Ứng dụng quản trị tri thức số vào các cơ quan và tổ chức thông tin tại Việt Nam: Một số khó khăn, thách thức và cơ hội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cuộc cách mạng khoa học công nghiệp 4.0 đã thay đổi cách thức mà từng cá nhân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang hoạt động. Điều này hướng tới một sự biến chuyển hoạt động trong xã hội, không còn hoạt động theo chuỗi các giá trị mà hoạt động theo một tổ chức hệ sinh thái được tạo ra để kiểm soát toàn bộ hoạt động đó nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các cá nhân, tổ chức đó.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Ứng dụng quản trị tri thức số vào các cơ quan và tổ chức thông tin tại Việt Nam: Một số khó khăn, thách thức và cơ hội

ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀO CÁC CƠ QUAN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM: MỘT SỐ KHÓ KHĂN, ... THÁCH THỨC VÀ CƠ HỘI Nguyễn Thị Kim Lân* 1 Tóm tắt: Cuộc cách mạng khoa học công nghiệp 4.0 đã thay đổi cách thức mà từng cá nhân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang hoạt động. Điều này hướng tới một sự biến chuyển hoạt động trong xã hội, không còn hoạt động theo chuỗi các giá trị mà hoạt động theo một tổ chức hệ sinh thái được tạo ra để kiểm soát toàn bộ hoạt động đó nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các cá nhân, tổ chức đó. Việc nghiên cứu các thách thức, khó khăn và cơ hội của việc ứng dụng quản trị tri thức số hướng tới hình thành một hệ sinh thái tri thức số là điều cần thiết, khuyến khích người đọc có được cái nhìn tổng quan của vấn đề để hiểu rõ và lập kế hoạch hoạt động cho cơ quan, tổ chức của mình, thiết kế một hệ sinh thái số, nơi các giá trị được tạo ra nhanh hơn, rút ngắn quá trình nghiên cứu và sản xuất sản phẩm, kích thích nhiều lợi ích về mặt kinh doanh, hướng tới môi trường sinh thái số an toàn cho các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức và thúc đẩy khả năng học tập suốt đời đối với các cá nhân riêng lẻ. BỐI CẢNH XÃ HỘI Sự thay đổi mô hình hoạt động và tổ chức của các cơ quan, doanh nghiệp hướng tới việc thiết kế và tổ chức một mô hình quản trị tri thức số, dẫn tới việc tăng tiếp cận nội dung và phổ biến tri thức tới khách * Thạc sĩ, Khoa Thông tin Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM 284 hàng, tương lai dẫn tới việc giảm tải chi phí và cải thiện sự hài lòng của người dùng tin, nâng cao sự khác biệt trong hoạt động phục vụ người dùng tin và hướng tới một mục đích lâu dài về tính bền vững của các dịch vụ cung cấp thông tin và tri thức, giảm thiểu rủi ro và gián đoạn kỹ thuật đang trở thành một trong các xu hướng tất yếu phát triển của hoạt động quản lý ở các khối doanh nghiệp và cơ quan thông tin thư viện trên toàn thế giới. Các lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp này đã nhận ra rằng quản trị tri thức là một trong những động lực quan trọng cho quá trình biến dữ liệu thành tri thức và quản lý chúng trong môi trường số hóa. Dữ liệu số hóa này cần phải được sử dụng một cách hợp lý để tạo ra các giá trị cốt lõi và có thể được coi là các tài sản tri thức quan trọng của mỗi công ty. Vì thế các cơ quan, tổ chức cần phải xem xét về các yếu tố như năng lực nội sinh, quyền sở hữu trí tuệ đối với tài liệu tri thức số, sự hiểu biết thông sâu về thị trường, ngành nghề và sự mong đợi của khách hàng. Quản trị tri thức là một hoạt động có thể nói mang đầy tính nghệ thuật, nghệ thuật của sự chuyển đổi thông tin và biến