KỸ NĂNG PHÂN QUYỀN GIAO VIỆC
NHÓM 16 & NHÓM 05
Kỹ năng phân quyền giao việc (tt)
Bốn chức năng của quản trị : hoạch địch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
Michael S. Mahoney – Giáo sư sử học của trường Đại học Princeton, bang New Jersey, Mỹ
Nhà quản trị ở mọi cấp đều làm tất cả các chức năng trên, và sự phối hợp thời gian và công sức của các cấp quản trị không giống nhau
Hoaïch ñònh
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
60%
51%
Toå chöùc
Hoạch định và tổ chức : Nhà quản trị cấp cao : 64%
50%
Laõnh ñaïo
thời gian
Kieåm tra
36%
Nhà quản trị cấp trung gian :
36%
40%
33%
51% thời gian
28%
30%
Nhà quản trị cấp thấp : 39%
24%
22%
thời gian
18%
20%
14%
13% 15%
10%
10%
0%
Caáp cao
Caáp trung gian
Caáp thaáp
Phân phối thời gian cho các chức năng quản trị
Hướng dẫn và lãnh đạo: Nhà quản trị cấp thấp: 51% thời gian Nhà quản trị cấp trung gian là 36% thời gian Nhà quản trị cấp cao chỉ dành 22% thời gian
tổ chức.
Lý luận cũng như thực tiễn luôn chỉ ra rằng, hiệu quả của quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản trị phụ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền, cùng việc xác định quyền hạn và quyền lực cho mỗi cá nhân, bộ phận trong . một Nghiên cứu cách sử dụng khoa học về quyền hạn, quyền lực, trách nhiệm cũng như kỹ năng giao việc có ý nghĩa rất to lớn trong việc nâng cao hiệu quả của việc tổ chức và thực hiện các quyết định trong quản trị.
Các nội dung cần nghiên cứu
Quyền hạn Quyền lực Ủy quyền Kỹ năng giao việc
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
QUYỀN HẠN
Quyền hạn có nghĩa là quyền được xác định về nội dung, phạm vi và mức độ
Hay
Quyền hạn là ranh giới của quyền lực, không được vượt qua
Hay
Quyền hạn là cái mà nhà quản trị có thể giao phó cho người khác thay mặt mình để thực hiện
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Bản chất của quyền hạn
Là ai được quyền gì đối với ai, ở đâu cũng như vào lúc nào và nó cũng có nghĩa là ai phải phục tùng quản lý và điều hành của ai
Nó sinh ra từ nhu cầu và sự phân công của tổ chức, phục vụ
tổ chức và phục vụ pháp luật
Tóm lại, quyền hạn là chất keo gắn kết cơ cấu tổ chức và
hoạt động của doanh nghiệp
Trách nhiệm:
là nhiệm vụ phải hoàn thành
những nhiệm vụ được giao
Sự chịu trách nhiệm: là sự kỳ vọng sẽ nhận được công lao hay sự khiển trách do kết quả thực hiện nhịm vụ mang lại
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt) Quyền hạn bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm. Khi giao phó nhiệm vụ cho cấp dưới, các nhà quản trị cần đảm báo sự tương xứng giữa trách nhiệm-quyền hạn và gắn liền với sự chịu trách nhiệm về kết quả.
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Đa số mọi người đều muốn có nhiều quyền hạn hơn nhưng lại không hăng hái lắm trong việc đón nhận các trách nhiệm đi cùng
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Các loại quyền hạn
Quyền hạn chức vụ
o Là quyền hạn dựa trên chức vụ của bạn trong doanh nghiệp
Quyền hạn chuyên môn
o Là quyền hạn có được do khả năng chuyên môn của bạn
được người khác thừa nhận Quyền hạn năng lực cá nhân
o Là do “lực hút cá nhân” và được củng cố bởi chức vụ
hay uy tín chuyên môn mang lại
Quyền hạn kết hợp
o Là sự kết hợp 3 loại quyền hạn trên
Quan hệ quyền hạn trong hệ thống quản trị
Quan heä tröïc tuyeán
Quan heä tham möu
Quan heä chöùc naêng
Quan heä ma traän
Quan heä khoâng chính thöùc
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
QUYỀN LỰC
Quyền lực là quyền dùng để bắt người khác phải làm theo mệnh lệnh nào đó
Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dùng cho nhà quản trị để tạo ra khả năng sử dụng những quyết định của họ thông qua việc trao cho họ có quyền ra quyết định hay đưa ra các chỉ thị
Quyền lực là phương tiện để tác động lên suy nghĩ
và hành động của người khác
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Khi vị trí một người càng lên cao có nghĩa là có sự gia tăng quyền hạn trong tổ chức và họ càng tiến sát đến trung tâm quyền lực.
