Kĩ năng thuyết trình

Chia sẻ: Ngô Thị Ánh Hồng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

416
lượt xem 126
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'kĩ năng thuyết trình', kỹ năng mềm, kỹ năng thuyết trình phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kĩ năng thuyết trình

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH “Nếu điều bạn muốn làm là đúng, và bạn tin vào nó, bạn hãy thẳng tiến và thực hiện ngay đi! Hãy thực hiện cho bằng được giấc mơ của bạn, và đừng bận tâm đến những gì “họ” nói nếu bạn vấp phải sự thất bại tạm thời, vì có lẽ “họ” không biết rằng mỗi một thất bại đều mang theo nó hạt mầm của thành công tương đương" NAPOLEON HILL PHẦN 1. BẢY NGUYÊN TẮC CƠ BẢN NÓI TRƯỚC CÔNG CHÚNG QUỲNH ĐAN (Theo Forbes) Bảy nguyên tắc cơ bản không thể bỏ qua nếu muốn thành công khi nói trước công chúng. Nhìn thấy người này diễn thuyết một cách tự tin, người kia trả lời câu hỏi của các nhà báo một cách lưu loát trên truyền hình, chắc hẳn có lúc bạn đã tự hỏi họ có năng khiếu bẩm sinh hay phải luyện tập để làm được như vậy?
Câu trả lời của Richard Zeoli, một chuyên gia trong lĩnh vực này, là: “Năng khiếu, nếu có chỉ là một phần, tất cả đều do khổ luyện mà thành!”. Trong một bài viết mới đây đăng trên trang web của Forbes, Richard Zeoli đã chỉ ra bảy nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ nếu muốn thành công khi nói trước công chúng. Nguyên tắc thứ nhất: Đừng cố gắng trở thành nhà diễn thuyết đại tài Trong giao tiếp hàng ngày bạn thường nói năng thoải mái, nhẹ nhàng, nhưng khi nói trước đám đông, hình như mọi chuyện trở thành ngược lại. Quá chú ý đến công chúng sẽ làm hại đến khả năng diễn thuyết. Để trở thành một diễn giả thu hút thì hãy chú ý đến những điều bạn nói. Dù cử tọa của bạn là vài ba người hay cả ngàn người, dù bạn đang nói về công việc của mình hay về một bước đột phá trong y khoa thì hãy luôn là chính mình, và thiết lập sự kết nối với cử tọa. Hãy nhớ cử tọa chỉ muốn nghe người nào nói chuyện nhẹ nhàng, cuốn hút. Thế thôi. Nguyên tắc thứ hai: Đừng cố gắng trở nên hoàn hảo Khi bạn mắc lỗi, đừng lo lắng vì chẳng ai để ý nhiều đến việc đó, ngoại trừ bạn. Ngay cả đến những nhà hùng biện tài danh cũng sẽ mắc lỗi. Sự chú ý của con người thường bị phân tán. Trên thực tế, người ta chỉ thực sự nghe khoảng 20% những gì diễn giả nói, còn lại 80% họ tiếp thu qua hình ảnh. Khi bạn mắc lỗi, hiếm khi cử tọa để ý đến việc đó, vì vậy điều quan trọng bạn có thể làm là cứ tiếp tục. Đừng ngừng lại, và đừng xin lỗi, chỉ trừ khi đó là một lỗi quá nghiêm trọng. Hãy nhớ, ai cũng có thể mắc lỗi. Đó là một phần của con người, và chính phần con người này làm cho chúng ta kết nối được với cử tọa, giúp ta trở thành những nhà hùng biện. Cử tọa không muốn nghe ở một người quá hoàn hảo, họ chỉ muốn nghe một diễn giả đời thường. Người ta chỉ thực sự nghe khoảng 20% những gì diễn giả nói, còn lại 80% họ tiếp thu qua hình ảnh. Khi bạn mắc lỗi, hiếm khi cử tọa để ý đến việc đó, vì vậy điều quan trọng bạn
