Trang 1
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH
1.1.KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
Đến nay, ở nước ta chưa có tài liệu nào đưa ra được khái niệm về nghiệp vụ hành
chính một cách khoa học. Tuy nhiên, khoa học và thực tiễn những năm gần đây thường đề
cập đến các thuật ngữ: hành chính văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, hành chính
công sở, nghiệp vụ hành chính... Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ
các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên
môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ”1. Thuật ngữ “hành
chính” được hiểu dưới ba góc độ:
l. Thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành
chính;
2. Thuộc những công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước: cán bộ
hành chính, ăn lương hành chính;
3. Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết
phục: dùng biện pháp hành chính”2.
Theo Từ điển Luật học, thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới hai góc độ:
“1. Hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là Chính phủ để tổ
chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà
nước;
2. Thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị nhằm quản
lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: công tác hành
chính văn thư”3.
Từ các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ “nghiệp vụ”, “hành chính” nêu trên thì
dưới góc độ khoa học hành chính, khái niệm nghiệp vụ hành chính được hiểu là kỹ năng
nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức nhà nước trong cơ quan sự nghiệp, đơn vị
hành chính. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính bao gồm:
- Kỹ năng xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công
chức hành chính.
- Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ đơn vị
- Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị.
- Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính – văn phòng.
- Kỹ năng sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác hành chính...
1.2. NHỮNG KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CHỦ YẾU
1.2.1.Xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức
hành chính nhà nước
Căn cứ và chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức mà xây dựng chế độ, chương
trình công tác và lịch làm việc cho phù hợp. Khi có chế độ, chương trình công tác cụ thể thì
cán bộ, công chức phải tuân thủ nghiêm chỉnh. Thông thường chế độ, chương trình này
gồm:
a. Chế độ lập chương trình công tác và lịch làm việc
Muốn làm việc một cách khoa học và có hiệu quả cao thì mỗi cán bộ, công chức căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, xây dựng cho mình một chế độ, chương trình làm
việc cụ thể và khoa học.
1 Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb. Văn hóa Thông tin, H. 1998, tr. 1199.
2 Sđd, tr. 799.
3 Từ điển Luật học, Nxb. Từ điển Bách khoa, H. 1999, tr.183.
Trang 2
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Điều đó giúp cho bản thân mỗi người chủ động được việc làm, tránh được tình trạng
làm việc nhỏ, bỏ việc lớn, giải quyết công việc trước mắt, quên mất công việc lâu dài.
Thường mỗi cán bộ, công chức cần phải xây dựng cho mình:
- Chương trình công tác hàng năm, sáu tháng và hàng tháng. Chương trình này là cụ
thể hóa chương trình công tác của cơ quan, đơn vị.
- Lịch làm việc hàng tuần và hàng ngày:
+ Lịch làm việc này được xây dựng dựa trên cơ sở lịch làm việc hàng tuần của cơ
quan, đơn vị. Cần chú ý những ngày trong tuần có những cuộc họp gì thì đánh dấu vào
khung của ngày đó để nhớ không bố trí công việc khác.
+ Buổi sáng của ngày làm việc, cán bộ, công chức đến công sở làm việc phải dự kiến
và ghi vào lịch những việc cần làm trong ngày để tự nhắc nhở; phải xây dựng thành thói
quen làm việc theo lịch đã ghi. Tuy nhiên, có những việc đột xuất trong ngày không dự kiến
trước được thì cần chuyển ngay công việc ngày đó sang ngày sau hoặc tuần sau.
b. Chế độ báo cáo, thông tin
Chế độ báo cáo, thông tin là chế độ bắt buộc đối với cán bộ, công chức hành chính
nhà nước. Tùy từng đối tượng và loại công việc đảm trách, cán bộ, công chức có thể thực
hiện chế độ báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần và báo cáo tháng. Tùy theo tính chất và nội
dung báo cáo có thể dùng các hình thức báo cáo như: báo cáo bằng văn bản, báo cáo không
bằng văn bản. Chế độ báo cáo phải theo quy trình và trình tự luật định. Luật Cán bộ, công
chức quy định: “Cán bộ, công chức phải chấp hành quyết định của cấp trên, khi có căn cứ
để cho là quyết định đó trái pháp luật thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định; trong
trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người
ra quyết định và không phải chịu trách nhiệm vì hậu quả của việc thi hành quyết định đó”.
