Bài giảng Quản trị truyền thông: Chương 3

12/30/2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

NỘI DUNG

KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG Chương 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP

Tổng quan Tổng quan

Các thành viên trong cuộc họp

Các kỹ thuật hỗ trợ

 GV: Ths. LÊ THỊ NGỌC TIỀN  Bộ môn: Quản trị kinh doanh – Marketing  Email: ltntien@agu.edu.vn

TỔNG QUAN

Thú vị >< Phiền toái?

Thích >< Ghét?

Lý do phải họp

Họp để trao đổi

Lý do phải họp

thông tin

Phân loại cuộc họp

• Cung cấp • Thu thập • Trao đổi

Họp hàng tháng

Họp để kiểm soát

Họp hàng tuần

công việc

Nguyên nhân họp không hiệu quả

Họp công đoàn

Nguyên nhân họp không hiệu quả

KỸ NĂNG HỘI HỌP 2 KỸ NĂNG HỘI HỌP

Họp về an toàn lao động

• Xây dựng kế hoạch • Kiểm soát

Họp báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng; ….

KỸ NĂNG HỘI HỌP 4 KỸ NĂNG HỘI HỌP

12/30/2017

Xây dựng kế hoạch

Kiểm soát

Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu

Điều chỉnh các hoạt động,

Xác định nguồn lực cần thiết thực hiện các hoạt động

nếu cần

Đối chiếu tiến độ công việc so với kế hoạch, chỉ tiêu

Giám sát và đo lường kết quả công việc và hiệu quả sử dụng nguồn lực

Đặt chỉ tiêu cho công việc liên quan

TỔNG QUAN

KỸ NĂNG HỘI HỌP 5 KỸ NĂNG HỘI HỌP 6

Kiểm soát

• Họp chính thức • Họp phi chính

Căn cứ tính chất

thức

Lý do phải họp

Căn cứ

• Họp định kỳ • Họp đột xuất

Phân loại cuộc họp

tần suất

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HỘI HỌP

Căn cứ

Nguyên nhân họp không hiệu quả

nội dung

• Họp theo chủ đề • Ví dụ: họp bàn về kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing…

8 KỸ NĂNG HỘI HỌP 7 KỸ NĂNG HỘI HỌP

12/30/2017

TỔNG QUAN

HỌP ĐỊNH KỲ

Không thông báo trước

Không ý kiến đóng góp giá trị

Lý do phải họp

Không chuẩn bị chương trình làm việc cụ thể

Nguyên nhân

Phân loại cuộc họp

Họp xét thi đua, khen thưởng

Họp hằng tháng của BGĐ và các phòng ban

Họp hàng tuần của các phòng ban

Họp báo cáo tổng kết tình hình

Áp lực ngầm về quan hệ

Không đúng người, đúng việc

Không ai điều khiển

Nguyên nhân họp không hiệu quả

KHÔNG NÊN TRIỆU TẬP CUỘC HỌP NẾU

Những điều cần tránh khi tổ chức họp

Không có mục đích rõ ràng

Không cần ý kiến tập thể

Có thể làm cách khác tốt hơn

Chỉ vì đến định kỳ phải họp

KỸ NĂNG HỘI HỌP 9 KỸ NĂNG HỘI HỌP 10

KỸ NĂNG HỘI HỌP 11 KỸ NĂNG HỘI HỌP 12

12/30/2017

CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP

NỘI DUNG

Người

Chủ tọa

tham dự

Tổng quan Tổng quan

Các thành viên trong cuộc họp

Người

Thư ký

Các kỹ thuật hỗ trợ

tổ chức

Vai trò của từng thành viên? Vai trò của từng thành viên?

Buổi họp phải có mặt đầy đủ các thành viên kể trên? Tại sao? Buổi họp phải có mặt đầy đủ các thành viên kể trên? Tại sao?

CÁC THÀNHVIÊN TRONG CUỘC HỌP

NHẬN XÉT

KỸ NĂNG HỘI HỌP 13 14

KỸ NĂNG HỘI HỌP 15 KỸ NĂNG HỘI HỌP 16

12/30/2017

VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA

TRONG

Điều khiển

Kiểm soát

•Theo dõi kiểm tra thực hiện các thỏa thuận trong cuộc họp

•Mở cuộc họp •Thúc đẩy mọi người tham gia vào cuộc họp •Giải quyết mâu thuẫn •Đưa ra kết luận

•Mục đích và mục tiêu họp? •Quyết định thành phần tham dự •Xây dựng chương trình họp TRƯỚC

TRONG CUỘC HỌP

XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP

Nội dung

Kết thúc

Tiên đoán trước câu hỏi hoặc tranh cãi

Mở đầu

Kiểm soát

Lắng nghe cẩn thận

• Nêu mục đích

• Thống nhất ý

• Đảm bảo đủ nội dung trong thời gian đã hoạch định

• Hướng ý kiến

kiến (biểu quyết)

• Tóm lại các ý

thảo luận theo trọng tâm

kiến

Thông báo tin xấu

• Cung cấp thêm

Xử lý tình huống trong cuộc họp

• Thông báo

Lưu ý người tham dự về thời gian

thông tin cần thiết

cuộc họp tiếp theo (nếu có)

cuộc họp • Hỏi tài liệu • Cho thời gian đọc sơ tài liệu • Xin phép bắt đầu cuộc họp • Mời các thành

• Lời cảm ơn

viên phát biểu

Xử lý tin đồn

• Dự kiến và xử lý các tình huống xảy ra trong cuộc họp

Ứng phó với quan điểm cá nhân

KỸ NĂNG HỘI HỌP 17

19 KỸ NĂNG HỘI HỌP 20

12/30/2017

CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP

Trước khi họp

Trong khi họp

Sau khi họp

Thời gian & địa điểm

Lắng nghe

Nghe lại biên bản

 Mục đích cuộc họp

Ghi chép

 Ai tham dự

Thực hiện công việc được giao

Thu xếp để họp đúng giờ

Phát biểu ý kiến

 Địa điểm, thời gian

Thảo luận

 Thông báo mời họp ra sao

Ghi nhớ thông báo cuộc họp tiếp theo

Đọc tài liệu Chuẩn bị những ý kiến/ câu hỏi

 Chương trình cuộc họp

 Bố trí phòng họp

CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP

CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP

Chương trình họp hàng tháng

PHÒNG BÁN HÀNG

Tháng 2/2014

 Mục đích cuộc họp

Chủ đề chính:………………………………….

Thời gian:………………………………….

 Ai tham dự

Địa đểm:………………………………….

 Địa điểm, thời gian

Chủ tọa:………………………………….

 Thông báo mời họp ra sao

Thư ký:………………………………….

Thành phần tham dự:………………………………….

 Chương trình cuộc họp

Nội dung

Thời gian Người trình bày

 Bố trí phòng họp

3 cách

…………………………..

……………………….

Mục 1

………………………….

……………………….

KỸ NĂNG HỘI HỌP 21 KỸ NĂNG HỘI HỌP 22

KỸ NĂNG HỘI HỌP 23 KỸ NĂNG HỘI HỌP 24

12/30/2017

Bố trí phòng họp Cách 1

Người quan trọng tiếp theo

Chủ tọa

Người quan trọng tiếp theo

Bố trí phòng họp Cách 2

KỸ NĂNG HỘI HỌP 25 KỸ NĂNG HỘI HỌP 26

KỸ NĂNG HỘI HỌP 27 KỸ NĂNG HỘI HỌP 28

12/30/2017

Bố trí phòng họp Cách 3

CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP

Tham khảo chương trình hay nội dung

chính cuộc họp trước;

Ghi nội dung chính xác, khách quan; Không chen vào biên bản các chính kiến, quan điểm của mình khi chưa được thông qua trong cuộc họp;

KỸ NĂNG HỘI HỌP 29 KỸ NĂNG HỘI HỌP 30

KỸ NĂNG HỘI HỌP 31 KỸ NĂNG HỘI HỌP 32

12/30/2017

CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP

BIÊN BẢN HỌP

Cần đầy đủ những nội dung cơ bản

Tiêu đề

Cuối buổi họp: Đọc lại biên bản họp cho mọi người cùng nghe (nếu có yêu cầu)