có thể làm là cứ tiếp tục. Đừng ngừng lại, và đừng xin lỗi, chỉ trừ khi đó là một lỗi quá nghiêm trọng. Nguyên tắc thứ ba: Hãy hình dung mình đang diễn thuyết Bạn có biết là những người thành công rực rỡ trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, đều phải sử dụng đến sức mạnh của việc tưởng tượng. Các nhân viên bán hàng hình dung ra việc mình ký được hợp đồng, các nhà quản lý hình dung ra viễn cảnh phát triển những dự án đầu tư mới, các vận động viên nhắm mắt lại và hình dung ra cảnh họ đã về đích… Trong nghệ thuật nói trước đám đông, cách tốt nhất để chống lại sự lo lắng và trở nên thư thái là hãy tưởng tượng trong đầu về buổi nói chuyện của mình. Nếu bạn có đề tài phải trình bày trước nhiều người, hãy dành ra 30 phút mỗi ngày để hình dung việc mình đang làm, hình dung càng chi tiết càng tốt. Hãy hình dung bạn đang ở trên diễn đàn với cảm giác thư thái và dễ chịu, diễn đạt tốt và kết nối được với cử tọa. Nếu bạn thực hành điều này mỗi ngày, thì đến lúc trình bày trước đám đông, trí óc của bạn sẽ trở nên quen thuộc với tình huống đó. Bạn sẽ không còn cảm giác lo lắng, sợ hãi, thay vào đó là sự thư thái và tự tin hơn nhiều trước cử tọa. Nguyên tắc thứ tư: Giữ kỷ luật Mục tiêu của chúng ta không phải là trở thành một diễn giả hoàn hảo, bởi vì không có một diễn giả như vậy, chúng ta chỉ có thể trở thành một diễn giả thuyết phục. Và diễn thuyết cũng cần phải thực tập. Giao tiếp là chuyện đương nhiên, bởi chúng ta sống để nói với người khác. Nhưng khi vốn liếng, thế mạnh của mình được gắn trực tiếp với việc chúng ta có thuyết phục được đám đông hay không, chúng ta cần phải chú ý đến công việc này một cách nghiêm túc. Cách thực hành tốt nhất là trình bày bài diễn văn một cách thoải mái tại nhà hay trong văn phòng của mình.Càng thực hành nhiều, bạn sẽ càng sẵn sàng, điều đó dẫn đến sự tự tin. Nếu bạn có bài diễn văn phải trình bày trong một tuần lễ nữa, hãy thực tập nó mỗi ngày. Đọc lớn lên ngay khi bạn thức dậy mỗi buổi sáng, ít nhất một lần vào buổi trưa và
hai lần trước khi đi ngủ. Thực hành đều đặn như thế, đến khi chính thức thực hiện, bạn sẽ cảm thấy được chuẩn bị sẵn sàng vì đã biết rõ tất cả. Cùng với nguyên tắc thứ ba ở trên, đây là cách tốt nhất để vượt qua sự lo lắng và có được sự tự tin trước cử tọa. Nguyên tắc thứ năm: Hãy làm cho câu chuyện trở nên gần gũi Đối với bất kỳ đề tài nào, cử tọa chỉ phản hồi tốt nhất khi diễn giả làm cho sự giao tiếp có tính gắn bó với con người. Hãy sử dụng mọi cơ hội để biến thông tin trở nên gần gũi với người nghe. Người ta thích nghe về những người khác, những bi kịch, những chiến thắng, những câu chuyện vui xảy ra hàng ngày trong chính cuộc sống của họ… Bất kỳ lúc nào có thể, bạn hãy đem chính mình vào bài diễn thuyết. Điều này không chỉ giúp cử tọa gần gũi với bạn hơn mà còn giúp bạn nói năng tự nhiên trước đám đông. Còn gì quen thuộc hơn là chủ đề về chính bản thân bạn? Nguyên tắc thứ sáu: Cảm nhận được người nghe Nói về bạn, nhưng trọng tâm không phải về cá nhân bạn mà về cử tọa. Bởi mục tiêu chính của