Kỹ năng thuyết trình: Phần 1 - PGS.TS. Dương Thị Liễu (chủ biên)

Chia sẻ: Na Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:124

Thêm vào BST

Báo xấu

1.102
lượt xem 257
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kỹ năng thuyết trình được biên soạn nhằm trang bị cho người đọc những kiến thức chung về thuyết trình và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các buổi thuyết trình thành công, phục vụ cho học tập, cho công việc, nâng cao khả năng giao tiếp và phát triển cá nhân. Phần 1 cuốn sách trình bày tổng quan về thuyết trình và các bước chuẩn bị thuyết trình.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỹ năng thuyết trình: Phần 1 - PGS.TS. Dương Thị Liễu (chủ biên)

TẬP THỂ TÁC GIẢ < Chủ b iê n ♦ P G S .T S Dương Thị Liễu T h am gia b iê n soạn TS. T rương Thị N a m T h ắ n g ThS. P h ạ m Hương T h ảo ThS. N g u y ễ n T h u Ngà ThS. 'Đỗ Hoài L inh ThS. N gu yễn Thị Q u ỳ n h G iang ThS. N gu yễn H oàng H à ThS. N guyễn Thị K h á n h
L Ờ I N Ó I ĐẦU Giao tiêp như mạch máu thông suôt và gắn kết mọi quan hệ p h á t sinh trong xã hội loài người. Giao tiếp gắn vổi mỗi ngưòi từ lúc sinh ra cho đến khi m ất đi, gắn với xã hội oài ngưòi thông qua sự đa dạng phong phú của nhu cầu. Kỹ năng giao tiếp có ảnh hưởng tích cực đến các môi quan hệ trong công việc và trong cuộc sông nói chung. Kỹ năng giao tiêp tôt cùng với các điều kiện kỹ th u ậ t khác là một trong những điều kiện tiên quyết mà các nhà tuyển dụng tìm kiêm ở các ứng viên cho các vị trí quản lý doanh nghiệp. P h át triển kỹ năng giao tiếp là cần thiết không chỉ đối với sinh viên khi còn đang ngồi trên ghế nhà trưòng, mà còn cần thiết khi sinh viên bước vào công việc và vâi tư cách một cá n h â n của toàn xã hội, giúp cho họ tự tin hơn trong công việc, trong cuộc sông. Thuyết trình là một hình thức giao tiếp, đây là hình thức giao tiếp ở mức độ khá phức tạp, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi thực hiện nếu người thực hiện muôn có buổi thuyết trình thành công. Thuyết trình diễn ra khá thường xuvên trong môi trưòng công việc, nếu trình bày một vấn để một cácb Lliuyết phục, người thuyết trình sẽ chuyển tải thông điệp trọn vẹn và gây đưỢc tác động đến ngưòi nghe như ý muốn, thông qua đó có thể tăng cường uy tín cũng như 'chả năng ảnh hưởng đến ngưòi khác. Trong một sô" doanh nghiệp, n ă n g lực của một cá n h â n có thể đưỢc đá n h giá qua các dịp thuyết trình trứốc đám đông.
Cuôn sách K ỹ n ă n g th u y ế t trìnhy đưỢc biên Koạn nhằm tra n g bị cho ngưòi đọc những kiến thức chunịỊ về th u y ê t tr ìn h và các kỹ năn g cần thiết để thực hiện các buổi thuyết trìn h th à n h công phục vụ cho học tập, cho công việc, nâng cao khả năng giao tiếp và phát triển cá nhân. Qua cuô"n K ỹ n ă n g th u y ế t tr ìn h , ngưòi đọc sẽ có một cái nhìn tổng quát về thuyết trình bao gồm đặc điểm, các hình thức, các phương pháp thuyết trình. Như tên gọi của cuôn sách “Kỹ náng”, phương diện thực hành được nhấn mạnh, ngưòi đọc sẽ được trang bị các chìa khoá để thuyết trình th à n h công. Vối mục tiêu trên, cuôn sách K ỹ n ă n g th u y ế t tr ìn h đưỢc biên soạn th à n h 4 chương với nội dung như sau: Chương 1: Trình bày tổng quan về thuyết trình như: Khái niệm, lịch sử, văn hoá trong thuyết trình, đồng thòi nêu b ậ t lợi ích và tính cần th iế t của kỹ năng thuyết trình đôi V I Ớ những n hà quản lý kinh tế, quản trị doanh nghiệp, làm nền tảng kiến thức cho các chương tiếp theo. Chương 2: Trình bày chi tiết 8 bưốc chuẩn bị cho mộl bài th uy ết trình bao gồm; 1. Chọn Chủ đề và xác định mụe đích bài thuyết trình; 2. Tìm hiểu thính giả; 3. Thu thập thông tin tư liệu cho bài thuyết trình; 4. Tổ chức bài thuyết, trình; 5. Xây dựng nội dung bài thuyết trình; 6. Chuẩn bị cấv phương tiện hỗ trỢ và công tác hậu cần; 7. Chuẩn bị về tam lý và hìn h thức; 8. ĩiUyện tập Chương 3: Trình bày chi tiết 6 công việc chủ yếu khi tiến h à n h thuyết trình, bao gồm: 1. Lên kế hoạch cho bài thu yết trình; 2. Tạo môl quan hệ, ấn tượng tôt với thính giả; 3. T rình bày nội dung bài thuyết trình; 4. Đặt và trả lòi câu
