Khoá luận tốt nghiệp: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:110

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức" là trình bày và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. Qua đó, đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIỆN TỬ MINH ĐỨC Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : TẠ THỊ HOA Mã sinh viên : 2005QTVC020 Khóa : 2020-2024 Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 20C HÀ NỘI - 2024 I
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia đã truyền đạt kiến thức, rèn luyện kỹ năng và tạo điều kiện tốt nhất để tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo và toàn thể các anh chị nhân viên tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức đã giúp tôi có cơ hội tiếp xúc thực tiễn, tích lũy thêm nhiều thông tin để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Đặc biệt, tôi xin được gửi lời tri ân trận trọng nhất tới ThS. Đặng Văn Phong đã – giảng viên hướng hướng đã tận tình, đóng góp ý kiến trong suốt quá trình tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Do kiến thức chuyên môn còn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều kinh nghiệm nên nội dung của khóa luận không tránh khỏi những thiếu xót, tôi rất mong nhận sự góp ý, chỉ bảo thêm của Quý thầy cô cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên tại các doanh nghiệp để khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Tạ Thị Hoa II
LỜI CAM ĐOAN Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức, tôi đã hoàn thành xong khóa luận tốt nghiệp của mình với chủ đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức”. Tôi xin cam đoan đây là bài tôi tự nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của ThS. Đặng Văn Phong. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong khóa luận tốt nghiệp do tôi tìm hiểu, phân tích, lập luận một cách chân thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài trước. Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài khóa luận tốt nghiệp này. Tác giả Tạ Thị Hoa III
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ CNTT Công nghệ thông tin Intramedia Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức NXB Nhà xuất bản TNHH Trách nhiệm hữu hạn IV
DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1.1: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch.............................. 16 Hình 1.2: Sơ đồ nghiệp vụ công tác văn thư ....................................................... 17 Hình 1.3: Sơ đồ nghiệp vụ công tác lưu trữ ........................................................ 18 Hình 1.4: Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi ................................................. 19 Hình 1.5: Sơ đồ quy hoạch cơ sở vật chất........................................................... 24 Hình 1.6: Biểu đồ cơ cấu dân số Việt Nam 2022-2023 ...................................... 25 Hình 2.1: Biểu đồ giới tính nhân nhân viên tại Văn phòng Intramedia................30 Hình 2.2: Biểu đồ trình độ học vấn của nhân viên Văn phòng ........................... 30 Hình 2.3: Biểu đồ độ tuổi nhân viên tại Văn phòng Intramedia ......................... 31 Hình 2.4: Biểu đồ văn bản ban hành tại Văn phòng Intramedia ......................... 37 Hình 2.5: Quy trình giải quyết văn bản đi ta Văn phòng Intramedia ................. 38 Hình 2.6: Quy trình tổ chức cuộc hội họp tại Văn phòng Intramedia.................44 V
DANH MỤC HÌNH ẢNH Bảng 2.1: Thống kê trang thiết bị tại Văn phòng Intramedia ............................. 32 Bảng 2.2: Thống kê phần mềm sử dụng tại Văn phòng Intramedia ................... 34 Bảng 2.3: Giá trị trung bình ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu – tổng hợp tại Văn phòng Intramedia .................................................................................... 35 Bảng 2.4: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Intramedia .............................................................................. 39 Bảng 2.5: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự tại Văn phòng Intramedia ............................................................................... 41 Bảng 2.6: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện tại Văn phòng Intramedia ....................................................................... 45 Bảng 2.7: Giá trị trung bình trung ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài sản tại Văn phòng Intramedia .................................................................................... 48 Bảng 3.1: Bảng dự trù mua sắm, bảo dưỡng trang thiết bị tại Văn phòng Intramedia............................................................................................................61 VI
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ........................................................ Error! Bookmark not defined. LỜI CAM ĐOAN .................................................. Error! Bookmark not defined. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT................................ Error! Bookmark not defined. DANH MỤC HÌNH ẢNH ..................................... Error! Bookmark not defined. DANH MỤC BẢNG BIỂU ................................... Error! Bookmark not defined. A.PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1.Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ...................................................................... 2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ................................................................. 3 5. Lịch sử nghiên cứu .......................................................................................... 3 6. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 6 7. Câu hỏi nghiên cứu ......................................................................................... 9 8. Đóng góp mới của đề tài ............................................................................... 10 9. Bố cục đề tài ................................................................................................... 10 B. PHẦN NỘI DUNG........................................................................................ 11 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ...................................................... 11 1.1. Một số khái niệm .................................................................................... 11 1.1.1 Khái niệm “văn phòng” ..................................................................... 11 1.1.2 Khái niệm “công tác văn phòng” ...................................................... 12 1.1.3 Khái niệm “công nghệ thông tin” ...................................................... 12 1.1.4 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin” ..................................... 13
