Module 2: KỸ NĂNG NÓI TRONG THỰC THI CÔNG VỤ

Chia sẻ: Vũ Hữu Hà | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

110
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nói là hình thức giao tiếp trực tiếp được sử dụng nhiều trong cuộc sống nói chung và trong hoạt động công vụ nói riêng. Các nhà quản lý, các cán bộ, công chức muốn giao tiếp có hiệu quả cần phải rèn luyện cho mình một kỹ năng nói thật tốt. Ngày nay, kỹ năng nói không chỉ là một giá trị thêm vào, trong thực thi công vụ - nó trở thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong cơ quan càng cao thì kỹ năng này lại càng trở nên cần thiết....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Module 2: KỸ NĂNG NÓI TRONG THỰC THI CÔNG VỤ

Module 2: KỸ NĂNG NOI TRONG THỰC THI CÔNG VỤ ́ 2.1. Vai trò cua Noi trong thực thi công vụ ̉ ́ Noi là hinh thức giao tiêp trực tiêp được sử dung nhiêu trong cuôc sông ́ ̀ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ́ noi chung và trong hoat đông công vụ noi riêng. Cac nhà quan ly, cac can bô, ́ ̣ ̣ ́ ́ ̉ ́ ́ ́ ̣ công chức muôn giao tiêp có hiêu quả cân phai ren luyên cho minh môt kỹ năng ́ ́ ̣ ̀ ̉ ̀ ̣ ̀ ̣ ́ ̣ ́ noi thât tôt. Ngay nay, kỹ năng noi không chỉ là môt giá trị thêm vao, trong thực thi ̀ ́ ̣ ̀ công vụ - nó trở thanh môt yêu câu thiêt yêu. Vị trí cua môt người trong cơ quan ̀ ̣ ̀ ́ ́ ̉ ̣ cang cao thì kỹ năng nay lai cang trở nên cân thiêt. Tuy nhiên, ngay cả khi ̀ ̀ ̣ ̀ ̀ ́ chung ta không phai là nhà quan lý môi môt can bô, công chức khi thực thi công ́ ̉ ̉ ̃ ̣ ́ ̣ vụ cung cân để có thể trinh bay môt chủ trương công tac, phat biêu ý kiên, tranh ̃ ̀ ̀ ̀ ̣ ́ ́ ̉ ́ luân môt vân đề trước cuôc hop, hoăc trao đôi với đông nghiêp về những nhiêm ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ̀ ̣ ̣ vụ hang ngay hoăc trao đôi với công dân khi giai quyêt môt thủ tuc hanh chinh ̀ ̀ ̣ ̉ ̉ ́ ̣ ̣ ̀ ́ nao đo…Sự thanh bai trong cac cuôc noi chuyên có liên quan trực tiêp đên ̀ ́ ̀ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ́ ́ điêm côt yêu cua môi người. Vì vây, noi môt cach hiêu quả không đơn thuân chỉ ̉ ́ ́ ̉ ̃ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̀ là môt điêu “ có thì cang hay” nữa - nó đã thực sự là môt kỹ năng không thể ̣ ̀ ̀ ̣ thiêu đôi với môi can bô, công chức trong thực thi công vu. Hơn thế nữa, noi ́ ́ ̃ ́ ̣ ̣ ́ trong thực thi công vụ con có môt số ưu điêm sau: ̀ ̣ ̉ - Giup cho viêc giai quyêt công viêc đat hiêu quả hơn ́ ̣ ̉ ́ ̣ ̣ ̣ - Khăng đinh ban thân trước tâp thê, nâng cao uy tin cua minh ̉ ̣ ̉ ̣ ̉ ́ ̉ ̀ - Nâng cao hiêu quả hoat đông cua cac cơ quan nhà nước, đăc biêt trong bôi ̣ ̣ ̣ ̉ ́ ̣ ̣ ́ canh thực hiên cai cach thủ tuc hanh chinh ở nước ta hiên nay. ̉ ̣ ̉ ́ ̣ ̀ ́ ̣ Tuy nhiên, để noi trong thực thi công vụ môt cach có hiêu qua, ngoai viêc ́ ̣ ́ ̣ ̉ ̀ ̣ ren luyên kỹ năng noi noi chung, môi cá nhân cân phân biêt rõ cac hinh th ức ̀ ̣ ́ ́ ̃ ̀ ̣ ́ ̀ giữa noi trước đam đông với thuyêt trinh. ́ ́ ́ ̀ 2.2. Phân biêt cac hinh thức noi trước đam đông và thuyêt trinh ̣ ́ ̀ ́ ́ ́ ̀ Noi trước đam đông và thuyêt trinh, hai hinh thức nay cân được phân biêt ́ ́ ́ ̀ ̀ ̀ ̀ ̣ môt cach rach roi, song trong thực tế nó không hoan toan đơn gian. Bởi trong ̣ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ ̉ 1
