bản thảo:

+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến

được xác lập ở đề cương

+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng

trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ,

cụm từ, liên kết các câu, đoạn đẻ văn bản trở thành một thể thống nhất,

trọn vẹn về nội dung và hình thức.

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung đã hợp lý chưa,

đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý đã phù hợp với mục đích ban

hành văn bản chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa.

+ Kiểm tra về thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày.

B3: Trình duyệt, ký bản thảo

- Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn

bản lên cấp trên để xem xét thông qua.

- Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:

+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản + Bản dự thảo + Văn bản thẩm định (nếu có) + Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có) + Các văn bản giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

B4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

- Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản - Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản - Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản - Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành - Đóng dấu cơ quan - Bao gói và chuyển giao văn bản

Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp

tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.

Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được

chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể.

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN

1. Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên

1.1. Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện Đại

Từ tỉnh Thái Nguyên

Vị trí địa lý:

Đại từ là Huyện miền núi nằm ở phía Tây bắc của tỉnh Thái Nguyên,

cách Thành Phố Thái Nguyên 25 Km, phía Bắc giáp huyện Định Hoá; Phía

nam giáp huyện Phổ Yên và Thành Phố Thái Nguyên; Phía đông giáp huyện

Phú Lương; Phía tây bắc và đông nam giáp tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Phú

Thọ.

Huyện Đại Từ có nhiều đơn vị hành chính nhất tỉnh: 30 xã, thị trấn,

tổng diện tích đất tự nhiên toàn Huyện là 57.790 ha và 158.721 khẩu, có 8 dân

tộc anh em cùng chung sống: Kinh, tày, Nùng, Sán chay, Dao, Sán dìu, Hoa,

Ngái v.v..; Chiếm 16,58% về diện tích, 16,12% dân số cả tỉnh Thái Nguyên.

Mật độ dân số bình quân 274,65 người/km2.

Là Huyện có diện tích lúa và diện tích chè lớn nhất Tỉnh (

Lúa 12.500 ha, chè trên 5.000 ha), Đại Từ còn là nơi có khu du lịch Hồ Núi

Cốc được cả nước biết đến, đồng thời cũng là Huyện có truyền thống cách

mạng yêu nước: Có 169 điểm di tích lịch sử và danh thắng. Là đơn vị được

Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu anh hùng Lực lượng vũ trang.

Điều kiện địa hình:

a) Về đồi núi: Do vị trí địa lý huyện Đại Từ được bao bọc xung quanh

bởi dãy núi:

- Phía Tây và Tây Nam có dãy núi Tam đảo ngăn cách giữa Huyện và tỉnh

Vĩnh Phúc, Phú Thọ, độ cao từ 300 - 600m .

- Phía Bắc có dãy Núi Hồng và Núi Chúa. - Phía đông là dãy núi Pháo cao bình quân 150 - 300 m. - Phía Nam là dãy núi Thằn Lằn thấp dần từ bắc xuống nam.

b) Sông ngòi thuỷ văn:

- Sông ngòi: Hệ thống sông Công chảy từ Định Hoá xuống theo hướng

Bắc Nam với chiều dài chạy qua huyện Đại Từ khoảng 2km. Hệ thống các

suối, khe như suối La Bằng, Quân Chu, Cát Nê v.v... cũng là nguồn nước quan

trong cho đời sống và trong sản xuất của Huyện.

- Hồ đập: Hồ núi Cốc lớn nhất Tỉnh với diện tích mặt nước 769 ha, vừa là

địa điểm du lịch nổi tiếng, vừa là nơi cung cấp nước cho các Huyện Phổ Yên,

Phú Bình, Sông Công, Thành phố Thái Nguyên và một phần cho tỉnh Bắc

Giang. Ngoài ra còn có các hồ: Phượng Hoàng, Đoàn Uỷ, Vai Miếu, Đập

Minh Tiến, Phú Xuyên, Na Mao, Lục Ba, Đức Lương với dung lượng nước

tưới bình quân từ 40 - 50 ha mỗi đập và từ 180 - 500 ha mỗi Hồ.

- Thuỷ văn: Do ảnh hưởng của vị trí địa lý, đặc biệt là các dãy núi bao bọc

Đại Từ thường có lượng mưa lớn nhất Tỉnh, trung bình lượng mưa hàng năm

từ 1.800mm - 2.000mm rất thuận lợi cho phát triển sản xuất nông lâm nghiệp

của Huyện ( đặc biệt là cây chè).

Điều kiện khí hậu thời tiết: Do mưa nhiều khí hậu thường ẩm ướt độ

ẩm trung bình từ 70 - 80% , nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 270 ( là

miền nhiệt độ phù hợp cho nhiều loại cây trồng phát triển).

Về đất đai thổ nhưỡng: Tổng diện tích tự nhiên 57.848 ha. Trong đó:

đất nông nghiệp chiếm 28,3%, đất Lâm nghiệp chiếm 48,43%; Đất chuyên

dùng 10,7%; Đất thổ cư 3,4%. Tổng diện tích hiện đang sử dụng vào các mục

đích là 93,8%, còn lại 6,2% diện tích tự nhiên chưa sử dụng.

Về tài nguyên - khoáng sản:

Tài nguyên rừng: Diện tích đất lâm nghiệp 28.020 ha, trong đó rừng tự

nhiên là 16.022 ha và rừng trồng từ 3 năm trở lên là 11.000 ha. Chủ yếu là

rừng phòng hộ, diện tích rừng kinh doanh không còn hoặc còn rất ít vì những

năm trước đây đã bị khai thác bừa bãi và tàn phá để làm nương rẫy.

Tài nguyên khoáng sản: Đại Từ được thiên nhiên ưu đãi phân bổ trên địa

bàn nhiều tài nguyên khoáng sản nhất Tỉnh, 15/31 xã, thị trấn có mỏ và điểm

quặng. Được chia ra làm 4 nhóm quặng chủ yếu sau:

- Nhóm khoáng sản là nguyên liệu cháy: Chủ yếu là than nằm ở 8 xã của

Huyện: Yên Lãng, Hà Thượng, Phục Linh, Na Mao, Minh Tiến, An Khánh,

Cát Nê. Có 3 mỏ lớn thuộc Trung ương quản lý và khai thác: Mỏ Núi Hồng,

Khánh Hoà, Bắc làng Cẩm. Sản lượng khai thác hàng năm từ 10 đến 20 nghìn

tấn/ năm.

- Nhóm khoáng sản kim loại:

+ Nhóm kim loại màu: Chủ yếu là thiếc và Vônfram nằm tập trung chủ

yếu ở xã Hà Thượng và rải rác ở một số xã khác trên địa bàn huyện. + Nhóm kim loại đen: Chủ yếu là Titan, sắt nằm rải rác ở các điểm thuộc

các xã phía Bắc của Huyện như Khôi Kỳ, Phú Lạc trữ lượng không lớn

lại phân tán.

- Nhóm khoáng sản phi kim loại: pyrit, barit, nằm ở rải rác các xã trong

Huyện, trữ lượng nhỏ, phân tán.

- Khoáng sản và vật liệu xây dựng: đất sét có trữ lượng lớn ở xã Phú Lạc,

khai thác cát sỏi dọc các con sông Công và bãi bồi của dòng chảy.

Về du lịch: Hiện đã hoàn thành xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển

du lịch sinh thái sườn đông dãy Tam Đảo, hoàn thành quy hoạch chi tiết khu

du lịch chùa Tây Trúc xã Quân Chu, Cửa Tử xã Hoàng Nông, quy hoạch chi

tiết khu di tích lịch sử Lưu Nhân Chú. nhìn chung tiềm năng phát triển dịch vụ

du lịch ở Đại Từ đã và đang được quan tâm phát triển, đây là tiềm năng lớn

của Huyện cũng như của Tỉnh Thái Nguyên

Nguồn nhân lực: Dân số Đại Từ hiện có 158.721 nhân khẩu (Trong đó

dân số nông nghiệp chiếm 94%; Thành thị: 6%). Dân số trong độ tuổi lao

động chiếm 56,5%.Lao động làm trong các Ngành nghề kinh tế

chiếm 90,8% (Trong đó: Nông lâm nghiệp thuỷ sản chiếm 94,1%; Công

nghiệp xây dựng chiếm 4,1%; Dịch vụ chiếm 1,2%).

