Kỹ năng bản thân ngành xây dựng

Chia sẻ: Tran Trung Kien | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:16

Thêm vào BST

Báo xấu

414
lượt xem 89
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách khá tùy tiện. Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng. Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỹ năng bản thân ngành xây dựng

Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Chương 1: Tổng quan về hoạt động nhóm I.Khái niệm Nhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách khá tùy tiện. Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng. Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức.. Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ ý tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau. Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết). II. Các hình thức làm việc nhóm Trên thực tế có nhiều cách phân loại nhóm làm việc khác nhau phù hợp với những mục đích khác nhau. Một số hình thức tiêu biểu như sau: • Nhóm quản lý cấp cao chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động, hoạch định chính sách và chỉ đạo chung. • Nhóm chuyên trách thực hiện các kế hoạch đặc biệt để giải quyết vấn đề hay nắm bắt cơ hội. • Nhóm chất lượng làm việc về vấn đề chất lượng, năng suất và dịch vụ. 1
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Nhóm làm việc tự quản làm thực hiện toàn bộ quy trình làm việc • hàng ngày. • Nhóm ảo kết hợp các cá nhân tách biệt nhau về mặt địa lý để cùng thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt. Xét trên quan điểm thực tế tên gọi và định nghĩa nhóm không quan trọng và các tổ chức thường linh hoạt trong việc sử dụng chúng. Tuy nhiên trên quan điểm quản trị thì chúng ta cần quan tâm đến 2 hình thức nhóm chủ yếu thường được sử dụng trong các doanh nghiệp ngày nay. Đó là “Nhóm làm việc tự quản” và “Nhóm dự án”. 1. Nhóm làm việc tự quản: Nhóm làm việc tự quản là là 1 nhóm nhỏ bao gồm các nhân viên được trao quyền giải quyết 1 nhiệm vụ diễn ra liên tục. Trong 1 số trường hợp, nhóm bầu chọn trưởng nhóm cùng các thành viên mới và thậm chí có thể loại bỏ những thành viên không thể đóng góp hay không đáp ứng được tiêu chuẩn của nhóm. Hình thức nhóm này nhất thiết phải cùng làm việc trong thời gian tương đối dài. Các thành viên của nhóm có quyền tự do nhất định trong việc quyết định phương pháp làm việc hiệu quả nhất và tất cả mọi người đều được khuyến khích tự tìm kiếm các quy trình làm việc tối ưu cũng như liên tục cải thiện quy trình làm việc của mình. 2. Nhóm dự án: Khác với nhóm làm việc tự quản, nhóm dự án được tổ chức xoay quanh một nhiệm vụ đột xuất trong một khoảng thời gian giới hạn. Nhiệm vụ này có thể mất một tuần, một năm, cũng có thể lâu hơn. Sau khi công việc hoàn tất nhóm sẽ giải tán. Những dự án có quy mô lớn và lâu dài thường cần đến nhiều thành viên, có trưởng nhóm lẫn nhà quản lý dự án làm việc toàn thời gian. Có thể thấy sự khác nhau cơ bản của hai loại hình nhóm trên là nhóm tự quản thực hiện những công việc mang tính chất thường xuyên trong khi nhóm dự án giải quyết những vấn đề mang tính đột xuất. Từ sự khác biệt này dẫn đến những sự khác biệt khác trong công tác quản lý những nhóm làm việc như vậy. III. Các giai đoạn hình thành và phát triển 1. Hình thành Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu... Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo. 2. Xung đột 2