Cán bộ, công chức hành chính trong truyền đạt thông tin phải đảm bảo tính trung
thực, khách quan, không làm sai lệch và nói theo ý mình. Phải có quan điểm nhất quán là
nói và làm việc theo đường lối, nghị quyết của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước;
phải có ý thức kỷ luật trong phát ngôn. Bảo đảm tính kịp thời và nhanh chóng trong việc
truyền đạt các nguồn tin có ích cho công tác quản lý của cơ quan, đơn vị.
c. Chế độ tiếp dân, giao tiếp
Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhà nước của dân, do dân, vì dân.
Vì vậy, hơn ai hết, cán bộ, công chức nhà nước phải luôn tôn trọng dân, hết lòng, hết sức
phục vụ nhân dân và là “công bộc” của nhân dân. Luật Cán bộ, công chức đã quy định rõ:
cán bộ, công chức trong khi thi hành công vụ, ngoài việc chấp hành nghiêm đường lối, chủ
trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước còn phải: “... tận tụy phục vụ nhân
dân, tham gia sinh hoạt cộng đồng nơi cư trú, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của nhân
dân”, “ không được cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn phiền hà đối với cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong khi giải quyết công việc”. Tùy theo thẩm quyền mà cán bộ,
công chức phải có chương trình kế hoạch tiếp dân cụ thể và công khai (có thể tiếp dân theo
tuần, theo ngày). Đồng thời, phải có trách nhiệm trả lời cho dân về những vấn đề nhân dân
đặt ra. Nếu vấn đề đã nêu ra thuộc thẩm quyền giải quyết của người tiếp dân thì phải trả lời
ngay với dân. Còn những vấn đề không thuộc thẩm quyền của người tiếp dân thì phải báo
cáo kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền liên quan giải quyết trong thời gian ngắn nhất.
Cùng với chế độ tiếp dân, cán bộ, công chức nhà nước luôn phải trau dồi kiến thức,
tâm lý giao tiếp. Trong giao tiếp, cán bộ, công chức phải hòa nhã, không được cửa quyền,
hách dịch với dân.
d.Chế độ làm việc với cơ sớ
Một đặc điểm trong hoạt động công vụ của cán bộ, công chức là ngày làm 8 giờ, gắn
với công sở. Nếu trong quỹ thời gian làm việc không xây dựng chế độ làm việc cụ thể với
cơ sở thì dễ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, không hiểu hoặc hiểu rất hạn chế thực tiễn.
Trang 3
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Điều đó, dẫn đến việc đưa ra những quyết sách không đúng, không phù hợp hoặc xa
thực tiễn. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà mỗi cán bộ, công chức cần xây dựng cho mình
một chế độ làm việc với cơ sở cho phù hợp (chế độ này có thể là theo ngày, theo tuần, theo
tháng).
Khi đi thực tế, làm việc với cơ sở, cán bộ, công chức phải có tác phong đi sâu, đi sát
để nắm bắt được thông tin cụ thể, phải lắng nghe hết ý kiến của quần chúng và cấp dưới,
giải quyết kịp thời các yêu cầu chính đáng của cơ sở trong phạm vi thẩm quyền. Tránh họp
nhiều mà nghị ít, kết quả không rõ ràng, chiếm mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chế độ
làm việc với cơ sở.
1.2.2. Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
a. Thu thập và xử lý thông tin quản lý
Hoạt động công vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị luôn gắn với các thông tin. Các
quyết định của thủ trưởng đúng hay sai, phù hợp hay không phù hợp phụ thuộc không nhỏ
vào các thông tin được cung cấp. Nếu thông tin bị sai lệch thực tế và không chính xác sẽ
dẫn đến việc ra quyết định của thủ trưởng thiếu cơ sở thực tiễn, hiệu quả của quyết định đưa
ra sẽ thấp, thậm chí là có tác dụng ngược lại. Vì vậy, thông tin được coi là tiền đề quan
trọng không thể thiếu để thủ trưởng ra quyết định quản lý.
