zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Luận Văn - Báo Cáo

» Quản trị kinh doanh

Luận văn KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG

Chia sẻ: Tran Thi Thai | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:50

Báo xấu

960
lượt xem 160
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'luận văn kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần vinatex đà nẵng', luận văn - báo cáo, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Lời mở đầu Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò h ết s ức quan tr ọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghi ệp và t ổ chức. Ki ểm soát nội b ộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hi ệu quả hơn các nguồn l ực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế t ối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đ ồng th ời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò r ất quan tr ọng trong bất kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một vi ệc r ất c ần thiết và quan trọng. Hơn nữa, công ty Vinatex l ại là một công ty d ệt may nên khâu mua hàng là hết sức phức tạp, số l ượng hàng mua l ớn, mà công ty không chỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài. Do đó, em th ấy khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết đ ịnh s ự thành, b ại của mỗi đ ợt sản xu ất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có s ự qu ản lý ch ặt chẽ đ ể đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá c ả hợp lý để công ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất l ượng trên thị trường. Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực t ập t ại công ty c ổ phần Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cần thiết và cần đ ược quan tâm, vì vậy, em đã ch ọn đ ề tài KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG. Đề tài gồm ba phần chính: Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường ki ểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Vinatex Đà Nẵng. Đà Nẵng, tháng 05 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Cúc SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 1
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng I. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách đ ược thi ết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả ho ạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đ ược thi ết lập. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống ki ểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ t ục được thi ết l ập nhằm đ ạt đ ược b ốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đ ảm đ ộ tin cậy c ủa các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đ ảm hi ệu quả của hoạt động. 2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ - Ngăn chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh c ủa doanh nghi ệp hi ệu quả hơn - Nhằm bảo đảm rằng các quy định của doanh nghiệp đ ược thực hi ện đúng - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy đ ịnh c ủa chế đ ộ kế toán. - Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng. đ ầy đ ủ, hợp lý, hợp l ệ và tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 3.1. Môi trường kiểm soát Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghi ệp. Các nhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái đ ộ, nhận thức cũng nh ư nhà quản lý doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội b ộ của doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống ki ểm soát nội bộ sẽ vận hành hiệu quả. 3.1.1. Đặc thù về quản lý Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý. Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghi ệp s ẽ có chính sách, chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức đ ược xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường ki ểm soát t ốt. Vì v ậy, đ ể thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt đ ộng của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có s ự ch ồng chéo giữa các bộ phận. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: x ử lý nghi ệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. 3.1.3. Chính sách nhân sự Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Chính sách nhân s ự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế đ ộ c ủa đ ơn v ị đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên của mình. Nếu nhân viên có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt thì quá trình kiểm soát không cần thực hiện mà vẫn đ ảm bảo các mục tiêu đ ề ra của ki ểm soát nội bộ. Nếu doanh nghiệp có chính sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc, thiếu trung thực thì hệ th ống kiểm soát không phát huy hiệu quả. 3.1.4. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. Công việc l ập và thực hiện kế hoạch đ ược tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và d ự toán đó sẽ tr ở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. 3.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và ki ểm tra thông tin về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Nếu bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì sẽ có những thông tin kịp thời về tình hình hoạt đ ộng của doanh nghiệp cũng như chất l ượng công tác kiểm soát. Vì vậy, để bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện được chức năng của mình thì nó phải thuộc một cấp cao, phải đảm b ảo tính độc l ập tương đ ối với bộ phậm được kiểm tra để không bị giới hạn chức năng của mình. 3.1.6. Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán bao gồm các thành viên trong b ộ máy lãnh đ ạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đ ồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực ki ểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính - Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đ ốc với các ki ểm toán viên bên ngoài. 3.1.7. Các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự ki ểm soát c ủa đ ơn vị nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà qu ản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục ki ểm soát n ội b ộ. Bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… 3.2. Hệ thống kế toán SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và l ập báo cáo tài chính.  Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đ ảm bảo các mục tiêu t ổng quát sau đây sẽ được thực hiện: - Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đ ều có sự phê chuẩn hợp lý - Tính có thật: Phải ghi chép những nghi ệp v ụ có th ật, không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đ ều phải được phản ánh đầy đủ. - Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đ ồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy đ ịnh - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: S ố li ệu kế toán đ ược ghi chép vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghi ệp.  Tính kiểm soát của hệ thống kế toán đ ược thể hi ện qua ba giai đoạn của quá trình kế toán: - Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu chứng từ đ ầy đủ, hợp l ệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ kính tế phát sinh. Tính kiểm soát được thể hiện chính là thông qua việc phê chuẩn chứng từ. - Ghi sổ kế toán: Là giai đoạn chính trong ti ến trình xử lý s ố li ệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng h ợp… đ ể chuẩn b ị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo. Sổ sách giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian gi ữa chứng t ừ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra chứng t ừ. - Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối của quá trình x ử lý nh ằm t ổng h ợp các số liệu trên sổ sách thành các chỉ tiêu trên báo cáo.  Một đặc trưng quan trọng của hệ thống kế toán đó là “ d ấu vết ki ểm toán” 3.3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đ ạo đ ơn v ị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đ ơn vị nhằm đ ạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Thủ tục kiểm soát thường bao gồm: 3.3.1. Kiểm soát về quản lý Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần đ ược phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cần có sự cách ly về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng quyền hạn. Ví d ụ: không đ ược bố trí thủ kho kiêm luôn nhiệm vụ mua hàng, phê chuẩn và thực hiện nghi ệp vụ, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo vệ tài sản,… - Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấp dưới đ ược giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất đ ịnh. Quá trình ủy quy ền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ th ống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn đảo bảo tính t ập trung của đơn vị. Đ ể tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh t ế phải đ ược phê chuẩn đúng đắn. 3.3.2. Kiểm soát về vật chất Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau: - Hạn chế tiếp cận tài sản. - Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro. - Kiểm kê tài sản định kỳ. - Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép. 3.3.3. Kiểm soát về sổ sách và ghi chép - Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp - Hình thức của chứng từ và sổ sách c ần đ ơn gi ản nhằm t ạo s ự thu ận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưng vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát. - Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán. - Cần có sự đối chiếu giữa các trình ghi chép đ ộc l ập và đ ối chi ếu gi ữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Phải đảm bảo ghi chép đúng các quan hệ đ ối ứng c ủa các nghi ệp vụ kinh tế phát sinh. 3.3.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá 3.3.4.1. Các rủi ro thường gặp Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán x ử lý b ằng máy. Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau: - Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đ ến vi ệc th ực hi ện các nghiệp vụ kinh tế. - Rủi ro trong xử lý thông tin: Là các rủi ro liên quan đ ến vi ệc ghi nh ận, xử lý dữ liệu và tổng hợp, lập báo cáo. + Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ. + Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do chương trình xử lý không chính xác. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương + Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính xác. Báo cáo có thể chuyển giao không đúng người nhận. - Rủi ro liên quan tới hệ thống: là những rủi ro liên quan đ ến vi ệc xây dựng, bảo dưỡng, phát triển và sử dụng hệ thống. + Rủi ro liên quan tới quy trình phát tri ển hệ thống: Hệ thống đ ược phát triển không đúng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hi ện, b ảo d ưỡng h ệ thống); hệ thống không đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. + Rủi ro liên quan tới nhân sự + Rủi ro liên quan tới thiết bị + Rủi ro liên quan tới dữ liệu hệ thống. • Hệ thống, dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại hoặc do vô tình s ử dụng không đúng kỹ thuật. • Hệ thống và dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hủy để sửa chương trình xử lý hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin. • Dữ liệu dễ bị mất do hư máy, do bị phá hoại hoặc ăn c ắp thi ết b ị lưu trữ. 3.3.4.2. Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn b ộ hệ thống xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng d ụng x ử lý nghiệp vụ. Kiểm soát chung đ ược thiết lập nhằm đ ảm bảo toàn bộ hệ thống thông tin trên máy tính được ổn đ ịnh và đ ược quản tr ị tốt. Thông th ường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau: - Xác lập kế hoạch an ninh - Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống - Kiểm soát dự án phát triển hệ thống - Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý - Kiểm soát truy cập hệ thống - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu - Kiểm soát truyền tải dữ liệu - Chuẩn hoá tài liệu hệ thống - Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống - Dấu vết kiểm toán - Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại 3.3.4.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính - Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Là các chính sách, thủ t ục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện t ừ khi có nguồn d ữ li ệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, c ần phải ki ểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu. + Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống c ần đ ược chuẩn y và phê duyệt một cách đ ầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử d ụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu; nghiệp vụ sau khi thực hi ện SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chi ếu với các ho ạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra… + Kiểm soát quá trình nhập liệu: ki ểm tra tính tuần tự khi nhập li ệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự đ ộng; thông báo l ỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,… - Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: ki ểm soát x ử lý ki ểm tra s ự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ t ục: ki ểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết,… - Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xu ất nhằm đ ảm bảo nôi dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu c ầu s ử d ụng thông tin; đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số t ổng ki ểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuy ển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quy đ ịnh hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp… II. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán 1.1. Xử lý các đơn đặt hàng Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty. Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và d ịch vụ đ ược mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các b ộ ph ận trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp đ ể nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất l ượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn đ ể xác đ ịnh các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một b ản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng. 1.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhi ệm vụ ki ểm tra số l ượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung c ấp và đ ối chi ếu với đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng l ập phi ếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng đ ược làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng đ ược chuy ển giao cho bộ phận kho hàng. 1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đ ơn mua hàng. Sau đó, ti ến hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số l ượng, quy cách, mẫu mã, đ ơn giá...) trên Hoá đơn bán hàng với các chứng t ừ g ốc liên quan nh ư Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hoá đ ơn và Phi ếu nhập kho là c ơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đ ơn thì dùng đ ể ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán). 1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại. Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt. 2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán - Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được. - Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp. - Nhân viên mua hàng có thể thông đ ồng với nhà cung c ấp đ ể nh ận khoản hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại. - Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng h ạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. - .Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đ ơn ghi sai s ố l ượng, giá tr ị hoặc phát hành hoá đơn đúp. - Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản gi ả mạo hoặc cho ng ười gi ả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền. - Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ đ ể chuy ển ti ền vào tài khoản mang tên một công ty không có thật. 3. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán 3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng - Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đ ến s ố hàng đã thực hiện. - Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đ ều đ ược ghi sổ đầy đủ. - Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên cơ sở giá gốc. - Mục tiều về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng đ ược ghi đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương - Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với quy định của chuẩn mực kiểm toán. 3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán - Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền đ ược ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận. - Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi ti ền mua hàng đ ược ghi sổ đ ầ y đ ủ . - Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán ti ền mua hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương 4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 4.1. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng 4.1.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát 4.1.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đ ơn đ ặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã,... của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đ ối chi ếu các thông tin trên Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán. 4.1.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ - Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự tr ước và đ ược đính kèm với các Hoá đơn tương ứng. - Hoá đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này. - Những hoá đơn liên quan đến hàng đã mua ( đã thuộc quyền ki ểm soát của đơn vị) nhưng đang trên đường vận chuyển cần đ ược quản lý riêng ở h ồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. - Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đ ến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời. 4.1.1.3. Mục tiêu về sự đo lường tin cậy - Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào. 4.1.1.4. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác - Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ. - Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng. - Đối với hàng đã nhập kho thì phi ếu nhập kho phải đ ược đính kèm v ới hoá đơn. - Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp ki ểm tra đ ịnh khoản trên hoá đ ơn trước khi ghi sổ. - Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán. - Đối chiếu số liệu về hàng mua vào gi ữa thủ kho v ới kế toán chi ti ết, và giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái. 4.1.1.5. Mục tiêu về sự khai báo - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng t ừ các bên liên quan như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết,... theo yêu c ầu c ủa VAS 26 “Thông tin về các bên liên quan”. 4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:  Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết - Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường) …  Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô t ả… - Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt) - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu) - Chọn nhà cung cấp có uy tín…  Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận - Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….  Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ) - Phê duyệt cam kết trả tiền - Theo dõi kế hoạch tiền mặt - Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi) - Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả - Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người ghi chép nghiệp vụ ….  Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp - Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty…  Một số thủ tục kiểm soát khác - Các báo cáo về các biến động bất thường : + Số mua hàng với từng nhà cung cấp + Tình hình giao hàng trễ + Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường) - Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho - Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu) - Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu) 4.2. Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán 4.2.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát 4.2.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh - Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng t ừ mua hàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đ ơn đã được tính l ại và đã được duyệt chi. - Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng. - Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng t ừ liên quan đến khoản chi. - Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi. - Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi. - Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”. - Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải đ ược bảo quản an toàn. 4.2.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ - Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương - Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp. 4.2.1.3. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác - Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền. - Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng ki ểm tra đ ịnh khoản trên chứng từ. - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan. 4.2.2. Các thủ tục kiểm soát khác. - Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng t ừ c ần đ ược đóng dấu ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục để kiểm soát . - So sánh số lượng trên hóa đơn với số l ượng trên báo cáo nhận hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận. - So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đ ơn đ ể đ ảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán. - Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán do bộ phận tài vụ đảm nhận. Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng : + Kiểm tra và chấp thuận thanh toán: do bộ phận kế toán đ ảm nhận. + Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do b ộ phận tài v ụ đ ảm nh ận. - Bộ phận tài vụ có nhi ệm vụ ki ểm tra mọi mặt về nghi ệp v ụ, s ự đ ầy đủ, hợp lý hợp lệ của chứng từ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh d ấu các chứng từ để chúng không bị sử dụng để tiếp tục chi quỹ lần 2. - Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đ ối chiếu gi ữa sổ chi tiết người bán với sổ cái. Việc đối chiếu đ ược thực hiện trên bảng t ổng h ợp chi tiết. Bảng này được lưu lại đ ể làm bằng chứng đã đ ối chiếu, cũng như t ạo thuận lợi khi hậu kiểm. - Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên s ổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp. 4.3. Các thủ tục trong điều kiện tin học hoá 4.3.1. Kiểm soát quá trình nhập liệu Hệ thống Thủ tục kiểm soát Mua hàng Kiểm tra sự đậy đủ - Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: “S ố yêu cầu”; “Mã hàng tồn kho”; “Số l ượng”; Ngày giao hàng” - Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay không: “Mã người bán”; “Tên người mua”; “Mã hàng hóa”; “Giá đ ơn v ị” Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán” Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn t ại dữ li ệu của: “Số đ ặt hàng”; “Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán” Thanh toánKiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: “Số đ ặt hàng”; “Số hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng ti ền thanh toán”; “Ngày chiết khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số hiệu TK”; “Số tiền TK” SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và nội dung hợp lệ. 4.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý Hệ thốn Chương trình Thủ tục kiểm soát g Mua Tạo đặt hàngĐếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin đ ặt hàng mua hàng mua mới = Số mẫu tin trong tập tin yêu cầu mua hàng + S ố mẫu tin từ các tập tin yêu cầu được tạo từ các chương trình tạo yêu cầu mua hàng tự động. NhậnSắp xếp theoĐếm mẫu tin: Số nghiệp vụ trong tập tin đầu vào trước hàng thứ tự khi sắp xếp = Số nghiệp vụ trong tập tin kết quả sau khi sắp xếp. Theo Đối chiếu; tạoĐếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin đ ặt hàng dõi chứng từ thanhmua chưa hoàn thành = Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa thanh toán và in đơn chưa xử lý. toán Đếm mẫu tin: Số mẫu tin giảm trong tập tin nhận hàng = Số mẫu tin tăng trong tập tin hóa đơn chưa xử lý. Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin hóa đơn chưa xử lý cũ = Số mẫu tin trong tâp tin hóa đ ơn chưa x ử lý mới + Số mẫu tin chứng từ thanh toán mới. Chi Lựa chọnĐếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin chứng từ thanh tiền chứng từ thanhtoán cũ = Số mẫu tin trong tập tin chứng t ừ thanh toán toán để thanhmới + Số mẫu tin nghiệp vụ chi tiền. toán 4.3.3. Kiểm soát kết quả đã được xử lý Hệ Chương trình Thủ tục kiểm soát thống Mua In đặt hàng mua Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin chi hàng tiết đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng trong Tạo đặt hàng. In đặttập tin đặt hàng. hàng. In báo cáo ghiKiểm soát theo từng bước xử lý: kiểm soát này chỉ chép áp dụng khi xử lý theo nhóm. Nhóm kiểm soát sẽ so sánh tổng Hash (tổng mã số các đ ặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép Nhận In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong báo cáo ghi chép = Số hàng mẫu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp vụ Sắp xếp. In báo cáoKiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát ghi chép sẽ so sánh tổng Hash (tổng số mã các đ ặt hàng) trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi chép. Thanh Đối chiếu, tạoĐếm mẫu tin: Số dòng trong nhật ký mua hàng = toán chứng từ thanh toán,Số mẫu tin được thêm vào trong tập tin chứng từ in chứng từ thanhthanh toán. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương toán Kiểm tra hợp lệ.Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát Sắp xếp, kết hợp vàsẽ so sánh tổng Hash (tổng số mã các đ ặt hàng) in chứng từ thanhtrong liệt kê sai sót, trong báo cáo kiểm soát với toán tổng Hash trong báo cáo hóa đơn chưa xử lý. Chi In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong bảng kê Check = Số tiền mẫu tin nghiệp vụ chi tiền Kiểm tra giới hạn: Đánh dấu các nghiệp vụ chi tiền có giá trị lớn để tạo chú ý cho nhóm kiểm soát dữ liệu Lựa chọn chứng từKiểm soát theo từng bước xử lý: Tổng tiền trong thanh toán. In nhậtcác Check đã phát hành = Tổng tiền trong các ký chi tiên. In Check chứng từ thanh toán SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà N ẵng I. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng - Ngày 01/07/1992 Công ty được thành l ập với tên gọi là chi nhánh Liên Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Đà Nẵng. Với một xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cung ứng thiết bị phụ tùng ngành may. - Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nh ập kh ẩu d ệt may Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng theo quy ết định số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng. - Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà N ẵng đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3203000715 ngày 08/08/2005. - Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu vi ệc chuy ển đ ổi hình th ức s ở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng. - Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty c ổ ph ần Vinatex Đà Nẵng - Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment Manufacturing Import Export Joint Stock Company - Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng - Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương 2. Đặc điểm tổ chức quản lí và đặc điểm hoạt động tại công ty 2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý 2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BAN QUẢN LÍ ISO CÁC ĐƠN VỊ CÁC PHÒNG BAN CÁC ĐƠN VỊ SẢN XUẤT CHỨC NĂNG KINH DOANH XN Nhà Nhà Xưởng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Trung Trung May máy máy thêu tự kinh kế tổ tài kỹ QA tâm tâm I, may may động doanh hoạch chức chính thuật thương kinh IIA, Phù Dung thị hành kế công mại doanh IIB, Mỹ Quất trường chính toán nghệ dệt điện III, may và IV điện lạnh Quan hệ trực tuyến Các cửa Các cửa Quan hệ chức năng hàng hàng 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban - Ban giám đốc  Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo tr ước Hội đ ồng quản trị.  Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đ ơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất l ượng; nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghi ệp, phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất.  Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh v ực hoạt đ ộng SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 16
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đ ốc và đ ại diện lãnh đ ạo công ty. - Các đơn vị sản xuất  Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: Có nhi ệm v ụ t ổ ch ức s ản xuất cho các đơn hàng công ty giao.  Nhà may Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành l ập theo quyết đ ịnh số 558/QĐ-TCHC ngày 18 tháng 09 năm 2003 của Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng l ực sản xuất, thực hiện các đơn đặt hàng do công ty giao và tự tìm kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất.  Xưởng thêu tự động: Có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn hoàn thiện sản phẩm. - Các phòng ban:  Phòng kinh doanh: Phụ trách việc kinh doanh thị tr ường trong nước; quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện các th ủ t ục giao nhận; hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu hàng hoá; đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng từ khâu ký kết h ợp đ ồng đến thực hiện, thanh lý hợp đồng.  Phòng tổ chức hành chính: Ttổ chức quản lý nhân s ự, nghiên c ứu đ ề xuất với Giám Đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao đ ộng, tổ ch ức b ộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, gi ải quyết các chế đ ộ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, b ảo v ệ.  Phòng Tài chính, Kế toán: Quản lý theo dõi, thực hi ện công tác tài chính kế toán tại đơn vị, tham mưu cho giám đ ốc công ty về hi ệu quả tài chính trong các dự án đầu tư. Theo dõi tình hình biến đ ộng, sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các c ơ quan qu ản lý, cơ quan thuế…  Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù h ợp v ới khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch.  Phòng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhi ệm ki ểm soát chất lượng cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đ ến đ ầu ra (thành phẩm).  Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch s ản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán, soạn thảo và tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xu ất kinh doanh của công ty, bao gồm cả sản phẩm FOB và nội địa. - Các đơn vị kinh doanh  Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý c ửa hàng, th ực hi ện kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần áo may mặc thời trang.  Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thi ết bị thuộc ngành may. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương 2.2. Đặc điểm hoạt động của công ty 2.2.1. Qui trình công nghệ của sản phẩm may: Nguyên Chuẩn Trải May Xử Đóng Nhập vật iệu bị sản vải, lý kiện kho xuất pha hoàn thành may cắt tất phẩm Công nhân sản xuất theo dây chuyền từ khâu chuẩn bị sản xuất ( nguyên vật liệu, thiết kế mẫu, thiết lập qui trình sản xuất...) đến khâu cuối cùng là đóng gói sản phẩm nhập kho. Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm tra chất lượng, số lượng. Phòng kỹ thuật công nghệ thiết kế qui trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, thiết lập sơ đồ cắt. Bộ phận cắt sẽ nhận nguyên vật liệu tại kho của công ty. Sau khi nhận về tiến hành xử lý, định lượng theo mẫu mã trên tài liệu kỹ thuật. Sau đó d ựa vào sơ đồ đã định lượng, trải vải lên tiến hành cắt.Bán thành phẩm sau khi cắt được tổ phó của mỗi tổ chuyển nhận cùng với phụ liệu kèm theo cho đúng số lượng. Từng tổ căn cứ trên mẫu đã được duyệt và tài liệu ký thuật được cung cấp tiến hành may, sau khi hoàn thành, KCS sẽ kiểm tra lại chất lượng sản phẩm. Nếu không đạt sẽ xử lý ngay đến khi đạt yêu cầu chất lượng. Sau đó sản phẩm đựoc giao cho xưởng hoàn thành làm nhiệm vụ ủi, sắp xếp, đóng thùng,... Với đặc điểm qui trình công nghệ như trên, một loạt sản phẩm đuợc tổ chức sản xuất trên một dây chuyền sản xuất khép kín từ bán thành phẩm c ắt đến sản phẩm may hoàn chỉnh. 2.2.2. Cơ cấu tổ chức các xí nghiệp may: Xí nghiệp Tổ cắt Tổ may Tổ KCS Tổ cơ Chức năng của các tổ: - Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu ký thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống. - Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty về tiến hành may. - Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm. SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 18
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương - Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng. 2.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty - Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng, công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ th ương mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho s ản xuất kinh doanh chính là may mặc, chính vì thế mà công ty đã thành l ập các cửa hàng kinh doanh thiết bị ngành may và các cửa hàng thương mại bán s ản phẩm của công ty ở trong nước. - Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sản xuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đ ơn vị khác nhằm mở r ộng s ản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ. - Mục tiêu hoạt động của công ty là thông qua hoạt đ ộng s ản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhằm đẩy mạnh sản xuất gia công hàng may mặc để đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước, góp phần t ạo công ăn việc làm cho người lao đ ộng và đ ảm b ảo kinh doanh có hiệu qu ả. Sản phẩm kinh doanh hàng may mặc chủ yếu của công ty là: áo Jacket, áo Polo, quần tây, đồ bộ thể thao… - Vinatex Đà Nẵng là đơn vị thành viên c ủa Tổng công ty d ệt may Vi ệt Nam và hoạt động theo điều l ệ của Tổng Công Ty. Nhưng công ty có quyền chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, t ự mình tìm kiếm thị trường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn. 3. Tổ chức hạch toán kế toán 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán Kế Kế Kế toán Thủ Kế toán Kế toán Kế toán các tổng hợp toán toán thanh quỹ công nợ TSCĐ đơn vị trực tiền kho toán thuộc gửi Quan hệ trực tuyến Quan hệ đối chiếu  Kế toán trưởng là có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám Đ ốc trong công tác tổ chức thực hiện toàn b ộ công tác kế toán; chỉ đ ạo ki ểm tra kiểm soát và chịu trách nhiệm đ ối với toàn bộ hoạt đ ộng của phòng tài chính kế toán trước Tổng Giám Đốc; ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo th ống kê và các tài liệu liên quan đến vi ệc thanh toán l ương, thưởng và các chi phí khác; kiểm tra hoạt động của các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán.  Kế toán tổng hợp: Theo dõi, tập hợp s ố liệu t ổng h ợp c ủa toàn công ty; tham gia quyết toán t ổng hợp s ố liệu và l ập các báo cáo tài chính. Kế SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 19
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương toán tổng hợp còn theo dõi tình hình bi ến đ ộng và sử dụng TSCĐ, tình hình xây dựng cơ bản tại công ty.  Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất vật t ư, thành ph ẩm, đ ịnh kỳ lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm.  Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ các khoản phải thu, phải tr ả của khách hàng, nhà cung cấp, lương nhân viên; các kho ản t ạm ứng và hoàn t ạm ứng của nhân viên.  Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết sự bi ến đ ổi của tài sản c ố định và nguồn hình thành tài sản cố định. Kiểm tra vi ệc sử dụng b ảo quản, sửa chữa tài sản cố định tại các bộ phận sử dụng.  Thủ quỹ: Giữ két tiền mặt của công ty, thực hiện việc thu chi ti ền mặt và báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào, l ập phi ếu thu, phi ếu chi, theo dõi biến động tiền mặt và định khoản. Cuối tháng lập báo cáo t ồn quỹ tiền mặt so với sổ quỹ.  Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng ti ền, vốn vay, v ốn trong thanh toán và công nợ khách hàng toàn công ty.  Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình bi ến đ ộng c ủa các tài khoản tại các ngân hàng.  Kế toán các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ công tác kế toán bao g ồm tổ chức hạch toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng t ừ, hạch toán chi ti ết và hạch toán tổng hợp các phần hành kế toán có liên quan được quy đ ịnh t ại đ ơn vị. Quan hệ giữa kế toán các đ ơn vị trực thuộc với kế toán văn phòng công ty thông qua các báo cáo kế toán. Các báo cáo này đ ược các đ ơn vị tr ực thu ộc l ập hàng tháng gửi về cho kế toán văn phòng công ty gồm: Báo cáo thực hi ện s ản xuất kinh doanh (Báo cáo nhanh) và Báo cáo giá thành. 3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Vinatex Đà Nẵng là một doanh nghiệp có quy mô t ương đ ối l ớn nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã l ựa chọn hình thức kế toán áp dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá. Trước đây sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng Proaccounting Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng t ừ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đ ược kiểm tra, xác đ ịnh tài kho ản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự đ ộng nhập vào s ổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán th ực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đ ối chiếu giữa số li ệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đ ảm b ảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đ ược nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ sổ kế toán đ ược in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.  Nguyên tắc khử trùng được áp dụng tại đơn vị: SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 20

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

LV.09: Bộ Luận Văn Tốt Nghiệp Chuyên Ngành Quản Trị Kinh Doanh

81 tài liệu

1643 lượt tải

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.