Tài liệu chuyên đề 10: Kỹ năng lãnh đạo và quản lý điều hành hội họp, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng tiếp công dân và xử lý đơn thư, giải quyết, khiếu nại, tố cáo (Lưu hành nội bộ - Nhóm Cán bộ)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:83

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu “Kỹ năng lãnh đạo, quản lý, điều hành hội họp, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng tiếp công dân và xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo” tập trung vào việc làm rõ những kỹ năng cơ bản sau: Những vấn đề cơ bản của lãnh đạo, quản lý; Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch; Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp; Kỹ năng xác định vấn đề và kỹ năng ra quyết định; Kỹ năng tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu chuyên đề 10: Kỹ năng lãnh đạo và quản lý điều hành hội họp, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng tiếp công dân và xử lý đơn thư, giải quyết, khiếu nại, tố cáo (Lưu hành nội bộ - Nhóm Cán bộ)

ỦY BAN DÂN TỘC BẢN PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU CHUYÊN ĐỀ 10 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP, KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH, KỸ NĂNG TIẾP CÔNG DÂN VÀ XỬ LÝ ĐƠN THƯ, GIẢI QUYẾT, KHIẾU NẠI, TỐ CÁO (Lưu hành nội bộ - Nhóm Cán bộ) Hà Nội 2024
LỜI NÓI ĐẦU Các tổ chức, dù là công hay tư, quy mô lớn hay nhỏ, hoạt động trong ngành, lĩnh vực nào, thường gồm nhiều thành viên có xuất phát điểm, động lực, năng lực, cũng như cách nhìn nhận khác nhau về tổ chức, về vị thế của bản thân và cách thức theo đuổi mục tiêu. Lãnh đạo, quản lý đã xuất hiện để giải quyết nhu cầu tổ chức lao động, nhằm tạo ra sự hợp lý trong lựa chọn ưu tiên, trong phân công và phối hợp lao động của các cá nhân, các nhóm, các hoạt động riêng lẻ hay các tiểu quá trình một cách hệ thống, một cách khoa học. Mục tiêu biên soạn tài liệu nhằm giúp cán bộ cơ sở có được các kỹ năng để giúp điều hành và quản lý tốt những công việc địa phương nói chung và triển khai Chương trình mục tiêu nói riêng. Tài liệu “Kỹ năng lãnh đạo, quản lý, điều hành hội họp, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng tiếp công dân và xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo” tập trung vào việc làm rõ những kỹ năng cơ bản sau: I. Những vấn đề cơ bản của lãnh đạo, quản lý II. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch III. Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp IV. Kỹ năng xác định vấn đề và kỹ năng ra quyết định V. Kỹ năng tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo Tài liệu này chỉ mang tính tham khảo, các chuyên gia, giảng viên ở các cấp biên soạn nội dung cho phù hợp với đối tượng và cập nhật hệ thống các văn bản quản lý hiện hành cùng với kinh nghiệm và trải nghiệm giảng dạy những nội dung này cho lãnh đạo quản lý các cấp bổ sung vào bộ tài liệu. Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, tuy nhiên tập tài liệu này vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm tác giả mong muốn nhận được sự đóng góp ý kiến của các nhà khoa học và độc giả để hoàn thiện hơn cho tài liệu này. Trân trọng cảm ơn! UỶ BAN DÂN TỘC
MỤC LỤC I. KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ ........................................................ 1 1. Quan niệm lãnh đạo, quản lý............................................................................. 1 1.1. Quan niệm về lãnh đạo................................................................................... 1 1.2. Quan niệm về quản lý .................................................................................... 2 2. Phân biệt lãnh đạo, quản lý ............................................................................... 3 2.1. Phân biệt lãnh đạo, quản lý ............................................................................ 3 2.2. Phân biệt người lãnh đạo, quản lý .................................................................. 3 2.3. Mối quan hệ giữa lãnh đạo, quản lý ............................................................... 3 3. Vai trò người lãnh đạo, quản lý......................................................................... 4 3.1. Vai trò người lãnh đạo ................................................................................... 5 3.2. Vai trò người quản lý ..................................................................................... 5 4. Chức năng lãnh đạo, quản lý ............................................................................. 6 4.1. Chức năng lãnh đạo ........................................................................................ 