BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH

Chia sẻ: Xuan Truong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:35

Thêm vào BST

Báo xấu

902
lượt xem 305
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

- Các hoạt động và các quá trình miêu tả các cuộc họp: + Cuộc họp là hoạt động chung liên quan bởi một nhóm người có địa vị bằng nhau hoặc gần bằng nhau. + Kết quả của cuộc họp phụ thuộc một phần vào kiến thức, ý kiến, các đánh giá của các thành viên. + Kết quả của cuộc họp cũng phụ thuộc vào sự kết hợp của nhóm và phụ thuộc vào quá trình ra quyết định được sử dụng bởi nhóm đó. + Giải quyết các ý kiến khác nhau...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH

Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 1/ 35 BÀI 3. CÁC DẠNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH NỘI DUNG Hệ hỗ trợ quyết định nhóm Hệ hỗ trợ quyết định mức xí nghiệp III.1. Hệ hỗ trợ quyết định nhóm III.1.1. Ra quyết định nhóm, giao tiếp và cộng tác - Các đặc điểm của công việc nhóm: + Một nhóm thực hiện một nhiệm vụ, thỉnh thoảng ra quyết định, thỉnh thoảng không ra quyết định. + Các thành viên trong nhóm có thể ở những nơi khác nhau. + Các thành viên trong nhóm có thể làm việc ở những thời gian khác nhau. + Các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau hoặc ở các tổ chức khác nhau. + Nhóm có thể vĩnh viễn hoặc tạm thời. + Nhóm có thể ở bất kỳ mức quản lý nào hoặc mức thời gian nào. + Có sự điều phối (quá trình và nhiệm vụ đạt được) hoặc mâu thuẩn trong nhóm. + Có sự đạt được hoặc/và mất mát năng suất trong tổ chức. + Nhiệm vụ phải hoàn thành rất nhanh. + Không thể hoặc quá đắt cho tất cả các thành viên trong nhóm cùng hợp ở một nơi. + Một số dữ liệu, thông tin, hoặc kiến thức cần thiết nằm ở nhiều nơi, một số khác ở ngoài tổ chức. + Chuyên môn của các thành viên không có trong nhóm là cần thiết. - Các hoạt động và các quá trình miêu tả các cuộc họp: + Cuộc họp là hoạt động chung liên quan bởi một nhóm người có địa vị bằng nhau hoặc gần bằng nhau. + Kết quả của cuộc họp phụ thuộc một phần vào kiến thức, ý kiến, các đánh giá của các thành viên. + Kết quả của cuộc họp cũng phụ thuộc vào sự kết hợp của nhóm và phụ thuộc vào quá trình ra quyết định được sử dụng bởi nhóm đó. + Giải quyết các ý kiến khác nhau bởi người có quyền hạn hoặc thương lượng hoặc phân xử. III.1.2. Hỗ trợ giao tiếp - Giao tiếp là thành phần quan trọng cho hỗ trợ quyết định. Không có giao tiếp, thì không có cộng tác. Những người ra quyết định cá nhân phải giao tiếp với các đồng nghiệp, chuyên gia, cơ quan chính phủ, khách hàng, đối tác kinh doanh, … Họ cũng cần dữ liệu và thông tin (và kiến thức) từ nhiều nơi trên thế giới. Các nhóm ra quyết định phải giao tiếp, cộng tác, và thương lượng trong công việc. Hầu hết các tổ chức sẽ nhanh trở thành không có chức năng, nếu không có các hệ Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 2/ 35 thống giao tiếp. Thương mại điện tử có thể hiệu quả chỉ qua các kỹ thuật giao tiếp hiện đại. - Các kỹ thuật thông tin hiện đại cung cấp các phương tiện hỗ trợ giao tiếp rẻ, nhanh, có khả năng, có thể tin cậy. Nền tảng hỗ trợ giao tiếp là các hệ thống máy tính mạng. + Bắt đầu bằng điện báo, điện thoại, radio và ti vi. + Trong 100 năm, chúng ta phát triển máy fax, thư điện tử, chương trình chat, nhóm tin tức, hệ thống hội nghị truyền hình. Hầu hết các kỹ thuật này đều hoạt động trên internet. + Sự phát triển giao tiếp sau cùng là hệ thống họp điện tử, các dịch vụ và hệ thống hội nghị điện tử, thường sử dụng internet để kết nối các người ra quyết định. - Các thuận lợi áp dụng các phương pháp giao tiếp cải tiến trong các tổ chức: + Cải tiến năng suất của nhân viên + Liên quan đến nhiều người ra quyết định chính + Không quan tâm nhiều đến đường biên giới địa lý + Tạo nền văn hóa hợp tác nhất quán + Cải tiến chất lượng cuộc sống của nhân viên III.1.3. Hỗ trợ cộng tác: Máy tính hỗ trợ cộng tác - Khung thời gian/nơi chốn: + Sự hiệu quả của kỹ thuật tính toán cộng tác phụ thuộc vào vị trí của các thành viên trong nhóm và phụ thuộc vào thời gian chia sẽ thông tin gởi và nhận. + Chia sự giao tiếp thành bốn ô, và tổ chức bốn ô dọc theo 2 chiều thời gian và nơi chốn. Thời gian: Khi gởi và nhận thông tin hầu như đồng thời, giao tiếp là đồng thời. Ví dụ: Điện thoại, ti vi, và các cuộc họp gặp mặt nhau. Giao tiếp bất đồng bộ xảy ra khi người nhận nhận thông tin ở thời điểm khác thời điểm gởi thông tin đó. Nơi chốn: Người gởi và người nhận có thể ở cùng phòng hoặc không. + Bốn ô là: Cùng thời gian/cùng nơi chốn: Các thành viên gặp mặt nhau cùng một lúc, giống như phòng quyết định hoặc gặp mặt truyền thống. Cùng thời gian/khác nơi chốn: Các thành viên ở các nơi khác nhau, nhưng giao tiếp cùng nhau. Ví dụ: hội nghị truyền hình (videoconferencing). Khác thời gian/cùng nơi chốn: Nhiều người làm việc theo ca. Ca này để lại thông tin cho ca khác. Khác thời gian/khác nơi chốn: Các thành viên ở các nơi khác nhau. Các thành viên này gởi và nhận thông tin ở những lần khác nhau. Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 3/ 35 Cùng thời gian Khác thời gian GSS trong phòng quyết định GSS trong phòng quyết định GSS dựa trên web GSS dựa trên web Hệ thống trình bày đa phương tiện Hệ thống quản lý dòng làm việc Cùng nơi chốn Bảng trắng Chia sẽ tài liệu Chia sẽ tài liệu E-mail, V-mail GSS dựa trên web GSS dựa trên web Bảng trắng Bảng trắng Chia sẽ tài liệu E-mail, V-mail Khác nơi chốn Hội nghị truyền hình Hệ thống quản lý dòng làm việc Hội nghị máy tính Chia sẽ tài liệu E-mail, V-mail Hội nghị máy tính có nhớ Hình III.1.1: Khung giao tiếp thời gian/nơi chốn và các kỹ thuật hỗ trợ tính toán cộng tác - Groupware: + Groupware thường tham khảo các sản phẩm phần mềm, cung cấp hỗ trợ cộng tác cho nhóm. Groupware cung cấp một cơ chế đội để chia sẽ ý kiến, dữ liệu, thông tin, kiến thức, và các nguồn tài nguyên khác. Các kỹ thuật tính toán cộng tác khác nhau hỗ trợ làm việc nhóm theo các cách khác nhau, phụ thuộc vào loại thời gian/nơi chốn mà công việc xảy ra, mục đích của nhóm, và nhiệm vụ. Những công cụ mới liên quan đến việc hỗ trợ các cuộc họp ở bất cứ thời gian nào/bất cứ nơi nào. + Có hàng ngàn gói phần mềm chứa một số thành phần của groupware. Một số chỉ có các khả năng cộng tác thô sơ (bầu cử, voting), trong khi một số khác cung cấp sự hỗ trợ cho mỗi khía cạnh cộng tác (các cuộc họp điện tử đầy đủ cùng với hội nghị truyền hình). Hầu hết tất cả đều tận dụng kỹ thuật internet cho giao diện người sử dụng theo kiểu duyệt web nhất quán và các protocol giao tiếp. + Groupware thường chứa các khả năng cho ít nhất một trong các thành phần sau: Phát kiến điện