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở. Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau. Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm. Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm giác bất mãn tăng lên. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. 3. Giai đoạn bình thường hóa Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết. Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện. Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi ngýời có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. 4. Giai đoạn hoạt động trôi chảy Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. Mức độ cam kết về công việc cao. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm. 3
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Chương 2: Vị trí, vai trò và tác dụng của hoạt động nhóm tr ong ngành xây dựng. Chúng ta cần có nhà để ở, có đường để đi, trường để học, công trình công cộng để làm việc, sinh hoạt, bệnh viện để chăm sóc sức khỏe, cần được sống trong môi trường trong sạch, được an toàn với động đất, núi lửa, gió bão, lũ lụt, trượt lở đất v.v…Có lẽ chính vì vậy người xây dựng luôn được đề cao, tôn vinh trong mọi thời đại. Họ đã tạo nên những giá trị kỹ thuật, văn hóa, xã hội, cộng đồng và tâm linh. Tuy trong cùng ngành xây dựng , nhưng mỗi nhóm nghề tạo ra sản phẩm có mục đích sử dụng khác nhau nên người ta chia thành các nhóm nghề : 1. Chuyên ngành thủy lợi và thủy điện : xây dựng các công trình dùng sức nước phục vụ sản xuất nông ngư nghiệp và các mục đích khác.Sản phẩm của xây dựng thủy lợi là hồ chứa nước, kênh dẫn nước, trạm bơm tưới tiêu nước. xây dựng thủy điện có sản phẩm là hồ chức nước, đập chắn nước, nhà máy thủy điện cung cấp điện năng 2.Chuyên ngành cảng, công trình biển : xây dựng cảng sông, cảng biển, các công trình ven sông, ven biển, bến thuyền, phục vụ giao thông thủy 3. Chuyên ngành cầu đường : xây dựng cầu, đường, hầm xuyên núi, hầm rộng trong núi làm nhà máy hoặc cho các mục đích khác , đường sắt, sân bay, cầu đường trong thành phố 4.Chuyên ngành dân dụng và công nghiệp : là lĩnh vực xây dựng khá phổ biến và đa dạng.Trong ngành xây dựng dân dụng lại có chuyên xây dựng nhà ở, chuyên xây dựng nhà công cộng. Mỗi loại nhà có những yêu cầu công nghệ khác nhau nên phải có chuyên môn được đào tạo riêng. Công trình nhà máy nhiệt điện rất khác với nhà máy hoá chất, nhà máy lọc dầu rất khác với nhà máy xi măng hoặc nhà máy sản xuất gạch. Do công nghệ khác nhau nên muốn thành thục tay nghề cần được dào tạo để có kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp riêng 5. Chuyên ngành xây dựng nông nghiệp : do đặc điểm của sản xuất nông nghiệp từ quá trình sản xuất đến cất giữ, bảo quản, chế biến sản phẩm nên xây dựng nông nghiệp cũng rất đa dạng. Trại chăn nuôi, cơ sở chế biến sữa khác rất xa nhà máy đường 6. Chuyên ngành cấp thoát nước đô thị : Xây dựng hệ thống cấp nước đô thị, khu dân cư cũng như hệ thống thoát và xử lý nước đã dùng, bảo đảm môi trường nước được sạch sẽ 7. Chuyên ngành môi trường : Xây dựng điều kiện bảo đảm môi trường sinh hoạt và sản xuất đô thị và khu dân cư; sản phẩm là cây xanh cho đô thị ngăn tiếng ồn, ngăn bụi, tạo môi trường vi khí hậu; thông gió trong các phân xưởng sản xuất, trong rạp hát, vận chuyển thu gom rác, xử lý rác thải sinh hoạt và rác sản xuất . . . 4