6 4.2. Chức năng quản lý.......................................................................................... 8 5. Một số kỹ năng mềm của người lãnh đạo, quản lý ......................................... 11 5.1. Kỹ năng lắng nghe ....................................................................................... 11 5.2. Kỹ năng tạo động lực ................................................................................... 11 5.3. Kỹ năng giao việc......................................................................................... 11 5.4. Thái độ tích cực ............................................................................................ 11 5.5. Kỹ năng sáng tạo .......................................................................................... 11 5.6. Trách nhiệm.................................................................................................. 12 5.7. Cam kết ........................................................................................................ 12 5.8. Tính linh hoạt ............................................................................................... 12
CÂU HỎI THẢO LUẬN .................................................................................... 12 II. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH…13 1. Kỹ năng lập kế hoạch ...................................................................................... 13 1.1. Quan niệm về kế hoạch, lập kế hoạch.......................................................... 13 1.2. Các yêu cầu đối với kế hoạch ...................................................................... 15 1.3. Các bước lập kế hoạch ................................................................................. 16 2. Kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch ............................................................... 19 2.1. Quan niệm tổ chức thực hiện kế hoạch ........................................................ 19 2.2. Mục đích, yêu cầu của tổ chức thực hiện kế hoạch ..................................... 19 2.3. Quy trình tổ chức thực hiện kế hoạch .......................................................... 20 CÂU HỎI THẢO LUẬN .................................................................................... 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO DÀNH CHO HỌC VIÊN ........................................ 24 III. KỸ NĂNG TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP ..................................... 25 1. Những vấn đề chung về họp............................................................................ 25 1.1. Khái niệm họp .............................................................................................. 25 1.2. Vai trò cuộc họp ........................................................................................... 26 1.3. Nguyên tắc tổ chức, điều hành họp .............................................................. 26 2. Quy trình tổ chức cuộc họp ............................................................................. 27 2.1. Chuẩn bị tổ chức cuộc họp ........................................................................... 27 2.2. Tổ chức họp .................................................................................................. 35 2.3. Kết thúc họp ................................................................................................. 38 3. Kỹ năng điều hành họp.................................................................................... 40 3.1. Chuẩn bị điều hành họp................................................................................ 40 3.2. Thực hiện điều hành họp .............................................................................. 42
3.3. Kết luận và kết thúc họp............................................................................... 43 THẢO LUẬN TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP ....................................... 44 CÁCH XỬ LÝ TÌNH HUỐNG .......................................................................... 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO DÀNH CHO HỌC VIÊN ........................................ 45 IV. KỸ NĂNG BAN HÀNH QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH ................................................................................................... 46 1. Khái quát về quyết định quản lý ..................................................................... 46 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của quyết định quản lý .................................. 46 2. Các yêu cầu đối với quyết định quản lý .......................................................... 