Những kỹ năng cơ bản dành cho cán bộ mặt trận tổ quốc ở cơ sở: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cuốn sách "Kỹ năng cơ bản dành cho cán bộ mặt trận tổ quốc ở cơ sở" Phần 2 cung cấp cho người đọc những kiến thức như: kỹ năng tổ chức và điều hành hội nghị của cán bộ mặt trận tổ quốc ở cơ sở; kỹ năng phối hợp trong công tác của cán bộ mặt trận tổ quốc ở cơ sở; kỹ năng giao tiếp của cán bộ mặt trận tổ quốc ở cơ sở; kỹ năng soạn thảo văn bản của cán bộ mặt trận tổ quốc ở cơ sở. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Những kỹ năng cơ bản dành cho cán bộ mặt trận tổ quốc ở cơ sở: Phần 2

Chuyên đề 6 KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ I- NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Khái niệm phối hợp trong công tác của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở Theo nghĩa thông thường, phối hợp là hoạt động cùng nhau của hai hay nhiều cá nhân, tổ chức để hỗ trợ cho nhau thực hiện một công việc chung. Theo Từ điển tiếng Việt, phối hợp là “cùng hành động hoặc hoạt động hỗ trợ cho nhau”1. Trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ của mình, mối quan hệ phối hợp là yêu cầu khách quan, đồng thời là trách nhiệm không thể thiếu của đội ngũ cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nhằm hướng tới đạt hiệu quả cao trong thực thi nhiệm vụ chung ở địa phương. ______________ 1. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.786. 85
Như vậy có thể hiểu, phối hợp trong công tác của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nhằm thực hiện mục tiêu chung. 2. Vai trò của phối hợp trong công tác của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở - Phối hợp là cách thức huy động, phát huy các nguồn lực để tập trung và xử lý có hiệu quả những vấn đề khó khăn, phức tạp mà đối với một người, một tổ chức không thể giải quyết được. - Phối hợp là một công cụ quan trọng trong công tác lãnh đạo, quản lý của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, giúp giải quyết vấn đề một cách toàn diện hơn, rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí, đảm bảo sự tham gia và lợi ích của các cá nhân, tổ chức, tạo bầu không khí làm việc lành mạnh và nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. - Phối hợp là hình thức biểu hiện và là công cụ thực hiện dân chủ trong hoạt động của các tổ chức trong hệ thống chính trị. 3. Các hình thức phối hợp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở Phối hợp trong công tác của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể theo cơ chế “dọc” (thứ bậc), “ngang” (hợp tác) hoặc “mạng lưới” (ma trận). Phối hợp có thể trong nội bộ (bên trong) hoặc với bên ngoài. Ví dụ: 86
Phối hợp giữa Ủy ban Mặt trận Tổ quốc với Ủy ban nhân dân xã và các tổ chức chính trị - xã hội trong công tác tuyên truyền, vận động các tầng lớp nhân dân thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và chăm lo đời sống, bảo vệ lợi ích của nhân dân... 4. Một số nguyên tắc trong công tác phối hợp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở - Việc phối hợp phải đảm bảo nguyên tắc lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thông tin, chuyên môn hóa và hợp tác, đồng thời đảm bảo tính khách quan. - Hoạt động phối hợp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần đảm bảo nguyên tắc dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được pháp luật quy định, đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành tốt các nhiệm vụ ở địa phương. - Hoạt động phối hợp cần phải được điều chỉnh bởi các quy chế, quy định, trong đó quy định rõ ràng việc thực hiện trách nhiệm phối hợp các chủ thể vừa là trách nhiệm, nghĩa vụ, vừa là quyền lợi, được chi phối bởi các quy định về kỷ luật, kỷ cương trong thực thi công vụ. 5. Yêu cầu trong phối hợp công tác của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở Để tiến hành thực hiện thành công nhiệm vụ, các hoạt động phối hợp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở, cần đáp ứng những yêu cầu sau: 87