tử Họp hoặc hội nghị điện tử Định thời nhóm Lên lịch Hoạch định Giải quyết đụng độ Xây dựng mô hình Hội nghị truyền hình Chia sẽ tài liệu điện tử (Ví dụ: chia sẽ màn hình, bảng trắng, liveboard) Bầu cử, … Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 4/ 35 III.1.4. Các hệ hỗ trợ quyết định - Hầu hết các công việc nhóm xảy ra trong các cuộc họp. - Mục tiêu của groupware là hỗ trợ công việc của các nhóm thông qua mỗi hoạt động công việc, bao gồm các cuộc họp. - Mặc dù các cuộc họp không có hiệu quả, công việc nhóm cung cấp các phù hợp, và một số điều khác thường. - Mục tiêu của GSS là tăng một số các lợi ích cộng tác và loại bỏ hoặc giảm bớt một số những mất mát. Các nhà nghiên cứu đã phát triển các phương pháp để cải tiến các quá trình của công việc nhóm, và một số phương pháp này được nhóm tự động. Hai phương pháp đại diện là kỹ thuật nhóm danh nghĩa (nominal group technique, NGT) và phương pháp Delphi (Delphi method). Các phương pháp này đều là các tiếp cận bằng tay để hỗ trợ làm việc nhóm. - Các thành công giới hạn của các phương pháp như NGT và Delphi dẫn đến các nỗ lực sử dụng kỹ thuật thông tin để hỗ trợ các cuộc họp nhóm. Kỹ thuật chính gọi là hệ hỗ trợ nhóm (GSS, Group support system). Vào đầu những năm 1990, thay thế bằng hệ hỗ trợ quyết định nhóm (GDSS, Group decision support system), vì các nhà nghiên cứu nhận ra rằng các kỹ thuật tính toán cộng tác đang sử dụng nhiều hơn hỗ trợ ra quyết định. - Hệ hỗ trợ nhóm là bất cứ sự kết hợp nào của phần cứng và phần mềm, nhằm cải tiến công việc nhóm. GSS là thuật ngữ chung gồm tất cả các dạng tính toán cộng tác. GSS cải tiến sau khi các nhà nghiên cứu kỹ thuật thông tin nhận ra rằng kỹ thuật được phát triển để hỗ trợ nhiều hoạt động thường xảy ra ở các cuộc họp gặp mặt nhau (phát sinh ý tưởng, xây dựng các đồng cảm, sắp hạng nạc danh, bầu cử, …). - Mặc dù, GSS đầy đủ vẫn xem xét hệ thống thông tin được thiết kế cụ thể, từ giữa các năm 1990, nhiều khả năng đặc biệt của GSS được nhúng vào các công cụ sản xuất. Ví dụ: Microsoft NetMeeting Client là một phần của Windows. Hầu hết các GSS đều dễ dùng vì chúng có giao diện windows hoặc trình duyệt web. Hầu hết GSS đều khá phổ biến và cung cấp sự hỗ trợ cho các hoạt động giống như phát sinh ý tưởng, giải quyết đụng độ, bầu cử, … - Hệ thống họp điện tử (EMS, electronic meeting system) là một dạng groupware, hỗ trợ các cuộc họp vào bất cứ lúc nào, ở bất cứ thời điểm nào. Các nhiệm vụ nhóm bao gồm giao tiếp, hoạch định, phát sinh ý tưởng, giải quyết vấn đề, thảo luận vấn đề, thương lượng, giải quyết đụng độ, phân tích và thiết kế hệ thống, các hoạt động nhóm cộng tác như chuẩn bị và chia sẽ tài liệu. - GSS có thể xem xét trong các hoạt động nhóm phổ biến có ích từ việc hỗ trợ dựa trên máy tính: + Lấy thông tin: bao gồm việc truy xuất các giá trị dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu hiện hành và lấy thông tin từ các thành viên nhóm khác. + Chia sẽ thông tin: là trình bày dữ liệu cho toàn bộ nhóm trên màn hình chung hoặc ở các trạm của các thành viên nhóm để xem. + Sử dụng thông tin: liên quan đến ứng dụng kỹ thuật phần mềm (như các gói mô hình hoặc các chương trình ứng dụng cụ thể), các thủ tục, và các kỹ thuật giải quyết vấn đề nhóm để đi đến một quyết định nhóm. - Mục tiêu GSS là cung cấp hỗ trợ cho các thành viên trong cuộc họp để cải tiến sự phong phú và hiệu quả của các cuộc họp bằng cách tăng tốc độ quá trình ra quyết Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 5/ 35 định (hiệu quả) hoặc bằng cách cải tiến chất lượng của các kết quả (hữu hiệu). GSS cố gắng tăng các điều đạt được của quá trình và nhiệm vụ, và giảm các điều không đạt được của quá trình và nhiệm vụ. - Cải tiến hiệu suất bằng cách hỗ trợ các thành viên trong nhóm trao đổi các ý tưởng, ý kiến, và các sở thích. Các đặc điểm cụ thể như song song và nặc danh để tạo sự cải tiến. Tiết kiệm thời gian di chuyển, song song dẫn đến giảm các chi phí, nặc danh dẫn đến phát sinh nhiều ý tưởng hơn và sáng tạo nhiều ý tưởng hơn. III.1.5. Các kỹ thuật hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm - Có 3 lựa chọn để triển khai kỹ thuật GSS: + Trong phòng quyết định với mục tiêu đặc biệt + Ở phương tiện có nhiều công dụng + Như là một groupware dựa trên web với các client chạy ở bất cứ nơi nào có các thành viên của nhóm. - Cài đặt GSS ở các phòng quyết định có mục tiêu đặc biệt, đắt, theo khách hàng, các phòng quyết định với các mục tiêu đặc biệt (phòng họp điện tử) có các máy tính và một màn hình chung lớn ở trước phòng. Ý tưởng ban đầu chỉ là các nhà quản lý cấp cao và các nhà lãnh đạo sử dụng tiện lợi. Phần mềm trong phòng họp điện tử có mục đích đặc biệt thường chạy trên mạng cục bộ, và các phòng này trang bị khá đắt. Cấu trúc các phòng họp điện tử theo các hình dạng và kích thước khác nhau. Một thiết kế phổ biến là một phòng trang bị 12-30 máy tính cá nhân có nối mạng, thường hoãn lại thành màn hình nền (desktop) (để xem xét các thành viên tốt hơn). Một máy tính server nối với hệ thống máy chiếu có màn hình lớn và nối với mạng để trình bày công việc ở các trạm làm việc cá nhân và tích hợp thông tin từ các trạm làm việc. Các phòng break-out trang bị các máy tính nối với server gần kề với phòng quyết định có các nhóm tư vấn nhỏ. Và trình bày các thông tin xuất phát từ các nhóm tư vấn nhỏ này trên màn hình chung lớn. - Các tổ chức vẫn sử dụng các phòng quyết định điện tử hỗ trợ các cuộc họp ở cùng thời gian/cùng nơi chốn. - Một lựa chọn thứ hai để xây dựng phương tiện có nhiều công dụng, là phòng lab có mục tiêu chung với kích thước gấp đôi, không lớn nhưng có phòng GSS hữu ích. - Đối với lựa chọn một và hai, phương tiện huấn luyện cần thiết để phối hợp các cuộc họp. Người đứng đầu nhóm làm việc với phương tiện để cấu trúc cuộc họp. Sự thành công của cuộc họp GSS phụ thuộc lớn vào chất lượng, các hoạt động và hỗ trợ người hỗ trợ (facilitator). - Từ những năm 1990 trở lại đây, một tiếp cận phổ biến nhất là lựa chọn thứ ba: sử dụng groupware dựa trên web hoặc mạng cục bộ (LAN, local area network), cho phép các thành viên trong nhóm làm việc ở bất kỳ nơi nào và ở bất kỳ thời gian nào. Groupware này thường có hội nghị truyền hình. Tính sẵn sàng của groupware tương đối rẻ (vì mua hoặc thuê) kết hợp với sức mạnh và chi phí thấp của các máy PC làm cho loại hệ thống này có thể sống được. Cũng vậy, chi phí cao của việc xây dựng phương tiện và tìm kiếm người hỗ trợ có kinh nghiệm, và yêu cầu để có các thành viên kết nối từ các vị trí khác nhau ở bất kỳ thời gian nào, dẫn đến yêu cầu ít cho 2 tiếp cận đầu. Web cung cấp tính uyển chuyển trong việc điều hành các cuộc họp, web tạo các vấn