ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
TRẦN THỊ THU HUYỀN
TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ
TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN
VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01
Đà Nẵng - Năm 2019
Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN
Người hướng dẫn KH: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh
Phản biện 1:PGS.TS Ngô Hà Tấn
Phản biện 2: TS. Hồ Văn Nhàn
Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc
sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24
tháng 02 năm 2019
Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 có tác động đến nền kinh tế và xã hội.
Hàng trăm triệu doanh nghiệp đang được hưởng lợi từ các dịch vụ sáng tạo
được cung cấp bởi các hãng công nghệ. Công nghệ thông tin đã trở thành một
trong những công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin đang là xu thế tất yếu. Trong thị trường kinh tế hiện nay
tối ưu hóa và sử dụng nguồn lực một cách phù hợp góp phần tạo nên thành
công cho doanh nghiệp, tạo vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Hiện nay kế toán không chỉ là người ghi chép các thông tin, lên báo cáo
mà còn tham gia và đóng vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh. Một
doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, kinh doanh hiệu quả thì không thể
thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt
động trong doanh nghiệp. Để làm được vấn đề đó thì thông tin kế toán phải
được luân chuyển đầy đủ và kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ sẽ
giúp doanh nghiệp ngăn chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là
một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển
của khoa học, tin học được áp dụng vào hệ thống thông tin kế toán. Nó không
dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban
trong doanh nghiệp. Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty có quy mô
vừa và nhỏ, HTTTKT giúp cho bộ máy doanh nghiệp được vận hành một
cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Phần lớn các doanh nghiệp
thường chưa coi trọng việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp như: thông
tin về khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, dữ liệu kế toán… Các doanh
nghiệp sử dụng phần mềm kế tóan để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán,
chủ yếu sử dụng cho bộ phận kế toán. Các thông tin này thường được lưu trữ
một cách rời rạc, không có sự kết nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Việc lưu trữ, quản lý thông tin rời rạc, không có tính liên kết khiến cho chủ
doanh nghiệp rất khó có được cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, và khi cần
thông tin thi mất quá nhiều thời gian để yêu cầu các bộ phận tổng hợp. Vì vậy
để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói riêng, hệ thống thông tin kế
toán nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng
phần mềm quản lý tổng thể nhằm giải quyết, khắc phục được những hạn chế
mà phần mềm kế toán mang lại.
Các phần mềm quản lý tổng thể như ERP đã và đang được nhìn nhận
đúng đắn về tầm quan trong và hiệu quả thực tiễn đem lại. ERP, viết tắt của
“Enterprise Resource Planning” – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp là công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền
tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó gồm nhiều phân hệ chức năng cung
cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu. Khác với các
phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục
được những hạn chế về mặt không gian, thời gian nhờ khả năng chia sẻ và
liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó giúp cho quá trình cung cấp thông tin
mang tính kịp thời và tin cậy. Trước đây, phần mềm được dùng trong doanh
nghiệp thường không kết nối, liên kết với các bộ phận kế toán, kinh doanh, …
với nhau. Có những công việc bị lặp đi lặp lại nhiều lần, không theo quy trình
nào. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ
cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham
gia trong một chu trình. Do vậy, cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin
một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được thực hiện xuyên suốt
ở các công đoạn, tránh chồng chéo, sai sót.
Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng là một công ty có bề dày lịch
sử trên 40 năm, được thành lập trên cơ sở cải tạo các xưởng in tư nhân trước
năm 1975. Vì là một công ty có bề dày kinh nghiệm, mong muốn không bị
đào thải khỏi thị trường, nên công ty luôn coi trọng việc ứng dụng CNTT
trong bộ phận kế toán nói riêng và các bộ phận khác nói chung. Phần mềm kế
toán công ty đang sử dụng là Misa. Phần mềm này Công ty đã mua từ lâu,
được dùng chủ yếu cho bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh, tuy nhiên
chưa có sự kết nối chia sẻ thông tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phải
nhập lại nhiều lần. Các bộ phận trong công ty sử dụng các phần mềm khác
nhau, sự kết nối thông tin hai chiều giữa kế toán đến các bộ phận chức năng
khác nhau chưa cung cấp đầy đủ kịp thời, chuẩn xác về thông tin cầ sử dụng
gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động. Ban lãnh đạo công ty
thấy cần phải thay đổi, yêu cầu việc cần phải có một phần mềm có khả năng
quản lý, kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp là một nhu cầu
cấp thiết. Hiểu được tầm quan trọng, công ty đã nghiên cứu và vận hành hệ
thống InERP vào đầu năm 01/01/2018. InERP là phần mềm được viết bởi đội
ngũ IT công ty mới đào tạo, được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh
nghiệp. Trong thời gian đầu năm 2018 đến hiện tại, công ty từng bước chuyển
đổi từ phần mềm kế toán sang ERP, bước đầu đem lại hiệu quả cho toàn
doanh nghiệp. Tuy nhiên vì mới sử dụng nên tổ chức thông tin kế toán nói
chung, và tổ chức thông tin kế toán nói riêng còn nhiều bất cập và vướng mắc.
Qúa trình trao đổi thông tin kế toán và các bộ phận khác vẫn chưa có sự liên
kết và đồng bộ. Các nhân viên chưa kịp thích ứng với những thay đổi của hệ
thống nên sử dụng đồng thời hai phần mềm song song song, ERP phục vụ cho
quá trình hoạt động của doanh nghiệp, Misa được sử dụng để kết xuất các báo
cáo và làm các báo cáo liên quan đến thuế. Trước những hạn chế mà công ty
đang gặp phải, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thông tin kế toán phục vụ
triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng” làm đề tài
nghiên cứu luận văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu