Bài giảng Khoa học quản lý: Phần 2 - TS. Dương Xuân Lâm

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Bài giảng Khoa học quản lý: Phần 2 cung cấp cho người đọc những kiến thức như: cán bộ quản lý; thông tin trong quản lý. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Khoa học quản lý: Phần 2 - TS. Dương Xuân Lâm

CHƯƠNG 3: CÁN BỘ QUẢN LÝ 3.1. Khái niệm, vai trò và phân loại cán bộ quản lý 3.1.1.Khái niệm nhà quản lý Nhà quản lý là ai ? Bạn có thể tìm thấy họ trong mọi tổ chức. Họ làm việc với nhiều chức danh - lãnh đạo nhóm, giám sát viên, trưởng phòng, trưởng dự án, trưởng khoa, giám đốc, hiệu trưởng, chủ tịch, bộ trưởng, thủ tướng, v.v. Họ luôn làm việc trực tiếp với những người dựa vào họ để có được sự hỗ trợ và giúp đỡ cần thiết trong công việc. Peter Drucker miêu tả công việc của họ là nhằm “làm cho công việc trở nên có năng suất và người làm việc trở nên có hiệu quả"!?, Nói cách khác, nhà quản lý là "người hỗ trợ, làm hoạt động và chịu trách nhiệm đối với công việc của những người khác", Trong môn học này chúng ta định nghĩa “nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của những người khác để hệ thống do họ quản lý đạt được mục đích của minh”. Khái niệm trên làm sáng tỏ ba khía của công việc quản lý. Thứ nhất, nhà quản lý bao giờ cũng chịu trách nhiệm đối với sự cống hiến - trên vai họ là trách nhiệm thực hiện mục đích của hệ thống do họ quản lý. Thứ hai, nhà quản lý làm cho công việc được thực hiện thông qua người khác, họ không phải là những người lao động trực tiếp. Thứ ba, các nhà quản lý phải có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát nếu họ muốn thực hiện được mục đích chung một cách có hiệu lực và hiệu quả. Công việc của các nhà quản lý là rất quan trọng và đầy thử thách. Bất cứ nhà quản lý nào cũng không chỉ chịu trách nhiệm trước công việc của mình mà phải chịu trách nhiệm trước sự thực hiện của nhóm làm việc, bộ phận hay toàn tổ chức. “Những người khác” chính là nguồn lực con người cần thiết cho hoạt động của tổ chức. Theo Henry Mintzberg, nhà quản lý thực hiện những công việc quan trọng và mang trách nhiệm xã hội cao “không có công việc nào cần thiết cho xã hội của chúng ta hơn công việc của nhà quản lý. Chính nhà quản lý là người quyết định các thể chế của xã hội phục vụ chúng ta tốt hay chúng lãng phí tài năng và nguồn lực của chúng ta. Đã đến lúc quên đi những câu chuyện cổ tích về công việc quản lý và là lúc học tập để chúng ta có thể bắt đầu nhiệm vụ khó khăn trong vai trò nhà quản lý ngày nay". 79
Ví dụ ứng dụng: Bạn cũng là nhà quản lý Quản lý thể hiện trong một số hoạt động mà bạn vẫn thực hiện hàng ngày. Trong một tổ chức, những người lao động trực tiếp cũng làm quản lý một lúc nào đó ví dụ, trưởng phòng marketing có thể đề nghị một chuyên gia phân tích môi trường đứng đầu nhóm phân tích tiềm năng của một dịch vụ mới. Hoặc ông hiệu trưởng có thể đề nghị trợ lý của mình quản lý việc chuẩn bị bữa tiệc nhân ngày 20/11. Mà người lao động cần biết làm quản lý như thế nào bởi vì họ phải quản lý bản thân và không ai biết khi nào cơ hội quản lý người khác sẽ đến. Dù mối quan tâm nghề nghiệp của bạn là gì, một ngày nào đó bạn có thể trở thành nhà quản lý. Nhân viên kế toán trở thành nhà quản lý, người bán hàng trở thành nhà quản lý và các nhà khoa học máy tính cũng như các kỹ sư cũng vậy. Một số nhạc sỹ là nhà quản lý một số diễn viên cũng vậy. Trên thực tế kể cả các giáo sư cũng có thể trở thành các nhà quản lý. Nếu bạn thành công trong sự nghiệp đã lựa chọn và có kỹ năng quản lý và lãnh đạo, bạn có thể được cất nhắc để quản lý những người khác. Giả sử bạn và vài người bạn của mình quyết định sẽ đi du lịch xuyên Lào và Campuchia vào mùa hè sang năm. Không ai trong các bạn biết rõ về nước Lào, Campuchia và bạn được lựa chọn làm trưởng nhóm. Bạn sẽ bắt đầu từ đâu? Bạn sẽ bắt đầu bằng lập kể hoạch. Bạn cần xác định điều nhóm của bạn muốn đạt được qua chuyến du lịch, thời gian nhóm sẽ khởi hành và trở về, những địa điểm mà nhóm sẽ thăm quan, phương tiện được sử dụng để đến được những điểm đó, bao nhiêu tiền sẽ cần cho chuyến đi, v.v. Tất nhiên là bạn sẽ cần tới sự giúp đỡ của ai đó trong nhóm và lúc đó bạn sẽ thực hiện hoạt động tổ chức. Ví dụ, bạn giao nhiệm vụ cho Hương xem các chuyến bay của các hãng hàng không và giá vé, Giang kiểm tra giá phòng khách sạn và giá các bữa ăn, Nam tìm những địa điểm có thể thăm quan và phương tiện di chuyển giữa các địa điểm đó. Tất nhiên là Hương, Giang và Nam không và mình thực hiện các công việc đó, họ cần sự chỉ dẫn và phối hợp của bạn. Hương không thể quyết định thời gian của các chuyến bay bởi vì cô ấy không biết các bạn bắt đầu thăm quan thành phố nào và kết thúc chuyến đi ở đâu. Giang không thể biết lịch dừng chân ở các nhà nghỉ cho đến khi có thông tin từ Nam về điạ điểm và thời gian thăm quan, là tưởng nhóm, bạn sẽ phải phải hợp hoạt động của ba bạn kê trên. 80