1.2. Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội

- Lợi thế có tính chất quyết định và bền vững của Huyện là: Sự đoàn kết

nhất trí của các dân tộc anh em trong Huyện, sự nhiệt tình cách mạng với sự

lãnh đạo vững vàng của đảng bộ Huyện, nhân dân các dân tộc trong Huyện

quyết tâm phấn dấu xây dựng nền kinh tế -xã hội phát triển về mọi mặt.

- Có vị trí địa lý địa lý thuận lợi tạo điều kiện cho sự phát triển kinh tế - xã

hội của địa phương.

- Là Huyện có nhiều tài nguyên khoáng sản. Đây là nhân tố quan trọng

hình thành các cơ sở công nghiệp.

- Tiềm năng về du lịch cũng là một lợi thế để phát triển ngành dịch vụ

thương mại trên địa bàn.

1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND

huyện Đại Từ

Ảnh 1: Một số hình ảnh về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên.

1.3.1. Chức năng

UBND Huyện là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu

trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản

của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND Huyện. Đồng

thời chỉ đạo hoạt động của các cơ quan thuộc UBND Huyện và UBND các

xã, thị trấn.

1.3.2. Nhiệm vụ

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Đại Từ được quy định tại điều

97; 98; 99; 100; 101; 102; 103; 104; 105; 106; 107 và Điều 110 của Luật tổ

chức HĐND & UBND được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam thông

qua ngày 26/11/2003. Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của

Chính Phủ về việc quy định các Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND

các cấp; Quyết định số 75/2006/QĐ-UBND ngày 12/4/2006 của Thủ tướng

Chính Phủ V/v ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND Huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh và Quyết định số 1832/QĐ-UBND ngày 10/5/2007

của UBND Huyện Đại Từ về ban hành quy chế làm việc của UBND Huyện

Đại Từ.

1.3.3. Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Đại Từ là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,

chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước

cấp trên. Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ

quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp

nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,

củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính

nhà nước từ trung ương tới cơ sở.

UBND huyện Đại Từ có 9 thành viên UBND trong đó có 01 Chủ tịch

và 03 Phó chủ tịch.

Các cơ quan giúp việc cho UBND huyện Đại Từ gồm có các phòng,

ban trực thuộc sau:

CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁC PHÒNG BAN, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

UBND HUYỆN ĐẠI TỪ

1. Phòng Nông nghiệp &PTNT

2. Phòng Giáo dục - ĐT

3. Phòng Nội Vụ

4. Phòng Tài chính- KH

5. Phòng Kinh tế- HT

6. Phòng Văn hoá - TT

7. Phòng Tài nguyên &MT

8. Văn phòng HĐND&UBND Huyện

9. Phòng LĐTBXH

10. Phòng Tư pháp

11. Thanh tra Huyện

12. Phòng Y tế

13. Ban BTGPMB

14. Trạm Khuyến nông

15. Trung tâm Dạy nghề

16. Trung tâm Chữa bệnh GDLĐXH Huyện

17. Đài Truyền thanh- Truyền hình

18. Ban Quản lý các Dự án đầu tư và XD Huyện

19. Phòng Dân tộc

20. Hội Chữ thập đỏ

21. Hạt Kiểm lâm huyện.

1.3.4. Nguyên tắc làm việc

UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo

phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm

cá nhân của Chủ tịch, Phó chủ tịch và UBND huyện,

Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền,

đảm bảo sự lãnh đạo của Huyện ủy, sự giám sát của HĐND và sự chỉ đạo

của cơ quan nhà nước cấp trên. Tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm

bảo quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân.

Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao cho một cơ quan, đơn vị,

một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay

việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược

lại. Công việc được giao cho cơ quan đơn vị thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

đó chịu trách nhiệm về công việc được giao.

Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy

định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của

UBND huyện; Đồng thời thực hiện cải cách thủ tục hành chính, đảm bảo rõ

ràng, minh bạch, kịp thời và hiệu quả.

2. Khảo sát về bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính củaUBND huyện Đại Từ.

Tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, bộ phận chịu trách nhiệm

công tác soạn thảo và ban hành văn bản là các cán bộ phòng Văn thư lưu trữ

của UBND Huyện và một số cán bộ chuyên môn có liên quan.

2.1. Cơ cấu cán bộ phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Đại Từ:

Trưởng phòng (bộ

phận) văn thư lưu trữ:

Chu Thị Lương

Cán bộ văn thư: Cán bộ lưu trữ:

Đoàn Thị My Nguyễn Thị Liễu

Cán bộ đánh máy vi tính, photo copy văn bản: Dương Thị Tâm

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu cán bộ phòng lưu trữ UBND huyện Đại Từ

Phân công nhiệm vụ công tác cụ thể của từng cán bộ trong bộ phận Văn thư,

lưu trữ như sau:

- Đ/c Chu Thị Lương: Làm trưởng bộ phận Văn thư, lưu trữ: Chịu trách

nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cán bộ thuộc bộ phận Văn thư, lưu trữ.

Trực tiếp làm công tác văn thư, thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, chịu trách

nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ cho công việc đảm

nhận.

- Đ/c Đoàn Thị My: Cán bộ làm công tác văn thư. Chịu trách nhiệm giữ

con dấu của HĐND, UBND và các dấu chức danh của Lãnh đạo HĐND,

UBND, Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND; Dấu của Chi bộ Văn phòng

HĐND&UBND huyện.

- Đ/c Nguyễn Thị Liễu: Cán bộ làm công tác lưu trữ, kiêm thủ kho và

phối hợp thực hiện làm công tác văn thư.

- Đ/c Dương Thị Tâm: Cán bộ làm công tác đánh máy vi tính, photocopy

văn bản, phối hợp thực hiện làm công tác văn thư.

Ảnh 2: Một số hình ảnh về phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Đại Từ

2.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng Văn thư lưu trữ:

+ Tiếp nhận đầy đủ văn bản đến, trình, chuyển giao văn bản cho các

đơn vị, cá nhân khi đã có ý kiến xử lý của Chủ tịch, các Phó Chủ

tịch UBND và Chánh Văn phòng.

+ Mở sổ theo dõi việc nhận, chuyển các đơn thư khiếu nại tố cáo báo

cáo Chánh Văn phòng hàng tuần.

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,

ký duyệt để ban hành.

+ Vào sổ theo dõi, đóng dấu các văn bản khi đã có chữ ký chức danh

theo quy định. Không được đóng dấu lưu không khi văn bản không

có nội dung, không có chữ ký hoặc chữ ký photo mà không co sbarn

gốc kèm theo. Không đóng dấu UBND Huyện vào các văn bản mà

Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký vào lề, góc văn bản. Tuyệt đối giữ bí mật

nội dung các văn bản đi và đến theo quy chế bảo vệ bí mật.

+ Tiếp nhận và gửi đi các văn bản sau khi đã kiểm tra thể thức, hình

thức, kỹ thuật trình bày. Ghi số và ngày tháng, đóng dấu mức độ

khẩn, mật. Vào số công văn đi, đến và lưu văn bản theo quy định.

Văn bản đi, đến phải được chuyển kịp thời cho người có trách nhiệm

giải quyết. Những văn bản có dấu mức độ khẩn phải được trình và

chuyển giao ngay cho Chánh Văn phòng sau khi nhận được.

+ Bảo quản sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu

khác theo quy định tại Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của

Chính phủ.

