Lý thuyết kế toán - Chương 8

Chia sẻ: Nguyễn Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

177
lượt xem 61
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sổ kế toán và hình thức kế toán I. Sổ kế toán 1. Khái niệm Sổ kế toán là những quyển sổ, tờ sổ đ-ợc xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau đ-ợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá thông tin về các loại hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở các số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng ph-ơng pháp kế toán. 2. ý nghĩa của sổ kế toán - Thông qua số liệu ghi trong sổ kế toán, nhằm phản ánh một cách th-ờng xuyên, liên...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Lý thuyết kế toán - Chương 8

Ch−¬ng VIII sæ kÕ to¸n vμ h×nh thøc kÕ to¸n I. Sæ kÕ to¸n 1. Kh¸i niÖm Sæ kÕ to¸n lμ nh÷ng quyÓn sæ, tê sæ ®−îc x©y dùng theo nh÷ng mÉu nhÊt ®Þnh cã liªn hÖ chÆt chÏ víi nhau ®−îc sö dông ®Ó ghi chÐp, hÖ thèng ho¸ th«ng tin vÒ c¸c lo¹i ho¹t ®éng kinh tÕ tμi chÝnh trªn c¬ së c¸c sè liÖu cña c¸c chøng tõ kÕ to¸n theo ®óng ph−¬ng ph¸p kÕ to¸n. 2. ý nghÜa cña sæ kÕ to¸n - Th«ng qua sè liÖu ghi trong sæ kÕ to¸n, nh»m ph¶n ¸nh mét c¸ch th−êng xuyªn, liªn tôc, cã hÖ thèng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh gióp cho viÖc qu¶n lý vμ gi¸m ®èc c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®ã trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - Sè liÖu ghi trong sæ kÕ to¸n lμ c¨n cø ®Ó lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. 3. C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n 3.1. C¨n cø vμo ph−¬ng ph¸p ghi chÐp, sæ kÕ to¸n chia lμm 3 lo¹i * Sæ ghi theo thø tù thêi gian: lμ lo¹i sæ dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn tôc theo thø tù thêi gian cßn gäi lμ sæ nhËt ký. Thuéc lo¹i sæ nμy gåm: Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ, NhËt ký quü, NhËt ký chung. D−íi ®©y lμ mÉu sæ NhËt ký chung sæ nhËt ký chung Tªn ®¬n vÞ. . . . ( MÉu sè: S01/DN) N¨m N Trang 1 Sè ph¸t Ngμy Chøng tõ §· ghi SH Ghi sinh ghi DiÔn gi¶i sæ c¸i TK chó Sè Ngμy Nî Cã sæ Trang tr−íc mang sang Céng mang sang trang sau Ngμy .... th¸ng .... n¨m... Ng−êi gi÷ sæ KÕ to¸n tr−ëng ( Ký, Hä Tªn) ( Ký, Hä Tªn) * Sæ ghi theo hÖ thèng: lμ lo¹i sæ kÕ to¸n ghi chÐp c¸c nghiÖp vô, kinh tÕ ph¸t sinh ph©n lo¹i theo tμi kho¶n cÊp 1, tμi kho¶n cÊp 2 hoÆc chi tiÕt. D−íi ®©y lμ mÉu Sæ C¸i tμi kho¶n http://www.ebook.edu.vn 107
Sæ c¸i Tªn ®¬n vÞ: (mÉu sè: 02/DN) Tμi kho¶n . . . . Sè hiÖu: . . . N¨m N Ghi Ngμy C.tõ Sè tiÒn Sè hiÖu TK DiÔn gi¶i chó th¸ng ®èi øng Sè Ngμy Nî Cã ghi sæ Sè d− ®Çu kú Sè ph¸t sinh Céng SPS X Sè d− cuèi kú Ngμy .... th¸ng .... n¨m... Ng−êi gi÷ sæ KÕ to¸n tr−ëng ( Ký, Hä Tªn) ( Ký, Hä Tªn) * Sæ liªn hîp: lμ lo¹i sæ kÕ to¸n kÕt hîp gi÷a c¸ch ghi theo thø tù thêi gian víi ghi chÐp theo hÖ thèng trong cïng mét trang sæ. Thuéc lo¹i nμy gåm cã: NhËt ký - Sæ c¸i , NhËt ký chøng tõ. 3.2. C¨n cø vμo néi dung ghi chÐp, sæ kÕ to¸n chia lμm 2 lo¹i - Sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph©n lo¹i theo tμi kho¶n kÕ to¸n tæng hîp. Thuéc lo¹i nμy bao gåm: Sæ NhËt ký - Sæ c¸i vμ sæ kÕ to¸n tæng hîp kh¸c. - Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ chi tiÕt theo tμi kho¶n cÊp 2 hoÆc tõng chØ tiªu chi tiÕt. Thuéc lo¹i nμy gåm cã c¸c sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt < sæ chi tiÕt nguyªn liÖu, vËt liÖu ®· gíi thiÖu ë ch−¬ng III >. 