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Như vậy, sản phẩm xây dựng ở mỗi nhóm nghề đều có mục đích sử dụng rất khác nhau, điều này đòi hỏi phải hình thành những kiến thức và kỹ năng rất khác nhau ở từng chuyên ngành PHÂN LOẠI THEO NHÓM NGHỀ Ngoài ra, nếu phân chia theo loại hình lao động, ngành xây dựng được phân chia như sau 1. Nhóm nghề quản lý trong sản xuất xây dựng : quản lý điều hành kinh doanh xây lắp, quản lý kỹ thuật, quản lý tài chính.Thường thì số lượng người quản lý chiếm từ 4% đến 7% tổng số người lao động chung trong xây lắp công trình 2. Nhóm nghề khảo sát, điều tra các nhân tố kỹ thuật xây dựng : bao gồm khảo sát địa hình (đo đạc hình thể mặt đất, lập bản đồ khu vực xây dựng) khảo sát địa chất công trình (khoan đào lòng đất nằm dưới công trình nghiên cứu địa chất, thủy văn, đo đạc chế độ và thành phần hoá học của nước, số liệu biến động của nước dưới đất . . .tính toán cấu trúc nền móng công trình.) 3. Nhóm nghề thiết kế công trình : thể hiện ý định xây dựng thành bản vẽ. Bao gồm : - Thiết kế công nghệ : Dựa vào công nghệ sản xuất để lập nên bản vẽ, sô đồ của dây chuyền sản xuất, sử dụng, quản lý và điều hành công trình. Sơ đồ công nghệ nói lên tính khoa học, hợp lý, của công nghệ sản xuất, thể hiện tính thích ứng, hiệu quả kinh tế của công trình - Thiết kế kiến trúc : Tạo nên mối liên hệ hài hoà giữa công năng sử dụng, hình thái và mối quan hệ giữa các thành phần của công trình, trong tổng thể dây chuyền công nghệ và hình dáng bên ngoài của công trình, bảo đảm sự tiện ích và mỹ quan 4. Nhóm nghề chế tạo và sản xuất vật liệu xây dựng : tạo ra cơ sở đầu tiên của nghề xây dựng, có nhiều nghề sản xuất vật liệu xây dựng như nhà máy bê tông, nhà máy làm gạch lát, gạch trang trí, các nhà máy sản xuất thiết bị tiện nghi trong khu nhà bếp, nhà vệ sinh. . . Tuy nhiên, có những thứ vật liệu sử dụng trong công trình là kết quả của một nền công nghiệp khác như luyện cán thép, kim loại màu . . .Cũng có nhóm nghề sản xuất vật liệu chuyên cho ngành xây dựng nhưng đã tách thành công nghiệp riêng như các nhà máy xi măng. Nhà máy gạch nung, nhà máy gạch ép silicat cũng đang dần dần thành những ngành công nghiệp riêng. ÐẶC ÐIỂM CƠ BẢN CỦA NGHỀ 1. Lao động: trong xây dựng cơ bản là lao động có nghề nghiệp, làm theo định mức nhân công, được tổ chức theo khoa học. Kỹ sư trong ngành xây dựng hầu như luôn phải đi xa nhà, theo các công trình. Họ làm việc dưới điều kiện vất vả, áp lực thời gian lớn. Khi làm việc tại công trình, họ còn phải cẩn thận với những tai nạn lao động có thể xảy 5
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên ra. Khả năng phối hợp rất quan trọng với kỹ sư trong ngành xây dựng vì họ thường làm việc theo nhóm gồm các chuyên gia khác nhau có liên quan. 2. Vật liệu xây dựng: có hai nhóm chính là nhóm vật liệu thiên nhiên và vật liệu nhân tạo. 3. Công cụ sản xuất: được chia thành : công cụ phụ trợ, công cụ chính, công cụ chuyên chở. Công cụ lại đa dạng, từ công cụ cầm tay thô sơ hoặc hiện đại đến những máy móc đồ sộ, cần cẩu có sức nâng đến hàng nghìn tấn, cao hàng chục mét, với xa dài chục mét. Do đó, cần có những nhóm người phối hợp ăn ý với nhau, bổ sung cho nhau kiến thức chuyên môn về máy móc, thiết bị cũng như giúp đỡ nhau bắt kịp khoa học kỹ thuật ngày càng hiện đại. 4. Công nghệ xây dựng: phát triển theo hướng cơ giới hoá để nâng cao chất lượng công trình và hiệu quả kinh tế 5. Sản phẩm xây dựng là phương tiện cho các hoạt động sản xuất và dịch vụ khác: vỏ nhà máy để sản xuất công nghiệp; cầu, đường là phương tiện của ngành giao thông; đê đập là phương tiện của ngành thủy lợi . . . Nhiều khi sản phẩm xây dựng còn là mục đích của sản xuất xã hội. Thí dụ như nhà ở. Nhà ở là phương tiện nghỉ ngơi sau lúc lao động, là phương tiện tái sản xuất sức lao động, nhưng nhà ở cũng là mục tiêu của con người, mong muốn có cuộc sống đàng hoàng hơn, dễ chịu hơn. Phân định sản phẩm nào là mục đích hoặc là phương tiện nhằm có chính sách đầu tư hiệu quả 6. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng: là chiếm diện rộng, vật liệu và phương tiện thi công phải chuyển từ nơi khác đến địa điểm xây dựng.Việc chiếm diện tích rộng còn làm cho việc bảo vệ, gìn giữ trong quá trình xây dựng khó khăn. Một đặc điểm nữa của sản phẩm xây dựng là thời gian hoàn thành sản phẩm thường kéo dài, xây dựng hàng năm, nhiều năm nên tác động của thời tiết, khí hậu làm tăng khó khăn. Thời gian kéo dài còn chịu những của những thay đổi của tổ chức, của con người, nhiều khi thay đổi chủ trương trong quá trình tạo ra sản phẩm xây dựng làm cho công trình "chấp vá" thiếu nhất quán, không đồng bộ. Sản phẩm xây dựng cũng đa dạng, nhiều hình thái khác nhau như nhà máy khác rất xa con đường, con đê hay hồ nước. Ngoài ra, sản phẩm xây dựng còn do nhiều người, có các chủng loại nghề nghiệp khác nhau tham gia nên nó có tính phức hợp. Hoạt động tổ chức xây dựng đòi hỏi phải có trình độ tổ chức khoa học cao. Cũng xin nói thêm Xây dựng là một trong 10 nhóm nghề thu hút nhiều nhân lực nhất trong năm 2010. theo Trung tâm Dự báo nhu cầu nhân lực và thông tin thị trường lao động TP.HCM vừa công bố: Trong tổng số 280.000 vị trí tuyển dụng ở 22.000 doanh nghiệp (DN) trên địa 6
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên bàn TP.HCM trong năm 2010, 10 nhóm ngành nghề này chiếm hơn 80%. Nhìn chung ta thấy, xây dựng là nhóm ngành đòi hỏi nhiều lực lượng lao động. Mỗi cấp bậc lại gồm những nhóm người làm việc khác nhau. Ví dụ một công trình đơn giản cũng đã cần đến 4, 5 kỹ sư để giám sát và đo đạc. Công nhân cho một công trình thì khỏi phải bàn đến. Qua đó, ta thấy được phần nào sự quan trọng của làm việc nhóm trong ngành xây dựng. Khi làm việc nhóm, ta được những lợi ích mà ngành Xây dựng đòi hỏi phải có: 1. Trong Xây dựng, tuy cần nhiều nhân lực, nhiều công nhân, kỹ sư nhưng rõ ràng sản phẩm của họ chỉ có một: công trình họ đang tâm huyết. Làm việc nhóm giúp họ đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung, cùng nhau xác định và vạch ra phương hướng tốt nhất để giải quyết khó khăn sảy ra trong quá trình làm việc. 2. Ở vai trò kỹ sư những công trình lớn, rất khó đạt được sự chính xác tuyệt đối trong việc tính toán, dù có sự trợ giúp của máy tính đi chăng nữa. Mặt khác, một điều mà ai cũng biết, chỉ một sơ suất nhỏ trong việc tính toán, có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho công trình đang làm. Ngày 26 tháng 9 năm 2007, sự cố sập nhịp dẫn cầu Cần Thơ là thảm họa cầu đường và tai nạn xây dựng nghiêm trọng nhất tại Việt Nam, xảy ra tại xã Mỹ Hòa, huyện Bình Minh tỉnh Vĩnh Long. Hai nhịp cầu dẫn cao khoảng 30 mét giữa ba trụ cầu đang được xây dựng thì bị đổ sụp, kéo theo giàn giáo cùng nhiều công nhân, kỹ sư đang làm việc xuống đất. Mới đây, khoảng 8 giờ sáng 1/9, công trình xây dựng Trung tâm thương mại Crescent Mall trong khu đô thị Phú Mỹ Hưng (phường Tân Phú, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh) cũng đã bị đổ sập sàn bêtông vừa mới đổ ở tầng 1. Qua những tai nạn trên, sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả của nhóm trong Xây dựng thật sự quan trọng. Bên cạnh đó là trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm. Có lẽ nếu nhóm giám sát thi công hay những kỹ sư chịu trách nhiệm về kết cấu làm vệc có trách nhiệm hơn thì đã không gây ra sự việc đáng tiếc như trên 3. Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức, nhất là trong việc Xây dựng những công trình lớn, những công trình đòi hỏi có sự phối hợp ăn ý từ tất cả những người tham gia làm việc. Nhưng quản lý theo nhóm lại giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. 4. Một vai trò rất quan trọng nữa mà làm việc nhóm đem lại là giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. Cụ thể khi thảo luận về chống thấm cho một công trình, đối với nhiều kỹ sư lành nghề, lâu năm, việc này nằm trong 7
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên tầm tay họ. Nhưng vấn đề đặt ra ở đây là làm sao cho có hiệu quả, kinh tế nhất. Những ý tưởng mới, những sang kiến sẽ bắt đầu xuất hiện trong một buổi họp. Kinh nghiệm về chống thấm sẽ được đưa ra từ những người làm việc lâu năm, nhưng những ý tưởng sáng tạo có thể bắt nguồn từ những kỹ sư tưởng như non trẻ. Nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin, có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo và học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ có nhiều thành viên . Bên cạnh đó, nhóm có xu hướng tạo ra những quy trình giao tiếp mới, cho phép giải quyết vấn đề một cách liên tục. Hơn nữa, nhiều người thích làm việc theo nhóm bởi nhóm như một động lực thúc đẩy giúp họ đạt được hiệu suất công việc tối ưu nhất. Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào. Chỉ bấy nhiêu đây thôi, ta cũng thấy được sự cần thiết của hoạt động nhóm trong ngành Xây dựng cũng như giá trị, vai trò và tác dụng của nó. Tiếp theo, ta tìm hiểu về giá trị của nó đối với quá trình tổ chức làm bài tập thuyết trình trước lớp của sinh viên ngành xây dựng. 8
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Chương 3 Hoạt động nhóm trong tổ chức làm bài tập thuyết trình trước lớp của sinh viên ngành xây dựng. Sinh viên năm nhất, bước vào giảng đường đại học sẽ không khỏi bỡ ngỡ trước một hình thức học mới mẻ: “làm thuyết trình”. Khi trở thành sinh viên, “thuyết trình như cơm bữa” là điều dễ hiểu. Làm bài thuyết trình là một phương pháp học rất hiệu quả, không chỉ giúp sinh viên tìm hiểu sâu hơn về các nội dung trong môn học mà còn phát triển thêm các kỹ năng làm việc nhóm, tìm kiếm thông tin, kỹ năng thuyết trình,…và quan trọng hơn hết giúp cho sinh viên có cơ hội nói trước đám đông, khắc phục tình trạng rụt rè, giúp các bạn tự tin hơn trong giao tiếp. Khi càng vào giai đoạn chuyên ngành số lượng bài thuyết trình sẽ càng dày đặc hơn; có tuần làm 2-3 bài thuyết trình là chuyện bình thường. Thông thường, làm thuyết trình tốn khá nhiều thời gian. Cái khó của thuyết trình đó là làm thế nào để “vừa lòng tất cả”. Các bạn sẽ đối mặt với một vấn đề là làm việc nhóm. Sinh viên khi mới bắt đầu làm quen với thuyết trình thường dò dẫm là chính. Khi được nhận đề tài, mọi người bắt đầu bảo nhau tìm các tài liệu về đề tài đó; rồi mọi người bắt đầu lọc vấn đề ra, rồi cùng làm bài powerpoint. Nói chung, quan điểm vẫn là làm việc theo nhóm, cái gì cũng cần có sự đồng thuận của cả nhóm. Một vấn đề nhỏ cũng chờ cả nhóm quyết mới thực hiện, khi cùng trao đổi dễ dẫn đến các cuộc tranh luận; điều này làm mọi người hiểu sâu hơn vấn đề nhưng nói chung là mất rất nhiều thời gian. Một bài thuyết trình có thể mất từ 2-3 tuần để làm và nhóm phải triệu tập rất nhiều lần. Khi bắt đầu làm việc nhóm là lúc ta phát hiện ra những thành viên ưu tú trong nhóm của mình: những người luôn sôi nổi đưa ra ý kiến, dẫn dắt suy nghĩ của các thành viên khác, giải quyết các xung đột ý tưởng. Những người đó thường đóng vai trò trưởng nhóm. Vì vậy, ngay khi bắt đầu bài thuyết trình hãy chọn ra một người làm trưởng nhóm cho nhóm của bạn. Các bạn cũng sẽ thấy một số thành viên khá hờ hững với bài thuyết trình: đi họp trễ, vắng mặt, không tìm tài liệu, không phát biểu ý kiến, hay lơ đãng…thông thường tâm lý của các bạn này là khá dè dặt do chưa làm quen với phong cách làm việc nhóm; tự cảm thấy mình kém năng lực hơn nên không tham gia vào các cuộc tranh luận; …dẫn đến mất hứng thú trong khi làm thuyết trình. Quá tiêu cực nữa thì đó là những thành viên thật sự không có trách nhiệm gì trong làm việc nhóm. Và họ cũng chỉ có thể làm mỗi nhóm được một lầ n nhất nếu họ mắn. duy nay Làm việc nhóm thì càng nhiều ý kiến đưa ra càng tốt và mọi người đều có thể tham gia tranh luận đưa ra luận điểm của mình. Đóng góp, đánh giá ý kiến phải trên tinh thần xây dựng hướng đến kết quả bài thuyết trình hơn là phản bác nhau, gây mất tình cảm giữa các 9
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên thành viên. Nhiều nhóm thuyết trình từ chỗ không quen biết, sau khi cùng làm nhiều bài thuyết trình cùng nhau giải quyết những vấn đề hóc búa, cùng nhau trải nghiệm sự thành công của bài thuyết trình hoặc sự ê chề khi thầy đánh giá bài thuyết trình sai bét. Điều đó làm mọi người xích gần nhau hơn, nhiều nhóm đã trở thành bạn thân của nhau. Cái cảm giác lần đầu tiên thuyết trình đôi khi là nỗi ám ảnh của nhiều bạn, lần đầu tiên đứng trước đám đông, trình bày trước giảng viên … không ai là không hồi hợp, “liệu mình có đủ sự giữ bình tĩnh khi trình bày vấn đề hay run cầm cập”; “liệu mình có nói sai không, mình có phá hoại công sức của cả nhóm?". Đừng lo quá, thuyết trình xong bạn sẽ thở phào nhẹ nhõm khi thấy rằng mình đã chinh phục được nỗi sợ của bản thân và nó cũng không quá khủng khiếp như mình đã tưởng. Dẫu lần đầu còn nhiều sai sót, nhưng hãy tự nhủ với bản thân rằng lần sau chắc chắn sẽ t ốt hơn. mình làm Bắt đầu một bài thuyết trình hiệu quả, bạn cần Trước tiên, phải họp mặt nhóm lại ! Đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều hiểu được yêu cầu của đề tài. Bài thuyết trình của mình nói về vấn đề gì? Từ đó cùng thảo luận để lập ra một dàn bài cụ thể. Hãy cho mọi người thấy bài thuyết trình của mình sẽ có mấy phần? Mỗi phần có những mục nhỏ nào? Rồi hãy chia các phần đó cho từng người Hãy chỉ định một thời gian cụ thể, hạn chót để mọi người nộp phần bài của mình là khi nào? Gửi cho ai tổng hợp? Hãy đảm bảo rằng người được phân công hiểu rõ họ phải làm gì và trách nhiệm của họ như thế nào? Trưởng nhóm tổng hợp bài xong, hãy lập ra một bài Word hoàn chỉnh, mọi người hãy họp nhau một lần nữa và xem xét, thống nhất đồng ý với các phần mà mọi người đã làm chưa? Phần nào sai, chưa hoàn chỉnh thì cả nhóm cùng thảo luận hoặc chia ra tìm tài liệu tiếp tục chỉnh hoàn nó. Hãy chọn một bạn có khả năng làm powerpoint và chắc rằng bạn ấy hiểu rõ những gì các bạn đã làm. Người làm powerpoint rất quan trọng, phải có cái nhìn tổng thể của cả bài thuyết trình, biết rằng phần nào sẽ chú trọng, phần nào sẽ chỉ cần nói qua để thể hiện ý tưởng lên từng slide thuyết trình. Kỹ năng làm powerpoint cũng rất cần thiết; một bài thuyết trình hay cần phải bố cục tốt, hình ảnh minh họa sinh động; và tuyệt đối tránh trường hợp đưa quá nhiều chữ lên slide. Đó là điều mà hầu hết những bạn mới lần đầu làm thuyết trình đều gặp phải. Hãy tóm tắt ý trên bài thuyết trình và đưa nó lên slide bằng những gạch đầu dòng. Hãy nhớ powerpoint chỉ là một công cụ phụ trợ chứ không phải là phần chính của một bài thuyết trình, đừng bao giờ chăm chú 10
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên đọc hết những gì trên slide. Hãy diễn giải những vấn đề được nói đến trên slide. Hãy công bằng khi đánh giá sự đóng góp của các bạn trong nhóm: Ngay từ đầu hãy cùng nhau thống nhất các tiêu chí đánh giá: không đi họp mấy lần, nộp bài trễ, bài làm kém,…để đánh giá tốt sự tham gia của các thành viên trong nhóm thuyết trình. Không nên vì tình cảm cá nhân mà có sự đánh giá không công bằng cũng như trưởng nhóm có thể gặp rắc rối khi giảng viên kiểm tra mức độ hiểu biết của các thành viên về vấn đề được thuyết trình. "Đã thống nhất từ đầu, anh làm không tốt thì anh phải chịu" Bằng khả năng của mình hãy làm bài thuyết trình của mình sôi nổi hơn, kèm một số chi tiết lý thú, câu hỏi giao lưu khán giả,… hãy tạo cho nhóm thuyết trình của mình một tác phong chuyên nghiệp và hiệu quả. 11
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Chương 4: Phương hướng để làm việc nhóm hiệu quả Những gì cần bàn về giá trị to lớn của làm việc nhóm đã được trình bày gói gọn trong những phần trên. Vậy làm sao để xây dựng một nhóm làm việc có hiệu quả? – Đó không phải là một câu hỏi đơn giản. I Các nguyên tắc làm việc nhóm 1. Tạo sự đồng thuận Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức. Những điểm cần ghi nhớ: Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới. Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện. Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm. Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng. 2.Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: Người bảo trợ chính của nhóm Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm 3. Khuyến khích óc sáng tạo Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo. Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất. 4. Phát sinh những ý kiến mới Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có ngýời lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi. Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi. Những điểm cần ghi nhớ: Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”. 12
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp. Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá. Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo. Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra. 5. Học cách ủy thác Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành. Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu. Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó. Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác: Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm. Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ. Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm. Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to. 6. Khuyến khích mọi người phát biểu Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó. 7. Chia sẻ trách nhiệm Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc. 8. Cần linh hoạt Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác. Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm. Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành. Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối. Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình 13
