Luận văn: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

Chia sẻ: Sunshine_6 Sunshine_6 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

200
lượt xem 42
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chu trình bán hàng - thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ đều mang những bản chất của quá trình trao đổi hàng hóa dịch vụ hoàn thành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bán được theo nhiều hình thức khác nhau.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

-1- -2- B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình ñã ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: T.S NGUY N PHÙNG DƯƠNG TH THANH HI N Ph n bi n 1: T.S Đư ng Nguy n Hưng HOÀN THI N KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY Ph n bi n 2: PGS, TS Lê Huy Tr ng THƯƠNG M I VÀ D CH V T NG H P HÒA KHÁNH Lu n văn ñư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c Chuyên ngành: K toán sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 07 tháng Mã s : 60.34.30 01 năm 2012. TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm Thông tin – H c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng Đà N ng – Năm 2011
-3- -4- M Đ U c a các doanh nghi p thương m i, d ch v ñ i v i công tác ki m soát 1. Tính c p thi t c a ñ tài n i b bán hàng – thu ti n. Chu trình bán hàng – thu ti n trong các doanh nghi p thương m i V m t th c ti n: Lu n văn nghiên c u công tác ki m soát n i hay d ch v ñ u mang nh ng b n ch t chung c a quá trình trao ñ i b v bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i và d ch v t ng h p hàng hóa, d ch v hoàn thành; hàng hóa hay d ch v ñ u là nh ng tài Hòa Khánh trong ñi u ki n kinh doanh hi n t i c a công ty, qua ñó s n ch a ñ ng giá tr và có th bán ñư c theo nhi u hình th c khác v n d ng nh ng ñ c ñi m c a ngành thương m i d ch v nh m tăng nhau. Chính vì v y, vi c ki m soát chu trình bán hàng – thu ti n m t cư ng hoàn thi n hơn công tác ki m soát n i b v chu trình bán cách h u hi u s có ý nghĩa ñ c bi t quan tr ng trong ho t ñ ng kinh hàng – thu ti n cho công ty. doanh c a doanh nghi p, h n ch ñư c các sai ph m, cung c p thông 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u tin k p th i, chính xác, trung th c nh m ñ t ñư c các m c tiêu mà Đ i tư ng nghiên c u: Ki m soát v m t k toán: Ki m soát chu nhà qu n lý ñ ra. trình bán hàng và thu ti n t i công ty, bao g m vi c tiêu th xăng, Là doanh nghi p tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, d u, nh t bán buôn và bán l . nh t r ng kh p mi n Trung Vi t Nam, công ty thương m i và d ch v Ph m vi nghiên c u: Tìm hi u th c tr ng công tác ki m soát n i t ng h p Hòa Khánh ñã có 11 c a hàng xăng d u n m r i rác trên b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i và d ch v qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng và m ng lư i khách t ng h p Hòa Khánh; trong ñó t p trung ch y u vào ho t ñ ng bán hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình ñ n Bình Đ nh. Bán buôn và m t ph n c a ho t ñ ng bán l t i công ty. hàng và thu ti n là giai ño n quan tr ng nh t, quy t ñ nh ñ n s t n 4. Phương pháp nghiên c u t i c a công ty. Vi c hoàn thi n công tác ki m soát n i b chu trình Trong quá trình nghiên c u tác gi d a trên cơ s phương pháp bán hàng và thu ti n v a ñ m b o tuân th các quy ñ nh c a Nhà lu n duy v t bi n ch ng và s d ng các phương pháp: phương pháp nư c, v a phù h p v i chu n m c k toán Vi t Nam, v a ñáp ng th ng kê, t ng h p, phân tích, ñ i chi u, ch ng minh, so sánh gi a lý các yêu c u qu n lý là m t yêu c u mang tính c p thi t. lu n và th c ti n công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu Nh n th c ñư c t m quan tr ng ñó, tác gi ñã nghiên c u và ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh. ch n ñ tài lu n văn th c sĩ c a mình v i tiêu ñ "Hoàn thi n ki m 5. Nh ng ñóng góp c a lu n văn soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i & Lu n văn ñã góp ph n h th ng hóa và làm rõ các lý lu n cơ b n d ch v t ng h p Hòa Khánh" v ki m soát n i b , ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu ti n, 2. M c tiêu nghiên c u ñ c bi t là ki m soát n i b ñ i chu trình bán hàng và thu ti n trong V m t lý lu n: Lu n văn t ng h p nh ng v n ñ lý lu n cơ các doanh nghi p kinh doanh xăng, d u, nh t. b n v ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n và ñ c ñi m
-5- -6- Lu n văn ñã phân tích, ñánh giá th c tr ng ki m soát n i b chu + Đ m b o s tin c y và trung th c c a thông tin, trình bán hàng và thu ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p + Đ m b o vi c th c hi n các ch ñ pháp lý Hòa Khánh, ch ra nh ng t n t i, h n ch ñ i v i ki m soát n i b v + Đ m b o hi u qu các ho t ñ ng và hi u năng qu n lý. bán hàng và thu ti n t i công ty, t ñó ñ ra các bi n pháp tương ñ i 1.1.3. Vai trò c a ki m soát n i b trong qu n lý ñ ng b ñ hoàn thi n chu trình này t i công ty. Th c hi n các bi n 1.1.4. Các b ph n c u thành c a h th ng ki m soát n i b pháp này s giúp cho công ty tăng cư ng hi u qu ho t ñ ng c a h 1.1.4.1. Môi trư ng ki m soát th ng ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng và thu ti n. 1.1.4.2 H th ng k toán 6. K t c u c a lu n văn M t h th ng k toán bao g m các b ph n: Ngoài ph n m ñ u, k t lu n, n i dung lu n văn ñư c k t c u a. H th ng ch ng t thành 3 chương: b. H th ng s sách k toán Chương 1: T ng quan v ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu c. H th ng báo cáo n i b và báo cáo tài chính ti n 1.1.4.3 Các th t c ki m soát Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu 1.2. Ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n trong doanh nghi p ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh 1.2.1. B n ch t, ch c năng c a chu trình bán hàng – thu ti n Chương 3: Hoàn thi n ki m soát n i b chu trình bán hàng và thu 1.2.1.1. B n ch t c a chu trình bán hàng – thu ti n ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh Chu trình bán hàng – thu ti n (tiêu th ) là quá trình chuy n quy n s h u c a hàng hóa qua quá trình trao ñ i hàng – ti n gi a ch hàng Chương 1 và khách hàng c a h , bao g m các quy t ñ nh và các quá trình c n T NG QUAN V KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN thi t cho s chuy n như ng quy n s h u hàng hóa và d ch v khi HÀNG VÀ THU TI N chúng ñã s n sàng ch bán. 1.1. Khái quát chung v h th ng ki m soát n i b V i ý nghĩa như v y, quá trình này ñư c b t ñ u t yêu c u mua 1.1.1. S c n thi t và l i ích c a h th ng ki m soát n i b (KSNB) c a khách hàng (ñơn ñ t hàng, h p ñ ng mua hàng…) và k t thúc 1.1.2. Khái ni m h th ng ki m soát n i b b ng vi c thu ti n. Theo liên ñoàn k toán qu c t (IFAC), h th ng ki m soát n i b 1.2.1.2. Ch c năng c a chu trình bán hàng – thu ti n là m t h th ng bao g m các chính sách, tiêu chu n, th t c ñư c 1.2.2. M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n thi t l p t i ñơn v nh m cung c p m t s ñ m b o h p lý trong vi c 1.2.2.1 Đ i v i nghi p v bán hàng th c hi n các m c tiêu sau: Doanh thu ghi s là có th t + B o v tài s n c a ñơn v , Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n
-7- -8- Các nghi p v bán hàng hi n h u ñư c ghi s ñ y ñ a. Tính h p lý c a doanh thu ghi s Doanh thu ghi s ñã ñư c tính toán ñúng và ph n ánh chính - Các nghi p v ghi s ñ u d a trên các hóa ñơn, ch ng t v n xác chuy n và ñơn ñ t hàng ñã ñư c phê chu n. Các nghi p v bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n - Hóa ñơn ph i ñư c ñánh s th t trư c và ñư c theo dõi, ghi Các nghi p v bán hàng ñư c ghi ñúng th i gian phát sinh chép ñúng ñ n. (g n v i ngày x y ra nghi p v ) - Các b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n ñư c g i h ng tháng cho Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p chính xác khách hàng và vi c ti p nh n ý ki n ngư i mua ñư c th c hi n ñ c và c ng d n ñúng. l p v i k toán ph trách. 