một bài diễn thuyết không phải là làm lợi cho diễn giả mà là phục vụ cử tọa. Vì thế trong tất cả các giai đoạn chuẩn bị, và trình bày, bạn hãy luôn nghĩ bằng cách nào bạn có thể giúp cử tọa đạt được những gì họ mong muốn từ diễn giả. Khi thực hiện điều này, vai trò diễn giả của bạn sẽ trở thành vai trò thỏa mãn yêu cầu của cử tọa, điều này chắc chắn sẽ làm giảm bớt sự e dè trong việc diễn thuyết trước đám đông. Nguyên tắc thứ bảy: Làm cho cử tọa mong đợi nhiều hơn Một trong những bài học giá trị nhất trong nghệ thuật diễn thuyết trước đám đông là “ít hơn lại có nghĩa là nhiều hơn”. Hiếm khi chúng ta rời khỏi một buổi diễn thuyết và nghe người ta nói rằng: “Tôi mong rằng diễn giả đó nói dài hơn!”. Ngược lại, không biết bao nhiêu lần chúng ta nghe mãi câu: “Thật là mừng vì bài diễn thuyết đã kết thúc!”. Hãy làm cho cử tọa ngạc nhiên. Luôn luôn làm cho phần trình bày của mình ngắn hơn một chút so với những gì mà cử tọa nghĩ. Nếu bạn tuân thủ sáu nguyên tắc trên, thì bạn
đã chiếm được sự chú ý và sự quan tâm của cử tọa. Vì thế cách tốt nhất là làm cho cử tọa trông đợi bạn tiếp tục thêm vài phút nữa hơn là khiến họ ngọ nguậy trong ghế để đợi bạn kết thúc bài diễn thuyết. SOURCE: THESAIGONTIMES.COM.VN PHẦN 2. KỸ NĂNG NÓI TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG Ông bà ta có câu “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Xem ra lời nói có vẻ là thứ "rẻ" nhất mà ai cũng có và có thể sử dụng. Và điều đó gần như là đúng hoàn toàn. Nếu bạn ra ngoài đường thì đâu đâu cũng thấy nói chuyện, cửa hàng thì có người mua kẻ bán nói chuyện, trong quán nước thì từng đôi, từng nhóm nói chuyện…. Thế nhưng đó là khi tất cả mọi người cùng nói, bạn nói, tôi nói tất cả chúng ta cùng nói, thật đơn giản. Còn bây giờ khi mà trước mặt bạn là hàng trăm con mắt đổ dồn vào bạn, một bầu không khí im phăng phắc, tất cả mọi người đều chờ để nghe bạn nói. Vâng, lúc này chỉ có một mình bạn nói mà thôi. Liệu bạn có còn thấy lời nói lúc này thật rẻ, và cần là sử dụng ngay được không? Tôi dám cam đoan với bạn rằng, khi phải đặt mình vào tình thế này, không ít người mặt đỏ tía tai, người run lẩy bẩy, nói lắp bắp. Đó là triệu chứng của căn bệnh “ngại tiếp xúc”. Tại sao vậy nhỉ? Khi tất cả mọi người đều nói, ta cũng nói, thì lời nói của chúng ta cũng chỉ có giá trị như lời nói của tất cả mọi người, sai cũng chả sao. Nhưng bây giờ, tất cả mọi người đều chờ để được nghe bạn nói. Thì lời nói của bạn lúc này có giá trị lắm, chắc chắn là nó cao hơn mọi người khác. Vì họ phải im lặng để nghe bạn nói cơ mà. Mà đã hơn người thì phải thật hoàn hảo, nói năng trôi chảy, nội dung hay, dễ hiểu,… nhưng khổ nỗi là từ bé đến giờ có mấy ai được đi học môn “nói trước đám đông” hay chỉ tự rèn rũa trong cuộc sống. Mà phàm đã việc gì làm mà chưa có một sự chuẩn bị kỹ càng thì đều tạo cho ta cảm giác bồn chồn bất an hết cả. Do vậy, bài viết này mình đưa lên cho mọi người, hy vọng với một số đầu mục này có thể giúp bạn bớt được phần nào cảm giác căng thẳng trong lần diễn thuyết tới đây.