Lãnh đạo cũng sẽ là một thử thách đối với bạn. Chẳng hạn giữa Hương và Nam có xảy ra xích mích và bạn sẽ phải đảm bảo mâu thuẫn giữa hai người sẽ không làm hỏng chuyến đi. Giang rất thân thiện với các bạn nhưng không hăng hái đi du lịch lắm và bạn cần tạo động lực cho cô ấy. Cuối cùng, bạn cần chắc chắn rằng mọi việc liên quan đến chuyến đi nằm trong “tầm kiểm soát”. Ít nhất để khởi hành, bạn phải đảm bảo vé máy bay đã được mua, nhà nghỉ đã được đặt và kế hoạch về hành trình bên Lào và Campuchia đã được rà soát để không có sai sót nào. 3.1.2. Phân loại nhà quản lý Trong tổ chức, các nhà quản lý chủ yếu được phân loại theo ba tiêu chí: theo cấp quản lý, theo phạm vi của hoạt động quản lý và theo mối quan hệ với đầu ra của tổ chức. Các nhà quản lý làm việc ở các tổ chức khác nhau có thể cũng có tên gọi khác nhau.  Theo cấp quản lý Theo cấp quản lý, các nhà quản lý được chia làm ba loại: nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung và nhà quản lý cấp cơ sở. Nhà quản lý cấp cao là những người chịu trách nhiệm đối với sự thực hiện của toàn tổ chức hay một phân hệ lớn của tổ chức. Các chức vụ quản lý cấp cao trong cơ quan Bộ có thể kể đến bộ trưởng và các thứ trưởng. Trong một trường đại học, các nhà quản lý cấp cao là hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng. Trong một doanh nghiệp, các nhà quản lý cấp cao là tông giám đốc (giám đốc) và các phó tổng giám đốc (phó giám đốc). Họ có nhiệm vụ phải quan tâm đặc biệt đến môi trường bên ngoài, chú ý đến các cơ hội và vấn đề tiềm năng, phát triển các cách thức hợp lý để tận dụng các cơ hội và giải quyết các vấn đề đó. Các nhà quản lý cấp cao tạo ra và truyền thông tầm nhìn chiến lược, đảm bảo các chiến lược tương thích với mục đích của hệ thông mà họ chịu trách nhiệm quản lý. Các nhà quản lý cấp cao phải là những người có tư duy chiến lược, có năng lực ra quyết định trong điều kiện cạnh tranh và không chắc chắn. Nhà quản lý cấp cơ sở là người chịu trách nhiệm trước công việc của những người lao động trực tiếp. Họ không kiểm soát hoạt động của các nhà quản lý khác. Ví dụ về nhà quản lý cấp cơ sở trong một trường đại học là trưởng bộ môn, trưởng bộ phận; trong 81
doanh nghiệp là tổ trưởng, đốc công, quản đốc. Các nhà quản lý cấp cơ sở thường được gọi là các giám sát viên. Việc một nhà quản lý có trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống do lọ quản lý đạt được mục tiêu và chịu trách nhiệm về sự thực hiện trước ai đó được gọi là trách nhiệm giải trình. Một nhà quản lý cấp cơ sở chịu trách nhiệm giải trình trước nhóm và nhà quản lý cấp trung, nhà quản lý cấp trung chịu trách nhiệm giải trình trước đơn vị và nhà quản lý cấp cao.  Theo phạm vỉ quản lý Các tô chức thường được miêu tả như tập hợp của các nhóm hoạt động có môi quan hệ gần gũi hay còn gọi là các chức năng. Phụ thuộc vào phạm vi hoạt động mà một người chịu trách nhiệm quản lý, ông (bà) ta có thể là nhà quản lý chức năng hay nhà quản lý tổng hợp. Nhà quần lý chức năng là người chịu chịu trách nhiệm đối với mội chức năng hoạt động của tổ chức, như quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất, v.v. Các nhóm làm việc theo chức năng có xu hướng tương đối đồng nhất. Các thành viên của nhóm thường có nền tảng đào tạo giống nhau và thực hiện những nhiệm vụ tương đồng. Các nhà quản lý chức năng thường có nền tảng giống như các nhân viên mà họ quản lý. Các kỹ năng kỹ thuật của họ thường tương đối mạnh mẽ do họ được thăng tiến từ lĩnh vực của nhóm làm việc. Thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý chức năng là hiểu và phát triển được mối quan hệ giữa nhóm làm việc của họ với các đơn vị khác trong tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng các thành viên trong đơn vị hiểu được vai trò của họ trong toàn tổ chức. Nhà quản lý tổng hợp là người chịu trách nhiệm đối với những đơn vị phức tạp, đa chức năng như tổ chức, chỉ nhánh hay đơn vị hoạt động độc lập. Một tổ chức vừa và nhỏ có thể chỉ có một vài nhà quản lý tổng hợp như hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng một trường phổ thông. Một tổ chức lớn có thể cần nhiều nhà quản lý tổng hợp, phụ trách các đơn vị mang tính độc lập tương đối. Do quản lý nhiều loại bộ phận khác nhau, kỹ năng chuyên môn của nhà quản lý tổng hợp có thể không sâu như kỹ năng của những người mà họ quản lý. Tuy vậy, nhà quản lý tổng hợp phải phối hợp được các nhóm người khác nhau, phải đảm bảo rằng các bộ phận trong tổ chức cùng hoạt động một cách hữu hiệu, như vậy tô chức sẽ đạt được mục tiêu chung. 82
 Theo mối quan hệ với đầu ra của tô chức Theo cách phân loại này, các nhà quản lý chia làm các nhà quản lý theo tuyến và các nhà quản lý tham mưu. Nhà quán lý theo tuyến chịu trách nhiệm đổi với các công việc có đóng góp trực tiếp vào việc tạo ra đầu ra của tổ chức. Ví dụ về các nhà quản lý theo tuyến trong một trường đại học là hiệu trưởng, trưởng khoa, trưởng bộ môn. Nhà quản lý tham mưu sứ dụng kỹ năng kỹ thuật đặc biệt để cho lời khuyên và hỗ trợ những người laơ động theo tuyến. Trong trường đại học, trưởng phòng nhân sự, trưởng phòng tài chính, trưởng phòng tổng hợp chính là những nhà quản lý tham mưu. Giữa các loại nhà quản lý kể trên cần có sự đồng bộ cân xứng và cả số lượng, kỹ năng, tác phong làm việc..., thì mới có thể quản lý tả chức đạt hiệu lực và hiệu quả mong muốn, thích ứng với mọi biến động cụ, môi trường.  Theo loại hình tổ chức Ở Việt Nam, tùy loại hình tổ chức, các nhà quản lý thường được gọi như sau:  Các nhà quản trị trong tổ chức kinh doanh.  Các nhà quản lý trong tổ chức phi lợi nhuận.  