1.2.2.2. Đ i v i nghi p v thu ti n b. Các nghi p v bán hàng ñư c phê chu n ñúng ñ n Các kho n ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Xét duy t bán ch u trư c khi g i hàng Các kho n ti n chi t kh u ñã ñư c xét duy t ñúng ñ n - Chu n y vi c g i hàng S ti n thu ñư c ñã ghi ñ y ñ vào s qu và nh t ký thu ti n - Phê duy t giá bán và phương th c bán hàng, phương th c v n Các kho n ti n thu ñư c g i vào tài kho n ngân hàng và ghi chuy n và các kho n chi t kh u. s theo s ti n nh n ñư c c. Các nghi p v bán hàng ñư c ghi s ñ y ñ Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c phân lo i ñúng ñ n - Th c hi n vi c ñánh s trư c ñ i v i nh ng tài li u và Hóa ñơn Các kho n ti n thu ñư c ñ u ñư c ghi ñúng th i gian bán hàng, ghi l i t t c nh ng s li u này. Các kho n ti n thu ñư c ghi chép, t ng h p chính xác và - Ghi chép ngay t t c các nghi p v vào h th ng máy tính và c ng d n ñúng gán mã duy nh t cho nghi p v b ng các ng d ng c a máy tính. 1.2.3. T ch c thông tin ph c v ki m soát n i b chu trình bán - Đ i chi u s li u t Hóa ñơn v n chuy n v i Hóa ñơn bán hàng – thu ti n hàng, các s sách k toán có liên quan. 1.2.3.1. T ch c h th ng ch ng t k toán d. Doanh thu bán hàng ghi s ñư c ñánh giá ñúng 1.2.3.2. T ch c h th ng tài kho n và s sách k toán - Gi i h n quy n truy c p ñ i v i các file t i vi c phê chu n c a 1.2.3.3. T ch c h th ng báo cáo k toán cá nhân. 1.2.4. Nh ng r i ro ch y u thư ng x y ra trong chu trình bán - In m t b n danh sách s thay ñ i v giá ñ chính b ph n phê hàng – thu ti n chu n giá ki m tra l i. 1.2.5. Các th t c ki m soát n i b trong chu trình bán hàng – - Gi i h n vi c phê chu n ñ i v i giám ñ c marketing ho c m t thu ti n vài cá nhân khác có trách nhi m v giá bán. 1.2.5.1 Đ i v i nghi p v bán hàng
-9- - 10 - e. Doanh thu bán hàng ñư c phân lo i ñúng ñ n - L p và g i ñ u ñ n b ng cân ñ i bán hàng – thu ti n cho khách - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ , chi ti t cho các nghi p v . hàng. - Xem xét và ki m tra l i vi c ghi các nghi p v vào tài kho n. - Ki m tra n i b vi c thu ti n: Đ i chi u gi y báo nh n ti n, f. Doanh thu bán hàng ñư c ghi s ñúng lúc b ng kê , gi y báo c a ngân hàng v i s sách tương ng. So sánh sánh ngày trên các hóa ñơn v n chuy n v i ngày trên b n sao d. Các kho n thu ti n ñã ghi s ñư c ñem g i và ghi s theo s hóa ñơn bán hàng, s nh t ký bán hàng và các s khác có liên quan. ti n nh n ñư c g. Các nghi p v bán hàng ñư c ghi chép, t ng h p và c ng d n ñúng - Theo dõi chi ti t các kho n thu theo nghi p v và ñ i chi u - Cách ly trách nhi m ghi s nh t ký bán hàng v i ghi s các chúng v i m c giá ñã duy t trên các ch ng t bán hàng. kho n ph i thu. - Đ i chi u ñ c l p, ñ u ñ n s ph v i tài kho n ngân hàng. - G i ñ u ñ n các báo cáo hàng tháng cho khách hàng. - Ki m tra n i b vi c ñ nh giá, các phép tính 1.2.5.2. Đ i v i nghi p v thu ti n e. Các kho n thu ti n ñư c phân lo i ñúng Các th t c KSNB c n có ñ ñ t ñư c các m c tiêu v : - S d ng sơ ñ tài kho n ñ y ñ . a. Các kho n thu ti n ñã ghi s th c t ñã nh n - Ki m tra các ch ng t ch ng minh các kho n thu ti n m t và so - C n cách ly trách nhi m gi a nhân viên qu n lý ti n m t và ghi sánh v i th c t trên sơ ñ tài kho n. s sách. f. Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng th i gian - Phân công công vi c ñ i chi u v i ngân hàng ñ c l p v i k - Các nghi p v thu ti n ph i ñư c quy ñ nh ghi s hàng ngày khi toán ngân hàng có ch ng t ch ng minh. b. Các kho n chi t kh u ñư c xét duy t ñúng ñ n - C nhân viên ñ c l p ki m soát vi c ghi s và thu ti n. - Chính sách v chi t kh u ph i th c s t n t i trong công ty. g. Các kho n thu ti n m t ñư c ghi s ñúng ñ n và ñư c t ng - Các kho n chi t kh u ph i ñư c các c p có th m quy n phê h p chính xác chu n và phù h p v i chính sách c a công ty. - Cách ly trách nhi m gi a vi c ghi s nh t ký thu ti n m t v i c. Ti n m t thu ñư c ñã ghi s ñ y ñ vào S qu và Nh t ký thu vi c ghi s ph các kho n ph i thu và s qu . ti n m t - G i ñ u ñ n các kho n cân ñ i thu ti n cho khách hàng. - Cách ly trách nhi m gi a nhân viên thu ti n và k toán ti n. - Đ i chi u các bút toán s qu v i nh t ký thu ti n và s ph . - S d ng gi y báo nh n ti n ho c b ng kê ti n m t ñánh s trư c K T LU N CHƯƠNG 1 kèm quy ñ nh c th v ch ñ nh n báo cáo k p th i. - Tr c ti p xác nh n Séc thu ti n.