hoi; 5. Đ ánh giá kêt quả cuộc thuyết trình. Đồiig thời chương này còn trìn h bày chi tiêt các kỹ năng trong thuyết trìn h bao gom: 1. Kiểm soát sự lo lắng; 2. Sử dụng ngôn ngữ; 3. Sử dụng ngôn ngữ không lời/ngôn ngữ cơ thể; 4. Trao đổi với thính giả; 5. Sử dụng hiệu quả phương tiện hỗ trỢ nghe nhìn; 6. Sử dụng các kỹ năng thuyết phục, Chương 4: Trình bày một số loại bài thuyết trìn h như; 1. Bài thuyết trình cung cấp thông tin; 2. Bài thu yết trình V I mục đích thuyết phục; 3. Bài thuyết trình trong các dịp Ớ đậc biệt; 4. Thuyết trình nhóm. Đồng thòi trong chương trình này còn phân tích một sô' dạng và những lưu ý khi thuyết trình trong kinh doanh. Cuôi mỗi chương đều có các câu hỏi ôn tập, tình huông đế nghiên cứu, thảo luận và bài tập thực hành, giúp cho người đọc không chỉ củng cô mà còn áp dụng ngay các kiến thức đã đọc vào thực tế, nâng cao, cải thiện kỹ năng giao tiếp và thuyết trình của mình. K ỹ n ă n g th u y ế t tr ì n h đã được hoàn th à n h với k ết quả lao động khoa học, nghiêm túc của tập thể giáo viên Bộ môn Vàn hoá Kinh doanh. Trong quá trình biên soạn, các tác giả đã tham khảo một sô''tài liệu tiếng Anh và tiếng Việt, tuy nhiên không thể trá n h khỏi các thiếu sót. Tập thể tác giả mong n h ậ n được sự đóng góp ý kiến quý b áu của đồng nghiệp, sinh viên và bạn đọc. T ậ p th ê các tá c g iả c h â n t h à n h c ả m ơn!
cdương í. T^ểng quan về thuyết trình Chưong 1 TổlMG Q U A N VỀ THUYẾT TRÌNH 1. KHál ỌUáT CHUNG v ế THUVếĩ TRÌNH 1.1. Khái niệm về thuyết trình - Định nghĩa: Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người vẻ một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gáy ảnh hưởng đến người nghe. ■Đặc điểm: Trong thuyết trình, cũng giống bất cứ hình thức truyền thông nào khác, có năm yếu tố căn bản thường được biểu tbị như sau, "ai đang nói điêu gì với ai và đang sử dụng phương tiện nào để tạo ra kết quả g ìT . - Các loại thuyết trình Phán theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính C u m cấp thôns tin: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải thông trn cho người nghe. Ví dụ như cung cấp cho các nhân viên mới trong công ty những hiểu biết về sổ tay nhân viên Thuyết phuc: Đưa ra các lý lẽ làm cho người nghe chấp nhận hoặc hành động theo ý kiến của người nói. Ví dụ như thuyết phục nhân viên chấp nhận và tuân thủ một thù tục mới của công ty. Những lời lẽ cần khêu gợi được các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, sự sợ hãi, sự bình yên, tính hiệu quả... thông qua đó thuyết phục người nghe. Một nhà thuyết trình tài năng không chi cung cấp thông tin cho người nghe mà còn có thể làm thay đổi cảm xúc cùa họ. 7
KỸ N ĂNG THUYẾT TRÌNH Thời đại ngày nay có rất nhiều phụ nữ và nam giới đi khắp thế giới để truyền đạt ý tường hay gây ảnh hường qua thuyết trinh, ờ Mỹ, danh sách này gồm có Franklin Roosevert, Billy Graham, Cesar Chavez, Barbara Jordan, Ronan Reagan, Martin Luther King, Jesse Jackson và Elizabeth Dole. Ở các quốc gia khác, có thể thấy sức mạnh của thuyết trình được khai thác hiệu quả bới các nhân vật tầm cỡ như Cựu thù tướng Anh Margaret Thatcher, ciai tổng thống Nam Phi Nelson Mandela, nhà hoạt động nhân quyền Guatemalan Rigoberta Menchu và lãnh đạo dân chù cùa Myanmar - Aung San Suu Kyi. 1.2. Lịch sử của thuyết trình Trong lịch sử loài người, nghệ thuật thuyết trình đã trở thành một công cụ giao tiếp hết sức hiệu quả. Quyển sách cổ nhất viết về diễn thuyết hiệu quả được viết trên giấy cói ờ Ai Cập cách đây khoảng 4500 năm. Tài hùng biện cũng được trân trọng ở các quốc gia cổ như Án Độ, Châu Phi hay Trung Quốc, ở Hy Lạp và La Mã cộ đại, thuyết trình trước công chúng đóng vai trò trung tâm trong giáo dục hay cuộc sống đô thị. Cuốn sách ''Thuật hùng biện" của Aristotle viết vào thế kỉ thứ 3 trước công nguyên vẫn được coi là cuốn sách “gối đầu giường” đối với nghệ thuật này. Trong cuốn ''Thuật hùng biệrí\ Aristotle đã mô tả chi tiết về cách nói và thuyết phục có hiệu quả. ô ng xác định sự chuẩn xác (ethos), truyền cảm (pathos) và hợp lý (logos) là ba thủ pháp mà nhà thuyết trình có thể sử dụng. Cụ thể hơn, '"ethos" liên quan đến những yếu tổ tạo nên sự tin tưởng cùa người nghe đối với người nói. Pathos lại tập trung các yếu tố cảm xúc người nói truyền tải tới người nghe. ''Logos" quan tâm tính mạch lạc và logic trong bài nói. Các bài truyền đạo trong xã hội Ai Cập và Châu Phi Cận đại (năm 2500 trước công nguyên) đặc biệt nhấn mạnh đến thái độ và phẩm chất cùa người nói. Những nguyên lý được trình bày cặn kẽ trong quyển sách giáo ô
chương 1. ^ểng quan về tãuyểí trìnã khoa đầu tiên về thuyết trình này đã được đem vào ứng dụng qua trải nghiệm của những nhà hùng biện Hi Lạp cổ đại như Đemoxphen, Socrat. Mặc dù thế giới có rất nhiều thay đổi kể từ thời của Aristotle, nhung nhận định của ông về người có khả năng “đưa ra những nhận xét mà không thể giải thích”, “thậm chí chưa từng nghĩ đến vấn đề đó một cách tồng thể” - dường như vẫn còn nguyên giá trị. Thục tế, thuyết trình thưòfng xoay quanh các vấn đề chính trị. Hầu hết các bài phát biểu được ghi nhận trong lịch sử loài người nói về ván đề chính trị. Không thể không kể đến những nhà thuyết trình nổi tiếng trong lĩnh vực chính trị như các vị Tổng thống Mỹ, Phiden Castro, Hitler, Luther King. Sự tiến triển của thuyết trình trước đám đông thay đổi theo sự biến thiên của văn hóa và sự dịch chuyển của xã hội. Đến nay, hầu hết các bài thuyết trình đều được cập nhật và lưu giữ khá cẩn thận. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc truyền bá và phổ biến các bài thuyết trình nổi tiếng diễn ra nhanh và hiệu quả hơn. Các lĩnh vực thuyết trình hết sức phong phú và đa dạng, các thuyết trình gia cũng bao gồm đủ các thành phần nghề nghiệp, giới tính, lứa tuổi và đến từ các dân tộc khác nhau. Có thể khẳng định rằng, thuyết trnh góp phần nâng cao hiệu quả giao tiếp và là công cụ hiệu quả trong gìn giữ và củng cố tri thức nhân loại. 1.3. Lợi ích của thuyết trình Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả. Hãy xem xét các ví dụ sau: l. Bạn đang là thực tập sinh về quản lí trong một tập đoàn lớn. Chuơng :rình này có tổng cộng 7 thực tập sinh. Một trong số đó sẽ nhận đươc một công việc về quản lí khi kết thúc kì thực tập. Sẽ có một buổ; thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên cùa tập đoàn, ở đó mỗi thực tập sinh sẽ phải trình bày về dự án mà họ đang ấp ủ. 9
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Từng người sẽ đứng lên thuyết trình. Đa phần không có kinh nghiệm và cảm thấy choáng ngọp trước sự có mặt của ban quản trị tấp cao. Bài trình bày cùa họ trở nên lùng củng và bất thưÒTig. Tuy nhiên, bạn lại khác - có thể nhớ lại những kĩ năng trong lớp học thuyết trình trước đây; nhờ đó, đưa ra một bài diễn giải chứa nhiều thông tin hữu ích, được giải thích họp lí và hiệu quả. Cuối cùng, bạn trúng tuyển. 2. Bạn đã kết hôn và có 3 đứa con. Một trong số chúng gặp khó khăn về tiếp thu trong học tập. Bạn được biết rằng ban giám hiệu của trường học địa phưcmg, do vấn đề kinh phí, định cắt giảm giáo viên hỗ trợ giáo dục đặc biệt - những người có thể giúp con bạn. Tại cuộc họp với Ban giám hiệu, bạn đứng lên và thuyết phục họ bằng những lí lẽ hợp tình hợp lí để giữ lại giáo viên đó. Sau đó, ban giám hiệu đã thay đổi dự định ban đầu. 3. Bạn là trợ lí cùa một giám đốc chi nhánh, cấp trên của bạn - ông giám đốc - chuẩn bị nghỉ hưu. Công ty dự định tổ chức một bữa tiệc chia tay với sự có mặt đông đủ cùa các cấp quản lí từ tổng công ty. Bạn, với tư cách là cộng sự thân thiết của ngài giám đốc, được yêu cầu nói lời chia tay. Bạn đã nói những cảm xúc của mình một cách chân thật về những đóng góp cùa giám đốc. Ket thúc lời phát biểu, tất cả vỗ tay nồng nhiệt, một số nguời còn rơm rớm nước mắt. Và tuần sau, bạn nhận được quyết định bổ nhiệm là giám đốc chi nhánh mới. Trong xã hội, con người quan hệ với nhau thông qua nhiều hình thức trong đó có giao tiếp và các công cụ giao tiếp. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện được đầy đủ nội dung, ý tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì dễ dàng tiếp tiếp nhận các nội dung đó một cách thống nhất. Trong một cuộc khảo sát gần đây với 480 công ty và cơ quan. 10
cíiương 1. Tổng quan v ề tíiuyết trình kĩ năng giao tiếp - bao gồm cả thuyết trình - được xếp hàng đầu trong chất lượng nhân sự đối với những lao động có irình độ đại học. Tầm quan trọng của kĩ năng này được đề cao trong rất nhiều lĩnh vực - từ kế toán đến kiến trúc sư, giáo viên đến kỹ sư, nhà khoa học cũng như nhân viên chứng khoán. Kể cả những ngành rnang tính kỹ thuật chuyên sâu như kĩ sư dân dụng hay chế tạo máy, các nhà quản lí vẫn đặt kỳ năng giao tiếp cao hơn kiến thức chuyên môn khi tuyển dụng hay cất nhắc một ai đó. Như Lee lacocca, cựu chù tịch của Chrysler giải thích ''Bạn cỏ thể có những ý tưởng v ĩ đại, nhưng nếu bạn không thể diễn đạt được nó, bộ não của bạn sẽ trở nên vô dụng". Để vươn tới đinh cao, theo chuyên gia kinh tế hàng đầu Midge Costanza, bạn phải " '‘đứng trên đôi chăn của mình, dù là làm việc độc lập hay theo nhóm, và hoàn thành bài trình bày một cách thuyết phục và chân thực'\ Thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của m ôi cá nhân Lịch sử và thực tế hiện tại đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc sống thường là những chuyên gia trong thuyết trình. Điều đó cũng giải thích tại sao kỹ năng thuyết trinh trở thành một kỹ năng quan trọng đối với một người lãnh đạo hay một nhà quản lý. Một nhà lãnh đạo, quản lý tài năng cần phải thành thục trong kỹ năng diễn thuyết trước công chúng, đôi khi chính nó giúp che giấu những khiếm khuyết khác. Trong thực tế, kỹ năng này được sử dụng cho các mục đích rất khác nhau - Adolf Hitler và Martin Luther King.Jr đều là bậc thầy trong thuật hùng b iện; cả hai đều biết cách sử dụng kỹ năng diễn thuyết trước công chúng để tạo ảnh hưởng đáng kể trong xã hội - nhưng theo hai hướng hoàn toàn đối nghịch nhau. Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin cho bạn khi đứng trước niột đám đông, thuyết trinh đóng vai trò vô cùng to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân. 11