đề hấp dẫn về việc người tham dự dễ Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 6/ 35 dàng trong các cuộc họp như thế nào. Nói chung, đối với cuộc họp ở bất kỳ nơi nào/bất kỳ thời gian nào, gây ấn tượng mạnh đến mỗi giai đoạn của cuộc họp là thời gian hạn chót. Thiết lập các thời gian hạn chót cho phép đối với các vùng thời gian (time zones) khác nhau và vấn đề đi lại. Một vấn đề khác đối với các cuộc họp không gặp mặt nhau là các thành viên muốn xem họ đang làm việc với ai. Một số hệ thống vẫn còn truy xuất các hình ảnh, trong khi đó hội nghị truyền hình cải tiến một số khía cạnh cuộc họp bằng cách trình bày ngôn ngữ chính nào đó (body language). III.1.6. Các hệ thống nhóm - Các hệ thống nhóm là groupware dễ hiểu, hỗ trợ phân tán rộng của các quá trình nhóm. Tổng quan các công cụ và mối quan hệ của các công cụ với các hoạt động GSS chính được trình bày trong hình. Chương trình nghị sự là kênh điều khiển để định thời và điều hành các hoạt động hệ thống nhóm. Các công cụ trong các hệ thống nhóm chia thành các công cụ chuẩn và các công cụ cải tiến. Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 7/ 35 Hoạt động Các công cụ Phát sinh Phát kiến điện tử ý tưởng Người bình luận chủ đề Người phác thảo nhóm Bảng trắng Tổ chức ý tưởng Người phân loại Hoạch định Bảng trắng cuộc họp Bầu cử Tối ưu Phân tích phương án Người quản lý hóa Khảo sát cuộc họp Độ đo ý kiến Người mô hình hoạt động Phát triển Phân tích phương án chính sách Phát kiến điện tử Tích lũy kiến thức Người bình luận chủ đề và trình bày Người phác thảo nhóm bộ nhớ có tổ chức Bảng trắng Hình III.1.2: Cấu trúc của các hệ thống nhóm cho Windows - Các hệ thống nhóm cho các công cụ chuẩn Windows hỗ trợ các quá trình nhóm gồm phát sinh ý tưởng, xây dựng danh sách, thu thập thông tin, bầu cử, tổ chức, tối ưu hóa, và xây dựng sự đồng cảm: + Phát kiến điện tử (Electronic Brainstorming): thu thập các ý tưởng và các lời bình luận theo cách thức không có cấu trúc. Các nhóm làm việc nhanh trong việc phát sinh dòng ý tưởng tự do. Các thành viên đóng góp đồng thời (song song) và nặc danh. + Công cụ phác thảo nhóm (Group Outliner): cho phép nhóm tạo và bình luận danh sách các chủ đề ở nhiều mức theo cấu trúc cây hoặc phác thảo. Ở mỗi Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 8/ 35 mức phác thảo, các thành viên có thể kết nối thêm các lời bình luận. Do đó, tích hợp và cộng tác các lời bình luận lại. + Công cụ bình luận chủ đề (Topic Commenter): cho phép các thành viên bình luận danh sách các chủ đề. Sự phát sinh ý tưởng này có cấu trúc hơn so với việc phát kiến điện tử, nhưng có cấu trúc kém hơn công cụ phác thảo nhóm. + Công cụ phân loại (Categorizer): cho phép nhóm phát sinh danh sách các ý tưởng và hỗ trợ các lời bình luận. Tạo các phân loại cho các ý tưởng, và các thành viên có thể kéo các ý tưởng thành một loại theo yêu cầu. + Bầu cử (Vote): hỗ trợ phát triển sự đồng cảm thông qua việc đánh giá vấn đề theo nhóm. Các phương pháp bầu cử được cung cấp. Các kết quả được lập bảng điện tử và trình bày theo thống kê hoặc đồ họa. - Các công cụ cải tiến các hệ thống nhóm gồm có các công cụ nhúng vào để phân tích, khảo sát và mô hình: + Phân tích phương án: cho phép nhóm đánh trọng số hoặc tỷ lệ danh sách các phương án so với danh sách các tiêu chuẩn, vì các quyết định cộng tác yêu cầu đánh giá nhiều quan điểm và ý tưởng. Nhóm có thể kiểm tra các giả sử theo kiểu what-if bằng cách điều chỉnh các trọng số cho các tiêu chuẩn. + Khảo sát: cho phép tạo, quản trị, và phân tích danh sách các câu hỏi trực tuyến. + Công cụ mô hình hoạt động: cung cấp hỗ trợ nhóm thân thiện người sử dụng cho mô hình thiết kế lại quá trình nghiệp vụ đồng thời. - Chương trình nghị sự (kênh điều khiển) có người hỗ trợ. Thông qua chương trình nghị sự, người hỗ trợ hoạch định và điều hành cuộc họp, điều khiển và tiết kiệm các báo cáo và dữ liệu của cuộc họp. - Các hệ thống nhóm gồm một số nguồn tài nguyên nhóm khác: + Các người lấy danh sách các thành viên có thông tin nền tảng. + Bảng trắng là một công cụ chú thích và vẽ theo nhóm. + Bản tin (Handouts) là các tài liệu tham khảo cho việc xem xét nhóm. + Độ đo ý kiến (Optionion Meter) là phiên bản đơn giản và nhanh cho công cụ bầu cử để đo các ý kiến. - Các nguồn tài nguyên cá nhân cải tiến tính phong phú cá nhân: + Tài liệu (briefcase) cho phép truy xuất các ứng dụng sử dụng phổ biến (xử lý từ, các tính toán, và thư điện tử). + Nhật ký cá nhân cho phép lấy các ghi chú cá nhân. + Công cụ giám sát biến cố thông báo các thành viên của các thông tin và hoạt động mới. III.1.7. Quá trình họp GSS - Các cuộc họp điện tử gặp mặt nhau, cùng thời gian và cùng nơi chốn thường tiến triển theo dạng phổ biến: + Người đứng đầu nhóm họp với người hỗ trợ để hoạch định cuộc họp (điều này quan trọng), chọn công cụ phần mềm, phát triển chương trình nghị sự. + Các thành viên họp trong phòng quyết định, và người đứng đầu đưa ra câu hỏi hoặc vấn đề cho nhóm. + Các thành viên đánh vào các ý tưởng hoặc lời bình luận (phát kiến) của họ, và trình bày các kết quả ra công chúng. Vì các thành viên có thể thấy những gì Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 9/ 35 mà người khác đang đánh trên màn hình, sử dụng phần mềm tổ chức ý tưởng, tìm kiếm các dạng phổ biến. + Sử dụng phần mềm tổ chức ý tưởng, các thành viên tìm kiếm các ý tưởng, các chủ đề, các dạng phổ biến và tổ chức lại thành các loại thô (ý tưởng chính) với các lời bình luận thích hợp (nghiên cứu mới đang cố gắng để tự động một phần của cuộc họp điện tử). Sau đó trình bày các kết quả ra công chúng. + Gởi 5-10 chủ đề trên cùng cho phần mềm phát sinh ý tưởng theo sau cuộc thảo luận. Quá trình (phát sinh ý tưởng, tổ chức ý tưởng, tối ưu hóa) có thể lặp lại hoặc lấy kết quả bầu cử cuối cùng. - Các hoạt động chính của GSS cổ điển trình bày trong quá trình GSS chuẩn: + Phát sinh ý tưởng: Bước này nhìn nhận vấn đề và cố gắng phát triển các ý tưởng sáng tạo về các đặc điểm quan trọng của vấn đề đó. Các ý tưởng này có thể là bất kỳ điều gì có thể làm đối với vấn đề này, từ các giải pháp tiềm ẩn cho đến các tiêu chuẩn, rồi đến các nhân tố không quan trọng. Công cụ phát kiến điện tử là thích hợp, đầu ra của công cụ này là một danh sách các ý tưởng. Thời gian thông thường khoảng 30-45 phút. + Tổ chức ý tưởng: Công cụ tổ chức ý tưởng đặt nhiều ý tưởng được phát sinh vào một danh sách gồm các vấn đề chính. Đầu ra của giai đoạn này là một danh sách gồm vài ý tưởng chính (1 ý tưởng chính tương ứng với 20 ý tưởng ban đầu). Thời gian thông thường khoảng 45-90 phút. + Tối ưu hóa: Ở giai đoạn này, tối ưu hóa các ý tưởng chính. Công cụ bầu cử là thích hợp, đầu ra của