+ Thường trực và quản lý máy điện thoại, máy FAX, không được sử

dụng vào việc riêng. Thông báo kịp thời các tin tức chuyển đến và đi

cho Chánh Văn phòng. Không được cho người không có nhiệm vụ

vào trong quầy Văn thư – Lưu trữ.

+ Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên

chức.

+ Thực hiện sao y, trích sao hoặc sao lục văn bản khi có ý kiến chỉ đạo

của Chánh Văn phòng (Theo đúng thể thức quy định tại Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn

thư và Thông tư số 01/TT-BNV ngày 29/01/2011 của Bộ Nội vụ). + Lập hồ sơ tên gọi (theo quy định trong Thông tư số 33/TT ngày

10/12/1992 của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ). Văn

bản trong hồ sơ tên gọi phải là văn bản chính, sắp xếp theo thứ tự

đúng với số đăng ký trong sổ công văn theo từng tháng, quý, 6

tháng, cả năm và tiến hành chỉnh lý, kết thúc hồ sơ, nộp vào lưu trữ

huyện.

+ Thu thập, xử lý, đưa vào lư trữ hàng năm các tài liệu của HĐND,

UBND và Văn phòng HĐND&UBND ban hành.

+ Kiểm kê thống kê, xây dựng công cụ tra cứu và lập cơ sở dữ liệu tra

cứu.

+ Sắp xếp bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản + Lập kế hoạch thu thập, xử lý đưa vào lưu trữ các nguồn tài liệu thuộc

nguồn lưu trữ huyện.

+ Giữ gìn bí mật nội dung các văn bản lưu trữ, chỉ được phép cho các

cá nhân, tổ chức tham khảo tài liệu khi có ý kiến của Chánh Văn

phòng HĐND&UBND huyện.

+ Phối hợp cùng văn thư thực hiện một số công việc khác khi Chánh

Văn phòng phân công.

+ Có nhiệm vụ đánh máy, nhân bản các văn bản của HĐNDUBND

huyện và các cơ quan lien quan đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng

trong bản thảo thì hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người

duyệt bản thảo đó.

+ Chỉ được đánh máy các văn bản đã được TT HĐND-UBND Huyện

hoặc Lãnh đạo văn phòng phê duyệt. Chỉ được nhân bản khi lãnh

đạo cơ quan hoặc người soạn thảo trực tiếp kiểm tra đối chiếu bản

thảo. Văn bản được nhân bản xong chuyển phòng văn thư để vào sổ,

lưu và phát hành theo chỉ đạo. + Nhân bản đúng số lượng quy định. + Các văn bản đánh vi tính xong phải lưu giữ vào máy, ghi ký hiệu vào

sổ theo dõi. Các văn bản được duyệt đánh vi tính và nhân bản phải

vào phiếu báo chuyển bộ phận tài vụ cấp phát giấy in.

+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản

theo đúng thời gian quy định.

+ Sử dụng máy vi tính, máy photo copy đúng kỹ thuật, chủ động phát

hiện những trục trặc hư hỏng để báo cáo với lãnh đạo Văn phòng sửa

chữa kịp thời phục vụ công tác thường xuyên của HĐND và UBND. + Bảo quản các trang thiết bị làm việc trong phòng máy vi tính, không

cho người không có nhiệm vụ vào phòng máy vi tính.

3. Kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản hành chính tại UBND huyện Đại

Từ

a. Soạn thảo quyết định cá biệt

Bố cục nội dung của quyết định cá biệt gồm 2 phần: phần mở đầu nêu các

căn cứ ban hành quyết định; phần nội dung chính: trình bày nội dung các

quy định của quyết định.

* Căn cứ ban hành

- Bắt đầu bằng việc nêu tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của thủ

trưởng cơ quan, tổ chức ban hành quyết định (trình bày canh giữa bằng chữ

in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm).

- Tiếp theo, trình bày lần lượt các căn cứ ban hành quyết định (QĐ).

Trong phần này, cần nêu các căn cứ pháp lý là các VB pháp luật đang còn

hiệu lực (vào thời điểm ban hành) và căn cứ cơ sở thực tiễn để ban hành

quyết định.

Căn cứ pháp lý gồm có 2 nhóm:

- Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn VB pháp luật quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành VB.

Căn cứ pháp lý cho nội dung của VB: Viện dẫn các VB pháp luật quy định

điều chỉnh trực tiếp đến nội dung QĐ. Thường dẫn theo thứ tự từ cao đến

thấp về tính chất pháp lý của loại hình VB, còn đối với VB có tính chất pháp

lý ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian.

- Căn cứ thực tiễn: Để ban hành một QĐ phải dựa trên cơ sở thực tiễn.

Căn cứ thực tế nhằm khẳng định việc ban hành QĐ xuất phát từ yêu cầu

thực tế và phù hợp với thực tế. Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo cho văn

bản có tính khả thi. Căn cứ này gồm:

Các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán

bộ…) hoặc được phản ánh trong các văn bản như: biên bản, kế hoạch, tờ

trình, đơn đề nghị …

Căn cứ vào đề nghị, đề xuất của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu,

giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.

* Nội dung quy định

- Bắt đầu bằng từ “quyết định” được trình bày canh giữa bằng chữ in

hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, sau đó có dấu hai chấm.

- Tiếp theo lần lượt trình bày các quy định của QĐ theo trật tự lôgíc: nội

dung quy định có tầm quan trọng, khái quát thì trình bày trước. Nội dung

các quy định trong QĐ được trình bày thành các điều. Nếu nội dung của QĐ

trực tiếp có nội dung phức tạp thì có thể chia thành các khoản, điểm nằm

trong các điều. Còn đối với QĐ gián tiếp thì nội dung của các văn bản kèm

theo (Quy định, Quy chế…) được chia thành các chương, điều, khoản, điểm.

QĐ thường có từ 2-3 điều, nhiều nhất không quá 5 điều. Trong đó:

Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của QĐ (là nội dung

đó được phản ánh trong trích yếu nội dung QĐ nhưng cần ghi chi tiết, cụ thể

hơn).

Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan

đến nội dung điều chỉnh chính của QĐ.

Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành. Có các trường hợp: Quy định

về hiệu lực VB: QĐ có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn hơn (một

con số cụ thể ghi trong VB). Trường hợp cần thiết có thể quy định hiệu lực

sớm hơn so với ngày ban hành (hiệu lực trở về trước) nhưng phải đảm bảo

hai nguyên tắc: thứ nhất, không quy định trách nhiệm pháp lý đối với hành

vi mà vào thời điểm xảy ra hành vi đó luật pháp không quy định trách nhiệm

pháp lý; thứ hai, không quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn. Quy định về

xử lý VB: Bãi bỏ VB trước có nội dung mâu thuẫn với quyết định (nếu có).

Quy định về đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ các cơ quan, tổ chức, cá nhân

có liên quan chịu trách nhiệm thi hành các quy định của VB (các đối tượng

chịu trách nhiệm thực hiện chính, các đối tượng có trách nhiệm phối hợp

thực hiện).

Ảnh 3: Quyết định số 5967/QĐ-UBND của UBND huyện Đại Từ ban hành

ngày 9/8/2016

b. Soạn thảo công văn

Công văn hành chính có bố cục nội dung gồm ba phần: phần mở đầu, phần

nội dung chính và phần kết thúc.

* Phần mở đầu

Cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành văn bản. Tuy nhiên,

khi vận dụng vào thực tiễn thì phần mở đầu của mỗi công văn theo từng

mục đích ban hành lại được trình bày khác nhau.

- Công văn trao đổi: Trình bày mục đích, lý do trao đổi (trình bày thực

trạng hoặc tình hình thực hiện các nhiệm vụ, thuận lợi, khó khăn để làm cơ

sở trao đổi).

- Công văn trả lời: Trình bày mục đích, lý do trả lời (cần nhắc lại sự việc

hoặc văn bản đã nhận được và những căn cứ hoặc cơ sở trả lời).

- Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý do đôn đốc, nhắc

nhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu tiên và

nhược điểm; đặc biệt nhấn mạnh những nhược điểm cần khắc phục).

- Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý do tổ chức

hội nghị (lý do mời).

* Phần nội dung chính

Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để trình bày mục

đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công văn

có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt. Khi soạn thảo phần này

cần căn cứ vào mục đích, tính chất của từng loại công văn; căn cứ vào đối

tượng nhận văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày:

- Nếu là công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lý có tính khả

thi, xác đáng, lập luận chắt chẽ và logic. Lời lẽ thể hiện tính khiêm tốn và

cầu thị, không được mang tính áp đặt hoặc những yêu cầu khó thực hiện.

- Công văn trả lời thì nội dung phải rõ ràng, mạch lạc; sử dụng các luận

cứ để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự,

nhã nhặn.

- Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp

dưới, các biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm của các cá

nhân, tổ chức.

- Công văn mời họp, nội dung phải nêu được tóm tắt nội dung chính

(nếu cần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị về

tài liệu, phương tiện, kinh phí… (nếu có).

- Công văn hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để

đối tượng dễ thực hiện. Khi trình bày nội dung công văn, nếu nội dung có

nhiều ý thì phân thành các tiểu mục để trình bày. Những nội dung đơn giản

thì mỗi ý trình bày bằng một đoạn văn.

* Phần kết thúc

Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu, đề

nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị giúp

đỡ, cảm ơn đối với đối tượng nhận văn bản),...

Ảnh 4: Công văn số 160/UBND-KT&HT của UBND huyện Đại Từ

ngày 16/02/2017

c. Soạn thảo tờ trình

Tờ trình có bố cục nội dung gồm 3 phần:

* Phần mở đầu

Trình bày ngắn gọn và rõ mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý đối với

vấn đề cần trình, duyệt. Trong đó, cần phân tích những căn cứ thực tế làm

nổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề đề nghị.

* Phần nội dung chính

- Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch

công tác, dự thảo văn bản …). Đối với những nội dung đơn giản, có thể

trình bày trực tiếp trong tờ trình; đối với những nội dung phức tạp, chỉ cần

trình bày một cách tóm tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và chi

tiết có thể được trình bày tại các văn bản kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán

…).

- Nêu các phương án thực hiện: Phương án phải khả thi và cần được

trình bày cụ thể, rõ ràng với các luận cứ kèm theo các tài liệu, thông tin có

độ tin cậy cao.

- Phân tích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt

để có sức thuyết phục cho tờ trình được phê duyệt.

- Có thể dự kiến trước những vấn đề có thể gặp (khó khăn, vướng mắc)

để đề xuất luôn các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện.

- Đề xuất các kiến nghị với cấp trên.

* Phần kết

- Bày tỏ sự mong muốn tờ trình được phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩm

quyền xem xét, phê duyệt”.

- Thể hiện nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.”

d. Soạn thảo thông báo

* Phần đặt vấn đề: Không trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp những vấn

đề cần thông báo.

* Nội dung của thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính

sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội

dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện. Đối

với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp, phải nêu ngày, giờ họp,

thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết

định, nghị quyết (nếu có) của hội nghị, cuộc họp đó. Đối với thông báo về

nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi

thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện....

Văn phong của một bản thông báo đòi hỏi phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ

hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết mà không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình

cảm như ở một số công văn hành chính khác.

* Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh,

lưu ý người đọc, hoặc một nội dung có tính chất xã giao, cảm ơn nếu xét

thấy cần thiết. Đối với việc soạn thảo một số loại thông báo thường sử dụng:

* Thông báo truyền đạt lại một văn bản mới ban hành, một chủ trương,

chính sách mới…, ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng lương…

Nội dung cần thể hiện:

- Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; - Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt; - Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.

* Thông báo một sự việc, một tin tức, ví dụ: thông báo về kết quả cuộc họp

(hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo)

Nội dung cần thể hiện:

- Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì cuộc họp; - Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; - Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).

* Thông báo về nhiệm vụ được giao

Nội dung cần thể hiện:

- Ghi ngắn gọn, đầy đủ các nhiệm vụ được giao; - Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; - Nêu các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện.

* Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và

lãnh đạo, ví dụ: thông báo về thay đổi cơ quan chủ quản; thay đổi phạm vi

hoạt động, địa giới hành chính.

Nội dung cần thể hiện:

- Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax; - Ngày, tháng, năm thay đổi.

* Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý

Nội dung cần thể hiện:

- Ghi rõ nội dung của hoạt động quản lý; - Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý; - Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc)

Ảnh 5: Thông báo kết luận số 23/TBKL-UBND ngày 09/02/2017 của UBND

huyện Đại Từ

e. Soạn thảo báo cáo

Do đặc điểm của báo cáo mang tính phản ánh tình hình nên tùy theo mục

đích, nội dung của từng loại báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung

phù hợp:

* Đối với các loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ trong thời gian ngắn

(tháng, quý). Nội dung loại báo cáo này thường bố cục gồm các phần chủ

yếu sau:

- Phần nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực

hoạt động: Trình bày những kết quả, những nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động,

những mặt hoạt động đã hoặc đang thực hiện; kiểm điểm những ưu điểm,

hạn chế trong quá trình thực hiện. Mỗi nội dung phản ánh được chia thành

từng mục, điểm, khoản. Khi viết về mỗi nội dung cần có sự tổng hợp, phân

tích, so sánh với chỉ tiêu kế hoạch được giao để đánh giá tiến độ thực hiện,

kết quả thực hiện. Đồng thời, so sánh với cùng kỳ tháng trước, quý trước.

Khi đưa ra các số liệu phải có sự tổng hợp xử lý chính xác.

- Phần phương hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày những nhiệm vụ trọng

tâm, chủ yếu cần tiếp tục thực hiện trong thời gian tới để tiếp tục phát huy

ưu điểm, khắc phục hạn chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch

đề ra.

Trong đó có thể nêu ra các phương hướng, nhiệm vụ chung và phương

hướng, nhiệm vụ chỉ tiêu cụ thể.

* Đối với các báo cáo tổng kết

Bố cục nội dung loại báo cáo này phải có các phần:

- Phần đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát những nhiệm vụ được

giao hoặc đánh giá khái quát những đặc điểm chung, đặc điểm riêng về các

vấn đề, sự việc phản ánh; trình bày thuận lợi và khó khăn cơ bản.

- Phần tổng kết: Đánh giá nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ công

tác, các lĩnh vực hoạt động. Phương pháp trình bày như phần nội dung của

bao cáo sơ kết, báo cáo định kỳ ở trên nhưng các thông tin phải mang tính

khái quát, tổng hợp toàn bộ vấn đề, sự việc. Đồng thời, trình bày đánh giá

chung về ưu nhược điểm, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.

- Phần phương hướng nhiệm vụ của báo cáo tổng kết phải dựa trên

những chỉ tiêu, kế hoạch được giao và những chủ trương, chính sách của

Đảng, Nhà nước. Đồng thời, dựa trên những kết quả thực hiện và những

đánh giá chung trình bày ở phần trước để đưa ra các phương hướng, nhiệm

vụ trong thời gian tới. Phần này cần đưa ra các phương hướng, nhiệm vụ

chung, phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu cụ thể theo từng mặt hoạt động,

nhiệm vụ công tác. Ngoài ra, phải đưa ra các biện pháp thực hiện.

- Phần kết luận cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến

nghị với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền; đưa ra những nhận định về

triển vọng tình hình.

f. Soạn thảo biên bản

Biên bản có nhiều loại, mỗi loại lại có công dụng khác nhau và việc xây

dựng bố cục cho từng loại biên bản cũng khác nhau. Những loại biên bản đã

được mẫu hóa thì phải tuân theo mẫu có sẵn. Tuy nhiên, loại biên bản nào

cũng phải trình bày theo trình tự nhất định sau đây:

- Phần mở đầu: Ghi thời gian và địa điểm lập biên bản, thành phần tham

dự (cuộc họp, kiểm tra, chứng kiến hoặc có liên quan đến sự việc đã xảy ra).