tài sản trí tuệ thành giá trị lâu dài cho khách hàng và chính nhân viên của tổ chức. Các mục tiêu cốt lõi của quản trị tri thức là cung cấp thông tin một cách phù hợp theo ba tiêu chí: đúng người, đúng thời điểm và đúng mục đích để giúp người dùng tin sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, chia sẻ kinh nghiệm, cải thiện và tăng năng suất lao động, đồng thời giảm bớt các quy trình và thời gian tạo ra sản phẩm cuối cùng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông, các cơ quan, doanh nghiệp nói chung đã phát triển các nền tảng công nghệ nơi mà các công cụ và phần mềm, ứng dụng điện tử như các apps được phát triển tận dụng các chiến lược của quản trị tri thức số, đáp ứng các yêu cầu của người dùng tin, thay đổi nhanh, thích ứng với các thách thức mới. Để làm được việc này, các cơ quan tổ chức thông tin cần phải đưa ra các chiến lược ngắn hạn và dài hạn để xác định được những tài sản là thông tin và tri thức được chuyển sang môi trường số, cũng để xác định những lỗ hổng, điểm yếu và điểm mạnh trong nguồn lực nội sinh của cơ quan để tạo ra một hệ thống quản trị tri thức số hướng tới
ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀO CÁC CƠ QUAN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM: MỘT SỐ KHÓ KHĂN,... 285 phục vụ người dùng tin tốt hơn và nhanh hơn. Chính những sự thay đổi về thông tin, về cách thức quản lý, truy cập, tìm kiếm đã và đang làm thay đổi xã hội chúng ta đang sống, việc quản trị thông tin tri thức số đã tạo ra những cơ hội mới, nhưng cũng làm mất đi hoặc gián đoạn một số các công việc cũ. Việc con người can thiệp vào quá trình tạo dựng, thiết kế hệ thống sẽ là một nhu cầu bức thiết hơn bao giờ hết, trong đó, có nhu cầu về tạo ra các giá trị của các mô hình quản trị tri thức số nhưng lại đứng ở vị trí của khách hàng, của người dùng tin để trải nghiệm sản phẩm, của các nhà phân tích hành vi khách hàng, những người sáng tạo và phổ biến tri thức ngày càng phát triển. Vậy việc tận dụng công nghệ thông tin và truyền thông, trí tuệ nhân tạo, hệ thống máy hỗ trợ quá trình học tập và nghiên cứu để xây dựng nên các chuỗi giá trị xét về khía cạnh nâng cao nhận thức trong các ngành nghề, đó là mục đích chính của việc quản trị tri thức số, của các trung tâm dữ liệu số và phải luôn trong tâm thế dẫn đầu các xu hướng tạo ra các giá trị. VẬY THẾ NÀO LÀ QUẢN TRỊ TRI THỨC? Khái niệm về quản trị tri thức đã xuất hiện trong một số các cộng đồng tư vấn về quản lý khi Internet ra đời, các tổ chức nhanh chóng nhận ra rằng đây là một công cụ tuyệt vời để làm cho thông tin được truy cập, chia sẻ một cách nhanh chóng và rộng rãi. Không thể không nhắc tới người đầu tiên, người được gọi là “Cha đẻ của lý thuyết thông tin” Claude E.Shannon1, ông đã trình bày một thuật toán về giao tiếp, sau này tên ông được đặt tên cho thuật toán đó, thuật toán này nói về hoạt động của việc thu phát và nhận thông tin, nhận tín hiệu của các kênh thông tin (Shannon, 1948) trong đó mô tả và xây dựng một quy trình của hoạt động trao đổi thông tin. Ngày nay, thông tin là một trong những yếu tố quan trọng của hoạt động quản lý, nghiên cứu và phát triển đối với bất kỳ cơ quan và tổ chức nào. Hệ thống máy tìm và xử lý thông tin, quản trị thông tin đã trở thành một trong những yếu tố thiết yếu mà tác giả Burgin (2009) trong cuốn sách của mình Theory of Information: Fundamentality, Diversity and Unification (World Scientific 1 https://www.scientificamerican.com/article/claude-e-shannon-founder/.
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM 286 Series in Information Studies) tạm dịch là: “Lý thuyết thông tin: tính cơ bản, tính đa dạng và tính thống nhất”, đã nhấn mạnh vai trò của nó với việc quản trị thông tin đối với một cơ quan, tổ chức, vì kết quả của việc vận hành cơ quan, tổ chức đó phụ thuộc rất lớn vào việc quản trị này. Tuy nhiên, ngày nay trong thời đại công nghiệp 4.0, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp muốn có được lợi thế cạnh tranh, khả năng sáng tạo trong công việc, thì phải xem tri thức là một trong những nguồn lực quan trọng nhất. Nguồn lực ấy đóng vai trò là nguồn lực chiến lược, trở thành nền tảng cạnh tranh của tổ chức trong nền kinh tế nhiều thành phần thay vì chỉ coi thông tin, tri thức là một nguồn lực mang tính vật chất và hữu hình (Yew Wong & Aspinwall, 2005). Do vậy, quản trị tri thức hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích cho các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp vì tri thức là vô hình nhưng lại là nguồn lực năng động nhất, ít ranh giới, theo ngữ cảnh và hoàn cảnh cụ thể, khó nắm bắt, chuyển giao, hay bắt trước và giao dịch được (Mirzaee & Ghaffari, 2018). Tri thức có thể xuất hiện ở nhiều dạng khác nhau, tri thức có thể xuất hiện ngay từ hoạt động sản xuất, bán hàng, nghiên cứu và phát triển. Vì thế, người nắm giữ tri thức ở trong trí óc của họ được gọi là tri thức ẩn, với loại tri thức này, rất khó để có thể để người khác nắm giữ và khai thác. Tri thức ẩn là những tri thức có được không phải thông qua hoạt động học, được dạy học, hay nghiêm cứu từ sách vở, đó là tri thức có được thông qua sự trải nghiệm của bản thân, ví dụ làm việc tại một cơ quan tổ chức nào đó, (định nghĩa về “tacit knowledge1 tại từ điển Cambridge). Hay nói như Krogh et al., (2000) trong tác phẩm của mình có tựa đề được tạm dịch sang tiếng Việt là Kích hoạt sự sáng tạo tri thức: Cách mở khóa bí ẩn của tri thức và giải phóng sức mạnh của sự đổi mới ông viết về những tri thức ẩn là “những thứ đại điện cho tri thức của một người có được thông qua quá trình tích lũy kinh nghiệm cá nhân, được chia sẻ khi gặp gỡ và tiếp xúc với những người khác về kiến thức của họ về nơi họ làm việc, của cơ quan và tổ chức. Ngoài tri thức ẩn, còn có hình thức tri thức khác tồn tại ở các hình thức khác như là biểu ghi, cơ sở dữ liệu, tri thức này được gọi là tri thức hiện (Collins, 2012). 1 https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/tacit-knowledge.
ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀO CÁC CƠ QUAN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM: MỘT SỐ KHÓ KHĂN,... 287 Vào những năm 1980 và đầu những năm 1990, khái niệm về quản trị tri thức nổi lên và trở thành một vấn đề khá nóng hổi tại thời điểm lúc đó. Quản trị tri thức đem lại cho cơ quan tổ chức một cách mới để tạo ra giá trị mới dựa vào những thứ nội sinh sẵn có của cơ quan, tổ chức bằng cách rút ngắn thời gian tạo ra sản phẩm, và hướng dẫn cách làm mọi thứ như thế nào ở thời gian ngắn và hợp lý nhất. Có rất nhiều yếu tố dẫn tới sự thành công trong hoạt động của một tổ chức, quản trị tri thức là một trong các yếu tố đó. Quản trị tri thức đã và đang đóng vai trò là nguồn lực chiến lược mang tầm quan trọng cao, thậm chí là yếu tố cạnh tranh trong nền kinh tế hiện nay. Từ những năm 1998, quản trị tri thức đã được định nghĩa là ”một tổ hợp các các thiết kế, nguyên tắc hoạt động, quy trình, cấu trúc tổ chức, các ứng dụng và công nghệ tiên tiến mới nhất có thể để những người làm việc về tri thức tận dụng và phát triển, sáng tạo và mang lại lợi nhuận cho cơ quan, tổ chức mà họ đang làm việc”(Gurteen, 1998). QUẢN TRỊ TRI THỨC Ở CÁC CƠ QUAN VÀ DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tác động tới mọi mặt đời sống xã hội ở Việt Nam, cuộc cách mạng này đem lại nhiều lợi ích xét về khía cạnh kinh tế, khoa học và công nghệ ở khu vực tư nhân nói chung và nhà nước