-Yêu cầu của thu thập thông tin và xử lý thông tin: việc thu thập, cung cấp, xử lý
thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+Phải có tính tổng hợp cao;
+Phải mang tính liên tục, không ngắt quãng;
+Phải bảo đảm độ tin cậy và chính xác cao;
+Phải bảo đảm tính kịp thời.
-Quy trình thu thập, xử lý thông tin:
+Xác định nhu cầu tin để xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin cần thiết cho công
vụ của mình.
+Các nguồn thông tin thu thập qua nhiều kênh và hình thức khác nhau.
-Các kênh thu thập thông tin gồm: từ các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức
chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế, nhân dân và dư luận xã hội...
-Hình thức thu thập thông tin: thông qua chế độ báo cáo; qua các văn bản của Đảng,
của các tổ chức chính trị, đoàn thể, văn bản quản lý nhà nước; qua hội nghị, giao ban, qua
khảo sát thực tiễn; qua số liệu thống kê và các phương tiện thông tin đại chúng...
-Xử lý thông tin qua kiểm tra, phân tích, đánh giá, phán đoán, dự đoán để tìm ra giải
pháp tối ưu.
-Cung cấp và lưu trữ thông tin.
Thông tin nếu không được cung cấp cho các đối tượng cần thiết sử dụng và khai thác
phục vụ cho công việc của họ cũng như vào công việc chung của cơ quan, đơn vị thì chỉ là
thông tin “chết” trên giấy tờ. Vì vậy, việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho đối tượng
sử dụng là một khâu quan trọng, làm cho thông tin được sử dụng trong thực tiễn. Những
thông tin quan trọng và cần thiết cho nghiên cứu, có giá trị cho hoạt động công vụ cần được
lưu trữ.
Quy trình thu thập và xử lý thông tin là một chu trình khép kín, liên hoàn, bao gồm
những bước trên. Quy trình đó càng ngắn bao nhiều thì hiệu quả của công tác thông tin càng
cao bấy nhiêu.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ, các thủ trưởng cần
phải biết sử dụng những thành tựu khoa học này để thu thập, xử lý thông tin và thực hiện có
hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của mình trong hoạt động công vụ.
b. Ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định
Việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định theo quy trình sau:
Trang 4
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
-Phân loại quyết định:
+Quyết định về tổ chức: thành lập phòng, ban mới, bổ nhiệm cán bộ thuộc thẩm
quyền.
+Quyết định ban hành quy chế.
+Quyết định về một vấn đề nào đó.
-Xác định các bộ phận cấu thành một quyết định.
+Phần mở đầu: nêu rõ các căn cứ cho quyết định: căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn,
theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan, ngành hữu quan... Mỗi căn cứ được trình bày thành
một hàng riêng.
+Nội dung quyết định: trình bày thành điều khoản, theo trình tự nhất định, nếu nhiều
nội dung thì có thể trình bày thành chương, mục... Nội dung trình bày phải rõ ràng, không
được nhiều nghĩa.
-Phần biện pháp thực hiện.
Phần này nêu các biện pháp tổ chức thực hiện, phân công trách nhiệm thi hành quyết
định.
c. Tổ chức lao động khoa học công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
-Xây dựng kế hoạch và phân bố quỹ thời gian.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng một chương trình, kế hoạch làm việc
khoa học và cụ thể. Chương trình, kế hoạch này phải bảo đảm được các yêu cầu: vừa giải
quyết được công việc của cơ quan, vừa chú ý đến công việc chung; vừa đi sâu vào công tác
trọng tâm, trọng điểm, vừa thực hiện công việc trước mắt và quan tâm đến công việc lâu dài.
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch của cơ quan, thủ trưởng xây dựng chương trình,
kế hoạch làm việc cho mình. Chương trình kế hoạch này bao gồm: chương trình kế hoạch
làm việc năm, sáu tháng và hàng tháng; chương trình kế hoạch làm việc truong tuần.