Các nhà quản lý hoặc nhà hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nước 3.1.3. Vai trò của nhà quản lý 3.1.3.1 Các vai trò điển hình của nhà quản lý Có lẽ mọi chuyên gia về quản lý đều đồng ý rằng cách tiếp cận theo các chức năng quản lý không phản ánh hết tính đa dạng và phức tạp của công việc mà các nhà quản lý thực hiện. Trong hoạt động hàng ngày, bên cạnh lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, nhà quản lý còn có các nghĩa vụ khác nữa. Henry Mintzberg đã tiến hành nghiên cứu công việc của các nhà quản lý và nhận thấy rằng họ thường xuyên thực hiện ba nhóm vai trò là vai trò liên kết con người, vai trò thông tin và vai trò quyết định  Vai trò liên kết con người Vai trò liên kết con người liên quan đến mối quan hệ với những người khác bên trong và bên ngoài hệ thống. Vai trò này xuất hiện trực tiếp từ cơ sở quyên lực chính thức của nhà quản lý. Ba vai trò liên kết con người mà nhà quản lý đảm nhiệm là người đại diện, người lãnh đạo và người liên lạc. Vai trò người đại điện: nhà quản lý là người đại diện cho đơn vị mình trong hoạt động mang tính nghỉ thức hoặc tượng trưng. Sẽ sai lầm nếu cho rằng vai trò này chỉ có 83
ở các vị vua, hoàng hậu hay các vị đại sứ. Nhà quản lý thực hiện vai trò này khi chào hỏi khách, trao phần thưởng, ký văn bản, tham gia các sự kiện xã hội, ăn trưa với các đối tác quan trọng. Khi Perter Ueberroth, Chủ tịch Ủy ban tổ chức Olimpic phi lợi nhuận, mặc những bộ trang phục khác nhau mỗi ngày trong thời gian thi đấu - bộ xanh kiểu nhân viên lái xe buýt, bộ áo trắng kiểu người phục vụ bếp, bộ vàng kiểu người gác cổng - ông ta đang sử dụng các hình thức tượng trưng để khích lệ tính thần. Vai trò người lãnh đạo được thực hiện nhằm tạo ra, duy trì và nâng cao động lực cho người lao động, hướng cố gắng của họ tới mục tiêu chung của hệ thống. Vai trò này bao gồm việc giao tiếp, cổ vũ, khuyến khích, gây ảnh hưởng, tư vẫn, giải quyết xung đột, v.v. Mintzberg (1975) đã viết: “trong hầu hết các cuộc tiếp xúc với các nhà quản lý, các thuộc cấp thường tìm thấy manh mối sự lãnh đạo với câu hỏi: Cô ấy có tiến bộ không? Cô ấy muốn báo cáo phải như thế nào? Cô ấy quan tâm đến kết quả công việc hay chỉ phí ? Vai trò người liên lạc liên quan đến việc phát triển mỗi quan hệ cả bên trong và với bên ngoài tổ chức. Công nghệ hiện đại giúp các nhà quản lý đễ dàng hơn trong việc mở rộng và duy trì mạng lưới quan hệ rộng lớn. Nhưng công nghệ cũng không cho phép nhà quản lý ngồi trong văn phòng của mình suốt cả ngày, họ vẫn sẽ thực hiện khả năng quản lý thông qua các cuộc tiếp xúc trực tiếp với các bên có liên quan (management by walking around - MBWR). Nếu các nhà quản lý muốn hình thành nên môi trường của mình chứ không mãi mãi bị rập khuôn và kiểm chế bởi nó, họ phải thực hiện thêm vai rò nhà chính trị - hiểu được cách mà quyền lực, ảnh hưởng phát huy tác dụng trong và giữa các tổ chức; có thể phát triển mạng lưới quan hệ bên trong và ngoài tổ chức; biết hành động khôn khéo để đạt mục tiêu. Những ai có tài năng chuyên môn và quản lý cần phải là những chính trị gia tài ba. Xã hội sẽ thiệt thòi rất nhiều khi những người tài năng lỗi lạc lại quá kén cỏi về chính trị đến nỗi chỉ đóng góp được một tỷ lệ nhỏ nhoi trong khối ạì năng của họ. Điều này là đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản lý trong các tô chức công.  Vai trò thông tin Nhóm vai trò quản lý thứ hai do Mintzberg xác định là vai trò thông tin. Trong vai trò thông tín, các nhà quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo rằng những người mà họ làm việc cùng phải có được thông tin đầy đủ đề thự hiện công việc một cách hữu hiệu. Với 84
trách nhiệm của mình, nhà quản lý trở thành trung tâm thông tin của đơn vị họ và là nguồn thông tỉn cho những nhóm khác trong và bên ngoài tổ chức. Mọi người trong tô chức phụ thuộc vào cầu trúc quản lý và các nhà quản lý để truyền bá hoặc được phép tiếp cận thông tin họ cần để thực hiện công việc. Một vai trò thông tin mà nhà quản lý phải có đó là người giám sát. Nhà quản lý rà soát liên tục môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức để có được thông tin hữu ích. Các nhà quản lý kiếm tìm thông tin từ nhân viên cấp dưới hoặc các mối liên hệ khác và có thể nhận được thông tin tự nguyện từ mạng lưới các mối quan hệ cá nhân. Từ thông tin này, các nhà quản lý xác định cơ hội và thách thức tiềm năng đối với nhóm làm việc và tổ chức. Trong vai trò người truyền bá, nhà quản lý chia sẻ và phân bổ thông tin họ nhận được. Nhà quản lý chuyển những thông tin quan trọng tới các thành viên trong nhóm làm việc của họ. Phụ thuộc vào đặc điểm của thông tin, nhà quản lý có thể từ chối không cung cấp thông tin cho các thành viên của nhóm. Quan trọng nhất, các nhà quản lý phải đảm bảo rằng nhân viên của họ có được thông tin cân thiết để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu lực và hiệu quả. Vai trò thông tin cuối cùng mà nhà quản lý đảm trách là người phái ngôn. Nhà quản lý phải thường xuyên liên lạc thông tín với các cá nhân bên ngoài đơn vị và tổ chức. Ví dụ, các nhà đầu tư phải được thông báo về hoạt động tài chính và định hướng chiến lược của tổ chức, dân chúng phải được đảm bảo rằng tổ chức đang thực hiện trách nhiệm xã hội, các quan chức chính phủ phải chắc chắn rằng tổ chức đang hoạt động tuân theo pháp luật.  Vai trò quyết định Vai trò quyết định liên quan đến các quá trình quyết định. Ở đây một lần nữa chúng ta lại thấy vai trò trung tâm của nhà quản lý vì chỉ họ mới có thẩm quyển chính thức để đưa hệ thống đến với đường lối hành động mới. Nhà quản lý phải đưa ra những lựa chọn. Ueberroth (1986) đã nêu ra ý tưởng này một cách sinh động: “từ lâu tôi đã rút ra một điều là nếu bạn đang chuẩn bị đảm nhiệm một vị trí, thì hãy đảm nhiệm nó. Quyền lực 20% là được trao cho và 80% là phải cố gắng mới có. Khi bạn nắm giữ một vị trí, bạn có quyền hành toàn diện và tuyệt đối và những quyết định của bạn có thể làm cho mọi thứ thay đổi”. Hầu như không mấy ai nghỉ 85
