Luận văn:TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU - AT

Chia sẻ: Tieng Tran | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

216
lượt xem 41
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'luận văn:tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải á châu - at', tài chính - ngân hàng, ngân hàng - tín dụng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn:TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU - AT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA TÊN ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU - ATL Họ và tên sinh viên: Lê Hữu Tín Khoá: K47 Lớp: A14 MSSV: 0851015634 Giáo viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Phương Chi Tp. Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2011
LỜI MỞ ĐẦU Sau gần 35 năm Đổi Mới, Việt Nam đã và đang đạt được những thành tựu nhất định và đáng ghi nhận về mọi mặt, từ chính trị, ngoại giao đến kinh tế, đời sống văn hóa xã hội. Ngày 11 tháng 1 năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức Thương mại thế giới – WTO. Có thể nói, kể từ thời điểm sau 2 năm gia nhập WTO, hoạt động ngoại thương nói chung, đặc biệt hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam nói riêng có nhiều thuận lợi để phát triển. Năm 2007 – 2008, tốc độ xuất khẩu tăng nhanh hơn 2 lần so với tốc độ tăng GDP; tổng kim ngạch xuất khẩu và nhập khẩu cao gấp 1,6 lần so với tổng giá trị GDP. Những thành tựu kể trên có được một phần không chỉ nhờ những thuận lợi khách quan như những ưu đãi thuế quan, hàng rào phi thuế quan được dỡ bỏ, sự cạnh tranh bình đẳng khi Việt Nam tham gia vào WTO, chúng còn xuất phát từ tư duy nhạy bén, đổi mới của các thành phần kinh tế trước vận mệnh mới của đất nước. Tuy nhiên, mọi khâu sản xuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng cho đến việc xuất khẩu hay nhập khẩu, thực tế đã cho thấy bản thân các doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đến các khách hàng của mình ở các quốc gia khác nhau trên thế giới, vốn có đặc thù cách xa nhau về khoảng cách địa lý, đặc biệt là phải qua đường biển dài ngày. Chính vì tính chuyên môn hóa ngày càng cao của một nền kinh tế hội nhập, các công ty vận tải và giao nhận ở Việt Nam đã ra đời.Hiện nay, nước ta có hơn 1000 công ty tham gia vào ngành này, và cơ hội phát triển còn vô cùng tiềm năng, chưa được khai thác hết. 1 điều đáng lưu ý là 95% kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam được thông qua đường biển. Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 của thế kỉ XX trên thế giới đã rút ngắn thời gian truân chuyển và chuyên chở hàng hóa tại các cảng biển, đảm bảo an toàn và tránh thất thoát cho hàng hóa, giúp hàng hóa được phân phối và tiếp cận với khách hàng trên khắp thế giới nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Chính vì tính ưu việt đó, ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển đã trở thành phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng. Vì lý do đó, tác giả xin phép chọn đề tài: “TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL” để làm báo cáo thực tập giữa khóa. Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương chính sau: Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Thông qua bài báo cáo này, với thời gian 1 tháng ngắn ngủi thực tập tại công ty ATL, tác giả mong muốn được quan sát và tìm hiểu thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển của công ty cho các khách hàng của mình để đánh giá về tính ưu việt về thời gian và chi phí, qua cách bố trí nhân sự tham gia vào hoạt động kinh doanh này của công ty ATL, để từ đó có sự đối chứng và ứng dụng giữa lý thuyết đã được học so với thực tế. Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đại học Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh, cô giáo Nguyễn Phương Chi, và tập thể công ty ATL đã dành nhiều ưu ái, thời gian quý báu và tạo điều kiện tốt nhất để giúp tác giả hoàn thành bài báo cáo này. Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7, 2011 Sinh viên Lê Hữu Tín Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL) được thành lập và hoạt động vào ngày 17/03/2009. Dù mới ra đời nhưng công ty ATL lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải, logistics. Bên cạnh đó, công ty luôn có những khóa huấn luyện đặc biệt được tổ chức tại công ty nhằm giúp nhân viên nắm vững nghiệp vụ và nâng cao tay nghề trong quá trình làm việc. Hiện nay, công ty đang từng bước mở rộng mạng lưới của mình thông qua việc liên kết với các đại lý ở nước ngoài như: hệ thống Agent Intercargo (Hoa Kỳ), hệ thống Cargo Partner Logistics với hơn 37 quốc gia trên thế giới, Pilot Trans Global (Ấn Độ)… để thực hiện các nghiệp vụ giao nhận quốc tế một cách chuyên nghiệp. Công ty còn đẩy mạnh hoạt động môi giới thương mại giữa các doanh nghiệp nước ngoài với các doanh nghiệp trong nước để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó gia tăng thêm khách hàng giao nhận, vận tải với công ty. Tuy chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, nhưng công ty đã đạt được những thành quả nhất định về kinh doanh, có những bước đi ban đầu bền vững. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH Nhìn chung, các công ty forwarder đều tích hợp các giải pháp vận tải để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng trong thị trường logistics. Công ty ATL hoạt động như 1 nhà General Forwarder, kể cả thuê ngoài, tích hợp 5 loại hình sau: + Air Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không. + Air & Sea Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không và đường biển. + Consolidator: chuyên thực hiện, tích hợp các giải pháp cho các lô hàng lẻ (LCL) cả đường hàng không và đường biển. + Trucking Forwarder: chuyên thực hiện giải pháp giao nhận vận tải nội địa, giao nhận tận nhà, tận xưởng (door-to-door). + Broker: là các công ty forwarder chuyên thực hiện nghiệp vụ khai hải quan (customs). Bảng 1.1: TÓM TẮT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY ATL
Tên công Cty TNHH một thành viên giao nhận vận tải Á Châu ty Tên đối ASIA TRANSPORT LOGISTICS COMPANY ngoại LIMITED Tên viết tắt ATL Co., Ltd Website www.atltrans.com Điện thoại +84.8.3820 9905 Fax +84.8.3820 9906 Logo công ty Vốn kinh 1.800.000.000 đồng doanh Giấy phép kinh doanh 4104008667 số Mã số thuế 307768899 Mã số doanh 307768899 nghiệp Ngày cấp 17/03/2009 GPKD Người đại diện pháp Nguyễn Diên Hồng Ngọc lý
Địa chỉ 215/26 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh Văn phòng Lầu 1, tòa nhà GreenHouse – 62A Phạm Ngọc Thạch, đại diện Q.3 Ngành nghề kinh Dịch vụ đại lý tàu biển và vận tải biển; Dịch vụ vận tải doanh đa phương thức; Môi giới thương mại chính (Nguồn: Phòng chứng từ công ty ATL) III. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 1. Sơ đồ tổ chức của công ty Công ty ATL có 8 nhân viên tất cả, bao gồm cả ban giám đốc. Đội ngũ nhân sự công ty đều có trình độ đại học, cao đẳng, xuất thân và được đào tạo bài bản ngành vận tải giao nhận. Đây là 1 công ty có quy mô nhỏ, vì chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, có cấu trúc khá tinh gọn, sử dụng nhân sự đúng người đúng vị trí và tổ chức công ty được chia ra làm 3 phòng ban chính như sau: Sơ đồ 1.1: Giới thiệu tóm tắt tổ chức công ty ATL (Nguồn: Phòng chứng từ công ty ATL) 2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
+ Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận tải về cho công ty, tìm giá cước các hãng tàu, hãng hàng không cạnh tranh để cung cấp cho khách hàng, tìm kiếm, liên lạc, xây dựng và duy trì quan hệ với các đại lý, hãng tàu, lên kế hoạch kinh doanh cho công ty. + Phòng chứng từ: có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết cho các lô hàng giao nhận vận tải của khách hàng như vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi các đơn hàng từ lúc kí kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng cho đến lúc hàng đã được giao cho người nhận; chăm sóc, giải đáp và tư vấn thắc mắc cho khách hàng. + Phòng kế toán: có nhiệm vụ theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty, lên ủy nhiệm chi và phiếu nợ cước của khách, lập báo cáo kinh doanh hằng quý và năm. Riêng giám đốc công ty có nhiệm vụ bố trị nhân sự, theo dõi tiến độ kinh doanh, mở rộng quan hệ với các đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiến hoạt động xuất nhập khẩu, đem thêm khách hàng giao nhận vận tải về cho công ty. Cách bố trí nhân sự của công ty khá hợp lí. Vì là một công ty nhỏ, phòng sales chỉ do 2 nhân viên đảm nhận để bảo đảm lượng khách hàng và tìm kiếm thêm khách hàng mới trong khả năng cung cấp dịch vụ của công ty, mỗi người lo một mảng cước vận tải quốc tế xuất khẩu và nhập khẩu. Riêng phòng chứng từ, do lượng chứng từ cần xử lý và giải quyết cho khách khá lớn nên phòng này có lượng nhân viên nhiều nhất, gồm: 2 nhân viên lo chứng từ hàng xuất, 1 nhân viên lo chứng từ hàng nhập và 1 nhân viên chạy chứng từ (giao chứng từ cho khách, đi lấy container, v.v…). Ở phòng kế toán, do sổ sách công ty không nhiều nên công việc này do một nhân viên đảm nhiệm. Chức năng của giám đốc như đã nói ở trên đảm bảo cho công việc kinh doanh của công ty luôn ổn định. IV. TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011 1. Tình hình kinh doanh chung Công ty ATL được thành lập vào cuối quý I năm 2009, vì thế, tác giả xin được phép so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng của công ty trong 3 quý cuối năm trong 2 năm 2009 và 2010 (tính đến thời điểm này):
Biểu đồ 1.1: Kết quả kinh doanh công ty ATL trong 3 quý cuối năm 2009 & 2010 (Nguồn: Phòng kế toán công ty ATL) Năm 2009, công ty ATL bắt đầu đi vào hoạt động. Do khách hàng chưa biết nhiều đến công ty, cộng với hệ quả suy thoái kinh tế toàn cầu từ năm 2008 kéo dài sang năm 2009, số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu khá ít; do đó, doanh thu trong 3 quý cuối năm 2009 chỉ đạt 155.666,14 USD. Do công ty mới thành lập nên các chi phí đầu tư ban đầu cũng như các chi phí cố định khác như: chi phí thuê văn phòng, điện, nước, tiền lương nhân viên… khá cao. Vì thế, lợi nhuận thu về trong 3 quý cuối năm 2009 đạt 24.605,24 USD. Năm 2010, mặc dù có sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu (gấp 3 – 9 lần) so với cùng kỳ năm 2009 nhưng doanh thu mang về trong 3 quý cuối năm 2010 chỉ đạt 273.855,94 USD, tăng 1.76 lần so với năm 2009. Nguyên nhân là do trong thời điểm 2010, công ty phụ trách phần lớn các lô hàng xuất nhập khẩu ở thị trường châu Á là chủ yếu. Các tuyến vận tải quốc tế ở thị trường châu Á rất cạnh tranh nên công ty ATL chỉ có thể “mark-up” giá cước (làm giá) cho tuyến vận tải này ở mức chỉ từ 30 – 50 USD để thu hút khách hàng. Các chi phí cũng có sự gia tăng đáng kể, đặc biệt là chi phí bảo trì và chi phí sử dụng cho các thiết bị đầu tư ban đầu của công ty ATL.Đây có thể xem là một điểm yếu của công ty khi đầu tư vào các thiết bị chưa thật sự tiết kiệm. Đặc biệt, chi phí lương nhân viên gia tăng đột biến 71.557,13 USD, tăng gấp 2,46 lần so với cùng kỳ năm 2009 (29.050,9 USD). Điều này được giải thích vì lí do giám đốc công ty ATL trong năm 2009 quyết định không nhận lương thời gian đầu công ty mới thành lập.
Tuy nhiên, cuối năm 2009, lợi nhuận ròng của công ty đạt 24.605,24 USD nên giám đốc công ty ATL quyết định nhận lương trong năm 2010, làm chí phí lương tăng nhanh chóng. Vì nguyên nhân đó, trong năm 2010, công ty ATL lỗ và lợi nhuận ròng đạt mức âm là:-23.531,33 USD. 2. Tình hình kinh doanh giao nhận hàng xuất bằng container đường biển Hiện nay, công ty ATL đang cung cấp các dịch vụ chủ yếu và chủ lực của mình là: xuất nhập khẩu bằng vận tải biển (container), xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. Biểu đồ dưới đây cho thấy, công ty ATL đang có thế mạnh trong vận tải xuất nhập khẩu bằng đường biển với tỷ trọng là 39,12% cho hàng xuất và 35,36% cho hàng nhập. Trong khi đó, vận tải xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng thấp hơn với 3,37% cho hàng xuất và 22,15% cho hàng nhập. Như vậy, tỷ trọng hàng xuất bằng đường biển gấp hơn 10 lần hàng xuất bằng đường không, và con số đối với hàng nhập là 1,6 lần. Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay vì vận tải hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận tải tiết kiệm nhất, vì thông thường, chi phí thấp hơn 5 lần so với vận tải bằng đường hàng không.Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhu cầu của thị trường, công ty ATL không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằng cách thỏa thuận giá cước tốt nhất với các hãng tàu. 4% Air Export 35% 22% Air Import 39% Sea Import Sea Export Biểu đồ 1.2: Tỷ trọng dịch vụ của cty ATL trong 3 năm từ quý II – 2009 đến quý II – 2011
(Nguồn: Phòng chứng từ) Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL I. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL Dưới đây là các bước thực hiện quy trình xuất khẩu một lô hàng nguyên container bằng đường biển (FCL) tại công ty ATL, bao gồm dịch vụ cả dịch vụ vận tải nội địa (Trucking Inland):l Bảng 2.1: Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container đường biển tại công ty ATLcóiê Người thực GĐ MÔ TẢ CÔNG VIỆC hiện Phòng kinh Tìm kiếm khách hàng doanh Giai Phòng kinh đoạn Gửi bảng báo giá cho khách hàng doanh 01 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách Phòng kinh hàng doanh Giai Phòng kinh Nhận Booking Request từ khách hàng đoạn doanh 02 Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng Phòng chứng
đến từ Gửi Booking Request cho người chuyên Phòng chứng chở từ Người chuyên chở gửi Booking Người chuyên Confirmation cho ATL chở Phòng chứng Thông báo kết quả Booking cho khách hàng từ Cầm Booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp Phòng chứng container rỗng từ Ra cảng lấy container rỗng đưa về kho đóng Phòng chứng hàng và trở ra cảng từ Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai Phòng chứng từ khách hàng từ Lên tờ khai hải quan điện tử và gửi cho hải Phòng chứng quan từ Phòng chứng Giai Thông quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng từ đoạn 03 Phòng chứng Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra từ Phòng chứng Làm CO nộp phòng thương mại từ Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên Phòng chứng chở từ Người chuyên chở gửi MB/L và ATL kiểm Người chuyên tra MB/L chở Phòng chứng Gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến từ Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi Phòng kinh Giai tàu đi doanh đoạn Phòng kinh 04 Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến doanh Thông báo khách hàng khi hàng đến tay Phòng kinh
người nhận doanh Gửi debit note (giấy báo nợ) cho khách Phòng chứng hàng kiểm tra và xác nhận từ Giai Xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh đoạn Phòng kế toán toán 05 Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán Phòng kế toán để tính lợi nhuận Để rõ ràng, tác giả xin dẫn chứng quy trình thực hiện trong một trường hợp cụ thể, cho lô hàng mã số: ASE11050161, xuất khẩu 01 container 20’ DC - hàng máy móc cơ khí (Machine) của CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ NÔNG NGHIỆP BÔNG LÚA. 1 Xem phụ lục 1 Do công ty Bông Lúa có yêu cầu ATL thực hiện nghiệp vụ vận tải nội địa và khai hải quan nên quy trình xuất khẩu sẽ tiến hành các giai đoạn như sau: 1. .................................................................................................................. G iai đoạn 1 1.1 Tìm kiếm khách hàng Qua tìm hiểu trên các website xuất nhập khẩu, nhân viên kinh doanh biết công ty Bông Lúa chuyên sản xuất hàng hóa máy móc để xuất khẩu, nên chủ động liên lạc với công ty này để biết thị trường xuất khẩu. Công ty Bông Lúa thông báo sắp có một lô hàng máy móc xuất khẩu đi Sri Lanka, cảng đến là Colombo, đóng trong 1 container 20’DC. Nhận thấy thị trường xuất khẩu phù hợp với dịch vụ mà ATL cung cấp (quen nhiều hãng tàu có tuyến chuyên chở tương tự, có đại lý giao nhận tại nước nhập khẩu), nhân viên kinh doanh đề xuất đóng vai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa của Bông Lúa cho khách hàng của mình ở nước nhập khẩu, sau đó gởi thư giới thiệu, bảng báo giá cho Bông Lúa qua thư điện tử (email) và fax trực tiếp. 1.2 Gửi bảng báo giá cho khách hàng Nhân viên kinh doanh ATL gửi bảng chào giá sang cho công ty Bông Lúa.
Cước phí Vận tải chính (Ocean Freight) đến cảng Colombo của Sri Lanka là 850 USD/container 20’ DC, vận chuyển trong khoảng thời gian 14 ngày và đi vào thứ 6 hàng tuần. Chính vì ATL có mối quan hệ tốt với các hãng tàu nên cước phí của ATL rất cạnh tranh, so với thị trường cước chung cho lô hàng này thường là vào khoảng 950 đến 1000 USD. Vì vậy nên ngay sau khi chào giá, ATL đã nhận được sự đồng ý đặt chỗ của công ty Bông Lúa. 1.3 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng Sau khi thoả thuận giữa bên công ty Bông Lúa và công ty ATL đã đồng ý kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá. 2. Giai đoạn 2 2.1 Nhận Booking Request từ khách hàng From: Bong lua vn[mailto:bonglua@gmail.com] Sent: ThurG.P. SHIPPINGY, May 17, 2011 10:40 AM To: ATL Cc: dxlinh@baominh.com.vn Subject: Dear Mr./ Ms., Would you please send us booking as folows: Commodity: Machine Volume: 1x20’DC. POL/POD: HCM/ COLOMBO Thanks & Best Regards. Sau khi nhận được email booking của khách hàng, công ty ATL xác nhận việc đã nhận email từ khách hàng và bắt đầu tiến hành làm thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất khẩu của công ty Bông Lúa. 2.2 Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến Công ty ATL ký hợp đồng với công ty G.P. SHIPPING (PVT) LTD đóng vai trò làm đại lý của công ty ATL bên Colombo - Sri Lanka để phụ trách về lô hàng của công ty Bông Lúa.
Công ty ATL thông báo về ngày dự kiến lô hàng máy móccủa công ty Bông Lúa sẽ đến cảng Colombo của Sri Lanka là ngày 10/06/2011 cho công ty G.P. SHIPPING ở Sri Lanka biết để thông báo cho người nhận hàng ở Sri Lanka đến nhận hàng. Trong trường hợp lô hàng máy móc của công ty Bông Lúa, do điều kiện thanh toán thương mại quốc tế giữa công ty Bông Lúa và công ty Semuthu Argo là thanh toán bằng tín dụng chứng từ L/C (Letter of Credit) theo lệnh của ngân hàng Hatton National Bank ở Colombo (Sri Lanka), nên chỉ khi nào người nhận hàng chấp nhận thanh toán tiền hàng thì mới được lấy chứng từ và nhận được hàng bởi việc kí hậu House B/L của ngân hàng này. 2.3 Gửi Booking Request cho người chuyên chở Sau khi có được thông tin lô hàng từ công ty Bông Lúa Việt Nam, công ty ATL tiến hành gửi email booking cho hãng tàu APL về các thông tin như: tuyến đường vận tải (từ Hồ Chí Minh đến Colombo, Sri Lanka), volume (trọng tải của lô hàng), số lượng container, tình trạng lô hàng, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là 27/05/2011, đóng hàng ở kho. From: Kelly - ATL [mailto:kelly.phan@atltrans.com] Sent: Thur G.P. SHIPPINGY, May 17, 2011 11:21 AM To: Song_Le@apl.com Cc: ops@atltrans.com Subject: request from ATL Dear Mr. Song, Would you please send us booking to Colombo as follows: Com: Machine Volume: 1x20’DC ETD: 27-May Stuff: warehouse. Appreciate your reply soonest. 2.4 Người chuyên chở gửi Booking Confirmation2 cho ATL(xem phụ lục 2) Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty ATL, hãng tàu APL gửi email phản hồi đính kèm số booking: 74612095để thuận tiện trong việc quản lý
quá trình trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãng tàu APL chấp nhận việc booking của công ty ATL cho 01 container 20’DC dự kiến đi ngày 27/05/2011. Trong Booking Confirmation này, APL cũng cho biết ATL sẽ phải cầm Booking Confirmation này đến Asaco Thủ Đức/Rạng Đông để đổi container rỗng. 2.5 Gửi thông tin Booking cho khách hàng Sau khi nhận được thông tin trên, ATL sẽ thông báo cho Bông Lúa để công ty lo chuẩn bị hàng, khi ATL nhận được container rỗng sẽ chở đến nhà xưởng của Bông Lúa để đóng hàng vào container. 3. Giai đoạn 3 3.1 Cầm booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp cont rỗng Quá trình giao nhận container rỗng, Seal và Packing List diễn ra tại nơi cấp container rỗng Asaco Thủ Đức/Rạng Đông vào ngày 22/05/2011. Sau khi đã lấy được container, Seal và Packing List, công ty ATL cập nhật lại thông tin về số container và số Seal để hoàn tất thông tin chứng từ MB/L và HB/L sau này. 3.2 Ra cảng lấy cont rỗng đưa về kho đóng hàng và trở ra cảng Vì ATL nhận dịch vụ vận chuyển nội địa cho Bông Lúa, nên sau khi lấy container và chở về kho của Bông Lúa, sau khi đóng hàng, Bông Lúa sẽ hết trách nhiệm với hàng hóa, và mọi tổn thất, mất mát xảy ra sẽ do phía ATL chịu trách nhiệm. Sau khi hàng được đóng vào container xong, ATL sẽ chở hàng ra để hạ container tại ICD Transimex. 3.3 Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng và lên tờ khai Hải quan điện tử và gửi cho Hải quan3(Xem phụ lục 3) Trong quá trình đóng hàng công ty ATL liên hệ với công ty Bông Lúa để nhắc nhở phía công ty Bông Lúa về việc cung cấp các thông tin chứng từ cần thiết làm các thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) trước 2 ngày tàu chạy (ngày 27/5/2011). Các thông tin chứng từ cần thiết như: + Số container/ Số Seal: APZU3239490/APA8127889. + Sales Contract. + Commercial Invoice. + Packing List.(Xem phụ lục 4)
+ Chứng từ L/C. Các chứng từ này thông thường phải hoàn tất trước 2 ngày tàu chạy, đồng thời công ty ATL tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải như MB/L (giữa ATL và đại lý giao nhận ở Sri Lanka), HB/L (giữa ATL và Bông Lúa). Trước khi hoàn chỉnh và gửi tờ khai điện tử, ATL sẽ làm tờ khai nháp và gởi cho Bông Lúa kiểm tra, sau đó đính chính nếu có sai xót. 3.4 Thông quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng Việc đóng hàng vào container và hoàn tất các thủ tục hải quan, vô sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container đã chất hàng ra ICD Transimex chờ xếp lên tàu để xuất đi trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Trong trường hợp này, closing time là 23h59 26/05/2011, nên nội trong ngày này, ATL phải đưa container đến ICD Transimex. 3.5 Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra5 Khi đã có thông tin đầy đủ và những chứng từ có liên quan đến lô hàng Machine của công ty Bông Lúa như: Commercial Invoice, Packing List… thì công ty ATL sẽ tiến hành làm HB/L. Trên HB/L sẽ bao gồm các thông tin về Seal (công ty Bông Lúa Việt Nam), người nhận hàng (theo lệnh của ngân hàng Hatton National Bank, Sri Lanka) và bên thông báo (công ty Semuthu Argo). Tuy nhiên, công ty ATL sẽ làm HB/L nháp trước để gửi cho Bông Lúa kiểm tra và tiến hành xuất HB/L gốc khi công ty Bông Lúa hoàn tất việc kiểm tra và chấp nhận. 5 Xem phụ lục 5 3.6 Làm C/O nộp phòng thương mại6 Công việc này được thực hiện đồng thời với làm thủ hải quan, làm C/O nộp lên phòng thương vụ xin cấp C/O. Làm C/O mục đích để được giảm hoặc miễn thuế cho consigee khi làm thủ tục nhập khẩu. 6 Xem phụ lục 6
3.7 Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở Sau khi đã có thông tin về lô hàng máy móc từ công ty Bông Lúa, công ty ATL sẽ tiến hành gửi email toàn bộ thông tin đó, có đính kèm chi tiết làm MB/L cho hãng tàu APL: Booking 74612095 Ngoc - ATL [kelly.phan@atltrans.com] Sent: 26/05/2011 4:35 PM To: Song_Le@apl.com; Cc: ops@atltrans.com Dear Mr. Song, Please kindly find bill details as attached file, Pls draft bill and send to us for checking. Container no: APZU3239490/APA8127889 Vessel: MATHU BHUM V.036 Nội dung của MB/L sẽ bao gồm các thông tin về seal (công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu, Việt Nam), người nhận hàng (công ty G.P. SHIPPING (PVT) LTD), tên con tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số seal… 3.8 Người chuyên chở gửi MB/L và công ty ATL kiểm tra MB/L7 Dựa trên chi tiết làm Bill mà công ty ATL đã gửi, hãng tàu APL tiến hành hoàn tất MB/L và gửi cho công ty ATL kiểm tra Bill nháp trước khi in ra Bill gốc (original). Khi MB/L đã hoàn tất, hãng tàu APL sẽ thông báo cho ATL đến lấy MB/L. Khi đến hãng tàu lấy MB/L, ATL phải trả tất cả các phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu hộ APL phí seal, thu hộ APL phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận tải được thể hiện trong hóa đơn của hãng tàu. 7 Xem phụ lục 7 Lưu ý: Nếu làm cung cấp sai thông tin chi tiết làm bill, nên phải nhờ hãng tàu tu sửa bill sẽ bị phạt khoảng 500.000 VNĐ phí chỉnh sửa bill (Amendment fee). 3.9 Kiểm tra MB/L và gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, Commercial Invoice và Packing List thì công ty ATL sẽ tiến hành gửi toàn bộ số chứng từ hay (còn gọi là
gửi pre-alert) trên cho đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P. SHIPPING vào ngày ETD (ngày dự kiến tàu đi). Việc gửi pre-alert nhằm giúp đại lý nắm được thông tin lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu APL Sri Lanka. Đồng thời công ty G.P. SHIPPING liên hệ với người nhận hàng là ngân hàng Hatton National Bank để gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice). Ngân hàng Hatton National Bank thông báo lại cho người nhận hàng thực sự là công ty Semuthu Argo đến ngân hàng này để hoàn tất các thủ tục thanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice. 4. Giai đoạn 4 4.1 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi Hàng hóa sau khi thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”. Ngay sau khi hàng hóa được đưa lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty ATL sẽ tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (hay còn gọi là tracking cargo). Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lô hàng đang ở vị trí nào, dự kiến ngày hàng đến trong bao lâu cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của công ty ATL: www.atltrans.com chọn mục “Tracking Cargo”. Sau đó, chọn “container tracking” để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường biển, chọn link “APL Line” để truy cập vào website của hãng tàu APL. Khi đã vào website hãng tàu APL, nhập số container để kiểm tra tình trạng lô hàng. 4.2 .................................................................................................................. X ác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến Sau khi tracking cargo và nắm được ngày dự kiến hàng đến cảng Colombo của Sri Lanka là ngày 10/06/2011, công ty ATL sẽ liên hệ với Đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P. SHIPPING để thông báo về lô hàng sắp đến và phụ trách lô hàng đó cho đến khi người nhận hàng thực sự là công ty Semuthu Argo ở cảng đến hoàn tất việc nhận hàng. Đây được xem như là bằng chứng giao hàng để tránh những tranh chấp phát sinh sau này.Trong trường hợp, hàng bị thất thoát hay người nhận hàng có
đầy đủ bộ chứng từ nhưng không nhận được hàng thì công ty G.P. SHIPPING sẽ chịu trách nhiệm. 4.3 Thông báo khách hàng khi hàng đến tay người nhận thực sự Sau khi người nhận hàng thực sự ở Sri Lanka là công ty Semuthu Argo hoàn tất các thủ tục cần thiết để nhận hàng, Đại lý của công ty ATL bên Sri Lanka là công ty G.P. SHIPPING sẽ gửi email thông báo cho công ty ATL biết người nhận hàng đã nhận hàng. Công ty ATL nhận được thông báo từ đại lý ở Sri Lanka sẽ liên hệ với công ty Bông Lúa Việt Nam (Seal) bằng Email để thông tin về việc người nhận hàng ở Sri Lanka đã nhận hàng. Đây sẽ là bằng chứng cho việc nhận hàng của người nhận hàng ở Sri Lanka và là cơ sở để công ty Bông Lúa thanh toán tiền hàng với người nhận hàng ở Sri Lanka sau này. 5. Giai đoạn 5 5.1 Gửi Debit Note cho khách hàng kiểm tra và xác nhận và xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán8 Sau khi đã hoàn tất việc giao hàng đến tay người nhận thực sự là công ty Semuthu Argo, công ty ATL làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho công ty Bông Lúa để xác nhận các khoản phí. Khi gửi Debit note khách hàng thuận tiện hơn trong việc điều chỉnh nếu có phát sinh sai lệch. Sau khi công ty Bông Lúa đã xác nhận, ATL xuất hoá đơn VAT và yêu cầu công ty Bông Lúa thanh toán. 8 Xem phụ lục 8 5.2 Làm Shipping Request9 cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng xuất bằng đường biển. Bộ phận chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất một Shipping Request sau khi hoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham gia trong suốt quá trình giao nhận vận tải. Shipping Request này sẽ là cơ sở tính lời lỗ khi công ty ATL phụ trách vận chuyển một lô hàng nào đó.Sau khi hoàn tất, Shipping Request sẽ được chuyển về bộ phận Kế Toán.Trên cơ sở lời lỗ đó, bộ phận Kế Toán sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh của công ty. Cuối cùng, bộ phận chứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một
bảng “Lợi nhuận Statement” để lưu lại vào hồ sơ lô hàng, làm cơ sở để báo cáo sau này. Cụ thể, ở lần vận chuyển này, công ty ATL đạt lợi nhuận là 1.654.754,29 VNĐ. 9 Xem phụ lục 9 II. ĐÁNH GIÁ CHUNG 1. Ưu điểm Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển (FCL) tại công ty ATL khá chặt chẽ, các giai đoạn rõ ràng, từ khâu tìm kiếm khách hàng, đặt cước tàu, làm chứng từ, vận tải và theo dõi lô hàng, thanh toán. Công việc từng phòng ban hỗ trợ và bổ sung cho nhau. Cụ thể: Do có quan hệ tốt với các hãng tàu đi Sri Lanka, lô hàng nói trên được hưởng cước cạnh tranh, với chất lượng tốt, tàu cập cảng đúng thời điểm dự tính. Việc theo dõi hành trình của lô hàng nói trên có sự hỗ trợ từ hệ thống theo dõi (tracking & tracing) từ phía APL nên công ty ATL luôn cập nhật được tình hình vận chuyển và liên lạc cho khách hàng Bông Lúa. Vì Master B/L và House B/L ở dạng surrender, nên thuận tiện cho việc gửi vận đơn thông qua fax, giảm chi phí gởi trực tiếp bằng đường bưu điện hay đường hàng không. Đại lý G.P. SHIPPING (PVT) LTD hoàn thành đúng trách nhiệm của mình, từ việc nhận hàng từ APL ở cảng đến và thông báo kịp thời cho ngân hàng Hatton National Bank kịp xử lý để lô hàng đến với tay người nhận. Việc sử dụng hòm thư Outlook nội bộ chung công ty và các thành viên trong từng phòng ban nói riêng có địa chỉ mail riêng biệt, nên vừa thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ công việc nói chung, vừa có thể bổ sung, hỗ trợ cho nhau trong quá trình xử lý việc hợp đồng vận tải cho khách hàng. 2. Nhược điểm Tính tương tác của website công ty với khách hàng chưa cao, chưa giúp khách hàng có thể truy cập vào và tìm hiểu, chủ động liên hệ với công ty để được tư vấn dịch vụ giao nhận vận tải biển quốc tế, mà chỉ mới dừng lại ở việc cung cấp thông tin sơ lược về công ty và các lĩnh vực kinh doanh chính, nhìn chung khá nghèo nàn. Chính vì vậy, việc tìm kiếm khách hàng chỉ mới dừng lại ở một phía từ công ty