công cụ này là một danh sách được tối ưu gồm các ý tưởng và các chi tiết. Thời gian thông thường khoảng 10-20 phút. + Phát sinh ý tưởng: Phát sinh các ý tưởng mới dựa vào sự tối ưu của các ý tưởng chính. Công cụ phát kiến ý tưởng cung cấp cấu trúc như công cụ bình luận chủ đề. Phát sinh các ý tưởng thường tập trung vào các giải pháp. Đầu ra của giai đoạn này khoảng 20 ý tưởng cho mỗi ý tưởng chính ban đầu. Quá trình tiếp tục cho đến khi chọn ý tưởng cuối cùng như là giải pháp cho vấn đề được nhắc trong cuộc họp, nhận dạng một vài giải pháp để điều tra sâu hơn. Một số cuộc họp hướng ra quyết định. Một số cuộc họp khác lại khám phá bản chất, và tập trung vào việc phát sinh ý tưởng để tiếp tục các cuộc họp sau hoặc công việc cá nhân. Thông thường, cuộc họp GSS kéo dài lâu hơn các cuộc họp không có hỗ trợ, nhưng những thành viên thường kỹ lưỡng hơn trong việc phát kiến và phân tích, và họ cảm thấy rằng họ đã ra quyết định tốt hơn khi sử dụng hệ thống. - Các cuộc họp ở bất cứ thời gian nào/bất cứ nơi nào trở thành một tiếp cận chuẩn vì GSS dựa trên web tăng nhanh. Có một số điều khác nhau là các thành viên muốn biết về các thành viên khác (nếu họ không sử dụng hội nghị truyền hình đồng thời, hoặc chưa bao giờ gặp các thành viên khác), phải giao thời gian hoàn thành nhiệm vụ (đặc biệt nếu cuộc họp kéo dài trên các vùng thời gian khác nhau), nhiệm vụ của người hỗ trợ trở nên khó hơn, đặc biệt khi cuộc họp kéo dài nhiều giờ. Áp đặt thời gian hạn chót để nhóm có thể chuyển sang giai đoạn kế của cuộc họp. Các vấn đề giống nhau ảnh hưởng đến các môi trường học từ xa. - Theo Romano et al. (1997), điều quan trọng là nhắc các thành viên họ đang ở đâu trong quá trình, và giữ họ tập trung vào các nhiệm vụ chiếm nhiều thời gian. Các vấn đề khác gồm tính bảo mật (để bảo vệ các thông tin có giá trị khỏi kẻ trộm), truy xuất toàn cầu (từ nhà hoặc ở các site khác), thông tin và các lời mời thư mục Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 10/ 35 (folder invitations and information) (mời các thành viên tham gia vào các giai đoạn của cuộc họp), thông tin về các thành viên (các thẻ nghiệp vụ ảo), chỉ rõ người nào đang ở trên hệ thống (để giảm đi cảm giác cô đơn), các điều khiển của người hỗ trợ (như thế nào để bắt đầu và dừng các cuộc họp, như thế nào để hạn chế quyền truy xuất đến các hoạt động khác nhau). Hoạch định cuộc họp là lời khuyên quan trọng nhất. Các người hỗ trợ cung cấp các điều khích lệ và phát triển quyền lợi được bảo đảm trong kết quả, giao tiếp thường xuyên và rõ ràng, giao vai trò và nhiệm vụ theo trách nhiệm và rõ ràng trong giao tiếp giữa các mục tiêu và các hoạt động. - Sự thành công của GSS: + Sự thành công của GSS dựa chủ yếu vào tính hiệu quả của nó. Khi sử dụng hệ thống, thì chi phí giảm, hỗ trợ các thành viên ra các quyết định tốt hơn, và/hoặc tăng hiệu suất đáng kể, sau đó là thành công. + GSS cần nhiều nhân tố thành công của hệ thống thông tin thường như: ràng buộc có tổ chức, người tài trợ thực thi, người tài trợ hoạt động, sự huấn luyện và tiến bộ của người sử dụng, giao diện hấp dẫn người sử dụng, ... + Có một người hỗ trợ cá nhân, được huấn luyện tốt và tận tụy là một điều quan trọng. + GSS phải có các công cụ chính xác để hỗ trợ công việc nhóm của tổ chức và phải có tính song song và nặc danh để cung cấp cho quá trình và nhiệm vụ các điều đạt được. + Hoạch định tốt là chìa khóa để điều hành các cuộc họp thành công, điều này cũng áp dụng cho các cuộc họp điện tử. Nếu có bất kỳ hoạch định cuộc họp kém nào, đều làm cho nhóm tin rằng GSS có hiệu suất kém. III.1.8. Học từ xa - Học từ xa xảy ra khi việc học liên quan đến các công cụ hoặc các kỹ thuật được thiết kế để khắc phục các hạn chế của việc học cùng thời gian/cùng nơi chốn. Học từ xa bắt nguồn từ Mỹ vào năm 1728 thông qua thư. - Học từ xa hấp dẫn và có tiềm ẩn không hạn chế, để cách mạng việc học ở các trường đại học, ở các trường công và trường tư, trong việc huấn luyện công việc. Khi phát minh ti vi vào những năm 1920, nó được báo trước như là thiết bị, dùng để cách mạng giáo dục. Radio cũng được sử dụng năm 1920, năm 1930 cho các chương trình học từ xa, các hệ thống học từ xa truyền hình đã hoạt động trong nhiều thập niên. Ngày nay, kỹ thuật đã cải tiến, ti vi, hoặc hội nghị truyền hình, và tính toán cộng tác thông qua internet, cuối cùng có thể chu toàn bổn phận bằng cách cung cấp các công cụ hỗ trợ học từ xa. - Thiết kế các công cụ internet, hội nghị truyền hình và tính toán cộng tác theo môi trường lớp học đã phát triển thành lĩnh vực quan trọng của giáo dục cao hơn xung quanh thế giới trong nhiều thập niên gần đây. Học từ xa là một cách không truyền thống của giáo dục phân tán và tập trung các chuyên gia làm việc theo yêu cầu chính là thành phần của sự thuận tiện. Khi tất cả các nền kinh tế của giáo dục và các xu hướng kinh tế xã hội cải tiến, sinh viên hoàn thành giáo dục đại học theo cách không truyền thống. - Những thuận lợi của các chương trình học từ xa: Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 11/ 35 + Học từ xa hiệu quả như các phương tiện truyền thống, hoặc thậm chí tốt hơn nữa. + Khung thời gian uyển chuyển khi học từ xa, tạo cơ hội cho nhiều người học kể cả người quản lý cấp cao và người lãnh đạo. + Sinh viên không cần bỏ công việc hiện tại của họ. + Sinh viên có thể đi công tác xa khi làm việc. + Việc học có thể sẵn sàng bất kỳ lúc nào và bất kỳ thời gian nào. + Trình bày kỹ thuật mới cho một số lượng lớn thính giả, tạo chi phí rẻ hơn. + Các lớp học trực tuyến có thể dạy các kỹ năng cụ thể. + Các lớp học trực tuyến có chi phí thấp hơn. + Có sẵn nhiều thông tin cho sinh viên, cả về chiều rộng và chiều sâu của khóa học. + Có thể giao tiếp một một giữa sinh viên và giáo viên (thông qua thư điện tử). + Thời gian liên lạc giữa khoa và sinh viên tăng lên. + Học từ xa thỏa mãn nhu cầu học liên tục. + Các tài liệu khóa học nhất quán. + Không yêu cầu người tham dự, có thể linh động (thêm hoặc bớt). + Kỹ thuật có thể xử lý khóa học theo kiểu thảo luận cũng như các khóa học kỹ thuật. + Thái độ của sinh viên cải tiến và nâng cao quen thuộc với kỹ thuật tăng dần. + Sinh viên trình bày các thu nhận tích cực trong việc học. + Khảo sát các ảnh hưởng (các mức học cao hơn, các điểm kiểm tra cao hơn) nhằm tăng cao các khóa học trực tuyến. - Những bất lợi của các chương trình học từ xa: + Thiếu một vài tương tác xã hội (hoặc rất khác nhau), thiếu các cuộc họp gặp nhau. + Có ít giao tiếp theo kiểu trường học. + Có các vấn đề giao tiếp (đặc biệt là truyền hình). + Sinh viên phải tích cực cao hơn và tập trung nhiều hơn. + Sinh viên phải theo nguyên tắc cao và tổ chức cao. + Sinh viên phải có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. + Sinh viên phải cống hiến nhiều. + Các lớp học trực tuyến yêu cầu hỗ trợ quản trị lớn. + Các lớp học trực tuyến yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật lớn. + Thời gian phân công và chuẩn bị của khoa có ý nghĩa cao hơn khóa học truyền thống (tăng lên 3 lần thời gian và nổ lực cần thiết). + Thiết kế lại các khóa học tận dụng các cơ chế trình bày tốt nhất để phân bố chủ đề. + Nên có các phần thưởng phụ cho khoa vì nỗ lực thêm của sinh viên. + Khoa cần phải huấn luyện cụ thể theo các phương pháp giảng dạy hiệu quả và có kỹ thuật. + Sinh viên cần huấn luyện cụ thể theo kỹ thuật. + Khóa học yêu cầu cơ sở hạ tầng kỹ thuật rất tinh cậy gồm phần cứng, phần mềm, và nhóm huấn luyện. + Người học phải có trách nhiệm cao hơn. Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 12/ 35 + Ưu thế của tài liệu thiết lập điểm, thông qua các phương pháp cộng tác cho phép giảng viên nhận dạng các đóng góp. + Sinh viên phải chăm chỉ – đây là các khóa học thực tế, không là các khóa học qua thư. - Courseware học từ xa: + Có nhiều công cụ học từ xa dạng gói courseware, từ dạng tổng quát hơn như Lotus Notes, Microsoft NetMeeting, Novell GroupWise, và GroupSystems cho đến các công cụ cụ thể như Lotus Learning Space, WebCT. - Huấn luyện hợp tác trực tuyến: + Kỹ thuật học dựa trên web cho phép các tổ chức IT cập nhật cho các thành viên trong tổ chức các cải tiến mới nhất trong lĩnh vực IT. Các khóa học tương tác hơn, rẻ hơn được điều khiển bằng lệnh, học từ xa nhanh chóng trở thành thủ tục điều hành chuẩn. + Học điện tử cải tiến yêu cầu giao tiếp kịp thời và theo 2 chiều qua các công cụ hội nghị truyền hình hoặc nghe nói, cho phép các sinh viên hoặc giảng viên tương tác với nhau và có phản hồi. Đối với hầu hết các huấn luyện web, sinh viên xem lớp học ghi âm lại hoặc sống động và thành viên bị giới hạn trong cuộc thảo luận bằng thư điện tử và bảng thông báo. - Các nguồn tài nguyên học từ xa: Các tổ chức sau có thể nâng cao việc cải tiến và hỗ trợ học từ xa: + Trung tâm tài nguyên này có một phòng học theo mô hình có thể xem trên web. The Center for Distance Learning ở Texas A&M University (www.cdlr.tamu.edu). + Trung tâm có các tài nguyên như các tóm tắt về các nghiên cứu, các bài báo đã ấn bản, các nghiên cứu, các hướng dẫn cùng với các mẹo như thế nào để thiết lập một chương trình hoặc một khóa học từ xa. The Center for Excellence in Distance Learning (CEDL) ở Lucent Technologies (www.lucent.com/cedl/). + Tổ chức này vẫn còn lưu giữ nhiều vấn đề quan trọng trong giáo dục. Họ đã xuất bản quyển sách như thế nào để đánh giá chất lượng chương trình học từ xa của một tổ chức, có tên là Distance Learning Evaluation Guide, (ACENET, 1999). The American Council on Education ACENET (www.acenet.edu). - Đánh giá việc học từ xa: + Học từ xa là dạng cộng tác và quản lý kiến thức. Thật là quan trọng để đánh giá ảnh hưởng của các khóa học dựa trên web theo thuật ngữ các lợi ích và các chi phí. Hầu hết các kinh nghiệm của sinh viên đều là tích cực. Sinh viên có xu hướng học nhanh hơn sử dụng groupware, cụ thể kho học có khoảng cách. Sinh viên trong môi trường học từ xa có xu hướng thực hiện tốt hơn các lớp học truyền thống. Có một số nhân tố quan trọng trong việc học từ xa. Mức cao của việc thúc đẩy sinh viên, đạo đức làm việc cường độ cao, và sinh viên chuyên sâu thường hỗ trợ kết quả độ đo thành công thông thường của người học từ xa. Nhân tố quan trọng nhất để học từ xa thành công là mức độ đối với giảng viên nào và hỗ trợ nhóm có thể khuyến khích sinh viên chịu trách nhiệm việc học của họ. Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 13/ 35 + Cả sinh viên và khoa phải hiểu kỹ thuật cộng tác ảnh hưởng như thế nào và chúng thực hiện công việc khóa học như thế nào. Một số vấn đề xoay quanh việc huấn luyện, xác định sử dụng kỹ thuật nào và sử dụng như thế nào, phân bố cái gì và phân bố khi nào, sử dụng tập tin sinh viên đưa vào theo tiêu chuẩn gì, … III.1.9. Phát sinh ý tưởng và sáng tạo - Sáng tạo + Sáng tạo phức tạp. Sáng tạo xem như là nét tiêu biểu cơ bản của con người và mức độ đạt được. Nét tiêu biểu sáng tạo liên quan đến cá nhân là óc sáng tạo, tính độc lập, cá tính, lòng nhiệt tình, và tính linh động. Nhiều nhà nghiên cứu cho là: Tính sáng tạo có thể học, cải tiến và không phụ thuộc nhiều vào nét tiêu biểu cá tính như suy nghĩ. Các công ty đổi mới nhận ra rằng: Sáng tạo không nhất thiết là kết quả của thiên tài nhiều như là môi trường làm việc chăm sóc ý tưởng. + Khi hình thành một vấn đề, phải nhận dạng các phương án và các tiêu chuẩn tiềm ẩn. Phát sinh ý tưởng là một tiếp cận lý tưởng. Ý tưởng sáng tạo thường dẫn đến các giải pháp. Trong phát kiến ý tưởng, có một số độ đo tính sáng tạo cụ thể: các thành phần định lượng (số ý tưởng) và các thành phần định tính (chất lượng ý tưởng). Sử dụng hệ thống hỗ trợ tính sáng tạo đều ảnh hưởng đến cả thành phần định lượng và định tính. + Nhiều tổ chức nhận ra giá trị của tính sáng tạo và sự đổi mới. Họ nhận biết bản chất cộng tác của tính sáng tạo và các loại môi trường thúc đẩy tính sáng tạo. Tính sáng tạo và sự đổi mới đi liền với nhau. Những gì giống như là ý tưởng kém trở thành nguồn đổi mới sáng tạo nhiều năm trong tương lai. + Sự cộng tác, trò chơi mạo hiểm, và prototype cần thiết để thúc đẩy tính sáng tạo. Nơi làm trở thành nơi thú vị để người công nhân đổi mới kiến thức. Trò chơi liên quan đến việc sáng tác bất ngờ không theo cách tạo giá trị mới. Các quá trình sáng tạo không thể quản lý theo cùng cách thức với các cải tiến tiền lời cổ điển (conventional incremental improvements). Có thể trưởng thành và hướng dẫn đổi mới bằng việc thiết lập các mục tiêu mềm, bằng việc đánh giá tiến trình bằng sự sắc sảo đến chiến lược dài hạn và những thay đổi của thế giới bên ngoài, và bằng việc tạo không khí khuyến khích suy nghĩ táo bạo (Port và Carey, 1997). Người quản lý thúc đẩy tính sáng tạo nên “cho phép và có thể” hơn là cấu trúc và điều khiển (Silverstone, 1999). Tính sáng tạo quan trọng trong việc giải quyết vấn đề và do đó nó cũng quan trọng để phát triển các hệ thống hỗ trợ tính toán. + Kích thích tính sáng tạo và sự đổi mới bằng các nhân tố môi trường. Môi trường thỏa mãn các tiêu chuẩn “trò chơi mạo hiểm”, là một phần của quá trình. Kích thích bởi người sáng tạo khác trong môi trường có thể thúc đẩy nhóm tiến lên phía trước. Như thế nào? Kích thích có thể đến trực tiếp từ các ý tưởng hấp dẫn được phát triển như là kết quả của sự kết hợp (hoặc điều phối) giữa nhiều người sáng tạo. - Phát sinh ý tưởng thông qua phát kiến điện tử Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 