Microsoft Access
1
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS
1.1 GIỚI THIỆU MS - ACCESS 2003
1.1.1 Nguồn gốc và công dụng
Microsoft Access 2003 là chương trình của bộ ứng dụng văn
phòng Microsoft Office 2003 chạy trên môi trường Windows.
Đây là phần mềm thuộc hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Quan hệ
(Relational Database Management System – RDBMS) giúp
quản lý, bảo trì và khai thác dữ liệu lưu trữ trên máy tính.
Một cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ không cần phải lưu trữ các dữ
liệu có liên quan với nhau nhiều lần trong các bảng dữ liệu khác
nhau.
1.1.2 Khởi động và thoát khỏi ACCESS
Khởi động Access:
Dùng Start Menu/ShortCut hay
dùng lệnh RUN (tập khởi động của
Access là MSACCESS.EXE).
Kết thúc làm việc vớI Access
Chọn menu File – Exit hay click nút
Close hay dùng phím tắt ALT+F4
1.1.3 TaskPane
Mặc định, khi khởi động Access
2003, TaskPane hiển thị ở cạnh
phải màn hình.
Tắt mở TaskPane : Ctrl+F1 hoặc
chọn menu View – TaskPane
1.2 KHÁI NIỆM VỀ TẬP TIN CƠ SỞ
DỮ LIỆU
- Giới thiệu về Access 2003
- Khái niệm về cơ sở dữ liệu
- Xác lập môi trường làm việc
Microsoft Access
2
1.2.1 Tập tin Cơ sở Dữ liệu
ACCESS làm việc với tập tin CSDL (Datebase) có phần mở
rộng là .mdb và có thể khái niệm như tập hợp các thông tin lên
quan đến một chủ thể làm việc và được ghi lưu trong một tập tin
theo định dạng của ACCESS.
1.2.2 Mở tập tin Cơ sở Dữ liệu
Mở tập tin CSDL từ TaskPane
Tạo tập tin từ CSDL mới
o Click mục Create a new file
để mở New File TaskPane
o Chọn cách tạo tập tin CSDL
mới
- Blank Database: tập
CSDL rỗng
- Blank Data access page : Trang dữ liệu Access rỗng
- From existing file : Tạo tập CSDL mới bằng cách sao
chép tập CSDL đã có trên Disk
- Project … : Đề án Access (loại File mới của Access .adp
dùng để làm việc với SQL Server Database)
Mở tập tin CSDL đã có sẵn (Open an Existing Database):
o Chọn tên tập CSDL cần mở trên phần OPEN (nếu có hiển
thị)
o Hay click More… : mở hộp thoại Open và chọn tập CSDL
cần mở
Mở tập tin CSDL từ Menubar
Chọn Menu FILE - NEW / OPEN (phím tắt : Ctrl+N /
Ctrl+O) và tiếp tục các bước tương tự như nêu trên.
GHI CHÚ
Các tập tin CSDL được thiết kế với ACCESS 2000 trở lên mới có
thể mở với ACCESS 2003. Nếu mở tập CSDL thiết kế với ACCESS 97
trong ACCESS 2003, cần phải convert sang của ACCESS 2000 hay
ACCESS 2002-2003.
1.2.3 Các đối tượng của CSDL
ACCESS làm việc với tập tin CSDL (.MDB) và gồm 7 loại
đối tượng
Microsoft Access
3
TABLES: (Bảng Dữ Liệu) Loại đối tượng cơ bản và quan trọng
nhất của CSDL dùng để thiết kế các dữ liệu cơ sở, ghi các biến
động cần quản lý, khai thác.
QUERIES: (Bảng Truy Vấn) Công cụ truy vấn thông tin và
thực hiện các thao tác trên dữ liệu của TABLE . Query được
dùng làm nền tảng để làm các báo biểu có đặc tính định dạng
cao hơn Table.
FORMS: (Biểu Mẫu) Dùng để thiết kế màn hình nhập liệu một
cách sinh động hoặc điều khiển hoạt động của chương trình ứng
dụng.
REPORTS: (Báo Biểu) Là kết quả đầu ra của quá trình khai
thác dữ liệu có nguồn gốc từ các Table hay Query.
