Negotiation translation

Chia sẻ: Đoàn ấn | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:39

Thêm vào BST

Báo xấu

151
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Với kết cấu nội dung gồm 2 chương, tài liệu "Negotiation translation" giới thiệu đến các bạn tầm quan trọng của việc thương lượng, các giai đoạn của quá trình thương lượng, đặc điểm chính của thương lượng, tình hình thị trường cung ứng, chiến lược mua hàng và mối quan hệ mong muốn với nhà cung ứng,... Hy vọng đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho các bạn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Negotiation translation

Chương 1 Giới thiệu Mục tiêu của việc nghiên cứu Sau chương 1, chúng ta có thể: Nhận thấy được tầm quan trọng của việc thương lượng và sự đóng góp đối với việc gia tăng tính hiệu quả vào chuỗi mua bán như thế nào. Xác định lúc nào thực sự cần thương lượng với các nhà cung cấp. Mô tả các giai đoạn chính của quá trình thương lượng và những đặc điểm chính của chúng. 1.1. Thương lượng là gì và tại sao nó quan trọng ? Thương lượng đã là chủ đề của nhiều cuốn sách và tác giả. Điều này tạo nên nhiều định nghĩa về nó. Với mục đích của chúng ta trong Môđun này, chungs ta sẽ sử dụng những định nghĩa dưới đây: Thương lượng là một quy trình mà tại đây hai hay các bên với những quan điểm khác nhau ban đầu của mình, sẽ cố gắng đạt được thỏa thuận vì mục tiêu chung thông qua việc đưa ra các lí lẽ mang tính lựa chọn để thuyết phục lẫn nhau. Thật là quan trọng để hình dung rằng mỗi người sinh ra thường thì không phải là những nhà thương lượng giỏi. Mặc dù một vài người có thể có những năng khiếu thương lượng bẩm sinh, tất cả chúng ta có thể cải thiện các kĩ năng thương lượng trọng yếu này thông qua việc đào tạo. Môđun này sẽ giúp chung ta phát triển và cải thiện được các kĩ năng cần để trở thành người thương lượng chuẩn bị tốt và hiệu quả. Năng lực đàm phán hiệu quả của người mua đồng nghĩa với sự khác biệt về sự thành công hay thất bại trong việc thương thảo với nhà cung cấp. Vì vậy việc có những kĩ năng thương lượng tốt hơn này đóng vai trò quan trọng vào sự cạnh tranh và lợi nhuận của một công ty. Mức độ của sự đóng góp này sẽ khác nhau
phụ thuộc vào bản chất và giá trị của hàng hóa và dịch vụ đang được thương thảo. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, hiệu suất của khả năng thương thảo được khắc phục có thể đem đến một trong những điều sau: Tổng chi phí cung cấp thấp hơn Hiệu suất, độ bền và chất lượng cao hơn Thời gian chờ ngắn hơn Hợp đồng được thực thi hiệu quả hơn và theo đúng tiến độ Dịch vụ và độ tin tưởng của nhà cung cấp được cải thiện Hạn chế tranh cãi với nhà cung cấp Tác động của việc tiết kiệm này trên lợi nhuận có thể được nhìn thấy rõ qua các thông số dưới đây: Trung bình trong chuỗi sản xuất của công ty, các nguyên vật liệu được mua đóng góp khoảng 60 % vào doanh thu. Với việc cải thiện được các kĩ năng thương lượng, nếu mà một doanh nghiệp có thể cắt giảm được 10% tổng chi phí mua nguyên vật liệu, việc này sẽ mạng lại một phần tăng doanh thu khi chi phí mua nguyên vật liệu giảm từ 60% xuống còn 54%. Điều này rất quan trọng trong việc gia tăng lợi nhuận của công ty, minh họa cụ thể ví dụ ở trên. Ở đây, lợi nhuận tăng 60%. Để đạt được mức tăng lợi nhuận giống như vậy mà không cắt giảm chi phí, doanh số bán hàng của công ty cũng phải tăng 60%. Trong nhiều trường hợp, Điều này có vẻ khó hơn để đạt được. 1.2. Khi nào người mua thực hiện việc thương lượng ? Với vai trò là người mua, thường thì chúng ta phải thương lượng với mọi người trong nội bộ công ty của chính mình về những vấn đề sau: Yêu cầu về chất lượng Liệu những quy cách kĩ thuật nhất ddihnhj đang hỗ trợ hay cản trở việc tìm nguồn cung ững cạnh tranh Liệu thời gian hạn định được yêu cầu cho việc giao hàng là thực tế hay không
Bao nhiêu nhà cung cấp thực hiện mời chào hang Những yếu tố nào cần được xem xét khi đánh giá hồ sơ dự thầu Chúng ta cũng thường phải thương lượng với các nhân viên từ Phòng ban khác như Phòng tài chính, kế toán và trung chuyển hang về những vấn đề liên quan đến việc phối hợp công việc của mình với họ. Hơn nữa, chúng ta có thể cũng cần phải thương lượng với giám sát viên và/hay đồng nghiệp theo sự phân bổ trách nhiệm của chúng ta và dựa trên những quyết định liên quan đến hệ thống mua hàng và hướng dẫn nào sẽ được áp dụng theo khung chính sách chung của công ty. Tuy nhiên, với vai trò là người mua thì các bên quan trọng nhất mà chúng ta phải thương lượng chính là nhà cung cấp. Việc thương lượng với nhà cung cấp thì không phải lúc nào cũng cần thiết và mong muốn, bởi vì điều này là một quy trình tốn nhiều thời gian và tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, việc thương lượng thưc tế khá phù hợp trong một vài trường hợp sau đây: Với những hàng hóa và dịch vụ giá trị cao When việc đảm bảo cung cấp dài hạn được yêu cầu. Khi mà việc mua hang phức tạp và có quá nhiều yếu tố cần được xem xét ngoài giá cả( ví dụ: quy cách kỹ thuật, giao hang và dịch vụ) Khi mà chỉ có một hay vài nhà cung cấp( ví dụ: sản phẩm có cấp bằng sáng chế và các mặt hàng độc quyền khác) hay khi một nhà cung cấp cụ thể muốn độc quyền so với các nhà cung cấp khác. Tại lúc mà không có các điểm tham khảo ( ví dụ: kinh nghiệm trước đây hay thông tin bên ngoài) tồn tại cho hợp đồng và những yêu cầu về giá, việc thực hiện hay kĩ thuật chỉ có thể được xác định như là kết quả của quá trình xem xét làm rõ. Nhìn chung, có hai giai đoạn trong quy trình mua sắm, lúc mà chúng ta có thể tự minhd thưc hiện việc đàm phán với nhà cung cấp. Cụ thể các bước như sau:
Giai đoạn trước khi thực hiện hợp đồng: Bao gồm tất cả việc thương lượng diễn ra trước khi thỏa thuận được thống nhất. Những thỏa thuận này tập trung sao cho đạt được mức giá có thể tốt nhất và những điều khoản hợp đồng khác sao cho đạt được mức tổng chi phí của mình thấp nhất có thể. Giai đoạn sau khi thực hiện hợp đồng: Thương lượng sẽ không dừng lại sau khi hợp đồng được kí kết. Thường thì việc theo dõi thương lương được yêu cầu để giải quyết các vấn đề và việc thúc hối giao hang và nhằm đảm bảo rằng hợp đồng được thức hiện đúng như đã thỏa thuận. 1.3. Các giai đoạn đàm phán Hầu hết các cuộc thương thượng bao gồm ba bước chính sau: a) Chuẩn bị Có nhiều tranh luận rằng việc chuẩn bị là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong một cuộc đàm phán và việc mất hàng giờ chuẩn bị cho mỗi giờ của cuộc gặp thương lượng thì rất cần thiết. Điều này hoàn toàn đúng với những cuộc thương lượng gồm các mặt hàng quan trọng ở mức độ chi và rủi ro cao. Đối với việc mua hàng ít quan trọng hơn thì giai đoan lên kế hoạch có thể là ngắn hơn. Nhìn chung việc chuẩn bị bao gồm việc nắm rõ bối cảnh mua hàng nơi mà cuộc thương lượng sắp diễn ra, biết rõ thực tế về thì trường và bên kia, và lập ra mục tiêu và chiến lược đàm phán. b) Gặp gỡ Giai đoan này (có thể bao gồm một hay nhiều bước) được mô tả cụ thể sau đây: Thảo luận liên quan đến việc thử nghiệm các giả định, đưa ra đề nghị, phân tích các lựa chọn và mặc cả( thông qua sử dụng các phương pháp thuyết phục phù hợp từng hoàn cảnh) Đưa ra thỏa thuận cuối cùng và làm rõ cho các bên các trách nhiệm chính của họ theo hợp đồng. c) Theo dõi
Giai đoạn này bao gồm việc kiểm tra để đảm bảo rằng các thỏa thuận được thực hiện theo quy định. Điều này cũng kéo theo việc đánh giá việc thực hiện của chính mình trong quá trình đàm phán, cũng như điều này với bên nhà cung cấp. Việc đánh giá này giúp chúng ta xác định liệu đã đáp ứng dduwwocj các mục tiêu đặt ra hay chưa, nếu không, tại sao không. Điều này cũng cho phép chúng ta học được từ kinh nghiệm đàm phán để đật được những kết quả tốt hơn trong những lần sau. 1.4. Môđun này bao gồm những gì Dưới đây là tổng kết các nội dung chính của các chương còn lại của môđun này: Chương 2: Nắm và hiểu rõ các vấn đề thực tế Trong chương này, chúng ta sẽ xem xét những điều cần biết trước khi đàm phán và nơi thực hiện lấy thông tin. Chúng ta sẽ khám phá những vấn đề như phân tích giá cả và chi phí, đánh giá nhà cung cấp và hiểu biết của họ về công ty chúng ta, xác định cân bằng quyền hạn của cả hai bên thương lượng và sử dung phương pháp phân tích SWOT. Chúng ta cũng tự xác định phương pháp thương lượng của chính mình. Chương 3: Mục tiêu và phương pháp thương lượng Chương tiếp theo này bao gồm chủ đề về cách đặt ra các mục tiêu có thể đạt được cho việc đàm phán của mình và cách thức phát triển chiến lược thương lượng hiệu quả dựa trên các mục tiêu cung ưng của mình. Chúng ta cũng sẽ xem xét cách để phát triển các lựa chọn và dạng thương lượng và cách xác định “kênh có thể thương lượng:” Chúng ta cũng khám phá các phương pháp thương lượng khác nhau và chiến thuật thương lượng. Chương 4: Thương lượng Chương này tập trung hoàn toàn vào cuộc gặp thương lượng. Chúng ta sẽ nghiên cứu cách để nhận biết các giai đoạn khác nhau của một cuộc thương lượng và điều gì cần biết ở mỗi giai đoạn. Những vấn đề khác trong chương này bao gồm việc sử dụng các dạng câu hỏi khác nhau, nghệ thuật nghe chủ động, cách nhận biết mong muốn
bên trong của hai bên, giải thích ngôn ngữ hình thể và đi qua các vấn đề về văn hóa cần được xem xét khi thương lượng. Chương 5: Theo dõi Ở đây, chúng ta xem xét nhanh qua các vấn đề chính để biết khi nào đã đạt được thỏa thuận. Chúng ta cũng sẽ hiểu được cách để xem lại một cuộc thương lượng và đánh giá màn thể hiện của chính chúng ta với vai trò là người thương lượng. Chương 2 Nắm và hiểu rõ các vấn đề thực tế Mục tiêu nghiên cứu: Sau chương này, chúng ta có thể: Chuẩn bị cho cuộc thương lượng, xem xét các yếu tố sau đây:  Các nhu cầu cần được đáp ứng  Tình hình thị trường cung ứng  Chiến lương mua hàng và mối quan hệ mong muốn với nhà cung ứng của chúng ta, xem xét bản chất và tầm quan trọng của mặt hàng cung cấp mà chúng ta đang thương lượng Thực hiện phân tích giá cả/chi phí và lập mẫu cước phí cho nhà cung ứng làm cơ sở cho cuộc thương lượng. Đánh giá cách nào sẽ phù hợp cho chúng ta để đạt được mối quan hệ như đã mong muốn, xem xét cảm nhận của nhà cung cấp về việc kinh doanh của công ty chúng ta. Nhận dạng kiểu thương lượng của chính chúng ta và mô tả cách giải quyết với 5 cách thức thương lượng chính mà bên kia thực hiện. Xác định cân bằng quyền cá nhân và tổi chức của các bên. Thực hiện mô hình phân tích SWOT của hai bên liên quan đến cuộc thương lượng. 2.1. Giới thiệu
Chuẩn bị là điều kiện cần thiết để đạt được thành công khi thương lượng. Nếu chúng ta chuẩn bị kĩ và có mục tiêu rõ ràng, bạn có vẻ sẽ thành công hơn nhiều trong cuộc thương lượng và để đạt được thỏa thuận làm thỏa mãn nhu cầu của công ty chúng ta theo cách tốt nhất có thể. Việc chuẩn bị kĩ cho cuộc thương lượng bao gồm: Hiểu rõ yêu cầu cần đáp ứng và nhu cầu cần thỏa mãn. Phân tích các điều kiện của thị trường cung cấp cho những mặt hàng đang được mua, bao gồm cả bối cảnh kinh tế. Nắm rõ chiến lược mua hàng của công ty cho những mặt hàng được mua. Có một bức nhìn tổng quan rõ ràng về cách thức quan hệ chúng ta muốn có với nhà cung ứng cụ thể. Phân tích giá cả nhà cung ứng và chi phí cơ cấu hàng hóa và dịch vụ được mua. Hiểu rõ tổ chức cung ứng bao gồm cả việc cách mà tổ chức đó thể hiện mối quan hệ kinh doanh với công ty chúng ta Hiểu rõ người đại diện nhà cung ứng đi thương lượng. Có một cái nhìn rõ ràng về sự cân bằng quyền hạn giữa các bên trong thương lượng. Thực hiện phân tích theo mô hình SWOT của cả hai bên bao gồm( phân tích so sánh các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức). Hiểu rõ mục tiêu và mục đích của cuộc đàm phán và phát triển chiến lược đàm phán để đạt được các mục tiêu này. Việc chuẩn bị cho cuộc thương lượng có thể cần thiết phải cố gắng và tốn nhiều thời gian. Với mỗi giờ thương lượng, chúng ta phải đầu tư hàng giờ cho việc lên kế hoạch và chuẩn bị. Dành ra đủ thời gian thì cực kì quan trọng khi chúng ta đang chuẩn bị thương lượng các mặt hàng có giá trị cao và/hay có mối rủi ro cao. Tuy nhiên, chúng ta phải nhớ rằng chất lương thời gian chúng dành cho việc lên kế hoạch thì quan trọng
hơn sơ với số lượng thời gian bạn dành cho việc đó( mức hiệu quả mà bạn sử dụng thời gian như thế nào). Trong chương này, chúng ta sẽ xem lại mỗi điểm đã đề cập ở trên ngoài mục tiêu và chiến lược của việc thương lượng. Những điều này đã bao gồm trong chương 3. 2.2. Nắm rõ bối cảnh mua hàng hóa a) Nhu cầu cần thỏa mãn Rõ ràng, chúng ta phải biết mình cần gì trước khi thương lượng. Khi mua hàng, điều này sẽ được ngầm hiểu, cí dụ: Chất lượng yêu cầu. Số lượng cần. Kế hoạch giao hàng được yêu cầu. Địa điểm giao hàng mong muốn. Mức độ yêu cầu dịch vụ từ nhà cung cấp. Ngân sách sẵn có cho việc mua hàng của chúng ta. Để xác định những nhu cầu này, chúng ta phải giữ mối quan hệ gần gũi với khách hàng(trong hay ngoài nước) và những những người sử dụng cuối cùng. Chúng ta cũng phải nắm rõ những hạn chế trong chuỗi cung ứng có thể phải chịu ở cách làm sao đáp ứng những nhu cầu này( kế hoạch vận tải, sức chứa nhà kho, vv.). Nếu chúng ta không biết chính xác các nhu cầu của công ty mình thì sẽ không thể thương thảo một cách tối ưu. b) Điều kiện của thị trường cung cấp Trong thời đại kinh tế toàn cầu hiện nay, việc xem xét thị trường cung ứng khi chuẩn bị cho một cuộc thương lượng cũng có nghĩa xem xét gần toàn bộ thế giới. Rất cần thiết để chúng ta được thông báo thông tin về chi phí, rủi ro, cơ hội mà thị trường quốc tế cung cấp. Điều này đồng nghĩa việc phân tích và có được nhưng thông tin trên các vấn đề như đây:
Các điều kiện cung ứng toàn cầu cho các sản phẩm hay dịch vụ được mua(ví dụ Dung tích, mức độ sẵn sàng, thời gian hạn định, xu hướng và quan điểm). Phát triển công nghệ và sản phẩm thay thế. Giá cả và xu hướng giá cả. Yếu tố chi phí chính bao gồm cả giá cả khác( như logistics và vận tải). Cơ cấu thị trường và mức cạnh tranh ( như số lượng và thị phần của người bán và người mua trên thị trường. Các phân khúc thị trường cung ứng khác nhau( trên cơ sở các yếu tố như đại lý, công nghệ, kênh phân phối). Chính sách và điều lệ của chính phủ ảnh hưởng đến thị trường. Các quan điểm và điều kiện chính trị, xã hội và kinh tế ảnh hưởng đến một thị trường cung ứng cụ thể( như lạm phát, tỷ lệ trao đổi, sự ổn định thị trường, điều kiện lao động, hệ thống hợp lệ, giao tiếp,cơ sở hạ tầng, vv.) c) Chiến lược mua hàng và cung ứng Trước khi tham gia thương lượng, chúng ta cũng phải biết chiến lược mua hàng và cung ứng cho mặt hàng cần mua. Mô hình định vị cung cấp là thiết bị cho phép chúng ta phát triển các chiến lược cung ứng bằng cách năng cao các mặt hàng mua khá quan trọng trên các yếu tố sau đây: Mức độ chi tiêu hàng năm trên hàng hóa Nguyên tắc Pareto là nền tảng cho việc phân tích này. Nó khẳng định rằng 20% các mặt hàng mua của chúng ta dường như chiếm 80% tổng chi, và 80 % còn lại chiếm khoảng 20% tổng chi. Một sự lựa chon khác đó là sử dụng hệ thống ABC, tại đây nhìn chung, mặt hàng A chiếm khoảng 6070% tổng chi, mặt hàng B chiếm 2030% và C chiếm xấp xỉ 10 15% tổng chi.
Việc tổng chi hàng năm cho mặt hàng cụ thể càng tăng đồng nghĩa với nhu cầu của chúng ta việc xem xét khả năng cắt giảm chi phí cũng lớn hơn và để tập trung vào vấn đề này trong chiến lược cung ứng và thương lượng. Tác động cung ứng, cơ hội và rủi ro Một mặc, tỷ lệ kết hợp này chỉ ra cái gì sẽ tác động và ảnh hưởng lên công ty của chúng ta nhìn chung trong các kỳ lợi nhuận bị thất thoát nếu chúng ta không thể đáp ứng các mục tiêu cung ứng cho mặt hàng. Việc đánh giá mức độ đối với từng điều kiện của thị trường cung ứng các mặt hàng sẽ yêu cầu chúng ta phải có nỗ lực cụ thể hoặc để tránh các rủi ro làm giảm đi mục tiêu cung ứng và/hoặc tận dụng những cơ hội sẽ cho phép công ty chúng ta tăng đà cạnh trạnh. Nếu mà các rủi ro cưng ứng có thể có những hậu quả quan trọng cho công ty, chúng ta phải đặc biệt cẩn trọng khi phát triển chiến lược cung ứng và lúc nào thực hiện thương lượng mua hàng. Hai kích thước chính của mô hình định vị cung ứng này được minh họa qua các chỉ tiêu sau. Mô hình định định vị cung ứng: Bốn loại mua hàng Việc chi tiêu biểu thị trên trục hoành. Xem từ trái sang phải thì mức độ chi tiêu tăng dần. Tỷ lệ cơ hội/rủi ro của các tác động/cung ứng cho mỗi mặt hàng thì biểu hiện qua trục tung. Tỷ lệ này bị kéo giảm theo bốn mức sau: cao, trung bình, thấp, không đáng kể. Mô hình định vị nhìn chung phục vụ cho hai mục đích sau đây: Định hướng chúng ta ưu tiên các nỗ lực mà mình đầu tư khi thương lượng với nhà cung cấp. Mức độ tập trung vào việc thương lượng mua hàng thì phụ thuộc vào viiecj chúng ta chi tiêu bao nhiêu cho mặt hàng, tác động của mặt hàng lên công ty cuare chúng ta là gì và các rủi ro của thị trường cung ứng.
Định hướng chúng ta xác định được định hướng ủa việc thương lượng. Chiến lược cung ứng, mối quan hệ mong muốn với nhà cung cấp và cách thức tiếp cận với việc thương lượng sẽ khác nhau phụ thuộc vào mức độ cân bằng của các nhân tố mà chúng ta xác định trong mô hình định vị cung ứng. Ví dụ, Việc thương lượng với nhà cung ứng cho mặt hàng có giá trị cao nhưng rủi ro cung ứng mặt hàng thấp rõ ràng sẽ phải khác với việc thương lượng với nhà cung ứng với những mặt hàng có rủi ro cao nhưng mức chi tiêu lại thấp. Mô hình định vị cung ứng thì được phân chia thành 4 phần hay mục mặt hàng mua thói quen, đòn bẩy, nút cổ chai, quan trọng. Mỗi mục sẽ đại diện cho chiến lược cung ứng cụ thể, kiểu quan hệ cung ứng và cách thức tiếp cận với việc thương lượng, như đã mô tả theo biểu đồ dưới. o Mục thường xuyên Những mặt hàng thường xuyên được mô tả qua mức độ tác động/cơ hội/rủi ro thấp (IOR) và mức độ chi tiêu thấp. Mục tiêu cung ứng chúng của chúng ta đối với những mặt hàng này là giảm thiểu những nỗ lực về mặt hành chính. Vì vậy, Việc thương lượng đối với những mặt hàng này sẽ tập trung vào việc cắt giảm các chi phí hành chính. Tuy nhiên, với nhiều đơn hàng, việc thương lượng thậm chí là không cần tí nào. Đơn giản có thể hiểu một cách đầy đủ liệu một nhà cung ứng thực hiện những dịch vụ đã yêu cầu để mà thực hiện đơn hàng một cách trực tiếp. o Mặt hàng có tính chất đòn bẩy Mặt hàng này được mô tả thông qua mức độ IOR thấp kết hợp với mức chi tiêu cao. Bởi vì mức chi cao nên việc thương lượng với những mặt hàng này sẽ tập trung vào việc cắt giảm giá cả và tổng chi phí. o Mặt hàng có tính chất như nút cổ chai
Mặt hàng này được mô tả thông qua mức rủi ro cao và mức chi tiêu hằng năm thấp. Vì vậy, việc thương lượng đối với những mặt hàng này sẽ tập trung vào những vấn đề nhằm vào việc cắt giảm rủi ro cung ứng. Tuy nhiên, bởi vì việc mua hàng là ít và không có hứng thú với nhà cung ứng, chúng ta có thể gặp khó khăn trong việc thuyết phục nhà cung ứng dành thời gian và nỗ lực để thương lượng với chúng ta. Điều này có thể là khó khăn lớn nhất khi mua những mặt hàng này. o Mặt hàng thiết yếu Giống như các mặt hàng có tính chất như nút cổ chai, Rủi ro đối với công ty của chúng ta khi những mặt hàng thiết yêu quan trọng. Tuy nhiên, với những mặt hàng này, mức độ chi tiêu sẽ cao hơn. Vì vậy, chúng ta có thế hơn trong việc chi phối việc cung ứng. Những mặt hàng thiết yếu sẽ là nên tảng đối với việc phân biệt các sản phẩm của công ty hay đạt được các lợi ích về chi phí, và ví vậy có thể là nhà phân phối chính đối với khả năng lơi nhuận của nó. Mục tiêu chính của những mặt hàng này là đảm bảo sự liên tục và chất lượng cung ứng trong khi cắt giảm chi phí. Vì vậy, việc thương lượng đối với những mặt hàng này sẽ tập trung rất nhiều vào vấn đề nhằm vào việc cắt giảm chi phí và rủi ro cung ứng, cụ thể bằng việc phát triển quan hệ đối tác với công ty đang cung ứng. d) Kiểu quan hệ với nhà cung ứng Như chúng ta đã thấy ở trên, thường thì công ty chúng ta sẽ mong muốn phát triển các kiểu quan hệ với nhà cung ứng khác nhau phụ thuộc vào mặt hàng đang được mua là gì. Điều này sẽ phụ thuộc vào việc định vị các mặt hàng trong mô hình định vị cung ứng. Đối với một vài mặt hàng mua, tốt nhất là có thể dặt mua từ nhà cung cấp tốt nhất ở thời điểm đó, trong khi với những mặt
hàng khác, việc sắp xếp với một đối tác nhà cung cấp có thể là giải pháp tốt nhất. Kiểu quan hệ chúng ta đang cố gắng thiết lập với một nhà cung cấp sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến việc thương lượng. Các loại quan hệ với nhà cung ứng khác nhau có thể được thể hiện trong những con số dưới đây, bắt đầu mới những kiểu cơ bản nhất( thu mua tại chỗ) và tiếp tục với những hình thức nâng cao nhất( quan hệ đối tác và liên doanh). Mối quan hệ liên tục với nhà cung ứng và ảnh hưởng của nó lên việc thương lượng Sự tin tưởng chỉ Sự tin tưởng dựa trên Sự tin tưởng dựa trên dựa trên hợp hợp đồng và năng thiện chí và hợp tác đồng lực của nhà cung cấp giữa các bên Mối quan hệ cá nhân Mối quan hệ cá nhân Không có quan hệ giới hạn vững chắc cá nhân Thành thạo việc trả Đề cao lợi ích các Triển khai thành giá bên thạo các mưu lược và chiến Định hướng giá cả thuật và dịch vụ Định hướng chi phí Định hướng về Trung hạn của chủ sở hữu giá Đánh giá nhà cung Dài hạn cấp dựa trên cơ sở Các bên đánh giá lẫn Ngắn hạn công bằng và qua nhau và cùng phát Đánh giá nhà đánh giá thực tế triển các hành động cung cấp dựa trên khắc phục cơ sở công bằng 2.3. Phân tích giá cả và chi phí a) Tầm quan trọng của việc phân tích giá cả và chi phí
Giá cả và chi phí sẽ là các nhân tố chính của mỗi cuộc thương lượng. Vì vậy, Rất quan trọng cho chúng ta để tiếp cận với những thông chính xác và mới nhất về những vấn đề này. Giá cả dựa trên chi phí Một nhà cung cấp có thể sử dụng các đầu vào sản xuất khác nhau như là cơ sở cho việc xác định giá cả hoàng hóa và dịch vụ. Điều này được gọi là giá cả dựa trên chi phí. Gía cả này thường được áp dụng trong trường hợp mua thiết bị và hàng hóa công nghiệp. Chi phí dựa trên nhu cầu Tuy nhiên, nhà cung cấp thỉnh thoảng dựa trên giá cả của hàng hóa hay dịch vụ mà không dựa trên chi phí, dựa vào việc chúng ta nghĩ tổ chức mua hàng có thể xoay sở những gì và sẵn sàng thanh toán, mà phụ thuộc vào các lựa chọn cung ứng của nó. Điều này được gọi là giá cả dựa trên nhu cầu và kết quả là người mua nhận được đề nghị giá cả xa trên chi phí thực tế. Giá cả dụa trên nhu cầu vượt xa có thể xảy ra khi:  Có ít sự cạnh tranh trên thị trường  Người bán tin rằng cần những mặt hàng tệ hay định giá nó cao  Nhà cung cấp xét thấy người mua không biết điều kiện thị trường thực tế và cấu trúc giá cả  Nhà cung cấp biết được số lượng tiền người mua duyệt chi ngân sách cho việc mua hàng. Khi giá cả quá thấp Ngoài việc xem qua những giá cả quá cao, người mua phải chống lại những chào hàng có mức giá quá thấp. Điều này có thể là bởi vì:  Nhà cung cấp muốn giành được quyền bán đầu tiên ở bất cứ chi phí nào và gắn người mua phụ thuộc vào nhà cung cấp trong tương lai( ví dụ, các phụ tùng thay thế)
 Nhà cung cấp đang gặp khó khăn về tài chính và rất cần bán hàng  Hàng hóa kém chất lượng, lỗi thời,hay có tính chất nghi ngờ. Để tránh những rủi ro này và tăng sức mạnh của chúng trong trong cuộc thương lượng để thương lượng được giá cả phải chăng, chúng ta nên cố gắng bất cứ khi nào có thể để thực hiện phân tích danh sách giá và/hoặc nhận dạng chi phí thực tế cho nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ đang được mua. Điều này yêu cầu chúng ta có thể đạt được, phân tích và can thiệp và mức giá cần thiết và thông tin chi phí. b) Phân tích giá cả của nhà cung cấp Việc phân tích danh sách giá bao gồm việc phá giá của chính nhà cung cấp với số lượng đơn đặt hàng khác nhau và từ những thông tin này, cố gắng xác định mức thấp nhất cho việc tính toán các chi phí cố định và dao động của nhà cung cấp là gì (lợi nhuận kết hợp). Điều này có thể giúp ích cho chúng ta khi mà nhà cung cấp không phải lúc nào cũng áp dụng việc phá giá một cách logic và việc làm rõ sự phi logic này chúng ta có thể tăng cường sức mạnh trong việc thương lượng. Lấy ví dụ, khi nhà cung cấp chào 3 mức phá giá theo số lượng. A. Số lượng(Q) 100 500 1000 B. Giá(P) $10 $9 $7.5 Tổng cộng phải trả cho nhà cung cấp cho mỗi đơn hàng phải là: C. Q xP $ 1000 $ 4500 $ 7500 Trên thông tin này, chúng ta có thể tính toán, xem xét sự khác nhau từ việc phá giá trên số lượng này đến việc phá giá trên số lượng khác. D. Sự khác nhau trong Q X $3500 $3000 P( C) E. Sự khác nhau trong số 400 500 lượng (A) Chi phí dao động ước tính trên một đơn vị hàng ( sự gia tăng trong chi phí cho mỗi đơn vị sẽ gia tăng trong việc sản xuất) có thể được xác định như sau:
F. Chi phí dao động ước tính $8.75 $6 trên một đơn vị hàng Chúng ta có thể tranh luận với nhà cung cấp trong trường hợp cụ thể như việc giao động giá cả cơ bản giống với tất cả việc thực hiện sản xuất. Vì vậy, chúng ta có thể có được mức giá dao động thấp nhất trên một đơn vị hàng hóa($6) làm cơ sở cho việc tính toán mức giá dao động thấp nhất cho mỗi lần thực hiện sản xuất, như sau: G. Chi phí dao động thấp $6 $6 $6 nhất trên một đơn vị hàng H. Tổng chi phí dao động $ 600 $ 3000 $ cho mỗi lần sản xuất( A 6000 x G): Nếu chúng ta chấp nhận tổng chi phí dao động cho lần chạy đầu tiên, cụ thể $600, và tính toán toán sự khác nhau giwuax giá trị này và giá trị tổng được chỉ ra bở nhà cung cấp cho lần chạy đó, cụ thể $1000, điều này cho phép chúng ta giá cố định của nhà cung cấp, trong trường hợp này là $ 400. Với việc them chi phí cố định này vào chi phí dao động cho mỗi lần chạy, chúng ta có thể tính được chi phí thấp nhất cho mỗi lần chạy của nhà cung cấp. I. Chi phí cố định $ 400 $ 400 $ 400 J. Tổng chi phí (H+I) $ 1000 $ 3400 $ 6400 Cuối cùng, so sánh con số này với số lượng phải trả như chỉ định từ nhà cung cấp với số lượng khác nhau, chúng ta có thể ước tính được giá trị tiềm năng cho việc tiết kiệm thương lượng thông qua việc cắt giảm giá cả. Tiết kiệm tiềm $1100 $1100 năng( CJ) Phần trăm số lượng 24% 15% ban đầu Chúng ta có thể thấy rằng việc tiếp cận này có thể giúp ích chúng ta thấy rõ ràng hơn sự không thống nhất trong cách thức ra giá của nhà cung cấp. Thậm chí điều này chỉ là một sự ước lượng thô, cách tiếp cận này có thể giúp chúng ta chuẩn bị cho cuộc thương lượng.
c) Xây dựng mô hình chi phí Có thể hình dung tổng quan về cấu trúc chi phí của những mặt hàng cần mua. Những thông tin này theo đó sẽ rất có giá trị trong thương lượng đàm phán. Để xây dựng một mô hình chi phí, chúng ta cần nắm bắt được giá. Giá (hay tổng chi phí) được cấu thành từ những yếu tố sau: Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nhân công trực tiếp Lợi nhuận Chi phí khác Chúng ta có thể yêu cầu nhà cung cấp thống kê chi phí này. Ngay cả khi nhà cung cấp thực hiện việc thống kê, chúng ta cũng cần tự ước lượng và xác định những chi phí này.  Nguyên vật liệu Để ước ước lượng thành phần chi phí nguyên vật liệu, chúng ta cần tự hỏi bản thân (hoặc nhà cung cấp, nếu cần thiết và có thể) những câu hỏi sau: Chất lượng và số lượng (bao gồm cả tỉ lệ phế liệu) nguyên vật liệu được sử dụng cho mỗi đơn vị sản xuất là bao nhiêu? Nhà cung cấp chính cho những loại nguyên vật liệu này là ai? Nhà cung cấp chào hàng đối với nguyên vật liệu với mức giá bao nhiêu? Trước yêu cầu tăng giá của nhà cung cấp do giá nguyên vật liệu tăng, chúng ta nên yêu cầu họ cung cấp các hóa đơn mà họ đã thanh toán với mức giá mới.  Nhân sự Để ước lượng thành phần chi phí nhân công trực tiếp, chúng ta cần xác định: Thời gian lao động cần thiết đối với mỗi đơn vị sản xuất. Mức lương nhân công của nhà cung cấp.
Nếu nhà cung cấp yêu cầu tăng giá do mức lương lao động tăng, chúng ta nên biết rằng đây là những khoản chi phí bồi thường cho việc tăng ca do tăng năng suất lao động, và do đó không được xem là tăng giá.  Chi phí khác Việc tính toán các chi phí khác thường khó khăn hơn. Chúng ta nên cố gắng xác định các khoản chi phí khác liên quan đến việc mua bán của chúng ta, bao gồm: Thời gian và chi phí mà phòng marketing của nhà cung cấp sử dụng để làm việc với công ty của chúng ta. Thời gian và chi phí mà nhà cung cấp sử dụng cho việc quản trị hợp đồng.  Lợi nhuận Yếu tố còn lại trong mô hình chi phí của nhà cung cấp – sau khi ước lượng các yếu tố trên – cấu thành nên lợi nhuận. Nếu các thông tin về cấu trúc chi phí của nhà cung ứng mà họ cung cấp cho chúng ta tương ứng với ước lượng của chúng ta, chúng ta xác định được rằng không có lợi nhuận ẩn trong các yếu tố chi phí khác. Thêm vào đó, bằng việc so sánh mức lợi nhuận của nhà cung cấp trên hợp đồng tiềm năng của chúng ta với mức lợi nhuận trên tổng doanh thu, và với mức lợi nhuận của các nhà cung cấp khác, chúng ta có thể kết luận liệu mức lợi nhuận đó có hợp lý hay không.  Ví dụ Hình minh họa dưới đây đưa ra ví dụ về thống kê chi phí đối với cùng loại hàng hóa và dịch vụ từ hai nhà cung cấp khác nhau. Nếu so sánh hai mô hình chi phí trên, chúng ta có thể kết luận rằng: Chi phí nguyên vật liệu của nhà cung cấp B chiếm tỷ trọng cao hơn, vì nguyên vật liệu được mua với chất lượng cao hơn hoặc với mức giá kém cạnh tranh hơn. Chi phí nhân công của nhà cung cấp A cao hơn hoặc do mức lương cao hơn hoặc do hiệu suất lao động thấp hơn.
Chi phí khác chiếm tỷ trọng lớn hơn trong tổng chi phí đối với nhà cung cấp A, có thể là do tổ chức còn tồn tại gánh nặng quản trị và hoạt động không hiệu quả. Với tỷ trọng lợi nhuận nhỏ hơn, nhà cung cấp A có thể đang đối mặt với nguy cơ ngừng hoạt động. Vì vậy, thống kê chi phí cho phép chúng ta: So sánh mô hình chi phí của các nhà cung cấp để xác định sự khác biệt về giá tồn tại ở đâu và tại sao. Tiếp cận mô hình cơ sở để phân tích chi phí và giá khi chuẩn bị đàm phán. Sự phát triển của mô hình chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chúng ta hiểu rõ chiến lược giá của nhà cung cấp và xác định các tiêu chí và mục tiêu đàm phán. d) Thu thập thông tin thị trường về giá và chi phí Trước khi tiến hành đàm phán, chúng ta nên cố gắng thu thập thông tin nhiều nhất có thể từ thị trường liên quan đến giá và chi phí của các mặt hàng sẽ mua. Điều này giúp chúng ta có được cơ sở độc lập nhằm ấn định đơn chào hàng của nhà cung cấp và thiết lập các mục tiêu chi phí/giá cung cấp. Các ví dụ sau mô tả cách thức thu thập thông tin về giá và chi phí:  Bảng báo giá Chúng ta có thể yêu cầu bảng báo giá từ nhiều nhà cung ứng tiềm năng khác nhau và sử dụng cho việc so sánh giá cả. Trong gia đoạn mời chào hàng, chúng ta nên hỏi xin nhà cung ứng cung cấp các thông tin chi tiết về thống kê chi phí và các loại thông tin chi phí khác đã được phê duyệt. Các nhà cung cấp có thể sẵn sàng cung cấp các thông tin này nếu họ tin rằng có thể đạt được hợp đồng quan trọng thông qua đàm phán. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp nhà cung cấp sẽ không cung cấp cho chúng ta những thông tin này hoặc cung cấp những thông tin mang tính chủ quan. Vì vậy, chúng ta cần thu thập và chọn lọc thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.  Giá tham khảo
Đối với nhiều sản phẩm, thông tin về giá tham khảo có thể được thu thập thông qua catalogue của các nhà cung ứng khác, tạp chí thương mại, khảo sát thị trường, thông tin liên hệ trên thị trường, các hiệp hội công nghiệp, Internet và các nguồn khác.  Giá nguyên vật liệu thô Trong nhiều trương hợp, chi phí nguyên vật liệu thô chiếm một phần quan trọng trong chi phí sản xuất hàng hóa chúng ta mua vào. Khi nguyên vật liệu thô được mua bán trên sàn giao dịch hàng hóa có tổ chức (vd: Sàn giao dịch Kim loại Luân Đôn), chúng ta có thể thu thập và phân tích giá của các loại nguyên vật liệu này. Ngoài ra, giá của các mặt hàng không được trao đổi trên các sàn giao dịch này (vd: hóa chất, xi măng, giấy và các mặt hàng khác) cũng thường được cập nhật trong các tạp chí thương mại và các nguồn khác. Chúng ta cũng có thể liên hệ sự biến động giá của nhà cung ứng với biến động giá của các loại nguyên vật liệu thô tương tự, và sử dụng sự biến động này như một công cụ dự báo.  Phân tích xu hướng Chúng ta có thể nắm được tổng quan về những gì đã diễn ra trong quá khứ và xác định xu hướng mới trong tương lai thông qua việc sử dụng các phương pháp và công cụ thống kê. Các phương pháp và công cụ này có thể phục vụ cho việc phân tích thông tin về giá và chi phí mà chúng ta có thể thu thập.  Các đánh giá độc lập của chuyên gia Đối với các hợp đồng quan trọng, chúng ta nên cân nhắc đến các lợi ích của việc thuê chuyên gia (vd: kỹ thuật viên) để chuẩn bị các ước lượng chi phí cần thiết. Các ước lượng này có thể được sử dụng nhiều lần nếu giúp chúng ta giảm giá đáng kể trong thỏa thuận. 2.4 Sự hiểu biết tổ chức cung ứng Đánh giá nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng của quy trình thu mua và cung ứng. Chúng ta phải cẩn thận đánh giá năng lực và sự quan tâm của nhà cung cấp trước khi bước vào một cuộc đàm phán quan trọng. Việc đánh giá này sẽ giúp chúng ta xác định