3.3. C¨n cø vμo h×nh thø tæ chøc sæ, sæ kÕ to¸n chia lμm 2 lo¹i - Sæ ®ãng thμnh quyÓn: lμ lo¹i sæ ®ãng thμnh tõng tËp nhÊt ®Þnh, mçi quyÓn ph¶i ghi sè trang, gi÷a hai trang sæ ph¶i ®ãng dÊu cña ®¬n vÞ gäi lμ gi¸p lai. KÕ to¸n tr−ëng ph¶i ký x¸c nhËn vμo trang ®Çu vμ trang cuèi cña sæ. - Sæ tê rêi: lμ nh÷ng tê sæ ®Ó riªng lÎ. Sö dông sæ tê rêi ®Çu mçi tê sæ ph¶i ghi râ tªn ®¬n vÞ, thø tù cña tõng lo¹i sæ, tªn sæ, th¸ng sö dông, hä tªn ng−êi gi÷ vμ ghi sæ. C¸c sæ tê rêi tr−íc khi dïng ph¶i ®−îc gi¸m ®èc ký x¸c nhËn, ®ãng dÊu vμ ghi vμo sæ ®¨ng ký sö dông sæ tê rêi. C¸c sæ tê rêi ®−îc xÕp theo thø tù sæ kÕ to¸n ®Ó ®¶m b¶o sù an toμn vμ dÔ t×m kiÕm. Trong thùc tÕ c¸c lo¹i sæ quan träng nh−: Sæ C¸i, Sæ NhËt ký .... th−êng ®ãng tõng quyÓn cßn sæ chi tiÕt, B¶ng kª, NhËt ký chøng tõ ... lμ sæ tê rêi http://www.ebook.edu.vn 108
4. C¸ch ghi sæ kÕ to¸n 4.1. Më sæ kÕ to¸n Sæ kÕ to¸n ph¶i më theo niªn ®é kÕ to¸n. Ngay sau khi cã quyÕt ®Þnh thμnh lËp, khi b¾t ®Çu niªn ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp ph¶i më sæ kÕ to¸n míi. Gi¸m ®èc vμ kÕ to¸n tr−ëng ( hoÆc phô tr¸ch kÕ to¸n) cã tr¸ch nhiÖm duyÖt c¸c sæ kÕ to¸n nμy tr−íc khi sö dông. C¨n cø vμo B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ngμy 31/12 n¨m tr−íc ®Ó ghi sè d− ®Çu n¨m vμo c¸c tμi kho¶n vμ chi tiÕt ë sæ míi. 4.2. Ghi sæ kÕ to¸n Ghi sæ kÕ to¸n ph¶i râ rμng, liªn tôc, cã hÖ thèng, kh«ng ®−îc ghi xen kÏ, ghi chång ®Ì, kh«ng ®−îc bá c¸ch dßng, nÕu cã dßng ch÷ ghi ch−a hÕt ph¶i g¹ch bá sè thõa. Khi ghi hÕt trang sæ ph¶i céng sè liÖu tæng céng sè liÖu cña trang vμ chuyÓn sè liÖu tæng céng nμy sang ®Çu trang kÕ tiÕp, mäi tr−êng hîp ghi sai ph¶i söa ch÷a theo ph−¬ng ph¸p ch÷a sæ quy ®Þnh. 4.3. Kho¸ sæ kÕ to¸n Kho¸ sæ lμ kÕt thóc viÖc ghi sæ trong mét thêi kú b»ng c¸ch céng sè ph¸t sinh trong kú bªn Nî, bªn Cã vμ tÝnh ra sè d− ë thêi ®iÓm kho¸ sæ nh− < th¸ng, quý >, ngoμi ra cßn ph¶i kho¸ sæ kÕ to¸n trong tr−êng hîp: kiÓm kª tμi s¶n, s¸t nhËp, chia t¸ch chuyÓn h×nh thøc së h÷u, ®×nh chØ ho¹t ®éng, gi¶i thÓ doanh nghiÖp. . . .Mçi lÇn kho¸ sæ kÕ to¸n, ng−êi gi÷ sæ, ng−êi kiÓm tra, kÕ to¸n tr−ëng ( hoÆc phô tr¸ch kÕ to¸n ) ph¶i ký vμo sæ. Mäi b¸o c¸o kÕ to¸n ®Òu ®−îc lËp sau khi ®· kho¸ sæ kÕ to¸n. 5. C¸ch söa sai trong sæ kÕ to¸n Cã ba ph−¬ng ph¸p söa sai sãt trong sæ kÕ to¸n - Ph−¬ng ph¸p c¶i chÝnh (ph−¬ng ph¸p xo¸ bá) - Ph−¬ng ph¸p ghi sè ©m (ph−¬ng ph¸p ghi ®á) - Ph−¬ng ph¸p ghi bæ sung 5.1. Ph−¬ng ph¸p c¶i chÝnh * §iÒu kiÖn ¸p dông: ph−¬ng ph¸p nμy ®−îc ¸p dông cho nh÷ng tr−êng hîp sau: + Sai sãt trong diÔn gi¶i kh«ng liªn quan ®Õn quan hÖ ®èi øng tμi kho¶n. + Sai sãt kh«ng ¶nh h−ëng ®Õn sè tiÒn tæng céng . * Néi dung söa ch÷a: dïng bót mùc ®á g¹ch mét ®−êng xo¸ bá chç ghi sai ®Ó cã thÓ cßn tr«ng thÊy ®−îc néi dung chç ghi sai ®· bá. Dïng bót mùc th−êng ghi l¹i con sè ®óng hoÆc ch÷ lªn phÝa trªn sè ®· ghi sai (kÓ c¶ tr−êng hîp chØ sai mét con sè) cÇn ph¶i chøng thùc b»ng ch÷ ký cña kÕ to¸n tr−ëng (hoÆc ng−êi phô tr¸ch kÕ to¸n) vμo chç ®· söa sai. 5.2. Ph−¬ng ph¸p ghi sè ©m * §iÒu kiÖn vμ ph¹m vÞ ¸p dông: + Sai vÒ quan hÖ ®èi øng gi÷a c¸c tμi kho¶n do ®Þnh kho¶n sai ®· ghi sæ kÕ to¸n mμ kh«ng thÓ söa l¹i b»ng ph−¬ng ph¸p c¶i chÝnh. + Khi ®· lËp B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ®i råi míi ph¸t hiÖn chç sai sãt. http://www.ebook.edu.vn 109
+ Tr−êng hîp ghi trïng mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ghi hai lÇn, sè ghi sai lín h¬n sè ®óng. * Néi dung söa ch÷a: + Dïng mùc ®á viÕt l¹i bót to¸n ®· ghi sai ®Ó huû bá bót to¸n sai, sau ®ã ghi l¹i sè ®óng b»ng mùc th−êng theo ®óng quan hÖ ®èi øng tμi kho¶n. + NÕu sè ghi sai lín h¬n sè ®óng th× lËp thªm mét ®Þnh kho¶n theo quan hÖ ®èi øng tμi kho¶n cò b»ng mùc ®á sè chªnh lÖch gi÷a sè ®óng vμ sè sai. + Tr−êng hîp ghi trïng mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ghi hai lÇn th× ph¶i ghi thªm mét ®Þnh kho¶n n÷a b»ng mùc ®á ®Ó trõ bít lÇn ®· ghi thõa. Khi dïng ph−¬ng ph¸p ghi sè ©m ®Ó ch÷a sai th× ph¶i lËp mét "chøng tõ ghi sæ ®Ýnh chÝnh" do kÕ to¸n tr−ëng ký x¸c nhËn. Chó ý: Tr−êng hîp kh«ng cã bót mùc ®á th× ghi con sè b»ng mùc th−êng trong dÊu ngoÆc ®¬n. ThÝ dô: Gi¶ sö cã mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh: Mua nguyªn vËt liÖu ch−a tr¶ tiÒn cho ng−êi b¸n: 20.000.000® Nh©n viªn kÕ to¸n ®· ®Þnh kho¶n vμ ghi sæ: 1. Nî TK Nguyªn vËt liÖu 20.000.000® CãTK Ph¶i thu cña kh¸ch hμng 20.000.000® Nay ch÷a sæ l¹i b»ng c¸ch LËp mét chøng tõ ®Ýnh chÝnh cho bót to¸n ®· ghi sæ sai trªn, sau ®ã tiÕn hμnh ®Þnh kho¶n vμ ghi sæ. 1a. Nî TK Nguyªn vËt liÖu (20.000.000®) Cã TK Ph¶i thu cña kh¸ch hμng (20.000.000®) 1b. Nî TK Nguyªn vËt liÖu 20.000.000® Cã TK Ph¶i tr¶ cho ng−êi b¸n 20.000.000® Ph¶n ¸nh vμo sæ nh− sau: TK " Ph¶i thu cña kh¸ch hμng" TK " Nguyªn vËt liÖu" 20.000.000 (1) 20.000.000 (20.000.000) (2) (20.000.000) TK " Ph¶i tr¶ cho ng−êi b¸n" 20.000.000 (3) 20.000.000 5.3. Ph−¬ng ph¸p ghi sæ bæ sung * §iÒu kiÖn ¸p dông: bót to¸n ghi ®óng vÒ quan hÖ ®èi øng gi÷a c¸c tμi kho¶n, nh−ng sè tiÒn ghi Ýt h¬n sè tiÒn thùc tÕ ®· ph¸t sinh trong c¸c nghiÖp vô kinh tÕ hoÆc bá sãt kh«ng céng ®ñ sè tiÒn ghi trªn chøng tõ. * Néi dung söa ch÷a: LËp mét chøng tõ ®Ýnh chÝnh bæ sung thªm mét bót to¸n, sè tiÒn cÇn ghi bæ sung lμ sè tiÒn chªnh lÖch gi÷a sè ®óng víi sè ®· ghi sai b»ng bót mùc th−êng. ThÝ dô: Cã mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh sau: Rót tiÒn göi ng©n hμng vÒ nhËp quü tiÒn mÆt lμ 10.955.000®. Nh©n viªn kÕ to¸n ®· ®Þnh kho¶n vμ ghi sæ. http://www.ebook.edu.vn 110
