Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật, được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Kỹ năng soạn thảo trình bày ememo, email, tin nhắn; thực hành soạn email tư vấn. Mời các bạn cùng tham khảo!
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật - Phạm Thị Cẩm Ngọc
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG
KHOA LUẬT
Bộ môn Pháp luật Công
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN
BẢN TƯ VẤN PHÁP LUẬT
(DRAFTING LEGAL
ADVICE SKILL)
MÃ MÔN HỌC: E01041
PHẠM THỊ CẨM NGỌC (LLM)
- A. KỸ NĂNG SOẠN THẢO TRÌNH BÀY E-
MEMO, EMAIL, TIN NHẮN
1. E-MEMO
Quy trình và 2. EMAIL
kỹ năng soạn 3. TIN NHẮN
C3 thảo các loại B. THỰC HÀNH SOẠN EMAIL TƯ VẤN
văn bản
- ▪ Có thể dùng thay thế cho Thư tư vấn truyền
thống (gửi bản cứng cho KH)
▪ Giá trị pháp lý, trách nhiệm của luật sư đối
với nội dung tư vấn là như nhau
A. KỸ NĂNG SOẠN ▪ Giúp tiết kiệm thời gian, đáp ứng nhanh
THẢO TRÌNH BÀY chóng yêu cầu, vướng mắc của KH
E-MEMO, EMAIL, ▪ Hình thức tư vấn mới – được áp dụng khá
TIN NHẮN phổ biến và được LS-KH thỏa thuận đồng ý.
▪ Vẫn phải đảm bảo sản phẩm viết rõ ràng,
chính xác, đúng và phải tuân thủ những quy
ước viết chính thống, lịch sự.
- 1. E-MEMO
1.1 Người đọc/người nhận (Audience)
▪ Đồng nghiệp, cấp trên trong công ty luật/ phòng pháp
chế của DN (yêu cầu tra cứu pháp lý và phân tích vấn
đề pháp lý)
▪ Khách hàng
Lưu ý: dù người đọc/ người nhận là ai thì nguyên tắc
chung là KHÔNG được viết tóm gọn, dùng câu từ thân
mật hoặc từ viết tắt. Luôn giữ cách trình bày, cách dùng
từ, hành văn chuyên nghiệp.
- 1. E-MEMO
1.2 Mục đích
▪ Đánh giá vụ việc (gửi cho LS cấp trên)
▪ Tư vấn cho khách hàng
▪ Văn bản khác (ví dụ: thư than phiền, trả lời câu hỏi
ngắn, hợp đồng v..v)
1.3 Hình thức (Đều chuyển đi bằng email)
▪ Short E-Memo (trả lời trực tiếp câu hỏi trên cover
email0
▪ The more formal memo (thay vì gửi thư tư vấn (bản
cứng) thì sẽ đính kèm file thư tư vấn vào email để gửi
cho người nhận)
- 1. E-MEMO
1.3 Hình thức
▪ Short E-Memo (trả lời trực tiếp câu hỏi trên cover email). Sử
dùng hình thức này cho những vấn đề pháp lý đơn giản,
phạm vi phân tích hẹp. Ngoài ra, do khối lượng từ ngắn hơn
thư tư vấn thông thường nên LS phải chắt lọc nội dung, phần
phân tích cần được trình bày những nội dung tinh túy nhất.
▪ The more formal memo (thay vì gửi thư tư vấn (bản cứng)
thì sẽ đính kèm file thư tư vấn vào email để gửi cho người
nhận)
1.4 Cấu trúc cơ bản của 1 Short E-Memo
a. Câu/đoạn văn giới thiệu (Introductory sentence or paragraph)
b. Tóm tắt luật/quy định pháp dụng/điều chỉnh (Summary of the
applicable law)
c. Vận dụng luật/quy định vào những sự kiện pháp lý quan trong
để phân tích, giải quyết vấn đề pháp lý. (Application of the law
to the key facts)
- E-Memo
1. Câu/đoạn văn giới thiệu (Introductory sentence or paragraph)
- Xác định câu hỏi của KH/vấn đề KH cần tư vấn
- Xác định nhiệm vụ của mình (tức Luật sư tư vấn)
- Xác định những sự kiện pháp lý quan trọng sẽ sử dụng để trả lời câu hỏi.