khi noi trước đam đông cung có thể có thuyêt trinh và ngược lai, theo chung tôi ́ ́ ̃ ́ ̀ ̣ ́ nó có sự giao thoa nhât đinh. Tuy nhiên, chung ta có thể phân biêt nó trên ́ ̣ ́ ̣ phương diên nôi dung cua vân đề hoăc qua phương diên hinh th ức. Chăng han, ̣ ̣ ̉ ́ ̣ ̣ ̀ ̉ ̣ trong cuôc hop, thủ trưởng chủ trì cuôc hop và thông bao về môt vân đề nao đo, ̣ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ ́ ̀ ́ môt nôi dung nao đó mới cho toan thể nhân viên trong đơn vị được biêt, trong ̣ ̣ ̀ ̀ ́ trường hợp nay là hinh thức noi trước đam đông. Nhưng cung trong bôi canh ̀ ̀ ́ ́ ̃ ́ ̉ đo, ngoai viêc thông bao nôi dung mới, thủ trưởng con giai thich, phân tich sâu ́ ̀ ̣ ́ ̣ ̀ ̉ ́ ́ nôi dung đó để moi người không chỉ nghe, biêt mà con hiêu để có khả năng vân ̣ ̣ ́ ̀ ̉ ̣ dung nó thì trong trường hợp nay nó sẽ mang tinh chât thuyêt trinh. Hoăc giả ̣ ̀ ́ ́ ́ ̀ ̣ trong môt buôi thuyêt trinh về môt chuyên đề khoa hoc nao đó hoăc môt đề tai ̣ ̉ ́ ̀ ̣ ̣ ̀ ̣ ̣ ̀ khoa hoc thì thường sẽ có khoang 5 đên 7 phut đâu tac giả sẽ trinh bay những ̣ ̉ ́ ́ ̀ ́ ̀ ̀ yêu tố mang tinh chât “thủ tuc” và giới thiêu môt cach tom tăt về muc đich, ý ́ ́ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ́ ́ ̣ ́ nghia, câu truc nôi dung cua đề tai…trường hợp “thủ tuc” nay nó thiên về hinh ̃ ́ ́ ̣ ̉ ̀ ̣ ̀ ̀ thức noi trước đam đông. ́ ́ Vây, chung ta có thể phân biêt noi trước đam đông với thuyêt trinh trên ̣ ́ ̣ ́ ́ ́ ̀ môt vai tiêu chí sau: ̣ ̀ - Về phương diên nôi dung: noi trước đam đông thường mang tinh chât ̣ ̣ ́ ́ ́ ́ thông bao, trao đôi thông tin nhiêu hơn, con thuyêt trinh nôi dung cua ́ ̉ ̀ ̀ ́ ̀ ̣ ̉ nó mang tinh chuyên sâu hơn, ở câp độ cao hơn. ́ ́ - Về không gian và khoang thời gian: noi trước đam đông có thể diên ra ̉ ́ ́ ̃ ở nhiêu đia điêm khac nhau có thể ngay tai phong lam viêc hoăc ở môt ̀ ̣ ̉ ́ ̣ ̀ ̀ ̣ ̣ ̣ đia điêm công công nao đó và trong hôi thao chuyên đề thì noi nó ở ̣ ̉ ̣ ̀ ̣ ̉ ́ khoang thời gian đâu “mang tinh thủ tuc”. Con về thuyêt trinh thì ̉ ̀ ́ ̣ ̀ ́ ̀ không gian và thời gian cua nó có thể được người noi xac đinh cụ thể ̉ ́ ́ ̣ trước khi thuyêt trinh ́ ̀ 2.3. Cac yêu tố can trở/ rao can quá trinh noi ́ ́ ̉ ̀ ̉ ̀ ́ • Can trở về tâm lý (cam xuc) có thể bị can trở khi: ̉ ̉ ́ ̉ - Truyên đat môt chủ trương, chinh sach mới mà chung ta biêt người nghe sẽ ̀ ̣ ̣ ́ ́ ́ ́ không mây hưởng ứng ́ 2
- Lân đâu tiên thuyêt trinh môt vân đề quan trong trước đông người ̀ ̀ ́ ̀ ̣ ́ ̣ - Người nghe dửng dưng với người noi hoăc với vân đề người noi đưa ra ́ ̣ ́ ́ - Hoăc tự ti vì vị thê/ đia vị cua minh khi noi, truyên đat cho câp lanh đao ̣ ́ ̣ ̉ ̀ ́ ̀ ̣ ́ ̃ ̣ hoăc cho cac chuyên gia nghe, nhiêu khi người noi cung bị anh hưởng bởi ̣ ́ ̀ ́ ̃ ̉ yêu tố tâm lý người nghe. ́ * Can trở về ngôn ngữ, đăc biêt là cach dung từ ngữ không phù hợp, không ̉ ̣ ̣ ́ ̀ chinh xac về măt ngữ nghia có thể gây hiêu lâm hoăc khó hiêu. ́ ́ ̣ ̃ ̉ ̀ ̣ ̉ * Can trở về cơ sở vât chât, hệ thông âm thanh tôi, thiêu anh sang, nong quá ̉ ̣ ́ ́ ̀ ́ ́ ́ ́ hoăc lanh qua, tai liêu không có hoăc có nhưng khó đoc ̣ ̣ ́ ̀ ̣ ̣ ̣ * Can trở về môi trường, là những can trở bên ngoai có thể có tac đông tiêu ̉ ̉ ̀ ́ ̣ cực tới kêt quả cua quá trinh truyên đat thông tin. Ví du: ́ ̉ ̀ ̀ ̣ ̣ Nhiêu ̃ Có quá nhiêu thứ diên ra cung luc ̀ ̃ ̀ ́ Phân tan tư tưởng ́ v.v. * Can trở do sự không tương đông giữa những người tham gia quá trinh ̉ ̀ ̀ truyên đat cung có thể dân tớ ̀ ̣ ̃ CANhiêu Ở/ RAO tương đông có thể vê: ̃ ̉ i TR sai. Sự không ̉ ̀ ̀ ̀ Kiên thức chuyên môn CAN ́ ̉ Tuôi ̉ Giới tinh ́ Cá tinh ́ Tiêu chuân giá trị ̉ BÊN NGOAI ́ Giao duc/ hoc vân ̣ ̣ ̀́ BÊN TRONG Phong cach sông ́ ́ Văn hoá v.v. ́ LO LĂNG MÔI TRƯỜNG ̉ ́ CAM XUC NGƯỜI NGHE ̣ ĐINH KIÊN 3 THỜ Ơ