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao Người Anh có một câu ngạn ngữ cổ: ''Lời nói chẳng mất tiền mua" - xem ra không còn đúng từ thập niên 90 của thế kỷ XX trờ lại đây. Ngày nay, lời nói hay thậm chí còn rất “đắt đỏ”. Chi phí bỏ ra có thể là cùa người nghe phải trả cho một nhà diễn thuyết chuyên ngliiệp; cũng có thể là của những người đang phấn đấu để trở thành nhà diễn thuyết tương lai. Trong suốt lịch sử Hoa Kỳ, rất nhiều người đã kiếm sổng bằng cách đứng trên bục ở rất nhiều bang khác nhau và thuyết trinh về nhiều vấn đề như một hình thức giải trí hoặc cung cấp thông tin đê thu tiền của khán giả. Tuy nhiên, ngày nay, thù lao cho các bài diễn thuyết đã nâng lên một tầm mới. Những chuyên gia diễn thuyết có thể kiếm được vài ngàn đô la từ mỗi buổi. Những ngôi sao thuyết trinh như Colin Powell, Oprah Winfrey, Barbara Walter và Luther King thậm chi còn được trả hơn 50000 đô la cho mỗi lần đứng trước công chúng. Làm sao những nhân vật này có thể học được nghệ thuật thuyết trình. Một vài người là “tự nhiên” - tức là sinh ra đã có sẵn năng khiếu. Một số khác có thể học hỏi được từ các khóa đào tạo thuyết trình. Một số khác chọn cách tổn kém hơn. Họ theo đuổi những hướng dẫn “độc quyền” về cách thức thuyết trình, có thể tốn tới 5000 đô la cho một buổi học 6h. Quả thực, lời nói không rè chút nào! Lợi ích của việc học kỹ năng thuyết trình Sau khi học kỹ năng thuyết trình, bạn sẽ: 1. Học được cách nói trước đám đông: Trước các đồng nghiệp, bạn trình bày về kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới; trong một phiên tòa, bạn giài thích với bồi thẩm đoàn về vụ tai nạn không phải do lỗi của bạn; tại buổi tiệc tiễn một đồng nghiệp về hưu, bạn thay mặt công ty nói lời chia tay; ở cuộc họp khu dân cư, bạn đứng lên nói về tình trạng tội phạm quanh khu 12
CHương 1, lon g quan về thuyết trìnã Vực... Những tinh huống trên đều yêu cầu bạn có khả năng nhất định về thuyết trình. 2. Học các kĩ năng áp dụng trong hội thoại: Mặc dù mục tiêu chính của khóa học là nói trước đám đông, song qua thuyết trình, bạn cũng có thể học được các kỹ năng áp dụng trong hội thoại giữa hai người trong các tình huống đời thường. 3. Phát triển kĩ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng: Khi bạn phỏng vấn xin việc, kĩ năng giao tiếp sẽ được nhà tuyển dụng để tâm nhất, vì một nhân viên sẽ không thể hiện giá trị cùa mình được nếu những ý tưởng sáng tạo của họ lại không thể diễn đạt bằng lời với đồng nghiệp hay cấp trên. Khả năng thuyêt trình còn rât hữu ích trong quá trình làm việc sau này, có thể giúp bạn thăng tiến hay trụ lại nếu công ty có đọt sa thải hàng loạt. 4. Có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm: Hiếm có môi trường nào cho bạn cơ hội thực hành tốt như lớp học vì (1) bạn không bị đe dọa bởi bất cứ yếu tố gì như trượt phỏng vấn hay bị đuổi việc, do đó bạn hoàn toàn tự do thử nghiệm và (2) khán giả chính là bạn học, là những người nghe hết sức chân thành và thân thiện, cảm thông với những lỗi bạn có thể mắc. Ngoài ra bạn còn nhận được những lời nhận xét đánh giá từ giáo viên hướng dẫn và những phản hồi từ bạn bè, giúp bạn sửa những lỗi từ nhỏ nhất hoặc bạn vô tình không nhận ra. 5. Có them tự tin: Thuyết trình được coi là một trong những hoạt động khó nhất trong cuộc sống. Một khi bạn đã làm quen với thuyết trình, chắc hẳn bạn sẽ tự tin hơn khi đối diện với nhiều lĩnh vực khác, thậm chí sẽ cho bạn khả năng đối mặt với thừ thách tốt hơn. Một khi hoàn thành tốt phần trình bày cùa mình, tự hào về giá trị bản thân cùa bạn sẽ nhân lên gấp bội. 15
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 1.4. Thuyết trình và giao tiếp Hĩnh minh hoạ: Quá trình giao tiêp Sự giống nhau giữa thuyết trình và giao tiếp Có thể thấy, „ó rất nhiều điểm tương đồng giữa giao tiếp hàng ngày và thuyết Mỗi ngày, trong các cuộc hội thoại thông thường, bạn sử dụne các kT năng sau nhiều lần: • rổ chức ý riíỊhĩ một cách logic • Chuyển tải thòng điệp tới người nghe • Kể một càu chu ;ện cho hiệu quả tối đa • Điều chinh theo p!iản hồi của người nghe 14
