Ngân sách tổng thể của
doanh nghiệp
Ngân sách tổng thể là trái tim và linh hồn của quy trình dự thảo ngân
sách. Ngân sách tổng thể gom tất cả các phần lại với nhau, kết hợp ngân
sách hoạt động và ngân sách tài chính của tổ chức vào một bức tranh
toàn cảnh. Nói cách khác, ngân sách tổng thể tóm tắt tất cả các dự báo tài
chính của một tổ chức trong một thời kỳ đã định.
Kiến thức cần thiết của những nhà doanh nghiệp
Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng hoạt động –
như nghiên cứu và phát triển, thiết kế, sản xuất, tiếp thị, phân phối và dịch vụ
khách hàng – và cung cấp báo cáo thu nhập đã lập ngân sách. Ngân sách tài
chính bao gồm ngân sách vốn, ngân sách tiền, bảng cân đối kế toán dự toán,
các dòng tiền dự toán. Ngân sách tổng thể phải kết hợp cả ngân sách hoạt
động lẫn ngân sách tài chính thông qua một quy trình lặp đi lặp lại mà trong
quy trình đó thông tin đi tới đi lui từ từng yếu tố của ngân sách tổng thể .
Việc lập ngân sách tổng thể đi song hành cùng việc hoạch định chiến lược ở
cấp cao nhất. Bằng cách sử dụng các mục tiêu chiến lược của tổ chức làm nền
tảng, quy trình xây dựng ngân sách vừa diễn ra nhiều lần vừa theo thứ tự thời
gian, di chuyển tới lui, kiểm tra các giả định và các phương án.
Trước khi chuẩn bị một ngân sách tổng thể, các nhà quản lý cấp cao phải
đặt ra ba câu hỏi quan trọng sau:
1. Các kế hoạch chiến thuật đang được cân nhắc có hỗ trợ các mục tiêu chiến
lược dài hạn và tổng thể của tổ chức không?
2. Tổ chức có (hay có khả năng tiếp cận) nguồn tài chính cần thiết – tức là
khoản tiền mà tổ chức cần để đầu tư cho các hoạt động trong suốt thời kỳ
ngân sách trước mắt hay không?
3. Tổ chức có tạo đủ giá trị để thu hút đủ nguồn tài chính cho tương lai – lợi
nhuận, vốn vay, nhà đầu tư… – để đạt được các mục tiêu dài hạn không?
Thiết lập giả định
Bước đầu tiên trong việc triển khai ngân sách là thiết lập các giả định về
tương lai. Những giả định mà các nhà quản lý đưa ra sẽ chịu ảnh hưởng trực
tiếp bởi các câu trả lời cho những câu hỏi như:
* Kết quả mong đợi về bán hàng và tiếp thị cho việc bán đơn vị sản phẩm và
doanh thu từ các sản phẩm mới và hiện tại là gì?
* Giá của nhà cung ứng được dự báo tăng hay giảm?
* Chi phí cho kế hoạch chăm sóc sức khỏe của công ty trong năm tới là gì?
* Nếu tỷ lệ thất nghiệp dự kiến giảm xuống, công ty có cần tăng lương để
đảm bảo đủ lực lượng lao động trong một thị trường lao động căng thẳng hay
không?
* Các đối thủ cạnh tranh sẽ làm gì để có được thị phần?
Nên tìm kiếm giả định từ những nguồn thông tin tin cậy nhất. Ví dụ, cấp lãnh
đạo có cái nhìn rõ ràng về các mục tiêu chiến lược, đội ngũ tài chính đã lưu
các kết quả tài chính trước đây và xu hướng kinh tế trong tương lai. Hãy tham
khảo bộ phận nguồn nhân lực để có thông tin về những chuyển biến trong thị
trường lao động, và các đại diện kinh doanh để có thông tin về viễn cảnh bán
hàng. Tương tự như thế, phòng thu mua có thông tin mới nhất về các nhà
cung ứng và xu hướng giá cả. Việc triển khai các giả định là một nỗ lực của
toàn công ty trong đó việc giao tiếp và phối hợp đóng một vai trò quan trọng.
Bí quyết thiết lập giả định
* Dùng những dữ liệu trước đây làm điểm khởi đầu. Những thông tin về việc
thực hiện trước đây cũng có thể giúp bạn thiết lập một nền tảng để khởi đầu.
* Hãy tin vào kinh nghiệm của bản thân. Khi cần thiết hãy phỏng đoán có cơ
sở về những gì có khả năng xảy ra trong tương lai.
* Hãy lắng nghe trực giác của bạn. Cho dù bạn không thể kiểm chứng những
cảm giác đó, nhưng bạn vẫn nên lưu tâm đến chúng.
* Tích cực thu thập thông tin. Hãy tìm những thông tin cần thiết bằng cách
nghiên cứu, đọc báo, tạp chí thương mại, thu thập số liệu thống kê trong
ngành… Và đừng quên rằng Internet là một nguồn thông tin ngày càng phát
triển và đa dạng.
* Hãy trao đổi và lắng nghe những người hiểu biết và có kiến thức. Hãy thảo
luận những ý tưởng của bạn với các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp, cố
vấn. Hãy tìm những người trong cùng lĩnh vực, nhà cung ứng, các nhà lãnh
đạo quan tâm, và các chuyên gia. Hãy tham gia thảo luận với các đối thủ cạnh
tranh.
* Hãy tìm hiểu khi nào nên đón nhận mạo hiểm và khi nào nên bảo thủ. Trong
một thị trường không ổn định, các giả định bảo thủ có thể chắc chắn nhất.
* Hãy kiểm tra các giả định của bạn. Nếu có thể, hãy thử các giả định của bạn
bằng những thử nghiệm nhỏ trước khi bạn chấp nhận chúng.
Dự thảo ngân sách hoạt động
Ngân sách hoạt động là một hiệp ước đã được nhất trí giữa cấp lãnh đạo và
các thành viên khác của cấp quản lý. Ngân sách hoạt động là mục tiêu chứ
không phải là dự báo. Nó xác định doanh thu và chi phí cho thời kỳ sắp tới.
Những khoản này được trình bày trong một báo cáo giống với báo cáo thu
nhập (hay báo cáo lỗ lãi) đã được trình bày trong chương 1. Sự khác biệt quan
trọng ở đây là chúng ta đang xây dựng một báo cáo từ số lượng thực tế so với
mong đợi. Nói tóm gọn, ngân sách hoạt động được cơ cấu như sau:
Doanh thu – (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh
nghiệp) = Thu nhập hoạt động
Chúng ta chia quy trình dự thảo ngân sách thành năm bước đơn giản.
Bước 1: Tính toán doanh thu mong đợi.
Đối với bước đầu tiên này trong việc chuẩn bị ngân sách hoạt động, các nhà
quản lý phải áp dụng một số giả định để dự báo sự tăng hoặc giảm doanh thu.
Hãy xem ví dụ về Công ty Amalgamated, tại đó các nhà quản lý của bộ phận
Giá treo Nhánh gạc diễn giải các giả định về tăng doanh thu dựa trên kết quả
thực hiện trước đây và những mong đợi trong tương lai về việc bán sản phẩm
trong suốt năm tài chính.
Nếu dùng phương pháp lập ngân sách lũy tiến, các nhà quản lý sẽ dùng doanh
số bán thực của năm trước là 1.228.100 USD làm cơ sở để phát triển các dự
báo cho năm tới. Ngược lại, nếu theo phương pháp lập ngân sách trên cơ sở
cân bằng thu chi, họ sẽ dự báo doanh số cho từng mẫu sản phẩm từ con số 0,
bằng cách sử dụng các dữ liệu kinh tế được dự báo trước. Những dữ liệu này
tập trung chủ yếu vào xu hướng tiêu dùng chung, nhu cầu của người tiêu dùng
và những thông tin có liên quan khác.