1. Nî TK TiÒn mÆt 10.595.000® Cã TK TiÒn göi ng©n hμng 10.595.000® Nay söa l¹i lμ lËp mét chøng tõ ®Ýnh chÝnh bæ sung b»ng sè chªnh lÖch gi÷a sè tiÒn ®óng vμ sè tiÒn ghi sai sau ®ã ®Þnh kho¶n vμ ghi sæ. 1a. Nî TK TiÒn mÆt 360.000® Cã TK TiÒn göi ng©n hμng 360.000® Ph¶n ¸nh vμo s¬ ®å tμi kho¶n nh− sau: TK " TiÒn göi ng©n hμng " TK "TiÒn mÆt" 10.595.000 (1) 10.595.000 360.000 (2) 360.000 Chó ý: * chøng tõ ghi sæ ®Ýnh chÝnh " cho viÖc ghi sai ë c¸c ph−¬ng ph¸p ®Òu ph¶i dÉn chøng sè hiÖu ... ngμy ... th¸ng.... cña chøng tõ ghi sai cÇn ph¶i ®Ýnh chÝnh. *Tr−êng hîp ghi sæ b»ng m¸y vi tÝnh, tuú theo néi dung sai sãt mμ söa ch÷a b»ng mét trong ba ph−¬ng ph¸p nªu trªn, song ph¶i tu©n thñ theo c¸c quy ®Þnh sau: - NÕu sai sãt ph¸t hiÖn khi ch−a in sæ th× ®−îc phÐp söa ch÷a trªn m¸y. - NÕu sai sãt ph¸t hiÖn sau khi ®· in sæ th× trªn sæ ®· in ®−îc söa ch÷a theo quy ®Þnh cña mét trong ba ph−¬ng ph¸p nªu trªn, ®ång thêi ph¶i söa l¹i chç sai trªn m¸y vμ in l¹i tê sæ míi. Ph¶i l−u tê sæ míi cïng víi tê sæ cã sai sãt ®Ó ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm tra, kiÓm so¸t. II. H×nh thøc kÕ to¸n Tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n bao gåm sè l−îng sæ, kÕt cÊu c¸c lo¹i sæ vμ mèi quan hÖ gi÷a c¸c lo¹i sæ dïng ®Ó chØnh lý, tæng hîp, ghi chÐp hÖ thèng ho¸ sè liÖu kÕ to¸n tõ chøng tõ gèc, cung cÊp c¸c chØ tiªu cÇn ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n theo mét tr×nh tù vμ ph−¬ng ph¸p nhÊt ®Þnh gäi lμ h×nh thøc kÕ to¸n. Tæ chøc h×nh thøc kÕ to¸n hîp lý, phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, yªu cÇu qu¶n lý, tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n, trang bÞ kü thuËt tÝnh to¸n cña doanh nghiÖp cã ý nghÜa rÊt lín víi viÖc ph¸t huy chøc n¨ng cña kÕ to¸n lμ cung cÊp th«ng tin kinh tÕ cÇn thiÕt cho viÖc qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vμ n©ng cao hiÖu suÊt c«ng t¸c kÕ to¸n. ë n−íc ta hiÖn nay ®ang ¸p dông mét trong c¸c h×nh thøc kÕ to¸n sau ®©y: 1. H×nh thøc NhËt ký - Sæ c¸i 1.1. §Æc ®iÓm Sö dông Sæ NhËt ký - Sæ c¸i lμm sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù thêi gian, kÕt hîp ghi theo hÖ thèng vμo c¸c tμi kho¶n kÕ to¸n. http://www.ebook.edu.vn 111
1.2. C¸c lo¹i sæ s¸ch chñ yÕu - NhËt ký - Sæ c¸i (xem mÉu trang bªn ) - Sæ quü - C¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt §¬n vÞ ... < MÉu S 01- DN > NHËT Ký - Sæ C¸I N¨m :.. N TK 111 Sè TK 112 TK411 Sè Ngμy DiÔn gi¶i chøng tiÒn nî cã Nî Cã Nî Cã th¸ng tõ 1.Sè d− ®Çu kú 2.Sè ph¸t sinh 3.Céng SPS 4.Sè d− cuèi kú Sæ quü tiÒn mÆt < MÉu S 03 DN > Tμi kho¶n : TiÒn mÆt Ký hiÖu: 111 N¨m: . . . N Tμi kho¶n Sè ph¸t sinh Ghi Ngμy Chøng tõ DiÔn gi¶i chó ®èi øng ghi sæ Sè Nî Cã Ngμy 1.Sè d− ®Çu kú 2.Sè ph¸t sinh 3.Céng SPS 4.Sè d− cuèi kú 1.3. S¬ ®å vμ tr×nh tù h¹ch to¸n Chøng tõ gèc Sæ quü Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc B¶ng tæng NhËt ký - Sæ c¸i hîp chi tiÕt B¸o c¸o tμi chÝnh http://www.ebook.edu.vn 112
Ghi hμng ngμy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu, kiÓm tra. - Hμng ngμy c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®· kiÓm tra hîp lÖ, ®Þnh kho¶n kÕ to¸n vμ ghi vμo NhËt ký - Sæ c¸i hoÆc tæng hîp chøng tõ gèc cïng lo¹i ®Õn cuèi ngμy ghi mét lÇn vμo NhËt ký - Sæ c¸i. - Nh÷ng chøng tõ gèc liªn quan ®Õn quü tiÒn mÆt th× ®ång thêi c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®Ó ghi vμo sæ quü. - Chøng tõ gèc cã liªn quan ®Õn c¸c ®èi t−îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× ®ång thêi c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®Ó ghi vμo c¸c sæ hoÆc thÎ chi tiÕt cã liªn quan. - Cuèi th¸ng c¨n cø vμo c¸c sæ thÎ chi tiÕt ®Ó lËp B¶ng Tæng hîp chi tiÕt. - Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ quü tiÒn mÆt víi NhËt ký - Sæ c¸i, gi÷a b¶ng tæng hîp chi tiÕt víi c¸c tμi kho¶n cã liªn quan trªn NhËt ký - Sæ c¸i - Cuèi th¸ng c¨n cø vμo NhËt ký - Sæ c¸i vμ sè liÖu ë b¶ng chi tiÕt cã liªn quan ®Ó lËp b¸o c¸o tμi chÝnh. 1.4.¦u nh−îc ®iÓm * ¦u ®iÓm: + §¬n gi¶n trong viÖc ghi chÐp. + Sè liÖu râ rμng, dÔ ®èi chiÕu, dÔ kiÓm tra. + Kh«ng cÇn ph¶i lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh tμi kho¶n. * Nh−îc ®iÓm: + Kh«ng thuËn tiÖn cho ®¬n vÞ sö dông nhiÒu tμi kho¶n kÕ to¸n. + Khã ph©n c«ng cho nhiÒu ng−êi ghi sæ. + Kh«ng thuËn tiÖn cho c¬ giíi ho¸ tÝnh to¸n. 2. H×nh thøc Chøng tõ ghi sæ 2.1. §Æc ®iÓm Mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ph¶i c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®Ó lËp ra Chøng tõ ghi sæ tr−íc khi ghi sæ kÕ to¸n. 2.2. C¸c lo¹i sæ s¸ch chñ yÕu - Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ. - Sæ quü. - Sæ C¸i tμi kho¶n. - Sæ, thÎ chi tiÕt liªn quan Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Ghi chó Sè Ngμy http://www.ebook.edu.vn 113
2.3. S¬ ®å vμ tr×nh tù h¹ch to¸n Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng tæng hîp Sæ, thÎ kÕ to¸n chøng tõ gèc chi tiÕt Sæ ®¨ng ký Chøng tõ ghi chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi tμi kho¶n B¸o c¸o tμi chÝnh Ghi hμng ngμy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu kiÓm tra - C¨n cø chøng tõ gèc ®· kiÓm tra hîp lÖ ®Ó lËp Chøng tõ ghi sæ hoÆc lËp B¶ng Tæng hîp chøng tõ gèc cïng lo¹i ®Ó lËp ra Chøng tõ ghi sæ. Nh÷ng chøng tõ gèc cã liªn quan ®Õn tiÒn mÆt th× ghi ®ång thêi vμo sæ quü tiÒn mÆt. - C¸c nghiÖp vô cã liªn quan ®Õn ®èi t−îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× ®ång thêi c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®Ó ghi vμo sæ hoÆc thÎ chi tiÕt. - Chøng tõ ghi sæ lËp xong ph¶i ®¨ng ký vμo Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ theo thø tù thêi gian. - C¨n cø vμo Chøng tõ ghi sæ ®Ó ghi vμo Sæ C¸i c¸c tμi kho¶n. - Cuèi th¸ng c¨n cø vμo sæ chi tiÕt ®Ó lËp B¶ng Tæng hîp chi tiÕt. - Cuèi th¸ng c¨n cø vμo sè liÖu trªn sæ c¸i ®· ®−îc ®èi chiÕu sè liÖu ë B¶ng Tæng hîp chi tiÕt ®Ó lËp B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh tμi kho¶n. - Sè liÖu ë B¶ng c©n ®èi tμi kho¶n sau khi ®· ®èi chiÕu víi sè liÖu ë Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ víi sæ quü kÕt hîp víi sè liÖu ë B¶ng Tæng hîp chi tiÕt lμ c¬ së ®Ó lËp b¸o c¸o tμi chÝnh ë cuèi th¸ng. 2.4. −u nh−îc ®iÓm * ¦u ®iÓm http://www.ebook.edu.vn 114