1. Trừ khi bạn là một nhà diễn thuyết nổi tiếng, chí ít cũng là cỡ quốc gia, còn lại, không ai quá kỳ vọng vào một bài phát biểu quá trơn tru, hoàn hảo từ bạn đâu. Thật sự ra mà nói thế nào là một bài phát biểu hoàn hảo theo đúng nghĩa thì đến giờ mình cũng không biết chính xác. Các bạn cứ thử nghĩ mà xem, ngay cả đến những tác phẩm bất hủ của các đại thi hào mà vẫn luôn có các nhà phê bình tác phẩm tìm ra được điểm chưa đạt ở góc độ này hoặc góc độ khác đấy thôi. Mà xin lưu ý mọi người, là một tác phẩm văn học đã phải trải qua rất nhiều bản nháp, nhiều đêm suy nghĩ của tác giả mới thành. Viết sai lại sửa, thế mà còn không hoàn hảo. Thì nói gì đến chuyện nói ra. Làm sao tránh được những sai sót cho dù bạn có chuẩn bị kỹ càng đến đâu. Hơn nữa là tâm lý của người đi nghe bạn nói là họ quan tâm nhất đến nội dung bài diễn thuyết của bạn. Đó mới là điều khiến họ tới nghe bạn nói. Chứ không ai mất công đến chỉ để nghe bạn nói trơn tru, không ngấp ứ mà nội dung lại chẳng có gì cả. Do vậy nếu đã có một nội dung tốt thì bạn hãy cố gắng diễn đạt nó một cách đơn giản, trực tiếp chứ đừng cố tìm những mỹ từ trau truốt. Vì khi tìm kiếm bạn sẽ lại thấy không biết từ nào là hợp lý thích hợp, từ đó tạo ra cảm giác bất an, rất dễ suy nghĩ mọi người sẽ chê bai về từ ngữ đó. Và kết quả của sự căng thẳng sẽ làm bạn mất tự tin và hạn chế khả năng của bạn, đồng thời lấy mất cơ hội để bạn đưa ra những ý tưởng hay. (Nó có thể bất chợt tới do những yếu tố tác động trong buổi diễn thuyết mà bạn chỉ có thể biết sau khi diễn thuyết, không có sự chuẩn bị nào cho cơ hội đó đâu). 2. Đừng tự hỏi mình “có nên nói như thế hay không?” Mình xin phép lấy một ví dụ có tính chất tương đồng cho dễ hiểu. Đó là câu chuyện “môn học tập làm văn ở trường học vậy”, không có một thầy cô giáo dạy văn nào lại khuyên bạn rằng viết trước bài ở nhà rồi học thuộc đi. Đến giờ kiểm tra chỉ viết ra thôi. Chắc chắn là không. Mà các thầy cô luôn nói rằng, các em về nhà tìm dẫn chứng để trích dẫn vào bài viết, hình thành và nắm chắc dàn ý đại cương, nội dung chính của bài viết. Việc diễn thuyết cũng vậy thôi. Sẽ không có bài diễn thuyết nào lại chuẩn 100% y chang so với bài chuẩn bị cả. Có thể lúc tập ở nhà bạn nói như thế này, nhưng chắc chắn nó sẽ
không được lặp lại y nguyên lúc bạn nói trước đám đông đâu. Đơn giản là vì “Không ai tắm hai lần trên cùng một dòng sông” đâu bạn ạ. Nắm chắc được các ý chính cần trình bày cho bài diễn thuyết sẽ giúp bạn tổ chức tốt bài nói và định trước những câu hỏi mọi người có thể đặt ra cho bạn. 3. Chuẩn bị phong cách nói cho bản thân. Tức là đối với mỗi buổi diễn thuyết, tùy vào từng trường hợp cụ thể, bạn nên tuân theo tiêu chuẩn chung về lối trình bày. Cái này thường đã có sẵn bạn chỉ cần tìm hiểu và áp dụng theo là được. Ví dụ như, trong buổi bảo vệ tốt nghiệp của bạn, bài luận văn có các chương mục nhỏ. Bạn có thể nói theo mẫu như : Bây giờ tôi xin giới thiệu đến chương hai…, chuyển qua vấn đề x, y ,…” Có một khung phù hợp với nội dung bài nói, sẽ giúp bạn có cách trình bày mạch lạc hơn. 4. Hãy chú ý tới giọng nói, nhịp thở và tư thế của bạn. Như vậy là đã xong nội dung, giờ chúng ta cũng nên chăm chút một chút cho mặt hình thức của mình trước đám đông. Tùy vào từng nội dung, bạn nên sử dụng giọng nói nhẹ nhàng ở đoạn nào, những đoạn nào trọng tâm, bạn có thể nói to hơn một chút, giọng chắc khỏe hơn một chút tạo sự chú ý của mọi người. (Cũng giống như trong văn viết chỗ nào bạn quan tâm thì viết đậm lên hoặc gạch chân vậy). Cơ thể nên thả lỏng thật thoải mái. Vì có thể bài nói của bạn sẽ kéo dài hơn bạn tưởng, một vị trí đứng và một tư thế hợp lý sẽ giúp bạn đỡ mệt, giữ được sự tập trung trong suốt buổi đối thoại của mình với mọi người. 