nói riêng. Đặc biệt ở lĩnh vực lao động, một lĩnh vực đang trải qua những sự biến động lớn, ở một quy mô và chu kỳ chưa từng có dưới sự tác động của công nghệ thông tin và truyền thông, sự thay đổi về môi trường trong đó có sự ảnh hưởng về môi trường sống, biến đổi khí hậu, bệnh dịch, dẫn tới sự thay đổi bản chất của hoạt động học tập, làm việc và nghiên cứu. Việt Nam nằm trong top các quốc gia có nền kinh tế phát triển nhanh nhất Đông Nam Á, và khu vực châu Á - Thái Bình Dương, tại đất nước ta, nơi mà ứng dụng của công nghệ thông tin và máy tính nhanh hơn bao giờ hết ở đa dạng các nghành nghề khác nhau, việc ứng dụng các thông tin và tri thức dẫn tới việc rút ngắn quá trình nghiên cứu và sản xuất, tiết kiệm chi phí và nhanh chóng rút ngắn thời gian tạo ra đầu ra đã và đem lại những kết quả to lớn trên mọi lĩnh vực nhưng cũng đem lại không ít thách thức. Nếu như cuộc
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM 288 cách mạng lần một tập trung về cơ khí hóa, năng lượng nước và hơi nước, lần hai tập trung vào sản xuất hàng loạt, lần ba vào máy tính và tự động hóa thì phải nói cuộc cách mạng lần bốn với sự tập trung vào các hệ thống và không gian mạng ảo, về công nghệ thông tin và truyền thông theo đánh giá báo cáo của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) về tóm tắt chính sách của Việt Nam1. Vậy đặc trưng của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ 4.0 đó là việc ứng dụng công nghệ, cải tiến công nghệ thông qua việc kết nối bằng các phương tiện thông tin và di động thông qua kết nối Internet (Internet of things: hay còn gọi là vạn vật kết nối) bao gồm cả dữ liệu lớn (big data), trí tuệ nhân Tạo (artificial intelligence) và rất nhiều các công nghệ khác từ các ngành nghề khác nhau. Việc ứng dụng quản trị tri thức số để cải thiện quá trình làm việc và học tập trong một xã hội đầy biến động, đặc biệt trong nửa đầu năm 2020 khi không chỉ Việt Nam mà nhiều nước trên thế giới đang phải hứng chịu sự tác động nặng nề lên mọi mặt đời sống, xã hội của dịch bệnh Covid-19, đã đem lại nhiều lợi ích không chỉ xét về mặt kinh tế, mà còn thể hiện ở những giá trị xã hội, và ảnh hưởng tích cực tới việc tiếp thu, truyền bá tri thức giúp phát triển kỹ năng của bản thân và nâng cao nhận thức của cộng đồng. MỘT SỐ KHÓ KHĂN KHI ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ Trong quá trình thu nhận thông tin, xử lý thông tin và chế biến thông tin, biến thông tin thành tri thức và số hóa tri thức đó với mục đích tiếp cận được nhiều độc giả hơn, không phân biệt vị trí địa lý, thời gian, nơi chốn và tuổi tác, một trong những khó khăn, thách thức mà các nhà quản trị thông tin, quản trị tri thức gặp phải đó là quá trình chuyển đổi số thông qua dữ liệu và tri thức. Nói một cách cụ thể, cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0 đã đem lại cho con người vô vàn những lợi ích xét về mặt công nghệ nhưng đồng thời cũng đem lại khá nhiều thách thức. Đó là việc sử dụng các thiết bị, công cụ, và công nghệ số hóa với mục đích chuyển tải các hoạt động học và dạy, các hoạt 1 https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---asia/---ro-bangkok/---ilo-hanoi/ documents/publication/wcms_630855.pdf
ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀO CÁC CƠ QUAN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM: MỘT SỐ KHÓ KHĂN,... 289 động kinh doanh sang một hình thức khác. Những năm trước đây, hệ thống học và dạy đã xuất hiện những hệ thống điện tử như LMS: Learning Management System (hệ thống quản lý việc học tập), hay CMS: Content management system (hệ thống quản trị nội dung), trong doanh nghiệp thì có các ứng dụng như là ERP: Enterprise resource management (hoạch định nguồn tài nguyên doanh nghiệp), hay còn có hệ thống quản trị các mối quan hệ khách hàng (CRM: content relationship management) và một số các hệ thống khác trong đó, đóng vai trò trong việc số hóa các nguồn tài liệu nội sinh và ngoại sinh của cơ quan tổ chức, đồng thời giúp luồng thông tin trong một cơ quan tổ chức được sắp xếp tốt hơn. Điều đó đồng nghĩa với việc phải đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng, trong đó không kể tới phần cứng, nguồn nhân lực và còn phải nói tới hệ thống phần mềm, nơi mà dữ liệu, thông tin tri thức được lưu trữ ở nhiều định dạng, nhiều nơi, thậm chí còn phải mua dung lượng ở điện toán đám mây. Để hoàn thiện hệ thống quản trị tri thức số, nguồn lực cần phải đầu tư và xây dựng không hề nhỏ. Với mục đích cuối cùng là cung cấp thông tin, tri thức có giá trị tới người dùng cuối cùng, để đưa toàn bộ chuỗi thông tin tri thức có giá trị đó vào một hệ thống hoạt động được, trong hệ thống đó, tri thức được chia sẻ, trao đổi, ví dụ người dùng tin truy cập tới hệ thống cung cấp thông tin và tri thức của một cơ quan tổ chức, họ có thể biết được thông tin mình cần từ đâu mà có, nhà cung cấp thông tin là ai, thông tin có bản quyền hay không, tri thức đó có được hợp lý hóa để sử dụng và mang lại hiệu quả trong quá trình sử dụng hay không. Để biến dữ liệu chưa chế biến, dữ liệu thô thành thông tin, thông tin thành tri thức, quá trình đó đòi hỏi việc tăng cường đầu tư và công nghệ, cơ sở dữ liệu và hạ tầng, chi phí nhân công, công cụ và thiết bị số để tạo ra một hệ sinh thái môi trường số, nơi mà tri thức được tạo ra, vận dụng, biến đổi và tạo ra các giá trị mới trong một vòng tròn có tính liên đới chặt chẽ với nhau. Ngoài những khó khăn cơ bản được nói tới ở trên, thì để tạo ra một hệ quản trị tri thức số, một môi trường sinh thái số nơi mà người dùng cuối có thể được hưởng lợi ích từ việc tiếp nhận, vận dụng tri
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM 290 thức, thì việc tạo ra những công nghệ tiên tiến nhưng lại đòi hỏi thân thiện với người dùng tin, và đặc biệt là người dùng tin cuối cùng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, các thiết bị thông tin số và thậm chí cả thiết bị điện thoại thông minh thì yêu cầu người dùng tin cũng phải nắm được và hiểu biết về công nghệ, hay ít nhất là sử dụng các công cụ kỹ thuật số để khám phá, và trải nghiệm bản thân về hệ thống, thông qua đó đưa ra các phản hồi để các cơ quan và tổ chức hoàn thiện hơn về hệ thống này. Việc này đối với các cơ quan tổ chức thông tin cũng được coi là một việc khó khăn trong việc đào tạo người dùng tin, đồng thời tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin để mang lại những giá trị tiềm năng có khả năng thay đổi nhận thức của con người, tạo ra các mô hình về kinh doanh và sản phẩm và dịch vụ hướng tới các giá trị về mặt kinh tế, tối ưu hóa sử dụng nguồn tài nguyên tri thức và tối ưu hóa giá trị của các bên liên quan bao gồm cả nhà tạo ra tri thức và người lĩnh hội tri thức. CƠ HỘI TRONG VIỆC TẠO RA MỘT HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀ MỘT HỆ SINH THÁI SỐ Theo thống kê của Tổng cục thống kê Việt Nam1 “tính đến cuối tháng 3/2020, tổng số thuê bao điện thoại ước tính đạt 129,2 triệu thuê bao, giảm 6% so với cùng thời điểm năm trước, trong đó số thuê bao di động là 125,5 triệu thuê bao, giảm 5,9%; thuê bao truy nhập Internet băng thông rộng cố định ước tính đạt 15,2 triệu thuê bao, tăng 13%.” Việt Nam là một trong những quốc gia có tốc độ phát triển và sử dụng mạng Internet vượt ngưỡng bình quân của châu Á, với dân số đạt ngưỡng 96.9 triệu người, và theo báo cáo thống kê, hiện đang có 68,17 triệu người đang sử dụng dịch vụ Internet tại Việt Nam vào tháng 1 năm 2020. Việc sử dụng rộng rãi các thiết bị di động và mức độ tiếp cận Internet rộng rãi đã làm thay đổi cách con người tiếp cận với thế giới, thay đổi cách con người suy nghĩ và làm việc. Sự xuất hiện của nhiều hoạt động trên nền tảng số, ví dụ, thương mại điện tử, hay học và làm từ xa hoặc một phần từ xa đã góp phần đáng kể vào việc mở rộng 1 https://www.gso.gov.vn/Default.aspx?tabid=382&ItemID=19557.
ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀO CÁC CƠ QUAN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM: MỘT SỐ KHÓ KHĂN,... 291 phạm vi con người có thể kết nối với nhau. Phương pháp học tập và tra cứu tin trực tuyến cũng được sử dụng nhiều hơn để thúc đẩy khả năng học và tự học dẫn tới hoạt động học tập suốt đời của con người. Các nền tảng của việc học và truy cập trực tuyến giúp cho người học có khả năng tự học và chia sẻ tri thức về nhiều chủ đề khác nhau nhưng với chi phí thấp nhất. Các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp có thể tận dụng thời cơ của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ 4.0 để cải tiến doanh nghiệp, cơ quan của chính mình với mục đích thiết kế một hệ quản trị tri thức, một hệ sinh thái số trong đó tận dụng sức mạnh của tri thức, con người, khoa học và công nghệ để làm tăng năng suất, thay đổi trạng thái suy nghĩ của các cá nhân trong tổ chức để hình thành giá trị mới. Trong hệ thống mới đó, nguồn nhân lực là con người được tạo điều kiện để có thể truy cập tới thông tin và ý tưởng, các tri thức hiện từ đó rút ra các giá trị về mặt kinh tế, thay đổi trong hoạt động để thu hút và tạo ra nhiều các mối quan hệ với khách hàng mới. Để làm được những điều này, các nhà lãnh đạo phải luôn trong tâm thế đón nhận cái mới để đem lại các trải nghiệm số, trong đó, con người và các nguồn lực và vật lực khác đều nằm trong một vòng khép kín, liền mạch với khách hàng của mình bằng cách tích hợp các quy trình và dịch vụ, các kênh tương tác của khách hàng với cá quy trình cung cấp dịch vụ của chính cơ quan đó.(Mike et al., 2017). Theo tác giả Schwab (2017) trong cuốn sách ông xuất bản về The fourth industrial revolution dịch là Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 ông có đề cập tới các yếu tố mà các cơ quan doanh nghiệp có thể tận dụng, trong đó có nói tới: • Các công nghệ cấy ghép dưới dạng các thiết bị điện tử di động ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động kết nối cơ thể của con người và thiết bị. Giờ đây, con người không cần phải lo sợ việc thiết bị có khả năng bị mài mòn đi vì chúng được cấy vào cơ thể, phục vụ hoạt động thông tin liên lạc, vị trí hành vi và khả năng chăm sóc sức khỏe. • Tận dụng dữ liệu lớn big data trong các hoạt động của chính phủ tiết kiệm thời gian và công sức.