- 11 - - 12 - Chương 2 2.1.3. H th ng ki m soát n i b c a công ty TH C TR NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN 2.1.3.1. Môi trư ng ki m soát HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH a. Đ c thù v qu n lý V T NG H P HÒA KHÁNH b. Cơ c u t ch c 2.1. Khái quát chung v Công ty thương m i và d ch v t ng h p Giám ñ c Hòa Khánh 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty Phó giám ñ c 2.1.1.1. Quá trình hình thành công ty Tháng 1 năm 1990 ñ i lý xăng d u Hòa Khánh ñư c thành l p v i c a hàng ñ u tiên là Hòa Khánh 1 (khu công nghi p Hòa Khánh, Phòng vi Phòng t Phòng k Phòng tính ch c toán kinh Đà N ng). Năm 1994, ñư c s cho phép c a UBND t nh Qu ng Nam – Đà N ng cũ, ngày 21 tháng 01 năm 1994 Công ty thương m i và d ch v Các c a hàng tr c thu c t ng h p Hòa Khánh ñư c thành l p. 2.1.1.2. Quá trình phát tri n Hình 2.1: Sơ ñ t ch c b máy qu n lý t i công ty Năm 1990, c a hàng xăng d u Hòa Khánh ch t m c p phát xăng c. Chính sách nhân s d u v i hơn 10 nhân viên, v a tr c ti p v a gián ti p. d. Công tác k ho ch Hơn 10 năm qua, công ty thương m i và d ch v Hòa Khánh là e. Các nhân t bên ngoài công ty tư nhân v i m ng lư i phân ph i xăng, d u, nh t r ng kh p 2.1.3.2. H th ng k toán mi n Trung Vi t Nam. Công ty ñã có 11 c a hàng xăng d u n m r i a. T ch c b máy k toán c a công ty rác trên qu c l 1A thu c ñ a bàn thành ph Đà N ng và m ng lư i Công ty ñã áp d ng mô hình t ch c k toán t p trung. khách hàng tiêu th xăng d u t khu v c Qu ng Bình ñ n Bình Đ nh. b. T ch c ch ng t , s sách và báo cáo k toán c a công ty 2.1.2. Ch c năng và nhi m v c a công ty H th ng ch ng t k toán 2.1.2.1. Ch c năng H th ng tài kho n và s sách k toán 2.1.2.2. Nhi m v H th ng báo cáo k toán Kinh doanh xăng, d u, nh t; s d ng v n có hi u qu nh m hoàn Áp d ng hình th c ch ng t ghi s , v i s tr giúp c a ph n thành các m c tiêu góp ph n th c hi n các ch tiêu kinh t xã h i. m m máy tính cao c p EFFECT.
- 13 - - 14 - K TOÁN TRƯ NG 2.2.1.2. Đ c ñi m t ch c m ng lư i kinh doanh Hi n nay th trư ng kinh doanh c a công ty TM & DVTH Hòa Khánh tương ñ i r ng, ñ ñáp ng nhu c u v qu n lý. Ngoài văn phòng công ty chính ñ t t i 14 Nguy n Tri Phương – H i Châu – Đà K toán t ng h p kiêm k toán ti n lương, TSCĐ, thu N ng, công ty còn có hơn 10 c a hàng n m r i rác trên qu c l 1A và ñ a bàn thành ph Đà N ng. 2.2.1.3. Các phương th c bán hàng t i công ty Công ty có 2 phương th c bán hàng, ñó là: K K K K K Th toán toán - Bán hàng thông qua h th ng t i các c a hàng bán l . toán toán toán qu tiêu mua ti n ti n hàng th hàng - Bán hàng theo phương th c bán buôn. m t g i hóa và và ngân n n Tuy nhiên bán buôn v n chi m t tr ng l n hơn v c doanh thu hàng ph i ph i thu tr l n s lư ng. 2.2.2. Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty 2.2.2.1. M c tiêu ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n K toán các c a hàng t i công ty Hình 2.2: Sơ ñ t ch c b máy k toán t i công ty 2.2.2.2. S phân công trách nhi m Ghi chú: Quan h tr c tuy n 2.2.2.3. H th ng ch ng t s d ng trong chu trình bán hàng và Quan h ch c năng thu ti n t i công ty 2.1.3.3. Các th t c ki m soát chung t i công ty 2.2.2.4. Ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n 2.2. Th c tr ng ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i a. Đ i v i nghi p v bán hàng: công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh * Hình th c bán buôn: 2.2.1. Đ c ñi m v tình hình tiêu th và t ch c m ng lư i kinh • Đơn ñ t hàng ñư c áp d ng cho các khách hàng m i, l n ñ u tiên doanh c a công ty nh hư ng ñ n quá trình ki m soát n i b giao d ch v i công ty nhưng không áp d ng v i các khách hàng quen 2.2.1.1. Các m t hàng kinh doanh c a công ty thu c. - Xăng d u • Hi n t i công ty không có m t b ph n ñ c l p ñ làm nhi m v - Nh t ti p nh n ñơn ñ t hàng c a khách hàng. - Thi t b
- 15 - - 16 - • Đơn ñ t hàng không có m u s n, các ñơn này ñ u do các khách b. Đ i v i nghi p v thu ti n: hàng có nhu c u l p và g i ñ n; m i m t khách hàng có m t m u ñơn Đ i v i m i hình th c bán bán buôn và bán l , công ty cũng th c ñ t hàng khác nhau. hi n các th t c ki m soát khác nhau: • H p ñ ng mua bán ñư c l p trư c khi xem xét các ñi u kho n * Thu ti n t bán buôn: bán ch u. - Đ i v i nghi p v thu ti n ngay: có hai phương th c thanh toán ti n: • Các ch ng t như l nh xu t hàng, phi u xu t kho, Hóa ñơn + Trư ng h p khách hàng thanh toán tr c ti p b ng ti n m t: GTGT và biên b n giao nh n hàng hóa sau khi l p không có m t b • Chưa có s quan tâm nhi u khâu ki m tra ch ng t . ph n ñ c l p ki m tra l i. • Chưa th hi n s ki m tra, ñ i chi u gi a S chi ti t ti n m t do • Vi c ñ i chi u công n gi a khách hàng và công ty ch ñư c ti n k toán ti n