5. Chú ý tới các nguyên nhân gây khiến cho bạn thiếu tự tin trước mặt mọi người. Có rất nhiều nguyên nhân khiến cho mất bình tĩnh mà tôi cũng không biết hết và không thể đề cập hết trong bài viết này. Có thể là do di truyền, giáo dục, văn hóa của từng người, mỗi người lại có một lý do khác nhau. Do vậy về việc này, chỉ có một lời khuyên nho nhỏ tới mọi người là khi đã biết được nguyên nhân rồi, thì hãy bớt chút thời gian để rèn luyện cải thiện bản thân mình. Bạn có thể tự giả định tình huống rồi tự mình tìm cách
giải quyết, như vậy khi gặp ngoài việc thật bạn cũng không đến mức “lạc vào đảo hoang”. 6. Nắm lấy tất cả cơ hội được nói. Chắc các bạn ai cũng đồng ý với mình rằng “trăm hay không bằng tay quen”. Đọc sách nhiều mà không bắt tay vào làm thử thì cũng như không. Hãy tận dụng mọi cơ hội có thể như trong cuộc họp gia đình, trò chuyện với bạn bè,….., để tập cho mình cách phát biểu và làm quen với những tình huống bất ngờ xảy ra khi mọi người chất vấn bạn hoặc giả dụ bạn có quên mất điều mình định nói thì phải làm sao. © SAGA.VN PHẦN 4: ĐỂ CHUẨN BỊ BÀI PHÁT BIỂU KHI KHÔNG CÓ THỜI GIAN P.C. Đối với những người sắp sửa nghe bạn nói thì việc bạn có 10 ngày hay chỉ có 10 phút để viết bài phát biểu cũng chẳng ảnh hưởng gì tới họ. Bạn sẽ vẫn phải phát biểu. Dưới đây là những mẹo giúp bạn chuẩn bị bài phát biểu của mình một cách nhanh chóng khi không có nhiều thời gian. Bạn càng có địa vị cao, thì người ta càng trông chờ bạn sẽ có bài phát biểu trong những dịp xuất hiện trước công chúng, và thường trong những dịp như thế bạn có rất ít thời gian chuẩn bị. Vậy bí quyết để có một bài phát biểu hoàn hảo trong một thời gian ngắn là gì? Điều đầu tiên bạn cần phải làm trước khi phát biểu là xác định được thông điệp chính bạn muốn đưa ra. Thông điệp của bạn chính là những gì sẽ còn đọng lại trong người nghe sau khi bạn đã kết thúc bài thuyết trình đồng thời cũng là câu chốt lại những gì bạn đã trình bày. Họ sẽ có ấn tượng với những gì mà bạn nói. Ấn tượng đó có thể tốt hoặc không tốt. Người nghe có thể ấn tượng mạnh về bản thân bạn, phong cách phát biểu, hoặc nội dung bài phát biểu của bạn. Nếu bạn muốn họ nhận ra và ghi nhớ đúng thông điệp – tức là thông điệp chính
mà bạn muốn đưa ra – trước hết bạn phải xác định được điều bạn tin tưởng và viết chúng ra. Một khi đã viết được câu tóm tắt cho những gì mình muốn nói, tức là bạn đã sẵn sàng đưa ra những ý kiến, lý lẽ, các câu chuyện và thông tin làm dẫn chứng cho bài phát biểu của mình. Hãy loại bỏ những gì không phục vụ cho thông điệp của bạn. Cuối cùng, hãy xây dựng những tài liệu bạn có theo các cấu trúc sau: - Quan điểm – lý do – ví dụ – quan điểm. Bạn hãy đưa ra yêu cầu của bạn (có vẻ rất giống với thông điệp chính) và sau đó đưa ra những lý do để bạn yêu cầu như vậy. Tiếp đó bạn