TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY

Chia sẻ: Nguyen Loan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:28

Thêm vào BST

Báo xấu

148
lượt xem 50
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngành dệt may có lịch sử phát triển lâu đời ở nước ta. Tuy nhiên, nó mới chỉ trở thành một ngành sản xuất quan trọng được hơn chục năm nay và sự hòa nhập với thị trường thế giới cũng chậm hơn các nước khác trong khu vực khoảng 15 đến 20 năm. Trong 10 năm qua, ngành dệt may có những bước tiến vượt bậc Ngành dệt may đã đóng góp 17% cho GDP của Việt Nam năm 2006; kim ngạch xuất khẩu của ngành năm 2006 đạt con số rất ấn tượng 5,9 tỷ USD và...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY

TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY
A.PHẦN MỞ ĐẦU. LỜI NÓI ĐẦU. Ngành dệt may có lịch sử phát triển lâu đời ở nước ta. Tuy nhiên, nó mới chỉ trở thành một ngành sản xuất quan trọng được hơn chục năm nay và sự hòa nhập với thị trường thế giới cũng chậm hơn các nước khác trong khu vực khoảng 15 đến 20 năm. Trong 10 năm qua, ngành dệt may có những bước tiến vượt bậc Ngành dệt may đã đóng góp 17% cho GDP của Việt Nam năm 2006; kim ngạch xuất khẩu của ngành năm 2006 đạt con số rất ấn tượng 5,9 tỷ USD và dự kiến năm nay sẽ vượt mục tiêu 7 tỷ USD khi mà 9 tháng đầu đã đạt 5,7 tỷ USD, tăng gần 31% với năm 2005. Đây cũng là lần đầu tiên, kim ngạch xuất khẩu ngành dệt may vượt qua kim ngạch xuất khẩu dầu thô, đứng đầu trong danh mục các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam. Thông tin là đối tượng, công cụ của nhà quản lý.Trong các đơn vị sản xuất nhỏ, cá thể, việc Mặt khác mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh đều có liên quan với thông tin, chỉ có trên cơ sở có đủ những thông tin phản ánh động thái cung cầu hàng hóa trên thị trường, nhà quản lý mới có thể xây dựng được kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng đắn, bảo đảm cho sản phẩm ra có thị trường tiêu thụ,sử dụng các hợp lý các nguồn lực. Đồng thời để tiến hành chỉ đạo, giám sát , kiểm tra phân tích, đánh giá một cách đúng mức tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải dựa vào những tài liệu, số liệu chuẩn xác, nhất là tài liệu kế toán. chỉ đạo thực hiện các hoạt động sản xuất do bản thân người sản xuất tiến hành. Đối với họ thông tin chủ yếu là trí nhớ, với các tổ chức, công ty lớn, phức tạp bao gồm nhiều phân hệ, bao gồm nhiều bộ phận, hay kinh doanh đa lĩnh vực, các bộ phận có mối liên kết ràng buộc với nhau, cần phải xây dựng hệ thống thông tin thật tốt để đảm bảo thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý . Với các ý nghĩa như vậy đề tài mong rằng sẽ xem xét và làm rõ hơn những vấn đề trong hệ thống thông tin ở các doanh nghiệp may, giúp cho các doanh nghiệp có thể xây dựng và hoàn thiện cho doanh nghiệp của mình cũng như sự phát triển của các ngành dệt may nói chung.
B. NỘI DUNG. I. Vai trò của thông tin trong việc ra quyết định quản lý. 1.Thông tin. 1.1 khái niệm thông tin. Thông tin là một khái niệm rộng,xét tùy vào lĩnh vực nghiên cứu người ta đưa ra những khái niệm khác nhau. Là một khái niệm trừu tượng, dùng miêu tả những gì mang lại cho con người sự nhận biết về hiện thực khách quan. Trong lĩnh vực nghiên cứu quản lý thông tin mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng,suy cho cùng quá trình quản lý là việc xử lý thông tin,coi thông tin là tất cả những thông báo những số liệu dùng làm đầu vào cho quá trình ra quyết định. Theo nghiên cứu quá trình quản lý luôn luôn là quá trình định hướng, phản ánh mối quan hệ qua lại giữa người tạo ra tin và người sử dụng tin. Có thể hiểu ,thông tin là cung cấp cho người sử dụng một tin tức nào đó mà trước đó họ chưa biết. Trong trường hợp không có người sử dụng thông tin thì sẽ không tồn tại khái niệm thông tin nữa. Góc độ quản lý,tất cả mọi tài liệu số liệu chia làm 3 loại: Tài liệu, số liệu có ích cho việc ra quyết định quản lý :thông tin. Tài liệu, số liệu dùng để ra quyết định sau này; Thông tin dự trữ. Tài liệu, số liệu dùng không liên quan đến việc đề ra quyết định: tài liêu thừa. Tin tức được thu thập là gì ? đó chính là những tri thức, tư liệu giúp cho việc phán đoán đưa ra quyết định hay ý kiến,việc đó giống như khi ta muốn làm một việc gì đó, ta phải phải tập trung những điều kiện cần thiết để thực hiện công việc. Còn mức độ cần thiết thì phải trải qua quá trình chọn lọc và sang tạo mới nhận ra được. Dù có bao nhiêu tri thức và tư liệu vẫn chưa đủ,đó không phải mục đích cuối cùng mà cái chíh là phải biết kết hợp với những cái cần thiết, những điều hữu ích phù hữu ích phù hợp với mục đích thành công. Biết kết hợp tổng hợp tạo ra các thông tin