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM 292 • Tích hợp Internet vào các thiết bị hàng ngày của con người như có thể đeo và gắn vào quần áo, gắn vào kính đọc sách có các chip kết nối giữa người đeo và mạng Internet. • Lưu lượng truy cập Internet trong nhà sẽ được hướng tới các thiết bị trong nhà, cho phép các thành viên trong gia đình có thể tự động hóa kết nối các thiết bị trong nhà có kiểm soát, ví dụ, âm thanh hình ảnh, ánh sáng, bóng râm, thông gió, không khí, điều hòa, video. • Chính phủ có thể áp dụng các hình thức thu thuế thông qua các blockchain, giúp doanh nghiệp và người dân tiết kiệm được thời gian, kinh phí. • Áp dụng các công nghệ, ví dụ công nghệ in 3D vào các bộ phận cấy ghép trong cơ thể con người, ví dụ, như cấy ghép gan và tim 3D. Vậy trong bối cảnh này, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tận dụng các nguồn lực và sức mạnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 để hình thành nên các doanh nghiệp kết nối trong hệ sinh thái, nơi tri thức được tận dụng và chia sẻ để biến thành tri thức mới. Trong bối cảnh xã hội Việt Nam, các cơ quan tổ chức thông tin và các doanh nghiệp có thể tận dụng các nguồn lực để tạo thành một doanh nghiệp cơ quan tri thức số. Để làm được điều này, có thể tham khảo mô hình và tiến trình hình thành nên một doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức số, nơi mà quản trị tri thức số đóng vai trò quyết định trong hầu hết các hoạt động, chu trình của cơ quan và doanh nghiệp đó. Theo như Mike (et al., 2017) có nói “Một doanh nghiệp cơ quan muốn chuyển đổi quản lý tri thức số thì đó là hoạt động mà nó phân biệt chính nó với các doanh nghiệp khác ở cách thức mà dữ liệu được tối ưu hóa để phục vụ khách hàng trong một cách thức mới và chưa từng có tiền lệ trước đó”. Để có thể tận dụng được những lợi thế về bối cảnh xã hội Việt Nam, những lợi ích về công nghệ thông tin và ứng dụng của cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0. Các doanh nghiệp và cơ quan thông tin phải chuyển đổi hình thức hoạt động, quản lý từ các bước chuỗi hoạt động sang thành một hệ sinh thái, ở đó quản trị tri thức số luôn ở vị trí trung tâm có thể tham khảo mô hình ở dưới đây:
ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀO CÁC CƠ QUAN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM: MỘT SỐ KHÓ KHĂN,... 293 Mô hình 1. Mô hình chuyển đổi quy trình quản lý sang hệ sinh thái quản trị tri thức số Vậy, nhìn hình mô tả ở trên có thể thấy, việc dịch chuyển hoạt động quản trị tri thức và các bước trong hoạt động sản xuất từ các chuỗi giá trị sang một hệ sinh thái số, nơi mà các giá trị được tạo ra và tương tác tới người dùng cuối, cùng chủ sở hữu nền tảng và các bên tham gia trong hệ sinh thái đó. Việc kết hợp cùng hoạt động và làm việc trong một hệ sinh thái này giúp cho các bên tham gia được hưởng lợi, giúp rút ngắn quá trình sản xuất sản phẩm và đưa ra quyết định, từ đó khuyến khích và thúc đẩy người dùng tiếp tục tham gia và giới thiệu nhiều người dùng khác. Điều này hướng tới những giá trị sâu xa hơn trong một hệ thống quản lý cơ quan thông tin tri thức của một doanh nghiệp, hướng tới việc tạo ra nhiều giá trị hơn, tiết kiệm thời gian trong mọi hoạt động. Nhưng quan trọng nhất là mọi hoạt động đó đều được diễn ra trên và trong một nền tảng, được điều phối bởi nền tảng đó, vì vậy quá trình tiếp thu và chuyển biến tri thức ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn. Chính những hoạt động