-Phân bố quỹ thời gian.
Quỹ thời gian của một thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường được phân bố theo từng nội
dung công việc. Những nội dung này gồm: hội họp, giao ban; đi cơ sở; tiếp khách, giao tiếp;
mạn đàm, điện thoại; nghiên cứu văn bản; công tác tổ chức, cán bộ; học tập, giải trí và một
lượng thời gian dự trữ nhất định để giải quyết những việc đột xuất. Ngoài thời gian ở công
sở, thủ trưởng cần dành thời gian nhất định cho việc giải trí văn nghệ, nghỉ ngơi, thể dục,
thể thao, lao động chân tay khác.
Tùy chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể phân bố lượng
thời gian thích hợp cho mỗi nội dung công việc nêu trên.
-Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn bản.
Công tác văn bản của cán bộ, công chức cơ sở có những chuyên đề nghiên cứu riêng.
Việc tổ chức lao động công tác văn bản của thủ trưởng ngoài những nội dung, yêu cầu
chung của công tác này, đối với cán bộ, công chức nói chung, thủ trưởng cơ quan cần chú ý
một số vấn đề sau:
+Dự thảo các văn bản, dự án phải tuân thủ theo một quy trình công nghệ nhất định,
theo phương pháp khoa học.
+Duyệt, ký văn bản là công vụ quan trọng của thủ trưởng. Cần tuân thủ đầy đủ các
bước, xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký văn bản.
+Giám sát và kiểm tra việc ban hành văn bản của cấp dưới để tránh tình trạng sai
thẩm quyền, không phù hợp với cơ chế quản lý mới, vi phạm lợi ích chính đáng của công
dân. Cần kiên quyết sửa đổi những văn bản bất hợp lý và bãi bỏ những văn bản bất hợp
pháp.
+Cần sử dụng thành tựu khoa học - công nghệ mới vào công tác soạn thảo, quản lý,
sử dụng và lưu trữ văn bản của mình.
-Hội họp, phát biểu, giao tiếp.
Trang 5
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
+Hội họp: những cuộc họp cần thiết cần đưa vào chương trình, kế hoạch làm việc
chính của tuần, tháng... Nội dung của những cuộc họp này cần phải được chuẩn bị trước và
công khai cho các đối tượng dự họp.
Trong hội họp, ngoài những nội dung được xác định và chuẩn bị trước khi tiến hành
cuộc họp thì nghệ thuật điều hành, khả năng diễn đạt và phong cách của thủ trưởng có một
ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả của phiên họp.
Trong phát biểu, phối hợp cần phải thực hiện tốt các bước: xác định rõ chủ đề, mục
đích của cuộc họp; nội dung gọn, rõ ràng; bảo đảm phương pháp sư phạm trong phát biểu và
trình bày ý kiến.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “N
Nó
ói
i
c
ch
ho
o
g
gọ
ọn
n
g
gà
àn
ng
g,
,
c
có
ó
đ
đầ
ầu
u,
,
c
có
ó
đ
đu
uô
ôi
i,
,
c
có
ó
n
nộ
ội
i
d
du
un
ng
g.
.
N
Nó
ói
i
l
lu
un
ng
g
t
tu
un
ng
g
n
nh
hư
ư
n
nh
hi
iề
ều
u
c
cá
án
n
b
bộ
ộ
n
nó
ói
i
r
rồ
ồi
i
t
th
hì
ì
k
kh
hô
ôn
ng
g
b
bi
iế
ết
t
n
nó
ói
i
c
cá
ái
i
g
gì
ì,
,
n
nh
hư
ư
v
vậ
ậy
y
l
là
à
t
th
hi
iế
ếu
u
c
ch
hu
uẩ
ẩn
n
b
bị
ị
t
tr
rư
ướ
ớc
c.
.