1.1.5 Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng” ..................................................................................................................... 14 1.2 Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 14 1.3 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .. 15 1.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu - tổng hợp 15 1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong trong công tác văn thư - lưu trữ ..................................................................................................................... 17 1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự........ 19 1.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện ..................................................................................................................... 21 1.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong trong công tác quản lý tài sản 22 1.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .. 22 1.4.1 Cơ chế - chính sách ............................................................................ 23 1.4.2 Cơ sở vật chất..................................................................................... 23 1.4.3 Nguồn nhân lực .................................................................................. 24 Tiểu kết chương 1 .............................................................................................. 26 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 27 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIỆN TỬ MINH ĐỨC ................................................................................ 27 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức và Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức .................................................................... 27 2.1.1 Khái quát về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức ........................... 27 2.1.2 Giới thiệu về Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức ........ 28 2.2 Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.......................................................... 30 2.2.1 Nguồn lực từ con người...................................................................... 30
2.2.2 Nguồn lực từ trang thiết bị, cơ sở vật chất ........................................ 31 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.......................................................... 35 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu- tổng hợp 35 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ ............... 37 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí nhân sự ........ 41 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hội họp ..................... 44 2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài sản.......... 47 2.4 Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức .................... 49 2.4.1 Ưu điểm .............................................................................................. 49 2.4.2 Hạn chế .............................................................................................. 51 2.4.3 Nguyên nhân ....................................................................................... 54 Tiểu kết chương 2 .............................................................................................. 54 CHƯƠNG III: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG ............................................................................................................................. 55 DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH IN ĐIỆN TỬ MINH ĐỨC .............. 55 3.1 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức.......................................................... 56 3.2 Một số khuyến nghị nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty ......................................................... 57 3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về vai trò ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng ..................................................................................... 57 3.2.2 Xây dựng đội ngũ nhân sự ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng chuyên nghiệp .............................................................................................. 59
3.2.3 Mua sắm, bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng Công ty 60 3.2.4 Cải thiện phần mềm hiện đại trong ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng ........................................................................................................... 62 3.3 Hạn chế của nghiên cứu .......................................................................... 64 Tiểu kết chương 3 .............................................................................................. 64 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 66 MỤC LỤC THAM KHẢO ............................................................................... 67 PHỤ LỤC THAM KHẢO .................................... Error! Bookmark not defined.
A.PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Thế kỉ XXI, nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, hội nhập với nền kinh tế tri thức và sự bùng nổ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Theo Microsoft (2021), CNTT đem đến sự cải tiến mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh, được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT), thay đổi tư duy về quản lý và phát triển tổ chức [1]. Sự cải tiến của công nghệ được coi là “chìa khóa” mở lối cho những thay đổi, đóng góp vượt trội trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đất nước. Với tính đa dạng và hiệu quả to lớn, ứng dụng CNTT đã và đang được nhiều ngành nghề quan tâm và nghiên cứu. Để hòa nhập vào xu thế mang tính toàn cầu của thời đại, việc triển khai ứng dụng CNTT được Đảng và Nhà nước quan tâm và đề ra những chủ trương, chính sách. Theo nghị định 73/2019/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý, đầu tư về ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước làm căn cứ pháp lý tổ chức, vận hành CNTT trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, tối ưu hóa quy trình ưu làm việc, góp phần giải phóng sức lao động của con người [2]. Bên cạnh đó, trong bối cảnh quốc tế thay đổi toàn diện, các cơ quan, tổ chức chú trọng, đầu tư công tác cải cách hành chính, hiện đại hóa và chuyển đổi số văn phòng. Theo khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (2023), tính đến thời điểm hiện tại, chỉ có khoảng 20% doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số, tại các doanh nghiệp nhỏ còn hạn chế về ứng dụng CNTT. Trong giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Vương Kim Thanh (2009) có nhắc tới vai trò của văn phòng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức là cánh cửa trung tâm liên kết các bộ phận, thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin, là nơi đối nội, đối ngoại, giải quyết văn bản, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan [3]. Công tác văn phòng được coi là đầu mối thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Với sự hỗ trợ CNTT, quá trình triển khai thực hiện các nghiệp vụ văn phòng được 1
vận hành nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hiệu suất, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng phải đối mặt với không ít thách thức đan xen. Năng lực, kỹ năng làm chủ CNTT trong công tác văn phòng của một số cán bộ, nhân viên chưa đồng đều, khả năng cải tiến, tối ưu hóa quy trình làm việc chưa được tận dụng tối đa... Qua thời gian thực tập tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức, tác giả nhận thấy việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh doanh tồn tại nhiều hạn chế, áp dụng nhỏ lẻ, chưa mang tính đồng bộ; cần đưa ra những giải pháp nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Với mong muốn nghiên cứu tìm hiểu sâu hơn về thực trạng ứng CNTT trong công tác văn phòng, từ đó đưa ra những kiến nghị nhằm nâng cao hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Do vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trình bày và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. Qua đó, đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng; - Trình bày thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức; - Đánh giá nguyên nhân tác động đến hoạt động CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức; 2
- Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Khách thể nghiên cứu: các nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức (địa chỉ: lô CN6, khu công nghiệp Bá Thiện, Bá Hiến, Bình Xuyên, Vĩnh Phúc, Việt Nam); Phạm vi về thời gian: đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng từ năm 2020 đến 2024. Trong đó bao gồm: các tài liệu về Intramedia từ 2020 đến 2024; thông tin khảo sát trực tiếp với nhân viên phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức từ tháng 01/2024 đến 03/2024; Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia, đánh giá nguyên nhân tác động đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia. Trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty bao gồm nhiều hoạt động, lĩnh vực. Tuy nhiên do thời gian và nguồn lực có hạn, trong đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu ứng dụng CNTT trong năm nghiệp vụ phổ biến: công tác tham mưu - tổng hợp, công tác văn thư - lưu trữ, công tác quản lý nhân sự, công tác tổ chức hội họp, sự kiện, công tác quản lý tài sản để có kết quả đánh giá khách quan nhất. 5. Lịch sử nghiên cứu Nhận thức đươc tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động kinh tế, xã hội, chính trị, Đảng và Nhà nước ban hành chính sách phát triển CNTT trong hoạt động tại các cơ quan. Việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được nhà quản lý, nhà nghiên cứu quan tâm. 3
• Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính”: - Hồng Minh (2011), “Giải pháp chiến lược công nghệ thông tin hiện đại”, Tạp chí Công nghệ và Thông tin truyền thông, kỳ 2, tháng 1/2011. Bài viết đưa ra vấn đề cấp thiết của CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Từ đó, đưa ra những giải pháp thực hiện chiến lược CNTT trong các cơ quan. - Nguyễn Thanh Tuyên và Đặng Thị Việt Đức (2011), “Vai trò công nghệ thông tin và truyền thông trong nền kinh tế tri thức và trường hợp của Việt Nam”, Tạp chí Công nghệ và Truyền thông. Bài viết nêu lên thực trạng CNTT và truyền thông trên thế giới nói chung, đặc biệt là tại Việt Nam. Qua đó, đánh giá ưu điểm và nhược điểm của đề tài, đưa ra những giải pháp cải thiện CNTT và truyền thông trong nền kinh tế. - Nguyễn Đăng Khoa (2008) “Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính”, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội. Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng, quản lý hành chính, tổ chức và sắp xếp các nghiệp vụ ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính; chỉ ra những khó khăn trong hoạt động văn phòng. Qua đây, tác giả đề xuất kiến nghị, nâng cao ứng dụng CNTT của các cơ quan, áp dụng cho các loại hình tổ chức khác nhau. - Phan Đình Diệu (1997),“Tổng quan về công nghệ thông tin và tác động của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội”, NXB Giao thông vận tải. Tác giả trình bày các khái niệm về CNTT, đặc trưng, quy mô của cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại mỗi cơ quan. Cuốn sách khái quát về tầm quan trọng, ý nghĩa của CNTT với sự phát triển của đất nước. Qua đó, đưa ra ưu điểm, những hạn chế của ứng dụng CNTT trong nền kinh tế, đưa ra các giải pháp đẩy mạnh CNTT với sự phát triển của xã hội. • Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng”: - Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hoạt động tại văn phòng UBND quận Hải Châu Đà Nẵng” của 4
Trần Hoàng Minh (2014) Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Bài luận văn nêu rõ cơ sở lý luận về CNTT trong hoạt động của văn phòng. Thông qua quá trình thu thập tài liệu từ các phòng ban như: phòng Kinh doanh, phòng Quản Lý, phòng Marketing... để nêu rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu Đà Nẵng. Từ đó, đưa ra một số kiến nghị, nhằm thúc đẩy quá trình ứng dụng CNTT trong văn phòng của cơ quan. - Phạm Chí Tân (2015), “Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước”, NXB Lao động - Xã hội. Cuốn sách trình bày nội dung ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; chỉ ra thách thức và cơ hội của CNTT trong cơ quan. Tác giả đặt ra vấn đề chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước, đề xuất ra những phương án cải tiến hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ quan. • Các nghiên cứu về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ”: - Dương Văn Khâm (1994), “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ”, NXB Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994. Hệ thống hóa cơ sở lý luận các vấn đề liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ. Trình bày khái niệm, vai trò, ý nghĩa, thực trạng CNTT trong hoạt động văn thư - lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. Đưa ra những giải pháp nâng cao ứng dụng CNTT công tác văn thư-lưu trữ. - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước số 48A.02.04 của PTS. Dương Văn Khảm “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” (2008), tác giả nêu những cơ sở lý luận về CNTT trong công tác lưu trữ. Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại các cơ quan. Qua đó, đưa ra một số kiến nghị, nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng. - Nghiêm Kỳ Hồng (2014) “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học”, NXB Đại học Quốc gia thành Hồ Chí Minh. Cuốn sách khái quát nội dung về văn phòng, quản trị văn phòng; cách thức quản trị hành chính khoa học. Qua đó, tác giả đưa ra thuận lợi và khó khăn trong hoạt động quản 5