2.2. Những lôi thường măc phai khi noi ̃ ́ ̉ ́ - Không xac đinh rõ nôi dung minh đinh noi hay noi cach khac không biêt ́ ̣ ̣ ̀ ̣ ́ ́ ́ ́ ́ minh phai noi gi, điêu nay nghe có vẻ ngớ ngân nhưng trong thực tế nhiêu ̀ ̉ ́ ̀ ̀ ̀ ̉ ̀ nhà quan ly, nhiêu công chức khi trao đôi không hề có có môt ý niêm rõ rang ̉ ́ ̀ ̉ ̣ ̣ ̀ về những gì họ truyên đat đên người nghe. ̀ ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ̀ - Đôc thoai môt chiêu - ̀ ̀ Trinh bay qua loa - Quay lưng về phia người nghe ́ - Sử dung ngôn ngữ không phù hợp; thông tin thiêu chinh xac, sai số liêu; ̣ ́ ́ ́ ̣ không biêt kêt hợp môt cach linh hoat với cac phương tiên hỗ trợ khac… ́ ́ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ́ 4
2.4. Ren luyên kỹ năng noi ̀ ̣ ́ 2.4.1. Kỹ năng thuyêt trinh ́ ̀ a. Vai trò cua kỹ năng thuyêt trinh ̉ ́ ̀ Thuyêt trinh hay con goi là noi trước đam đông nhưng ở mức độ cao ́ ̀ ̀ ̣ ́ ́ hơn, là hoat đông phổ biên trong giao tiêp, đăc biêt trong cac linh vực hoat đông ̣ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ́ ̃ ̣ ̣ như PR, giao duc và trong hoat đông quan ly… ́ ̣ ̣ ̣ ̉ ́ Trong thực thi công vu, thuyêt trinh đong môt vai trò quan trong, môi môt ̣ ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̃ ̣ sự viêc, vân đê, chủ trương, chinh sach được cac nhà quan lý hoăc can bô, công ̣ ́ ̀ ́ ́ ́ ̉ ̣ ́ ̣ chức thuyêt trinh trước cơ quan, đơn vị hay thuyêt trinh cho lanh đao môt cach ́ ̀ ́ ̀ ̃ ̣ ̣ ́ có hiêu qua, điêu đó không những tac đông tich cực đên chât lượng, hiêu quả ̣ ̉ ̀ ́ ̣ ́ ́ ́ ̣ công viêc mà con thể hiên được năng lực, trí thông minh và uy tin cua môi can ̣ ̀ ̣ ́ ̉ ̃ ́ bô, công chức trong xã hôi. ̣ ̣ Ngoai ra, thuyêt trinh con có môt số ưu điêm sau: ̀ ́ ̀ ̀ ̣ ̉ - Về dung lượng và thời gian: Sử dung kỹ năng thuyêt trinh người ta có thể ̣ ́ ̀ truyên đat được môt lượng thông tin lớn cho nhiêu đôi tượng cung môt luc, ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ̀ ̣ ́ trong môt khoang thời gian ngăn. ̣ ̉ ́ - Về lợi ich kinh tê: so với nhiêu hinh thức giao tiêp khac, thuyêt trinh tiêt ́ ́ ̀ ̀ ́ ́ ́ ̀ ́ kiêm được chi phí và thời gian. ̣ - Về măt tâm ly: Người thuyêt trinh chủ đông được nôi dung và thời gian ̣ ́ ́ ̀ ̣ ̣ b. Môt số lôi thường găp khi thuyêt trinh ̣ ̃ ̣ ́ ̀ - Không tự tin vao chinh minh, vì vây không nhân thức được những sự meo ̀ ́ ̀ ̣ ̣ ́ mó có thể có cua thông tin nên trong quá trinh thuyêt trinh không điêu chinh ̉ ̀ ́ ̀ ̀ ̉ được kip thời. ̣ - Xây dựng câu truc bai thuyêt trinh không phù hợp, thông điêp đưa ra không ́ ́ ̀ ́ ̀ ̣ găn với môi quan tâm cua người nhân ́ ́ ̉ ̣ - Không biêt cach kêt hợp cac hanh vi không lời trong quá trinh truyên đat hoăc ́ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ̣ không hoi ý kiên phan hôi cua người nhân để kiêm tra lai người nghe xem có ̉ ́ ̉ ̀ ̉ ̣ ̉ ̣ 5