PAGES: (Trang) các trang dữ liệu Access thiết kế theo dạng
Web.
MACROS: (Tập Lệnh) Công cụ của Access giúp tạo các hành
động đơn giản khi xây dựng ứng dụng mà không cần dùng ngôn
ngữ lập trình.
MODULES: (Đơn Thể) Dùng viết các dòng lệnh cho ứng dụng
theo ngôn ngữ Visual Basic. Đây là công cụ lập trình chuyên
nghiệp của Access.
1.2.4 Cửa sổ DATABASE
Khi một CSDL được mở, cửa sổ Database của CSDL (còn gọi là
Database Container hay Database Window) được hiển thị và
gồm
Toolbar
Khung nội dung
Khung
đại
cương
Microsoft Access
4
Thanh tiêu đề
Gồm bên trái là <Tên CSDL> DATABASE (Kiểu định dạng)
và bên phải là các nút điều khiển cửa sổ (phóng to, thu nhỏ,
đóng cửa sổ).
Thanh dụng cụ
Là thanh dụng cụ của Cửa sổ Database : Hiệu lực với các mục
chọn trong cửa sổ này và thường gồm Open (mở trong chế độ
làm việc), Design (Mở trong chế độ thiết kế), New (mở mới),
Close (đóng cửa sổ Database), các Icon chuyển đổi chế độ
hiển thị trong khung nội dung.
Khung Đại cương gồm nút Objects, Groups và biểu tượng
Favorites
- Objects: Dùng để mở hay thu gọn danh mục các loại đối
tượng của Database
- Groups : Dùng mở hay thu gọn danh mục làm việc với
nhóm
- Favorites: Mở danh mục các đối tượng trong thư mục
Favorites.
Khung nội dung
- Phía trên là các shortcut để tạo mới đối tượng thuộc loại đối
tượng được chọn trong khung đại cương.
- Phía dưới là danh mục các đối tượng thuộc loại được chọn
bên khung Đại cương.
Đóng cửa sổ CSDL là đóng tập CSDL đang mở.
1.3 XÁC LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
1.3.1 Xác lập môi trường hệ thống
Xác lập môi trường hệ thống để định dạngthức hiển về ngày
tháng, dữ liệu kiểu số (dùng chung trong môi trường Windows).
Mở hộp thoại REGIONAL AND LANGUAGE OPTIONS
Xác lập khu vực (Regional Options)
Mặc định khu vực được xác lập là English (United States).
Nếu chọn mục FRENCH (Standard) thì các xác lập về hiển
thị số và ngày đã phù hợp với dạng thức thường dùng tại
Việt Nam.
Nếu chọn xác lập khu vực là English (United States) và
muốn hiển thị dạng thức dữ liệu số và ngày theo quy ước
được dùng tại nước ta thì phải xác lập lại phần định dạng số,
định dạng tiền tệ và định dạng ngày.
1.3.2 Xác lập môi trường ACCESS
Microsoft Access
5
Mở hộp thoại xác lập : chọn Menubar TOOLS - OPTIONS -
thực hiện xác lập.
Các Phiếu của hộp thoại gồm
View: Hiển thị thanh tình trạng, hộp thoại khởi động, …v.v.
General: Định lề trang, thư mục làm việc mặc định .
Edit/Find: Chọn cách tìm kiếm, xác định khi thay đổi
Record – Action queries hay xóa đối tượng CSDL.
Keyboard: Xử lý di chuyển cursor khi dùng phím ENTER,
mũi tên.
DataSheet: Định dạng cho DATASHEET (Font, hình dạng,
…v.v.)
Forms/Reports: Sử dụng khuông dạng, …v.v.
Advanced: Các thiết lập liên quan đến nhiều người dùng.
Tables/Query: Các thiết lập liên quan Bảng, Queries Default
size,Type,…v.v.)
Các xác lập thường dùng
Phiếu General
- Print Margin: Xác lập lề trang in
- Use fuor-digit year formatting: Xác lập định dạng 4 ký số
năm
- Compact on close: Nén khi đóng CSDL
- Default Database Folder: Thư mục mặc định của CSDL
Phiếu DataSheet
- Default Font: Xác lập Font mặc định.
- Default color: Màu mặc định cho ký tự, nền đường lưới.