48 2.1. Yêu cầu chung đối với quyết định quản lý .................................................. 48 2.2. Yêu cầu về tính hợp pháp đối với quyết định quản lý ................................. 49 2.3. Yêu cầu về tính hợp lý đối với quyết định quản lý ...................................... 50 3. Quy trình ban hành và tổ chức thực hiện quyết định ...................................... 52 2. Chia sẻ kinh nghiệm triển khai quyết định đã được ban hành, rút ra bài học kinh nghiệm ban hành và tổ chức thực hiện quyết định.............................................. 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 57 V. KỸ NĂNG TIẾP CÔNG DÂN, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO CỦA CÔNG DÂN.............................................................................................. 58 1. Kỹ năng tiếp công dân..................................................................................... 58 1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc tiếp công dân ................................. 58 1.2. Nhiệm vụ và trách nhiệm của việc tiếp công dân ........................................ 60 1.3. Quy trình của việc tiếp công dân ................................................................. 60 2. Kỹ năng giải quyết khiếu nại .......................................................................... 62 2.1. Khái niệm, đặc điểm vai trò của giải quyết khiếu nại .................................. 62 2.2. Quy trình xét đơn khiếu nại ......................................................................... 63
2.3. Quy trình giải quyết khiếu nại...................................................................... 67 3. Kỹ năng giải quyết tố cáo................................................................................ 68 3.1. Khái niệm, đặc điểm vai trò của giải quyết tố cáo ....................................... 69 3.2. Quy trình xét đơn tố cáo............................................................................... 70 3.3. Quy trình giải quyết tố cáo. .......................................................................... 72 TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN............................................................................ 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 76
DANH MỤC VIẾT TẮT ATNĐ Áp thấp nhiệt đới HST Hệ sinh thái ĐNN Đất ngập nước RNM Rừng ngập mặn NBD Nước biển dâng BĐKH Biến đổi khí hậu ĐBSH Đồng bằng sông Hồng ĐBSCL Đồng bằng sông Cửu Long ĐDSH Đa dạng sinh học KNK Khí nhà kính KTTV Khí tượng thuỷ văn TDBTT Tính dễ bị tổn thương TNN Tài nguyên nước
I. KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ 1. Quan niệm lãnh đạo, quản lý 1.1. Quan niệm về lãnh đạo Lãnh đạo, quản lý xuất hiện để giải quyết nhu cầu tổ chức lao động, nhằm tạo ra sự hợp lý trong lựa chọn ưu tiên, trong phân công và phối hợp lao động của các cá nhân, các nhóm, các hoạt động riêng lẻ hay các tiểu quá trình một cách hệ thống, một cách khoa học1. Xét về bản chất, lãnh đạo, quản lý đồng nhất. Đó là các nỗ lực mang tính hệ thống nhằm phát huy sự tham gia và đóng góp của các bên liên quan để tạo ra sự cộng hưởng trong tư duy (cùng nhìn về một hướng) và cộng lực (cùng chung tay, chung sức để tạo ra kết quả như trông đợi) trong hành động, sức mạnh tổng hợp nhằm hiện thực hóa tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo đồng nghĩa với tìm kiếm và tạo ra thay đổi. Điều này có nghĩa là lãnh đạo tác động vào tâm hồn, vào cảm xúc, vào sự xúc động hay đam mê của người khác, thẩm thấu vào họ, hấp dẫn và lôi cuốn họ, làm cho họ ủng hộ và đi theo mà không nhất thiết đòi hỏi đầy đủ các lập luận hay bằng chứng có tính logic. Nỗ lực lãnh đạo là thông qua giá trị để tạo ra đam mê, niềm tin, niềm tự hào và tự giác cộng lực vì mục tiêu chung. Điều này khiến người ta có được sức mạnh, có sự thôi thúc từ bên trong để hành động, theo đuổi và tự chịu trách nhiệm về hành trình cũng như kết quả của mình. Chính vì vậy, lãnh đạo có ưu thế nhờ việc khích lệ đổi mới, sáng tạo và tạo ra sự tự nguyện mà không ép buộc. Theo đó, các kỹ năng lãnh đạo nói chung gồm có: - Xây dựng và chia sẻ tầm nhìn lãnh đạo. - Hoạch định chiến lược. - Xây dựng liên minh: Bao gồm tạo động lực và truyền cảm hứng. - Xây dựng và thay đổi văn hóa tổ chức. - Tổ chức quá trình học tập và kiến tạo tri thức nhằm xây dựng phòng thành tổ chức có tính học hỏi. Lãnh đạo không chỉ tìm ra các định hướng, lối đi mới mà còn dẫn dắt, hướng dẫn, tổ chức quá trình thay đổi để tạo ra kết quả mới. 1 Mai Hữu Khuê (2003), Lý luận về quản lý Nhà nước, Vụ Công tác Chính trị, Bộ Giáo dục Đào tạo, Hà Nội. 1