14/ 35 + Các kỹ thuật và các phương pháp phát sinh ý tưởng đã được thông qua để cải tiến tính sáng tạo của cả cá nhân và nhóm. Phần mềm phát sinh ý tưởng (phát kiến điện tử) giúp kích thích dòng suy nghĩ sáng tạo không thể kiểm soát được, tự do: ý tưởng, từ nghĩa, hình ảnh, và các khái niệm thiết lập tính nhiệt tình, dựa vào nguyên tắc điều phối (kết hợp). Một số gói phần mềm thiết kế để cải tiến quá trình suy nghĩ sáng tạo của tâm trí con người, và có thể dùng để tạo các ý tưởng sản phẩm mới, các chiến lược tiếp thị, các chiến dịch khuyến mãi, tên, tiêu đề, khẩu hiệu, câu chuyện hoặc phát kiến. + Đặc điểm chính của phần mềm phát sinh ý tưởng là bùng nổ nhiều ý tưởng cho người sử dụng, nó giúp người sử dụng chuyển từ chế độ phân tích sang chế độ sáng tạo. Nghiên cứu tâm lý cho thấy: Con người có xu hướng bám chặt các suy nghĩ của họ, sử dụng ý tưởng đầu tiên như là điểm khởi đầu cho các ý tưởng khác. Do đó, các ý tưởng sau không có ý nghĩa mới, nhưng có thay đổi nhỏ so với ý tưởng ban đầu. Vì phần mềm phát kiến ý tưởng thoát khỏi tính chủ quan của con người, nó giúp mở rộng nền tảng suy nghĩ và khuyến khích các ý tưởng thực sự xuất hiện. + Theo định nghĩa, phát sinh ý tưởng trong GSS là nổ lực cộng tác. Ý tưởng của một người kích thích ý tưởng của người khác, và kích thích nhiều ý tưởng hơn (tạo ra một chuỗi các ý tưởng kết hợp). Với các công cụ hỗ trợ tính toán cộng tác (ví dụ GSS), các cá nhân làm tất cả các suy nghĩ trong khi hệ thống phần mềm khuyến khích họ di chuyển theo. Kỹ thuật này là cách an toàn, nặc danh để khuyến khích các thành viên nói lên ý kiến mà họ cảm thấy miễn cưỡng trong các thiết lập cổ điển hơn. Bằng cách xây dựng mỗi người một ý tưởng, người ta có thể đạt được các tầm nhìn sáng tạo mà họ không có trước khi kết hợp các ý tưởng đang tồn tại và trí nhớ của họ. Có một ảnh hưởng thẩm thấm khi các ý tưởng làm việc theo cách của họ thông qua quá trình. Các kết hợp kích thích trí nhớ, có thể kích hoạt tính sáng tạo. Trao đổi thông tin (việc học) có thể tăng hiệu suất và tính sáng tạo. + Dưới các điều kiện phát kiến điện tử đúng, có thể phát sinh nhiều ý tưởng hơn và nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Khám phá một số các điều kiện khác nhau. Chẳng hạn như, Ap lực thời gian ảnh hưởng đến việc phát sinh ý tưởng; Việc phân rã vấn đề theo các giai đoạn thời gian hoặc theo nhiệm vụ; Các công cụ phát kiến ý tưởng khác nhau để sáng tạo; Sự phân loại. + Một cách tổng quát, nếu tiếp cận đúng trong việc phát kiến điện tử, thì phát sinh nhiều ý tưởng, và nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. + Cái gì nếu cá nhân thỏa mãn nhu cầu phát kiến một mình? Có các phương pháp để cải tiến phát kiến cá nhân. Satzinger et al. (1999) phát triển phát kiến mô phỏng để giúp các cá nhân kích thích các đáp ứng sáng tạo hơn khi phát kiến một mình. Họ so sánh ảnh hưởng của công cụ mô phỏng phát sinh các ý tưởng ngẫu nhiên cho người ra quyết định cá nhân, trái ngược với người ra quyết định cá nhân không sử dụng công cụ mô phỏng trong phát kiến. Các thành viên sử dụng công cụ mô phỏng phát sinh nhiều ý tưởng và nhiều ý tưởng sáng tạo hơn cái khác. + Nghiên cứu như thế nào nhóm nên tổ chức để phát sinh ý tưởng trình bày điều đó, trái với việc tìm kiếm phát sinh ý tưởng không có máy tính trung gian, một GSS đơn hỗ trợ nhóm phát sinh nhiều ý tưởng chất lượng cao hơn cùng số các Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 15/ 35 thành viên làm việc như các cá nhân hoặc trong một vài nhóm nhỏ hơn. Các hệ thống dựa trên web để phát sinh ý tưởng (ví dụ: TCBWorks) đã có sẵn. + Hơi liên quan đến phát kiến ý tưởng, các ánh xạ ý thức có thể giúp cá nhân hoặc nhóm hiểu vấn đề lộn xộn, phát triển khung chung, và cải tiến tính sáng tạo. Anh xạ ý tưởng trình bày các khái niệm có liên quan đến các khái niệm khác như thế nào, do đó giúp người sử dụng tổ chức các suy nghĩ và các ý tưởng. Theo cách này, chúng ta có thể thấy vấn đề mà chúng ta cố gắng giải quyết. - Phần mềm cải tiến tính sáng tạo + Mặc dù phát kiến điện tử cải tiến tính sáng tạo, nhưng chính loài người tạo ra các kết quả. Một số phương pháp và phần mềm cải tiến tính sáng tạo của con người bằng cách thực hiện một số nhiệm vụ sáng tạo của con người. Một số hệ thống thực sự trình bày hành vi sáng tạo. - Chương trình máy tính trình bày hành vi sáng tạo + Trong nhiều thập niên, người ta cố gắng viết các chương trình mày tính, để trình bày hành vi thông minh. Đặc điểm chính của hành vi thông minh là tính sáng tạo. Máy tính có sáng tạo không? + Các tác nhân thông minh (smartbots) có thể hoạt động như là các người hỗ trợ trong GSS. Chen et al. (1995) miêu tả kinh nghiệm mà tác nhân thông minh được trợ giúp trong việc hội tụ ý tưởng. Hiệu suất của tác nhân so với hiệu suất của người hỗ trợ trong việc nhận dạng các khái niệm thỏa mãn yêu cầu quan trọng, nhưng kém hơn trong việc phát sinh các khái niệm thích hợp và chính xác. Nhưng tác nhân có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn bản sao của con người. Khái niệm này ở dạng sơ khai, nhưng có tiềm ẩn hỗ trợ GSS dựa trên web. + Rasmus (1995) miêu tả 3 công cụ sáng tạo. Hệ thống 1 gọi là Copycat, chương trình tìm kiếm các tương tự theo các mẫu ký tự. Nhận dạng mẫu là cần thiết của sự thông minh. Copycat gồm có một số tác nhân thông minh, có thể tìm các tương tự với các chuỗi ký tự. Có thể tổng quát hóa khả năng này cho các vấn đề khác, yêu cầu hiểu biết khái niệm và thao tác các đối tượng. Khả năng của chương trình để đoán trước ý nghĩa của việc chuyển đổi và tìm các phù hợp tương tự cung cấp chứng cớ mà các máy tính có thể bắt chước khả năng của con người để tạo các tương tự. Hệ thống 2, Tabletop, cũng có khả năng tìm kiếm các mẫu tuần tự. Hệ thống 3, AARON, là chương trình vẽ nghệ thuật phức tạp và kết quả của 14 năm nghiên cứu. Harold Cohen, người phát triển hệ thống đã tạo ra cơ sở tri thức hỗ trợ AARON. Các chương trình máy tính tương tự đã được phát triển để viết thơ, nhạc, và tạo các tác phẩm nghệ thuật bằng đa phương tiện khác nhau. - Các phương án phần mềm sáng tạo để phát sinh ý tưởng + CoBrain (Invention Machine Corporation, Cambridge, MA, www.invention- machine.com) là đồng nghiệp thông minh phát triển sự đổi mới kỹ thuật. Kỹ thuật xử lý ngữ nghĩa của CoBrain đọc, hiểu, và lấy các khái niệm chính từ các cơ sở dữ liệu công ty, intranet, và internet. Phần mềm đọc nội dung, tạo cây giải pháp vấn đề (chỉ mục kiến thức), và phân phối bản tóm tắt trình bày Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 16/ 35 nội dung kỹ thuật trong các tài liệu tương ứng. CoBrain sử dụng kiến thức công trình và nghiên cứu khoa học như là nền tảng cho các giải thuật ngữ nghĩa để tăng tốc các đổi mới thiết kế quá trình và sản phẩm mới. + CoBrain dựa trên lý thuyết giải quyết vấn đề có tính sáng tạo (TRIZ – chữ nga viết tắt). Genrich Altshuller và các đồng nghiệp của anh ở Nga đã phát triển TRIZ năm 1946. Trên 2 triệu bằng sáng chế được khảo sát, phân loại theo mức độ sáng tạo, và phân tích để tìm kiếm các nguyên tắc đổi mới sau: Các vấn đề và các giải pháp lặp lại thông qua các công nghệ và các nghiên cứu khoa học. Các mẫu cải tiến kỹ thuật lặp lại thông qua các công nghệ và các nghiên cứu khoa học. Các đổi mới sử dụng các ảnh hưởng nghiên cứu khoa học nằm ngoài lĩnh vực mà họ đã phát triển. - Phần mềm tạo tính sáng tạo của con người dễ dàng hơn + Có nhiều gói phần mềm tốt có thể giúp kích thích tính sáng tạo. Một số có các chức năng rất cụ thể, và một số khác sử dụng các kết hợp từ ngữ hoặc các câu hỏi để nhắc người sử dụng lấy các chỉ thị mới, không rõ ràng trong các mẫu suy nghĩ của họ. Hoạt động này có thể giúp người sử dụng ngắt các mẫu suy nghĩ tuần hoàn, lấy các khối trí tuệ trong quá khứ, hoặc khắc phục trì hoãn. Các phần mềm như thế sử dụng nhiều cách tiếp cận khác nhau để phát sinh dòng ý tưởng của người sử dụng. + Sau đây là các gói phần mềm tạo tính sáng tạo cho con người: Project KickStart (www.projectkickstart.com) hỗ trợ khía cạnh sáng tạo của mỗi vấn đề cụ thể: tổ chức một đề án ở mức khởi đầu. Qua người sử dụng với nhiều bước chuẩn mà mỗi đề án nên tiến hành. Nó giúp người sử dụng tổ chức các ý tưởng để bắt đầu đề án nhanh chóng. Nó cũng làm cho các thông tin từ các đề án khác sẵn sàng giúp tiến hành các chi tiết cho mỗi bước. ThoughtPath (Synectics Company, www.thoughtpath.com) cải tiến tính sáng tạo bằng cách dẫn dắt người sử dụng qua nhiều bước minh họa sự thành công trong thực tế. ThoughtPath hướng dẫn người sử dụng thông qua các vấn đề và các cơ hội đi đến một giải pháp sáng tạo và có thể thực hiện được. Nó giúp người sử dụng đạt được tầm nhìn về các vấn đề. Nó cải tiến suy nghĩ “bên ngoài cái họp” (outside-the-box). Creative Think (www.creativethink.com) cung cấp Creative WhackPack (dựa trên von Oech (1998)), một bộ bài gồm 64 thẻ, sẽ tách chúng ta ra khỏi các mẫu suy nghĩ theo thói quen, và để chúng ta nhìn vấn đề theo cách mới. Các thẻ kích thích trí tưởng tượng. Chúng ta có thể chọn một thẻ ngẫu nhiên. IdeaFisher có một từ điển ngôn ngữ tiếng Anh kết hợp, có thể tham khảo chéo các từ và các nhóm câu. Các mối liên kết kết hợp làm cho từ điển dễ dàng đối với máy tính, để cung cấp cho người sử dụng các từ có liên quan với chủ đề ở một mức độ nào đó, dựa vào các tương tự và các phép ẩn dụ. Nhiều kết hợp không tuyến tính có thể kỳ quặc, tính kỳ quặc thường kích thích các ý tưởng hữu ích, mới. Những kết hợp cá nhân cũng được thêm vào cơ sở dữ liệu để mở rộng cơ sở ứng dụng sáng tạo. IdeaFisher miêu tả Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 17/ 35 như là “từ điển chuyên đề của các chất tự sinh ra” (a thesaurus on steroids). III.1.10. Các vấn đề, nghiên cứu tính toán cộng tác và GSS - Groupware vẫn đang phát triển mạnh, chính vì có ngày càng nhiều nhu cầu để các nhóm cộng tác với nhau. Các vấn đề và các câu hỏi không thể trả lời liên quan đến việc tính toán cộng tác trong lý thuyết và thực hành. Kỹ thuật cải tiến nhanh hơn nhiều trước khi khám phá vấn đề đầy đủ, các vấn đề mới đưa ra. - Thiết lập cuộc họp điện tử trái ngược với thiết lập cuộc họp truyền thống. Các vấn đề quan trọng như song song, nặc danh, và đặc biệt là kích thước nhóm. Công cụ phát kiến ý tưởng (điện tử so với truyền thống, điện tử so với điện tử khác) có thể đo số ý tưởng phát sinh và các ý tưởng phát sinh từ đâu. So sánh các phương pháp GSS để xác định phương pháp nào là tốt hơn và phương pháp nào là tốt nhất nhằm tận dụng các kỹ thuật cho các kết quả tốt hơn hoặc cho nhiều kết quả hơn. Hay, có bất kỳ ảnh hưởng nào đến phát kiến ý tưởng khi phân rã vấn đề theo nhiệm vụ, theo thời gian, hoặc theo cả nhiệm vụ và thời gian. Hay, ảnh hưởng của cấu trúc groupware nhằm kích thích suy nghĩ dẫn đến công việc hiệu quả hơn. Hay các ảnh hưởng phân loại, Hay các thành viên trong nhóm học như thế nào khi họ làm việc, và họ có thể trao đổi thông tin hiệu quả như thế nào. - Web groupware trình bày các cơ hội và thách thức mới. Chẳng hạn như, Thiết lập lý thuyết hành vi tổ chức và hệ thống thông tin giải thích tính hiệu quả của groupware như thế nào. Hay, hành vi xã hội của nhóm ảnh hưởng đến goupware như thế nào. Hay, như thế nào để điều hành cuộc họp và như thế nào để hỗ trợ các người hỗ trợ vẫn mở, trong khi các người khác đã ổn định. - Groupware sẵn sàng và chạy trên web, nhiều tổ chức cố gắng ảo hóa cách thức mà chúng hoạt động. Các tổ chức cố gắng hình thành sự hợp tác ảo, ở đó người ta có thể làm việc bất cứ nơi nào và bất cứ khi nào thích hợp. Khi chúng ta di chuyển đến tình huống này, nhiều câu hỏi hơn xuất hiện (như thế nào để quản lý một tổ chức như thế vẫn còn là một câu hỏi mở khi những người công nhân ở những nơi xa). Cuối cùng, nghiên cứu nhằm xác định cách tốt nhất để tận dụng groupware trong phòng học. III.2. Hệ hỗ trợ quyết định mức xí nghiệp III.2.1. Hệ hỗ trợ quyết định mức xí nghiệp: Các khái niệm và định nghĩa - Vào những năm 1980 và cho tới những năm 1990, các hệ thống sử dụng cho các yêu cầu của các nhà lãnh đạo cấp cao được thiết kế như là các hệ thống độc lập và gọi là các hệ thống thông tin lãnh đạo (EIS, Executive information systems). - Ngày nay, các hệ thống hỗ trợ các nhà lãnh đạo và cũng hỗ trợ các nhân viên. Các hệ thống này gọi là các hệ thống thông tin mức xí nghiệp (cũng gọi là EIS, Enterprise information systems). Vì các hệ thống này sử dụng cho nhiều người, nên chi phí hiệu quả nhất. Các hệ thống mức xí nghiệp xây dựng tốt cung cấp các nhà lãnh đạo với cùng các khả năng như EIS trước được sử dụng để cung cấp và thêm vào hệ thống cho nhiều người sử dụng khác trong xí nghiệp. Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 18/ 35 III.2.2. Tiến hóa của hệ thống thông tin mức xí nghiệp và hệ thống thông tin lãnh đạo - Trong những năm 1980, DSS cá nhân hỗ trợ công việc của các chuyên gia và những người quản lý cấp trung. DSS tổ chức hỗ trợ chính cho các người hoạch định, phân tích và các nhà nghiên cứu. Hiếm khi các người lãnh đạo cấp cao sử dụng trực tiếp DSS. Tình huống này trái ngược với sự kiện là các người lãnh đạo cấp cao thường hay ra quyết định. Cái gì cần để xử lý các yêu cầu đặc biệt của các người lãnh đạo đúng lúc và chính xác. Nord và Nord, 1996 công dụng phổ biến nhất của EIS là hỗ trợ quyết định (50%) bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin, định thời (50%), thiết lập chương trình nghị sự và định thời các cuộc họp (43.8%), lập tài liệu điện tử (31.5%), duyệt dữ liệu và giám sát các tình huống (31.3%). - Watson et al., 1997, các hệ thống thông tin lãnh đạo cũng được biết như là các hệ thống hỗ trợ lãnh đạo, là kỹ thuật nổi lên. Những người sử dụng chính của EIS là nhân viên văn phòng lãnh đạo chính (CEO, chief executive officer), nhân viên văn phòng tài chánh chính (CFO, chief financial officer), hoặc nhân viên điều hành chính (COO, chief operations officer). - Vào giữa những năm 1990, với những cải tiến trong kho dữ liệu và trong mạng web, thay thế khái niệm EIS độc lập bằng hệ thống mức xí nghiệp chi phí hiệu quả hơn. - Các định nghĩa dựa trên Rockart và DeLong (1988): + Hệ thống thông tin lãnh đạo (EIS, Executive information system) là hệ thống máy tính phục vụ các yêu cầu thông tin của các người lãnh đạo cấp cao. Người sử dụng truy xuất nhanh các thông tin kịp thời và truy xuất trực tiếp các báo cáo quản lý. EIS rất thân thiện, hỗ trợ đồ họa, cung cấp các báo cáo ngoại lệ, và khả năng duyệt dữ liệu đi xuống. Nó cũng có thể kết nối được với internet, intranet và extranet. + Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo (ESS, Executive support system) là hệ thống hỗ trợ có thể dễ hiểu, dựa trên EIS, bao gồm giao tiếp, tự động văn phòng, hỗ trợ phân tích, và thông minh nghiệp vụ. + Hệ thống thông tin mức xí nghiệp (EIS, Enterprise information system) là hệ thống diện liên hiệp các công ty, cung cấp các thông tin có tính lịch sử từ các quan điểm hợp tác. Các người sử dụng khác nhau trong xí nghiệp có thể sử dụng hệ thống cho các mục đích khác nhau. Các hệ thống này cũng phục vụ cho các yêu cầu của các lãnh đạo cấp cao. Các hệ thống mức xí nghiệp là một phần quan trọng của khái niệm quản lý tài nguyên mức xí nghiệp (ERP, Enterprise resources management). - Các hệ thống hỗ trợ mức xí nghiệp: + Mục tiêu quan trọng nhất của các hệ thống hỗ trợ mức xí nghiệp (ESS) là cung cấp một công cụ để hỗ trợ mức xí nghiệp. Có 2 loại EIS: một thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các người lãnh đạo cấp cao, một có xu hướng phục vụ cho một cộng đồng người sử dụng rộng hơn. + Điều chỉnh EIS chỉ lãnh đạo như là một phần của hệ thống thông tin mức xí nghiệp. Các ứng dụng EIS có mục đích hỗ trợ các người ra quyết định chuyên nghiệp trong xí nghiệp. EIS cung cấp một số khả năng cần thiết. Ngoài ra, còn có một số công cụ giúp các người quản lý chức năng (tài chánh, tiếp thị), và tích hợp các công cụ này vào EIS. Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 19/ 35 + Hơn nữa, EIS hỗ trợ cho các mức tổ chức thấp hơn. Vì thế, ngày nay EIS có nghĩa là hệ thống thông tin mức xí nghiệp hay hệ thống thông tin của mọi người. Sử dụng các hệ thống mức xí nghiệp (enterprise systems) hay các hệ thống thông minh nghiệp vụ (business intelligence systems, BI), để miêu tả vai trò mới của EIS, đặc biệt ngày nay kho dữ liệu (data warehouses) có thể cung cấp dữ liệu ở dạng dễ sử dụng, các hệ thống truy vấn hướng đồ họa có khả năng chia nhỏ dữ liệu và phân tích dữ liệu đa chiều. III.2.3. Vai trò và các yêu cầu thông tin của người lãnh đạo - Vai trò quyết định lãnh đạo là một vai trò chính, vì thế chúng ta chia nó thành hai giai đoạn. Giai đoạn 1 liên quan đến việc nhận dạng các vấn đề và các cơ hội. Giai đoạn 2 liên quan đến các quyết định về cái gì sẽ làm đối với các vấn đề và các cơ hội. Sự phân chia này có thể sử dụng để hiểu các yêu cầu thông tin của người lãnh đạo và các khả năng của hệ thống thông tin lãnh đạo (EIS). Môi trường bên ngoài Môi trường bên trong Quét qua Quét qua Đánh giá thông tin Phân tích định tính Phân tích định lượng Diễn dịch: Có vấn đề (cơ hội) không? Không Có Giai đoạn 1 Đầu ra cho việc ra quyết định Giai đoạn 2 Quyết định: Cái gì để làm đối với vấn đề (cơ hội) này Hình III.2.1: Quá trình ra quyết định của người lãnh đạo (Vai trò quyết định) Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004
Hệ Hỗ Trợ Quyết Định 20/ 35 - Như trong hình, thông tin chảy vào hệ thống từ các môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Phát sinh các thông tin trong từ các đơn vị chức năng (tài chánh, tiếp thị, sản xuất, kế toán, nhân sự, …). Thông tin ngoài đến từ nhiều nguồn như internet, các cơ sở dữ liệu trực tuyến khác, các bài báo, các dịch vụ tin tức trên internet, các ấn bản công nghiệp, các báo cáo chính phủ, các liên lạc cá nhân. Rõ ràng, các thông tin kết hợp vô cùng có giá trị, là tài nguyên có tổ chức quan trọng cần thiết để sống còn và cạnh tranh thành công. Tuy nhiên, vì khối lượng thông tin lớn, nên cần phải quét môi trường để các thông tin thích hợp. Các tác nhân phần mềm thông tin quét qua các thông tin trên web, các báo cáo nội bộ, các câu chuyện mới. Sau đó đánh giá và phân kênh các thông tin được thu thập để phân tích định tính và định lượng (các chuyên gia thực hiện khi cần thiết). Sau đó, người lãnh đạo hoặc nhóm ra quyết định dựa vào vấn đề hoặc cơ hội đang tồn tại. Nếu quyết định này có vấn đề, thì diễn dịch trở thành đầu vào cho bước kế: ra quyết định dựa vào cái gì để làm đối với vấn đề này. Mục đích cơ bản của EIS là hỗ trợ giai đoạn 1 của quá trình trong hình trên. Còn các ứng dụng DSS đặc thù (specific DSS applications) hỗ trợ giai đoạn 2. - Các phương pháp tìm ra các yêu cầu thông tin: tham khảo thông tin “the Minicase in Focus W8.1” trên site www.prenhall.com/turban. Một điều phức tạp lớn trong việc xác định các yêu cầu thông tin của các người lãnh đạo là: yêu cầu thay đổi khi các nhiệm vụ và các trách nhiệm của người lãnh đạo thay đổi. Vì thế, trong nhiều tổ chức, EIS được xem như đã cải tiến và không bao giờ xem như đã hoàn thành đầy đủ. III.2.4. Các đặc tính và các khả năng của các hệ thống thông tin lãnh đạo - Các đặc tính và khả năng của hệ thống thông tin lãnh đạo (EIS): + Chất lượng thông tin: Linh động Tạo thông tin chính xác Tạo thông tin kịp thời Tạo thông tin thích hợp Tạo thông tin đầy đủ Tạo thông tin hợp lý + Giao diện người sử dụng: Giao diện người sử dụng đồ họa (GUI) tinh vi Giao diện thân thiện với người sử dụng Cho phép truy xuất thông tin tin cậy và an toàn Có thời gian đáp ứng ngắn (thông tin kịp thời) Có thể truy xuất thông tin ở nhiều nơi Thủ tục truy xuất có thể tin cậy được Sử dụng bàn phím tối thiểu như các điều khiển infrared, chuột, touch pads, màn hình cảm biến (touch screen) Lấy nhanh các thông tin theo yêu cầu Có thể thiết kế các kiểu quản lý của các người lãnh đạo khác nhau Có thực đơn tự trợ giúp + Cung cấp khả năng kỹ thuật: Truy xuất thông tin tích hợp (toàn cầu) Baøi 3. Caùc daïng heä hoã trôï ra quyeát ñònh Feb-2004