cdương 1. Tổng quan v ề tíiuyết trìnli ^ 'hực tế bạn đã áp dụng các “mẹo” trong giao tiếp. Đây cũng là những kĩ năng quan trọng nhất khi bạn thuyết trình trước đám đông. Bằng rất nhiều cách khác nhau, thuyết trình đòi hỏi những kĩ năr.g tương tự như giao tiếp hàng ngày. Hầu hết những người có khả năng giao tiếp tốt đều có thể dễ dàng tiếp thu các kĩ năng trong thuyết trình, và trở thành những người giao tiếp thuần thục trong rất nhiều tình huống như hội thoại, thảo luận trên lóp, hội thảo tại cơ quan hay các buổi phỏng vấn. Sự khác nhau giữa thuyết trình và giao tiếp Mặc dù có rất nhiều điểm tương đồng, giao tiếp, hội thoại hàng ngày và thuyết trình không phải là đồng nhất. Có 3 điểm khác biệt chính giữa giao tiếp và thuyết trình: 1. Thuyết trình có cẩu trúc chặt chẽ hơn: Thuyết trình thường có giới hạn thời gian. Trong hầu hết các trường hợp, người nghe không được phép ngắt giữa chùng hay đưa câu hỏi trong thời gian thuyết trình. Vì thế, người thuyết trình cần phải nhấn mạnh vào những điều mà người nghe có thể rất quan tâm, cũng như trả lời được hết các câu hỏi có thể có. Do đó, thuyết trình đòi hỏi phải được lập kế hoạch và chuẩn bị ti mi hơn. 2. Thuyết trình yêu cầu ngôn ngữ chỉnh thống hơn: Tiếng lóng, tiêng địa phưong và sai ngữ pháp không có chỗ trong bài thuyết trình. Mặc dù những điều này có thể thường xuyên bắt gặp trong ngôn ngừ thường ngày, người nghe cũng khó có thể chấp nhận nhà diễn thuyết không biết chọn lọc và tôn trọng ngôn ngữ của mình. 3. Thuyết trình yêu cầu phương pháp trình bày khác hơn\ Trong giao tiếp hàng ngày, người nói có thể làm rõ ý mình bằng nhũng câu như “theo ý tôi”, “tôi muốn nói là” hoặc hô ngữ như “à, ờ, ừm”, đặc biệt là “khua chân khua tay”. Tuy nhiên trong thuyết trình, người nói phải điều chỉnh giọng nói của mình khi 15
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH hướng tới khán giả. Họ cũng phải chú ý đến cử chi, nhất là tránh các cử chỉ gây rối hay mất tập trung cho khán giả. Với việc học tập và thực hành, bạn có thể thành thạo các kĩ năng này và nâng khả năng giao tiếp thành kĩ năng thuyết trình. Các bài phát biểu trên lóp sẽ là cơ hội tốt cho việc thực tập kĩ năng này. 2. VâN H ón và N G H Ị THUỘT THUVêí TRÌNH 2.1. Thuyết trình trong thế giới đa dạng văn hoá Sự đa dạng văn hóa và thuyết trình Thế giới ngày càng đa dạng văn hóa, rất nhiều hay thậm chí hầu hết khán giả của bạn có thể đến từ các nền văn hóa khác nhau. Một giám đốc giới thiệu cho nhân viên về công ty xuyên quốc gia của mình. Một luật sư trình bày chứng cứ về vụ kiện xung đột sắc tộc. Một bộ trưởng phát biểu trong một hội nghị quốc tế. Một sinh viên quốc tế giải thích về tập quán của dân tộc mình trong một trường đại học... Đây chi là một trong số rất ít tình huống chịu ảnh hưởng của đa dạng văn hóa trong thế giới hiện đại. Tiếp cận từ góc độ giao tiếp liên văn hóa, văn hóa ngày càng da dạng sẽ làm thuyết trình ngày trờ nên phức tạp. Một phần của sự phức tạp này bắt nguồn từ khác biệt ngôn ngữ giữa các nền văn hóa. Văn hóa - ngôn ngữ - tư duy có quan hệ chặt chẽ với nhau. Không chỉ đơn thuần là dịch từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ kia, mà còn là chuyển tải cả cách nghĩ và thế giới quan. Những ý nghĩa trong cử chỉ, nét mặt hay các dấu hiệu phi lời nói khác cũng rất khác nhau giữa các nền văn hóa. Kể cả những cử chì truyền thông điệp cơ bàn như “có” và “không”, “xin chào” và “tạm biệt” cũng dựa trên văn hóa. ở Hoa Kì, gật đầu là “có” và lắc đầu là “không”, trong khi ở Thái Lan, cũng với hành động như thế nhưng ý nghĩa thì trái ngược hẳn. Rất nhiều câu chuyện đã được luu truyền về “tai nạn” trong thuyết trình do sự khác biệt vãn hóa 16