quyết định đầu ra ,điều đó rất quan trọng Bởi vậy cương quyết gạt bỏ đi các tri thức không cần thiết. Từ phân tích ở trên có thể định nghĩa về thông tin quản lý như sau: Thông tin là nh ững tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá có ích cho việc đề ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý nào đó. 1.2 - Đặc điểm của thông tin quản lý. 1.2.1 - Thông tin tồn tại trong các vỏ vật chất. Chúng ta hiểu thông tin với tư cách là đắc trưng biểu hiện của phương thức tồn tại và trạng thái vận động của vật chất, nó tuy bản thân không phải là vật chất nhưng cũng không thể tách rời vật chất. hông tin luôn tồn tại trong các vỏ vật chất, ọi là vật mang tin, hay giá mang tin. Ví dụ như báo cáo kế tóan của doanh nghiệp,báo cáo tài chính… đều cần diễn đạt thông qua các giá đ ựng tin nhất định như ngôn ngữ, số liệu bảng biểu, bằng từ. 1.2.2 Thông tin tự nó không biến đổin Nhưng các sự vật hiện tượng mà nó phản ánh lại luôn luôn biến đổi, nó không có khấu hao hữu hình nhưng có khấu hao vô hình . Thông tin bao giờ cũng phản ánh sự vật hiện tượng tại một thời điểm nhất định.nhưng các sự vật hiện tượng luôn biến đổi theo thời gian, thông tin mới chính xác sẽ có giá trị cao. 1.2.3 Nội dung của thông tin không phản ánh đ ầy đủ giá trị của thông tin. Thời đại ngày nay, thời đại của nền kinh tế tri thức thông tin đã trở thành hàng hóa, thông tin cũng đem ra trao đổi mua bán .giá trị của thông tin được đo bằng hiệu quả quản lý nhờ sử dụng nó, nó sẽ trở thành giá trị hiện thực khi tạo ra khả năng tăng tiềm lực vật chất cho con người, bảo đảm cho người phát triển toàn diện và không ngừng hoàn thiện,giá trị của thông tin cũng mất đi cùng với sự thay đổi các điều kiện của những nhiệm vụ quản lý đặt ra.
1.2.4 Một nội dung có nhiều cách mã hóa . Mã hóa thông tin là một vấn đề cần thiết trong việc xây dựng hệ thống thông tin.đó là việc xây dựng một tập hợp những mã ,ký hiệu ngắn gọn vêg một thuộc tính của một thực thể hoặc hệ thống. Mã hóa thông tin cho phép ta có thể nhận diện nhanh chóng ,tiết kiệm được không gian l ưu trữ,thời gian lưu trữ. sử dung tìm kiếm nhanh chóng, một cách khoa học. 1.3 Phân loại thông tin quản lý. Phân loại thông tin quản lý là một yêu cầu cần thiết khách quan nhằm mục đích nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thống chức năng của thông tin quản lý,đồng thời tổ chức hợp lý các dòng tin phục vụ cho việc triển khai các hoạt động quản lý. Trong thực hiện, thông tin quản lý thường được phân loại theo tiêu thức dưới đây : 1.3.1 Theo nguồn xuất xứ của thông tin , hoặc theo quan hệ của thống cho trước ,thông tin chia thành hai loại : thông tin bên trong va thông tin bên ngoài . 1.3.1.1 thông tin bên trong : Bao gồm các loại tài liệu, số liệu về tiến hành sản xuất, tiêu thụ ;giá thành , giá cả, cung cấp nguyên vật liệu; tồn kho vật tư hàng hóa, chi phí lưu thông, bảng kế toán,tài chính doanh nghiệp … nhờ chúng phân tích, đánh giá đúng đắn tình hình hiện tại của tổ chức. Thông tin bên trong dễ thu thập theo các kênh khác nhau giúp lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định tốt nhất trong các giai đoạn khác nhau. 1.3.1.2 thông tin bên ngoài : theo tính chất gồm hai loại là các văn bản pháp quy: các chỉ thị, nghị quyết, mệnh lệnh,các nghị định thông tư hướng dẫn ban hành đây là những thông tin pháp luật có ảnh hưởng lớn đến sự hoạt động của tổ chức. Một loại khác là các tài liệu, số liệu về chủng loại, số lượng quy cách, chất lượng giá cả, tị phần…của các đối thủ cạnh tranh,của mộ trường bên ngoài, tiếp nhân từ nhiều nguồn khác nhau, có thể dùng các mô hình nghiên cứu môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. ví dụ ma trân BCG. Mô hình “năm lực lượng” của M. Porter.
1.3.2 - Theo chức năng thể hiện của thông tin.chia làm hai loại thông tin chỉ đạo và thông tin thực hiện . 1.3.2.1 thông tin chỉ đạo : bao gồm những tài liệu mang các mệnh lệnh chỉ thị, chủ trương, định hướng, quan điểm, nguyên tắc do cơ quan chỉ đạo đề ra, để hướng dẫn cấp dưới thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đạt được xác định trong chiến lược, quy hoặc kế hoạch. Nó có ảnh hưởng đến tương lai của đối tượng quản lý, hướng dẫn đối tượng quản lý triển khai hoạt động theo quỹ đạo mà cơ quan chỉ đạo. 1.3.2.2 Thông tin thực hiện : Bao gồm các tài liệu kế toán, thống kê về những sự kiện đã xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất , kin h doanh của tổ chức . Nó đóng vai trò mối liên hệ ngược trong hệ thống quản lý, phản ánh một cách toàn diện cụ thể kêts quả thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã định cho cơ quan chỉ đạo có thể kiểm soát cà điều tiết sự hoạt động của đối tượng quản lý trong khuôn khổ cho phép. 1.3.3 Theo phương hướng chuyển động của thông tin: Chia làm thông tin dọc và thông tin ngang . 1.3.3.1 Thông tin dọc : là thông tin qua laịi giữa các cơ quan quản lý khác cấp. Trong đó chia ra: thông tin lên là thông tin cấp dưới báo cáo lên cấp trên; thông tin xuống là thông tin cấp trên truyền đạt cho cấp dưới . thông tin dọc thông suốt, kịp thời nhanh chóng là điều kiện đảm bảo cho việc hiện trôi chảy và có hiệu quả của các hoạt động trong tổ chức. 1.3.3.2 Thông tin ngang: là thông tin qua lại giữa các cơ quan quản lý cùng cấp. Nó có ý nghĩa quan trọng trong điều kiện nền kinh tế chuyển sang hoạt động cơ chế thị trườn, quyền tự chủ sả xuất kinh doanh, nhất là quyền tự chủ tài chính, của doanh nghiệp được tôn trọng. 1.3.4 Theo cách tr uyền tin: 1.3.4.1 Thông tin hệ thống : Bao gồm các báo cáo thống kê được duyệt, các báo cáo nghiệp vụ hàng ngày, mười ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm về tình hình
sản xuất, cung cấp tiêu thụ…nó có nguồn thu thập đã biết trước, được truyền đi theo nội dung và thủ tục đã định, có tính chất chu kỳ và trong thời hạn quy định. 1.3.4.2 Thông tin không hệ thống : Mang tính ngẫu nhiên tạm thời. Nó thường truyền đi khi có các sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đòi hỏi phải có sự can thiệp tức thời của cấp trên để giải quyết. 1.3.5 Theo cách phát thông tin , thông tin chia thành thông tin chính thức và thông tin phi chính thức . 1.3.5.1 Thông tin chính thức: Bao gồm các tài liệu mang tài liệu mang những thông tin có tính chỉ đạo, điều hành do các cơ quan cấp trên truyền đạt để hướng dẫn cấp dưới thực hiện nhiệm vụ được giao. 1.3.5.2 Thông tin không chính thức : Bao gồm các tài liệu mang những thông tin có tính gợi ý, tham khảo, tạo điều kiện cho cấp dưới sử dụng những giải pháp thích hợp để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. 1.3.6.2 Theo nội dung mà thông tin phản ánh.thông tin chia thành: Thông tin về chủ chương chính sách của đảng và nhà nước; Thông tin về môi trường quốc tế và khu vực ; Thông tin về giá cả, thị trường, khách hàng, bạn hàng, đối thủ cạnh tranh; Thông tin kinh tế ; Thông tin phi kinh tế; Ngoài ra thông tin còn được phận chia theo nhiều cách tiếp cận và các tiêu thức khác không đề cập trong phạm vi nghiên cứu. 2. Quyết định . 2.1 khái niệm và đặc điểm 2.1.1 khái niệm
Quyết định quản lý là những hành vi sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chin muồi trê cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường. Mỗi quyết định quản lý nhằm trả lời một hoặc trong số các câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì? Khi nào làm cái đó? Làm trong bao lâu? Ai làm? Và làm như thế nào? 2.1.2 Đặc điểm của quyết định quản lý: Quyết định là sản phẩm của tư duy con người, là kết quả của quá trình thu nhận thông tin, tìm kiếm, phân tích và lựa chọn. Mỗi con người với tư cách là thành viên cảu tổ chức, và xã hội đều phải đưa ra những quyết định cho mình.quyết định thể hiện sự lựa chọn tương lai của con người. Sự khác biệt giữa quyết định cá nhân và quyết định tập thể được thể hiện ở các điểm sau: - Quyết định quản lý là quyết đinh của tổ chức mà người đ ưa ra và có trách nhiệm về quyết định của mình,là quyết định của cá nhân hoặc tập thể các nhà quản lý ở các cấp, các bộ phận khác nhau của tổ chức . Quyết đinh quản lý là sản phẩm riêng có của các nhà quản lý và các tập thể quản lý . Chỉ có những cơ quan cá nhân có thẩm quyền mới được phép đưa ra các quyết đinh quản lý - Phạm vi rác động của quyết định quản lý rộng về số lượng, phạm vi tác động các quyết định quản lý luôn luôn lớn hơn hoắc bàng hai người. Có những quyết định quản lý tác động đến cả một quốc gia, khu vực, hay mang tính chất toàn cầu. - Quyết đinh quản lý luôn gắn với những vấn đề của tổ chức. trong quá trình hoạt động của tổ chức luôn xuất hiện những vấn đề phát sinh mà cần phải khắc phục, giải quyết . Dù lớn hay nhỏ thì cũng có tác động nhất định tới tổ chức yêu cầu các quyết đinh quản lý. 2.2 yêu cầu đối với quyết đ ịnh quản lý. Để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quản quyết định quản lý cần đảm bảo các yêu cầu sau đây.
2.2.1 Yêu cầu về tính hợp pháp Tức là phải tuân thủ theo pháp luật.Mọi quyết đinh đưa ra nếu không đam bảo tính pháp lý đều bị đình chỉ hoặc hủy bỏ. Người hoặc tổ chức đưa ra quyêt định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Thể hiện ở những khía cạnh như sau: Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền tổ chức hay cá nhân. Quyết định không trái với các nội dung mà pháp luật quy định, Quyết định đúng thủ tục và thể thức. 2.2.2 Yêu cầu về tính khoa học. Quyết định có tính khoa học đòi hỏi phù hợp lý luận và thực tiễn khách quan.Yêu cầu tính khoa học của quyết định quản lý được thể hiện trên các khía cạnh: Quyết định phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức. Quyết định phù hợp với quy luật, các xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên lý khoa học. Quyết định đưa ra trên các cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học. Quyết định phù hợp điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định, kể cả thế cà lực cũng như môi trường tổ chức. 2.2.3 Yêu cầu về tính hệ thống Các quyết định được ban hành bởi các cấ và bộ phận chức năng nhưng phải thống nhât theo cùng một hướng. Hướng đó do mục tiêu chung xác định. Các quyết định được ban hành tại các thời đ iểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái ngược và phủ định nhau,quyết định đã hể hiệu lực cần loại bỏ , đính chính. 2.2.4 Yêu cầu về tính tối ưu. Quyết định thực chất là một phương án hành động nhằm giải quyết một vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức.vì vậy đòi hỏi phải thực hiện phương án
tối ưu. Theo nghĩa tổng quát thì phương án tối ưu là phương án thỏa mãn tốt nhất mục đích, mục tiêu với những ràng buộc nhất định của tổ chức. 2.2.5 Yêu cầu về tính linh hoạt. Phải phản ánh được mọi nhân tố mới trong lực chọn quyết định,phản ánh tính thời đại , môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện.đòi hỏi việc xử lý tình huống phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn , máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa. Phương án quyết đinh đáp ứng được với sự biến đổi của môi trường. 2.3 Phân loại . Các loại quyết đinh quản lý được phân ra thành nhiều loại khác nhâu tùy theo tiêu thức phân chia. Thông thường chia các quyết định theo các tiêu thức sau: 2.3.1 Theo thời gian gồm: Quyết định dại hạn là các quyết định có hiệu lực trong thời gian dài, thường từ năm trở lên. Khi đưa ra các quyết định dài hạn chủ thể cần lựa chọn một cách thận trọng. Quyết định trung hạn, là quyết địnhquản lý có hiệu lực trong thời gian ngắn hơn thường trong khoảng từ 1 đến 5 năm. Quyết định ngắ hạn có hiệu lực dưới 1 năm. 2.3.2 Theo tầm quan trọng Quyết định chiến lược, là các quyết định quan trọng có ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển tổ chức, nó quyết định đường lối phát triển của tổ chức. Quyết định chiến thuật, nó nhằm xác định cách thức cụ thể để thực hiện mục tiêu và giải pháp của cá quyết định chiến lược. Quyết định tác nghiệp (các quyết định hàng ngày) giải quyết những tình huống cụ thể hằng ngày, những tình huống bất ngờ ,cụ thể của tổ chức. 2.3.3 Theo phạm vi điều chỉnh của quyết định
Quyết định toàn cục và quyết định bộ phận. 2.3.4 Theo tính chất quyết định. Quyết định chuẩn mực( mang tính chất chung)nhằm đưa ra căn cứ cho việc xử lý những tình huống cụ thể hàng ngày.áp dụng cho nhiều trường hợp . Quyết định riêng biệt.nhằm xử lý mọt tình huống cụ thể đối với đối tượng cụ thể. Có hiệu lực 1 lần.ví dụ quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định khen thưởng, kỷ luật. 2.3.5 Theo cấp quyết định Quyết định cấp cao: là những quyết định được đưa ra ở cấp chup bu của tổ chức, như quyết định của hội đồng quản trị. Quyết định cấp trung gian, là quyết định được đưa ra bởi cấp trung gian.quyết định mang tính chất chiến thuật. Quyết định cấp thấp do quyết định cấp quản lý chức năng đưa ra mang tính chất tác nghiệp. 2.3.6 Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức Quyết đinh quản lý nhân sự. Quyết đinh quản lý tài chính Quyết đinh quản lý công nghệ, nghiên cứu và triển khai. Quyết đinh quản lý sản xuất. Quyết đinh quản lý hoạt động marketing. Quyết đinh quản lý hoạt động đối ngoại. 3. Mối quan hệ thông tin và quyết định quản lý. Thông tin là đối tượng,công cụ của nhà quản lý.Trong các đơn vị sản xuất nhỏ, cá thể, việc chỉ đạo thực hiện các hoạt động sản xuất do bản thân người sản xuất tiến hành. Đối với họ thông tin chủ yếu là trí nhớ, với các tổ chức, công ty lớn, phức tạp bao gồm nhiều phân hệ, bao gồm nhiều bộ phận, hay kinh doanh đa lĩnh vực, các bộ
phận có mối liên kết ràng buộc với nhau, cần phải xây dựng hệ thống thông tin thật tốt để đảm bảo thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý . 3.1 Thông tin là cơ sở của việc lập kế hoạch. Lập kế hoạch là khâu đầu tiên va cũng là khâu quan trọng nhất của quá trình quản lý. Các kế hoạch bản thân chúng là một hệ thống bao gồm các chiến lược, quy hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch hàng năm, chương trình, dự án. Khi lập các kế hoạch này nhà quản lý tiến hành phân tích, tính toán dựa trên các nguồn thông tin về nhân lực, vật lực, tài lực, mối quan hệ tối ưu giữa chúng, tạo lập lên những điểm mạnh, yếu của tổ chức để thích nghi với sự biến động của môi trường. Dựa trên những đánh giá từ môi trường bên trong và bên ngoài một phương hướng quan trọng của quá trình lập kế hoạch là sự tăng cường dự báo. Mà để tiến hành dự báo cần sử dụng các tài liệu, số liệu quá khứ, vừa phải dựa vào các kết quả phâ tích tình hình hiện tại trên các số liệu cụ thể đáng tin cậy và chính xác. 3.2 Thông tin là phương tiện ra quyết định chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo cho sản xuất phù hợp với tiêu dùng, nhà quản lý cần nắm vững một cách chuẩn xác, toàn diện các tài liệu, các số liệu, các nguồn thông tin nhận được phản ánh tình hình cung cầu hàng hóa của doanh nghiệp, trên cơ sở đó có các quyết định sản xuất phù hợp ăn khớp với nhu cầu thị trường, sản xuất cái gì? Sản xuất cho ai? Sản xuất như thế nào?sản xuất bao nhiêu? Mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh đều có liên quan với thông tin, chỉ có trên cơ sở có đủ những thông tin phản ánh động thái cung cầu hàng hóa trên thị trường, nhà quản lý mới có thể xây dựng được kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng đắn, bảo đảm cho sản phẩm ra có thị trường tiêu thụ,sử dụng các hợp lý các nguồn lực.Đồng thời để tiến hành chỉ đạo, giám sát , kiểm tra phân tích, đánh giá một cách đúng mức tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải dựa vào những tài liệu, số liệu chuẩn xác, nhất là tài liệu kế toán. Bởi lẽ như Các Mác đã chỉ rõ: “kế toán như là một phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuấ, trên ý niệm ngày
càng trở nên cẩn thiết chừng nào quá trình càng có mọt quy mô xã hội, càng mất tính chất thuần túy cá thể. II.THỰC TRẠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP MAY. 1.Bản chất và vai trò của hệ thống thông tin trong việc ra quyết định . 1.1 khái niệm hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin được định nghĩa là một tập hợp những con người , những thiết bị phần cứng , phần mềm và những dữ liệu để thực hiện các hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý, và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc của môi trường. Hệ thống thông tin có thể mô tả bằng sơ đồ sau: Nguồn Đích Xử lý Thu thập Phân phát Lưu trữ Kho Dữ liệu 1.2 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý.(Management Information System) Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin được xây dựng nhằm trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức có thể tiến hành một cách bình thường và hữu
hiệu. Hoạt động quản lý nói ở đây là cụ thể và xác định , chủ yếu ử tầm cỡ điều hành quản lý và lập kế hoạch chiến lược của tổ chức. Hoạt động quản lý được tiến hành dựa vào các cơ sở dữ liệu do các hệ xử lý giao dịch tạo ra và các dữ liệu ngoài tổ chức, để tạo ta cho nhà quản lý các báo cáo định kỳ hoặc theo nhu cầu, trong đó tóm lược tình hình một mặt hoạt động riêng biệt nào đó của tổ chức. các báo cáo này thường mang tính chất đối chiếu, so sánh, làm tương phản tình hình hiện tại với tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử, chất lượng thông tin do hệ thống thông tin quản lý tạo ra phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng vận hành của hệ giao dịch, vì rằng hệ thống thông tin quản lý dựa chủ yếu vào các dữ liệu sản sinh từ các xử lý giao dịch. Hệ thống thông tin quản lý gồm có các hệ thống phân tích năng lực bản thân, nghiên cứu tình hình thị trường, theo dõi tình hình thực hiện các chỉ tiêu, năng suất lao động , sự hiện diện hoặc vắng mặt của nhân viên. 1.3 Vai trò của hệ thống thông tin trong việc quản lý. 1.3.1 Hệ thống thông tin đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện. Hệ thống thông tin trợ giúp nhà quản lý có những thông tin cần thiết để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản lý ; đồng thời, nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của tổ chức và biến động của môi trương kinh doanh để tăng cương tính linh hoạt trong quản lý, bảo đảm thực hiện thắng lợi các quyết định đã đề ra. 1.3.2 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chúng giúp cho các doanh nghiệp dành được thắng lợi trong cuộc đố đầu với các thế lực cạnh tranh trên thương trường, bao gồm các khách hàng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện và các tổ chức khác trong cùng ngành sản xuất. Cần trú trọng cung cấp đầy đủ thông tin về công nghệ, đổi mới quản lý và điều chỉnh giá cả.
1.3.3 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng quản lý cho nhà quản lý. Đây là một đòi hỏi khách quan của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong điều kiện mở cửa và hộ nhập.Hệ thống thông tin giúp cho nhà quản lý mở rộng khả năng thu thập và xử lý những thông tin có liên quan với sự hoạt động của tổ chức, bảo đảm cho họ luôn luôn có đủ những thông tin cần thiết để ra quyết định trong thời gian ngắn. Đồng thời có thể căn cứ vào thông tin phân tích đánh giá chính xác tình hình hoạt động của tổ chức và đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp nhằm thực hiện mục tiêu quản lý. 2.Hoàn thiện hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp. 2.1 Nhu cầu thông tin ở các cấp, các khâu quản lý của doanh nghiệp. Cần tổ chức hệ thống thông tin phù hợp nhu cầu các cấp, các khâu quản lý, lý do ở mỗi khâu quản lý có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến chức năng và nhiệm vụ quyền hạn đã được quy định. Xác định nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý là một sự cần thiết khách quan, đòi hỏi hệ thống thông tin phải chọn lọc nh ững thông tin thiết yếu cho từng cấp , từng khâu quản lý, tránh tình trạng các nhà quản lý phải làm việc trong điều kiện quá tải thông tin. Đồng thời ở các khâu việc cung cấp truyền tin nhanh chóng kịp thời , đầy đủ thông tin. 2.2 Xác định nguồn thông tin. 2.2.1 Thông tin của nhà nước và của cấp trên Mọi tổ chức trong một quốc gia đều phải chịu sự quản lý của nhà nước. Những thông tin của nhà nứoc và của cấp trên là những thông tin chỉ đạo, hướng dẫn và định hướng, quan trọng. Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần phải tổ chức lưu trữ tốt để có thể sử dụng thường nhật. 2.2.2 Thông tin về khách hàng. Trong nền kinh tế thị trường, khách hàng là “thượng đế”.Doanh nghiệp cần đi sâu, theo dõi diễn biến nhu cầu, tâm lý trên thị trường.Tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ
và khai thác thông tin đây là giải pháp rất cơ bản để mở rộng kinh doanh, tăng thị phần của doanh nghiệp bám sát thị trường mục tiêu. 2.2.3 thông tin về các nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần được cung cấp đầy đủ, đều đặn, đúng ký h ạn các đầu vào thì mới có thể tiến hành hoạt động bình thường và thu đ ược kết quả mong muốn . Dựa vào thông tin của các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ có căn cứ xác định chiến lược phát triển kiểm soát chi phí và chất lượng sản phẩm trên cơ sở tìm kiếm các nhà cung cấp sản phẩm chất lượng đảm bảo, giá thành hạ,đủ số lượng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp mình. 2.3 Xác định nơi nhận thông tin quyết định Sau khi tiến hành xử lý thông tin , thông tin đầu ra sẽ được truyền đạt đến những nơi cần thiết . các cơ quan quản lý cấp trên. các đối tác. Các cơ quan thông tin báo chí Một số hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ở doanh nghiệp. Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin quản lý tài chính doanh nghiêp. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Hệ thống thông tin Marketing. 2.4 Quyết định lựa chọn hệ thống thông tin quản lý. Để đảm bảo đưa ra quyết định đúng đắn về lựa chọn hệ thống thông tin quản lý, cần thiết tiến hành phân tích và cân nhắc các yêu cầu dưới đây. Yêu cầu về quản lý. Phải xây dựng từ nhu cầu công tác quản lý của các doanh nghiệp, nhằm thực hiện mục đích và các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
