10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp - Cẩm nang nghề nghiệp

Ngày 25 tháng 4 năm 2014<br /> <br /> 10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp - Cẩm Nang Nghề Nghiệp<br /> <br /> 10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp<br /> Tác giả: Cẩm Nang Nghề Nghiệp<br /> Thể loại: Nghề Nghiệp & Việc Làm<br /> H<br /> <br /> ình dung cuộc họp ra sao thì ai cũng có thể nhưng để tổ chức một cuộc họp<br /> thành công thì không phải nhân viên nào cũng có khả năng đảm trách. Làm cách<br /> nào để hoàn thành tốt công việc này, trong trường hợp bạn được giao trách<br /> nhiệm thực hiện.<br /> Cho dù tính chất và qui mô như thế nào, bạn vẫn có thể yên tâm áp dụng những<br /> cách thức này trong quá trình tổ chức, thực hiện để cuộc họp để đạt được hiệu<br /> quả ở mức cao nhất.<br /> Bắt đầu bằng những hoạt động sôi nổiĐầu tiên, bạn cần đặt ra một vài câu hỏi khuyến kích các<br /> thành viên trong cuộc họp cùng suy nghĩ và trao đổi với những người bên cạnh. Thời gian của phần<br /> này phụ thuộc vào thời gian diễn ra của cuộc họp. Vì thế, bạn phải hãy sắp đặt và thiết kế thời<br /> lượng thật hợp lý.<br /> Đa dạng hoá phương thức trình bày vấn đề cần thảo luậnNếu mọi diễn giả đều cầm giấy đọc<br /> trước người nghe trong suốt cả buối diễn thuyết thì ngay cả những người quan tâm nhất cũng sẽ có<br /> những phút thả hồn đi nơi khác. Vì thế, nếu là người đảm nhận thực hiện một buổi họp bạn nên tận<br /> dụng các phương tiện hổ trợ như: máy chiếu, Power Point, hình ảnh…Chẳng hạn như, nếu bạn đang<br /> trình bày về hiệu quả một loại sơn nước mới, hãy cho các nhân viên thấy trước và sau khi thử<br /> nghiệm trên một loại sản phẩm cụ thể …khi đó, lời nói của bạn chẳng những thu hút sự chú ý của<br /> các thành viên mà còn có sức thuyết phục hơn nhiều<br /> Đề nghị các thành viên đưa ra ý kiếnKhông khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi. Hơn<br /> nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều ý kiến nhân viên, khách hàng cũng như các yêu cầu của họ<br /> đối với công ty.<br /> Khuyến khích đặt câu hỏi Yêu cầu mỗi người viết ra câu hỏi. Nếu không thể trả lời ngay, hãy cam<br /> đoan rằng bạn sẽ xem xét và phúc đáp ngay sau đó. Sắp xếp một cuộc họp khác nếu các câu hỏi<br /> vượt quá thời gian cho phép.<br /> Đề nghị từng người đọc to câu hỏi của họ cho mọi người cùng ngheĐây là một thủ thuật rất<br /> quan trọng để có được cuộc họp thành công. Điều này sẽ giúp cho người trả lời cũng như những<br /> người còn lại hiểu rõ được vấn đề đang nhắc đến.<br /> Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp Bạn không thể trình bày tất tật mọi vấn đề liên quan đến<br /> công ty trong một buổi họp. Vì thế, hãy xác định đâu là trọng tâm cần tập trung thảo luận. Bạn cũng<br /> nên cân nhắc đến mối quan tâm của đại đa số những người tham dự. Bạn vẫn có thể sử dụng các<br /> phương pháp khác để truyền đạt thông tin và lấy ý kiến chứ không nhất thiết phải thông báo tất cả<br /> trong cuộc họp.<br /> Chuẩn bị chương trình nghị sự cẩn thậnXác định nhu cầu và sự quan tâm của số đông những<br /> người tham dự, nên bắt đầu bằng những tin tốt lành để mọi người cảm thấy thoải mái. Nếu cuộc họp<br /> định kỳ thì nên thay đổi người trình bày cho mỗi tháng để tránh cảm giác nhàm chán. Dàn trải các<br /> nội dung quan trọng trong suốt buổi họp để người nghe không xao lãng vào những phút cuối.<br /> Bắt đầu và kết thúc đúng giờTuần báo Wall Street Journal đã từng chỉ ra rằng các nhà quản lý sẽ<br /> http://motsach.info/web/motsach/story.php?story=10_cach_giup_ban_to_chuc_thanh_cong_mot_cuoc_hop__suu_tam<br /> <br /> 1/2<br /> <br /> Ngày 25 tháng 4 năm 2014<br /> <br /> 10 cách giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp - Cẩm Nang Nghề Nghiệp<br /> <br /> sẽ tiết kiệm 80% thời gian cuộc họp nếu làm đúng hai điều: thứ nhất là luôn chuẩn bị nội dung cuộc<br /> họp, thứ hai là bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Bạn cần phân bổ thời lượng cần thiết để người trình<br /> bày và có thể bao quát toàn bộ chủ đế. Nhắc nhở những người tham gia chú ý giới hạn thời gian<br /> này.<br /> Sắp đặt khán phòng họp thật thuận tiện, thoải máiĐảm bảo là có đủ ghế, giấy, viết…cho tất cả<br /> mọi người. Kiểm tra các thiết bị nghe, nhìn, sân khấu, phòng ốc tránh sự cố kỹ thuật đáng tiếc.<br /> Đừng xem nhẹ vai trò của bữa ăn trong cuộc họp Nếu có thể hay cuộc họp kéo dài, bạn nên<br /> chuẩn bị một bữa ăn nhẹ giữa buổi giúp mọi người cảm thấy thư giãn, dễ chịu, khôi phục nguồn năng<br /> lượng và xây dựng tinh thần đồng đội. Các món ăn phải đa dạng, phù hợp với sở thích của nhiều<br /> nhóm người.<br /> Thái Hằng/HR Vietnam<br /> <br /> http://motsach.info/web/motsach/story.php?story=10_cach_giup_ban_to_chuc_thanh_cong_mot_cuoc_hop__suu_tam<br /> <br /> 2/2<br /> <br />