ngờ thực tế rằng việc một nhà quản lý không đảm nhiệm vai trò quyết định một cách đúng đắn có thể làm phương hại đến hệ thống mà họ quản lý. Một vai trò quyết định mà nhà quản lý đảm nhiệm đó là nhà doanh nghiệp. Vai trò nhà doanh nghiệp liên quan đến năng lực khởi xướng cái mới của nhà quản lý. Dù hoạt động trong khu vực tư, nhà nước hay phi lợi thuận, các nhà quản lý đều cần có tư duy của nhà kinh đoanh: vượt khỏi khuôn khổ chật hẹp của môi trường nội bộ và những lễ thói cũ, sẵn sàn hội nhập với môi trường rộng lớn hơn; nhanh chóng chớp lấy, cơ hội, tận dụng được các nguồn lực sẵn có và huy động được các nguồn lực tiềm năng; sẵn sàng chấp nhận mạo hiểm; có thiên hướng hành động và hướng tới kết quả. Với vai trò người giải quyết tình trạng hỗn loạn, nhà quản lý tiến hành giải quyết xung đột giữa các thuộc cấp, hay giữa hệ thống của họ với các hệ thông khác. Cũng có lúc họ lại là người khích thích các xung đột có lợi. Vai trò người phân bồ nguồn lực liên quan đến các quyết định phân bổ thời gian, nhân lực, tài lực, thiết bị, thông tin và các nguồn lực khác nhằm thu được kết quả mong muốn. Cách mà các nhà quản lý hàng đầu phân bổ nguồn lực, đặc biệt là thời gian thường gửi đi thông điệp mạnh mè về những điều thực sự quan trọng đối với hệ thống theo quan điểm của họ. Vai trò người đàm phán liên quan đến những cuộc thương lượng chính thức và mặc cả không chính thức nhằm thu được kết quả cho hệ thống của mình. Trong một thế giới hội nhập với sự tham gia của vô vàn chủ thể có mục đích, văn hóa và khả năng về nguồn lực khác nhau, đàm phán đã trủ thành kỹ năng bậc cao, không thẻ thiếu đối với mọi nhà quản lý. 3.2. Đào tạo người cán bộ quản lý Cán bộ quản lý là những người đảm nhiệm việc thực hiện một số chức năng nhất định trong bộ máy quản lý của một tổ chức. Nếu lao động quản lý là nội dung khách quan thì cán bộ quản lý là mặt chủ quan của hoạt động quản lý. Cũng những chức năng quản lý như nhau nhưng mỗi cá nhân đảm trách lại có phương pháp thi hành hiệu quả khác nhau. Điều làm nên sự khác biệt đó chính là tri thức, tài năng, phong cách, đạo đức và uy tín của cá nhân cán bộ quản lý. Do vậy, nghiên cứu hoạt động quản lý cần thiết phải xem xét khía cạnh cá nhân của chủ thể quản lý. 86
Bàn về những yêu cầu của người quản lý có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Có tác giả cho rằng người quản lý phải "có tâm và có tầm"; có tác giả cho rằng người quản lý là người phải có nhân cách trọn vẹn và có sức khỏe. Tuy nhiên, có thể khái quát rằng người quản lý là người phải có năng lực quản lý, có những phẩm chất cần thiết và phải có sức khỏe để đáp ứng được yêu cầu của một loại hình lao động đặc biệt đó là lao động quản lý. Theo đó, người cán bộ quản lý được đào tạo cần phải đáp ứng được những kỹ năng – phẩm chất sau: 3.2.1. Kỹ năng quản lý: 3.2.1.1. Kỹ năng lãnh đạo Đây là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý. Lãnh đạo giỏi được thử thách qua thành công trong việc thay đổi hệ thống và con người. Nhà lãnh đạo giỏi phải là người thúc đẩy quá trình quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên dưới quyền quyết định vấn đề đó. Nếu bạn là người lãnh đạo giỏi, quyền lực sẽ tự đến với bạn, nhưng bạn cũng phải biết khai thác quyền lực của những người khác. Bạn phải thúc đẩy quá trình quyết định và làm cho quá trình đó hoạt động. Đó là một bài toán khó. 3.2.1.2. Kỹ năng lập kế hoạch Là khả năng tư duy nhằm phát hiện, phân tích, tổng hợp, khái quát hoá và giải quyết các vấn đề phức tạp. Đây là kỹ năng được đánh giá cao và được nhấn mạnh nhất trong năng lực của người quản lý. Nhà quản lý là người ra quyết định và toàn bộ bộ máy của tổ chức sẽ hành động theo quyết định đó. Nghĩa là quyết định của nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn đến vận mệnh của một tổ chức. Một kế hoạch sai lầm có thể dẫn đến hậu quả khó lường. Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch rất quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý đưa ra các kế hoạch hợp lý và hướng nhân viên làm việc theo mục tiêu của kế hoạch đã định. Khi kế hoạch đã hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến. Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, nhà quản lý sẽ cần đến những công cụ để giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải ra và thực thi các quyết định trong quyền hạn của mình. Muốn vậy, người quản lý phải có khả năng xác định vấn đề, hiểu rõ và giải thích được các giữ liệu, các thông tin, sử dụng thông tin để ra các quyết định quản lý đúng đắn, tối ưu nhất, biết cách lập luận và đưa ra các cam kết trong những tình huống phức tạp, trình bày một cách sáng sủa các ý tưởng. 87