m t và s chi ti t công n do k toán công n th c hi n hành khi khách hàng có th c m c v công n , chưa th c s ñư c ñ i và không có m t m u biên b n nào th hi n s ñ i chi u thư ng chi u thư ng xuyên ñ mang tính ch t ki m tra, ñôn ñ c công n . xuyên này. * Hình th c bán l và KSNB ñ i v i hình th c này: • S qu do k toán ti n m t ghi và qu n lý là chưa th c s h p lý. • Hóa ñơn không ph i do k toán c a hàng vi t mà do nhân viên • Th qu làm nhi m v thu chi và lên báo cáo thu chi là chưa th bán hàng tr c ti p vi t t i nơi khách hàng ñ xăng. Đi u này vi ph m hi n h t vai trò c a mình. m t trong 3 nguyên t c thi t k các th t c ki m soát ñó là: nguyên + Trư ng h p khách hàng thanh toán qua ngân hàng: t c b t kiêm nhi m. • Đ ng tác ki m tra gi y báo Có c a k toán còn h n ch . • M t khác vi c ñ xăng cho khách hàng là khách vãng lai cũng có • S ph ngân hàng chưa ñư c s d ng tri t ñ trong vi c ñ i th x y ra gian l n. Ch ng h n, trong quá trình ñ xăng, th a lúc chi u và s d ng . khách hàng không chú ý, nhân viên có th ñánh c p xăng c a khách • S chi ti t ti n g i ngân hàng do k toán ti n g i ngân hàng ghi hàng b ng cách không d p cò bơm v v trí zero sau khi ñã ñ xăng và qu n lý chưa có s ki m tra ñ i chi u ch t ch , thư ng xuyên v i cho khách hàng trư c ñó, mà c ñ như v y r i ñ xăng ti p cho s chi ti t công n do k toán công n theo dõi. khách hàng khác. - Đ i v i nghi p v thu ti n sau m t kho ng th i gian th a thu n: • Vi c bán l xăng d u h ng ngày do c a hàng trư ng qu n lý, cu i T i công ty vi c bán hàng ch p nh n n ñư c theo dõi thư ng ngày thu ti n ñ sáng hôm sau g i l i k toán, k toán không th c s xuyên trên các s chi ti t công n ph i thu. theo dõi sát kho n thu này, không có b ng kê bán l m i ngày ñ theo * Thu ti n t bán l : dõi c th s lư ng, doanh thu c a ngày ñó. • Nhân viên bán hàng s là ngư i tr c ti p bán và thu ti n, vai trò • D n ñ n cu i tháng k toán g i b ng t ng h p doanh thu và b ng c a k toán c a hàng còn h n ch , ch d ng l i vi c nh n ti n t cân ñ i hàng hóa v công ty là hơi tr và s li u k toán s khá nhi u.
- 17 - - 18 - c a hàng trư ng và ghi s theo dõi, ñi u này v n có kh năng x y ra 2.3.2.3 Ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng – thu ti n gian l n. a. Bán hàng: • K toán c a hàng ñ d n ñ n cu i ngày m i ghi chép lư ng ti n - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a các b ph n. thu ñư c, trong khi ñó c m i bu i là s ti n bán ñư c ñã khá l n, - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a các b ph n còn h n ch . v n có kh năng d n ñ n hi n tư ng chi m d ng ti n t m th i. - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t • B ph n bán hàng không có báo cáo v tình hình th c hi n bán ti n m t, ti n g i ngân hàng và s chi ti t công n . hàng và thu ti n h ng ngày. - Chưa th hi n ch t ch vi c ki m tra, ñ i chi u gi a s chi ti t 2.3. Đánh giá công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n m t, ti n g i ngân hàng và s chi ti t công n . ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh - Công ty ch căn c vào uy tín c a KH truy n th ng ñ quy t ñ nh 2.3.1. Nh ng k t qu ñ t ñư c trong công tác ki m soát n i b bán ch u, d x y ra trư ng h p n khó ñòi khi KH g p khó khăn. chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty b. Thu ti n: 2.3.2. Nh ng t n t i trong công tác ki m soát n i b chu trình - Vi c ñ i chi u hàng ngày gi a k toán ti n m t và th qu di n bán hàng – thu ti n t i công ty ra không thư ng xuyên, không có ki m tra ch t ch . 2.3.2.1 Môi trư ng ki m soát - Vi c ñ i chi u gi a k toán ti n g i ngân hàng và ngân hàng - Công tác y quy n phê chu n v n còn có ch không h p lý. không ñư c th c hi n thư ng xuyên, nghiêm túc. - Công tác l p k ho ch chưa hi u qu . Đ i v i chu trình bán - Đ i v i công tác thu ti n t bán l : vi c thu ti n ñư c th c hi n hàng – thu ti n, công tác l p k ho ch tiêu th cũng chưa ñư c quan qua ngày hôm sau d d n ñ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i. tâm ñúng m c. - Hóa ñơn do nhân viên bán hàng tr c ti p l p th hi n tính 2.3.2.2 T ch c công tác k toán không chuyên nghi p trong nghi p v và tính ki m soát y u. - Không có m t tài kho n s d ng và m t m t kh u riêng ñ - Vai trò c a k toán các c a hàng bán l còn h n ch , ch d ng ch ng tình tr ng các d li u k toán có th b s a ñ i, sao chép l i vi c thu ti n và l p báo cáo. - Các t p tin ho c b n ghi không ñư c l p b n sao d phòng . - Công ty không có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t. K T LU N CHƯƠNG 2 - Phòng kinh doanh l i b qua giai ño n nh n và xét duy t ñơn ñ t hàng ñ i v i ñ i tư ng khách quen. Vi c b qua như v y d gây r i ro trong công n , cũng như ch quan, nh m l n ho c b soát ñơn ñ t hàng c a khách.
