Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một

Chia sẻ: Matroinho | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:141

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một" được hoàn thành với mục tiêu nhằm tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một và đưa ra giải pháp góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một

UBND TỈNH BÌNH DƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT PHAN HỒNG THẮM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƢU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 8340301 BÌNH DƢƠNG - 2019
UBND TỈNH BÌNH DƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT PHAN HỒNG THẮM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƢU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 8340301 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ BÌNH DƢƠNG - 2019
UBND TỈNH BÌNH DƢƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Bình Dương, ngày…… tháng…… năm…… NHẬN XÉT CỦA NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC 1. Họ và tên học viên: PHAN HỒNG THẮM Khoá: Khóa 3 2. Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 8340301 3. Đề tài nghiên cứu: Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. 4. Họ và tên Ngƣời hƣớng dẫn khoa học : PGS.TS VÕ VĂN NHỊ 5. Nhận xét: ( Kết cấu luận văn, xác định đề tài nghiên cứu, mục tiêu nghiên cứu, tổng quan lý thuyết, phương pháp nghiên cứu, kết quả nghiên cứu, thái độ làm việc của học viên,…) ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... 6. Kết luận: ………………………………………………………………………… Chữ ký của Ngƣời hƣớng dẫn (ghi rõ họ tên)
LỜI CAM ĐOAN Qua quá trình nghiên cứu giáo trình, các công trình nghiên cứu trƣớc đây về vấn đề liên quan đến đề tài kiểm soát chi phí. Tôi đã vận dụng cơ sở lý thuyết vào tình hình thực tế tại đơn vị đang nghiên cứu. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Những nội dung, số liệu đƣợc đƣa ra trong luận văn điều trung thực, có trích dẫn rõ ràng và chƣa từng công bố trong các nghiên cứu khác. Ngƣời nghiên cứu Phan Hồng Thắm
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài chính BHXH: Bảo hiểm xã hội CCDC: Công cụ dụng cụ GTGT: Giá trị gia tăng HT KSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ HTTT: Hệ thống thông tin KSNB: Kiểm soát nội bộ KSCP: Kiểm soát chi phí SXKD: Sản xuất kinh doanh TP TDM: Thành Phố Thủ Dầu Một TSCĐ: Tài sản cố định
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .....................................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài .............................................................................1 2. Tổng quan các nghiên cứu .........................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................4 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................5 6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài ........................................................................7 7. Bố cục luận văn ..........................................................................................7 Chƣơng 1 .....................................................................................................................8 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP ..........8 1.1. Một số vấn đề chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp .................8 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát trong quản trị ................................................8 1.1.2. Phân loại kiểm soát trong quản trị .......................................................9 1.2. Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp .....................................................11 1.2.1. Khái niệm ..........................................................................................11 1.2.2 Mục đích kiểm soát chi phí và tổ chức hoạt động kiểm soát chi phí 11 1.2.3. Quy trình và thủ tục kiểm soát chi phí ..............................................13 1.2.3. Đối tƣợng tham gia kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp ...............21 1.2.4. Các công cụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp...........................22 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1..........................................................................................25 Chƣơng 2 ...................................................................................................................26 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƢU ĐIỆN .......................................26 THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT ...............................................................................26 2.1. Giới thiệu chung về Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một .........................26 2.1.1. Giới thiệu chung ................................................................................26 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý ....................................................................27 2.1.3. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một ...........................................................................................................32 2.2. Thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một......... 36