- Phần nội dung chính: Ghi diễn biến sự kiện. - Phần kết thúc: Ghi tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ

tọa nếu là biên bản hội nghị, nhận xét kết luận nếu là biên bản kiểm tra,

thanh tra.

+ Thông qua biên bản: VD: Biên bản này lập xong đã được đọc cho những

người chứng kiến cùng nghe, 100% nhất trí.

4. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Đại Từ

UBND huyện Đại Từ ban hành ra những văn bản hành chính thuộc phạm vi

chức năng thẩm quyền như:

+ Công văn + Thông cáo + Thông báo + Báo cáo + Tờ trình + Biên bản + Dự án, đề án + Kế hoạch, chương trình + Diễn văn + Công điện + Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ

phép,…)

+ Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)

Số lượng các loại văn bản hành chính do UBND huyện Đại Từ soạn thảo

và ban hành trong năm 2016 vừa qua như sau:

ảnh: số lượng văn bản đi, văn bản đến UBND huyện Đại Từ trong năm

2016 (Nguồn: Công văn số 141/UBND-NV về việc báo cáo thống kê

văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2016).

5. Bố cục văn bản hành chính của UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái

Nguyên.

5.1. ưu điểm:

Nhìn chung, các văn bản hành chính được ban hành bởi Văn phòng

UBND huyện Đại Từ đều tuân thủ theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

được quy định tại Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06/05/2005 của bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Các văn bản hành chính được ban hành bởi UBND huyện Đại Từ đều

tuân thủ theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy

khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (Phụ lục II). Vị trí trình bày

các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng

tương tự theo Sơ đồ sau:

Ảnh 6: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau: a) Quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1.

Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày

bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng

chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của

các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có

đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng

chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét

liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với

dòng chữ. c) Số, ký hiệu của văn bản

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3.

Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban

hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt

trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:

Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số:

234/SCN-VP. d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số

4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh

có dấu phẩy.

Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004

e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được

trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo

cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa

dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu

nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ

in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ

ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt

cân đối so với dòng chữ.

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt

“V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. f) Nội dung văn bản

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm

(1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là

6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu

từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing)

trở lên.

Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có

phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối

dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương

được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã.

Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in

hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng

riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số

thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh

giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng,

đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp

theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ

đứng;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt

theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ

bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

- Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ

lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một

dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay

dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề

của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ

đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó

có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng

chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng,

đậm;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt

theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ

bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ

khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”,

“TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình

bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,

đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

h) Dấu của cơ quan, tổ chức

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8.

i) Nơi nhận

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính)

được trình bày như sau:

- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản

được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,

tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá

nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai

cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân

hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng

riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối

cùng có dấu chấm.

- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính

và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai

chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ

chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn

bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng

có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu

hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết

tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ

trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là

dấu chấm. j) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với

văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp

luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu

thu hồi được đóng vào ô số 11.

Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình

chữ nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình

bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt

cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là

30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm. k) Các thành phần thể thức khác

Các thành phần thể thức khác được trình bày như sau:

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ

“trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được

trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dự thảo”

hoặc cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật

viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại

ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ

11, kiểu chữ đứng;

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website);

số điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại

ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một

đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;

- Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các

trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai

phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in

thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình

bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy

(phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số

Ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được

minh hoạ tại Phụ lục IV - Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và

thể thức bản sao kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP(trong đó,

sử dụng phông chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với

chữ in hoa).

- Mẫu trình bày một số loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành

chính được minh hoạ tại Phụ lục V - Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn

bản kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP(trong đó, sử dụng

phông chữ .VnTime đối với chữ in thường và .VnTimeH đối với chữ in

hoa).

5.2. Nhược điểm:

Tuy nhiên một số văn bản khi soạn thảo còn tồn tại một số nhược điểm như

sau: a) Lỗi viết lặp từ

Ảnh 7: Tại thông báo kết luận số 23/TBKL-UBND ngày 09/02/2017 của

UBND huyện Đại Từ, ở phần Nơi nhận: cụm từ “Phòng Tài nguyên và MT”

bị lặp lại 2 lần.

Ảnh 8: Tại Công văn số 141/UBND-NV của UBND huyện Đại Từ, tại phần

trích yếu công văn, cụm từ “Và tài liệu lưu trữ” bị lặp lại 2 lần.

b. Lỗi viết sai chính tả

Ảnh 9: tại Công văn số 160/UBND-KT&HT ngày 16/02/2017 của UBND

huyện Đại Từ về việc giao nhiệm vụ thực hiện quy hoạch chi tiết xây dựng

Khu lẻ dân cư xóm Trại tre, xã Phú Lạc, cụm từ “bổ sung” viết sai chính tả

thành “bổ xung”.

6. Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành

chính tại UBND huyện Đại Từ.

Nhìn chung, các lãnh đạo UBND huyện Đại Từ đã tập trung chú ý đến

công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của cơ quan, hoạt động

thanh tra kiểm tả được thực hiện thường xuyên nhằm phát hiện sai sót để xử

lý kịp thời và có hình thức khiển trách hoặc kiểm điểm đối với những cá

nhân, bộ phận làm sai.

Những văn bản sau khi soạn thảo và ban hành nếu xảy ra sai sót có

thể đem lại hậu quả, Lãnh đạo UBND, Chánh Văn phòng và những cán bộ

có liên quan lập tức liên hệ với văn thư nơi nhận nhằm dừng ban hành văn

bản và tiến hành thu hồi văn bản để chỉnh sửa và ban hành lại kịp thời gian

quy định.

Thủ trưởng cơ quan thường xuyên chú trọng đến công tác soạn thảo

và ban hành văn bản, thường xuyên quan tâm đến các ứng dụng trang thiết

bị, phần mềm, công nghệ thông tin phục vụ soạn thảo và ban hành văm bản,

công tác văn thư. Bộ phận phụ trách trang thiết bị kỹ thuật và công nghệ

thông tin của cơ quan chăm chỉ xem xét tình hình trang thiết bị máy móc và

lên kế hoạch sửa chữa hoặc thay mới kịp thời để hoạt động soạn thảo và ban

hành văn bản không bị gián đoạn.

Tuy nhiên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn một

số sai sót không thể tránh khỏi như em đã nêu ở trên. Nguyên nhân thường

gặp: Do số lượng văn bản đi trong một ngày của cơ quan là khá nhiều và cán

bộ văn thư của cơ quan vẫn còn ít nên khâu kiểm tra lại trước khi ban hành

vẫn còn gặp một số trở ngại. Nắm bắt được tình hình, cơ quan đã quyết định

sẽ tuyển dụng thêm nhân viên làm công tác văn thư tại phòng văn thư và

thuyên chuyển một vài cán bộ trên bộ phận tổng hợp xuống làm công tác

văn thư nhằm tăng cường hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản và một

số công việc liên quan khác nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan.

Các trang thiết bị máy móc, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy

cũng được quan tâm sửa chữa, đổi mới, nâng cấp nhằm phục vụ công tác

soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

7. Ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang thiết bị phục vụ công

tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ.

Như chúng ta đã biết, ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang

thiết bị phục vụ công tác văn thư la một trong các yếu tố quan trọng đảm

bảo năng suất, chất lượng của công tác văn thư, đồng thời cũng là một trong

những yếu tố giúp cho người cán bộ công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm

vụ của mình. ứng dụng công nghệ thông tin sẽ cho phép chúng ta thay thế

lao động thủ công bằng tự động hóa hoặc nửa tự động hóa nhiều khâu của

công tác văn thư, trong đó có soạn thảo và ban hành văn bản. Do đó sẽ đảm

bảo thông tin đầy đủ chính xác, nhanh chóng, kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho

lãnh đạo cơ quan trong việc ra quyết định và điều hành công tác, cho cán bộ

công chức giải quyết công việc thuộc phạm vi chức trách của mình. Nhờ

vậy, hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan sẽ được nâng cao, điều kiện lao

động của cán bộ viên chức làm công văn giấy tờ sẽ được cải thiện, giúp họ

nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, đồng thời góp phần tạo nên

phong cách, phương pháp làm việc khoa học, hiện đại trong cán bộ, viên

chức của cơ quan tổ chức.