cítương 1. Tổng quan v ề tíỉuyẽí trìnH 7ĩFmw*ĩiũC M ’ C'C giữa người nói và người nghe. Hãy cùng xem xét ví dụ sau iay*~ Giám đôc kinh J ___l_ của một tập đoàn điện từ Hoa T.r> C U ỉ ^X ế ~ ll Á danh _ _-*•« 'ị ^■». Tl K) •1 . . ' - . * ,- * _ . . r Brazil đê thương thuyết một thuơng vụ bán máy tính rất lcmrQUã trình đàm phán đã diễn ra thành công ngoài sức tưởng còn chờ kết thúc bằng lễ kí kết! ------- - Trước ngày đó, theo thông lệ, ngài giám đốc tổ chức một buổi tiệc chiêu đãi để thắt chặt hơn nữa quan hệ buôn bán giữa hai công ty. Ong đã đứng lên phát biểu với những ngôn ngữ hết sức tuyệt vời. Bài phát biểu đã nhận được tràng pháo tay tưởng như dài bất tận từ phía đối tác. Sau đó, thảm họa xuất hiện. Ngài giám đốc đã giơ ngón tay cái lên, tượng trung cho chữ OK (hài lòng). Nét mặt cùa các đối tác thay đổi nhanh chóng, chuyển sang thái độ giận dữ. Ngài giám đôc không biết rằng cử chi đó trong Brazil lại là một lời mời gọi sex. Ngày hôm sau, ông ta được phía Brazil thông báo sẽ mua máy tính của một công ty khác. Trong tình huống trên, người thuyết trình có thể tránh được sai sót nếu đã có hiểu biết tổng thể về giá trị văn hóa và tập quán cùa người nghe. Điều này hoàn toàn chính xác khi bạn nói ở tại quê hương cùa mình hay ở nước ngoài, trong lớp học hay một buổi hụp cộng đồng. Bời vì thế giới ngày càng đa dạng văn hóa, rất nhiêu hay thậm chí hầu hết khán giả của bạn có thể đến từ các nền văn hóa khác nhau. Tránh thuyết vị chùng Thuyêt vị chủng là học thuyết cho rằng trong bất cứ hoàn cảnh nào, văn hóa của mình cũng “vượt trội” hơn văn hóa của những người khác; những giá trị, tín ngưỡng và tập quán của văn hóa dân tộc mình là “hợp lí” và “tự nhiên” trong khi những giá trị, tín ngưỡng và tập quán cùa các nền văn hóa khác là “sai lệch” và “bất thường”. 17
KỲ N Ă N G THUYẾT TRÌNH Thuyết vị chùng là một phần trong tất cả các nền văn hóa. Nếu bạn được sinh ra và lớn lên ở Hoa Kì, bạn sẽ thấy rất ngạc nhièn nếu hầu hết những người Án Độ coi bò là vật tâm linh và kiêng không ăn thịt bò. Ngược lại, nếu bạn là người Ẩn Độ, bạn sẽ sốc nếu thấy người Mỹ ăn thịt bò, mặc đồ da bò hay sử dụng các sản phẩm từ bò... Thuyết vị chủng có thể đóng vai trò tích cực khi tạo dụng sự tự hào hay lòng trung thành. Tuy nhiên, thuyết này có thể phản tác dụng, đặc biệt khi dẫn đến các định kiến hay thái độ thù địch đối với những nhóm dân tộc khác, tôn giáo khác.. Tránh thuyết vị chủng không có nghĩa là bạn đồng ý với toàn bộ giá trị của tất cả các nền văn hóa. Nói cách khác, dân dân bạn phải cố gắng thuyết phục những người đến từ những nền văn hóa khác nhau thay đổi cách nghĩ hoặc úng xử truyền thống; như diễn giả Hoa Kỳ cố gắng thuyết phục nông dân châu Phi áp dụng các phương pháp canh tác cho năng suất cao, những phụ huynh theo đạo Hồi thuyết phục các trường học cho phép con cái cùa họ cầu nguyện trong giờ hay các đoàn đại biểu từ Mỹ và Nhật thuyết phục các quốc gia khác về chính sách thương mại. Cuối cùng, chúng ta cũng nên chú ý đến tầm quan trọng cùa việc loại bỏ thuyết vị chủng với tư cách là người nghe. Khi nghe thuyết trình, chúng ta cần lắng nghe một cách tập trung. Thay vì quá quan tâm đến hình thức hay cách trình bày cùa diễn giả, cái cần để tâm là nội dung trình bày; điều đó góp phần loại bỏ những tác động tiêu cực khi đánh giá bài nói cùa những diễn giả đến từ các nền văn hóa khác nhau. Tôn trọng văn hóa của người nghe Để thành công khi thuyết trình trong thế giới đa văn hóa, bạn phải luôn nhớ mỗi người có tín ngưỡng và tập quán của riêng mình. Nếu muốn thành công, những nhà diễn thuyết này phải tỏ rõ lô
ckương 1. ^ểng quan v ề thuyết trình sự tôn trọng với văn hóa của nhũng người họ đang hướng tới. Họ không thể giả định những khía cạnh và tập quán văn hóa của họ được khán giả chia sẻ, hay thậm chí là được biết tới. Họ cần phải điều chinh thông điệp của mình cho phù hợp với những giá trị văn hóa và mong đợi của người nghe. Khi trình bày, bạn phải luôn nhớ rằng văn hóa trong thế giới ngày nay ngày càng đa dạng và phải rất chú ý đến ảnh hưởng của các nhân tố văn hóa đến phản ứng của người nghe. Một khi bạn đã nhận biết được các yếu tố văn hóa ảnh hưởng đến phản ứng của người nghe, bạn có thể điều chỉnh bài nói của mình đến mức phù hợp nhất có thể. Khi chuẩn bị, cố gắng đặt mình vào vị trí cùa người nghe và lắng nghe bài diễn thuyết của mình bằng “tai” của họ. ở mỗi nền văn hóa, đều có những quy tắc về khoảng cách tuơng tác giữa con người thế nào là đủ để họ cảm thấy thoải mái. Trong một không gian hẹp, hãy chú ý những dấu hiệu khó chịu khi bạn xâm phạm không gian của người khác, như đung đưa, nhún nhảy, vỗ vai hay nhìn chằm chằm. Còn một không gian quá rộng sẽ tạo ra khoảng cách giữa người diễn thuyết với công chúng. Đe khắc phục, hãy đi lại trong phòng để tăng sự tương tác. Sự gần gũi cũng cho phép bạn giao tiếp bằng mắt tốt hcm và tạo thêm cơ hội cho những người khác được phát biểu ý kiến. Người Anh không gọi giảng đường là “auditorium” mà là “lecture theatre”. Người châu Âu và Mỹ thường bắt đầu bài thuyết trình của mình với một câu pha trò để tất cả cười ầm lên, giảm không khí căng thẳng, và rút ngắn khoảng cách tâm lý giữa diễn giả và người nghe. Tuy nhiên phong cách đó thường không áp dụng được ở Nhật. Người Nhật cho rằng hội thảo, hội nghị, điễn văn v.v... là những việc rất quan trọng, nghiêm chỉnh. Vì thế pha trò trước khi bắt đầu hoặc trong khi đang thuyết trình ở Nhật là khá “nguy hiểm” vì hai lẽ: một là thính giả sẽ hiểu nhầm bạn, cho là bạn không nghiêm chỉnh; hai là thính giả không hiểu câu pha trò 19
KỸ N Ă N G THUYẾT TRÌNH của bạn vì khác nhau về văn hóa. Không có gì vô duyên hơn lề pha trò mà người ta không cười. Khi trinh bày, bạn nên chú ý đến các phản hồi cho thấy người nghe đang gập khó khăn để hiểu những gì bạn nói. Nếu bạn thếy sự ngập ngừng trên khuôn mặt khán giả, bạn nên nhắc lại ý trình bày của mình. Với một vài khán giả, bạn nên khuyến khích sự phảr hồi từ phía họ như đặt câu hỏi “Tôi nói như thế đã rõ chưa ạ?” hay Tôi đã giải thích rõ ràng quan điểm của mình chưa ạ?”. Tuy nhiên khi đặt câu hòi này, nên chú ý người nghe từ những nền văn hóa chác nhau sẽ phản ứng cũng khác nhau. Hầu hết những khán giả Ả .^ập, Băc Mỹ hay Châu Au sẽ trả lời thăng vào câu trả lời của bạn. T'ong khi những khán giả từ châu Á hay Caribê, thậm chí sẽ không phàn ứng gì. Nghệ thuật thuyết trình trong văn hỏa lời nói, văn hóa viết và văn hóa điện tử Khi muôn tác động vào lý trí của người nghe thì người nói thường xây dựng lời nói của mình dựa vào những yếu tố của rgôn ngữ phi nghệ thuật - dạng viết, văn hóa viết; còn khi muốr tác động vào tinh cảm cùa người nghe thì người nói thường xây cựng lời nói cùa mình dựa vào những yếu tố của ngôn ngữ nghệ thiật - dạng nói, văn hóa lời nói. ''Vân hoá lời ỉĩó r được xác định là những khuôn mẫu, là :oàn bộ các biện pháp sử dụng ngôn ngữ trong hoạt động lời nói. T*ong đời sông thực tê, không ít những trường hợp người nói làm hỏng lời nói cùa mình không phải vì nói sai, kiến nghị của mình nếu ra không hợp lý mà là vi nói không đúng lúc, đúng chỗ, không phù hợp với tuổi tác, địa vị, với hoàn cảnh với tâm lý người nghe, '^hư vậy, để đạt được mục đích giao tiếp của mình người nói kìòng những phải sử dụng các chuẩn mực ngôn ngữ mà còn làm chc các phát ngôn của mình phù hợp với điều kiện giao tiếp. 20