3.2.1.3. Kỹ năng giải quyết vấn đề Quá trình giải quyết vấn đề có thể được thực hành qua các bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ của vấn đề, phân loại vấn đề, tìm giải pháo và lựa chọn giải pháp tối ưu. 3.2.1.4. Kỹ năng giao tiếp Năng lực giao tiếp là khả năng nhận và phát thông tin, thể hiện ở kỹ năng nói, viết và diễn đạt bằng cử chi, điệu bộ. Nhà quản lý có kỹ năng làm việc với con người sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập thể, tạo ra được một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn, dễ bộc bạch ý kiến và có thể phát huy triệt để tính sáng tạo của mình. Càng ngày người ta càng nhận ra sức mạnh của các mối quan hệ, cái mà có được từ kỹ năng giao tiếp tốt. Nhà quản lý phải thành thạo giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết. Phải biết cách gây ấn tượng bằng giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, dễ thuyết phục. 3.2.2. Tiêu chuẩn cán bộ quản lý 3.2.2.1 Tiêu chuẩn về phẩm chất chính trị Cán bộ quản lý phải có quan điểm lập trường và bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thực, dám nhận trách nhệm và hoàn thành trách nhiệm của mình. Cán bộ quản lý phải là người có ý chí và nghị lực vượt qua mọi khó khăn và thử thách, kiên định với mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, cán bộ quản lý phải có uy tín với cấp dưới, biết tạo ra uy quyền cho mình để lôi cuốn người khác vào công việc chung một cách tích cực nhất. Các cán bộ quản lý cấp cao, phạm vi ảnh hưởng lớn, yêu cầu về phẩm chất chính trị được đặt lên hàng đầu. 3.2.2.2. Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, xã hội, pháp luật… Cán bộ quản lý phải có đủ tri thức để hiểu và vận hành được tổ chức do mình quản lý. Sự đầy đủ về tri thức cần thiết giúp cán bộ quản lý hoạt định chiến lược phát triển đúng đắn, biết cách tổ chức thực hiện mục tiêu một cách hiệu quả. Yêu cầu tiêu chuẩn về tri thức đối với các loại cán bộ quản lý là khác nhau. Cán bộ lãnh đạo đòi hỏi tri thức toàn diện và khái quát. Cán bộ tham mưu đòi hỏi tri thức chuyên ngành sâu. Cán bộ điều hành đòi hỏi tri thức hẹp hơn và chủ yếu là kỹ năng. 88
3.2.2.3. Tiêu chuẩn về năng lực cá nhân Cán bộ quản lý phải là người có khả năng quan sát nắm bắt được vấn đề, tìm cách giải quyết được vấn đề một cách tốt đẹp nhất. Ngoài ra, CBQL còn hải bao quát được các nhiệm vụ từ tổng thể đến chi tiết để tổ chức cho hệ thống hoạt động đồng bộ có hiệu quả trên cơ sở tổ chức khoa học lao động, sử dụng đúng tài năng từng người, biết động viên con người, biết xử lý tốt các mối quan hệ ở trong và ngoài hệ thống. Tổng kết lại, CBQL phải có năng lực nhận thức, thiết kế, tổ chức và lãnh đạo con người. 3.2.2.4. Tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức và tác phong Cán bộ quản lý phải có đạo đức, tác phong phù hợp với yêu cầu của tổ chức mà họ quản lý. Đạo đức của CBQL làm nên uy tín của họ trước những người dưới quyền. Một CBQL có đạo đức kém thường hiệu suất công tác thấp. Tác phong thể hiện qua phương thức ứng xử và quan hệ con người. Người CBQL có đạo đức tốt, có tác phong hòa hợp với cương vị sẽ thu được thiện cảm và niềm tin của người dưới quyền, nhờ đó hiệu lực lãnh đạo được nâng cao hơn nhiều. Càng ở cương vị cao, đạo đức và tác phong càng trở thành yêu cầu quan trọng, nhất là đối với cán bộ quản lý các tổ chức chính trị, xã hội. BÀI TẬP 1. Nêu tên 1 tổ chức mà bạn quan tâm? 2. Mục đích, mục tiêu của tổ chức đó là gì? 3. Hãy xác định các hoạt động cơ bản của tổ chức đó? 4. Việc thực hiện các hoạt động đó bộc lộ những điểm mạnh và yếu như nào? 5. Vai trò của nhà quản lý trong các hoạt động đó? Nhà quản lý cần làm gì để hoàn thiện tổ chức tốt hơn? 89
CHƯƠNG 4. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 4.1. Khái niệm và vai trò của thông tin 4.1.1. Khái niệm thông tin trong quản lý a. Dữ liệu và thông tin Bất kỳ một người sử dụng thông tin nào cũng cần phân biệt khái niệm lữ liệu và thông tin. Dữ liệu hoàn toàn khác với thông tin. Dữ liệu là những tin tức ở dạng thô, chưa được xử lý. Dữ liệu chính là những nguyên liệu đầu vào đề từ đó tạo ra thông tin. Còn thông tin là những dữ liệu đã được xử lý và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định. Ví dụ để ra quyết định về phương pháp chữa bệnh cho một bệnh nhân, bác sĩ phải có những dữ liệu về sức khỏe, trong những dữ liệu đó, những dữ liệu được đánh giá là có ích cho việc chân đoán bệnh và phương pháp điều trị được coi là thông tin. Như vậy dữ liệu là nguồn gốc của thông tin. Dữ liệu có thể tồn tại dưới nhiều dạng như các tín hiệu vật lý, các số liệu hay các ký hiệu. Các dữ liệu này sẽ trở thành thông tin nếu được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định của các chủ thể kinh tế - xã hội. Cơ sở đữ liệu là các dữ liệu được ghi lại trên tập hợp các bản ghi hay các tệp có liên quan với nhau, được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, đặt dưới sự quản lý của chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau theo các mục đích khác nhau. Cơ sở dữ liệu lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn khi cần có thể xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin. Nói chung, thông tin là một khái niệm rất rộng, được nhiều nghành khoa học quan tâm nghiên cứu và có nhiều cách hiểu khác nhau. Khoa học quản lý nghiên cứu thông tin với tư cách là một phạm trù quản lý. Dưới góc độ quản lý, quan niệm về thông tin được hiểu ở cấp độ cụ thể hơn như một nội dung hoạt động của quản lý giúp cho việc cung cấp nguyên liệu để ra quyết định và truyền đưa các quyết định quản lý, các thông điệp quản lý trong nội bộ hệ thống quản lý cũng như giữa hệ thống và môi trường. Dưới góc độ khoa học quản lý, có thể định nghĩa thông tin như sau: thông tin là những thông điệp, tin tức được truyền tải từ người gửi đến người nhận nhiệm vụ, chức năng quản lý mà người nhận phải hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp nhằm giúp chủ thể quản lý ra các quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, thực hiện các mục tiêu quản lý. Như vậy, thông tin quản lý phải gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lý. Mọi thông tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và đạt được mục tiêu quản lý. Ngược 90