Tóm lại, lãnh đạo là quá trình chủ thể lãnh đạo đưa ra tầm nhìn và các lựa chọn chiến lược về cách thức tạo ra tương lai cho tổ chức, xã hội và tổ chức quá trình hiện thực hóa tầm nhìn thông qua cam kết, năng lực và sự tự nguyện của các bên liên quan. 1.2. Quan niệm về quản lý Quản lý là một trong những hoạt động xuất hiện rất sớm trong lịch sử loài người, ngay từ buổi đầu văn minh nhân loại. Trong xã hội có nhiều công việc mà một cá nhân không thể làm được hoặc làm được nhưng kém hiệu quả, do đó, xuất hiện nhu cầu liên kết, phối hợp hoạt động của các cá nhân lại để cùng thực hiện một công việc chung mang lại hiệu quả cao nhất và quản lý xuất hiện. Trong các tổ chức, quản lý xuất hiện cùng với nhu cầu phân công và phối hợp trong công việc để phát huy nỗ lực chung của mọi người và sử dụng tốt các nguồn lực để đạt mục tiêu chung. Xét về bản chất, quản lý được hiểu là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý bằng những phương thức nhất định nhằm đạt mục tiêu nhất định. Quản lý, theo cách hiểu phổ biến là sự tác động có hệ thống, có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng, làm cho họ hành động theo mục tiêu đã định của quản lý. Nói một cách đơn giản thì quản lý là nỗ lực “quản”, nắm bắt, phát huy và dẫn dắt (con người, các quá trình xã hội và các nguồn lực vật chất, kỹ thuật) thông qua “lý”. Theo đó, các kỹ năng quản lý cơ bản là: - Thiết kế công việc. - Lập kế hoạch. - Xây dựng cơ cấu tổ chức. - Xây dựng quy chế, thủ tục. - Phân công công việc. - Tổ chức quá trình thông tin, giao tiếp. - Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi. - Giám sát và kiểm tra hoạt động. 2
2. Phân biệt lãnh đạo, quản lý 2.1. Phân biệt lãnh đạo, quản lý LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Lãnh đạo tập trung vào: Quản lý tập trung vào: - Hiệu lực - Hiệu quả - Mục tiêu lâu dài - Những thành tựu gần nhất - Con người và chất lượng - Khuôn khổ căn bản - Phát triển một tầm nhìn được chia sẻ. - Lập kế hoạch và ngân sách - Điều chỉnh con người và tầm nhìn - Tổ chức - Lôi kéo làm việc nhóm - Hành pháp - Thúc đẩy và hỗ trợ - Giám sát - Lãnh đạo giỏi là làm đúng việc cần - Quản lý giỏi là làm các công việc thiết. đúng cách. 2.2. Phân biệt người lãnh đạo, quản lý Người lãnh đạo Người quản lý - Làm việc đúng - Làm việc đúng cách - Có tầm nhìn, xác định được viễn cả - Xác định được các mục tiêu rõ ràng - Gây cảm hứng và tạo cam kết - Chỉ đạo và kiểm soát cấp dưới - Thực hiện ảnh hưởng (Chiều dọc và - Thực hiện quyền lực (Từ trên chiều ngang) xuống) - Có tính đổi mới - Có tính phân tích - Tập trung vào sự thay đổi - Tập trung vào việc duy trì và phát triển - Hướng vào con người - Hướng vào nhiệm vụ 2.3. Mối quan hệ giữa lãnh đạo, quản lý Xét về bản chất, lãnh đạo và quản lý có sự đồng nhất. Đó đều là các nỗ lực mang tính hệ thống nhằm phát huy sự tham gia của các bên liên quan để hiện thực 3
hóa tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, giữa lãnh đạo và quản lý cũng có sự khác biệt nhất định, thể hiện trước hết ở quá trình và phương thức thực hiện: Trong khi quản lý nói tới sự tác động có tổ chức, có hệ thống của chủ thể quản lý lên đối tượng bằng cách duy trì các trật tự để đảm bảo thực hiện kế hoạch thì lãnh đạo lại hướng tới việc truyền cảm hứng và kích thích sáng tạo, đổi mới. Trong thực tế, khó có sự tách biệt rõ ràng giữa người lãnh đạo và người quản lý, nhất là ở các cấp độ thấp trong thang quản lý. Hoạt động của những người điều hành tổ chức thường chứa đựng cả hai khía cạnh lãnh đạo và quản lý. Lãnh đạo, quản lý trong tổ chức có thể hiểu là hoạt động huy động các nguồn lực trong tổ chức, trước hết là nguồn nhân lực, là khai thác tiềm năng của cấp dưới để đạt mục tiêu. Lãnh đạo, quản lý gắn liền với việc sử dụng quyền lực của nhà quản lý đối với người bị quản lý, do đó có thể phân chia thành lãnh đạo, quản lý chính thức (với thẩm quyền được tổ chức trao cho) và không chính thức (được xác lập qua uy tín). Lãnh đạo, quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật, đồng thời là một nghề. Tính khoa học của lãnh đạo, quản lý thể hiện ở chỗ hoạt động lãnh đạo, quản lý tuân thủ theo các quy luật khách quan nhất định. Muốn cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đạt được hiệu lực và hiệu quả thì các nhà lãnh đạo, quản lý phải tôn trọng các quy luật vận động khách quan của đối tượng và môi trường quản lý, nắm được các quy luật này để vận dụng một cách thích hợp vào quá trình quản lý, gắn liền lý luận với thực tiễn. Chỉ có nắm vững khoa học thì nhà lãnh đạo, quản lý mới vững vàng trong việc xác định mục tiêu, bước đi, nguyên tắc và phương pháp hành động trong tình hình hết sức phức tạp, đầy biến động trong thực tiễn. Sự tuân thủ các quy luật khách quan của quản lý khiến cho việc tích lũy và chuyển giao kiến thức quản lý từ thế hệ này sang thế hệ khác, từ người này sang người khác trở nên cần thiết. Hoạt động lãnh đạo, quản lý là hoạt động của con người có sự tham gia của nhiều yếu tố khác nhau, có những yếu tố xuất phát từ môi trường trong đó phát sinh các quan hệ quản lý, có những yếu tố có từ bản thân nội tại của người lãnh đạo, quản lý. 3. Vai trò người lãnh đạo, quản lý Trong một tổ chức, người lãnh đạo, quản lý là người có vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của tổ chức. Trước hết, họ nhiệm vụ điều khiển tổ chức 4