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM 294 này đã và sẽ giúp người dùng và người quản trị giảm chi phí, tăng lợi thuận. Việc này đặc biệt quan trọng trong một xã hội thay đổi, công nghệ kỹ thuật số biến đổi nhanh nhưng cũng lỗi thời nhanh dẫn tới cần có nhiều sự đầu tư trong hệ thống. Vậy tổ chức và hoạt động một hệ sinh thái số cho thấy tầm quan trọng của các chuỗi hoạt động theo hình thức cũ ngày càng giảm nếu các cơ quan doanh nghiệp hoạt động đơn lẻ, thì hệ sinh thái mới sẽ ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn, có khả năng cạnh tranh cao hơn khi tích hợp nhiều công nghệ, kênh thông tin và thị trường có sẵn hơn là những cơ quan doanh nghiệp đơn lẻ như ở trên. Ngoài ra, một hệ sinh thái luôn luôn có khả năng mở rộng ngoài phạm vi lúc đầu, để có thể kết nối và tận dụng nhiều nguồn khác một cách dễ dàng hơn so với hệ thống đơn lẻ. Có thể lấy một ví dụ tiêu biểu đó là công ty Apple khi gia nhập thị trường âm nhạc vào năm 2002 và sự phát triển của App nghe nhạc iTunes, theo Hiệp hội Công nghiệp thu âm mỹ (RIAA) thống kê thì có tới 75% giao dịch liên quan đến các bản nhạc kỹ thuật số. Việc tích hợp các thiết bị ví dụ iPhone, iPad, Macbook và AppStore và các thiết bị khác đã tạo ra cho Apple một lợi thế cạnh tranh so với đối thủ Spotify, dẫn tới chiếm lĩnh thị trường âm nhạc điện tử. Đó chỉ là một trong số các ví dụ điển hình của việc điều hành và mở rộng hệ sinh thái tri thức số, biến nó trở thành một đơn vị cạnh tranh để giành lại thị phần giữa các hệ sinh thái khác. KẾT LUẬN Tóm lại, trong bối cảnh xã hội Việt Nam, việc hiểu được các thách thức, cơ hội để thay đổi hoạt động của mình, tập trung vào các mô hình hệ sinh thái dữ liệu, tri thức số còn rất nhiều thứ cần phải nghiên cứu. Tuy nhiên, việc phải thay đổi để hòa nhập và phát triển với môi trường mới là điều cần phải làm để giúp ích tạo ra các giá trị trên thị trường, các giá trị của riêng cơ quan tổ chức của mình. Việc phát triển và chuyển mình này, đòi hỏi việc nghiên cứu nghiêm túc và sự tham gia của nhiều bên liên quan để có thể tận dụng được các lợi ích của cuộc cách mạng công nghệ số 4.0 bắt kịp với xu thế của nhân loại.
ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ TRI THỨC SỐ VÀO CÁC CƠ QUAN VÀ TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM: MỘT SỐ KHÓ KHĂN,... 295 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Burgin, M. (2009), Theory of Information: Fundamentality, Diversity and Unification (Illustrated Edition). World Scientific Publishing Company. 2. Collins, H. (2012), Tacit and Explicit Knowledge (Reprint Edition). Uni- versity of Chicago Press. 3. Gurteen, D. (1998), Knowledge, Creativity and Innovation. Journal of Knowl- edge Management, 2(1), 5–13. https://doi.org/10.1108/13673279810800744. 4. Krogh, G. von, Ichijo, K., & Nonaka, I. (2000), Enabling Knowledge Cre- ation: How to Unlock the Mystery of Tacit Knowledge and Release the Power of Innovation (Reprint Edition). Oxford University Press. 5. Mike, R., Sandra, N., Joseph, C. P., Robert, P., Serge, F., Michael, V., Les- lie, H., & Kevin, P. (2017), How the Digital-Native Enterprise Is Winning the Future, Now. IDC: The Premier Global Market Intelligence Company. https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US43195117. 6. Mirzaee, S., & Ghaffari, A. (2018), Investigating the impact of information systems on knowledge sharing. Journal of Knowledge Management, 22(3), 501–520. https://doi.org/10.1108/JKM-08-2017-0371 7. Schwab, K. (2017). The Fourth Industrial Revolution. Currency. 8. Shannon, C. E. (1948), A Mathematical Theory of Communication. Bell Sys- tem Technical Journal, 27(4), 623–656. https://doi.org/10.1002/j.1538-7305.1948. tb00917.x. 9. Yew Wong, K., & Aspinwall, E. (2005), An empirical study of the im- portant factors for knowledge‐management adoption in the SME sector. Journal of Knowledge Management, 9(3), 64–82. https://doi. org/10.1108/13673270510602773.