thực sự thông hiêu không; hoăc không biêt cach tân dung cac phương tiên hỗ ̉ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ́ ̣ trợ khac… dân đên bai thuyêt trinh tẻ nhat, không thuyêt phuc người nghe. ́ ̃ ́ ̀ ́ ̀ ̣ ́ ̣ ̀ ̣ ́ ̣ ́ ̀ - Không nhin lai rut kinh nghiêm sau khi thuyêt trinh. c. Ren luyên kỹ năng thuyêt trinh ̀ ̣ ́ ̀ 1. Chuân bị ̉ - Xac đinh đôi tượng người nghe ́ ̣ ́ Xac đinh đôi tượng người nghe là viêc đâu tiên cân được thể hiên trước ́ ̣ ́ ̣ ̀ ̀ ̣ khi thuyêt trinh. Đôi tượng người nghe trong hoat đông thực thi công vụ có thể ́ ̀ ́ ̣ ̣ ̀ bao gôm: + Công dân hoăc đai diên tổ chức; ̣ ̣ ̣ + Cá nhân hoăc nhom đên lam viêc đề nghị phôi hợp, công tac; ̣ ́ ́ ̀ ̣ ́ ̣ ́ + Câp trên; Câp dưới; Đông nghiêp … ́ ́ ̀ ̣ Môi đôi tượng trên đêu có những net đăc thù khac nhau, thuôc những môi ̃ ́ ̀ ́ ̣ ́ ̣ ́ quan hệ nhât đinh đôi với can bô, công chức. Vì vây, để buôi thuyêt trinh thanh ́ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ̉ ́ ̀ ̀ công, trước khi thuyêt trinh, người thực thi công vụ cân trả lời được ba câu hoi ́ ̀ ̀ ̉ sau: + Người nghe là ai? + Người nghe muôn biêt thông tin về những vân đề gi? ́ ́ ́ ̀ + Người nghe đã biêt gì về chủ đề minh sẽ trinh bay? ́ ̀ ̀ ̀ Viêc trả lời tôt cac câu hoi trên trước khi thuyêt trinh là môt điêu tuyêt vời. ̣ ́ ́ ̉ ́ ̀ ̣ ̀ ̣ Tuy nhiên, trong nhiêu trường hợp chung ta cung có thể tim hiêu người nghe ̀ ́ ̃ ̀ ̉ trong quá trinh chung ta truyên đat thông tin băng cach quan sat thai độ người ̀ ́ ̀ ̣ ̀ ́ ́ ́ nghe, năm băt sự phan hôi cua họ để điêu chinh cach truyên đat cho phù hợp ́ ́ ̉ ̀ ̉ ̀ ̉ ́ ̀ ̣ với bôi canh luc noi. ́ ̉ ́ ́ ́ ̣ ̣ ́ ́ ̀ - Xac đinh muc đich thuyêt trinh Muc đich thuyêt trinh liên quan chăt chẽ với đôi tượng người nghe. Tuy ̣ ́ ́ ̀ ̣ ́ nhiên, trong thực tế không phai khi nao đôi tượng người nghe và muc đich ̉ ̀ ́ ̣ ́ thuyêt trinh cung trung khit được với nhau, tức là đôi tượng nao sẽ là muc đich ́ ̀ ̃ ̀ ́ ́ ̀ ̣ ́ ây. Sẽ có nhiêu vân đề mà người can bô, công chức trinh bay vượt ra ngoai ́ ̀ ́ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ 6
mong đợi hoăc đề nghị cua người nghe. Ngược lai có những nôi dung người ̣ ̉ ̣ ̣ nghe muôn nghe nhưng người thuyêt trinh sẽ quyêt đinh truyên đat cho họ vao ́ ́ ̀ ́ ̣ ̀ ̣ ̀ môt dip khac hoăc băng môt hinh thức khac. ̣ ̣ ́ ̣ ̀ ̣ ̀ ́ Muc đich thuyêt trinh cua can bô, công chức trong thực thi công vụ rât da ̣ ́ ́ ̀ ̉ ́ ̣ ́ dang. Đó có thể để thông bao cho dân về hinh thức quan ly, sử dung đât, công ̣ ́ ̀ ̉ ́ ̣ ́ nhân quyên sử dung đât; cung có thể để chia se, truyên đat thông tin vê ̀ môt chu ̉ ̣ ̀ ̣ ́ ̃ ̉ ̀ ̣ ̣ trương mới, chinh sach mới cho can bô, nhân viên trong cơ quan hoăc cung có ́ ́ ́ ̣ ̣ ̃ thể tao diên đan trao đôi và lăng nghe…Như vây, trong thực thi công vu, đôi ̣ ̃ ̀ ̉ ́ ̣ ̣ ́ tượng và muc đich thuyêt trinh rât phong phú và đa dang nhưng suy cho cung ̣ ́ ́ ̀ ́ ̣ ̀ muc đich cua ban thuyêt trinh đôi với người nghe la: kiên thức, kỹ năng và thai ̣ ́ ̉ ̉ ́ ̀ ́ ̀ ́ ́ ̣ đô. - Thu thâp xử lý thông tin ̣ Để bai thuyêt trinh có hiêu quả thì môt trong những yêu tố chung ta cân ̀ ́ ̀ ̣ ̣ ́ ́ ̀ phai chú trong đó là khâu thu thâp và xử lý thông tin liên quan đên vân đề chung ̉ ̣ ̣ ́ ́ ́ ta trinh bay. Chung ta không thể thuyêt trinh tôt, nêu chung ta không co ́ đây đu, ̀ ̀ ́ ́ ̀ ́ ́ ́ ̀ ̉ chinh xac thông tin về vân đề chung ta trinh bay. Thực tiên cho thây, môt trong ́ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̃ ́ ̣ những lý do lam cho viêc truyên đat không có hiêu quả đó là thông tin thiêu ̀ ̣ ̀ ̣ ̣ ́ chinh xac, sai số liêu hoăc số liêu đưa ra không sat với thực tê. Trong thực thi ́ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ́ công vu, cac nhom thông tin liên quan đên nôi dung truyên đat đó la: Thông tin ̣ ́ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ̀ về chủ trương, chinh sach cua câp trên hoăc cua chinh