N
Nó
ói
i
d
dù
ù
í
ít
t
n
nh
hư
ưn
ng
g
n
nó
ói
i
c
ch
ho
o
t
th
hấ
ấm
m
t
th
hí
ía
a,
,
c
ch
hắ
ắc
c
c
ch
hắ
ắn
n
t
th
hì
ì
q
qu
uầ
ần
n
c
ch
hú
ún
ng
g
v
vẫ
ẫn
n
t
th
hí
íc
ch
h
h
hơ
ơn
n
n
nó
ói
i
d
dà
ài
i,
,
n
nó
ói
i
d
da
ai
i”.
+Giao tiếp là một trong những nội dung bắt buộc trong công vụ của thủ trưởng. Công
vụ giao tiếp tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị nắm được nhiều nguồn tin bổ ích cho
quản lý và đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân. Để giao tiếp có hiệu quả, thủ trưởng
cơ quan, đơn vị cần phải hiểu biết kiến thức về tâm lý quản lý. Không được hách dịch, cửa
quyền trong khi giao tiếp. Phải có thái độ cầu thị, lắng nghe nghiêm túc các ý kiến của đối
tượng giao tiếp. Tránh thô bạo, cục cằn, công thần trong khi giao tiếp.
d.Kiện toàn tổ chức, bộ máy và sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
-Thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Vì vậy, vấn đề tổ chức bộ máy luôn
là mối quan tâm hàng đầu của thủ trưởng. Trong quá trình kiện toàn tổ chức, bộ máy cơ
quan, đơn vị cần quán triệt các nguyên tắc: cấp ủy Đảng lãnh đạo, khách quan, khoa học,
công khai, dân chủ và pháp chế. Đối với thủ trưởng, phải có kiến thức khoa học tổ chức,
nắm vững được các quan điểm và nguyên tắc trong tổ chức, bộ máy nhà nước. Khi kiện toàn
tổ chức, bộ máy cần:
+Xác định rõ mục tiêu.
+Xây dựng cơ cấu và cơ chế hoạt động.
+Tuyển chọn và sử dụng con người.
+Những điều kiện bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của bộ máy.
-Sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “D
Dù
ùn
ng
g
n
ng
gư
ườ
ời
i
n
nh
hư
ư
d
dù
ùn
ng
g
g
gỗ
ỗ,
,
n
ng
gư
ườ
ời
i
t
th
hợ
ợ
k
kh
hé
éo
o
t
th
hì
ì
g
gỗ
ỗ
t
to
o,
,
n
nh
hỏ
ỏ,
,
t
th
hẳ
ẳn
ng
g,
,
c
co
on
ng
g
đ
đề
ều
u
t
tù
ùy
y
c
ch
hỗ
ỗ
m
mà
à
d
dù
ùn
ng
g
đ
đư
ượ
ợc
c”. Như vậy, để dùng người dưới quyền có hiệu
quả thủ trưởng cần phải:
+Hiểu rõ những con người cụ thể về nguồn gốc, hoàn cảnh gia đình, năng khiếu, sở
trường của từng người. Đồng thời cần nắm được những biến đổi thường xuyên về tâm, sinh
lý, tư duy, những mối quan hệ xã hội tác động đến những người dưới quyền.
+Thủ trưởng sử dụng người con phải thấy rõ tính phức tạp, đa dạng, đan xen nhau
giữa con người với con người trong tổ chức, cơ quan, đơn vị. Đồng thời, phải có những kiến
thức về tâm lý quản lý, tâm lý cá nhân, tâm lý tập thể, tâm lý xã hội... để từ đó có kế hoạch
sử dụng, quy hoạnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dưới quyền một cách có hiệu quả.
+Khi sử dụng và đào tạo người dưới quyền, thủ trưởng cũng cần quán triệt một số
nguyên tắc: dân chủ, công khai, xuất phát từ công việc mà sử dụng, đào tạo cán bộ, công
chức, nguyên tắc ưu tiên...
1.2.3.Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị
a.Lập bảng phân công công tác giữa cán bộ, công chức
Dựa trên danh mục các loại công việc phải làm và số lượng, chất lượng, khả năng của
cán bộ, công chức thực có của từng cơ quan, đơn vị mà lập bảng phân công công tác cho
phù hợp.