- 19 - - 20 - Chương 3 - Có th thành l p m t b ph n th m ñ nh tín d ng ñ i v i khách HOÀN THI N KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH BÁN hàng. HÀNG VÀ THU TI N T I CÔNG TY THƯƠNG M I & D CH * L p k ho ch tiêu th : V T NG H P HÒA KHÁNH Cơ s l p d toán tiêu th : Căn c vào s lư ng hàng tiêu th c a kì trư c, chu kì s n xu t kinh doanh, tiêu th s n ph m, chính 3.1. Yêu c u c n hoàn thi n công tác ki m soát n i b chu trình sách giá c , chính sách qu ng cáo, khuy n mãi... bán hàng – thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Phương pháp l p: Hòa Khánh Doanh thu tiêu th d ki n = S lư ng tiêu th d ki n * Đơn giá - S phân công công vi c chưa rõ ràng gi a các b ph n. bán d ki n - Công ty không có m u ñơn ñ t hàng th ng nh t. B ng 3.1: D toán tiêu th - H th ng các ch ng t như phi u thu, hàng hóa không ñư c ñánh s trư c. D TOÁN TIÊU TH - Quý 4 năm 2010 ĐVT: 1.000 ñ - Phòng kinh doanh thư ng b qua giai ño n nh n và xét duy t Ch tiêu Tháng C quý ñơn ñ t hàng. 10 11 12 - Các báo cáo bán hàng ñ c thù c a các b ph n còn h n ch . S lít d u tiêu th 25.000 35.000 40.000 100.000 - Đ i v i công tác thu ti n: vi c thu ti n ñư c th c hi n qua ngày d ki n (lít) hôm sau d d n ñ n tình tr ng chi m d ng ti n t m th i. Đơn giá bán d 16 16 16 16 ki n - Vi c giám sát bán hàng t i c a hàng l i không ñư c th c hi n Doanh thu d 400.000 560.000 640.000 1.600.000 ki n h ng ngày. Ti n thu GTGT 40.000 56.000 64.000 160.000 Và nhi u v n ñ gian l n, sai sót, m t mát, không h p lý khác Ngoài ra, d toán tiêu th còn ñính kèm v i b n d ki n l ch thu v n có th x y ra... ti n c a t ng tháng trong kì k ho ch. S ti n d ki n thu ñư c c a kì 3.2. Hoàn thi n công tác ki m soát n i b chu trình bán hàng – này s ñư c tính theo t l % s ti n trên doanh thu ñã th c hi n trong thu ti n t i Công ty thương m i & d ch v t ng h p Hòa Khánh kì trư c + T l % s ti n thu ñư c trên doanh thu d toán th c hi n 3.2.1. Hoàn thi n môi trư ng ki m soát kì này. - Ban hành các quy t c, chính sách, quy ñ nh dư i d ng văn b n. 3.2.2. Hoàn thi n t ch c công tác k toán bán hàng – thu ti n - C n có s ñ c l p tương ñ i trong vi c ki m tra gi a các b ph n. 3.2.2.1. Ch ng t , s sách liên quan - Xây d ng m t h th ng văn b n th ng nh t quy ñ nh chi ti t - M i ngư i có s d ng máy tính c n có m t tài kho n s d ng cho t ng ñ u vi c. và m t m t kh u riêng.
- 21 - - 22 - - Các t p tin ho c b n ghi c n thư ng xuyên l p b n sao d T các s li u ñã ñư c báo cáo lên, ti n hành ki m tra, ñ i chi u phòng. tình hình th c hi n so v i d toán ñã l p. - Công ty nên s d ng l nh xu t hàng trong t t c các trư ng h p 3.2.3.3. So sánh k t qu th c t v i k ho ch bán hàng. So sánh k t qu th c hi n doanh thu bán hàng và thu ti n so v i - Đ i v i h th ng ch ng t như: Phi u thu, hóa ñơn GTGT công d toán ñã ñư c l p, c n s d ng phương pháp so sánh ñ phân tích ty nên th c hi n vi c ñánh s th t trư c khi s d ng. s chênh l ch - Công ty nên có m t m u ñơn ñ t hàng chu n và m u này nên 3.2.3.4. Hoàn thi n ki m soát n i b ñ i v i nghi p v bán hàng ñư c ñánh s th t trư c và ph i ñư c ngư i có th m quy n kí a. Đ i v i hình th c bán buôn: duy t khi ch p nh n ñơn ñ t hàng. • Khách hàng có nhu c u mua hàng dù là khách hàng cũ hay khách - Đ nh kì c n ph i l p b ng phân tích tu i n ñ xem xét các kho n hàng m i thì công ty cũng nên s d ng ñơn ñ t hàng. Đơn ñ t hàng ph i thu t ng khách hàng theo tu i n . B ng phân tích tu i n do k toán do công ty thi t k s n, khách hàng ch c n ñi n theo m u là ñư c. công n ph i thu l p và l p cho t ng ñ i tư ng khách hàng. Sau khi xem xét yêu c u c a khách hàng và kh năng cung ng c a 3.2.2.2. T ch c s theo dõi n ph i thu công ty, phòng kinh doanh s chuy n lên cho giám ñ c ñ th c hi n T ch c S theo dõi n ph i thu: t s này ñưa s li u vào B ng vi c phê duy t bán ch u. (1) phân tích tu i n . • Vi c ký k t h p ñ ng mua bán ph i do chính giám ñ c ký duy t, 3.2.3. Hoàn thi n ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng – ñ c bi t là h p ñ ng có giá tr l n. Ch trong trư ng h p ñi v ng thì thu ti n giám ñ c m i y quy n cho phó giám ñ c ho c trư ng phòng kinh 3.2.3.1 Xác ñ nh m c tiêu ki m soát doanh ký duy t. (2) Doanh thu bán hàng là có th t và ñ t ñư c m c mong mu n theo • Ph i xem xét k hơn các ñi u kho n bán ch u trư c khi xét duy t d toán tiêu th ñã ñư c l p. H p ñ ng mua bán, như: kh năng thanh toán, tình hình kinh doanh Ti n thu ñư c t bán hàng ñ m b o thu ñ , ñúng như l ch d c a ñ i tác... ki n thu ti n ñã ñư c l p kèm theo d toán tiêu th . • Phòng kinh doanh sau khi l p các ch ng t như l nh xu t hàng, 3.2.3.2. Ki m tra ñ i chi u phi u xu t kho và Hóa ñơn GTGT, biên b n giao nh n hàng hóa ph i K toán tiêu th và công n ph i thu ph i th ng kê ñư c doanh có m t b ph n ñ c l p ki m tra l i trư c khi lưu hành. (3) thu các nghi p v bán hàng ñã x y ra trong kì, th hi n trên báo cáo • Phòng kinh doanh chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho th doanh thu tiêu th . Th ng kê tình hình thanh toán ti n c a khách kho làm căn c xu t hàng. Th kho s căn c vào l nh xu t hàng, hàng, th hi n trên báo cáo tình hình thu ti n hàng. phi u xu t kho và xu t ñúng s lư ng, ch ng lo i ñã ghi trên phi u xu t. Nhân viên v n chuy n s căn c vào Hóa ñơn ñ nh n hàng t
- 23 - - 24 - th kho. Khi xu t hàng xong, căn c vào phi u xu t kho này, th kho • H ng ngày, k toán c a hàng l p b ng kê bán hàng, thu ti n theo s ghi vào th kho và chuy n l nh xu t hàng, phi u xu t kho cho k bu i và lưu tr c n th n. toán hàng hóa làm căn c ghi s . Cu i tháng, th kho và k toán hàng • Cu i tháng, k toán c a hàng g i các báo cáo, b ng t ng h p v hóa s ti n hành ñ i chi u gi a th kho và s sách ñư c in ra. (4) phòng k toán công ty. K toán hàng hóa t i công ty s ti n hành • N u bán hàng v i s lư ng l n thì thay vì cu i tháng, th kho và ki m tra và nh p d li u vào máy. (4) k toán hàng hóa s ti n hành ñ i chi u gi a th kho và s sách ñư c 3.2.3.5. Hoàn thi n ki m soát n i b ñ i v i nghi p v thu ti n in ra; thì ñ ng tác này có th ñư c ti n hành thư ng xuyên hơn. a. Thu ti n t bán buôn: • Vi c ñ i chi u công n gi a khách hàng và và công ty c n ñư c + Trư ng h p khách hàng thanh toán tr c ti p b ng ti n m t: ti n hành thư ng xuyên hơn và công tác ñôn ñ c tr n ph i ñư c • K toán ti n m t ki m tra ch ng t ngư i n p ti n mang ñ n. th c hi n theo k ho ch ñ ñ m b o các kho n doanh thu. N u ch ng t h p l s ti n hành l p phi u thu. N u không h p l s • K toán các ph n hành s căn c vào Hóa ñơn, phi u xu t kho ñ tr l i cho ngư i n p ti n. (1) ti n hành nh p vào máy tính. T i phòng k toán, k toán hàng hóa s • K toán trư ng ký duy t phi u thu.