lại, bất cứ một quyết định quản lý nào cũng phải chứa đựng thông tin và sản phẩm của quyết định quản lý cũng là thông tin. b. Thông tin trong quản lý Trong quản lý tổ chức, thông tin được sử dụng cho mục đích ban hành những quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Vì vậy, thông tin được định nghĩa là những dữ liệu mới được thu nhận, được hiểu và ngầm đánh giá là có ích cho việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quá định quản lý tổ chức. Các dữ liệu phản ánh thực tế các giao dịch hàng ngày trong tô chứa và những thay đổi từ môi trường bên ngoài. Trong khi nhiều dữ liệu bên ngoài có thể sử dụng luôn cho việc ra quyết định như báo cáo của các ngận hàng thương mại, các đữ liệu về biến động kinh tế, thì hầu hết các dữ li bên trong chỉ có ích khi chúng được thu thập và xử lý phù hợp với nhu cày sử dụng thông tin. Những dữ liệu về các sự việc hay hiện tượng của một hệ thống nà đó chỉ có thể trở thành thông tin'cho việc ra quyết định quản lý khi đản bảo những điều kiện sau: Được hiểu và được giải thích. Đây là điều kiện cần đáp ứng trướ nhất nếu một dữ liệu nào đó muốn trở thành thông tin. Chúng ta không thê đánh giá dữ liệu đó có ích hay không nếu chúng ta không thể hiểu chúng. Có ích đối với việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý tổ chức. Theo điều kiện này, mặc dù nhiều dữ liệu có thể được hiểu và giải thích, đã được phân tích và xử lý thì vẫn không được gọi là thông tin nếu chúng không được đánh giá là có ích cho về ra quyết định. Ví dụ, trên một danh bạ điện thoại của một thành phố có đây đủ các đứ liệu về các doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn. Một doanh nghiệp vấn kế toán kiểm toán muốn quảng bá về dịch vụ tư vấn kế toán kiêm to của mình sẽ cần những dữ liệu về địa chỉ, trang web, email của các doanh nghiệp trên danh bạ nhằm xây dựng và thực hiện một chương trình quảng bá về dịch vụ tư vấn kế toán kiểm toán. Những dữ liệu về doanh nghiệp danh bạ sẽ trở thành thông tin đối với doanh nghiệp tư vấn này. Hay một ví dụ khác, các số liệu điều tra nông nghiệp và phát triển nông thôn qua các năm là những dữ liệu sẵn có trên trang web của Tổng cục thống kê. 91
4.1.2. Đặc trưng của thông tin quản lý Thông tin không phải là vật chất, nhưng nó tồn tại nhờ “vỏ vật chất”, tức là vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi…). Chính vì vậy, thường xảy ra hiện tượng: cùng một vật mang thông tin như nhau nhưng người nhận tin có thể thu lượm được những giá trị khác nhau tuỳ thuộc vào trình độ và vấn đề mà họ quan tâm. Thông tin trong quản lý có số lượng lớn vì tính chất đa dạng và phong phú của hoạt động quản lý, bởi vậy, mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ chức đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin. Thông tin trong quản lý phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý. Trong một tổ chức tồn tại các cấp quản lý khác nhau. Do dó, việc tiếp nhận và xử lý thông tin cũng như sử dụng nó đối với các cấp quản lý khác nhau là có sự khác biệt. Nói cách khác, không thể có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận, xử lý và sử dụng thông tin của các cấp quản lý và của các thành viên trong tổ chức. 4.1.3. Vai trò của thông tin trong quản lý Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu. Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện ở những nội dung cơ bản sau: - Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:  Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định  Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức  Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.  Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý - Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng các phương diện sau: 92
+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền + Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực + Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác + Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức - Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau: + Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viênCung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức + Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả - Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra + Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện: + Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra + Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn + Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường. 4.1.4 Các loại thông tin trong quản lý - Theo nguồn thông tin Thông tin bên trong là thông tin xuất hiện bên trong tô chức. Những thông tin này phản ánh tình hình về chiến lược, cơ câu, văn hóa, các hoạt động và nguồn lực của tổ chức. Thông tin bên ngoài là thông tin xuất hiện từ môi trường của hệ thông. Nó phản ánh tình hình diễn ra bên ngoài hệ thống. Thông tin về môi trường kinh tế vĩ mô là thông tin bên ngoài của các tổ chức kinh tế, Thông tin về nợ công của các nước trên thế giới đều là những thông tin bên ngoài đôi với quản lý kinh tế - xã hội ở Việt Nam. Ngày nay, 93