Về việc ứng dụng CNTT và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác

soạn thảo và ban hành văn bản, hiện nay, UBND huyện Đại Từ đã lắp đặt

tất cả 70 chiếc máy vi tính, 45 chiếc máy in, 7 chiếc máy quét Scanner, 19

chiếc máy sao chụp (photocopy), 5 chiếc máy fax và 1 chiếc máy hủy tài

liệu. Nhờ số lượng máy móc trang thiết bị đầy đủ, việc soạn thảo và ban

hành văn bản tại UBND huyện Đại Từ đã được thực hiện dễ dàng, nhanh

chóng và chính xác hơn.

Cán bộ, viên chức cơ quan có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để

thay cho soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học. Người soạn

thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữ hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác

nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch mà không tốn nhiều thời

gian như soạn thảo bằng máy chép tay hoặc máy chữ cơ học. Việc trình bày

văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt các phông chữ, kiểu chữ

khác nhau và kỹ thuật in. Các văn bản được mẫu hóa có thể cài vào máy tính

để dễ dàng soạn thảo theo mẫu. Các văn bản được lưu giữ trong máy tính dễ

dàng cho việc sử dung khi cần thiết.

Máy photo giúp lượng văn bản được nhân bản một cách dễ dàng với số

lượng khác nhau, máy in để bàn giúp người soạn thảo có thể dễ dàng in văn

bản ra ngay sau khi soạn thảo (nếu số lượng ít) khi máy tính được kết nối

với máy in để bàn.

Máy Scanner giúp nhân viên văn thư lưu văn bản dễ dàng dưới dạng

file PDF để lưu trong máy tính phòng văn thư và lưu trong trang thông tin

điện tử của cơ quan nhằm phục vụ công việc của cơ quan tổ chức.

Ảnh 10:Tthống kê số lượng trang thiết bị dùng cho văn thư năm 2016

của UBND huyện Đại Từ (Nguồn: Công văn số 141/UBND-NV về việc báo

cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2016).

(*) Giới thiệu về phần mềm quản lý giúp tăng cường hiệu quả

công tác ban hành văn bản và lưu trữ văn bản của UBND huyện Đại

Từ:

Tại UBND huyện Đại Từ, phần mềm này mang tên: “ Hệ thống quản lý và

hỗ trợ điều hành của UBND huyện Đại Từ”. Website:

qlvbdt.thainguyen.gov.vn

- Các văn bản đi sẽ được nhập vào từng loại sổ riêng (quyết định, công

văn, báo cáo, kế hoạch, giấy mời, tờ trình,…..) trên trang thông tin điện tử.

Nơi ban hành, nội dung trích yếu, người ký, người soạn thảo, người trình

cũng được nêu rõ. Và sau đó văn thư cơ quan sẽ đính kèm file PDF văn bản

cần đăng ký và click vào mục nơi nhận, các cá nhân, cơ qaun, đơn vị liên

quan sẽ hiện ra, sau khi click vào và bấm lưu, văn bản sẽ được gửi ngay tới

các cá nhân và phòng ban trong UBND huyện Đại Từ, và được gửi liên

thông tới các cơ quan tổ chức cá nhân cấp trên, trực thuộc, cấp dưới và

những nơi nhận có liên quan. Việc tìm kiếm văn bản đi trên trang thông tin

điện tử này rất dễ dàng. Người tìm kiếm có thể tìm kiếm qua số văn bản, cơ

quan ban hành, loại văn bản, sổ văn bản hoặc trích yếu.

- Ngoài việc ban hành các văn bản đi thì các văn bản đến cơ quan cũng

rất dễ dàng trong việc nhập vào “SỔ VĂN BẢN ĐẾN UBND HUYỆN ĐẠI

TỪ”. Quy trình thực hiện cũng tương tự so với văn bản đi nhưng thay vào

đó cần phải thêm mục “Loại văn bản” vì văn bản đến là một sổ chung của

tất cả các loại văn bản, không chia thành từng sổ văn bản riêng như văn bản

đi được phát hành. Việc tìm kiếm cũng được thực hiện tương tự như văn bản

đi.

Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ

quan và các cán bộ nắm được đầy đủ, nhanh chóng, chính xác tình hình tiếp

nhận, ban hành văn bản và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải

quyết văn bản được thuận tiện, tạo điều kiện quản lý và theo dõi việc giải

quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được chặt chẽ và

cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý.

Nhận xét chung về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND

huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên a) Ưu điểm

Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

UBND huyện Đại Từ đã đạt được những ưu điểm đáng phát huy.

Cán cán bộ công chức tại cơ quan đã làm tốt công việc của mình, tăng

cường nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và phát huy những thành tựu khoa

học công nghệ thông tin phục vụ soạn thảo và ban hành văn bản. Lãnh đạo

cơ quan tích cực kiểm tra, nhanh chóng xử lý sai phạm trong quá trình soạn

thảo và ban hành văn bản, đồng thời tạo điều kiện cho các cán bộ đi học tập

tại những lớp bồi dưỡng kỹ năng.

Các văn bản được soạn thảo và ban hành tại cơ quan đáp ứng đầy đủ

các yêu cầu về tính mục đích, tính chính xác, trình bày rõ ràng, dễ hiểu,

ngắn gọn, hợp hiến hợp pháp.

Cơ quan đã chú trọng trong việc soạn thảo và ban hành ra những văn

bản nhằm tăng cường hiệu quả công tác văn thư lưu trữ và soạn thảo và ban

hành văn bản. Việc thực hiện các văn bản này được thực hiện có hiệu quả và

đang tiếp tục được duy trì thực hiện.

Văn bản được soạn thảo và ban hành theo đúng quy trình, kỹ thuật

soạn thảo văn bản, yêu cầu về thể thức và nội dung được quy định trong

những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước.

Các trang thiết bị được mua sắm đầy đủ, sửa chữa và thay mới kịp

thời theo đúng kế hoạch và tình hình cơ quan, ứng dụng công nghệ thông tin

được áp dụng cho toàn cơ quan, đáp ứng yêu cầu trong thời đại công nghệ

thông tin, giúp quá trình thực hiện công việc được tiến hành đơn giản và

hiệu quả hơn, đem lại những lợi ích to lớn.

Ngoài việc ban hành văn bản đi qua trang thông tin điện tử, việc ban

hành văn bản qua đường gửi bưu điện vẫn được thực hiện tốt, gửi đúng

người và đủ nơi nhận, việc vào sổ văn bản đi bằng sổ viết tay thông thường

cũng được thực hiện tốt với đầy đủ các loại sổ theo dõi các loại văn bản. b) Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm như đã nêu ở trên, công tác soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ vẫn còn tồn tại một số

nhược điểm, tuy nhược điểm này không gây hậu quả quá nghiêm trọng đối

với hoạt động của cơ quan nhưng nếu không khắc phục kịp thời và có biện

pháp xử lý thích hợp sẽ làm giảm tiến độ ban hành văn bản của cơ quan.

Nhược điểm lỗi sai chính tả và lặp từ (Như em đã nêu ở phần 2.4. Thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND Huyện Đại Từ

tỉnh Thái Nguyên, phần 2.4.2. Nhược điểm)

Hệ thống thông tin quản lý khi nhập văn bản đi để ban hành, thỉnh

thoảng sổ văn bản không hiện được ra, phải load lại trang nhiều lần hoặc

đóng trình duyệt và mở lại, nhập lại.