Độ gần Độ gần trung tâm trung tâm quyền lực quyền lực
Trung tâm Trung tâm quyền lực quyền lực
MứcMức đđộộ quyền hạnhạn quyền
Tài chính
Kế toán
Nhân viên
Tiếp thị
R&D
Một người có thể trượt ngang hướng vào trong để đến trung tâm quyền lực mà không cần di chuyển lên trên, do đó không nhất thiết có quyền hạn để tạo ra quyền lực.
Sản xuất
Các chức năăngng Các chức n
Sơ đồ quyền lực và quyền hạn
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Có nhiều yếu tố tạo ra quyền lực cho một cá nhân trong một tổ chức :
Quyền lực vị trí : Quyền hạn do hệ thống tổ chức quy định chính thức, quyền kiểm soát tất cả các lĩnh vực của lĩnh vực của tổ chức, quyền được khen thưởng và trừng phạt, quyền kiểm soát thông tin và phân phối thông tin, quyền kiểm soát môi trường làm việc của tổ chức
Quyền lực cá nhân : Do năng lực kinh nghiệm bản thân, quan hệ giao tiếp và quen biết, do uy tín bản thân, phẩm chất cá nhân.
Quyền lực chính trị : Quyền kiểm soát quá trình ra quyết định, quyền liên kết giữa cá nhân và các tổ chức khác, quyền thể chế hóa các quy định và các quyết định, quyền hợp tác và liên minh
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Các loại quyền lực :
Quyền lực ép buộc: là quyền lực dựa trên sự sợ hãi
Quyền lực tưởng thưởng: quyền lực dựa trên khả năng phân phát
điều gì đó có giá trị với người khác
Quyền lực chính thống: quyền lực dựa trên vị trí của một người
trong hệ thống cấp bậc chính thức
Quyền lực chuyên gia: quyền lực dựa trên chuyên môn, kỹ năng đặc
biệt hoặc kiến thức.
Quyền lực liên quan: quyền lực dựa trên sự gắn bó chặt chẽ với một
người, người có nguồn lực hoặc đặc điểm cá nhân mong muốn.
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Sự khác nhau giữa quyền hạn và quyền lực
Quyền hạn gắn liền với một chức vụ hợp pháp trong tổ chức và được gắn liền với công việc. Quyền hạn bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm
Trong khi đó, quyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định và không nhất thiết có quyền hạn để tạo ra quyền lực
Quyền hạn là một phần của khái niệm lớn hơn quyền lực. Đó là quyền chính thống đi đôi với vị trí cá nhân trong tổ chức và là phương tiện qua đó một cá nhân có thể ảnh hưởng đến tiến trình quyết định
Ví dụ: Trợ lý giám đốc: quyền lực nhiều, có thể có ít quyền hạn.
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
ỦY QUYỀN
Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện một nghĩa vụ riêng biệt
Hãy ủy quyền khi có thể. Nhưng điều đó không đơn giản như vậy. Nếu thực hiện sai cách, ủy quyền có thể cho kết quả trái ngược
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
“Bí mật của sự thành công không nằm trong việc thực hiện công việc riêng của bạn mà là nhận ra đúng người thực hiện nó”. Như vậy, ủy quyền có sự suy tính trước. Hãy tìm đúng nhân viên khớp với sự phân công thách thức.
Hãy xem xét các quyền lợi, các mặt mạnh và trình độ chuyên môn của một cá nhân để trao cho họ công việc
Thông qua ủy quyền bạn có thể cải thiện hiệu năng. Bạn có thể tập trung vào các vấn đề có mức ưu tiên cao và không bị sa lầy vào những công việc rút kiệt thời gian và sinh lực của bạn. Đồng thời bạn có thể phát triển các nhân viên và khiến họ trở thành những người cộng sự quý giá hơn.
Andrew Carnegie – một triệu phú người Mỹ trong ngành công nghiệp thép
Các nhà quản trị mới thường ngộ nhận là sau khi ủy quyền thì họ không còn trách nhiệm về các kết quả, song việc giao trách nhiệm và quyền hạn cho các nhân viên cũng có các giới hạn của nó. Do đó trách nhiệm giải trình cuối cùng vẫn thuộc về bạn dẫu bạn có nhận ra điều đó hay không
Đừng lẫn lộn ủy quyền với việc giao các công việc thông lệ cho các nhân viên nằm trong nhiệm vụ công việc bình thường của họ. Uûy quyền đích thực liên quan đến việc giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn thực hiện một công việc nào đó, thường là một phần thuộc công việc của bạn
Uûy quyền không phải là “tống khứ”. Nếu các nhân viên nghĩ bạn đang giao những việc ít hấp dẫn nhất cho họ, họ sẽ bực bội với nó.
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
QUY TRÌNH ỦY QUYỀN
Xác định kết quả mong muốn: việc giao quyền là nhằm tạo ra cho người khác có khả năng thực hiện được công việc
Chọn người và giao nhiệm vụ
Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó
Yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN
Phải ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, không được vượt cấp
GhiGhi chúchú:: 11.. MũiMũi têntên thẳng 22.. MũiMũi têntên vòngvòng cung
quyền.. thẳng:: ĐĐưượcợc phépphép ủyủy quyền quyền Không đưđượcợc phépphép ủyủy quyền
cung:: Không
Sơ đồ ủy quyền thuộc cấp
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN (tt) Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm
Quyền lợi
Trách nhiệm
N gh ĩa vụ
Mối quan hệ tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN (tt)
Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng
Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt
Người được ủy quyền (người thụ ủy) có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào công việc
Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Các loại ủy quyền
Ủy quyền chính thức: được thể hiện bằng văn bản
Ủy quyền mặc nhiên hoặc ngầm định: ủy quyền loại này đi đôi với ý niệm phân quyền hay phân cấp trong bộ máy tổ chức. Nói khác đi, ủy quyền ngầm định trong chức vụ hoặc chức danh đảm nhận. Ví dụ như phó giám đốc kinh doanh trong chức vụ của mình đã được ủy quyền ngầm định là để giải quyết mọi tình huống có quan hệ đến nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Các loại ủy quyền
Ủy quyền theo quan niệm cổ điển: loại ủy quyền này hiện nay vẫn còn được áp dụng rộng rãi. Cụ thể như Căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ Aùp dụng nguyên tắc thứ bậc hoặc bậc thang hay còn được gọi là nguyên tắc hệ cấp trực tiếp. Theo đó, việc ủy quyền được tiến hành phân cấp theo bậc thang quyền hạn
Hạn chế
Có tính áp đặt về quyền hành Nguyên tắc thống nhất chỉ huy không áp dụng được với tổ chức được thiết kế theo kiểu ma trận Nhiệm vụ của một quản trị viên trong một tổ chức năng động rất khó xác định, do đó quyền hạn và trách nhiệm của người này không phân định được cụ thể
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
Ủy quyền theo quan niệm mới
Việc ủy quyền không chỉ thực hiện với các công tác hoặc nhiệm vụ thông thường mà với các nhiệm vụ đòi hỏi người thụ ủy phải tư duy, sáng tạo để đạt hiệu quả cao nhất
Uûy quyền ngầm định giúp hành động nhanh, đỡ mất thời gian xin ý kiến cấp trên
Giúp cho người thụ ủy quyết định tốt hơn cấp trên của họ vì họ là người sâu sát với tình huống hơn
Giúp cho thuộc cấp học hỏi kinh nghiệm quản trị để thăng tiến đến những chức vụ cao hơn
Kỹ năng phân quyền, giao việc (tt)
8 nguyên tắc trong 100 nguyên tắc lãnh đạo có hiệu quả của tác giả Robert Heller liên quan đến quá trình ủy quyền
Hãy nhớ rằng việc ủy quyền sẽ nâng cao tinh thần và xây dựng lòng tự tin Đừng bao giờ ôm đồm mọi việc chỉ bởi vì bạn làm việc đó tốt hơn Hãy đặt ra mục tiêu cao phù hợp với người được ủy quyền Nếu áp lực thời gian ngày càng tăng, hãy kiểm tra mình đã ủy quyền đầy đủ cho những người khác chưa Hãy kiểm tra thường xuyên và không chính thức tiến độ của các công việc đã ủy quyền Luôn sẵn sàng tiếp đón tất cả những người được ủy quyền Can thiệp nhanh chóng khi người được ủy quyền không thể ứng phó Hãy đảm bảo rằng mọi người biết được việc nào phải để cho bạn trực tiếp xử lý
Tóm lại sự ủy quyền không phải là một việc làm đơn giản, nó là một nghệ thuật của quản lý sao cho công việc giao được hoàn thành theo ý muốn và do đó phải dựa vào một kỹ thuật nhất định. Sự khó khăn của ủy quyền còn xuất phát từ những yếu tố tâm lý của người ủy quyền và người được ủy quyền