- Kết luận của luật sư (đôi khi – tùy LS)
- Bối cảnh vụ việc (tùy trường hợp, xem xét người nhận/người đọc là ai)
2. Tóm tắt luật/quy định pháp dụng/điều chỉnh (Summary of the applicable law)
- Tùy từng vụ việc và vấn đề, LS trình bày 1 câu hoặc vài đoạn văn
- Chỉ cung cấp cho người đọc những thông tin mà họ cần, không nhiều hơn hay ít hơn
- Những quy định nào người đọc cần phải biết? Xác định điều khoản nào quy định trực tiếp
vấn đề cần phải trả lời. Khác với thư tư vấn truyền thống, phần dẫn chiếu quy định pháp
luật của E-Memo sẽ phải chọn lọc quy định giải quyết trực tiếp câu hỏi một cách sắc bén
(tránh dẫn chiều dàn trải những quy định không liên quan)
3. Vận dụng luật/quy định vào những sự kiện pháp lý quan trong để phân tích, giải quyết
vấn đề pháp lý. (Application of the law to the key facts)
- Đưa ra câu trả lời/kết luận kèm theo lập luận và lý lẽ căn cứ trên cơ sở quy định pháp luật
(có thể dùng phương pháp diễn dịch hoặc quy nạp)
- Một số lưu ý
1 Văn phong (Writing style)
- Tương tự thư tư vấn truyền thống (chuyên nghiệp, sử dụng từ ngữ chính xác, đúng mực)
- Trước khi “Send”, LS phải đặt mình là vào vị trí người đọc để kiểm tra lại nội dung E-Memo
- Tổ chức các đoạn văn một cách hợp lý và logic, không quá dài hoặc quá ngắn
- Sử dụng Roadmap, signpost để kết nối các đoạn văn với nhau.
- Không sai chính tả, trích dẫn sai v…v
2 Bảo mật khách hàng (Client Confidentiality)
- Có thể hiện trong email cũng như file đính kèm trong email là thư tư vấn/ nội dung tư vấn là bảo
mật/rất bảo mật
- Kiểm tra địa chỉ email người nhận cẩn thận trước khi gửi
- EMAIL
Quy cách Email
▪ Địa chỉ email
▪ Tên người gửi email
▪ Tựa đề thư
➢ Thực hành: Điều chỉnh lại tựa đề sau
▪ Xin gửi các anh chị em kế hoạch công tác của tháng ba
▪ Kính gửi Ban giám đốc đề xuất xử lý vụ việc với Công ty
TNHH ABC để cho ý kiến
▪ Em gửi các anh chị biên bản cuộc họp ngày 30 tháng 7
năm 2022 ạ
- EMAIL
Quy cách Email
▪ Phân nhóm người nhận thư bằng các tính năng “to”,
“cc”, “bcc”
▪ To: người nhận chính
▪ Cc: viết tắt của carbon copy. Người được Cc là người
có liên quan, cần biết được nội dung thư gửi đi nhưng
không nhất thiết phải có hành động cụ thể
▪ Bcc: viết tắt của blind carbon copy. Người được Bcc là
người nhận nhưng địa chỉ mail và tên người đó không
xuất hiện trên dòng đ/c email
- EMAIL
Quy cách Email
▪ Cách xưng hô trong Email
➢ Thực hành:
▪ Đối với email gửi ra bên ngoài
▪ Đối với email gửi nội bộ
Vd:
Kính gửi Công ty TNHH X
Kính gửi Quý Khách hàng,
Dear Ms Ngọc,
Gửi chị Tâm,
- EMAIL
Một số lưu ý về nội dung EMAIL
▪ Nội dung Email chỉ nên là những vấn đề cần trao đổi
(hỏi thêm thông tin, cập nhật tình trạng hồ sơ…)
▪ Nếu có nội dung dài, phức tạp thì nên đưa thành văn
bản đính kèm (file attached)
▪ Khi viết nên đi thẳng vào vấn đề
➢ Thực hành:
▪ Như đã trao đổi qua điện thoại,…
▪ Theo chỉ đạo của Tổng giám đốc, phòng Pháp chế
thông báo đến các đơn vị như sau…
▪ Theo yêu cầu của Quý Công ty tại văn bản số.. Ngày…,
- EMAIL
Một số lưu ý về nội dung EMAIL
➢ Thực hành:
▪ Chúng tôi viết thư này để bày tỏ mong muốn/ý định…
▪ Nhằm có thêm các thông tin cần thiết để đưa ra ý kiến
tư vấn, chúng tôi kính nhờ ông cung cấp…
▪ Về vấn đề tranh chấp giữa Công ty TNHH ABC (Công ty
A) và ông H, chúng tôi xác nhận lại yêu cầu tư vấn của
khách hàng như sau…
- EMAIL
Một số lưu ý về nội dung EMAIL
Trường hợp nôi dung trao đổi khá dài, người viết nên
đánh số, đánh dấu đầu dòng, in đậm nghiêng,… để
phân tách các ý hoặc làm bật nội dung chính
➢ Thực hành: Viết lại đoạn văn này theo yêu cầu trên.
▪ Sau khi nghiên cứu hồ sơ khách hàng cung cấp, chúng
tôi viết thư này mong muốn xác nhận lại yêu cầu tư vấn
của khách hàng và nhờ khách hàng cung cấp thêm một
số thông tin cần thiết. Thứ nhất là Hợp đồng uỷ quyền
giữa ông A và bà B, bên cạnh đó là Hợp đồng đặt cọc
mua bán nhà và ông có đang giữ hợp đồng này không,
ông có được bà B gửi lại tiền nhận cọc không, nếu có
thì khoản tiền này ông đã chuyển lại cho C chưa? Lý do
hợp đồng mua bán nhà bị huỷ là gì ạ?
- EMAIL
Chữ ký trong EMAIL
▪ Chữ ký tự động (danh thiếp)
▪ Mẫu chứ ký email của công ty, tổ chức
➢ Thực hành: Làm chữ ký email bằng email cá nhân
hoặc email sinh viên.
- EMAIL
Một số tính năng trong EMAIL
▪ Forward
▪ Reply
▪ Reply all (cẩn thận)
▪ Mời họp
➢ Thực hành: Làm chữ ký email bằng email cá nhân
hoặc email sinh viên.
- EMAIL
Tip 1: Lưu ý những nguyên tắc bảo mật của nơi
mình làm việc
Tip 2: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp như
trong thư tư vấn truyền thống
Tip 3: Lưu ý cẩn thận khi đột nhiên sử dụng
VIẾT HOA, IN ĐẬM, hoặc sử dụng font chữ
khác biệt có mục đích; âm sắc trong văn phong
của người viết dễ gây phản cảm cho người đọc.
Tip 4: Trước khi gửi (send), phản hồi (reply),
phải đọc lại nội dung email và địa chỉ người
nhận
- EMAIL
Tip 5: Chọn lọc khi gửi file đính kèm có dung
lượng lớn vào email
Tip 6: Đảm bảo dòng “Subject” trong email
phải thể hiện chính xác chủ đề nội dung sẽ
được phân tích trong email
Tip 7: Không copy hoặc forward nội dung email
hoặc file đính kèm email mà không có sự cho
phép của tác giả
Tip 8: Khi còn nghi ngờ, không chắc chắn thì
không được trả lời ngay, cần suy nghĩ kỹ trước
khi gửi.
- Tin nhắn (Text Message)
▪ Trao đổi thuận tiện
▪ Sử dụng cho những cuộc trao đổi ngắn (ví dụ: thay đổi thời
gian họp, nơi họp
▪ Vẫn phải đảm bảo dùng từ ngữ chuyên nghiệp, tránh
những ngôn ngữ như bạn bè thân thiết.
▪ Ưu điểm hơn những cuộc gọi vì sẽ không bị gián đoạn
- 1 Ngôn ngữ pháp lý tiếng Anh
Wordy Edited Wordy Edited
A number of Many In the absence of Without
Because of the fact that Because In compliance with your As requested, as you
request of requested
By means of By In the event that If
By virtue of By, under In favor of For
Despite the fact that Although, even though Despite the fact that Although, even though
During the course of During During the course of During
For the purpose of To For the purpose of To
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