- Có người chủ trì phối hợp (thường là lãnh đạo tổ chức): Là người phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và cũng là người đứng ra phân xử khi cần đi đến ý kiến thống nhất trong phối hợp, là người quán xuyến, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ của các thành viên theo tiến độ. Người chủ trì là người chịu toàn bộ trách nhiệm đã nhận từ cấp trên. - Lập được kế hoạch phối hợp: Đây là hệ thống những công việc dự định cần phải làm, trong đó thể hiện sự phân công rõ ràng về người chủ trì, người phối hợp cũng như mục tiêu, cách thức, nguồn lực, thời hạn tiến hành nhằm thực hiện hiệu quả nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính. - Có những ràng buộc về mặt pháp lý, quy định, quy chế để tạo cơ chế phối hợp mang tính chính thức và bắt buộc giữa các thành viên. - Có cơ chế làm việc phù hợp cho phép huy động sự tham gia, phối hợp của các bên. Cụ thể là cơ chế về trách nhiệm của từng thành viên, cơ chế về thời gian, về chế độ đãi ngộ... - Mỗi thành viên chuyên môn hóa một nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ của mình, đồng thời cần có sự hợp tác, làm việc theo nhóm. - Có kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý xung đột khi cần thiết, đồng thời cần có sự mềm dẻo và linh hoạt trong quá trình phối hợp. 88
II- KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Kỹ năng chủ trì hoạt động phối hợp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở a) Xây dựng kế hoạch phối hợp * Khái niệm - Kế hoạch phối hợp trong công tác của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là hệ thống những công việc dự định cần phải làm, trong đó thể hiện sự phân công rõ ràng về người chủ trì, người phối hợp cũng như mục tiêu, cách thức, nguồn lực, thời hạn tiến hành nhằm thực hiện hiệu quả nhiệm vụ cụ thể ở địa phương. * Căn cứ xây dựng kế hoạch phối hợp - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ; quy chế, quy định phối hợp của các tổ chức trong hệ thống chính trị cơ sở; - Căn cứ vào chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; - Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn của công việc; đặc điểm tình hình của địa phương; - Căn cứ vào điều kiện thực tiễn, nguồn lực và khả năng của địa phương: kinh phí, phương tiện, thời gian, nhân lực... * Quy trình xây dựng kế hoạch phối hợp Bước 1: Xác định mục tiêu phối hợp Các mục tiêu phải được xác định một cách cụ thể, rõ ràng, toàn diện, chính xác và có tính khả thi. 89
Việc xác định mục tiêu của chương trình, kế hoạch phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Tính cụ thể: Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn so với mục tiêu chung chung. Để thiết lập mục tiêu cụ thể, cần trả lời các câu hỏi sau: Ai? Cá nhân, tổ chức nào tham gia phối hợp? Cái gì? Nhiệm vụ phối hợp là gì? Ở đâu? Xác định rõ ràng vị trí thực hiện? Khi nào? Phối hợp trong khoảng thời gian nào? Như thế nào? Xác định những yêu cầu và những hạn chế? Tại sao? Lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc hoàn thành mục tiêu? - Tính đo lường được: Thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường những tiến triển của công việc hướng tới đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định. Khi theo dõi và đo lường sự tiến triển công việc, cần kiểm tra xem có theo đúng hướng không và có đạt được các mục tiêu trong từng giai đoạn hay không. Để xác định mục tiêu có thể đo lường được, cần đặt ra những câu hỏi như: Làm được gì? Làm được bao nhiêu? Làm trong điều kiện nào? Làm thế nào để biết khi nào mục tiêu hoàn thành? 90