+ LËp chøng tõ ghi sæ gi¶m ®−îc sè lÇn ghi sæ kÕ to¸n. + KiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu chÆt chÏ gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vμ kÕ to¸n chi tiÕt. + Kh«ng ®ßi hái tr×nh ®é kÕ to¸n cao. * Nh−îc ®iÓm + Sè liÖu ghi chÐp cã sù trïng l¾p, hiÖu suÊt kÕ to¸n thÊp. + Sè liÖu ghi chÐp dån vμo cuèi th¸ng, cung cÊp sè liÖu chËm. 3. H×nh thøc NhËt ký chøng tõ 3.1. §Æc ®iÓm §Æc tr−ng cña h×nh thøc NhËt ký chøng tõ lμ tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hμng ngμy ®Òu ®−îc tËp hîp vμ hÖ thèng ho¸ trªn c¸c NhËt ký chøng tõ theo bªn Cã cña tμi kho¶n, kÕt hîp ph©n tÝch ®èi øng Nî víi c¸c tμi kho¶n liªn quan. Cuèi th¸ng tõ c¸c NhËt ký chøng tõ ®−îc tËp hîp vμo Sæ C¸i theo bªn Nî cña tμi kho¶n, kÕt hîp ph©n tÝch ®èi øng Cã víi c¸c tμi kho¶n liªn quan. Cßn sè ph¸t sinh bªn Cã cña tμi kho¶n trªn Sæ C¸i chØ ghi theo sè tæng céng trªn NhËt ký chøng tõ liªn quan. Nh− vËy, h×nh thøc kÕ to¸n nμy ®· thùc hiÖn ®−îc viÖc ph¶n ¸nh mét bªn cña tμi kho¶n (mét bªn "Cã " ë NhËt ký chøng tõ, mét bªn "Nî" ë Sæ C¸i). Ngoμi ra h×nh thøc kÕ to¸n nμy cßn thùc hiÖn kÕt hîp ph¶n ¸nh nghiÖp vô kinh tÕ theo thêi gian ph¸t sinh vμ theo hÖ thèng, kÕt hîp h¹ch to¸n tæng hîp víi h¹ch to¸n chi tiÕt trong mét sè tr−êng hîp. C¸c sæ s¸ch theo h×nh thøc kÕ to¸n nμy ®Òu ®−îc thiÕt kÕ theo mÉu s½n vμ ban hμnh thèng nhÊt. 3.2. C¸c lo¹i sæ s¸ch chñ yÕu Sè l−îng lo¹i sæ gåm: sæ NhËt ký chøng tõ, B¶ng kª, B¶ng ph©n bæ, tê kª chi tiÕt, c¸c sæ chi tiÕt vμ Sæ C¸i. * NhËt ký chøng tõ: lμ sæ kÕ to¸n tæng hîp, dïng ®Ó ph©n lo¹i, ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Cã cña c¸c tμi kho¶n. NhËt ký chøng tõ cã thÓ më riªng cho mçi lo¹i tμi kho¶n vμ cã thÓ më chung mét NhËt ký chøng tõ cho mét sè lo¹i tμi kho¶n cã néi dung kinh tÕ gièng nhau hoÆc cã quan hÖ ®èi øng mËt thiÕt víi nhau khi cã nghiÖp vô ph¸t sinh Ýt. Trong mäi tr−êng hîp, sè ph¸t sinh bªn Cã cña mçi tμi kho¶n chØ tËp trung ph¶n ¶nh ë mét NhËt ký chøng tõ vμ tõ NhËt ký chøng tõ nμy ghi vμo Sæ C¸i mét lÇn vμo cuèi th¸ng. Sè ph¸t sinh Nî cña mçi tμi kho¶n ®−îc ph¶n ¶nh trªn c¸c NhËt ký chøng tõ kh¸c nhau cã liªn quan ®èi øng Cã víi tμi kho¶n ë NhËt ký chøng tõ ®ã. Cuèi th¸ng chóng ®−îc tËp hîp ph¶n ¸nh vμo Sæ C¸i. NhËt ký chøng tõ më cho tõng th¸ng. MÉu sæ NhËt ký chøng tõ ®−îc thiÕt kÕ vËn dông theo kÕt cÊu kiÓu bμn cê. HiÖn nay chÕ ®é quy ®Þnh cã 10 NhËt ký chøng tõ. VÝ dô: MÉu sæ NhËt ký chøng tõ nh− sau: http://www.ebook.edu.vn 115
nhËt ký chøng tõ sè 2 Ghi Cã TK 112 " TiÒn göi ng©n hμng" Th¸ng ... n¨m N.. Ngμy Chøng tõ Ghi cã TK 112, ghi Nî c¸c TK ghi DiÔn Gi¶i Céng Ngμy Sè TK TK TK TK .... sæ Cã TK112 Tæng céng * B¶ng kª ®−îc sö dông trong mét sè tr−êng hîp cÇn tËp hîp sè liÖu chi tiÕt, hoÆc cÇn tÝnh to¸n tr−íc nh÷ng sè liÖu cÇn thiÕt, phôc vô cho viÖc ghi sæ NhËt ký chøng tõ ®−îc nhanh chãng. MÉu B¶ng kª ®−îc thiÕt kÕ kh¸ ®a d¹ng, tuú theo tõng tr−êng hîp cô thÓ. HiÖn nay chÕ ®é quy ®Þnh cã 11 B¶ng kª. * B¶ng ph©n bæ: ®−îc dïng ®Ó tËp hîp vμ tÝnh to¸n ph©n bæ chi phÝ cho c¸c ®èi t−îng chÞu phÝ trong mét sè tr−êng hîp chi phÝ cÇn tËp hîp vμ ph©n bæ tr−íc khi ghi vμo NhËt ký chøng tõ hoÆc B¶ng kª. MÉu B¶ng ph©n bæ ®−îc thiÕt kÕ phï hîp víi ®Æc ®iÓm tÝnh to¸n cña tõng lo¹i chi phÝ cÇn ph©n bæ, trong ®ã b¶o ®¶m kÕt chuyÓn tõ bªn cã c¸c tμi kho¶n ®èi øng Nî