và các thành viên của tổ chức hoàn thành các mục tiêu mà tổ chức đã xác định; đồng thời, xây dựng tổ chức thành một tập thể gắn bó và đoàn kết, hoạt động năng động, thích nghi với sự thay đổi của môi trường. 3.1. Vai trò người lãnh đạo Trong tổ chức, lãnh đạo là vị trí không thể thiếu và đóng vai trò rất quan trọng. Cụ thể, vai trò của nhà lãnh đạo trong tổ chức thường bao gồm: Người định hướng: Là vai trò nền tảng cho tất cả các vai trò khác. Nếu nhà lãnh đạo không thể truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh một cách rõ ràng và hấp dẫn, thì sẽ rất khó để dẫn dắt tổ chức thành công. Nhà lãnh đạo phục vụ: Người lãnh đạo cần xây dựng lòng tin và sự cam kết của cấp dưới. Khi cấp dưới cảm thấy rằng nhà lãnh đạo đặt lợi ích của tổ chức và đội ngũ lên trên lợi ích cá nhân, họ sẽ sẵn sàng cống hiến hết mình cho tổ chức. Người huấn luyện: Vai trò này giúp phát triển và nâng cao năng lực của đội ngũ. Khi đội ngũ có năng lực cao, họ sẽ có thể đạt được thành công cao hơn. Người làm gương: Khi cấp dưới thấy nhà lãnh đạo hành động phù hợp với các giá trị và nguyên tắc mà họ truyền đạt, họ sẽ có nhiều khả năng noi theo. Người làm chủ thay đổi: Thế giới luôn thay đổi, và tổ chức cần phải thích ứng với những thay đổi đó để tồn tại và phát triển. Do đó, vai trò này giúp nhà lãnh đạo dẫn dắt tổ chức đối mặt và quản lý thay đổi. 3.2. Vai trò người quản lý Trong cơ cấu tổ chức (đặc biệt là trong các tổ chức lớn với cơ cấu phức tạp), các nhà quản lý được phân chia thành nhiều cấp bậc khác nhau: Các nhà quản lý cấp cơ sở, các nhà quản lý cấp trung và các nhà quản lý cấp cao. Tùy theo vị trí của mình trong tổ chức mà các nhà quản lý có thể đảm nhận những vai trò và nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhà quản lý cấp cơ sở: Là cấp thấp nhất trong hệ thống quản lý, trực tiếp quản lý những nhân viên không làm nhiệm vụ quản lý, không chỉ đạo các nhà quản lý khác. Nhà quản lý cấp trung (có thể gồm nhiều cấp khác nhau): Nằm ở khu vực trung gian trong hệ thống thứ bậc tổ chức, chỉ đạo công việc của các nhà 5
quản lý cấp thấp hơn và phải báo cáo trước cấp quản lý cao hơn. Nhà quản lý cấp cao: Là những người chịu trách nhiệm quản lý chung đối với toàn bộ hoạt động của tổ chức. Họ có trách nhiệm hoạch định ra chiến lược của tổ chức và liên kết tổ chức với môi trường bên ngoài. 4. Chức năng lãnh đạo, quản lý 4.1. Chức năng lãnh đạo a) Thiết lập cơ cấu tổ chức Chức năng tổ chức chính là quá trình hình thành một cơ cấu tổ chức bao gồm các đơn vị, bộ phận nhỏ trong một tổ chức để thực hiện các mảng chức năng, nhiệm vụ được phân công trong tổ chức. Thực hiện tốt chúc năng tổ chức là cơ sở mang lại thành công hay thất bại trong hoạt động của một hệ thống và giữ một vai trò to lớn trong lãnh đạo, quản lý. Mục đích của chức năng tổ chức là làm cho những mục tiêu trở nên có ý nghĩa và góp phần tăng thêm tính hiệu quả về mặt tổ chức. Nội dung của chức năng tổ chức là việc thiết lập bộ máy quản lý trong đó gồm nhiều bộ phận được chuyên môn hóa, có liên hệ với nhau nhằm thực hiện các chức năng cụ thể của quản lý vì mục tiêu chung. Như vậy, tổ chức chính là công việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý của hệ thống; được xây dựng trên cơ sở kế hoạch hóa phát triển đồng thời là lực lượng vật chất để tiến hành các hoạt động điều chỉnh, động viên, điều tra và đánh giá. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý khi nó tuân thủ nguyên tắc thống nhất trong mục tiêu, mỗi cá nhân đều góp phần công sức vào các mục tiêu chung của hệ thống. Một tổ chức cũng được coi là hiệu quả khi nó được áp dụng để thực hiện các mục tiêu của hệ thống với mức tối thiểu về chi phí cho bộ máy. b) Chức năng nhân sự Chức năng nhân sự là các hoạt động của người lãnh đạo, quản lý nhằm đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu về nhân sự (cả về số lượng và chất lượng) của tổ chức và khai thác năng lực của đội ngũ nhân sự giúp tổ chức đạt được mục tiêu đã định. Thực hiện tốt chức năng nhân sự trong tổ chức có ý nghĩa rất quan trọng đối với hiệu lực và hiệu quả hoạt động của tổ chức. 6
Nhân sự có vai trò to lớn đối với tổ chức nhưng nếu mỗi người, mỗi nhóm không được kết gắn thành hệ thống, chỉ tồn tại rời rạc, biệt lập với nhau thì không những không phát huy được năng lực của mỗi người mà còn làm suy yếu thậm chí làm tan vỡ tổ chức. Muốn phát huy được sức mạnh của cá nhân trong việc thực hiện thắng lợi mục tiêu của tổ chức thì cần phải bố trí, sắp xếp, phối hợp các cá nhân theo một trật tự nào đó, đó chính là chức năng nhân sự trong tổ chức. Thực chất của chức năng nhân sự là tối đa hóa hiệu quả của nhân sự trong tổ chức, được thực hiện thông qua những nội dung cơ bản bao gồm lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng, sử dụng, khuyến khích, đánh giá và phát triển nhân sự. c) Chức năng điều hành Điều hành là quá trình tác động trực tiếp của người lãnh đạo, quản lý lên đối tượng để thực hiện các mục tiêu đặt ra. Điều hành trước hết là việc người lãnh đạo, quản lý căn cứ vào kế hoạch để bố trí các nguồn lực cần thiết (nhân lực, vật lực) và tổ chức các hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức để hoàn thành từng nhiệm vụ trong kế hoạch. Trong quá trình điều hành, phân công và sử dụng nhân lực thích hợp có vai trò quan trọng để khai thác được đúng năng lực của nhân viên vào việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh đó, cần tăng cường khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên: Trong việc khai thác năng lực của nhân viên vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức, vai trò của động viên, khuyến khích, tạo động lực làm việc giữ vai trò chủ đạo. Động viên nhằm phát huy khả năng vô tận của con người vào quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi con người tham gia vào một tổ chức để đạt một mục đích mà họ không thể đạt được khi họ hoạt động riêng lẻ. Nhưng điều đó không nhất thiết là mọi người phải đóng góp và làm tất cả những gì tốt nhất đảm bảo cho mục đích và hiệu quả chung cao nhất. Vì vậy, một trong những chức năng quản lý cần phải xác định những yếu tố tạo thành động cơ thúc đẩy mọi người đóng góp có kết quả và hiệu quả tới mức có thể được cho hệ thống. Động cơ thúc đẩy nói lên các xu hướng, ước mơ, nhu cầu, nguyện vọng và những thôi thúc đối với con người. Để khuyến khích, động viên nhân viên, có thể sử dụng hai nhóm công cụ 7
chủ yếu: nhóm công cụ vật chất và nhóm công cụ tinh thần. Nhóm công cụ vật chất thường được thể hiện qua việc áp dụng biện pháp thưởng phạt bằng tiền hay hiện vật. Đây là một động lực thúc đẩy quan trọng, nhưng lợi ích kinh tế không phải là động lực duy nhất, mà sự động viên tinh thần cũng tạo ra động lực to lớn, bởi vì con người không chỉ có nhu cầu vật chất mà còn có nhu cầu về tinh thần. Việc động viên kịp thời, gần gũi với cấp dưới, hiểu được hoàn cảnh của các thành viên sẽ làm cho họ hăng say, tích cực làm việc nhiều hơn. 4.2. Chức năng quản lý a) Chức năng lập kế hoạch Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng quản lý, bao gồm xác định mục tiêu, đồng thời xây dựng chương trình hành động và bước đi cụ thể nhằm đạt tới mục tiêu trong một thời gian nhất định của một hệ thống quản lý. Tầm quan trọng của lập kế hoạch được thể hiện ở vai trò của các kế hoạch với tư cách là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch. Các kế hoạch giúp tổ chức chuẩn bị ứng phó với những thay đổi trong tương lai; đồng thời hướng các nỗ lực của cả tổ chức vào việc hoàn thành các mục tiêu. Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực; giúp các thành viên trong tổ chức tránh được sự tuỳ tiện trong hành động và là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm soát. Nội dung của chức năng kế hoạch bao gồm xác định mục tiêu; lựa chọn phương án và tổ chức các phương tiện để thực hiện mục tiêu. Các mục tiêu, phương án và phương tiện ấy được xây dựng cho các thời kỳ dài, ngắn khác nhau gọi là kế hoạch dài hạn, trung hạn và dài hạn. b) Chức năng tổ chức thực hiện Tổ chức thực hiện là chức năng thứ hai của Người quản lý. Với một tổ chức đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh. Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả năng học hỏi. Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới thực hiện được. Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng. 8
Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao cho người nhân viên. Về nguyên tắc người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà không gây áp lực tiến độ quá nhiều cho nhân viên. c) Chức năng điều khiển Sau khi hoạch định và tổ chức các đầu công việc thì chức năng điều khiển có vai trò kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp nhân sự thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã định và giải quyết các mâu thuẫn khi phát sinh. Chức năng điều khiển bao gồm các công việc như: Hướng dẫn, lãnh đạo mọi người tiến hành hoạt động như thế nào. Chức năng điều khiển nhằm giúp những người dưới quyền thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất, tránh tình trạng chậm trễ công việc, tồn đọng ngoài ý muốn. Ngoài ra điều khiển giúp các công việc được phối hợp trơn tru giữa các bộ phận với nhau để cùng hướng đến mục tiêu chung. Trong 4 chức năng quản trị, khi chức năng điều khiển được thực hiện hiệu quả thì các chức năng hoạch định, tổ chức mới có ý nghĩa. d) Chức năng kiểm soát Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý không thể thiếu việc xem xét, đánh giá và điều chỉnh các kế hoạch và các hoạt động nhằm làm cho sự vận động của tổ chức đi đúng định hướng, phù hợp với nhu cầu phát triển, đáp ứng những đòi hỏi của môi trường. Những hoạt động này được hiểu là kiểm soát. Như vậy, kiểm soát trong lãnh đạo, quản lý là quá trình bảo đảm cho các hoạt động trong thực tế được thực hiện phù hợp với các kế hoạch đã đề ra. Kiểm soát trong lãnh đạo, quản lý là những hoạt động có hệ thống, bao gồm việc xác lập những tiêu chuẩn thực thi theo mục tiêu, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh các hoạt động thực tế với những tiêu chuẩn định trước và xác định những sai lệch và hậu quả của những sai lệch này và có những hoạt động để điều chỉnh khi cần thiết để bảo đảm rằng tất cả các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách có hiệu lực và hiệu quả nhất hướng tới việc đạt được mục tiêu lãnh đạo, quản lý. 9
Thông thường, người ta thường nhìn nhận kiểm soát từ giác độ tiêu cực tức là xem xét khía cạnh áp đặt ý chí của chủ thể kiểm soát lên đối tượng bị kiểm soát. Điều này tạo nên áp lực rất lớn cho đối tượng bị kiểm soát. Tuy nhiên, bản chất của kiểm soát không phải là để tìm kiếm các sai phạm mà cần được hiểu từ giác độ tích cực: Đây là hoạt động cần thiết để giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, tổ chức được tốt hơn, là công cụ để hoàn thiện hoạt động của tổ chức khiến cho nó ngày càng hoạt động tốt hơn, đáp ứng những đòi hỏi cần thiết của môi trường. Khi đó, kiểm soát cần phải trở thành một hoạt động thường xuyên trong mỗi tổ chức. Kiểm soát đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Chủ tịch Hồ Chí Minh, khi xem xét tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát đã khẳng định: “Muốn lãnh đạo tốt, phải kiểm soát tốt”. Người cũng chỉ rõ: Muốn chống bệnh quan liêu, bệnh bàn giấy; muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, thi hành có đúng không; muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là khéo kiểm soát”. Kiểm soát trong tổ chức giúp các nhà lãnh đạo, quản lý theo dõi và điều chỉnh được các hoạt động trong tổ chức nhằm mang lại hiệu lực, hiệu quả cao hơn cho các hoạt động này. Thông qua kiểm soát, các nhà lãnh đạo, quản lý đảm bảo các hoạt động trong tổ chức hướng tới mục tiêu và việc sử dụng các nguồn lực có hiệu quả hơn. Mặt khác, thông qua hoạt động kiểm soát, các hoạt động trong tổ chức sẽ được quan tâm nhiều hơn do đó giảm bớt các sai sót có thể xảy ra. Việc kiểm soát nhằm bảo đảm cho các kế hoạch của tổ chức được thực hiện với hiệu quả cao, các hoạt động của cá nhân và đơn vị đều hướng tới việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức; kịp thời phát hiện ra các sai lệch để điều chỉnh hành động và kế hoạch khi cần thiết; đồng thời giúp tổ chức theo dõi và đáp ứng sự thay đổi của môi trường, tạo tiền đề cho quá trình đổi mới và hoàn thiện tổ chức. Ngoài ra, kiểm soát còn giúp cho việc uỷ quyền của người lãnh đạo, quản lý được hiệu quả hơn. Kết quả kiểm soát có thể được sử dụng làm cơ sở để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên và từ đó tạo dựng kế hoạch phát triển nhân sự trong tổ chức. 10
5. Một số kỹ năng mềm của người lãnh đạo, quản lý 5.1. Kỹ năng lắng nghe Nhà lãnh đạo, quản lý có khả năng hiểu và suy xét những điều nhân viên mình đề xuất. Lắng nghe tích cực giúp lãnh đạo, quản lý hiểu rõ đâu là vấn đề thực sự. Lắng nghe giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và lãnh đạo. Với vai trò là lãnh đạo, quản lý, nếu đưa ra ý kiến hoặc nhận định quá sớm thì điều đó đã vô tình dập tắt sự sáng tạo và tinh thần xây dựng của nhân viên làm nhân viên sẽ thiếu chủ động trong công việc. 5.2. Kỹ năng tạo động lực Nhà lãnh đạo, quản lý phải có khả năng truyền cảm hứng tích cực để đưa nhân viên phát triển hơn trong tổ chức. Nhà lãnh đạo, quản lý cần xác định đâu là động lực thúc đẩy tốt nhất của nhân viên để khuyến khích năng suất làm việc và niềm đam mê của họ. 5.3. Kỹ năng giao việc Một trong những lỗi mà hầu như các nhà lãnh đạo, quản lý thường mắc