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên II. Một số kỹ năng chính để xây dựng một tinh thần làm việc đồng đội bền vững và hiệu quả. 1. Lắng nghe: Là một cách chứng tỏ sự tôn trọng và biểu lộ tinh thần đồng đội. 2. Đặt câu hỏi: Chứng tỏ sự quan tâm đến đề tài đang được trao đổi. Đương nhiên phải là những câu hỏi đúng để làm rõ câu chuyện đang được nói 3. Thuyết phục: Để xây dựng tinh thần đồng đội, tuyệt đối không được áp đặt ý kiến. Trình bày, trao đổi để thuyết phục và để chứng tỏ sự hết lòng với công việc chung 4. Tôn trọng: Không chỉ là tôn trọng khả năng hay ý kiến của đồng đội mà là tôn trọng bản thân người đó và tinh thần đội nhóm. 5. Hỗ trợ: Luôn sẵn sàng hỗ trợ các đồng đội trong công việc cũng như trong đời sống cá nhân 6. Chia sẻ: Sẵn sàng chia sẻ các thông tin có ảnh hưởng đến công việc với đồng đội 7. Cộng tác: Không chỉ cộng tác hết lòng với đồng đội mà còn sẵn sàng với cả khách hàng và các đối tác. Luôn chứng tỏ tinh thần làm việc đồng đội trong mọi việc. 14
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên Kết luận chung Theo dự đoán của các chuyên gia kinh tế: Thế kỷ 21 là thế kỷ làm việc theo nhóm, vì tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội ngay cả văn học và nghệ thuật, một cá nhân cũng không thể đảm đương được. Qua những gì đã phân tích, làm việc nhóm thật sự quan trọng, thật sự có nhiều lợi ích. Tuy nhiên, những lợi ích này phải đánh đổi bằng một cái giá nhất định. Việc xây dựng nhóm với các thành phần phù hợp về lãnh đạo, nguồn lực thành viên… sẽ mất khá nhiều thời gian, đồng thời việc quản lý những nhóm như thế này cần phải có những kỹ năng đặc biệt. Khác với những công việc thông thường, các nỗ lực và sự phối hợp của nhóm đòi hỏi phải được theo dõi và quan tâm liên tục. Ngoài ra, còn có nguy cơ là các thành viên trong nhóm không thể hợp tác với nhau để hoàn thành mục tiêu chung, hoặc sự khác biệt giữa các cá nhân hay tính tư lợi có thể làm suy yếu các mối liên kết cần thiết để thành công. Trong một chừng mực nào đó, nhóm là một thử nghiệm mang tính mạo hiểm và không phải lúc nào cũng có thể nhìn thấy trước sự thành công. Là sinh viên khoa Xây dựng, tôi đã thấy được phần nào vai trò to lớn của làm việc nhóm cũng như rất nhiều những khó khăn của nó qua những bài thuyết trình đầu tiên. Cá nhân tôi đã từng một mình ôm hết trách nhiệm trong bài tập lớn đầu tiên chỉ vì không tin tưởng ai trong nhóm. Rất nhiều nhóm trong lớp là những bạn chơi thân với nhau. Chính vì vậy, khó mà kiểm điểm những thành viên làm việc kém hiệu quả, thậm chí là hoàn toàn không làm việc. Bởi một lẽ đơn giản: sợ mích lòng nhau. Ở một khía cạnh khác nữa, ở một nhóm khá tích cực, mỗi thành viên đều tâm huyết với đề tài và ý tưởng của riêng mình. Mâu thuẫn không thể giải quyết là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Kết quả là có những nhóm nộp bài với duy nhất tên tác giả mặc dù thầy cô yêu cầu nhóm phải đủ năm thành viên. Vậy nên đến giờ, làm việc nhóm vẫn là đề tài được đem ra bàn luận. 15
Kỹ năng bản thân ngành Xây dựng Trần Trung Kiên 16