Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:120

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Vận dụng lý thuyết về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI 2004 để tìm hiểu, đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải Tp.HCM. Từ đó, đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------------------------- NGUYỄN THỊ HOÀNG ANH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM -------------------------- NGUYỄN THỊ HOÀNG ANH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS HÀ XUÂN THẠCH TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Trang PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 CHƯƠNG 1................................................................................................................7 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ CÔNG .......7 1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................................7 1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ ....................7 1.1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ ..........7 1.1.1.2. Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công . .............................................................................................................8 1.1.2. Khái niệm kiểm soát nội bộ.......................................................................9 1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ ...............................10 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát ........................................................................10 1.1.3.2. Đánh giá rủi ro ...................................................................................12 1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát ..........................................................................14 1.1.3.4. Thông tin và truyền thông .................................................................16 1.1.3.5. Giám sát .............................................................................................16 1.1.4. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ .....................17 1.2. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu tại Việt Nam .. .........................................................................................................................17 1.2.1. Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu ...............................17 1.2.2. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự nghiệp có thu .........................................................................................................20 1.3. Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công tại Việt Nam và những sự kiện có liên quan ..............................................................21 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ........................................................................................24 CHƯƠNG 2..............................................................................................................25
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ....................25 2.1. Tổng quan về trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM ...................25 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của trường ..........................................................27 2.1.3. Bộ máy tổ chức ........................................................................................29 2.1.4. Sứ mạng và mục tiêu phát triển của trường ..........................................30 2.1.5. Cơ cấu nguồn thu và chi của trường .....................................................31 2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM .....................................................................................................31 2.2.1. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................31 2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM ...................................................................................................33 2.2.2.1. Môi trường kiểm soát ........................................................................33 2.2.2.2. Đánh giá rủi ro ...................................................................................42 2.2.2.3. Hoạt động kiểm soát ..........................................................................44 2.2.2.4. Thông tin và truyền thông ................................................................49 2.2.2.5. Giám sát .............................................................................................51 2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM .............................................................................................................52 2.3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát kiểm soát nội bộ thông qua dữ liệu thứ cấp ..................................................................................................................52 2.3.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường thông qua dữ liệu sơ cấp ..................................................................................................................54 2.3.2.1. Môi trường kiểm soát............................................................................54 2.3.2.2. Đánh giá rủi ro ...................................................................................55 2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát ..........................................................................56 2.3.2.4. Thông tin và truyền thông .................................................................57 2.3.2.5. Giám sát .............................................................................................57 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ..........................................................58 CHƯƠNG 3..............................................................................................................61
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HCM ............................61 3.1. Quan điểm hoàn thiện ..................................................................................61 3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM .................................................................................62 3.2.1. Môi trường kiểm soát...........................................................................62 3.2.2. Đánh giá rủi ro.....................................................................................67 3.2.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................70 3.2.4. Thông tin và truyền thông ...................................................................72 3.2.5. Hoạt động giám sát ..............................................................................73 3.3. Các điều kiện để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường ..........74 3.4. Một số kiến nghị ............................................................................................75 3.4.1. Từ phía cơ quan Nhà nước.....................................................................75 3.4.2. Từ phía cơ quan chủ quản – Uỷ ban Nhân dân TP HCM ....................75 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................76 KẾT LUẬN CHUNG ..............................................................................................77 TÀI LIỆU THAM KHẢO
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh” là của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Hà Xuân Thạch. Đây là đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào. Tác giả: Nguyễn Thị Hoàng Anh
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Tiếng Việt BGH : Ban Giám hiệu CBVC : Cán bộ viên chức HS : Học sinh KSNB : Kiểm soát nội bộ NLĐ : Người lao động NSNN : Ngân sách Nhà nước SV : Sinh viên TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh UBND : Ủy ban nhân dân Tiếng Anh AAA : American Accounting Association AICPA : American Institute of Certified Public Accountants ASOSAI : Asian Organization of Supreme Audit Institutions CAP : Committee on Auditing Procedure COBIT : Control Objective For Information and Related Technology COSO : Committee of Sponsoring Organization ERM : Enterprise Risk Management Framework FEI : Financial Executives Institute GAO :Government Accountability Office IIA :Institute of Internal Auditors IMA : Institute of Management Accountants INTOSAI : International Organization of Supreme Audit Institutions ISACA :Information Systems Audit and Control Association SEC : Securities and Exchange Commission
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 2.1: Số lượng giảng viên, giáo viên cần có theo các năm học Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Sự liêm chính và các giá trị đạo đức” Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý và phong cách lãnh đạo (Ban Giám hiệu)” Bảng 2.4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Năng lực cán bộ viên chức” Bảng 2.5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức” Bảng 2.6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Chính sách nhân sự” Bảng 2.7: Bảng tổng hợp thu nhập bình quân qua các năm Bảng 2.8: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Đánh giá rủi ro” Bảng 2.9: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động kiểm soát” Bảng 2.10: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tại phòng Tài chính Kế toán Bảng 2.11: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Thông tin và truyền thông” Bảng 2.12: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Giám sát” Bảng 2.13: Thống kê kết quả tuyển sinh qua các năm học DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, LƯU TRÌNH Sơ đồ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường Cao đẳng Giao thông vận tải TP HCM Lưu trình Lưu trình 3.1: Lưu trình tổ chức dạy học Lưu trình 3.2: Lưu trình mua sắm, sửa chữa vật tư
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Đối với cơ sở giáo dục đại học Việt Nam hiện nay, trong bối cảnh có nhiều những biến động về kinh tế và những chính sách giáo dục cùng sự cạnh tranh gay gắt của các trường đại học, cao đẳng trong khu vực. Một trong những biện pháp quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo cũng chính là nâng cao chất lượng hoạt động của nhà trường là xây dựng công tác quản lý hữu hiệu và hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ với vai trò của nó đã và đang là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc giảm thiểu và kiểm soát những rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị. Cụ thể hơn, một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ đem lại cho đơn vị các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong mỗi hoạt động của đơn vị, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin; bảo đảm tính trung thực của các số liệu kế toán; bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra, ... Có thể nói, ở đâu có sự hoạt động của tổ chức thì ở đó có sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, hệ thống được xây dựng như thế nào, có phát huy hiệu quả hay không lại phụ thuộc rất lớn vào quan điểm và nhận thức của lãnh đạo đơn vị. Ở Việt Nam hiện nay, ngày càng nhiều các doanh nghiệp nhận thức được vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, đây là một xu hướng tích cực nhưng tại hầu hết các đơn vị hành chính sự nghiệp thì kiểm soát nội bộ vẫn chưa được quan tâm một cách đúng mức. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu thực trạng và đề ra các giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường góp phần để các hoạt động trong nhà trường thực hiện hiệu quả hơn, hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra.
2 2. Tổng quan nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả nhận thấy đã có nhiều những báo cáo khoa học, những luận văn, luận án về hệ thống kiểm soát nội bộ. Tác giả xin nêu ra một số nghiên cứu điển hình qua các năm như sau: Sephen J. Gauthier – Government Finance Review, 2006 – gfoa.org. Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ. Bài viết này chỉ ra những gì mà mỗi nhà quản lý tài chính khu vực công và thành viên hội đồng quản trị nên biết về kiểm soát nội bộ. Tác giả đã phân tích bản chất, trách nhiệm của kiểm soát nội bộ và đặt ra câu hỏi: Khi những nhà quản lý và hội đồng quản trị được giả định rằng họ có trách nhiệm về kiểm soát nội bộ thì làm thế nào để họ biết rằng đã thực sự hoàn thành nghĩa vụ của mình? Và kiểm soát bao nhiêu là đủ? Qua đó, tác giả cho rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ hoặc toàn diện là phải xác định năm thành phần quan trọng theo khuôn khổ của báo cáo COSO. Vũ Hữu Đức, 2007, Tăng cường kiểm soát nội trong các đơn vị thuộc khu vực công – Nhìn từ góc độ Kiểm toán Nhà nước trên website Hội Kế toán TP HCM. Bài viết này xem xét các mối quan hệ giữa hoạt động kiểm toán Nhà nước với vấn đề nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công để đề xuất một số hướng kết hợp hai hoạt động này nhằm phát huy cao nhất năng lực kiểm tra, giám sát của Nhà nước. Hồ Thị Thanh Ngọc, 2010. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây Dựng số 2. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM: o Giải quyết các vấn đề - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu vực công và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục đại học. - Xây dựng cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường dựa trên các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Phân công công tác quản lý đối với Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng. o Khoảng trống còn lại
3 Các giải pháp chưa cụ thể nên còn khó khăn trong việc áp dụng. Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2012. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM: o Giải quyết các vấn đề - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu vực công và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục đại học. - Hình thành định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể như: xây dựng bộ quy tắc ứng xử, xây dựng tiêu chí đánh giá theo KPI, xây dựng quy trình đối phó rủi ro, thành lập Ban Thanh tra chuyên trách. o Khoảng trống còn lại - Chưa xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị - Chưa xây dựng được báo cáo cho các bộ phận Phan Nam Anh, 2013. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Trung học Lương thực Thực phẩm. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM: o Giải quyết các vấn đề - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu vực công và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu. - Hình thành định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể: xây dựng bảng mô tả công việc, lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị, các báo cáo cho các bộ phận. o Khoảng trống còn lại - Chưa cập nhật lý luận của INTOSAI 2013 - Các biện pháp chưa thể hiện tính cần thiết cao. Nhìn chung, những nghiên cứu trên đây đều đi sâu vào tìm hiểu các vấn đề cụ thể về hệ thống kiểm soát nội bộ ở từng đơn vị. Tuy nhiên, các nghiên cứu còn chưa xây dựng được bảng mô tả công việc rõ ràng; công tác phân tích, rà soát chưa
4 sâu rộng. Do đó, trên cơ sở nghiên cứu và tham khảo các nghiên cứu trước, tác giả tiếp tục đi sâu tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường. 3. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004. Tìm hiểu, phân tích, đánh giá các hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM. Từ đó đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường. Để giải quyết các vấn đề này, tác giả đưa ra các câu hỏi nghiên cứu như sau: • Lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công đang vận dụng là gì? • Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM đang hoạt động như thế nào? • Những ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị xuất phát từ nguyên nhân nào? • Những giải pháp nào để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường? 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM. - Phạm vi nghiên cứu: trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM. - Thời gian nghiên cứu: tính đến nay, nhà trường đã hình thành và phát triển qua nhiều năm, tuy nhiên để đạt được hiệu quả trong việc nghiên cứu, tác giả chỉ tập trung vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường trong 3 năm học trở lại đây, từ năm học 2011-2012 đến năm học 2013-2014. 5. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu được sử dụng là phương pháp nghiên cứu định tính. Cụ thể với từng phần như sau: - Nghiên cứu các lý thuyết quốc tế và các quy định hiện hành của Bộ tài chính về kiểm soát nội bộ. - Tổng hợp và phân tích các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành và các luận văn, luận án về hệ thống kiểm soát nội bộ.
5 - Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường trên cơ sở: + Sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ để khảo sát thực trạng việc thực hiện kiểm soát nội bộ tại nhà trường. + Nghiên cứu các tài liệu về các quy định, quy chế trong công tác quản lý tại nhà trường. - Sử dụng phương pháp thống kê, mô tả để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường. - Trao đổi với một số lãnh đạo các phòng, ban và Ban Giám hiệu nhà trường để tìm hiểu sâu hơn về thực trạng, nguyên nhân của những hạn chế và định hướng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường. 6. Đóng góp của luận văn Vận dụng lý thuyết về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI 2004 để tìm hiểu, đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM. Từ đó, đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường. 7. Hạn chế của luận văn và định hướng nghiên cứu trong tương lai Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chung của toàn trường chứ không đi sâu vào nghiên cứu và hoàn thiện một quy trình nhất định tại nhà trường. Và những giải pháp hoàn thiện của luận văn được đưa ra từ những đánh giá của tác giả về thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của nhà trường và những quan điểm của một số lãnh đạo khi tác giả thực hiện trao đổi để tìm ra nguyên nhân và định hướng khắc phục những hạn chế chứ chưa thử nghiệm những giải pháp này vào một số hoạt động quản lý tại nhà trường bởi hạn chế về thời gian và kinh phí thực hiện. Do đó, định hướng nghiên cứu trong tương lai có thể là: hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong một số quy trình cụ thể tại nhà trường như: quy trình thu – chi tiền; quy trình mua sắm, quản lý vật tư, tài sản; quy trình đào tạo,… 8. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương sau: Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị công
6 Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM
7 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ CÔNG 1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ Vào những năm đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu kiểm toán. Tuy nhiên, tại thời điểm này, kiểm soát nội bộ chỉ được nhắc đến như là một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên. Đến năm 1936, khái niệm kiểm soát nội bộ đã được mở rộng trong một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): kiểm soát nội bộ là “các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách”. [1] Theo thời gian, việc nghiên cứu và đánh giá về kiểm soát nội bộ ngày càng được chú trọng. Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong công trình nghiên cứu này, AICPA đã mở rộng kiểm soát nội bộ là “cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp chận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý”.[1] Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán số 29: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”, trong đó lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán. Đến năm 1973, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán 1 đã đưa ra các định nghĩa về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. [1] Sau rất nhiều vụ gian lận gây tổn thất cho nền kinh tế, uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đưa ra đòi hỏi bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình cho công chúng. Theo đó cần phải có những tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Năm
8 1985, uỷ ban COSO thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên các báo cáo tài chính được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp: - Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) - Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA ) - Hiệp hội Các nhà quản trị tài chính (FEI) - Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA) - Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA) [1] Năm 1992, COSO phát hành báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu về lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng báo cáo đã tạo lập cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. Báo cáo đã đưa ra năm bộ phận của kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Báo cáo COSO 1992 đã là tiền đề cho hàng loạt các nghiên cứu phát triển về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời, như: - Phát triển theo hướng quản trị: COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp ERM năm 2001 (ban hành chính thức năm 2004), hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ năm 2008. - Phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: COSO 2006. - Phát triển theo hướng chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể: COBIT do ISACA ban hành năm 1996, phát triển kiểm soát nội bộ trong môi trường công nghệ thông tin, hay báo cáo của Ủy ban Basel 1998 vận dụng kiểm soát nội bộ trong ngân hành và các tổ chức tín dụng. - Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới đã xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về kiểm soát nội bộ, như báo cáo Turnbull 1999 ở Anh… [1] 1.1.1.2. Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Đối với khu vực công, kiểm soát nội bộ cũng rất được quan tâm. Một số quốc gia như Mỹ và Canada đã phát triển và công bố các hướng dẫn về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các đơn vị công lập.[7]
9 Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm 1953. Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), INTOSAI đã góp phần rất quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình: vai trò kiểm toán các tài khoản và hoạt động của chính phủ, thúc đẩy việc lành mạnh hoá trong quản lý tài chính và nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở từng quốc gia. Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn để kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp khác cũng như những thông lệ tốt nhất. Năm 1992, INTOSAI đã ban hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ áp dụng cho khu vực công. Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO và những điểm đặc thù của khu vực công. Hướng dẫn này được cập nhật vào năm 2001 và công bố vào năm 2004. Năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật và công bố áp dụng năm 2014. Tại Hoa Kỳ, năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã ban hành chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong chính quyền liên bang, nhằm đưa ra các quan điểm và hướng dẫn về kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công.[7] Năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI. Đến năm 1997, Việt Nam tham gia Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao Châu Á (ASOSAI).ASOSAI thành lập năm 1979, hiện nay có 45 thành viên. Từ tháng 10/2009, Việt Nam là thành viên Ban điều hành tổ chức này nhiệm kỳ 2009 – 2012. 1.1.2. Khái niệm kiểm soát nội bộ Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004 Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2013 Tương tự như hướng dẫn của INTOSAI 2004 tuy nhiên về mục tiêu của báo cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ
10 và biện pháp để giảm thiểu gian lận trong điều kiện áp dụng công nghệ cao, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ. Trong phạm vi của đề tài, người viết nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM dựa vào hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI 2004. Đây là tài liệu tích hợp các lý luận chung về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO. Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI 2013 cần có sự phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ cao, điều kiện nhà trường chưa phù hợp với hướng dẫn này. 1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI cũng đưa ra 5 bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh một sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong kiểm soát nội bộ. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Sự liêm chính và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua việc mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước. Ví dụ như: công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài…Nó tạo nên văn hóa của tổ chức. Nếu văn hóa này được xây dựng tốt, sẽ đem lại sự công bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các
11 yếu tố cơ hội phát sinh các gian lận, tham nhũng. Để làm được điều này, cấp quản lý trước tiên phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của cán bộ, nhân viên và cần phải phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp: các văn bản chính thức, nội quy, quy chế, … Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức thông qua các thể thức này. Năng lực nhân viên Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng chuyên môn cần thiết để đảm bảo cho nhiệm vụ được thực hiện có kỷ cương, hữu hiệu và hiệu quả, cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Các lãnh đạo cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hoá nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu kiểm soát nội bộ, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc. Triết lý và phong cách lãnh đạo Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo phản ánh thái độ, quan điểm, quy tắc ứng xử, sự độc lập, năng lực cũng như việc các nhà quản lý phải làm gương cho các nhân viên. Triết lý và phong cách lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng kiểm soát nội bộ là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngược lại nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng kiểm soát nội bộ không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến kiểm soát nội bộ. Kết quả là kiểm soát nội bộ chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
12 trong đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, và được thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau. Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu đã đề ra. Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động, không bỏ sót lĩnh vực nào cũng như không có sự chồng chéo giữa các bộ phận - Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận - Phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn vị đối với đội ngũ nhân viên. Biểu hiện của chính sách này thông qua: các hính sách tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, tiền lương, khen thưởng, phúc lợi, kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng rất lớn đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát, góp phần đảm bảo năng lực đội ngũ nhân viên, tính chính trực và các giá trị đạo đức… 1.1.3.2. Đánh giá rủi ro Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, ngành nghề nào đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ. Do đó, việc đánh giá rủi ro để tìm cách ứng phó là rất quan trọng. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những sự kiện tạo nên rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, qua đó xác lập các biện pháp thích hợp để đối phó với rủi ro. Quá trình này bao gồm các bước: Nhận dạng rủi ro