Yêu cầu về sử dụng. Hệ thống thông tin được thiết kế và xây dựng sao cho việc sử dụng được dễ dàng, thuận tiện. Nó phải phù hợp với năng lực, trình độ và thói quen của các chuyên viên tin học và tác phong của các nhà quản lý. Yêu cầu về tiết kiệm. không chỉ cần quán triệt trong quá trình xây dựng mà còn cả trong quá trình vận hành hệ thống thông tin quản lý.Tiết kiệm chi phí mua sắm và lắp đặt máy móc thiết bị. Yêu cầu về an toàn và bảo mật. Đòi hỏi hệ thống thông tin cần được thiết kế 3. Thực trạng về hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý ở các doanh nghiệp may Việt Nam. Ngành dệt may có lịch sử phát triển lâu đời ở nước ta. Tuy nhiên, nó mới chỉ trở thành một ngành sản xuất quan trọng được hơn chục năm nay và sự hòa nhập với thị trường thế giới cũng chậm hơn các nước khác trong khu vực khoảng 15 đến 20 năm. Trong 10 năm qua,ngành dệt may có những bước tiến vượt bậc,trở thành ngành xuất khẩu quan trọng với ki m ngạch luôn đứng thứ hai sau dầu thô. Đa phần các doanh nghiệp may đều hướng tới thị trường xuất khẩu chưa quan tâm thích đáng tới thị trường trong nước. Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu việc hoàn thiện xây dựng hệ thống thông tin để việc sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp may hiệu quả và gia tăng giá trị nhiều hơn nữa. Hiện nay có gần 2.000 doanh nghiệp, sử dụng khoảng 2,0 triệu lao động . Kim ngạch xuất khẩu năm 2006 ước đạt 5,8 tỷ USD, tăng 20% so với năm 2005 và chiếm 15.0% giá trị xuất khẩu cả nước. Như vậy chứng tỏ được vị trí ngày càng quan trọng của ngành may. Yêu cầu cần có hệ thống thông tin quản lý giúp cho các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin giúp cho việc quản lý dễ dàng, hiệu quả hơn và đặc biệt trong điều kiện nền kinh tế hội nhập WTO với nhiều thách thức mới, cần có thông tin nhanh chóng, chính xác và đánh giá những cơ hội thách thức. Không những đối với các doanh nghiệp may mà còn đối với hiệp hội các doanh nghiệp may Việt Nam. 3.1 Những điểm mạnh và khó khăn và yêu cầu cần có hệ thống thông tin .
3.1.1 Những điểm mạnh Lực lượng lao động dồi dào, giá nhân công rẻ, dễ đào tạo, kỹ năng và tay nghề may tốt. Thiết bị ngành may đã được đổi mới và hiện đại hóa đến 80% và về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của các nhà nhập khẩu. Đã xây dựng được mối quan hệ bền vững với nhiều tập đoàn tiêu thụ lớn trên thế giới. Việt Nam được đánh giá là điểm đến hấp dẫn, ổn định, an toàn đối với các nhà đầu tư nước ngoài. 3.1.2 Những điểm yếu; kỹ năng quản lý sản xuất và quản lý kỹ thuật còn yếu, mặt hàng còn thủ công,chưa đa dạng về chủng loại. Năng lực tiếp thị còn hạn chế. Phần lớn các doanh nghiệp may chưa xây dựng thương hiêu của mình, chưa vươn xa, còn thiếu tầm nhìn dài hạn. Công nghiệp hỗ trợ chưa phát triển, nhiều nguyên phụ liệu, phụ tùng thay thế phải nhập khẩu.Khả năng đổi mới công nghệ còn yếu. Tại thị trường xuất khẩu, các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liêu phù hợp yêu cầu của thị trường xuất khẩu, bị động về thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, mầu sắc, giá cả, thậm chí phải nhập khẩu từ các nhà cung cấp di khách hàng chỉ định.. nên ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp chưa có các giải pháp cung ứng nguyên phụ liệu tập trung, trong sản xuất và tiêu thụ thường phải qua trung gian nênbị đội giá và không cạnh tranh được với hàng nhập lậu. 3.2 Hệ thống thông tin khi cánh cửa hội nhập đã mở. Cần phải xây dựng cho các doanh nghiệp một cách nhìn có hệ thống, cách nhìn mới trong nền kinh tế toàn cầu khi mà các thông tin về thị trường là hết sức cần thiết, cần có những thông tin rộng rãi về các cơ hôi, thách thức cho sản phẩm của các doanh