- Tính khả thi: Sau khi xác định mục tiêu, công việc tiếp theo là tính toán cách thức có thể có để đạt được mục tiêu. Để đạt mục tiêu, cần phát triển thái độ, tinh thần trách nhiệm, kỹ năng, khả năng tài chính và cần nhận ra trước những cơ hội bị bỏ qua. Việc phối hợp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể đạt được hầu hết các mục tiêu đã xác định nếu xây dựng được các công việc và bước đi một cách rõ ràng và thiết lập một khuôn khổ thời gian cần thiết để thực hiện những bước công việc đó. - Tính thực tế: Mục tiêu phải thể hiện được tính khách quan (cái sẽ và có khả năng thực hiện). Một mục tiêu cao thường dễ đạt được hơn một mục tiêu thấp bởi vì mục tiêu thấp đưa ra nỗ lực thấp hơn, mục tiêu cao đưa ra nỗ lực cao hơn. Trong nhiều trường hợp, chỉ hoàn thành được những công việc khó khăn khi có sự quyết tâm và say mê của cá nhân. Mục tiêu chỉ trở thành hiện thực nếu cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở thực sự tin tưởng rằng nó có thể được hoàn thành. Một phương pháp nữa để nhận biết một mục tiêu được xác định là hiện thực nếu cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở đã hoàn thành nó trong quá khứ hoặc tự đặt ra những điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó. - Khung thời gian: Mỗi mục tiêu được xác định trong một thời gian cụ thể và rõ ràng để hoàn thành, theo khung 91
thời gian là 1 tuần, 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm. Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để xác định các hoạt động kiểm điểm hay đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiểu những sai lệch. Bước 2: Xây dựng dự thảo kế hoạch phối hợp Về thể thức: Khi xây dựng dự thảo kế hoạch cần đảm bảo thể thức văn bản theo đúng quy định. Về nội dung: Bố cục kế hoạch gồm ba phần: - Phần mở đầu: Nêu rõ căn cứ pháp lý để xây dựng kế hoạch phối hợp. - Phần nội dung: Khi xây dựng nội dung kế hoạch phối hợp cần lưu ý: + Xác định rõ mục đích, yêu cầu của phối hợp; + Xác định công việc cần phối hợp; + Phân công công việc cho các cá nhân, tổ chức tham gia phối hợp và xác định các phương án lựa chọn; + Xác định vai trò, trách nhiệm cụ thể của từng chủ thể phối hợp. Đối với từng nhiệm vụ, cần phải có sự phân công công việc rõ ràng, bao gồm: số lượng người tham gia, tên của từng cá nhân (hoặc nhóm) thực hiện; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc; mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên khi tham gia... + Xác định các nguồn lực thực hiện, như: tài chính, trang thiết bị... 92
- Phần kết luận: + Nêu triển vọng của việc thực hiện kế hoạch phối hợp; + Các đề xuất, kiến nghị. Bước 3: Thông qua kế hoạch phối hợp Người chủ trì phối hợp có trách nhiệm thảo luận, lấy ý kiến và thông qua kế hoạch phối hợp. b) Phối hợp tổ chức thực hiện kế hoạch Trong quá trình phối hợp tổ chức thực hiện kế hoạch, người chủ trì phối hợp cần phải chú ý: - Điều phối các nỗ lực, đảm bảo tính thống nhất trong các hành động phối hợp để các chủ thể phối hợp cùng làm theo một hướng, sao cho các nỗ lực của các cá nhân bổ sung cho nhau, đạt được kết quả như mong đợi. - Phân bổ công việc và nguồn lực hài hòa trong các hành động cần tiến hành để tạo không khí tích cực trong phối hợp. - Thẩm định và đưa ra quyết định cuối cùng khi các bên phối hợp có ý kiến khác nhau. - Chủ trì giải quyết kịp thời những tình huống có vấn đề hoặc các xung đột nảy sinh trong quá trình phối hợp. Ngoài những yêu cầu trên, người chủ trì phối hợp cần phải rèn luyện các kỹ năng như: kỹ năng giải quyết mục tiêu; kỹ năng quản lý thái độ; kỹ năng giải quyết xung đột; kỹ năng xử lý tình huống... 93