trị văn phòng ngày nay để có nhưng phương án nhằm thúc đẩy hoạt động hiện đại hóa văn phòng. Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là nội dung quan trọng, tìm ra giải pháp nâng cao tin học hóa trong nghiệp vụ văn phòng. Các đề tài nghiên cứu trên đưa ra cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT, trình bày và đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để đưa ra những giải pháp phù hợp, nâng cao ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong đề tài nghiên cứu này, ngoài những nội dung cơ bản kế thừa từ những bài nghiên cứu trước, tác giả đưa ra đóng góp mới trong đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT thông qua chỉ rõ giá trị trung bình trung của các biến quan sát ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng thông qua phần mềm tính giá trị trung bình trung SPSS26. Tác giả nêu rõ hạn chế, mức độ đáp ứng của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Từ đó, tác giả đưa ra một số kiến nghị phù hợp với nhu cầu thực tiễn của cơ quan và có tính khả thi cao trong việc thực hiện. 6. Phương pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận Chính sách, quy định của Nhà nước về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là những căn cứ, quy định để người lao động tiến hành thực hiện ứng dụng CNTT tại cơ quan. Tác giả lấy những quan điểm của pháp luật làm nền tảng lựa chọn hệ thống tài liệu phù hợp, vận dụng để đưa ra những ý kiến xây dựng cho đề tài nghiên cứu. 6.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu Tác giả nghiên cứu tài liệu căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan, tổ chức; đề tài nghiên cứu khoa học, sách, báo, tạp chí, giáo trình của các nhà nghiên cứu nổi tiếng về nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Thông qua trang thông tin điện tử, sách, báo, công trình liên quan trước đó của công ty, tác giả nghiên cứu thông tin, số liệu về tình hình ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia. Đồng thời, qua thời gian thực 6
tập tại văn phòng, tác giả nghiên cứu thông tin về cơ cấu tổ chức, lịch sử hình thành của công ty, hoạt động ứng dụng CNTT hàng ngày trong công việc của văn phòng để có sự đánh giá về thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT trong Văn phòng Intramedia đúng đắn, khách quan. 6.3 Phương pháp thu thập tài liệu Thu thập các thông tin, số liệu dựa trên kết quả nghiên cứu các đề tài có liên quan đến đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Intramedia. Tác giả điều tra thông tin bằng bảng hỏi, phỏng vấn trực tiếp với đối tượng là nhân viên làm việc tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty TNHH In Điện Tử Minh Đức. Thông qua các phương pháp sau: - Thiết kế những câu hỏi phỏng vấn trực tiếp có liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trong quá trình làm việc. Thiết kế bảng hỏi trên Google forms, gửi trực tiếp đến các đối tượng khảo sát để lấy thông tin. Ngoài ra, gửi phiếu khảo sát đến các đối tượng không có mặt trực tiếp tại công ty qua các ứng dụng: Facebook, Wechat, Zalo... để trả lời câu hỏi. - Tác giả sử dụng phương pháp quan sát, có tham gia trực tiếp vào hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Công ty TNHH In Điện Tử Minh. Tác giả quan sát hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng thông qua các phương tiện kỹ thuật như: máy ảnh, điện thoại, máy thu âm... hỗ trợ, bổ sung thu nhập tài liệu kỹ hơn. 6.4. Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu 6.4.1. Phương pháp chọn mẫu và xác định quy mô mẫu Dựa trên nghiên cứu của Cochran (1953), tác giả chọn mẫu phi ngẫu nhiên, giới hạn về thời gian, nguồn lực, không có vai trò ngang nhau trong tổng thể. Trong đề tài, tác giả áp dụng kỹ thuật chọn mẫu Convenience Sampling, lấy đủ số mẫu quan sát theo kích thước mẫu nghiên cứu cần, tác giả nghiên cứu, đánh giá 25 nhân viên làm việc tại Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. 6.4.2. Phương pháp phân tích thống kê mô tả 7