đưa ra một ví dụ thuyết phục và kết thúc bằng cách lặp lại quan điểm của bạn. - Quá khứ – hiện tại – tương lai, bạn trình bày ý tưởng theo trình tự thời gian. Nếu bạn đang cố gắng ủng hộ việc đưa một sản phẩm mới chưa được thử nghiệm vào một thị trường mới, bạn có thể bắt đầu bằng cách kể về những kinh nghiệm tiếp thị thành công của công ty, và cho đến nay vẫn đạt được nhiều thành công với hướng đi đó và hãy kết luận bằng cách đưa ra những đánh giá của mình về thành công của việc tiếp thị sản phẩm mới này trong tương lai. - Vấn đề – nguyên nhân – giải pháp. Cấu trúc này áp dụng hiệu quả đối với các lý lẽ và các tình huống kinh doanh. Bạn đặt vấn đề – ví dụ như lượng hàng bán ra giảm – và sau đó phân tích nguyên nhân. Từ phân tích của mình, bạn sẽ đưa ra kiến nghị về giải pháp. Cấu trúc này có lợi thế là nó tuân theo cách nghĩ tự nhiên của thế giới kinh doanh trong khi giải quyết vấn đề. Chúng ta nhận ra rằng chúng ta gặp rắc rối. Chúng ta tìm ra nguyên nhân. Sau đó chúng ta đưa ra giải pháp. Đó là cách mà hầu hết mọi người thường nghĩ. Vì vậy mô hình này rất có hiệu quả trong khi thuyết trình. - Gây chú ý – đưa ra lợi ích – mong muốn – hành động, cấu trúc này có hiệu quả nhất khi bạn cố gắng để thuyết phục mọi người về điều gì đó. Trước hết, bạn hãy thu hút sự chú ý vào bạn bằng thông tin thống kê, một câu chuyện nào đó hoặc tuyên bố gây ngạc nhiên đến mức khán giả của bạn phải chuyển mối quan tâm của họ sang mối quan tâm của bạn.
Sau đó, hãy tạo hứng thú cho người nghe bằng cách đề cập tới những lợi ích của quan điểm bạn đang nói đến. Nếu thành công, bạn sẽ khiến người nghe muốn mua, muốn thay đổi, hoặc nghĩ khác đi. Đó là thời điểm bạn kết thúc việc giao dịch bằng cách có được cam kết nào đó từ khán giả của mình – đó là hành động. - "Đề cập đến những gì mà bạn định nói, sau đó hãy trình bày những điều đó, rồi hãy nói về những gì bạn vừa trình bày". Đây là cấu trúc có tính quy ước nhất mặc dù nó chỉ xuất hiện tức thời. Ngày nay các khán giả rất thường thiếu kiên nhẫn và mọi người cũng luôn bận rộn, vì vậy người ta vẫn đang tranh luận xem liệu đây có phải vẫn là một cấu trúc hùng biện hiệu quả hay không. Nếu bạn sử dụng cấu trúc này, bạn hãy kiểm tra lại một lần, tóm tắt ngắn gọn và súc tích, vì những khán giả của bạn vốn đã bị quá tải về thông tin. Sử dụng những kỹ năng này sẽ không đảm bảo rằng bạn sẽ có một bài phát biểu hoàn hảo; mà điều này lại phụ thuộc vào người nói. Nhưng kỹ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong khi chuẩn bị – có nghĩa là bạn thực sự chuẩn bị chứ không phải là cứ nói vo. Và bản thân điều này đã có nghĩa là bạn sẽ có một bài thuyết trình tốt hơn rồi. SOURCE: TẠP CHÍ NHÀ QUẢN LÝ PHẦN 4: THUYẾT TRÌNH SAU THUYẾT TRÌNH MINH AN (Dịch từ Business Know-how) Việc người nghe đặt ra các câu hỏi sau bài thuyết trình được xem như cách thức hữu hiệu giúp củng cố thông điệp và tiếp tục truyền tải ý tưởng của bạn. Giai đoạn không kém phần quan trọng này chính là Thuyết trình sau thuyết trình. Nếu người nghe có cơ hội được làm rõ những điểm còn chưa hiểu, thì họ sẽ không rời buổi thuyết trình với những hiểu biết sai về các khái niệm bạn đã trình bày. Quãng thời gian mọi người đặt câu hỏi và bạn trả lời lại là một lần thuyết trình quan trọng nữa.
Trước hết để Thuyết trình sau thuyết trình đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần giúp mọi người có sự chuẩn bị tốt bằng việc nói với họ rằng sau buổi thuyết trình sẽ có quãng thời gian để mọi người đặt câu hỏi và bạn trả lời. Nếu bạn có một người giới thiệu, hãy nói với người này đề cập việc bạn sẵn lòng trả lời mọi câu hỏi từ phía người nghe. Mọi người sẽ đặt ra nhiều câu hỏi hơn nếu ngay từ đầu họ được thông báo về điều này. Một trật tự hợp lý là rất quan trọng. Hãy nói: “Ai có câu hỏi đầu tiên?” và sau đó tìm kiếm những cánh tay giơ lên. Hoặc để khơi mở, bạn có thể nói: “Một câu hỏi mà tôi thường được hỏi là…” và trả lời nó. Nếu sau đó vẫn không có câu hỏi nào, bạn có thể nói: “Không biết có còn câu hỏi nào không?”. Sự nhiệt tình của bạn sẽ mất nếu bạn không nhận được câu hỏi nào từ phía người nghe. Thông thường, hành động “mồi nước” sẽ khích lệ người nghe đặt các câu hỏi khác nhau. Khi một ai đó đặt ra câu hỏi, bạn hãy nhìn thẳng vào họ và lặp lại nó, đặc biệt nếu có một số lượng lớn người nghe hay nếu bạn cần đôi chút thời gian để suy nghĩ. Bằng việc lặp lai câu hỏi, bạn sẽ đảm bảo rằng mình đã hiểu đúng câu hỏi. Tuy nhiên, đừng tiếp tục nhìn vào người đó khi bạn bắt đầu trả lời câu hỏi. Hãy nhớ bạn vẫn đang nói chuyện trước công chúng và tất cả mọi người nên nghe rõ câu trả lời của bạn chứ không riêng người đặt ra câu hỏi. Thêm vào đó, bạn cần tiếp tục đứng ở một nơi mà tất cả mọi người đều trông thấy rõ bạn nhất. Tránh việc đi trực tiếp tới cạnh người đặt câu hỏi. Hình ảnh đó sẽ khiến những người nghe khác cảm thấy “mất bạn”. Khi bạn kết thúc câu trả lời chính là lúc bạn nhìn lại người đặt câu hỏi và nét mặt của người này sẽ nói với bạn câu trả lời của bạn đã thoả mãn hay chưa. Những câu trả lời ngắn gọn và có trọng điểm sẽ đem lại sự thoả mãn nhiều nhất cho người nghe. Đừng tiếp tục một bài diễn thuyết mới. Mọi người sẽ cảm thấy nhàm chán nếu bạn mất quá nhiều thời gian trả lời câu hỏi. Không những vậy, rất có thể chỉ có duy nhất người đặt ra câu hỏi mới thực sự quan tâm tới những gì bạn đang nói! Nếu bạn có
thể trả lời “có” hay “không”, hãy làm như vậy. Hành động này giữ vững sự chú ý của mọi người tới bạn. Một trong những thách thức thực sự nếu có những câu hỏi nặng nề. Hãy xoa dịu nó trước khi trả lời. Chẳng hạn đối với những câu hỏi kiểu như: “Bạn sẽ làm gì với tất cả số tiền kiếm được từ mức giá cả gia tăng?”, hãy xoa dịu nó bằng việc nói rõ: “Tôi hiểu được sự thất vọng của anh trước sự leo thang giá cả đến chóng mặt. Tôi biết anh định hỏi: Tại sao giá cả lại tăng bất thường như vậy?”