c) Kiểm tra, đánh giá kết quả phối hợp Người chủ trì phối hợp cần căn cứ vào mục tiêu phối hợp xử lý để đưa ra các tiêu chí kiểm tra, đánh giá việc phối hợp: - Mục tiêu đề ra có đạt hay không? Ở mức độ nào? - Biện pháp, cách thức phối hợp có phù hợp hay không? - Thời gian có đạt tiến độ hay không? - Chất lượng phối hợp của các cá nhân, tổ chức? - Việc sử dụng các nguồn lực có hợp lý hay không? - Những vấn đề cần phải rút kinh nghiệm? 2. Kỹ năng của các thành viên tham gia phối hợp Các thành viên tham gia phối hợp cần nắm vững các kỹ năng sau: a) Kỹ năng phân tích nhiệm vụ cần phối hợp Khi tham gia phối hợp, các thành viên cần phân tích nhiệm vụ được phân công. Từ đó, xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình trong quá trình phối hợp. Mỗi thành viên tham gia tích cực, đúng chức năng, thẩm quyền, đóng góp tích cực vào quá trình phối hợp của nhóm. Mặt khác, các thành viên tham gia phối hợp cũng có trách nhiệm đóng góp ý kiến và 94
điều chỉnh hoạt động chung của nhóm để có thể thực hiện đúng các mục tiêu phối hợp. b) Kỹ năng phối hợp làm việc nhóm - Phối hợp làm việc nhóm là một quá trình xã hội, có sự tham gia của nhiều chủ thể khác nhau để tìm ra giải pháp cho các vấn đề trong quá trình phối hợp. Khi phối hợp, đòi hỏi các thành viên tham gia phối hợp phải hiểu và tôn trọng những ý kiến đóng góp của các thành viên khác. Các thành viên phải có kỹ năng giao tiếp phù hợp và có cách thức tranh luận làm rõ vấn đề với các thành viên trong nhóm để đạt được hiệu quả cao trong công tác phối hợp. - Hoạt động phối hợp làm việc nhóm trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở mang tính nguyên tắc, tuy nhiên, nếu các chủ thể tham gia phối hợp một cách cứng nhắc, tham gia theo mệnh lệnh, sự phân công hoặc tham gia theo kiểu trách nhiệm một cách rạch ròi sẽ làm xơ cứng mối quan hệ phối hợp giữa các chủ thể, giảm tính gắn kết vốn có của công tác phối hợp và có thể giảm hiệu quả công việc. Theo đó, trong phối hợp, các thành viên cần: 1) Đề cao trách nhiệm cá nhân, ý thức được tính cộng đồng trong phối hợp; 2) Làm việc với tinh thần hợp tác, tình cảm chia sẻ chân thành; 3) Giao tiếp hiệu 95
quả với các thành viên; 4) Quản lý thái độ và xử lý xung đột tốt trong phối hợp;... c) Các kỹ năng khác Bên cạnh những kỹ năng trên, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở tham gia công tác phối hợp cần có khả năng vận dụng kỹ năng ra quyết định, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp... để tham gia có hiệu quả các hoạt động phối hợp. III- CÁCH THỨC RÈN LUYỆN KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ Để hình thành kỹ năng phối hợp trong công tác, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải thực hiện tốt quy trình ba bước: Rà soát, Rút kinh nghiệm, Rèn luyện (R - R - R). 1. Rà soát Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải nghiêm túc rà soát, kiểm tra kỹ năng phối hợp trong công tác của bản thân. Xác định những điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân của những điểm yếu để từ đó tìm cách khắc phục. 2. Rút kinh nghiệm Qua mỗi lần phối hợp trong công tác, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải rút kinh nghiệm 96
từ trong quá trình phối hợp của mình bằng một hệ thống câu hỏi: - Bản thân đã phối hợp tốt hay chưa? - Vì sao hành động như vậy? - Nếu ở trường hợp khác thì xử lý như thế nào?... Việc trả lời các câu hỏi như vậy sẽ giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở rút ra những bài học, từ đó ngày càng hoàn thiện kỹ năng của mình. 3. Rèn luyện Trên cơ sở học tập, bổ sung kiến thức về kỹ năng phối hợp trong công tác, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải kiên trì rèn luyện, thường xuyên thực hành đưa những kiến thức về phối hợp trong công tác vào thực tiễn, chỉ khi ấy kỹ năng phối hợp mới hình thành và đáp ứng tốt yêu cầu thực thi nhiệm vụ. 10 lời khuyên để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phối hợp trong công việc hiệu quả 1. Nêu cao tinh thần hợp tác hơn là ganh đua. 2. Thường xuyên chia sẻ những đề nghị, ý kiến, thông tin của mình với mọi người. 3. Lắng nghe ý kiến của mọi người trước khi khéo léo bày tỏ sự đồng tình hay phản bác. 4. Ủng hộ các quyết định của tập thể ngay cả khi bạn không hoàn toàn nhất trí. 97