nghiệp. Để có cái nhìn toàn cảnh hơn về thị trường quốc tế và lựa chọn đường đi đúng cho doanh nghiệp mình. Về cơ hội : Việt Nam có cơ hội mở rộng thị trường, tiếp nhận công nghệ, kinh nghiệm quản lý sản xuất và vốn đầu tư nước ngoài, từ các nhà đầu tư nước ngoài, cũng như dễ dàng tiếp cận với các nguyên phụ liệu chưa sản xuất được trong nước. Về thách thức : Cùng với hội nhập, nền kinh tế nước ta và các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với các thử thách lớn là hàng rào bảo hộ bị dỡ nên các sản phẩm của Việt Nam phải cạnh tranh bình đẳng với các sản phẩm của các nước trên thị trường quốc tế mà ngay trên thị trường nội địa. Riêng đối với các sản phẩm của n gành dệt may, khi hàng rào hạn ngạch về dệt may được dỡ bỏ thì hoạt động sản xuất của các doan nghiệp dệt may Việt Nam bị tác động mạnh do phải cạnh tranh gay gắt với hàng dệt may của các nước trên thế giới. Trung quốc, quốc gia láng giềng Việt Nam, là một quốc gia xuất khẩu hàng dệt may lớn nhất thế giới. có nhiều lợi thế cạnh tranh đối với các doanh nghiệp may Việt Nam. 3.3 Nhu cầu thông tin ở các cấp, các khâu quản lý của doanh nghiệp. Nền kinh tế quốc dân chuyển mình hày ngày, hàng giờ nói chung các doanh nghiệp may vẫn chưa xây dựng được hệ thống thông tin đảm bảo cho các cấp quản lý. Các cấp khác nhau cần nhận được thông tin phù hợp với nhiệm vụ của mình. Các nhà quản lý cấp chóp bu phải nhận được thông tin mang tính xử lý ở chiến lược cấp tổ chức, đó là những thông tin về điểm mạnh, điểm điểm yếu của doanh nghiệp, về cơ hội thách thức của môi trường bên ngoài. Các cấp khác nhau nhận những thông tin phù hợp với mình, đây là câu hỏi yêu cầu các nhà xây dựng hệ thống thông tin cần chú ý nghiên cứu bởi thông tin thị nhiều mà thời gian thì có hạn cần phải xử dụng đúng. Cung cấp đúng nguồn tin cho các đối tượng. 3.4 Xác định nguồn thông tin.
Các thông tin ngày nay đặc biệt quan trọng, thời đại của thông tin, nguồn thông tin cần chính xác , rõ ràng: trong đó đối với các doanh nghiệp may thì ba nguồn thông tin sau là quan trọng nhất. Thứ nhất :đó là thông tin t ừ phía nhà nước, đây là thông tin từ những chính sách của nhà nước, những quy định về thuế, về phát triển ngành dệt may, về ưu tiên khuyến khích.ví dụ như chính phủ có quyết định phê duyệt chiến lược phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010, chiến lược này sẽ là những tiền đề quan trọng cho các doanh nghiệp dệt may Việt Nam. Thứ hai: Thông tin từ phía khách hàng, khách hàng là nguồn thu sống còn của doanh nghiệp, luôn quan tâm khách hàng, quan tâm thị trường là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp. Thực trạng đó là thị trường tiêu dùng hàng dệt may trong nước còn bỏ ngỏ. Thật là đáng tiếc, trong những năm gần đây mốt số doanh nghiệp đã chú trọng vào thị trường nội đia. Như may Việt tiến, May 10… nhưng chưa sâu và rộng, vì vật đây la lỗ hổng thị trường cần phải định vị tốt hơn nữa.thị trường nước ngoài doanh nghiệp việt nam đứng thứ 10 về xuất khẩu trên thị trường quốc tế tuy nhiên nguồn thu đem lại ngoài tệ thức sự thì chưa cao, bởi đa số ngưyên liệu là nhập khẩu, giá tri gia tăng từ ngành này là ít. Chưa có được nhũng thương hiệu mạnh trên thị trường quốc tế mà đa phần chỉ là gia công thue, và gắn thương hiệu của nước ngoài. Chưa chủ động về giá cả, về kiểu dáng. Thị tr ường n ước ngoài đã đem lại nguồn thu lớn cho các doanh nghiệp dệt may. Ngành dệt may đã đóng góp 17% cho GDP của Việt Nam năm 2006; kim ngạch xuất khẩu của ngành năm 2006 đạt con số rất ấn tượng 5,9 tỷ USD và dự kiến năm nay s ẽ vượt mục tiêu 7 tỷ USD khi mà 9 tháng đầu đã đạt 5,7 tỷ USD, tăng gần 31% với năm 2005. Đây cũng là lần đầu tiên, kim ngạch xuất khẩu ngành dệt may vượt qua kim ngạch xuất khẩu dầu thô, đứng đầu trong danh mục các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam. Thứ 3: thông tin từ nhà cung cấp . Đa số các doanh nghiệp dệt may Việt Nam đều phải nhập khẩu những nguồn nguyên liệu lớn từ nước ngoài vì vậy việc sản xuất chưa được chủ đồng về giá, chủ động sản xuất , thông tin về các nhà cung cấp chưa nhiều chưa có