Một số ít cán bộ quên không mang bản gốc văn bản đã ban hành lên

văn thư để nhập sổ và nộp lưu và lưu trữ, cản trở quá trình nhập văn bản vào

hệ thống thông tin quản lý trên máy tính (vì hệ thống này nhập văn bản theo

từng ngày, ngày nào ban hành ra văn bản nào đều được cán bộ văn thư nhập

ngay, nếu thiếu một văn bản số nào đó thì các số tiếp theo sẽ phải dừng vì

không thể nhập theo thứ tự).

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN

ĐẠI TỪ

Trong suốt quá trình hoạt động, UBND huyện Đại Từ đã thực hiện tốt

công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Tuy nhiên vẫn còn một

số thiếu sót cần phải khắc phục và sữa chữa. Để tăng cường hiệu quả công

tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ, em

xin đề ra một số giải pháp như sau:

1. Đối với lãnh đạo cơ quan: Cần phải tăng cường nhận thức của lãnh

đạo, lãnh đạo cần tăng cường kiểm tra giám sát công tác soạn thảo và ban

hành văn bản cũng như công tác văn thư nói chung, chuẩn hóa công tác văn

thư lưu trữ, cần mở các lớp bồi dưỡng cán bộ công chức trong cơ quan để

tăng cường kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ, giúp tăng cường hiệu quả công

tác soạn thảo và ban hành văn bản cũng như tránh được sai sót và có thể

khắc phục kịp thời khi sai sót xảy ra.

Nếu làm được điều này, thông qua các văn bản hành chính do cơ quan ban

hành ra, lãnh đạo cơ quan sẽ dễ dàng thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền

hạn của mình một cách dễ dàng hơn và đạt kết quả cao.

Cụ thể như các công việc sau:

Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên

Ủy ban nhân dân huyện; lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện.

Phê chuẩn kết quả bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân

dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; điều động, đình chỉ công tác,

cách chức Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

giao quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong trường hợp khuyết Chủ

tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giữa hai kỳ họp Hội đồng nhân dân cấp xã; bổ

nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ,

công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật.

Lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện các nhiệm vụ thi hành Hiến pháp,

pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm quốc phòng, an ninh và trật tự, an

toàn xã hội; bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do,

danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công

dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn huyện.

Lãnh đạo hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước từ huyện đến cơ

sở, bảo đảm tính thống nhất, thông suốt của nền hành chính; chỉ đạo công

tác cải cách hành chính và cải cách công vụ, công chức trong hệ thống hành

chính nhà nước ở địa phương;

Đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện và văn bản trái pháp luật của Ủy

ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Đình chỉ việc thi hành văn

bản trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp xã, báo cáo Ủy ban nhân dân

huyện để đề nghị Hội đồng nhân dân huyện bãi bỏ;

Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện

làm việc và ngân sách nhà nước được giao trên địa bàn huyện theo quy định

của pháp luật;

Tổ chức việc thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi

phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật;

Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống

cháy, nổ; chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột

xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an

toàn xã hội trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân

cấp, ủy quyền.

2. Cần chú trọng soạn thảo và ban hành những văn bản chỉ đạo về

công tác soạn thảo văn bản và nghiêm túc thực hiện theo. Nếu những quy

chế ban hành ra mà chưa hợp lý cần phải xây dựng và ban hành lại.

Nếu thực hiện được điều này, việc soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính của cơ quan sẽ diễn ra trơn tru hơn, tránh được những sai sót.

Những văn bản được soạn thảo ra sai thể thức, nội dung sai lệch, nếu

thực hiện theo những văn bản chỉ đạo hợp lý, khi được ban hành ra sẽ không

phải chỉnh sửa quá nhiều và không gây ứ đọng do không thể nhập sổ kịp

thời.

Những sổ công văn đi viết sai khoa học, khó nhìn, khó tìm kiếm nội

dung sẽ được sửa lại sao cho chính xác, khoa học và tiện dụng hơn, thuận

tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết.

3. Các cán bộ văn thư lưu trữ và cán bộ vi tính của cơ quan cần thực

hiện nghiêm túc quy chế làm việc và phân công công việc của cơ quan, thực

hiện nghiêm túc quy định của nhà nước về văn thư lưu trữ

Trong công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Đại Từ, các cán

bộ văn thư và cán bộ phòng máy vi tính là những người đóng vai trò chính,

vì vậy việc thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc và phân công công việc

của cơ quan, thực hiện nghiêm túc quy định của nhà nước của nhà nước về

văn thư lưu trữ sẽ giúp cho những cán bộ ấy nắm được mình phải làm gì,

làm như thế nào, trách nhiệm ra sao và sẽ có hình thức kỷ luật như nào nếu

không tuân thủ hoặc làm trái. Từ đó sẽ giúp cho các quy chế, phân công

công việc, những quy định về văn thư lưu trữ sẽ được áp dụng trong công

việc hàng ngày, và kết hợp với những văn bản chỉ đạo về công tác soạn thảo

văn bản của cơ quan như em đã nói ở mục trên, sẽ góp phần giúp công tác

soạn thảo văn bản hành chính diễn ra đúng quy trình, ban hành đúng nội

dung mục đích mà chủ thể cần truyền tải.

4. Việc sửa chữa, mua sắm hoặc thay mới các trang thiết bị trong

phòng làm việc nên cần được đầu tư hơn nữa.

Công việc này đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực hiện kế hoạch và phù hợp

tình hình cơ quan, các trang thiết bị ổn định, không hỏng hóc sẽ giúp việc

soạn thảo văn bản diễn ra đúng thời gian yêu cầu, tránh được tình trạng khi

soạn thảo máy tính bị chập chờn, hoặc khi nhân bản máy in bị kẹt, hết

mực..... Và từ đó, văn bản sẽ được ban hành kịp thời, giải quyết được công

việc hoặc truyền tải thông tin hiệu quả.

5. Cơ quan cần có hình thức khen thưởng đối với những cá nhân thực

hiện tốt nhiệm vụ được giao và khiển trách, kỷ luật đới với những cá nhân

thường xuyên làm trái quy trình, làm sai quy định. Cần có kế hoạch bổ sung

nhân sự hợp lý khi cần thiết.

Việc khen thưởng những cá nhân thự chiện tốt nhiệm vụ sẽ tạo động

lực thúc đẩy họ làm việc hăng say, hiệu quả và yêu công việc hơn. Từ đó

công việc soạn thảo văn bản và thi hành nội dung trong văn bản cũng đạt

được kết quả như ý muốn.

Đối với những cá nhân làm sai trái, cần có những biện pháp khiển trách

hoặc kỷ luật để họ có thể nhận ra lỗi sai của mình, khắc phục nó để làm lại

sao cho đúng và không để mắc sai lầm nữa, để việc soạn thảo văn bản hành

chính được diễn ra nhanh chóng đúng yêu cầu của văn bản.

6. Hệ thống thông tin quản lý bằng trang thông tin điện tử cần được

chú trọng sử dụng và chỉnh sửa một số lỗi sai cần khắc phục để việc ban

hành văn bản và lưu văn bản được thực hiện trơn tru hơn.

Hệ thống thông tin quản lý của UBND huyện Đại Từ phục vụ cong

tác soạn thảo và ban hành văn bản, lưu văn bản đã đem lại những lợi ích to

lớn cho cơ quan. Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót, hạn chế như: hệ thống

thông tin quản lý khi nhập văn bản đi để ban hành, thỉnh thoảng sổ văn bản

không hiện được ra, phải load lại trang nhiều lần hoặc đóng trình duyệt và

mở lại, nhập lại.

Nếu được sửa chữa, khắc phục lỗi sai, các văn bản sẽ được soạn thảo

chính xác hơn, được nhập đầy đủ, tránh tình trạng ứ đọng do không thể nhập

vì một số lỗi hiện có, và việc truyền tải văn bản đến những đơn vị, cá nhân

có thẩm quyền sẽ nhanh chóng dễ dàng hơn.

7. Các cán bộ soạn thảo văn bản cần duy trì sử dụng phong cách ngôn

ngữ soạn thảo văn bản nhuần nhuyễn, chính xác rõ ràng ngôn ngữ hành

chính, chính xác, nghiêm túc, khách quan, khuôn mẫu, thống nhất, phổ biến,

lịch sự, văn hóa.

Qua đó người nhận văn bản sẽ dễ dàng hiểu được văn bản nhằm đến

nội dung gì, tránh tình trạng viết tắt hoặc sử dụng tiếng địa phương, sai

chính tả, sai thuật ngữ… gây khó hiểu hoặc hiểu sai nghĩa.

Trên đây là những phương pháp do em đề xuất nhằm tăng cường hiệu

quả công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh

Thái Nguyên. Vì vậy không thể tránh khỏi được những suy nghĩ chủ quan.

Tuy nhiên nó sẽ đem lại lợi ích to lớn trong công tác soạn thảo văn bản hành

chính tại UBND huyện Đại Từ khi được áp dụng vào thực tế.

C. PHẦN KẾT LUẬN

Qua thời gian thực tập và kiến tập UBND huyện Đại Từ, với tư cách là

một sinh viên thực tập được cơ quan tiếp nhận, em đã có cơ hội được làm

những công việc liên quan đến những kiến thức đã học tại nhà trường, và

qua đó em đã có thêm nhiều kinh nghiệm thực tế để có thể áp dụng cho công

việc mai sau và để em có thể hoàn thành bài báo cáo này.

Em đã hiểu được rõ hơn về những công việc của một nhân viên văn

phòng làm hàng ngày thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ, phân công công

việc và thẩm quyền của mình. Em cũng đã hiểu được rõ tầm quan trọng và

thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND

huyện Đại Từ.

Trong quá trình thực tập và kiến tập, em đã học hỏi được rất nhiều điều

hữu ích, được tiếp xúc thực tế với công việc và được thực hành một số công

việc tại cơ quan em thực tập - vận dụng ngay những kiến thức mà em đã

được học thông qua sách vở vào thực tế thông qua sự giúp đỡ hướng dẫn

của các bác, cô chú, anh chị tại UBND huyện Đại Từ. Điều này thật sự có

ích cho quá trình học tập cũng như việc áp dụng cho thực tế công việc của

chúng em sau này.

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã tổ chức đợt thực tập và kiến tập vô cùng hữu ích và lý thú cho tập thể

sinh viên năm cuối chúng em. Qua đợt thực tập này, chúng em đã có cơ hội

gắn liền lý thuyết với thực tế và có những bài học cũng như kinh nghiệm qu

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến toàn thể các quý thầy cô giảng

viên hướng dẫn của Khoa Qủan trị Văn Phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội - những người đã trực tiếp hướng dẫn giảng dạy cho chúng em những

kiến thức quý báu để em có thể áp dụng vào thực tế.

Và em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến UBND huyện Đại Từ

đã tiếp nhận sinh viên đến thực tập tai cơ quan. Em xin chân thành cảm ơn

các bác, cô chú, anh chị tại Văn phòng đã hướng dẫn em làm việc, cung cấp

cho em những kiến thức em muốn tìm hiểu và dạy cho em những kỹ năng

cần thiết trong công việc.

Trên đây là bài khóa luận tốt nghiệp của em. Mặc dù em đã rất cố gắng

trong quá trình học tập – tìm hiểu - thực hành, vận dụng những kiến thức và

kinh nghiệm em đã thu được để làm bài cáo này, nhưng do những hạn chế

về thời gian, kinh nghiệm, kiến thức nên bài báo cáo của em sẽ không thể

tránh khỏi những sai sót đáng tiếc. Vì vậy em kính mong nhận được sự góp

ý để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Lan Huơng

D. PHẦN PHỤ LỤC

I. PHỤ LỤC GIÁO TRÌNH

1. Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản. Tác giả: GS. TS. Nguyễn Đăng

Dung (Chủ biên) - PGS. TS. Nguyễn Hoàng Anh TS. Võ Trí Hảo.

2. Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Tác giả: ThS

Trần Thị Thu Hương, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới.

3. Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Biên soạn: ThS.

Vương Thị Kim Thanh.

II. PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ

SOẠN THẢO VĂN BẢN

1. Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của bộ

Nội vụ - Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản.

2. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Luật tổ chức HĐND & UBND được Quốc Hội nước CHXHCN Việt

Nam thông qua ngày 26/11/2003.

4. Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính Phủ về việc quy

định các Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp.

5. Quyết định số 75/2006/QĐ-UBND ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính

Phủ V/v ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND Huyện, quận, thị xã,

thành phố thuộc tỉnh.

III. PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VỀ CÔNG TÁC SOẠN

THẢO VĂN BẢN VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN ĐẠI

TỪ

1. Kế hoạch 195/KH-UBND ngày 12/11/2015 của UBND Huyện Đại Từ về

việc triển khai thi hành Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm

2015.

2. Công văn 1260/UBND-VHTT ngày 24/10/2014 của UBND huyện Đại Từ

về việc cung cấp thông tin khởi tạo thư điện tử công vụ.

3. Quyết định 366/2015/QĐ-UBND ngày 30/01/2015 của UBND huyện Đại

Từ về việc ban hành Quy định về kiểm soat thủ tục hành chính trên địa bàn

huyện Đại Từ.

4. Báo cáo 106/BC-UBND ngày 21/05/2015 của UBND huyện Đại Từ về

việc tổng kết thi hành các văn bản pháp luật về công tác văn thư.

5. Công văn 141/UBND-NV ngày 09/02/2017 của UBND huyện Đại Từ về

việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2016.

Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên

BỘ NỘI VỤ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ - TỈNH THÁI NGUYÊN

Có thể bạn quan tâm

Khóa luận tốt nghiệp: Hành trình đi tìm bản ngã trong tiểu thuyết “Biên niên ký chim vặn dây cót” của Haruki Murakami

Bài tiểu luận: Đánh giá tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 1 - Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 2 - Lựa chọn địa điểm thiết kế văn phòng

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 3 - Quản lý hồ sơ

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 4 - Nghiệp vụ văn phòng

Bài giảng Quản trị văn phòng: Chương 5 - Hoạch định và kiểm soát công việc văn phòng

Khóa luận tốt nghiệp: Nghiên cứu sự vận chuyển phóng xạ từ đất lên thực vật

Tài liệu hướng dẫn Thực tập tại doanh nghiệp, viết báo cáo thực tập tốt nghiệp và khoá luận tốt nghiệp

Luận văn tốt nghiệp: Thiết kế nhà máy sản xuất màng ghép phức hợp ứng dụng cho bao bì thuốc trừ sâu năng suất 90 triệu m²/năm

Khóa luận tốt nghiệp: Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản– Trung Tâm Kinh Doanh Chuỗi Cửa Hàng Vissan

Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện công tác đào tạo nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần Bellsystem24_Hoasao (Khối Dự án miền Bắc)

Khóa luận tốt nghiệp: Bài toán biên dirichlet cho phương trình elliptic cấp 2 dạng bảo toàn trong hình tròn đơn vị

Khóa luận tốt nghiệp: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Luận văn tốt nghiệp: Thiết kế tàu hàng 2200 DWT, chạy biển hạn chế cấp II

Tài liệu học tập học phần: Nghiệp vụ thư ký

Khóa luận tốt nghiệp: Khảo sát điều kiện tách chiết và hoạt tính sinh học của cao chiết hoa đu đủ đực (Carica papaya L.) từ methanol và acetone

Khóa luận tốt nghiệp: Trích xuất thông tin từ hóa đơn bán hàng (Informationextraction extraction)

Khóa luận tốt nghiệp: Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua của khách hàng đối với sản phẩm mứt gừng của Công ty Mộc Truly Hue’s

Khóa luận tốt nghiệp: Thiết kế - chế tạo máy tách hạt mắc ca

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok