LUẬN VĂN TỐT NGHIỆPKHOA THƯ VIỆN THÔNG TINĐỀ TÀI Phát triển thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc TrăngSVTT: Nguyễn Thị Bích TrâmTrang 1.PHỤ LỤC Trang Lời giới thiệu:.................................................................................

Chia sẻ: Đỗ Tiến | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:34

Thêm vào BST

Báo xấu

341
lượt xem 66
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN ĐỀ TÀI Phát triển thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 1 .PHỤ LỤC Trang Lời giới thiệu:.............................................................................................................. 2 I. Giới thiệu: ................................................................................................................ 4 1. Giới thiệu trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng:.................................................... 4 2. Giới thiệu thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng: ...................................... 6 II. Nội dung:................................................................................................................ 7 1. Dán nhãn phân loại và mã vạch: .............................................................................. 7 2. Biên mục tài liệu:..................................................................................................... 8 2.1 Giới thiệu về Marc 21:........................................................................................... 8 2.2 Tìm hiểu về các thành phần trong Ilib: ................................................................. 10 2.3...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN TỐT NGHIỆPKHOA THƯ VIỆN THÔNG TINĐỀ TÀI Phát triển thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc TrăngSVTT: Nguyễn Thị Bích TrâmTrang 1.PHỤ LỤC Trang Lời giới thiệu:.................................................................................

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN ĐỀ TÀI Phát triển thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 1
PHỤ LỤC Trang Lời giới thiệu:.............................................................................................................. 2 I. Giới thiệu: ................................................................................................................ 4 1. Giới thiệu trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng:.................................................... 4 2. Giới thiệu thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng: ...................................... 6 II. Nội dung:................................................................................................................ 7 1. Dán nhãn phân loại và mã vạch: .............................................................................. 7 2. Biên mục tài liệu:..................................................................................................... 8 2.1 Giới thiệu về Marc 21:........................................................................................... 8 2.2 Tìm hiểu về các thành phần trong Ilib: ................................................................. 10 2.3 Những khó khăn khi biên mục tài liệu:................................................................. 15 3. Mã hóa tên sách:.................................................................................................... 20 4. Tóm tắt tài liệu: ..................................................................................................... 20 5. Phân loại tài liệu:................................................................................................... 20 III. Thuận lợi và khó khăn: ........................................................................................ 23 1. Thuận lợi:.............................................................................................................. 23 2. Khó khăn:.............................................................................................................. 23 IV. Cảm nhận về ngành thư viện: .............................................................................. 24 1. Quan hệ của cán bộ thư viện với giáo viên và các dịch vụ giành cho giáo viên: ..... 24 2. Quan hệ của cán bộ thư viện với học sinh và các dịch vụ giành cho học sinh: ........ 25 3. Nhiệm vụ của thư viện:.......................................................................................... 26 4. Nhiệm vụ của người cán bộ thư viện:..................................................................... 26 5. Cảm nghĩ qua ba tuần thực tập:.............................................................................. 26 V. Kết quả đạt được qua ba tuần thực tập: ................................................................. 30 VI. Đề xuất kiến nghị: ............................................................................................... 31 Lời cảm ơn: ............................................................................................................... 32 Nhận xét của người hướng dẫn: ................................................................................. 33 SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 2
LỜI GIỚI THIỆU Trước đây, trong quan niệm của nhiều người, Thư viện là nơi yên tĩnh đến ảm đạm, là kho chứa những cuốn sách cũ kỹ không chỉ hình thức sờn gáy, mờ chữ mà còn lạc hậu cả về nội dung. Hình ảnh một thư viện với rất nhiều, rất nhiều các cuốn sách được xếp theo cỡ và cất kỹ trong kho vẫn còn khá phổ biến, bạn đọc phải qua nhiều thủ tục mới được tiếp cận với sách, trong đó thủ tục mang tính nghiệp vụ nhất là hệ thống tra cứu thường được tổ chức thiếu chính xác, mang tính chủ quan, thái độ phục vụ thiếu nhiệt tình nếu không muốn nói là cửa quyền, cau có. Chính những điều đó tạo nên khoảng cách rất lớn giữa bạn đọc và sách, giữa bạn đọc và cán bộ thư viện. Mỗi thư viện như một ốc đảo, không liên kết, không phối hợp với thư viện bạn để tạo thành mạng lưới thư viện, bổ sung, chia sẻ thông tin cho nhau. Ngày nay sự phát triển của một quốc gia phụ thuộc chủ yếu vào năng lực và kỹ năng của nguồn nhân lực. Các thư viện trường học có nguồn tài liệu và trang thiết bị tốt đi đôi với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc nâng cao nhận thức về mục tiêu cơ bản của đất nước trong việc xây dựng và phát triển những thế hệ công dân tương lai có tri thức, sáng tạo, độc lập và năng động, những người sẽ làm chủ tương lai số hóa trong thế kỷ 21. Những con người đó sẽ giúp cho Việt Nam nâng cao tính cạnh tranh trong nền kinh tế tri thức toàn cầu và đảm bảo cho sự tăng trưởng và thành công bền vững của cả dân tộc Ngày nay, vai trò của thư viện đã thay đổi. Thư viện không chỉ là nơi giữ sách, thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy. Thư viện là nơi giữ gìn quá khứ và ngày mỗi ngày trở thành đường dẫn tới tương lai. Trong lịch sử tồn tại của mình, Thư viện trường học từ lâu đã khẳng định được chỗ đứng của mình trong việc giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh trong các trường phổ thông. Người ta thấy rằng thư viện trường học có tác động tích cực trong nhiều hoạt động khác nhau của nhà trường, bao gồm điểm số và khả năng học tập độc lập và tự mở rộng kiến thức. Các chương trình Thư viện hiệu quả và mạnh mẽ sẽ dẫn đến kết quả học tập tốt hơn bất kể điều kiện kinh tế xã hội hay là trình độ dân trí của người lớn tại cộng đồng đó. Sự hợp tác, phối kết hợp giữa giáo SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 3
viên và giáo viên thư viện có ảnh hưởng sống còn đến việc học tập của học sinh, đặc biệt là về mặt chuẩn bị giáo án môn học, việc bổ sung tài liệu của thư viện, việc cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp cho giáo viên. Chính vì vậy mà chúng em đã được thực tập tại trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng, Thư viên trường nằm trong hệ thống thư viện cao đẳng, đại học để chúng em có thể học hỏi những kiến thức mới và có thể đem lí thuyết ra thực hành SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 4
I. GIỚI THIỆU Trường CĐSP Sóc Trăng được thành lập từ năm 1975 với tên trường là Trung học sư phạm Hậu Giang. Đến năm 1992 khi chia tỉnh Hậu Giang cũ thành Cần Thơ và Sóc Trăng, trường đổi tên là Trường Trung học sư phạm Sóc Trăng. Từ ngày 26/4/2001 trường được nâng cấp thành Trường CĐSP Sóc Trăng. Trường đặt cơ sở tại số 77, tỉnh lộ 8, thị trấn Mỹ Xuyên, huyện Mỹ Xuyên, tỉnh Sóc Trăng (cách Thành phố Sóc Trăng 4 km). Hiện nay trường có 112 cán bộ, giảng viên, nhân viên với 65 giảng viên đứng lớp trong đó có 01 nghiên cứu sinh với hơn 30 giảng viên đã và đang theo học trình độ thạc sĩ. 1. Giới thiệu trường cao đẳng sư phạm Sóc Trăng Cơ cấu tổ chức của trường - Ban giám hiệu Hiệu Trưởng : ThS Huỳnh Hữu Nhị Phó Hiệu trưởng : ThS Lý Thị Đào - Các phòng :  Phòng Đào tạo-Nghiên cứu khoa học  Phòng Tổ chức - Hành chính  Phòng Quản lý HS-SV - Các khoa, tổ chuyên môn  Khoa Tự nhiên  Khoa Xã hội  Tổ Lý luận chính trị  Tổ Môn chung  Tổ Mầm non  Tổ Anh văn  Tổ Giáo dục thể chất-Giáo dục quốc phòng - Các đơn vị trực thuộc khác  Trung tâm hỗ trợ học tập SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 5
 Trung tâm ngoại ngữ - Tin học  Trường Thực hành sư phạm . Các ngành đào tạo Trường CĐSP Sóc Trăng là trường đào tạo đa ngành, đa cấp. Các ngành đào tạo CĐSP: Toán - Lý, Tin- Lý, Hóa Sinh, Thể dục - Sinh, Sinh - Thể dục, Thể dục - Công tác Đội TNTP Hồ Chí Minh, Địa-Sử, KTCN- Lý, KTNN- Sinh, Công nghệ, Văn- Sử, Anh văn, Âm nhạc, Mĩ thuật, Mầm non, Tiểu học, GD công dân-Sử…; Các ngành cao đẳng ngoài sư phạm: Thư viện-Thông tin, Tin học và Anh văn; Đào tạo trung cấp: Trung cấp sư phạm các ngành Mầm non, Tiểu học, Âm nhạc, Mĩ thuật, Thể dục và đào tạo giáo viên Tiểu học dạy song ngữ Việt và Khmer. Ngoài ra trường còn liên kết đào tạo đại học hệ chính quy, vừa làm vừa học với trường đại học Cần Thơ, đại học sư phạm thể dục thể thao thành phố Hồ Chí Minh, Đại học sư phạm thành phố Hồ Chí Minh, đại học Đồng Tháp v.v… Trường còn mở các lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý trường Mầm non, Tiểu học, trung học cơ sở, bồi dưỡng chuẩn hóa cho đội ngũ CB quản lý và giáo viên trong tỉnh. Thành tích của trường Về tập thể: Nhiều năm liền Trường đạt trường tiên tiến xuất sắc được UBND tỉnh tặng Bằng khen. Năm 2001 được nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, nhận nhiều Bằng khen của Bộ GD - ĐT về hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng. Năm 2009 được Nhà nước tặng huân chương lao động hạng 3. Các tổ chức, đoàn thể: Đảng bộ luôn đạt Đảng bộ trong sạch vững mạnh, Công đoàn đạt Công đoàn vững mạnh được Công đoàn giáo dục Việt Nam tặng Bằng khen nhiều năm liền, Đoàn thanh niên và Hội sinh viên … đều đạt vững mạnh. Về cá nhân: có 1 cá nhân được phong tặng Nhà giáo ưu tú (đã về hưu). Hơn 30 CB-GV được tặng huy chương, kỷ niệm chương Vì sự nghiệp giáo dục, có 3 GV đạt GV giỏi TCCN toàn quốc, bình quân mỗi năm có từ 12 đến 20 GV đạt GV giỏi, chiến sĩ thi đua cấp cơ sở. SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 6
2. Thư viện trường CĐSP Sóc Trăng Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng là một bộ phận của Trung tâm Hỗ trợ Học tập (KLF). Thư viện có một phòng đọc tổng hợp bao gồm phòng mượn hoạt động theo hình thức kho mở, vì thế tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc tra tìm tài liệu. Nguồn tài liệu của thư viện hiện nay khá phong phú đáp ứng được nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dạy của giảng viên – sinh viên nhà trường. Bên cạnh kho mở, tài liệu còn được lưu trữ ở hình thức kho đóng nối liền với kho mở điều này đã tạo nên thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng trong việc cán bộ thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc. Vốn tài liệu của thư viện hiện là 4.567 đầu sách với 66.782 bản sách gồm có: giáo trình đào tạo giáo viên tiểu học và trung học cơ sở, sách giáo khoa – giáo viên – thiết kế bài soạn các môn từ lớp 1 đến lớp 9, sách giáo khoa ban cơ bản và nâng cao từ lớp 10 đến lớp 12, từ điển, sách tham khảo các ngành như: Toán, Sinh, Hóa, Lý, Kĩ thuật, Tin học, Anh văn…, ngoài ra còn có các tài liệu nghe nhìn, báo – tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học và các loại tài liệu khác… Số lượng tài liệu của thư viện thường xuyên được bổ sung và tăng thêm hằng năm, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu ngày càng cao của đội ngũ giảng viên và đông đảo sinh viên nhà trường. Bên cạnh hoạt động chuyên môn, thư viện cũng thường xuyên thực hiện các chương trình ngoại khóa như giới thiệu sách, “Thư viện giao lưu cùng bạn đọc”. Có thể nói chương trình không những tạo được sân chơi bổ ích cho các bạn sinh viên sau những giờ học, mà còn giúp mối quan hệ giữa thư viện và bạn đọc trở nên thân thiện, sâu sắc hơn. Mặt khác, chương trình còn giúp thư viện nắm bắt được những thông tin phản hồi từ phía bạn đọc, kịp thời sửa đổi bổ sung nhằm hoàn thiện hơn các hoạt động của mình, phục vụ tốt hơn nhu cầu thông tin của bạn đọc. Trong thời gian tới thư viện sẽ cố gắng thực hiện chương trình “Hội nghị bạn đọc”, hy vọng sẽ nhận được sự ủng hộ, đóng góp nhiệt tình của quí bạn đọc! Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hoạt động, với phần mềm quản trị thư viện tích hợp (ILIB), thời gian qua thư viện đang tiến hành nhập cơ sở dữ liệu, quản lí tài liệu, chắc chắn trong một thời gian không xa bạn đọc có thể tra SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 7
tìm trực tuyến nguồn tài liệu của thư viện thông qua mạng OPAC. Thực hiện được điều này thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng sẽ tiến lên một bước trưởng thành mới, một sự khởi đầu của quá trình tự động hóa, thư viện sẽ thêm cơ hội và khả năng có thể tiếp cận và trao đổi thông tin với các thư viện trong cả nước và xa hơn là cơ hội giao lưu, chia sẽ thông tin với các thư viện trên thế giới, nhằm tạo dựng nguồn dữ liệu phong phú đáp ứng tối đa nhu cầu học tập nghiên cứu ngày càng cao của bạn đọc. Tổng quang về thư viện: Hiện nay thư viện trường sắp xếp tài liệu theo môn loại thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu của sinh viên và giảng viên học tập nghiên cứu, học có thể tìm kiếm tài liệu theo chuyên ngành và lĩnh vực mình quan tâm vì mỗi kệ sách thư viện điều có dán những tờ giấy ghi chú để bạn đọc biết sách trên kệ thuộc chuyên ngành nào. Ví dụ: 510 – Toán học 900 – Lịch sử, Địa lí 100 – Triết học, tâm lí học II. NỘI DUNG 1. Dán nhãn phân loại và mã vạch Đây là công việc đầu tiên em được phân công làm khi thực tập tại trường Cao Đẳng Sư Phạm, khi làm công việc này em đã gặp không ít khó khăn như:  Số lượng tài liệu quá nhiều và để ở nhiều nơi nên khi tập hợp tài liệu đã có nhiều thiếu sót khi không tập hợp đủ số lượng tài liệu có trong danh sách nên khi dán nhãn phân loại bị thiếu nhãn. Ví dụ: “Người đã khói sương” thiếu 1 nhãn, “Nguyễn Khuyến thơ và lời bình” thiếu 1 quyển.  Do tập hợp không đủ số lượng nên khi dán nhãn đăng kí cá biệt không thể liên tục. Tuy nhiên khi làm những công việc này em cũng đã học hỏi được nhiều điều như: Biết làm dụng cụ để có thể dán nhãn ngay ngắn và nhìn vào đẹp mắt hơn. Không chỉ thế khi gặp khó khăn trong việc dán nhãn và tập hợp sách đã giúp em biết được khi làm việc gì cũng phải cẩn thận tìm kiếm cho cẩn thận không phải mất thời SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 8
gian khi phải tìm kiếm lại, phải biết phối hợp cùng bạn để công việc diễn ra nhanh chóng. Việc dán nhãn phân loại giúp cho cán bộ thư viện có thể tìm kiếm tài liệu giúp cho bạn đọc nhanh hơn. 2. Biên mục tài liệu 2.1 Giới thiệu về Marc 21 Trong những năm qua các thư viện và các cơ quan thông tin ở Việt Nam đã xây dựng rất nhiều cơ sở dữ liệu nhưng những cơ sở dữ liệu này bước đầu chỉ phục vụ hoạt động tra cứu nội bộ không có khả năng tích hợp, trao đổi vì vậy chúng ta gặp nhiều khó khăn trong chia sẻ nguồn lực thông tin và trao đổi quốc tế. Một trong vấn đề đặt ra là phải chuẩn hóa hoạt động biên mục cụ thể là thống nhất xây dựng mục lục đọc máy. Ngày 22-23/11/2001 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu và Công nghệ Quốc gia các thư viện Việt Nam đã tổ chức hội thảo quốc gia "Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam". Tại hội thảo này các thư viện Việt Nam đã đi đến thống nhất áp dụng khổ mẫu MARC21 để xây dựng MARC Việt Nam. Việc các thư viện Việt Nam đi đến thống nhất lựa chọn khổ mẫu MARC21 để xây dựng khổ mẫu biên mục quốc gia Việt Nam là một quyết định quan trọng và đúng đắn. Từ tháng 11/2003 Thư viện Quốc gia được trang bị phần mềm Ilib với các môdun cơ bản: bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lí kho, opac, quản trị hệ thống do công ty máy tính CMC cung cấp. Khi sử dụng phần mềm này đồng thời thư viện cũng tiến hành sử dụng khổ mẫu MARC21 để biên mục. Trước khi sử dụng Thư viện quốc gia phối hợp với công ty CMC và ông Vũ Văn Sơn mở các lớp tập huấn sử dụng MARC 21 theo tài liệu hướng dẫn " Kiến thức cơ bản về MARC21" do CMC biên soạn năm 2001, và "Tài liệu tập huấn biên mục theo MARC21" do ông Vũ Văn Sơn biên soạn năm 2003, "MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục" do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia dịch và xuất bản năm 2005. Hiện nay toàn bộ hơn 200 nghìn biểu ghi của Thư viện đã chuyển đổi sang khổ mẫu MARC 21. - Định Nghĩa: Khổ mẫu biên mục máy tính đọc được (MARC - Machine Readable Cataloguing) là các tiêu chuẩn dùng để trình bày thông tin thư mục và SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 9
thông tin liên quan đến sách và các tài liệu thư viện khác dưới dạng máy tính đọc được và để trao đổi dữ liệu giữa các máy tính.  Chuẩn MARC21 là chuẩn mới của MARC, hiện đang được sử dụng nhiều ở các thư viện trên thế giới. - Tầm Quan Trọng Của MARC Khổ mẫu MARC cho phép các thư viện:  Mô tả nguồn tin theo khổ mẫu để cho phép thư viện in, hiển thị chính xác các biểu ghi mục lục.  Tìm kiếm và truy tìm một số loại thông tin từ những trường dữ liệu đặc thù.  Có một khuôn dạng chung để chia sẻ các nguồn tin thư mục với các thư viện khác có thể.  Dễ dàng chuyển đổi sang hệ thống thư viện khác mà không cần mã hoá lại các biểu ghi. - Những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng MARC 21 :  Thuận lợi: + MARC 21 là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại hình tài liệu thư viện không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trường dữ liệu đặc thù cho phù hợp; Khả năng chia sẻ và sử dụng các biểu ghi thư mục giữa các thư viện với nhau được dễ dàng không chỉ giữa các thư viện trong nước mà cả với thư viện nước ngoài + Tài liệu khổ mẫu MARC21 rút gọn xuất bản 2005 có bổ sung một số công cụ hỗ trợ tạo thống nhất cho người biên mục: danh mục mã ngôn ngữ theo tiêu chuẩn ISO 639-2; mã nước theo tiêu chuẩn ISO 3166; từ và cụm từ viết tắt dùng trong biên mục; nguồn hệ thống phân loại, thuật ngữ.  Khó khăn: + Một số vấn đề về tiêu đề mô tả hình thức (đối với sách) theo qui tắc mô tả của Việt Nam khi chuyển sang biên mục trên MARC21 không biết xếp vào đâu cho đúng với qui tắc biên mục của Việt Nam như tài liệu pháp luật, tài liệu tiêu chuẩn … + Đối với tài liệu luận án khoa học trước kia theo isis cơ quan bảo vệ thường để sau vùng thông tin về trách nhiệm sau dấu gạch xiên nay chuyển sang MARC21 SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 10
lại để ở phần phụ chú như vậy sẽ ảnh hưởng đến các vị trí trong mô tả trên phiếu mục lục truyền thống. Mặt khác, theo qui tắc mô tả của Việt Nam và của MARC21 có sự khác nhau về mô tả vị trí giữa nơi, năm hoàn thành luận án và nơi, năm bảo vệ. + Trong MARC 21 rút gọn xuất bản 2005 có ví dụ mô tả luận văn nhưng chưa có sự phân biệt rõ ràng và còn trùng lặp giữa trường 260 và 502. Đây là dạng tài liệu không công bố nên không có nhà xuất bản nhưng trong ví dụ tại trường 260$b ghi [K.nh.x.b.] + Giữa mã tên nước, mã ngôn ngữ in trong phụ lục của MARC 21 rút gọn và của chuẩn MARC21 không giống nhau sẽ dẫn đến việc không thống nhất trong biên mục gây khó khăn cho người biên mục 2.2 Tìm hiểu các thành phần trong phần mềm iLib Ilib một giải pháp tích hợp, gồm nhiều phân hệ thực hiện các chức năng đầy đủ của cơ quan thông tin - thư viện. Các phân hệ trong Ilib là độc lập, có chế độ phân quyền cho người sử dụng, nhưng có khả năng liên kết với nhau trong những chức năng nghiệp vụ liên quan.  Biên mục mọi loại tài liệu theo MARC21.  Biên mục đa ngôn ngữ dựa trên Unicode TCVN6909.  Hỗ trợ nhập liệu: Trợ giúp và kiểm tra.  Quản lý quy trình công việc.  Đáp ứng các tiêu chuẩn mô tả biên mục ISBD, AACR2, TCVN7434-89  Hỗ trợ đa khung phân loại DC, UDC, BBK, LC, NLM  Hỗ trợ từ khoá không kiểm soát.  Kiểm soát nhất quán (authority control) theo MARC21  Xuất nhập dữ liệu với CDS/ISIS, MARC21, UNIMARC  In các sản phẩm thư mục. SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 11
Các trường trong một biểu ghi “Bổ sung tài liệu”:  020 Số sách theo tiêu chuẩn quốc tế ISBN a - Số ISBN c - Điều kiện thu thập  041 Mã ngôn ngữ a - Mã ngôn ngữ của chính văn, của rãnh âm thanh hoặc nhan đề riêng biệt  082 Kí hiệu phân loại thập phân Dewey (DDC) SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 12
2 - Lần xuất bản a - Ký hiệu DDC b - Số thứ tự của tài liệu  100 Tiêu đề chính – Tên cá nhân a Tên cá nhân e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan  110 Tiêu đề chính – Tên tập thể a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền b Tên đơn vị trực thuộc  245 Nhan đề chính a Nhan đề (KL) b Phần còn lại của nhan đề c Thông tin trách nhiệm n Số phần/loại của tài liệu p Nhan đề của phần/loại  246 Dạng khác của nhan đề a Nhan đề chính/nhan đề giản lược  250 Lần xuất bản a - Lần xuất bản  260 Địa chỉ xuất bản, phát hành a Nơi xuất bản, phát hành b Nhà xuất bản, phát hành c Năm xuất bản, phát hành  300 Mô tả vật lí a Khối lượng b Các đặc điểm vật lý khác c Kích thước e Tài liệu kèm theo  490 Thông tin tùng thư a Thông tin tùng thư SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 13
v Số tập/số thứ tự  500 Phụ chú chung a Phụ chú chung (KL)  520 Tóm tắt chú giải a Nội dung bài tóm tắt/ chú giải  650 Tiêu đề bổ sung chủ đề - Thuật ngữ chủ đề 2 Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ a Thuật ngữ chủ đề hoặc địa danh  653 Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát a Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát  700 Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân a Tên cá nhân e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan  710 Tiêu đề bổ sung tên tập thể a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền dùng làm tiêu đề b Tên đơn vị trực thuộc  773 Tài liệu chủ a Tiêu đề chính d Địa chỉ xuất bản t Nhan đề  904 Thông tin tạp chí i Người nhập SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 14
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ta tiến hành “Đánh chỉ mục”, sau đó chọn “Ghi/ Đặt sách”. Màn hình sẽ hiện hộp thoại: Ta chọn “Ghi”, nếu trùng dữ liệu sẽ hiện hộp thoại thông báo. Lúc này, ta tiến hành “Tra trùng” để xác định tên sách nhập trùng để tìm hướng giải quyết. Nếu quá trình ghi dữ liệu thành công, ta tiến hành “Đăng kí cá biệt” cho quyển sách. Các tài liệu trong thư viện Trường Cao Đẳng Sư Phạm Sóc Trăng được đăng kí theo kí hiệu kho và trung tâm học tập KLF cụ thể như sau: Kho đọc: KD.. Ví dụ: KD.006236 Kho mượn: KM. .. Ví dụ: KM.015188 Trong suốt quá trình thao tác, nếu có bất cứ trục trặc gì sẽ có hộp thoại thông báo. Bởi thế, không nên vội vàng mà phải cẩn thận, đọc kĩ các thông báo để tìm cách giải quyết. SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 15
Sau khi biên mục đầy đủ các thông tin, ta tiến hành ghi lại và đưa nó lên hệ thống tra cứu trực tuyến. Để làm được việc này, ta chọn “Duyệt” ở thẻ “Tình trạng”. Sau đó “Đánh chỉ mục” và “Ghi lại”. *Chú ý: Bất cứ mọi thay đổi phải được ghi lại, nếu không muốn ghi lại thì chọn “Không ghi” theo hộp thoại dưới đây: Những yêu cầu khi thao tác với phần mềm iLib Qua công tác thực tế, bản thân em rút ra một số yêu cầu đối với cán bộ thư viện khi thao tác với phần mềm iLib: - Người làm công tác nhập dữ liệu phải có kiến thức cơ bản về tin học như đánh văn bản, cách sử dụng các phần mềm để hỗ trợ cho iLib (Vietkey)... - Phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác thư viện như biên mục, tóm tắt tài liệu, mô tả tài liệu… - Phải có tính cẩn thận, tỉ mĩ trong công việc, có tinh thần trách nhiệm, … - Phải cầu tiến, có sự tìm tòi trong công tác để tự trau dồi chuyên môn nghiệp vụ, giúp nâng cao tay nghê cho cán bộ thư viện phục vụ công tác tốt hơn. - Phải có khả năng làm việc độc lập, có sự thân thiện trong quan hệ với đồng nghiệp, với bạn đọc. 2.3 Những khó khăn khi biên mục tài liệu. - Do thiếu kiến thức về phần mên Ilib và không được đào tạo chuyên sâu với phần mềm Ilib nên khi bắt tay vào việc gặp khó khăn và biên mục chậm, chưa biết được các tính năng Ilib - Trong chương trình học em không được học về phần mềm quản trị thư viện Ilib nên khi làm không được thành thạo và có nhiều điều chưa biết. SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 16
- Do không nắm chắc các kiến thức đã học nên khi biên mục tài liệu gặp nhiều khó khăn. Ví dụ: Khi mô tả tài liệu về tác giả tập thể em không thể xác định đâu là tác giả tập thể, tùng thư. - Khi đăng kí cá biệt bị trùng số đăng kí làm mất thời gian tìm kiếm tài liệu để đăng kí lại. - Khi biên mục sách tập thường bị mất nhãn trường nên phải nhập lại nhãn trường và đôi khi không cho thêm nhãn trường. Các nhãn trường thường thiếu đối với sách tập là: 020, 082, 520, 653, 700, 852, 904. - Đa số tài liệu trong KLF hầu hết điều dán thẻ từ ở trang đầu và trang cuối nên gây khó khăn trong việc mô tả vật lí tài liệu về năm xuất bản, khổ sách, lần xuất bản, đôi khi dán ở trang tên sách nên không thể mô tả chính xác về phần còn lại của nhan đề và tác giả. - Do các bạn ghi mã kho không rõ và không chính xác nên khi biên mục bị trùng số và không cho đăng kí nên phải đi kiếm lại những quyển sách bị trùng và phải lấy đầy đủ số quyển của tên sách bị trùng, lấy cả kho đọc và kho mượn để đối chiếu cho chính xác. - Khi đăng kí cá biệt cho tài liệu lúc đầu do không biết nên khi đăng kí cho tài liệu em đã bỏ đi số cá biệt không có. Ví dụ: Trong cơ sở dữ liệu có 3 số đăng kí nhưng tài liệu biên mục chỉ có hai quyển nên em đã xóa đi số đăng kí dư. Sau khi được sự hướng dẫn của cô em đã nhận thấy được lỗi sai của mình và từ đó về sau khi vấp phải sai lầm đó nữa. Nhưng việc xóa bỏ số đăng kí cũ đã đem lại cho em không ít khó khăn vì trong quá trình biên mục những quyển sách thiếu đó có nhưng khi nhập số đăng kí cũ không có nên không tìm thấy và em phải tìm theo tên sách, tên tác giả, năm xuất bản để chỉnh sửa và biên mục lại. - Khi nhập tài liệu do không cẩn thận có một bạn trong nhóm em đã đăng kí nhằm số đăng cá biệt như: Trong tài liệu dán nhãn là KD.006911 mà bạn nhập là KD.006691 nên khi có bạn khác nhập phải nhãn KD.006691 bị trùng số đăng kí nên phải kiếm lại tài liệu và đã sửa sai kịp thời. SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 17
- Khi các bạn tập hợp sách và ghi kí hiệu kho mượn vào trang tên sách thì các bạn lại ghi là: KM.015551  015556 khi biên mục tài liệu mất thời gian khi phải đối chiếu số cho đúng và phải đủ số lượng. - Khi nhập nhãn trường 520 là nhãn trường tóm tắt, tuy đã có dữ liệu về tóm tắt rồi nhưng vẫn còn một số tài liệu chưa tóm tắt hoặc tóm tắt không đúng. Ví dụ: 2588 là số ghi trong trang 17 của tài liệu “Thủ thuật học nhanh tin học Auto Card” nhưng trong bài tóm tắt của các bạn lại là nội dung của một tài liệu nói về văn học học lịch sử mà không phải là nội dung của “Thủ thuật học nhanh tin học Auto Card”. - Khi biên mục tài liệu em thường gặp phải trường hợp xuất hiện cửa sổ thông báo “Không query dữ liệu, phải nhập lại” nhưng khi nhập lại thì biểu ghi lại xuất hiện tình trạng lập lại tất cả các nhãn trường, và phải xóa bỏ các nhãn trường đó mới có thể đăng kí cá biệt. - Khi đăng kí cá biệt gặp phải bảng thông báo “Không cập nhật bản ghi này, phải nhập lại” thì sẽ không đăng kí được số cá biệt này và khi đó em phải thoát ra ngoài và kiểm tra xem có trùng số đăng kí không để có thể sửa kịp thời. - Do nhãn mã vạch in không rõ nên khi các bạn ghi số đăng kí kho mượn vào trang tên sách không chính xác. Ví dụ: KD.006858 do in bị mất nét nên đọc nhầm là KD.006853 và khi đăng kí đã bị trùng nên khi thấy nhãn mã vạch như vậy em đã nhờ bạn cùng nhóm dùng máy quét mã vạch cho chính xác để hạn chế sai xót. - Tất cả các tài liệu trong KLF hầu hết điều dán mã vạch ở bìa sau nên cũng có nhiều tài liệu bị che đi giá tiền nên không thể nhập chính xác giá tiền. - Khó khăn nhất trong khâu nhập máy chính là trùng số đăng kí cá biệt vì khi phát hiện trùng số là ta phải tìm kiếm cho ra quyển có số cá biệt bị trùng so sánh lại cho đúng và phải điều chỉnh kịp thời. - Do hệ thống máy tính đã xuống cấp trong quá trình làm việc thường hay xảy ra sự cố nên gây chậm tiến trình nhập máy. - Trong quá trình nhập máy do các bạn sắp xếp tài liệu không biết tài liệu nào đã biên mục tài liệu nào chưa biên mục nên đã để nhằm sách đã biên mục rồi vào sách chưa biên mục nên khi nhập phải mất thời gian tìm kiếm. SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 18
- Khi ghi số đăng kí cá biệt của kho mượn vào trang tên sách cho nhóm nhập máy biên mục các bạn đã ghi dư số đăng kí. Ví dụ: Văn học Việt Nam thế kỉ XX (Truyện ngắn trước 1945) Quyển 2 Tập IV các bạn ghi là: KD.007831, KM.016342, KM.016393, KM.013394 nhưng số lượng đúng chỉ có 3 quyển mà các bạn ghi đến 4 quyển. Khi biên mục nhập các số trên thi bị báo là trùng số đăng kí các biệt với một quyển khác do đó phải đi kiếm quyển sác bị trùng mà đối chiếu lại và sửa lại cho đúng. - Khi ghi số đăng kí vào trang tên sách người ghi không cẩn thận đã ghi thiếu số nên phải đi kiếm lại tài liệu để đăng kí cho chính xác. Ví dụ: Quyển “Sa Đéc xưa” trong trang tên sách ghi số kho mượn là: KM.01259, KM.01260 nhưng số đúng và đầy đủ là: KM.015259, KM.015260. - Khi ghi số đăng kí kho mượn vào trang tên sách các bạn ghi nhầm là: KM.016583, KM.016584 khi đăng kí cá biệt thì bị trùng số đăng kí cá biệt và khi kiếm tài liệu thì phát hiện người ghi đã ghi sai số đăng kí số đúng là: KM.015883, KM.016884. - Khi dán nhãn kho tra cứu các bạn dán nhầm kho mượn. Ví dụ: Tài liệu “Từ điển Annh – Việt” có 3 quyển nhưng khi dán nhãn kho thì dán là 1 nhãn kho tra cứu và 2 nhãn kho mượn và sau khi sửa lại nhãn kho mượn thành kho tra cứu nhưng các bạn không sửa lại trong trang tên sách thành kho tra cứu nên khi đăng kí cá biệt kho mượn của quyển sách khác thì bị trùng số đăng kí cá biệt và sau khi kiếm lại tài liệu thì mới phát hiện tài liệu đã sửa nhãn đăng kí kho nhưng không ghi vào trang tên sách. - Trong quá trình biên mục khi đăng kí cá biệt phát hiện trùng số đăng kí và kiếm sách để so sánh số đăng kí và phát hiện có một số quyển vẫn còn chưa dán mã vạch và nhãn phân loại. - Khi in nhãn mã vạch có một số mã vạch bị mờ và người ghi đã lấy viết ghi lại số mã vạch cho rõ nhưng khi ghi do không nhìn thấy rõ nên ghi số cũng không chính xác. Ví dụ: Quyển “Cần Thơ xưa” nhãn mã vạch bị mờ nên người ghi đã ghi là KD.006680 nhưng khi biên mục đăng kí các biệt thì phát hiện số này đã có và trùng SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 19
với số KD.006680 của quyển “Du lịch Trung Quốc”, và khi kiểm tra lại thì mới thấy số của quyển “Cần Thơ xưa” bị sai. - Khi bổ sung tài liệu có những tài liệu bằng tiếng Anh và tiếng Pháp vì không am hiểu ngoại ngữ nên việc mô tả tài liệu gặp khó khăn rất lớn trong việc xác định các yếu tố như: phần còn lại của nhan đề, tùng thư, thông tin trách nhiệm về tác giả, tùng thư, tóm tắt, nơi xuất bản, năm xuất bản… - Ghi sai số đăng kí cá biệt. Ví dụ: Tên nhan đề là “23 chuyên đề giải 1001 bài toán sơ cấp quyển 2” số kho đọc là KD.006054 và số kho mượn ghi trong trang tên sách là KM.013127, KM.013128, KM.013129, KM.013130, KM.013131. khi biên mục một tài liệu khác và đăng kí cá biệt thì bị trùng số KM.013131 và sau khi tìm mới phát hiện các số KM ghi trong quyển sách đó điều sai. Số lượng quyển “23 chuyên đề giải 1001 bài toán sơ cấp quyển 2” chỉ có 3 quyển nhưng lại ghi tới 6 quyển và số KM là KM.013229, KM.013227 và hiện giờ vẫn không thể kiếm được số KM.013131 để chỉnh sửa lại.  Kết quả đạt được: trong ba tuần thực tập, nhóm nhập máy chúng em đã biên mục được: 2081 đầu sách và 5770 quyển, hồi cố được 261 đầu sách, 410 quyển, sách của thư viện là: 58 đầu sách biên mục mới, 364 quyển  Những kiến thức học được qua việc biên mục tài liệu, thông qua biên mục em đã được ôn lại rất nhiều kiến thức về: mô tả hình thức tài liệu, tóm tắt tài liệu, biết cách tìm kiếm và chỉnh sửa các biểu ghi. Thông qua việc biên mục tài liệu tiếp thu được những kĩ năng mới trong phần mền Ilib 3.6, biết cách xác định và xử lí khi mô tả những quyển sách nói về tác giả tập thể. Qua việc phát hiện sai nhãn phân loại em rút ra được kinh nghiệm là khi dán nhãn mã vạch người dán nhãn nên kiểm tra kĩ nếu phát hiện thấy có nhãn mã vạch bị mất nét hoặc không nhìn thấy rõ nên sửa ngay khi dán để không bị sai số.  Qua việc biên mục cơ sở dữ liệu em đã rút ra được một số kinh nghiệm:  Phải học thật kĩ và nắm thật vững những gì đã học trên lớp vì những kiến thức lí thuyết trên lớp rất quan trọng nhưng khi vào thực tế phải biết vận dụng và thực hành. SVTT: Nguyễn Thị Bích Trâm Trang 20