phải là luôn cố gắng thực hiện quá nhiều nhiệm vụ một mình để kiểm soát chặt công việc hơn, sợ nhân viên làm việc không đạt yêu cầu. Ủy quyền là một kỹ năng không hề đơn giản, nhà nhà lãnh đạo, quản lý cần xác định rõ năng lực của mỗi nhân viên và phân công nhiệm vụ “phù hợp” cho từng người dựa vào kỹ năng của họ. 5.4. Thái độ tích cực Thái độ tích cực giúp mọi người kiên trì trên con đường thành công. Điều này giúp chúng ta tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ và lành mạnh. Khi nhân viên cảm thấy họ được làm việc trong một môi trường tích cực, họ sẽ hứng thú và đam mê với công việc hơn. 5.5. Kỹ năng sáng tạo Nhà lãnh đạo, quản lý cần đưa quyết định mà chưa có câu trả lời rõ ràng. Vì vậy, bạn phải có khả năng tư duy sáng tạo. Hầu hết nhân viên cảm thấy ấn tượng một nhà lãnh đạo có tư duy sáng tạo, không phải lúc nào cũng chọn con đường an toàn. 11
5.6. Trách nhiệm Nhà lãnh đạo, quản lý có trách nhiệm là nhà lãnh đạo tuân thủ nội quy, quy chế và các quy định của tổ chức, làm việc một cách tự giác, chủ động, linh hoạt và sáng tạo, có tinh thần đóng góp ý kiến, đóng góp công sức, hợp tác cao, không đổ thừa, luôn luôn nỗ lực hết sức mình, biết sử dụng nguồn lực có quyền kiểm soát để giải quyết vấn đề. 5.7. Cam kết Nhà lãnh đạo, quản lý phải làm theo những gì đã nói. Nếu nhà lãnh đạo, quản lý sẵn sàng làm thêm giờ để hoàn thành công việc thì nhân viên sẽ làm theo gương của họ. Một nhà lãnh đạo, quản lý không thể chờ nhân viên cam kết với công việc trong khi họ không thể làm điều tương tự. 5.8. Tính linh hoạt Sự thất bại và những thay đổi luôn luôn xảy ra trong công việc. Nhà lãnh đạo, quản lý cần phải xử lý vấn đề linh hoạt, đón nhận mọi thay đổi. CÂU HỎI THẢO LUẬN 1. Phân biệt lãnh đạo, quản lý; người lãnh đạo và người quản lý? 2. Lãnh đạo, quản lý cần có những kỹ năng cơ bản nào? 3. Hãy chia sẻ một tình huống lãnh đạo, quản lý của chính quyền cấp xã trong thực thi chức năng, nhiệm vụ của mình. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chính Phủ (2016) Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/09/2016 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 101/2020/NĐ-CP ngày 28/8/2020. 2. Quốc hội Luật Tổ chức chính phủ năm 2015 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung Luật Tổ chức chính phủ và Luật Chính quyền địa phương 2019. 3. Harold Koontz và các tác giả khác (2004) Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB Khoa học - Kỹ thuật, Hà Nội. 4. Lê Văn Lập (2011) Tâm lý quản lý và nghệ thuật lãnh đạo, NXB Lao động, Hà Nội. 12
II. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 1. Kỹ năng lập kế hoạch 1.1. Quan niệm về kế hoạch, lập kế hoạch Trong hệ thống công cụ quản lý, kế hoạch là là một công cụ chủ yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tổ chức sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực hạn chế và đối phó với tính không chắc chắn của môi trường. Trong quản lý, các chức năng cơ bản phải kể đến là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Cũng như mọi nhà quản lý, việc lập kế hoạch của lãnh đạo là chức năng khởi đầu và trọng yếu. Không chỉ có chức năng định hướng, liên kết, thống nhất mọi hành động vì mục tiêu chung của tổ chức, kế hoạch còn là thước đo hiệu quả hoạt động quản lý. Dựa trên các cách tiếp cận khác nhau, có các quan niệm khác nhau về kế hoạch. Tùy thuộc vào tính chất công việc, quy mô của tổ chức, tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức mà có thể có các loại kế hoạch như: kế hoạch chiến lược, kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn; kế hoạch hàng năm, kế hoạch cụ thể, kế hoạch định hướng, kế hoạch công tác theo chuyên đề, lĩnh vực. Về bản chất, kế hoạch là những dự định, những việc cần làm, dự kiến sẽ làm trong tương lai. Để kế hoạch thực thi có hiệu quả, trước khi xây dựng kế hoạch, các tổ chức, cá nhân phải xác định mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Mục tiêu của tổ chức là những gì tổ chức mong muốn đạt được trong một giai đoạn nhất định hoặc mong muốn đạt được trong tương lai. Trước khi xây dựng kế hoạch mà xác định được mục tiêu cụ thể và kết quả công việc thì việc xác định các nội dung của kế hoạch càng rõ ràng, từ đó kế hoạch được lập gắn với thực tiễn và có tính khả thi cao. Hơn nữa, lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu trong tương lai, dự kiến các kết quả cần đạt được của tổ chức, các phương thức thích hợp để đạt được mục tiêu đó. Do đó, mục tiêu là yếu tố đầu tiên mà tổ chức cần phải xác định trước khi lập kế hoạch. Mỗi loại kế hoạch có những mục tiêu khác nhau. - Kế hoạch chiến lược thì trong kế hoạch có cả mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài. 13