(2) ñ i chi u s lư ng th c xu t trên phi u xu t và s lư ng trên l nh • Giám ñ c ký duy t phi u thu. (3) xu t xem th có trùng kh p v i nhau không. Sau ñó, căn c vào • Th qu thu ti n và ghi s qu , báo cáo thu chi. K toán ti n m t phi u xu t kho k toán s nh p vào máy, ph n m m s t ñ ng c p ghi vào s chi ti t ti n m t, k toán công n ghi gi m n ph i thu nh t vào s chi ti t hàng hóa, b ng t ng h p chi ti t, k toán tiêu th , khách hàng s chi ti t n ph i thu khách hàng. (4) công n ph i căn c vào Hóa ñơn c p nh t vào s chi ti t doanh thu, • Cu i ngày th qu và k toán ti n m t ph i ti n hành ki m tra ñ i ph i thu khách hàng và b ng t ng h p chi ti t. K toán t ng h p s chi u v i nhau và k toán công n cũng ph i ñ i chi u gi a s chi c p nh t vào ch ng t ghi s và s Cái TK 156, TK511. Đ n cu i ti t ti n m t và s chi ti t công n . (5) tháng, k toán ch th c hi n các thao tác ñơn gi n trong ph n m m thì + Trư ng h p khách hàng thanh toán qua ngân hàng: ph n m m s cho ra các s li u chính xác v giá v n. (5) • K toán ngân hàng nh n ñư c gi y báo Có do ngân hàng g i ñ n. (1) b. Đ i v i hình th c bán l • K toán ngân hàng ti n hành ki m tra gi y báo Có và ñ i chi u • Khi khách hàng c n l y Hóa ñơn, k toán c a hàng ph i ti n v i các ch ng t có liên quan. Đúng thì s vào s chi ti t ti n g i, sai hành l p Hóa ñơn GTGT cho khách. (2) thì k toán ngân hàng chuy n tr l i cho ngân hàng. Đ ng th i k • Hóa ñơn có ñ y ñ ch ký c a khách hàng, c a hàng trư ng và toán công n ph i thu vào s chi ti t công n ñ ghi gi m n cho ngư i l p. Liên 2 c a hóa ñơn s ñư c giao cho khách hàng, 2 liên khách hàng. (2) còn l i s do k toán c a c a hàng gi làm căn c l p b ng cân ñ i hàng hóa và b ng t ng h p doanh thu. (3)
- 25 - - 26 - • Do lư ng ti n thu trong ngày nhi u nên cu i m i ngày k toán K T LU N ngân hàng ph i ñ i chi u v i s ph ngân hàng và ñ i chi u v i s chi ti t công n ñ ñ phòng sai sót có th x y ra. (3) Vi c hoàn thi n công tác ki m soát n i b nói chung và ki m b. Thu ti n t bán l : soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n nói riêng là m t yêu c u h t • K toán các c a hàng c n th hi n vai trò ki m soát ch t ch và s c c n thi t. Công tác ki m soát n i b t t s gi m thi u các gian l n theo dõi sát sao lư ng ti n t các nhân viên bán hàng thu ñư c. Yêu có th x y ra, ñáp ng yêu c u qu n lý, nâng cao ñ tin c y c a các c u nhân viên bán hàng b m tr v v trí s 0 m i khi có khách hàng thông tin tài chính, ñem l i hi u qu kinh doanh m t cách t t nh t. m i ñ ti p ñ th hi n tính trung th c c a nhân viên cũng như tác Trên cơ s nghiên c u lý lu n và th c ti n v ki m soát n i phong làm vi c c n th n, có trách nhi m v i khách hàng. b ñ i v i chu trình bán hàng – thu ti n, ñ tài ñã ñưa ra ñư c m t s • Cu i m i bu i sáng, bu i chi u, bu i t i k toán các c a hàng gi i pháp có cơ s , thi t th c, h p lý, góp ph n hoàn thi n chu trình ph i có báo cáo s lư ng, cũng như lư ng ti n thu ñư c ñ t ng h p bán hàng – thu ti n ñ i v i công ty thương m i và d ch v t ng h p vào cu i ngày, tránh tình tr ng s li u th ng kê d n vào cu i ngày, Hòa Khánh. V cơ b n, lu n văn gi i quy t ñư c m t s v n ñ có cu i tháng nhi u d d n ñ n sai sót và kh năng chi m d ng ti n th v n d ng hi u qu t i công ty nói riêng cũng như ñ i v i nh ng trong th i gian ng n. Đi u này cũng làm cho công tác qu n lý và doanh nghi p ho t ñ ng trong thương m i d ch v nói chung là: ki m tra t t hơn. Trư c nh t, ñưa ra h th ng nh ng v n ñ lý lu n cơ b n v • N u lư ng ti n thu v t 3 ñ n 5 ngày l n và ñ a ñi m các c a ki m soát n i b nói chung và ki m soát n i b ñ i v i chu trình bán hàng xa công ty, k toán c a hàng ph i g i ti n v ngân hàng công ty hàng – thu ti n nói riêng trong các doanh nghi p thương m i d ch v . ñ ñ m b o s an toàn Ti p theo, ñ tài ph n ánh thi t th c và ñánh giá th c tr ng • Nên c n thi t thi t l p nhân viên b o v t i các c a hàng có ñông công tác ki m soát n i b v bán hàng – thu ti n t i công ty thương khách, ñ m b o an toàn cho c a hàng và b o v tài s n c a c a hàng m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh m t cách toàn di n, qua ñó ñưa t t hơn. ra ñư c nh ng ñánh giá v th c tr ng công tác này t i ñơn v . Cu i cùng, ch ra ñư c s c n thi t ph i hoàn thi n công tác K T LU N CHƯƠNG 3 ki m soát n i b chu trình bán hàng – thu ti n t i công ty thương m i và d ch v t ng h p Hòa Khánh, ñưa ra m t s gi i pháp nh m qu n lý ch t ch nghi p v thu chi, gi m thi u gian l n, sai sót và tăng s c c nh tranh c a ñơn v trong giai ño n phát tri n m i.