5. Luôn chủ động thực hiện phần việc của mình. 6. Không nên làm hộ phần việc của người khác. 7. Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp nâng cao kỹ năng, kiến thức cũng như thái độ làm việc. 8. Trao đổi ngay với mọi người về những thay đổi hay vấn đề nảy sinh trong công việc. 9. Nếu một thành viên lỡ gây sai sót, hãy nhiệt tình giúp đỡ họ gỡ rối. 10. Dù ở vị trí nào cũng nên cư xử với đồng nghiệp bằng sự tôn trọng. 98
Chuyên đề 7 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ I- NHẬN THỨC CHUNG VỀ GIAO TIẾP CỦA CÁN BỘ MẶT TRẬN TỔ QUỐC Ở CƠ SỞ 1. Khái niệm Theo Từ điển tiếng Việt, giao tiếp là “Trao đổi, tiếp xúc với nhau”1. Như vậy, có thể hiểu: Giao tiếp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là quá trình trao đổi, tiếp xúc giữa cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở với các cá nhân, tổ chức nhằm đạt được một mục đích nào đó trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. 2. Vai trò của giao tiếp đối với cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở - Giao tiếp là phương thức quan trọng để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở thu thập, xử lý thông tin ______________ 1. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr.393. 99
một cách hiệu quả, phục vụ đắc lực cho quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. - Giao tiếp là công cụ quan trọng giúp cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phát triển nhận thức, làm giàu tri thức và hiểu biết để thực hiện ngày càng tốt nhiệm vụ được giao. - Giao tiếp giúp cho cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở nắm bắt, thấu hiểu được những mục đích, yêu cầu, nội dung nhiệm vụ và những mong đợi của cá nhân, tổ chức để từ đó tương tác, phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ. - Giao tiếp là môi trường sản sinh, tiếp thu ý tưởng mới, sáng kiến mới để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể chia sẻ, thống nhất hành động. - Giao tiếp là môi trường để cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở hình thành các mối quan hệ, hoàn thiện về đạo đức, tác phong làm việc... 3. Nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở a) Nguyên tắc tôn trọng, tin cậy * Nguyên tắc tôn trọng - Tôn trọng là nguyên tắc hàng đầu trong hợp tác, giao lưu cộng đồng; khẳng định nhân thân, đề cao lòng tự trọng và khẳng định phẩm chất của chính bên thể hiện thái độ đó. Biểu hiện của tôn trọng trong giao tiếp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở là: biết lắng nghe; ứng xử lịch sự, tế nhị; không tò mò, xoi mói, can thiệp vào đời tư của 100
đối tượng, không nói xấu người khác; khiêm tốn, không tự đặt mình lên trên người khác... - Tôn trọng là sự thừa nhận hay ghi nhận một sự tồn tại của bên kia như là chính họ chứ không phải là họ theo kiểu này hoặc mình mong muốn. Sự có mặt đúng như lời hứa, ngôn ngữ giao tiếp đề cao nhân thân của bên kia (như tên gọi đầy đủ và chức vụ, đánh giá vấn đề thay vì quy chụp về con người), điệu bộ, cử chỉ phù hợp (trang phục, dáng điệu khi đi, đứng, ngồi...) đều là những cách để thể hiện sự tôn trọng đối với người khác và đó là sự tôn trọng chính mình. * Nguyên tắc tin cậy Tin cậy là nền tảng cho quá trình giao tiếp hiệu quả, tin cậy người khác là điều kiện đầu tiên để người khác tin tưởng mình. Cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở có thể tạo sự tin cậy với các cá nhân, tổ chức thông qua việc đúng hẹn, chuẩn bị thông tin, văn bản, hồ sơ, giấy tờ... một cách đầy đủ, khoa học; bằng việc đưa ra các thông tin có căn cứ chính xác, có tính thuyết phục... b) Nguyên tắc phù hợp - Phù hợp với hoàn cảnh Đây là nguyên tắc phản ánh trực tiếp nhất bản chất “ứng xử” - khía cạnh mang tính tình huống của giao tiếp. Theo đó, “ứng” với hoàn cảnh này thì các bên tham gia giao tiếp cần “xử trí” hay “xử lý” 101