2.2.1. Mô tả quá trình tìm hiểu ....................................................................36 2.2.2. Kết quả quá trình tìm hiểu về kiểm soát chi phí tại Bƣu điện TP TDM ...........................................................................................................39 2.2.3. Thông tin chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một ..................................................................................55 2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một ..................................................................................................................63 2.3.1. Ƣu điểm .............................................................................................63 2.3.2. Hạn chế ..............................................................................................67 2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế ..................................................................75 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2..........................................................................................77 CHƢƠNG 3 ..............................................................................................................78 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƢU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT .......................................................................................................78 3.1. Quan điểm hoàn thiện ..............................................................................78 3.1.1. Phù hợp với đặc điểm hoạt động của Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một ...........................................................................................................78 3.1.2. Phù hợp với đặc điểm chi phí phát sinh tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một ...........................................................................................................79 3.2. Giải pháp hoàn thiện ................................................................................79 3.2.1. Giải pháp về quy trình và thủ tục kiểm soát ......................................79 3.2.2. Giải pháp về tổ chức hoạt động kiểm soát ........................................85 3.2.3. Giải pháp về cơ chế quản lý tài chính ...............................................87 3.2.4. Giải pháp về đối tƣợng tham gia kiểm soát .......................................87 3.2.5. Giải pháp về công cụ kiểm soát.........................................................88 3.2.6. Hoàn thiện thông tin chi phí phục vụ kiểm soát ................................92 3.3. Kiến nghị ..................................................................................................92 3.3.1. Kiến nghị với ban lãnh đạo ...............................................................92 3.3.2. Kiến nghị với bộ phận kế toán ..........................................................93
3.3.3. Kiến nghị với các bộ phận khác có liên quan....................................94 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3..........................................................................................95 KẾT LUẬN ...............................................................................................................96 TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................97 PHỤ LỤC ..................................................................................................................92
DANH MỤC HÌNH Hình 1: Các bƣớc quy trình kiểm soát theo Robert J. Mockler’s: ............................14 Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ......................................................................29 Hình 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ......................................................................33
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Đối với doanh nghiệp, doanh thu là một phần không thể thiếu đƣợc tạo ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên các chi phí trong doanh nghiệp quyết định đến sự tồn vong và hƣng thịnh của doanh nghiệp. Trong dài hạn, doanh nghiệp làm ra một đồng doanh thu nhƣng lại tiêu hao hết hai đồng chi phí thì nguy cơ doanh nghiệp phá sản chỉ là vấn đề thời gian. Vì vậy, kiểm soát chi phí gắt gao, chặt chẽ và có hiệu quả là vấn đề đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm, nhất là trong thời đại cạnh tranh trên thƣơng trƣờng ngày càng khốc liệt nhƣ hiện nay. Để kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ và có hiệu quả thì doanh nghiệp phải xây dựng cho riêng mình một hệ thống kiểm soát khoa học, có khả năng kiểm soát chung cho toàn doanh nghiệp và kiểm soát chi tiết từng bộ phận. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích nhƣ: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng nhƣ các quy định của luật pháp. Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trƣờng hợp Doanh nghiệp cổ phần), và một kiểm soát chi phí là một phần không thể tách rời của hệ thống kiểm soát chung nhằm quản lý và tiết kiệm chi phí một cách có hiệu quả hơn mà sản phẩm, dịch vụ ngày càng có chất lƣợng, giá cả phù hợp với khách hàng và nâng cao hiệu quả cạnh tranh. Qua hai năm 2017 và 2018 Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một thực hiện kế hoạch chi phí, từ kết quả đánh giá hoạt động cho thấy hầu hết tất cả các khoản mục chi phí có chiều hƣớng gia tăng và tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh 1
thu. Thực tế việc quản lý và kiểm soát chi phí tại đơn vị, một số khoản mục chi phí vẫn chƣa đƣợc thực hiện hiệu quả. Nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp và sự tác động mạnh mẽ của chí phí đến tình hình hoạt động kinh của doanh nghiệp nên đề tài “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một” đƣợc chọn với mong muốn góp phần đề xuất giải pháp cải thiện việc kiểm soát chi phí hiện hành của đơn vị nhằm quản lý chi phí một cách tiết kiệm, có hiệu quả phòng tránh những gian lận, sai sót và những hạn chế đang mắc phải để đơn vị có thể hoạt động hiệu quả hơn nữa. 2. Tổng quan các nghiên cứu Các công trình nghiên cứu:  Ngoài nƣớc: - Don R. Hansen and Maryanne M. Mowen (2006), Cost Management: Accouting and Control, fifth Edition. Bài viết giới thiệu các khái niệm cơ bản và các công cụ liên kết với hệ thống thông tin quản lý chi phí, cung cấp một cách toàn diện về chí phí sản phẩm, lập kế hoạch và kiểm soát trên cả hệ thống chi phí dựa trên chức năng và hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, bài viết còn trình bày các yếu tố chính của các phƣơng pháp quản lý chi phí mới nhƣ chi phí khách hàng và nhà cung cấp, quản lý chi phí chiến lƣợc, ngân sách dựa trên hoạt động, chi phí mục tiêu, chi phí chất lƣợng, năng suất, quản lý chi phí môi trƣờng,… - Steven M. Bragg (2005), Accounting control best practices. Bài viết mô tả trọn bộ quy trình kiểm soát kế toán, kiểm soát hoạt động hoàn chỉnh cả quy trình hệ thống kế toán trên giấy và trên máy tính nhƣ đặt hàng, tín dụng, giao hàng, quản lý hàng tồn kho, thanh toán, tiền mặt, lƣơng, tài sản cố định, ngân sách, báo cáo tài chính,….Bài viết giải thích rõ ràng cách phát triển hệ thống kiểm soát kế toán và kiểm soát hoạt động hiệu quả đồng thời cung cấp cách thực hành tốt nhất với những hiểu biết thực tế và các chiến lƣợc chủ động bảo vệ công ty tránh những tổn thất tài sản và uy tín có thể xảy ra từ sự không trung thực về tài chính trong công ty.  Trong nƣớc: 2
- Nguyễn Thị Hạnh Duyên (2015), Tác động của hạch toán kế toán đến kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Bài viết nêu lên mối quan hệ giữa đơn vị hạch toán kế toán với kiểm soát chi phí làm cơ sở cho các nhà quản lý tham khảo trong việc đo lƣờng tác động của các nhân tố hạch toán kế toán đến kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán theo hƣớng đáp ứng tốt nhất nhu cầu kiểm soát chi phí để đạt đƣợc mục tiêu tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. - Luận án của Giáp Đăng Kha (2015), Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp, luận án nêu rõ đặc thù tổ chức quản lý và đặc thù hoạt động SXKD của các doanh nghiệp xây lắp và những ảnh hƣởng của nó tới kế toán chi phí sản xuất. Luận án đã phân tích, đánh giá sâu thực trạng để luận giải và nêu rõ những kết quả đạt đƣợc cũng nhƣ những tồn tại trong kế toán chi phí sản xuất từ đó tác giả đề xuất các giải pháp hoàn thiện trên cả góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Luận án của Nguyễn Thị Hạnh Duyên (2016),Tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông đường bộ.Luận án đƣa ra quan điểm định hƣớng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán với việc tăng cƣờng kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây dựng giao thông đƣờng bộ Việt Nam thông qua điều tra, phân tích và đánh giá toàn diện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cƣờng KSCP trong các doanh nghiệp xây dựng giao thông đƣờng bộ Việt Nam giai đoạn 2010-2015. - Vũ Thị Minh và Nguyễn Văn Huy (2016), Nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí doanh nghiệp. Từ việc phân tích vai trò và các nhân tố ảnh hƣởng tới tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí của các doanh nghiệp, bài viết có những đóng góp hữu ích trong việc hoạch định xây dựng kế hoạch phát triển của các doanh nghiệp. - Phạm Thị Vân Anh (2017), Cắt giảm, kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.Bài viết phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp cho doanh nghiệp khảo sát để tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh. 3
- Huỳnh Thanh Điền (2014), Sáu nguyên tắc kiểm soát chi phí ẩn. Bài viết phân tích nguyên nhân phát sinh chi phí ẩn và đƣa ra nguyên tắc kiểm soát các chi phí ẩn trong doanh nghiệp. Các nghiên cứu trên đã khẳng định tầm quan trọng của kiểm soát chi phí đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và những nhân tố tác động đến kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Thông qua nghiên cứu tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến chi phí, hệ thống thông tin kế toán với mục tiêu kiểm soát chi phí của các tác giả trong và ngoài nƣớc, tác giả hệ thống cơ sở lý thuyết, cơ sở kinh nghiệm để kế thừa trong luận văn của mình. Trên cơ sở kế thừa các nghiên cứu lý luận về kiểm soát chi phí của các tác giả trong và ngoài nƣớc, từ đó khảo sát thực trạng kiểm soát chi phí, đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại đơn vị đang nghiên cứu, xác định những tồn tại và đề ra giải pháp hoàn thiện. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một và đƣa ra giải pháp góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một - Mục tiêu cụ thể: + Cụ thể hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. + Vận dụng lý luận để đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. + Phát hiện ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế liên quan đến kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. + Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. 4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Kiểm soát chi phí là đề tài có phạm vi nghiên cứu khá rộng. Tuy nhiên trong thời gian cho phép và khả năng kiến thức bản thân có hạn 4
nên tác giả chỉ tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản xuất tại Bƣu điện cấp huyện. - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung nghiên cứu: Với mục đích kiểm soát chi phí và mang lại hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp, tuy nhiên chi phí trong một doanh nghiệp là một lĩnh vực khá rộng nên đề tài “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một” tác giả chỉ tập trung nghiên cứu về kiểm soát chi phí sản xuất tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một trực thuộc Bƣu điện Tỉnh Bình Dƣơng. + Về không gian và thời gian nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu về kiểm soát chi phí sản xuất tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một trong năm 2017 và năm 2018 do Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một đƣợc tách ra từ Bƣu điện Tỉnh Bình Dƣơng và có tƣ cách pháp nhân từ ngày 01/01/2017. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn kết hợp các phƣơng pháp nhƣ phƣơng pháp điều tra, phỏng vấn; phƣơng pháp thu thập tài liệu; phƣơng pháp tổng hợp và phƣơng pháp phân tích; phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp thống kê. Cụ thể nhƣ sau: - Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Phƣơng pháp này dùng để thu thập dữ liệu sơ cấp. Theo đó, tác giả đã thực hiện bằng cách thiết kế bảng câu hỏi để điều tra tại các bộ phận thuộc Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. Đối tƣợng điều tra, phỏng vấn là ban giám đốc, kế toán trƣởng, nhân viên kế toán và các bộ phận phát sinh chi phí có liên quan. Nội dung khảo sát gồm tình hình tổ chức công tác kế toán, công cụ kiểm soát chi phí, đối tƣợng tham gia kiểm soát chi phí; chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế so với yêu cầu kiểm soát chi phí và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. - Phương pháp quan sát thực tiễn: Phƣơng pháp này dùng để thu thập dữ liệu sơ cấp. Tác giả dành tƣơng đối nhiều thời gian trong việc quan sát công tác kế toán và bộ máy kế toán cũng nhƣ các bộ phận trực thuộc, quan sát quá trình thực thi các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ các hoạt động kiểm soát. Qua đó, tác giả 5
đƣa ra những nhận định, đánh giá chuẩn xác hơn về tổ chức công tác kế toán, tổ chức hoạt động kiểm soát chi phí cũng nhƣ mối quan hệ giữa chúng. - Phương pháp thu thập tài liệu: phƣơng pháp này tác giả dùng để thu thập thông tin từ các tài liệu nghiên cứu trƣớc đây liên quan đến chi phí, hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp để xây dựng cơ sở lý luận của luận văn. Và các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm tra, báo cáo kiểm toán, các quy chế quản lý tài chính, định mức chi phí, kế hoạch chi phí, các chính sách và thủ tục kiểm soát chi phí, sổ sách kế toán,… Trong quá trình thu thập tài liệu kết hợp tìm hiểu thực tế, giúp tác giả vận dụng lý thuyết để đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một, từ đó phát hiện ra những ƣu điểm và hạn chế của kiểm soát chi phí hiện hành tại đơn vị. - Phương pháp tổng hợp và phân tích: Dựa vào các thông tin thu thập đƣợc từ cuộc phỏng vấn, các bài báo, các bài nghiên cứu trƣớc đƣợc công bố trên các tạp chí chuyên ngành, tác giả đã tổng hợp để lựa chọn thông tin phù hợp, phân loại và sắp xếp một cách hợp lý đƣa vào sử dụng. Dựa vào chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán,… tác giả đã lựa chọn những số liệu cần thiết, tính toán, phân tích để đƣa ra những đánh giá về thực trạng kiểm soát chi phí tại đơn vị đang nghiên cứu. - Phương pháp thống kê, so sánh: Sau khi thu thập và phân tích các thông tin về thực trạng kiểm soát chí phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một, tác giả đã sử dụng phƣơng pháp thống kê và so sánh trên cơ sở tổng hợp các lý luận chung kết hợp với khảo sát thực trạng kiểm soát chi phí để tìm ra ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của kiểm soát chi phí hiện hành tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một Sau khi có đƣợc thông tin về thực trạng kiểm soát chi phí, tác giả sử dụng các phƣơng pháp thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp để tổng hợp lý luận chung kết hợp với phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí và đề xuất các giải pháp hoàn thiện, đồng thời đƣa ra một số kiến nghị đến ban giám đốc, bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong đơn vị nghiên cứu. 6
6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài Luận văn đã nêu bật lên những đặc trƣng của chi phí và các hoạt động kiểm soát chi phí trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ bƣu chính. Hơn nữa, luận văn đƣợc nghiên cứu tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một, một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ bƣu chính trên địa bàn tỉnh Bình Dƣơng. Trên cơ sở phân tích thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một ở cả hai góc độ: phù hợp với đặc điểm hoạt động và phù hợp với đặc điểm chi phí phát sinh, qua đó nêu lên những ƣu điểm, hạn chế và đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. 7. Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc chia làm ba chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. 7
Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Một số vấn đề chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát trong quản trị Theo quan điểm quản trị học, kiểm soát là quá trình đo lƣờng kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc có nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Kiểm soát là một chức năng và là một công cụ quan trọng của nhà quản trị, giúp nhà quản trị có những thông tin phản hồi nhằm khắc phục những sai sót của công tác quản trị, đảm bảo cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Theo Anthony, R.N (1964), “kiểm soát là quá trình đảm bảo rằng các nguồn lực đƣợc thu thập và sử dụng có hiệu quả và hiệu quả trong việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức”. Anthony và các cộng sự (1989), “kiểm soát là một quá trình bao gồm một tập hợp các thay đổi từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi những kế hoạch này đƣợc thực hiện xong”. Anthony, R.N(2007),định nghĩa kiểm soát trên khía cạnh quản lý doanh nghiệp “kiểm soát quản lý là quá trình các nhà quản lý ảnh hƣởng đến các thành viên khác trong tổ chức để thực hiện các chiến lƣợc của tổ chức”. Theo Don R. Hansen and Maryanne M. Mowen (2006), “kiểm soát là quá trình thiết lập các tiêu chuẩn, nhận phản hồi về hiệu suất thực tế và thực hiện hành động khắc phục bất cứ khi nào hiệu suất thực tế có sự khác biệt đáng kể so với hiệu suất kế hoạch”. Nhƣ vậy, kiểm soát trong doanh nghiệp điều hƣớng đến hoàn thành các mục tiêu đề ra, và để làm đƣợc điều đó, các nhà quản trị phải luôn thực hiện chức năng kiểm soát không chỉ đối với những sự việc đang diễn ra và đã kết thúc mà còn với những sự việc sắp diễn ra, nó giúp doanh nghiệp có các biện pháp đối phó với những nguy cơ có thể xảy ra nhằm giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất. Thông qua hoạt động kiểm soát nhà quản trị sẽ có đầy đủ các thông tin và nhận định đƣợc các vấn đề cần 8
phát huy để định hƣớng tiếp tục phát triễn hoặc phát hiện những hạn chế để thiết lập các biện pháp và hoạt động điều chỉnh kịp thời những sai sót quan trọng. 1.1.2. Phân loại kiểm soát trong quản trị Tùy vào mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặc ra cũng nhƣ đối tƣợng đƣợc kiểm soát trong mối quan hệ với nhà quản trị tạo ra sự đa dạng của các loại hình kiểm soát. Các loại hình kiểm soát cần đƣợc tổ chức sao cho phù hợp với loại hình doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, điều kiện kinh tế, xã hội,… hƣớng tới hiệu quả sử dụng các nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Do đó, các nhà quản trị cần lựa chọn các tiêu chí phù hợp để phân loại kiểm soát sau: - Theo nội dung kiểm soát: kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán:  Kiểm soát tổ chức: đƣợc thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ và tính hiệu quả của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, quy định hiện hành; đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra theo mục tiêu quản lý; đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực có hiệu quả. Kiểm soát tổ chức hƣớng tới xây dựng các mục tiêu, chƣơng trình hoạt động, triển khai các thủ tục kiểm soát, đồng thời tìm ra những chính sách thủ tục tốt, hoàn thiện hơn.  Kiểm soát kế toán bao gồm các kế hoạch, tổ chức và các trình tự hồ sơ cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách, báo cáo tài chính, do đó phải đảm bảo hợp lý rằng: các nghiệp vụ đƣợc tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý; các nghiệp vụ đƣợc ghi sổ là cần thiết để lập báo cáo tài chính trên cơ sở các nguyên tắc kế toán chung đƣợc chấp nhận rộng rãi hoặc các tiêu chuẩn áp dụng và duy trì khả năng hạch toán của tài sản; chỉ khi đƣợc sự phê chuẩn của nhà quản lý mới đƣợc sử dụng tài sản; tài sản đƣợc ghi sổ phải đƣợc đối chiếu với tài sản thực có tại thời điểm thích hợp và phải có sự điều chỉnh phù hợp khi có sự chênh lệch. - Kiểm soát theo thời gian: kiểm soát trƣớc, trong và sau các hoạt động:  Kiểm soát trƣớc là kiểm soát đƣợc tiến hành trƣớc khi hoạt động xảy ra về mặt nhân sự, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,… đảm bảo sẵn sàng về chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng đáp ứng nhu cầu cần thiết cho hoạt động. 9
 Kiểm soát trong hoạt động là kiểm soát trong khi thực hiện các hoạt động, đảm bảo sự tuân thủ các thủ tục, quy trình đã đƣợc thiết lập trƣớc đó hƣớng đến mục tiêu đề ra.  Kiểm soát sau hoạt động là hoạt động kiểm soát sau khi hoạt động đã kết thúc thông qua đo lƣờng các kết quả công việc để điều chỉnh, sửa chữa, khắc phục các vấn đề xảy ra và đề ra các biện pháp phòng ngừa cho tƣơng lai. - Kiểm soát theo mục đích kiểm soát: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp (điều chỉnh):  Kiểm soát ngăn ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót, gian lận ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động này tập trung vào việc xây dựng các cơ chế, quy định, chính sách, quy trình, thủ tục làm khuôn mẫu để nhân viên thực hiện.  Kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời các hành vi sai sót và gian lận nào đó đã đƣợc thực hiện.  Kiểm soát bù đắp (điều chỉnh) là việc tăng cƣờng hoặc thay thế các hoạt động kiểm soát kém hiệu quả hoặc không còn cần thiết bằng các hoạt động kiểm soát khác hiệu quả hơn sau khi phát hiện có gian lận và sai sót. - Kiểm soát theo chức năng quản lý: kiểm soát chiến lƣợc và kiểm soát hoạt động:  Kiểm soát chiến lƣợc là quá trình đánh giá chiến lƣợc hoạt động sau khi tiến hành xây dựng và thực hiện. Kiểm soát chiến lƣợc là việc kiểm tra, đo lƣờng và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận trong doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu đặc ra. Đây là công việc thƣờng xuyên của nhà quản trị doanh nghiệp và chủ đầu tƣ.  Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị đối với những thành quả của nhân viên, bộ phận có đạt đƣợc yêu cầu của nhà quản trị và có cần điều chỉnh chiến lƣợc không. - Theo mối quan hệ giữa chủ thể kiểm soát và khách thể kiểm soát: kiểm soát nội bộ và kiểm soát từ bên ngoài 10
 Kiểm soát nội bộ là hoạt động kiểm soát do doanh nghiệp thực hiện nhằm mục đích quản trị nội bộ.  Kiểm soát từ bên ngoài là loại kiểm soát do chủ thể từ bên ngoài thực hiện. Nhƣ vậy, kiểm soát có thể phân loại theo các tiêu chí khác nhau và việc phân loại chỉ mang tính tƣơng đối tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngày nay chức năng kiểm soát gắn liền với tƣ tƣởng phòng ngừa, kiểm soát quá trình, sự tham gia của con ngƣời với vai trò là chủ quá trình và quan hệ mật thiết với quản trị rủi ro để đạt đƣợc mục tiêu cũng nhƣ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 1.2. Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm Kiểm soát chi phí là sự hƣớng dẫn và điều chỉnh bằng hành động theo chi phí dự toán. Kiểm soát chi phí bao gồm xác định trƣớc chi phí mục tiêu, đo lƣờng các chi phí thực tế, điều tra nguyên nhân của các chênh lệch và tiến hành các hành động khắc phục (Periasamy, P.,2010) Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra (Nguyễn Đại Thắng, 2003). Kiểm soát chi phí là một phần của hoạt động kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp. Trong hoạt động kiểm soát thì KSCP là hoạt động kiểm soát chủ yếu và có ý nghĩa sống còn của bất cứ doanh nghiệp nào vì nó giúp phát hiện các chi phí thực hiện vƣợt mức chi phí kế hoạch để doanh nghiệp có hành động điều chỉnh nhằm loại bỏ chi phí vƣợt mức hoặc giảm thiểu sự ảnh hƣởng của nó đến mức thấp nhất. Nhƣ vậy, có thể nói KSCP là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản trị chi phí và quản trị doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý lên các đối tƣợng kiểm soát thông qua các công cụ kiểm soát để đo lƣờng, đánh giá hiệu quả sử dụng các khoản chi phí và đƣa ra các giải pháp điều chỉnh nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra. 1.2.2. Mục đích kiểm soát chi phí và tổ chức hoạt động kiểm soát chi phí 11