. Sau đó, bạn mới trả lời cho câu hỏi này. Bạn sẽ rơi vào tranh luận nếu cho phép bản thân trực tiếp trả lời các câu hỏi nặng nề kiểu trên. Nếu một cá nhân không thoả mãn với việc thay đổi ngôn ngữ câu hỏi như vậy, bạn hãy nói với anh ta rằng bạn rất vui được bàn thảo về vấn đề này sau buổi thuyết trình hôm nay và rồi nhanh chóng chuyển sang câu hỏi kế tiếp. Đôi lúc sẽ có một người nghe giơ tay nhưng thay vì đặt câu hỏi người này lại đưa ra những bình luận khá dài dòng hay thậm chí một bài diễn thuyết. Một cách để xử trí là nhìn vào tốc độ nói của người này và khi anh ta/cô ta dừng lại lấy hơi chuẩn bị nói tiếp, bạn ngắt quãng bằng “Xin cảm ơn ý kiến của anh/chị… Câu hỏi kế tiếp là gì ạ?”. Bạn nhìn xung quanh căn phòng và người nói chuyện dài dòng này sẽ không biết bạn ngắt lời họ hay bạn thực sự nghĩ rằng họ đã kết thúc. Đừng để người này tiếp tục “bài diễn thuyết” bởi vì nó sẽ làm hỏng cơ hội được hỏi của những người khác. Điều quan trọng tiếp theo là bạn đừng đánh giá các câu hỏi. Hãy tránh xa những bình luận kiểu: “Đó là một câu hỏi tuyệt vời” hay “Câu hỏi hay”. Nếu người tiếp theo đặt ra một câu hỏi và bạn không có nhận xét tích cực tương tự, người này có thể nghĩ rằng bạn không tán thành câu hỏi và điều đó sẽ kiềm chế những người khác đưa ra câu hỏi. Nếu bạn muốn xác nhận một câu hỏi cụ thể, hãy nói đơn giản: “Cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi”. Bạn cần làm sao để mọi người cảm thấy sự công bằng như nhau về những câu hỏi được đặt ra. Ngoài ra, bạn không thể bỏ qua yếu tố kiểm soát tình huống cuộc nói chuyện. Khi bạn thuyết trình trước mọi người, luôn rình dập rủi ro của việc đánh mất sự kiểm soát tình
hình. Do vậy, bạn cần lường trước những tình huống bất ngờ, càng nhiều bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Hãy xem xét nội dung thuyết trình của bạn và suy nghĩ về những câu hỏi mà người nghe sẽ có thể đặt ra. Đồng thời, bạn hãy chuẩn bị các câu hỏi của bản thân bạn để hỏi. Đừng ngại nói: “Tôi không biết” và chuyển sang câu hỏi tiếp theo (Bạn có thể bổ sung rằng bạn sẽ rất vui được gặp lại họ với câu trả lời đầy đủ trong lần tiếp theo). Nên thẳng thắn với những người đặt câu hỏi nếu bạn nghĩ rằng câu hỏi không mấy thích hợp. Câu trả lời của bạn có thể là: “Thực tế, câu hỏi này không mấy thích hợp với nội dung buổi thảo luận hôm nay”. Vào cuối giai đoạn Thuyết trình sau thuyết trình, bạn cần có một kết luận cụ thể. Kỹ thuật này sẽ cho phép bạn kiểm soát tốt quãng thời gian cuối cùng với người nghe. Thay vì câu hỏi cuối cùng, người nghe sẽ nhận được một kết luận thích hợp từ bạn. Hãy nói: “Trước khi tôi tổng kết đôi điều, không biết còn ai có câu hỏi không ạ?”. Sau đó, nếu không có ai có câu hỏi nào, bạn mới bắt đầu nói. Nhờ đó, bạn có thể kết thúc theo một cách thức hiệu quả và vui vẻ hơn là hết sức cộc lốc với câu nói: “Vậy nếu không còn câu hỏi nữa, tôi xin kết thúc…”. Sau cùng, bạn cần nhớ rằng rất nhiều buổi nói chuyện sẽ bao hàm hai giai đoạn thuyết trình: Thuyết trình chính thức và Thuyết trình sau thuyết trình. Hãy đảm bảo thành công trọn vẹn cho buổi thuyết trình của bạn bằng việc sử dụng các kỹ thuật trên trong quãng thời gian trả lời các câu hỏi từ phía người nghe.