theo hoàn cảnh đó. Ngôn ngữ, điệu bộ, cử chỉ, thời điểm bắt đầu và kết thúc... đều cần phù hợp với bối cảnh hoạt động giao tiếp diễn ra. Các hành vi giao tiếp với các đối tượng khác nhau, trong hoàn cảnh khác nhau thì phải khác nhau. Ví dụ, giao tiếp với đồng nghiệp, với cấp trên trong các hội nghị triển khai công việc; giao tiếp với nhân dân hoặc giao tiếp trong các trường hợp đặc biệt như: khi người dân đang bức xúc về một vấn đề; khi đối tượng giao tiếp đang bất đồng... Người cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở phải chuẩn bị cho mình cách ứng xử, giao tiếp phù hợp. Sự cứng nhắc trong ứng xử sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giao tiếp. Tuy nhiên, sự linh hoạt trong bối cảnh khác nhau cũng chỉ đạt hiệu quả khi các giá trị chung về giao tiếp đã được hình thành và nhìn nhận một cách thống nhất. - Phù hợp với quy luật tâm, sinh lý Người Việt Nam có câu: “Mỗi cây mỗi hoa, mỗi nhà mỗi cảnh”, mỗi người là một thế giới riêng, mang trong mình những đặc điểm tâm, sinh lý khác biệt với người khác, để hiểu được đối tác giao tiếp phải biết đặt mình vào vị trí của họ để chia sẻ những suy nghĩ, tâm trạng, nhu cầu, mong muốn của họ. Theo đó, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần phải hiểu đối tác, biết được đối tác là ai và là người như thế nào để từ đó có cách ứng xử phù hợp, là chìa khóa dẫn đến thành công. 102
- Phù hợp với truyền thống văn hóa, thẩm mỹ, hành vi Mỗi vùng, miền, địa phương, mỗi đối tượng giao tiếp có những phong tục, tập quán khác nhau, theo đó cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần lựa chọn hành vi giao tiếp phù hợp, hơn nữa hành vi giao tiếp không những phải đúng mà còn phải đẹp, chính điều này sẽ mang lại hiệu quả cao trong giao tiếp. c) Nguyên tắc cộng tác, hài hòa lợi ích Thái độ cộng tác từ phía đôi bên dựa trên nguyên lý cùng thắng (win - win) trong giao tiếp. Để có được kết quả đó, các bên cần có nỗ lực đạt đến sự hài hòa lợi ích của mỗi bên. Chính vì vậy, giao tiếp liên cá nhân bao gồm một kỹ năng ngầm định là kỹ năng thương thuyết, thỏa thuận. Bên cạnh những nguyên tắc cơ bản trên, cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở cần quan tâm đến một số nguyên tắc như: bình đẳng, đúng mực, thấu tình, đạt lý... 4. Các hình thức giao tiếp của cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở a) Giao tiếp gián tiếp - Giao tiếp gián tiếp là hình thức giao tiếp thông qua các phương tiện hay yếu tố trung gian, giao tiếp gián tiếp rất đa dạng, bao gồm nhiều 103
hình thức khác nhau như: giao tiếp qua điện thoại, văn bản, thư tín, email, chat, fax,... - Các hình thức giao tiếp gián tiếp có ưu điểm: thuận tiện, đỡ tốn kém, trao đổi được nhiều thông tin, cùng một thời gian có thể giao tiếp với nhiều người... Tuy nhiên, hạn chế của giao tiếp gián tiếp là thông tin dễ bị thất lạc, rò rỉ; sự nhận biết về nhau bị hạn chế; khó bộc lộ rõ tình cảm, thái độ... b) Giao tiếp trực tiếp - Giao tiếp trực tiếp là hình thức cán bộ Mặt trận Tổ quốc ở cơ sở gặp trực tiếp các đối tượng giao tiếp để trao đổi thông tin, nhận thức, tác động lẫn nhau. - Hình thức giao tiếp trực tiếp có ưu điểm: 1) Giúp cho vấn đề mà các bên trao đổi được rõ ràng, cụ thể hơn; 2) Thông tin phản hồi nhanh; 3) Ra quyết định nhanh hơn, vấn đề được giải quyết nhanh và triệt để; 4) Giúp cho việc nhận biết đối phương được rõ ràng, cụ thể hơn; 5) Giúp cho các chủ thể giao tiếp có thể thể hiện tình cảm, cảm xúc, thái độ một cách rõ ràng hơn; 6) Làm cho mối quan hệ giữa các bên giao tiếp ngày càng gắn bó, bền chặt... Tuy nhiên, hình thức này có những hạn chế: 1) Tốn thời gian để tổ chức không gian, địa điểm giao tiếp, tốn chi phí đi lại; 104