cơ quan, đơn vị minh; ́ ́ ̉ ́ ̣ ̉ ́ ̀ thông tin liên quan đên hoat đông thực tế cua linh vực minh truyên đat ́ ̣ ̣ ̉ ̃ ̀ ̀ ̣ - Xây dựng câu truc nôi dung ́ ́ ̣ Câu truc nôi dung bai thuyêt trinh trong thực thi công vụ cung giông nh ư ́ ́ ̣ ̀ ́ ̀ ̃ ́ câu truc nôi dung cua bât kỳ bai thuyêt trinh nao khac trong thực tê, thông ́ ́ ̣ ̉ ́ ̀ ́ ̀ ̀ ́ ́ thường có câu truc ba phân: Phân mở đâu (Đăt vân đê); nôi dung chinh (giai ́ ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ́ ̀ ̣ ́ ̉ quyêt vân đê) và kêt luân (kêt thuc vân đê) ́ ́ ̀ ́ ̣ ́ ́ ́ ̀ 2. Lựa chon phương tiên thuyêt trinh ̣ ̣ ́ ̀ - Lựa chon cach thức noi ngăn gon, rõ rang, phù hợp với nôi dung và đôi ̣ ́ ́ ́ ̣ ̀ ̣ ́ tượng. Không noi lăp, dung từ đia phương hoăc những từ mang tinh “han lâm” ́ ́ ̀ ̣ ̣ ́ ̀ 7
không phù hợp với đôi tượng, âm lượng, tôc độ cua lời noi cung cân phai điêu ́ ́ ̉ ́ ̃ ̀ ̉ ̀ chinh không qua nhanh nhưng cung không quá châm, không noi giong đêu đêu. ̉ ́ ̃ ̣ ́ ̣ ̀ ̀ - Sử dung cac phương tiên hỗ trợ không phai lời noi như trang phuc cua người ̣ ́ ̣ ̉ ́ ̣ ̉ thuyêt trinh, điêu bộ cơ thể như măt, tay, cử chỉ điêu bô…và cac phương tiên ́ ̀ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̣ kỹ thuât khac như: May tinh, may chiêu hăt; bang viêt; giây Ao, giây mau…; ̣ ́ ́ ́ ́ ́ ́ ̉ ́ ́ ́ ̀ thiêt bị âm thanh, hinh anh như may quay, đâu video,.. ́ ̀ ̉ ́ ̀ 3. Lựa chon thời điêm ̣ ̉ Thời điêm thuyêt trinh cung cân được xem xet môt cach cân thân vì nó có ̉ ́ ̀ ̃ ̀ ́ ̣ ́ ̉ ̣ anh hưởng đên hiêu quả thuyêt trinh. Vì vây, người thuyêt trinh nên chon thời ̉ ́ ̣ ́ ̀ ̣ ́ ̀ ̣ điêm thich hợp, đăc biêt nên xem xet đên cả tâm lý người nghe lân tâm lý cua ̉ ́ ̣ ̣ ́ ́ ̃ ̉ ̉ ban thân. 4. Luyện tập trước khi thuyêt trinh ́ ̀ Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Thuyết trình là một nghệ thuật và người thuyết trình cũng là một người nghệ sĩ. Để trở thành người thuyêt trinh tôt trước khi “diễn” đòi hỏi mỗi người phải chuẩn bị và luy ện ́ ̀ ́ tập trước đó. Nếu có cơ hội, có thể luyện tập nói trước các nhóm nh ỏ và nh ờ mọi người đóng góp ý kiến hoăc có thể tự luyên tâp. Chính những trải nghiệm ̣ ̣ ̣ nhỏ và sự chuẩn bị đó sẽ giúp cho môi can bô,công chức thành công hơn khi ̃ ́ ̣ bước vào một buổi thuyết trình. ́ ̀ ́ ̀ d. Tiên hanh thuyêt trinh Mở đâu ban thuyêt trinh cân phai lam rõ môt số điêm sau: ̀ ̉ ́ ̀ ̀ ̉ ̀ ̣ ̉ ̣ ́ ̉ ̉ ́ ̀ - Muc đich cua ban thuyêt trinh ́ ́ ̣ ̉ ̉ ́ ̀ - Kêt câu nôi dung cua ban thuyêt trinh ̣ ̉ ̉ ́ ̀ - Muc tiêu cua ban thuyêt trinh - Phương thức thuyêt trinh ́ ̀ - Thời lượng cho toan bộ phân thuyêt trinh ̀ ̀ ́ ̀ - Sự liên quan cua người nghe ̉ ̣ ́ ̉ ̉ ́ ̀ ̀ ̀ ̃ Nôi dung chinh cua ban thuyêt trinh cân lam ro: 8
- Tiêp cân và thể hiên moi khia canh cua nôi dung trong tông thể cac vân đề ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̣ ̉ ́ ́ liên quan. - Tiêp cân vân đề môt cach phù hợp, đăc biêt đôi với những vân đề chinh cân ́ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ́ ́ ̀ gianh thời lượng hợp ly. ̀ ́ - Lựa chon cach biêu hiên phù hợp với nôi dung ̣ ́ ̉ ̣ ̣ Kêt thuc phân nôi dung chinh cân phai xem xet, đôi chiêu với những gì đã ́ ́ ̀ ̣ ́ ̀ ̉ ́ ́ ́ đăt ra ở phân đâu, đông thời có thể đăt câu hoi để biêt phan hôi cua người nghe, ̣ ̀ ̀ ̀ ̣ ̉ ́ ̉ ̀ ̉ nêu người nghe phan hôi tôt tức là muc đich đăt ra ban đâu đôi với người nghe ́ ̉ ̀ ́ ̣ ́ ̣ ̀ ́ đã được đap ứng. ́ ́ ́ ̀ ́ ̀ ̀ ̀ ̃ Kêt thuc phân thuyêt trinh cân lam ro: - Lam cho người nghe nhớ được những điêm chinh ̀ ̉ ́ - Nhân manh vai trò cua cả người noi lân người nghe ́ ̣ ̉ ́ ̃ - Thoa man những muc tiêu ban đâu đăt ra ̉ ̃ ̣ ̀ ̣ Ngoai ra, trong khi thuyêt trinh người thuyêt trinh cân phai: ̀ ́ ̀ ́ ̀ ̀ ̉ + Tự tin vào chính mình: Yếu tố đầu tiên khiến người thuyêt trinh khó có ́ ̀ bài thuyết trình tốt do tâm lý không được tốt của mình. Đăc biêt la ̀ can bô, ̣ ̣ ́ ̣ công chức khi thuyêt trinh môt vân đề nao đó trong cơ quan thường bị chính ́ ̀ ̣ ́ ̀ cái lối tư duy sợ hãi thất bại, sợ mọi người chế nhạo, s ợ noi trước đông ́ ̀ nghiêp hay đơn giản cảm thấy mình “run quá”khi đứng trước đám đông làm ̣ hạn chế khả năng thực sự của chinh minh. Vì vây, khi thuyêt trinh moi ng ười ́ ̀ ̣ ́ ̀ ̣ ̀ cân ̉ phai tự tin. + Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Nhiều người cứ nghĩ rằng, hiệu quả thuyết trình phụ thuộc vào nội dung của bài nói. Nh ưng th ực ra nh ững cái gì b ạn mất bao công chuẩn bị có khi cả tháng trời chỉ chiếm 7% hiệu quả truy ền t ải thông điệp. Trong khi đó các yếu tố về thể hiện, ngôn ngữ cơ thể lại chiếm đến 93%. Để thành công khi thuyết trình trước đông người, đi ều đ ầu tiên chung ta cần chú ý là trang phục của chính minh. Trang ph ục là hình ảnh đ ầu ́ ̀ tiên sẽ quyết định trong 30 giây người ta có muốn nói chuy ện với chung ta ́ tiếp hay không? Ngữ điệu giọng nói, khả năng giao tiếp bằng mắt hay sự di 9
chuyển của người noi cũng là những yếu tố đặc biệt ảnh hưởng đến hiệu ́ quả bài thuyết trình. + Truyên đat băng ngôn ngữ cua người nhân . Sử dung ví du/ minh hoạ từ ̀ ̣ ̀ ̉ ̣ ̣ ̣ “thế giới” cua người nhân. Điêu cực kỳ quan trong là khả năng người gửi tim ̉ ̣ ̀ ̣ ̀ hiêu đung môi quan tâm, tinh cach cua người nhân. Người gửi cân biêt kiên ̉ ́ ́ ́ ́ ̉ ̣ ̀ ́ ́ thức, kinh nghiêm, môi quan tâm, muc tiêu, v.v. mà người nhân có để có thể ̣ ́ ̣ ̣ thiêt kế thông điêp phù hợp. Thông điêp cân được trinh bay theo ngôn ngữ cua ́ ̣ ̣ ̀ ̀ ̀ ̉ người nhân (chứ không phai ngôn ngữ cua chinh minh). Đó là cach tôt nhât để ̣ ̉ ̉ ́ ̀ ́ ́ ́ đam bao người nhân hiêu được thông tin gửi cho ho. Nêu người nhân tỏ ra ̉ ̉ ̣ ̉ ̣ ́ ̣ không hiêu thông điêp, cân lam rõ ý hơn. Đăt câu hoi. Nhăc lai nêu cân thiêt, s ử ̉ ̣ ̀ ̀ ̣ ̉ ́ ̣ ́ ̀ ́ dung câu truc câu và từ khac. ̣ ́ ́ ́ e. Đanh giá rut kinh nghiêm buôi thuyêt trinh ́ ́ ̣ ̉ ́ ̀ Để rut kinh nghiêm cho những buôi thuyêt trinh tiêp theo có hiêu quả h ơn, ́ ̣ ̉ ́ ̀ ́ ̣ sau cuôc thuyêt trinh chung ta nên có sự đanh giá kêt qua. Cach thức đanh giá ̣ ́ ̀ ́ ́ ́ ̉ ́ ́ kêt quả có thể có nhiêu nhưng chung ta có thể đanh giá rut kinh nghiêm băng ́ ̀ ́ ́ ́ ̣ ̀ cach phat phiêu hoăc lây ý kiên phan hôi trực tiêp từ cac chuyên gia nêu co ́ cac ́ ́ ́ ̣ ́ ́ ̉ ̀ ́ ́ ́ ́ chuyên gia ngôi nghe hoăc từ người nghe môt cach trực tiêp. ̀ ̣ ̣ ́ ́ 2.4.2. Kỹ năng giao tiêp qua điên thoai ́ ̣ ̣ a . Vai trò cua giao tiêp qua điên thoai ̉ ́ ̣ ̣ Ngay nay, điên thoai được sử dung rông rai trong cuôc sông hang ngay ̀ ̣ ̣ ̣ ̣ ̃ ̣ ́ ̀ ̀ cua moi người dân trong xã hôi noi chung và trong hoat đông công sở noi riêng. ̉ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ́ Trong hoat đông cua cac cơ quan, đơn vi, điên thoai là phương tiên không thể ̣ ̣ ̉ ́ ̣ ̣ ̣ ̣ thiêu bởi nó là một trong những công cụ quan trọng, giup cho cac nha ̀ quan ly, ́ ́ ́ ̉ ́ chỉ đao, điêu hanh, bao cao công viêc, thông bao thông tin cho cac đơn vi. Đông ̣ ̀ ̀ ́ ́ ̣ ́ ́ ̣ ̀ thời, điên thoai cung đong vai trò là câu nôi quan trong là “môi giới” tiêp xuc ̣ ̣ ̃ ́ ̀ ́ ̣ ́ ́ giữa cơ quan với bên ngoai. Ân tượng ban đâu cua cơ quan để lai cho khach ̀ ́ ̀ ̉ ̣ ́ hang hoan toan phụ thuôc cuôc noi chuyên qua điên thoai quyêt đinh. ̀ ̀ ̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ 10
̣ ̉ ̉ ́ ̣ ̣ * Đăc điêm cua giao tiêp điên thoai - Chỉ có tiêng (băng ngôn ngữ, lời noi) không thể hiên được băng cử chi, điêu ́ ̀ ́ ̣ ̀ ̉ ̣ bộ (không có yêu tố phi ngôn từ). Vì thê, cân chú ý đên phat âm, giong noi nhât ́ ́ ̀ ́ ́ ̣ ́ ́ là đôi với con sô, để khoi nhâm lân. ́ ́ ̉ ̀ ̃ - Chỉ mang tinh chât môt phia. Đôi phương không biêt được khi nao có điên ́ ́ ̣ ́ ́ ́ ̀ ̣ thoai, nhưng người goi điên thoai cân phai tinh đên sự thuân lợi cua đôi ̣ ̣ ̣ ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̣ ̉ ́ phương - Giao tiêp qua điên thoai giup cho chung ta lây được thông tin phan hôi nhanh ́ ̣ ̣ ́ ́ ́ ̉ ̀ (nêu giao tiêp đó có hiêu qua). Rut ngăn được không gian và thời gian ́ ́ ̣ ̉ ́ ́ - Đơn gian, tiêt kiêm thời gian ̉ ́ ̣ ́ ́ ̣ ̣ b. Nguyên tăc khi giao tiêp qua điên thoai * Khi goi cho người chưa từng quen biêt ̣ ́ Khi goi cho người mà ta chưa găp bao giờ, cân lưu ý mây điêm sau: ̣ ̣ ̀ ́ ̉ - Tự xưng họ tên minh trước ̀ - Noi rõ muc đich ́ ̣ ́ - Noi với người nghe minh cân găp ai ́ ̀ ̀ ̣ - Nêu người nghe tỏ ra bân thì có thể hoi (ông/ ba) khi nao có thời gian, hen ́ ̣ ̉ ̀ ̀ ̣ ́ ̀ ́ ́ ́ khi khac rôi nhanh chong kêt thuc. * Phương phap nhân điên thoai ́ ̣ ̣ ̣ ̣ ̣ Khi chuông điên thoai reo: ́ ́ - Nhâc ông nghe lên - Nêu người goi phai đợi lâu quá ba hôi thì phai xin lôi ́ ̣ ̉ ̀ ̉ ̃ - Noi rõ họ tên ́ Khi đưa điên thoai cho người khac thì noi môt cach vui ve. Ví du, xin ông/ bà ̣ ̣ ́ ́ ̣ ́ ̉ ̣ vui long chờ cho môt lat ̀ ̣ ́ * Trong quá trinh trao đôi ̀ ̉ - Lễ độ trong giao tiêp điên thoai : vui vẻ noi chuyên với bên kia, đâu dây đê ̉ ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̀ họ có ân tượng tôt đep; ́ ́ ̣ - Thời gian noi chuyên nên ngăn ́ ̣ ́ 11
- Đôi đap trong điên thoai phai nhanh chong, chinh xac, rõ rang ́ ́ ̣ ̣ ̉ ́ ́ ́ ̀ - Nôi dung phai ngăn gon: nên viêt nôi dung ngăn gon ra môt tờ giây, dự ̣ ̉ ́ ̣ ́ ̣ ́ ̣ ̣ ́ đoan tinh hinh cua đôi phương để quyêt đinh thời gian đam thoai. ́ ̀ ̀ ̉ ́ ́ ̣ ̀ ̣ - Nêu bị đứt liên lac phai lâp tức goi lai ́ ̣ ̉ ̣ ̣ ̣ c. Môt số yêu câu khi giao tiêp qua điên thoai ̣ ̀ ́ ̣ ̣ * Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn . Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn giúp người noi dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn. ́ Ngoài ra, người noi cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong đi ện ́ thoại trong mọi tình huống. * Giọng nói chân thành . Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy người noi thật sự rất quan tâm ́ cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết. * Không ra lệnh. Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”. * Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo. Người noi tuyệt đối không sử dụng ́ những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với ng ười nghe. Tùy thu ộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với cơ quan, đơn vi, can bô, ̣ ́ ̣ công chức cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp. * Kiềm chế cảm xúc. Để tránh gặp những trường hợp khiến người noi dễ ́ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thu ẫn và phàn nàn thường gặp. 12
* Luôn nhớ người noi là bộ mặt của cơ quan. Nên mỗi khi nhấc điện ́ thoại lên thì sẽ nói chuyện với tư cách là người đại di ện c ơ quan, đ ơn vi ̣ ch ứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung vào cu ộc nói chuy ện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để h ọ có c ảm giác được quan tâm và cảm thấy hài lòng về cơ quan, đơn vị minh. ̀ * Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện. Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Ngoài ra cung nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên ̃ cạnh để có thể ghi chép lại những điều cần thiết. * Không nên làm việc khác khi đang nghe đi ện tho ại. K hông nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời th ư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở bên kia đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không muốn tiếp tục câu chuyện nữa. * Ngắt lời đúng lúc. Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà không cho người nghe một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một cách lịch sự để họ có thể tập trung vào v ấn đ ề c ốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian. * Nói rõ ràng và ngắn gọn. Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của cơ quan cũng như khi gọi điện tới cơ quan khác để yêu c ầu gi ải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn và rõ ràng. Nên tránh nói dài dòng d ễ dẫn đến lạc đề và có thể gây hiểu lầm cho người nghe. ̀ ̣ ̀ ́ BAI TÂP TINH HUÔNG Anh Nam công tac tai phong quan lý sử dung đât - Sở Tai nguyên và ́ ̣ ̀ ̉ ̣ ́ ̀ Môi trường tinh A. Anh vừa được thủ trưởng giao nhiêm vụ h ướng dân ̉ ̣ ̃ 13
cho can bộ Xa, phường, thị trân về viêc kê khai quỹ đât năm 2008 cua cac ́ ̃ ́ ̣ ́ ̉ ́ tổ chức đang quan ly, sử dung được nhà nước giao đât,cho thuê đât. ̉ ́ ̣ ́ ́ Anh công tac tai sở được 3 năm nhưng đây là lân đâu tiên anh trinh ́ ̣ ̀ ̀ ̀ bay môt vân đề chuyên môn trước đông người. Anh lo lăng không biêt ̀ ̣ ́ ́ ́ lam thế nao, sau mây ngay may mo, đoc tai liêu, suy nghi, cuôi cung anh ̀ ̀ ́ ̀ ̀ ̀ ̣ ̀ ̣ ̃ ́ ̀ đã chuân bị ban trinh bay với 8 nôi dung từ muc đich yêu câu tới viêc ̉ ̉ ̀ ̀ ̣ ̣ ́ ̀ ̣ hướng dân lâp tờ khai, lâp biêu trên 40 trang slide. Anh cung dự tinh trinh ̃ ̣ ̣ ̉ ̃ ́ ̀ bay trong vong 45 phut cho những nôi dung trên. Và anh tin răng v ới nôi ̀ ̀ ́ ̣ ̀ ̣ dung chuân bị chu đao, công phu chăc chăn bai thuyêt trinh cua minh sẽ ̉ ́ ́ ́ ̀ ́ ̀ ̉ ̀ ̀ thanh công. Buôi thuyêt trinh cua anh được thực hiên vao môt buôi sang thứ ̉ ́ ̀ ̉ ̣ ̀ ̣ ̉ ́ bay tai phong hop cua Sở. Moi người đên đông đu, sau man chao hoi, anh ̉ ̣ ̀ ̣ ̉ ̣ ́ ̉ ̀ ̀ ̉ đi thăng vao vân đề nhưng thay vao viêc nhin xuông cử toa, người nghe ̉ ̀ ́ ̀ ̣ ̀ ́ ̣ để noi, anh lai chăm cú nhin vao may tinh để đoc đêu đêu từng slide môt, ́ ̣ ̀ ̀ ́ ́ ̣ ̀ ̀ ̣ 40 phut trôi qua anh chỉ mới đoc được 3 nôi dung, moi nhiêu người cam ́ ̣ ̣ ̣ ̀ ̉ thây mêt moi, ngủ gât, nhiêu người chú ý thì nhao nhao hoi về thông tin ́ ̣ ̉ ̣ ̀ ̉ thuê đât trả tiên trong môt năm hay hang năm như thế nao? Cuôi cung, nôi ́ ̀ ̣ ̀ ̀ ́ ̀ ̣ dung chưa xong mà thời gian đã hêt nên anh đanh phai dừng buôi hướng ́ ̀ ̉ ̉ ̃ ̉ ̀ ̣ dân cua minh lai. ̣ Theo anh/chi: ̉ ́ ̀ ̉ ̀ 1. Nguyên nhân do đâu buôi thuyêt trinh cua anh Nam không thanh công? 2. Nêu là anh, chị anh chị sẽ lựa chon nôi dung, cach thức nao để ́ ̣ ̣ ́ ̀ ̀ ̣ truyên đat thông tin nêu trên? 14