víi c¸c tμi kho¶n liªn quan. HiÖn nay chÕ ®é quy ®Þnh cã 4 B¶ng ph©n bæ * Tê kª chi tiÕt: dïng ®Ó tËp hîp c¸c chøng tõ gèc cïng lo¹i cña mét sè ®èi t−îng cã ®Æc tÝnh riªng vÒ h¹ch to¸n chi tiÕt, nh»m phôc vô viÖc ghi B¶ng kª hoÆc NhËt ký chøng tõ ®−îc ®¬n gi¶n. Khi sö dông tê kª chi tiÕt, chøng tõ gèc tr−íc hÕt ®−îc ghi vμo tê kª chi tiÕt, cuèi th¸ng tê kª chi tiÕt ghi vμo c¸c B¶ng kª hoÆc NhËt ký chøng tõ liªn quan. Ngoμi ra, h×nh thøc kÕ to¸n nμy còng sö dông c¸c sæ chi tiÕt gièng nh− nh÷ng h×nh thøc kÕ to¸n kh¸c trong nh÷ng tr−êng hîp mμ h¹ch to¸n chi tiÕt ch−a ®−îc kÕt hîp h¹ch to¸n ë c¸c sæ trªn. * Sæ C¸i: ®−îc më cho c¶ n¨m, mçi tμi kho¶n sö dông mét trang sæ vμ chia 12 cét, mçi th¸ng sö dông mét cét. Nguyªn t¾c ghi Sæ C¸i ®èi víi h×nh thøc nμy lμ: sè ph¸t sinh bªn Cã mçi tμi kho¶n ®−îc ph¶n ¸nh vμo Sæ C¸i theo tæng sè lÊy tõ NhËt ký chøng tõ ghi cã tμi kho¶n ®ã, sè ph¸t sinh Nî ®−îc ph¶n ¶nh chi tiÕt theo ®èi øng Cã víi tõng tμi kho¶n lÊy ë c¸c NhËt ký chøng tõ cã liªn quan. Sæ C¸i chØ ghi vμo cuèi th¸ng trªn c¬ së c¸c NhËt ký chøng tõ, sau ®ã tÝnh ra sè d− c¸c tμi kho¶n. MÉu sæ c¸i cña h×nh thøc NhËt ký - chøng tõ sæ c¸i http://www.ebook.edu.vn 116
Tμi kho¶n: . . . Sè d− ®Çu n¨m N¨m: . . . Nî Cã Th¸ng Céng Ghi Nî TK nμy Th¸ng Th¸ng Th¸ng Th¸ng ..... 12 n¨m ®èi øng Cã c¸c TK 1 2 3 4 .. .. . .. Céng S PS Nî Tæng S PS Cã Sè d− cuèi th¸ng Nî Cã 3.3. S¬ ®å vμ tr×nh tù h¹ch to¸n Chøng tõ gèc vμ c¸c b¶ng ph©n bæ Tê kª chi tiÕt vμ B¶ng kª c¸c sæ chi tiÕt kh¸c NhËt ký - chøng tõ Sæ C¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o kÕ to¸n Ký hiÖu: Ghi hμng ngμy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra B−íc 1: Hμng ngμy c¨n cø vμo chøng tõ gèc ghi vμo c¸c NhËt ký chøng tõ hoÆc B¶ng kª, tê kª chi tiÕt cã liªn quan, ®èi chiÕu víi c¸c nghiÖp vô liªn quan cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt ( ch−a ®−îc kÕt hîp ph¶n ¸nh ë c¸c sæ trªn) sau ®ã tõ chøng tõ gèc cßn ghi vμo sæ chi tiÕt cã liªn quan. B−íc 2: §èi víi c¸c tr−êng hîp ghi vμo tê kª chi tiÕt, cuèi th¸ng, tæng hîp sè liÖu ë c¸c tê kª chi tiÕt ghi vμo NhËt ký chøng tõ hoÆc B¶ng kª cã liªn quan. §èi víi B¶ng kª phÇn lín còng ph¶i tæng hîp sè liÖu ®Ó ghi vμo NhËt ký chøng tõ cã liªn quan. http://www.ebook.edu.vn 117
B−íc 3: Cuèi th¸ng, tõ NhËt ký chøng tõ ghi vμo sæ c¸i, tõ c¸c sæ chi tiÕt tæng hîp sè liÖu lËp B¶ng Tæng hîp chi tiÕt, råi ®èi chiÕu sè liÖu ë B¶ng Tæng hîp chi tiÕt víi c¸c tμi kho¶n t−¬ng øng trªn Sæ C¸i. Cuèi cïng, tõ sè liÖu ë Sæ C¸i, B¶ng Tæng hîp chi tiÕt, NhËt ký chøng tõ tiÕn hμnh lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. 3.4. −u, nh−îc ®iÓm * ¦u ®iÓm: thuËn tiÖn cho viÖc ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n, gi¶m ®−îc khèi l−îng c«ng viÖc ghi sæ nhê phÇn lín c¸c sæ kÕt cÊu theo mét bªn cña tμi kho¶n. MÆt kh¸c, c¸c sæ ®−îc kÕt cÊu theo nguyªn t¾c kiÓu bμn cê, mÉu sæ ®−îc in s½n vμ ban hμnh thèng nhÊt, do ®ã, t¹o nªn kû c−¬ng trong viÖc thùc hiÖn ghi sæ vμ viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu ®−îc chÆt chÏ. Mét sè tr−êng hîp kÕt hîp ®−îc h¹ch to¸n tæng hîp víi h¹ch to¸n chi tiÕt trªn c¸c sæ, b¶o ®¶m cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho qu¶n lý vμ lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®−îc nhanh chãng. * Nh−îc ®iÓm: Sè l−îng vμ lo¹i sæ nhiÒu, kÕt cÊu phøc t¹p, ®ßi hái nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i cã tr×nh ®é nghiÖp vô t−¬ng ®èi cao. MÆt kh¸c víi h×nh thøc kÕ to¸n nμy th× viÖc chuyÓn sang ¸p dông kÕ to¸n b»ng m¸y vi tÝnh sÏ cã nhiÒu khã kh¨n. Víi nh÷ng −u nh−îc ®iÓm trªn, h×nh thøc kÕ to¸n nμy thÝch hîp víi nh÷ng ®¬n vÞ cã quy m« lín, ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n ®ñ nhiÒu, tr×nh ®é nghiÖp vô t−¬ng ®èi v÷ng vμng. 4. H×nh thøc NhËt ký chung 4.1. §Æc ®iÓm §Æc ®iÓm chñ yÕu cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung lμ mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ph¶i c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®Ó ghi vμo NhËt ký chung (hoÆc NhËt ký ®Æc biÖt) theo tr×nh tù thêi gian. Cuèi ngμy tæng hîp sè liÖu tõ NhËt ký chung ghi hÖ thèng ho¸ vμo c¸c tμi kho¶n trªn Sæ C¸i. 4.2. C¸c lo¹i sæ s¸ch kÕ to¸n chñ yÕu - Sæ NhËt ký chung - Sæ NhËt ký ®Æc biÖt (nÕu cã) vμ sæ kÕ to¸n chi tiÕt. - Sæ C¸i c¸c tμi kho¶n 4.3. S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n Chøng tõ gèc NhËt ký chung NhËt ký ®Æc biÖt Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ C¸i B¶ng Tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi tμi kho¶n B¸o c¸o tμi chÝnh http://www.ebook.edu.vn 118
Ghi chó: Ghi hμng ngμy Ghi cuèi th¸ng, ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu, kiÓm tra. - C¨n cø vμo chøng tõ gèc ®· ®−îc kiÓm tra hîp lÖ ®Ó ®Þnh kho¶n vμ ghi vμo NhËt ký chung theo thø tù thêi gian, cuèi ngμy (kú) tæng hîp sè liÖu hÖ thèng ho¸ theo tμi kh¶n ®Ó ghi vμo Sæ C¸i. - §èi víi nh÷ng nghiÖp vô ph¸t sinh nhiÒu th× hμng ngμy c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®· kiÓm tra hîp lÖ ®Ó ®Þnh kho¶n ghi vμo NhËt ký ®Æc biÖt. Cuèi th¸ng tæng hîp sè liÖu hÖ thèng ho¸ theo tμi kho¶n ®Ó ghi mét lÇn vμo Sæ C¸i. - Nh÷ng nghiÖp vô liªn quan ®Õn ®èi t−îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× ®ång thêi c¨n cø vμo chøng tõ gèc ®Ó vμo c¸c sæ hoÆc thÎ chi tiÕt cã liªn quan. - Cuèi th¸ng c¨n cø vμo sè liÖu sæ chi tiÕt ®Ó lËp B¶ng Tæng hîp chi tiÕt. - Sè liÖu trªn Sæ C¸i ®−îc ®èi chiÕu víi sè liÖu ë B¶ng Tæng hîp chi tiÕt lμ c¬ së ®Ó lËp B¶ng c©n ®èi tμi kho¶n. - Sau khi ®èi chiÕu chÆt chÏ c¨n cø vμo sè liÖu ë B¶ng Tæng hîp chi tiÕt vμ B¶ng c©n ®èi tμi kho¶n ®Ó lËp c¸c B¸o c¸o tμi chÝnh. 4.4. −u ®iÓm H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung ®· kh¾c phôc ®−îc nh÷ng nh−îc ®iÓm cña h×nh thøc kÕ to¸n cña NhËt ký - Sæ C¸i, h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ vμ h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung cã nhiÒu −u ®iÓm: - §¬n gi¶n, dÔ ghi chÐp, dÔ tæng hîp sè liÖu. - Kh«ng ®ßi hái nghiÖp vô cao. - Cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho viÖc lËp b¸o c¸o tμi chÝnh. - ThuËn tiÖn cho viÖc c¬ giíi ho¸ tÝnh to¸n./ . http://www.ebook.edu.vn 119