Nghệ thuật dự báo doanh thu - chi phí
Việc dự đoán doanh thu và chi phí trong giai đoạn khởi nghiệp khi mọi thông số
tài chính còn quá mơ hồ là cả một nghệ thuật. Nhiều chủ doanh nghiệp thường bỏ
qua khâu này vì cho rằng mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nhà đầu tư sẽ không rót
vốn vào công ty nếu bạn không thể đưa ra các dự báo tài chính chi tiết. Điều quan
trọng hơn là các dự báo tài chính hợp lý sẽ giúp bạn kiểm soát tốt chi phí, phát
triển các kế hoạch nhân sự cũng như kinh doanh.
Như vậy, làm thế nào để xây dựng các dự báo tài chính khi công việc kinh doanh
của bạn chỉ mới bắt đầu và bạn cũng chưa có kinh nghiệm. Sau đây là một số
nguyên tắc cần nắm.
1. Bắt đầu bằng chi phí, chứ không phải doanh thu
Trong giai đoạn khởi nghiệp, sẽ dễ dàng hơn nhiều khi dự báo chi phí hơn là
doanh thu. Vì thế, bạn hãy bắt đầu bằng việc ước tính các khoản chi phí thường
gặp nhất như sau:
Chi phí cố định/chi phí hoạt động (overhead): Tiền thuê văn phòng, hóa đơn tiền
điện, nước…, chi phí điện thoại/dịch vụ viễn thông, chi phí hạch toán kế toán, các
loại phí liên quan đến pháp lý/bảo hiểm/cấp phép, chi phí bưu chính, công nghệ,
chi phí quảng cáo và marketing, chi phí tiền lương (Overhead là tất cả các khoản
chi phí không bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp hoặc
các chi phí quản lý).
Chi phí biến đổi (variable cost):
Giá vốn hàng bán (các chi phí phải chịu trong quá trình sản xuất ra sản phẩm) gồm
chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí đóng gói, bao bì.
Chi phí lao động trực tiếp gồm dịch vụ khách hàng, bán hàng trực tiếp, marketing
trực tiếp.
Và dưới đây là những bí quyết để dự đoán chi phí một cách chính xác:
Tăng gấp đôi con số ước tính đối với chi phí marketing và quảng cáo, vì các khoản
chi phí này luôn cao hơn so với dự tính ban đầu.
Tăng gấp ba lần con số ước tính đối với các khoản phí liên quan đến pháp lý, bảo
hiểm và cấp phép, vì chúng rất khó dự đoán đặc biệt khi bạn chưa có kinh nghiệm
gì trong việc này. Hơn nữa, một thực tế là các khoản phí này hầu như lúc nào cũng
có xu hướng vượt ngoài dự tính ban đầu.
Thường xuyên theo dõi chi phí bán hàng trực tiếp và dịch vụ trực tiếp, vì chắc
chắn bạn sẽ muốn dự báo các khoản chi phí này một cách chi tiết khi lượng khách
hàng của bạn tăng lên.
2. Dự báo doanh thu theo cả hai kịch bản “thận trọng” và “lạc quan”
Nhiều chủ doanh nghiệp thường cảm thấy phân vân giữa việc chọn một cái nhìn
khiêm tốn, thận trọng về doanh thu hay là một giấc mơ đầy tham vọng để tạo động
lực phấn đấu cho bản thân và thúc đẩy tinh thần làm việc của những người khác.
Thay vì chỉ dự báo một cách thận trọng, bạn nên nuôi dưỡng giấc mơ của mình và
lập ra một số dự báo tham vọng. Bởi lẽ, bạn sẽ không thể trở thành một doanh
nghiệp lớn nếu không nghĩ lớn. Bằng cách lập ra cả hai kịch bản về dự đoán doanh
thu, bạn sẽ buộc mình phải tạo ra những giả định thận trọng và bên cạnh đó, có
một số giả định lạc quan.
Chẳng hạn, kịch bản thận trọng của bạn có thể gồm các giả định như sau: khung
giá bán thấp, chỉ có 2 kênh marketing, không có nhân viên kinh doanh, chỉ có một
sản phẩm hoặc dịch vụ mới được tung ra mỗi năm trong 3 năm đầu tiên hoạt động.
Trong khi đó, kịch bản doanh thu đầy tham vọng của bạn lại có những giả định
như sau:
(1) khung giá thấp đối với hàng hóa cơ bản nhưng bên cạnh đó, áp dụng khung giá
cao hơn đối với sản phẩm cao cấp;
(2) Có từ 3-4 kênh marketing do bạn và một giám đốc marketing quản lý;
(3) Có 2 nhân viên kinh doanh được trả theo hoa hồng;
(4) Có một sản phẩm/dịch vụ mới được giới thiệu trong năm đầu tiên, thêm 5 sản
phẩm/dịch vụ được tung ra đối với mỗi phân khúc thị trường trong năm thứ hai và
thứ ba.
Với việc dám nghĩ lớn và đưa ra những dự báo đầy tham vọng, bạn có nhiều khả
năng tạo ra những ý tưởng mang tính đột phá hơn cho doanh nghiệp mình.
3. Kiểm tra các hệ số tài chính để đảm bảo rằng những dự báo của bạn là hợp
lý
Sau khi đưa ra những dự báo tham vọng về doanh thu, các chủ doanh nghiệp
thường dễ bỏ qua phần chi phí. Nhiều người chỉ chú trọng vào việc đạt các mục
tiêu doanh thu đề ra và cho rằng chi phí có thể được điều chỉnh cho phù hợp với
thực tế nếu chỉ tiêu doanh thu không thực hiện được. Ở đây, lối suy nghĩ tích cực
có thể giúp bạn tăng doanh số. Tuy nhiên, nếu suy nghĩ “quá tích cực” thì coi
chừng bạn sẽ không đủ tiền để thanh toán các hóa đơn, thường không được quan
tâm quản lý một cách đúng mức.