Bài giảng Phương pháp soạn thảo tài liệu phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

113
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Phương pháp soạn thảo tài liệu phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000 giới thiệu về mục đích yêu cầu đối với hệ thống tài liệu; phân tích nhu cầu về tài liệu; nhận biết nhu cầu về tài liệu; cấu trúc hệ thống tài liệu; một số phương pháp mã hoá tài liệu;... Mời các bạn tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Phương pháp soạn thảo tài liệu phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000

ĐÀO TẠO PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO TÀI LIỆU PHÙ HỢP YÊU CẦU TIÊU CHUẨN ISO 9001:2000 M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:1
MỤC ĐÍCH YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH: LÀ PHƯƠNG TIỆN ĐỂ QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG YÊU CẦU: ĐƠN GIẢN: * VỪA ĐỦ, RÕ RÀNG, NGẮN GỌN, CÓ KHẢ NĂNG THỰC THI; * NGUYÊN TẮC KISS: (KEEP IT SIMPLE AND STRAIGHTFORWARD) DỄ KIỂM SOÁT DỄ TRUY TÌM, DỄ THẤY, DỄ LẤY, DỄ SỬ DỤNG CÓ CẤU TRÚC KHOA HỌC M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:2
PHÂN TÍCH NHU CẦU VỀ TÀI LIỆU BAO NHIÊU TÀI LIỆU? NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN: CÂN ĐỐI GIỮA: TÀI LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ NĂNG LỰC NHÂN SỰ CHẤT LƯỢNG Đ Ể: HIỂU KỸ VẤN ĐỀ; VÀ TRÁNH DƯ THỪA, LÃNG PHÍ * MỨC ĐỘ CHI TIẾT CỦA CÁC TÀI LIỆU PHẢI TƯƠNG ỨNG VỚI NĂNG LỰC * TRÁNH TÌNH TRẠNG QUÁ NHIỀU TÀI LIỆU KHI NĂNG LỰC CÓ THỂ ĐẢM BẢO HTCL HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ. M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:3
NHẬN BIẾT NHU CẦU VỀ TÀI LIỆU ĐỂ BIẾT MỘT QUY TRÌNH CÓ THỰC SỰ CẦN THIẾT CHO HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ HAY KHÔNG VÀ KHI NÀO PHẢI BIÊN SOẠN MỘT QUY TRÌNH TA CÓ THỂ CĂN CỨ TRÊN: YÊU CẦU CỦA CÁC CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN, YÊU CẦU CỦA ĐỐI TÁC HOẶC CỦA KHÁCH HÀNG YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN ÁP DỤNG LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ MỨC ĐỘ ẢNH HƯỞNG CỦA CÁC QUÁ TRÌNH ĐẾN KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ MỨC ĐỘ PHỨC TẠP CỦA CÔNG VIỆC HOẶC HOẠT ĐỘNG MỨC ĐỘ SAI LỖI CỦA NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỰ CẦN THIẾT CHO VIỆC ĐÀO TẠO NHÂN SỰ MỚI GIÁ TRỊ GIA TĂNG MÀ TÀI LIỆU ĐEM LẠI M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:4
NHẬN BIẾT NHU CẦU BAO NHIÊU TÀI LIỆU? Tài liệu nhiều, chi tiết LÃNG PHÍ, PHÙ HỢP QUAN LIÊU GIẤY TỜ KHÔNG PHÙ HỢP, TÀI LIỆU KHÔNG ĐẢM BẢO HOẠT ĐỘNG PHÙ HỢP CÓ HIỆU LỰC CỦA HỆ THỐNG Thấp Năng lực cao M·: SL75Q04 Mã: SL75Q04Rev.0 Rev.0 Slides ®µo t¹o ạ Slides đào t so¹n th¶o o soạ v¨n n thả o vb¶n theo ăn bả ISO 9001: 2000 n theo ISO 9001: 2000 Trang:5 Trang:14
NHẬN BIẾT NHU CẦU HOẠCH ĐỊNH CẤU TRÚC TÀI LIỆU (CÁC TÀI LIỆU VÀ SỰ KẾT NỐI GIỮA CHÚNG) VIỆN DẪN THAM KHẢO CHÍNH SÁCH/ MỤC TIÊU SỔ TAY CHẤT LƯỢNG THỦ TỤC VÀ CÁC KẾ HOẠCH CHẤT LƯỢNG CÁC TÀI LIỆU TỔ CHỨC TỰ XÁC ĐỊNH CẦN CÓ (HƯỚNG DẪN, TÀI LIỆU KỸ THUẬT...) BIỂU MẪU M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:6
CẤU TRÚC HỆ THỐNG TÀI LIỆU  Tiêu chuẩn Việt nam STCL  Tiêu chuẩn ngành  Yêu cầu của khách hàng Thủ tục/  Quy định pháp luật Quy định +  Sách tham khảo/ hướng dẫn  Catalogue HD/ Tiêu chuẩn ..... TÀI LIỆU NỘI BỘ TÀI LIỆU BÊN NGOÀI M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:7
YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG TÀI LIỆU Là công cụ để định hướng và duy trì hệ thống chất lượng. Số lượng không hạn chế, tuỳ thuộc quy mô HTQLCL ( 7) Thuận tiện khi sử dụng (dễ truy cập, dễ bảo quản, dễ phân phối) Tất cả các tài liệu phải được phê duyệt trước khi sử dụng 1. Hình thức Thống nhất, dễ nhận biết Tên gọi rõ ràng, phản ánh được nội dung bên trong Đẹp mắt Chữ viết dễ đọc, có chia đoạn, phân chương, khuyến khích sử dụng hình ảnh. Sử dụng khổ giấy sao cho thuận tiện trong việc sao chụp và lưu giữ ( A3) 2. Nội dung Tương ứng với các quá trình của HTQLCL Có sự nối kết giữa các tài liệu, nhưng tránh trùng lặp Phù hợp với hoạt động thực tế và đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 Mạch lạc, có logic, mang tính hỗ trợ (hướng dẫn ) cho người thực hiện công việc Linh hoạt, đảm bảo phù hợp với đa số các trường hợp 3. Ngôn ngữ Văn viết Từ ngữ phải phù hợp với văn hoá của tổ chức, phù hợp với đối tượng sử dụng tài liệu M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:8
YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỘT TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG TÀI LIỆU 1. CẤU TRÚC MỤC ĐÍCH PHẠM VI ÁP DỤNG TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐỊNH NGHĨA (NẾU CẦN) TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN NỘI DUNG CHÍNH (LƯU ĐỒ/ BẢNG TÓM TẮT + MÔ TẢ CHI TIẾT) CÁC HƯỚNG DẪN/ PHỤ LỤC, BIỂU MẪU ĐI KÈM 2. HÌNH THỨC TRÌNH BÀY TRANG BÌA (TRANG 1): BIỂU TƯỢNG CỦA TỔ CHỨC; LOẠI TÀI LIỆU; TÊN TÀI LIỆU; MÃ SỐ; KÝ HIỆU LẦN SỬA ĐỔI; NGÀY BAN HÀNH; TRANG/TỔNG SỐ TRANG ; BẢNG THEO DÕI SỰ SỬA ĐỔI ; MỤC LỤC ; CÁC Ô KÝ DUYỆT ; DANH SÁCH PHÂN PHỐI ; PHÂN GHI CHÚ/ NHẮC NHỞ. TRANG NỘI DUNG (TRANG 2 N) : BIỂU TƯỢNG CỦA ĐƠN VỊ ; LOẠI TÀI LIỆU ; TÊN TÀI LIỆU ; MÃ SỐ ; KÝ HIỆU LẦN SỬA ĐỔI ; NGÀY BANHÀNH ; TRANG/ TỔNG SỐ TRANG BIỂU MẪU : BIỂU TƯỢNG CỦA TỔ CHỨC ; TÊN BIỂU MẪU ; MÃ SỐ ; TRANG/ TỔNG SỐ 3. CÁC DẤU HI TRANG (N ỆẦ ẾU C U NH N) ẬN DẠNG LOẠI TÀI LIỆU : SỔ TAY CHẤT LƯỢNG, QUY TRÌNH, HƯỚNG DẪN, TIÊU CHUẨN, PHƯƠNG PHỎP THẨM ĐỊNH,.. TÊN TÀI LIỆU : (QT) KIỂM SOÁT HỒ SƠ, (HD)… M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:9
YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỘT TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG TÀI LIỆU Mã số : chùm chữ và số dùng thay thế cho tên gọi của tài liệu, cho biết nguồn gốc và vị trí của tài liệu đó trong hệ thống tài liệu của tổ chức Lần sửa đổi : cho biết nội dung của tài liệu đã thay đổi bao nhiêu lần so với lần ban hành đầu tiên, từ 0 đến n. Tài liệu mới nhất là tài liệu có lần sửa đổi lớn nhất. Ngày ban hành : ngày tài liệu được chính thức sử dụng và có hiệu lực Các ký hiệu hỗ trợ khác KIỂM SOÁT ĐANG SỬ DỤNG LỖI THỜI CHỈ DÙNG CHO DỰ ÁN ...................................... M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:10
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP MÃ HOÁ TÀI LIỆU Mã số tài liệu được dùng để thay thế cho tên gọi của tài liệu, cho biết nguồn gốc và vị trí của tài liệu đó trong hệ thống tài liệu của tổ chức I/ Các ký tự thường sử dụng ST (QM) : Sổ tay chất lượng TC (SD) : tiêu chuẩn cơ sở QT (PR) : Quy trình CS (QP) : Chính sách chất lượng HD (WI) : Hướng dẫn MT (QO) : Mục tiêu chất lượng BM (F) : Biểu mẫu ...... II/ Phương pháp 1. Theo thứ tự ban hành tài liệu Ä Ký hiệu tài liệu + số thứ tự (01 n) 2. Theo thứ tự các yêu cầu của ISO 9001 Ä Ký hiệu tài liệu + 2 chữ số của yêu cầu trong ISO 9001 + số thứ tự (01 n) 3. Theo thứ tự các tài liệu trong một phòng ban/ đơn vị Ä Ký hiệu tài liệu + viết tắt tên đơn vị soạn thảo + số thứ tự (01 n) 4. Theo thứ tự các quá trình của HTQLCL Ä Ký hiệu quá trình +ký hiệu tài liệu + số thứ tự (01 n) M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:11
M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:12
GIỚI THIỆU VỀ CÁC LOẠI TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:13
SỔ TAY CHẤT LƯỢNG LÀ TÀI LIỆU CÔNG BỐ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG CỦA MỘT TỔ CHỨC; MÔ TẢ, HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG; NHẰM MỤC ĐÍCH: THÔNG BÁO VỀ CHÍNH SÁCH, THỦ TỤC CẢI TIẾN VIỆC TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN GIỮA CÁC BỘ PHẬN, KHU VỰC VÀ CÁ NHÂN GIÚP NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ HƠN DO HIỂU RÕ TRÁCH NHIỆM CỦA MÌNH VÀ CỦA NHỮNG NGƯỜI CÓ LIÊN QUAN; LÀM TÀI LIỆU CHO ĐÀO TẠO ĐỂ NHÂN VIÊN HIỂU ĐƯỢC CÁCH THỨC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ CHỨC; CUNG CẤP TÀI LIỆU LÀM CƠ SỞ ĐỂ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG; CHỨNG MINH CHO KHÁCH HÀNG, TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG; ĐƯỢC SỬ DỤNG NHƯ MỘT CÔNG CỤ MARKETING. M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:14
THỦ TỤC / QUY TRÌNH LÀ TÀI LIỆU MÔ TẢ TẬP HỢP HAY TRÌNH TỰ CÁC CÔNG VIỆC PHẢI LÀM; THỦ TỤC PHẢI MÔ TẢ MỨC ĐỘ CHI TIẾT CẦN THIẾT ĐỂ KIỂM SOÁT CÁC HOẠT ĐỘNG, CÁC MỐI QUAN HỆ TƯƠNG TÁC CỦA CÁC NHÂN VIÊN: QUẢN LÝ, THỰC HIỆN, KIỂM TRA XÁC NHẬN CÔNG VIỆC TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI: LÀM GÌ? AI LÀM? KHI NÀO LÀM? LÀM Ở ĐÂU? LÀM NHƯ THẾ NÀO? (5W + 1H) GIÚP PHỔ BIẾN RỘNG RÃI KINH NGHIỆM VÀ KỸ NĂNG CỦA MỘT SỐ THÀNH VIÊN TRONG TỔ CHỨC; CÓ THỂ NÓI THỦ TỤC LÀ TÀI LIỆU QUI ĐỊNH CÁCH THỨC PHỐI HỢP GIỮA CÁC BỘ PHẬN VÀ THIÊN VỀ MẶT TỔ CHỨC HƠN LÀ KỸ THUẬT. THỦ TỤC CÓ THỂ: NẰM TRONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG; HOẶC ĐƯỢC VIỆN DẪN ĐẾN TRONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:15
HƯỚNG DẪN HƯỚNG DẪN: TRONG KHI THỦ TỤC CÓ THỂ TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI NHƯ: LÀM GÌ? (WHAT)? CÔNG VIỆC ĐÓ AI LÀM (WHO)? KHI NÀO LÀM CÔNG VIỆC ĐÓ? (WHEN)? CÔNG VIỆC ĐÓ LÀM NHƯ THẾ NÀO (HOW)?. CÔNG VIỆC ĐÓ LÀM Ở ĐÂU (WHERE)? TẠI SAO PHẢI LÀM CÔNG VIỆC ĐÓ (WHY)? (5W+1H) HƯỚNG DẪN CHỈ TRẢ LỜI DUY NHẤT “LÀM NHƯ THẾ NÀO?” HOW? THÔNG THƯỜNG: HƯỚNG DẪN NHẰM MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG CHUNG CHO MỘT SỐ THÀNH VIÊN CỦA TỔ CHỨC THỰC HIỆN (CÁC) CÔNG VIỆC GIỐNG NHAU HƯỚNG DẪN LÀ TÀI LIỆU CHI TIẾT HÓA CÔNG VIỆC ĐƯỢC ĐỀ CẬP TRONG THỦ TỤC. M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:16
HƯỚNG DẪN CÁC LOẠI HƯỚNG DẪN: BẢN VẼ SẢN PHẨM, CÁC ĐẶC TÍNH; CÔNG VIỆC THƯỜNG LÀM; CÁC BƯỚC THỬ NGHIỆM (CHO MỘT CÔNG ĐOẠN) HƯỚNG DẪN KIỂM TRA; HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ; CÁC HƯỚNG DẪN CỦA ĐƠN VỊ ... NGUYÊN TẮC: NGẮN GỌN; CHIA THÀNH CÁC BƯỚC NHỎ; ĐẢM BẢO DỄ SỬ DỤNG; DỄ ĐỌC VÀ DỄ LÀM THEO; DỄ TIẾP CẬN; CHÍNH XÁC M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:17
BIỂU MẪU ĐỂ GHI CHÉP THỐNG NHẤT CÁC KẾT QUẢ CÔNG VIỆC ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC VÀ LÀ CƠ SỞ ĐỂ LÀM BẰNG CHỨNG CHO KẾT QUẢ CỦA CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG, BIỂU MẪU TRẢI QUA CÁC GIAI ĐOẠN SAU: BIỂU MẪU LÀ TÀI LIỆU DỮ LIỆU HỒ SƠ CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI BIỂU MẪU: CÓ ĐẦY ĐỦ CÁC Ô VÀ CHỖ TRỐNG ĐỂ GHI CHÉP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC; CÓ CÁC Ô CHỮ KÝ; MÃ SỐ NHẬN DẠNG, NGÀY THÁNG ÁP DỤNG BIỂU MẪU; SỐ TRANG KHI CẦN THIẾT; KHÔNG MƠ HỒ (CÁC Ô ĐỂ GHI CÁC KẾT QUẢ PHẢI RÕ RÀNG, ĐƯỢC HIỂU NHẤT QUÁN) CÁC LƯU Ý: KHÔNG NHẤT THIẾT PHẢI ĐÓNG DẤU THỂ HIỆN TÌNH TRẠNG SOÁT XÉT TRÊN TẤT CẢ CÁC BIỂU MẪU, CHỈ CẦN MỘT BẢN GỐC CÓ DẤU ĐỂ SO SÁNH ĐỐI CHIẾU KHI CẦN THIẾT M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:18
CÁCH THỨC SOẠN THẢO QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CÁC PHƯƠNG ÁN TRÌNH BÀY QUY TRÌNH 1. LƯU ĐỒ; 2. BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3. HÌNH ẢNH 4. DIỄN GIẢI THUẦN TÚY BẰNG LỜI VĂN; 5. PHỐI HỢP GIỮA CÁCH 1 VÀ 4 TRÊN; * BÊN TRÁI: LƯU ĐỒ * BÊN PHẢI: DIỄN GIẢI BẰNG LỜI VĂN 6. PHỐI HỢP CÁCH 1 VÀ CÁCH 4: * CÁC TRANG ĐẦU: LƯU ĐỒ * CÁC TRANG TIẾP THEO: DIỄN GIẢI HOẶC NGƯỢC LẠI (LƯU ĐỒ ĐÍNH KÈM NHƯ PHỤ LỤC) 7. PHỐI HỢP CÁCH 3 VÀ 4: * HÌNH ẢNH XEN LẪN DIỄN GIẢI BẰNG LỜI VĂN LƯU ĐỒ CÓ THỂ TRÌNH BÀY THEO: 1. MỘT CỘT (CÁC TRÁCH NHIỆM LIỆT KÊ THEO DÒNG); 2. NHIỀU CỘT (CÁC TRÁCH NHIỆM KÊ THEO CỘT) M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:19
CÁCH THỨC SOẠN THẢO QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC  CẤU TRÚC CỦA QUY TRÌNH: TRANG BÌA + CÁC Ô KÝ DUYỆT BẢNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI + DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU 1. MỤC ĐÍCH 2. PHẠM VI ÁP DỤNG 3. TÀI LIỆU THAM KHẢO 4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA (NẾU CÓ) 5. TRÁCH NHIỆM HOẶC QUY ĐỊNH CHUNG (NẾU CÓ) 6. NỘI DUNG: BAO GỒM 6.1 LƯU ĐỒ 6.2 DIỄN GIẢI NỘI DUNG CHI TIẾT 7. HỒ SƠ LƯU 8. PHỤ LỤC M·: SL75Q04 Rev.0 Slides ®µo t¹o so¹n th¶o v¨n b¶n theo ISO 9001: 2000 Trang:20