Dựa vào thông tin thu thập được, tác giả chỉ rõ đặc điểm của mẫu điều tra. Phương pháp phân tích thống kê mô tả tìm hiểu lý luận về công tác văn phòng là cơ sở cho việc trình bày, đánh giá thực trạng ứng dụmg CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH In Điện Tử Minh Đức. 6.4.3. Phân tích tương quan Tác giả sử dụng phân tích tương quan nhằm kiểm tra mối tương quan giữa các biến, thể hiện qua 2 giá trị: - Giá trị Sig < 0.05, có sự khác nhau trung bình trung giữa các biến tương quan với nhau. Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1 hệ số < 0, mối tương quan giữa hai biến tiêu cực (Bác bỏ giả thuyết). - Giá trị Sig > 0.05, không khác nhau trung bình trung giữa các biến tương quan với nhau. Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1, Giá trị của hệ số chạy từ 1 đến -1và hệ số >0, mối tương quan giữa hai biến tích cực (Chấp nhận giả thuyết). 6.4.4 Phương pháp tính giá trị trung bình trung Tác giả sử dụng phần mềm tính giá trị trung bình trung SPSS 26, dựa vào kết quả thu được qua phiếu khảo sát của 25 đáp viên của phòng Hành chính Nhân sự, theo Likert 5 mức độ: “1-Hoàn toàn không đồng ý”; “2-Không đồng ý”; “3- Trung lập”; “4-Đồng ý”; “5-Hoàn toàn đồng ý”, chia là 5 phần bằng nhau và mỗi phần tương ứng với một giá trị của thước đo. Giá trị giữa các biến = (Maximum - Minimum )/5= (5 – 1)/5 = 0.8. Trong đó: • Mean: giá trị trung bình • Std. deviation: độ lệch chuẩn, là chỉ số đo mức độ phân tán của tập dữ liệu quanh giá trị trung bình (Mean) • Minimum: giá trị nhỏ nhất • Maximum: giá trị lớn nhất Trong xử lý giá trị trung bình trung SPSS, chia làm các đoạn giá trị như sau: • 1.00 - 1.80: làm tròn thành 1, tương ứng “Rất không đồng ý” • 1.81 - 2.60: làm tròn thành 2, tương ứng “Không đồng ý” • 2.61 - 3.40: làm tròn thành 3, tương ứng “Trung lập” 8
• 3.41 - 4.20: làm tròn thành 4, tương ứng “Đồng ý” • 4.21 - 5.00: làm tròn thành 5, tương ứng “ Rất đồng ý” Tác giả mã hóa dữ liệu, thống kê trên tệp dữ liệu mẫu với các biến định lượng. Thống kê trung bình trên hệ thống SPSS để đưa ra tỉ lệ trung bình trung của 5 biến: ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu - tổng hợp (Kí hiệu TM), ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ (Kí hiệu VT), ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhân sự (Kí hiệu QL), ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện (Kí hiệu HH), ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tài sản (Kí hiệu TS). Dựa vào độ lệch chuẩn về các nội dung ứng dụng CNTT, tác giả đưa những đánh giá phù hợp cho bài nghiên cứu. Trong bài nghiên cứu biến CV là hệ số dao động dữ liệu (Coefficient of Variation): CV = (S.D/Mean) - Trường hợp CV > 1, độ lệch chuẩn lớn hơn trung bình, dữ liệu dao động rất mạnh, đáp viên trả lời tại biến quan sát đó chênh lệch nhau rất nhiều. - Trường hợp CV < 1, độ lệch chuẩn nhỏ hơn trung bình, dữ liệu dao động trung bình yếu, đáp viên trả lời tại biến quan sát đó chênh lệch nhau thấp. 7. Câu hỏi nghiên cứu Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu của đề tài, tác giả tiến hành giải quyết các câu hỏi sau: - Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức diễn ra như thế nào? - Làm thế nào để nâng cao hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức? 8. Đóng góp mới của đề tài Đóng góp về mặt lý luận: củng cố hệ thống cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng làm sáng tỏ hơn về quan điểm, vai trò của ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Đóng góp về mặt thực tiễn: đánh giá được thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Đồng thời, chỉ ra những hạn chế của hoạt động ứng dụng 9
CNTT trong văn phòng, đưa ra những nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó, đưa ra một số kiến nghị giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý nhằm nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. 9. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài xây dựng theo bố cục ba chương: Chương I: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Tác giả đưa ra một số khái niệm về văn phòng, về ứng dụng CNTT; nêu rõ vai trò, điều kiện, nội dung của ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng. Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. Tác giả giới thiệu về Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức và Văn phòng Công ty; trình bày thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Từ đó, đưa ra đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của hoạt động ứng dụng CNTT và tìm ra nguyên nhân gây khó khăn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của công ty. Chương III. Một số khuyến nghị nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức Dựa theo thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại chương hai, tác giả nêu lên định hướng phát triển CNTT của Văn phòng Công ty, từ đó đề xuất một số khuyến nghị nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Công ty TNHH In Điện tử Minh Đức. 10