Chủ đề cuộc họp

Gửi bản sao biên bản họp cho các

Thời gian, địa điểm

thành viên

Tên Chủ tọa, Thư ký

Biên bản họp hàng tháng

BIÊN BẢN HỌP

PHÒNG BÁN HÀNG Tháng 2/2014

Cần đầy đủ những nội dung cơ bản

Chủ đề chính:……………………………………………………….. Thời gian:……………………………………………………….. Địa điểm:……………………………………………………….. Chủ tọa:……………………………………………………….. Thư ký:……………………………………………………….. Thành phần:……………………………………………………….. Vắng mặt:………………………………………………………..

Người tham dự

Mục

Nội dung họp Các quyết định và hành động

Thời gian thực hiện

Người trình bày

Ghi chú/ tiến độ

Mục đích cuộc họp

…………………………………

………………

Những nội dung chính thảo luận trong cuộc họp, ý kiến

…………………………………

………………

…………………………………

………………

Cuộc họp kết thúc lúc…Chữ kí của chủ tọa và thư kí

Cuộc họp kết thúc lúc: ……………… Chữ ký chủ tọa và thư ký

KỸ NĂNG HỘI HỌP 33 KỸ NĂNG HỘI HỌP 34

KỸ NĂNG HỘI HỌP 35 KỸ NĂNG HỘI HỌP 36

12/30/2017

CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ

NỘI DUNG

Tổng Tổng quan quan

Bảng so sánh (Force fields analysis)

Phát ý tưởng

Các thành viên trong cuộc họp

(Brain Storming)

Các kỹ thuật hỗ trợ

Bảng so sánh - Force fields analysis

PHÁT Ý TƯỞNG - BRAIN STORMING

Bảng

Thuận lợi

Khó khăn === ===

=== ===

ĐINH GHIM

Điểm yếu

Điểm mạnh

…… ……

GIẤY LẬT

• Mọi thành viên tham gia tích cực • Không chỉ trích phản bác • Khuyến khích mọi ý tưởng không bình thường • Quan tâm nhiều đến số lượng ý tưởng • Liên kết và phát triển tiếp các ý tưởng….

…… ……

KỸ NĂNG HỘI HỌP 37 KỸ NĂNG HỘI HỌP 38

Nguyên tắc áp dụng

KỸ NĂNG HỘI HỌP 39 KỸ NĂNG HỘI HỌP

12/30/2017

CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ

Tập thể danh nghĩa

Liệt kê thuộc tính

• Nhóm 7-10 người trong bàn họp (không nói chuyện với nhau)

• Mỗi người tự viết ý tưởng của mình,

• Chia vấn đề thành những phần nhỏ

sau đó chia sẽ với nhau

để xem xét

MỘT SỐ KỸ THUẬT KHÁC

• Phát triển danh sách các ý tưởng cải

• Mỗi người trình bày 1 ý tưởng • Thư ký ghi chép tất cả ý tưởng

thiện từng chi tiết nhỏ

MỘT SỐ KỸ THUẬ T KHÁC

KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG CUỘC HỌP

Khi bạn chưa rõ vấn đề trong cuộc họp

Đừng đợi người khác đặt câu hỏi cho bạn

Cách phê bình

Nói quá nhiều

Tránh ngắt lời người khác

Đặt câu hỏi mang tính đóng góp

Chú ý lúc nào bạn nên đặt câu hỏi

Điện thoại

Thái độ mình luôn đúng, cái tôi quá lớn

Mang tính khách quan, không ủng hộ hay phản đối

KỸ NĂNG HỘI HỌP 41 KỸ NĂNG HỘI HỌP 42

KỸ NĂNG HỘI HỌP 43 KỸ NĂNG HỘI HỌP 44

Bài giảng Quản trị truyền thông: Chương 3 - ThS. Lê Thị Ngọc Tiền