trong bỗi cảnh toàn câu hoá và hội nhập kinh tế thì những thông tin bên ngoài ngày càng có ý nghĩa quan trọng, nhất là trong quản lý nhà nước. - Theo cách tiếp nhận thông tin Thông tin có hệ thống là thông tin đưa đến cho người nhận theo chu kỳ định trước như báo cáo tháng, quý, năm. Đây là loại thông tin chủ yếu trong tổng số thông tin được thu thập và cung cấp. Thông tin có hệ thống có vai trò tạo ra sự ổn định cho hệ thống. Thông tin không có hệ thống là những thông tin được đưa đến cho người nhận một cách ngẫu nhiên. Những thông tin này có liên quan đn những sự kiện không xảy ra thường xuyên theo định kỳ. - Theo hình thức thể hiện Thông tin bằng văn bản thể hiện qua các văn bản, bằng chữ, bằng đồ thị nhự tài liệu, văn kiện, biểu đồ, Loại thông tin này chiếm tỉ trọng lớn trong dòng thông tin quản lý. Thông tin loại này có độ tin cậy cao, là hình thức thông tin chủ yếu Thông tin phi văn bản là thông tin được thể hiện qua lời nói, qua cá tín hiệu của các giác quan. Thông tin loại này chiếm tỉ lệ thấp trong dòng thông tin quản lý, độ tin cậy thấp, dễ bị sai lệch. - Theo kênh thu nhận Thông tin chính thông là thông tin được thu thập và cung cấp có nội đung, thời gian, địa chỉ cung cấp được quy định trước. Các báo cáo của cơ sở, Bộ ban ngành địa phương hàng tháng, hàng quý, hàng năm... là ví dụ về loại thông tin này. Loại thông tin chính thống có vai trò đảm bảo những thông tin cần thiết cho hệ thống quản lý. Mỗi chức danh quản lý, mỗi cơ quan đều có nhu cầu về thông tin để đảm bảo các cá nhân và tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý Thông tin không chính thống là thông tin chủ thê quản lý không thể nhận được qua các kênh chính thức, mà phải qua kênh khác như qua đợt điều tra xã hội về nguyện vọng của người dân, về uy tín của cán bộ lãnh đạo, v.v. Thông tin tình báo có thê xếp vào loại thông tin này. - Theo nội dung Thông tin khoa học - kỹ thuật là những thông tin về công nghệ mới về kết quả nghiên cứu khoa học, về những dự báo phát triển khoa học - kỹ thuật. 94
Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh nguồn lực, kết quả hoạt động kinh tế và diễn biến của các loại thị trường. Thông tin chính trị - văn hoá - xã hội là những thông tin phản ánh tình hình chính trị, văn hoá, xã hội của đất nước, của quốc tế và của tổ chức, v.v. - Theo mức độ xử lý Thông tin sơ cấp là thông tin có được từ sự theo dõi, ghi chép, điều thảo sát trực tiếp. Thông tin này có khối lượng lớn, các nhà quản lý phải có đù thời gian để xử lý theo mục đích sử dụng. Hệ thống thông tin quản lý đảm bảo thu thập các loại thông tin này, xử lý chúng cho những đích sử dụng khác nhau. Thông tin thứ cấp là những thông tin có được trên cơ sở xử lý thông sơ cấp. Các nhà quản lý chủ yếu tiếp cận nguồn thông tin thứ cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình. Thông tin thứ cấp có thể có độ tin thông cao, phụ thuộc nhiều vào hệ thống đảm bảo thông tin, có thể dơ lỗi kỹ thuật, cũng có thể đo chủ quan của những người xử lý và cung cấp thông tin. - Theo hướng truyền thông tỉn Thông tìn từ trên xuống là những thông tin từ cấp quản lý cao đến các quản lý thấp, đây thường gọi là thông tin mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định. Thông tin loại này rất cần trong quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Các văn bản của Quốc Hội, Chính phủ đưa đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan khác, một quyết định mới của Bộ trưởng bộ Giáo dục & Đào tạo đến các trường đại học hay mệnh lệnh của giám đốc doanh nghiệp cho các bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp là những ví dụ minh họa. Thông tin từ dưới lên là những thông tin từ cấp quản lý cấp đưới đến cấp quản lý cấp cao hơn, phản ánh tình hình thực hiện các quyết định quản lý, tình hình môi trường của hệ thống. Đây là dòng thông tin phản hồi, cung cấp nguyên liệu cho những quyết định điều chỉnh nhằm đảm bảo hoạt thông tin của hệ thống vận động theo đúng hướng đã định. Thông tin ngang là những thông tin được truyền đi theo cùng cấp, có ý nghĩa trong quá trình phối hợp hành động giữa các bộ phận quản lý trong hệ thông, Thông tin giữa các Bộ trong chính phủ, giữa các đơn vị, phòng, ban trong tô chức là thông tin ngang. 95
Thông tin hỗn hợp: các thông tin vừa cung cấp theo hệ thống thứ bậc, vừa cung cấp theo chiều ngang, thường là dưới hình thức trao đổi. Trao đổi thông tin nhằm đây nhanh các dòng thông tin; tạo sự hiểu biết lẫn nhau tốt hơn ngiữa các bộ phận của tổ chức và do đó tạo điều kiện cho mục tiêu của tổ chức. 4.2 Đảm bảo thông tin cho quản lý 4.2.1. Hệ thống thông tin a. Khái niệm Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. Đầu vào Trong hệ thống thông tin, đầu vào (input) thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống. Ví dụ, trước khi tính và in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu thập và nhập vào hệ thống số giờ công lao động của mỗi nhân viên; trong một trường đại học, các giảng viên phải trả điểm thì mới có sơ sở để tính điểm tổng kết và gửi điểm thi cho các sinh viên. Đầu vào có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trong bất cứ hệ thống nào, dạng của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn. Trong khi ở hệ thống tính lương, đầu vào là thẻ thời gian của các nhân viên thì ở hệ thống điện thoại khẩn cấp, một cú điện thoại gọi đến được coi là đầu vào. Cũng như vậy, đầu vào của một HTTT Marketing có thể là các kết quả điều tra thị trường hoặc phỏng vấn khách hàng. Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể được thực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự động hoàn toàn. Việc nhập các chứng từ vào máy tính bằng bàn phím là hình thức nhập liệu thủ công, nhưng việc quét mã số mã vạch của hàng hóa trong một siêu thị thì lại là hình thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS. Việc chuyển dữ liệu vào hệ thống thông qua mạng được coi là hình thức nhập liệu tự động. Không phụ thuộc vào cách nhập liệu, tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo có được thông tin đầu ra như mong muốn. Xử lý Trong một HTTT, xử lý (processing) là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành các thông tin đầu ra hữu ích. Quá trình này có thể bao gồm các thao tác tính toán, so 96
sánh và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này. Quá trình xử lý có thể được thực hiện thủ công hay với sự trợ giúp của các máy tính. Đầu ra Trong một hệ thống thông tin, đầu ra (output) thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích thông thường ở dạng các tài liệu và báo cáo. Đầu ra của hệ thống có thể là các phiếu trả lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý hay thông tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng và các cơ quan nhà nước. Trong một số trường hợp, đầu ra của hệ thống này lại là đầu vào của hệ thống khác. Ví dụ, đầu ra của hệ thống xử lý đơn hàng có thể là đầu vào của hệ thống thanh toán với khách hàng; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này có thể là đầu vào của hệ thống nhập hàng của bộ phận khác. Kết quả đầu ra có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau, ví dụ trong hệ thống máy tính thì máy in và màn hình thường là những thiết bị ra chuẩn; việc đưa kết quả ra cũng có thể được thực hiện thủ công bằng tay (ví dụ các báo cáo và tài liệu viết bằng tay). Thông tin phản hồi Trong một HTTT, thông tin phản hồi (feedback) là kết quả đầu ra được sử dụng để thực hiện những thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạt động xử lý của hệ thống. Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần thực hiện việc hiệu chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một tiến trình công việc. Ví dụ, khi nhập số giờ công lao động trong tuần của một nhân viên nhầm 40 thành 400 thì hệ thống tính lương sẽ xác định được giá trị này nằm ngoài khoảng giá trị cho phép (chỉ được phép từ 0 đến 100) và đưa ra một thông báo lỗi như một thông tin phản hồi và thông tin này sẽ được sử dụng để kiểm tra lại và hiệu chỉnh số liệu đầu vào về giờ công lao động cho đúng là 40. 4.2.2. Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) a. Khái niệm Hiện nay, MIS có thể được tiếp cận theo nhiều góc độ khác nhau. Theo quan điểm của các chuyên gia công nghệ thông tin, MIS là một mạng lưới máy tính nhằm phối hợp việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin. MIS cũng có thể hiểu là tập hợp các phương tiện, các phương pháp và các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo cho việc thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho quản lý. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và 97
các thiết bị được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định. Các hệ thống thông tin quản lý được phát triển bắt đầu từ thập niên 60 nhằm cung cấp các báo cáo quản lý. Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý ở các cấp độ của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức. Ở chương này, chúng ta chủ yếu tập trung vào tầm quan trọng của việc đảm bảo những thông tin (về mặt thời gian, địa điểm và hình thức) cho việc xác định đúng vân đề và giải quyết tốt các vấn đề trong quá trình quản lý tô chức. Việc xem xét hệ thống thông tin quản lý như một phương tiện đê sản xuât thông tin không phải là mục tiêu của môn học này. Sự tập trung vào quyết định là cơ sở cho việc thiết kế và vận hành MIS. Hệ thông thông tin là một phương tiện để chuyển đổi những dữ liệu thành thông tn cho việc ra quyết định, Sự thay đổi trong hành vi ra quyết định là cơ sở đê phân biệt đữ liệu và thông tin. Quá trình Các Dữ liệu Quá trình xử lý của quyết sử dụng MIS định Hình 4.2. Hệ thống thông tin tập trung vào quyết định Như vậy, MIS khác với một hệ thống xử lý dữ liệu. Sự liên quan mật thiết với hoạt động quản lý và sự tương tác giữa các chuyên gia thông tỉn và các nhà quản lý là đặc trưng thể hiện những thành công trong thiết kế MIS. Từ đó chúng ta có thể hiểu M1S là một hệ thông chuyển đổi các dữ liệu từ môi trường bên trong và môi trường bên ngoài tổ chức thành thông tin, đông thời truyền những thông tin này theo hình thức phù hợp tới các nhà quản lý ở tất cả các cấp, ở tất cả các chức năng nhằm đảm bảo cho việc ra quyết định của các nhà quản lý trong lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát một cách hiệu quả và kịp thời. môn trong một lĩnh vực xác định, dùng để trợ giúp cho những người không chuyên nghiệp khi họ phải giải quyết các vấn để thuộc lĩnh vực này. Các hệ chuyên gia thường chứa một cơ sở kiến thức, được diễn đạt dưới dạng một loạt các quy tắc nếu/thì và một 98