Bài giảng Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin (Ngành: Thư viện) - Trường CĐ Cộng đồng Lào Cai

Chia sẻ: Behodethuonglam | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

51
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Bài giảng Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin cung cấp cho người học những kiến thức như: Các loại hình tài liệu; Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin; Đăng ký vốn tài liệu; Tổ chức kho và sắp xếp vốn tài liệu. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin (Ngành: Thư viện) - Trường CĐ Cộng đồng Lào Cai

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG BÀI GIẢNG MÔN HỌC: VỐN TÀI LIỆU VÀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN NGHỀ: THƯ VIỆN (Áp dụng cho Trình độ trung cấp) LƯU HÀNH NỘI BỘ NĂM..................
MỤC LỤC Table of Contents BÀI GIẢNG ............................................................................................................................... Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian 5 giờ .................................................................... 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của các loại hình tài liệu – cơ sở để xây dựng vốn tài liệu thư viện ............................................................................ 2. Nội dung chương: ............................................................................................................... 2.1. Khái niệm:............................................................................................................................ 2.2. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về nội dung................................................. 2.3. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về hình thức............................................ Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin – Thời gian 15 giờ ............................... 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về xây dựng vốn tài liệu - nguồn ực thông tin: Khái niệm, các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu, phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác xây dựng vốn tài liệu. ................................................................................................................. 2. Nội dung chương: ................................................................................................................... 2.1. Khái niệm......................................................................................................................... 2.2. Các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu: ...................................................................... 2.3. Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu ................................................. Chương 3: Đăng ký vốn tài liệu – Thời gian: 21 giờ .................................................................. 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đăng ký vốn tài liệu, hình thức đăng ký, các thao tác đăng ký vốn tài liệu .................................................................................. 2. Nội dung chương: ................................................................................................................... 2.1. Mục đích yêu cầu .............................................................................................................
2.2. Các loại sổ đăng ký tài liệu .............................................................................................. Chương 4: Tổ chức kho và sắp xếp vốn tài liệu – Thời gian: 10 giờ .......................................... 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về tổ chức hệ thống kho tài liệu và các phương pháp sắp xếp vốn tài liệu thư viện. ..................................................................... 2. Nội dung chương: ................................................................................................................... 2.1. Khái quát chung ............................................................................................................... 2.2. Tổ chức kho ..................................................................................................................... 2.3. Sắp xếp tài liệu................................................................................................................. Chương 5: Kiểm kê vốn tài liệu – Thời gian: 8 giờ .................................................................... 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về công tác kiểm kê vốn tài liệu. Phương pháp, hình thức, tổ chức kiểm kê .................................................................................. 2. Nội dung chương: ................................................................................................................... 2.1. Khái quát chung ............................................................................................................... 2.2. Các phương pháp kiểm kê ............................................................................................... 2.3. Các hình thức kiểm kê ..................................................................................................... 2.4. Tổ chức kiểm kê ..............................................................................................................
NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA CỦA TÀI LIỆU GIẢNG DẠY BÀI GIẢNG MÔN HỌC Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Giúp học sinh xác định vai trò, chức năng của thông tin thư mục trong xã hội và thực hành được hoạt động thông tin thư mục. - Về kỹ năng: Giúp học sinh nắm được những lý luận cơ bản của thư mục học; Hiểu được đặc điểm, chức năng của thông tin thư mục. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Có thể tổ chức hoạt động thông tin thư mục trong các loại thư viện khác nhau. Nội dung: Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian 5 giờ 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của các loại hình tài liệu – cơ sở để xây dựng vốn tài liệu thư viện 2. Nội dung chương: 2.1. Khái niệm: 2.1.1. Tài liệu Tại khoản 2 Điều 2 Pháp lệnh Thư viện đã định nghĩa :
"Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản và sử dụng.". 2.1.2. Vốn tài liệu Trong Pháp lệnh thư viện – Điều 3 mục 2: “Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.” 2.1.3. Nguồn lực thông tin Trong lĩnh vực thông tin, thư viện (TTTV) "Nguồn lực thông tin"" (Information Resource"). Nguồn lực thông tin là yếu tố cấu thành nên hoạt động thư viện, đồng thời cũng là yếu tố có tầm quan trọng đặc biệt trong việc thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin, tạo nên chất lượng hiệu quả trong hoạt động thông tin thư viện. 5 Phát triển tài nguyên thông tin chính là các hoạt động nhằm làm tăng thêm nguồn lực thông tin/tài liệu cả về số lượng và chất lượng trên cơ sở nhu cầu người dùng tin. Phát triển NLTT là một dạng hoạt động tất yếu, có ý nghĩa to lớn đến việc phát triển thư viện một cách bền vững. Quá trình phát triển NLTT đòi hỏi phải đầu tư lớn và liên tục. Để làm tốt công việc này, các cơ quan TTTV cần có cách tiếp cận hợp lý, khả thi và kinh tế. 1.1.2. Đặc tính của nguồn lực thô 2.2. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về nội dung 2.2.1 Căn cứ vào mức độ xử lý biên tập nội dung “ Sách chép tay. - Ân phẩm, (sách, ấn phẩm định kì).
-Những tài liệu không phải là ấn phẩm : Microfilm,microfich, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử (CD-ROM, những thông tỉn lưu trữ trong bộ nhổ mạng máy tính). Theo dấu hiệu ỉhời gian xuất hiện và cách thức !ưu trO thông tin - Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép không phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi phim, vi phic). - Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ thông tin bằng phương pháp số. Chủ yếu đó là tài liệu điện tử (CD-ROM, thông tin trên các mạng máy tính, mạng Internet). Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc không chỉ thông tin bằng chính văn mà còn bằng hình ảnh, lời nói. Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có một số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím, chuột... Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông tin chưa cao do các thông tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng, mất mát do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao. Hiện nay, các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ ngày càng nhiều. Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri thức của loài người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn gấp nhiều lần. Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ nhớ chung cho cả nhân loại.
2.2.2 Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin -Tài liệu cấp I : là tài liệu phản ánh trực tiếp kết quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế và sáng tạo khác. - Tài liệu cấp II : là tài liệu phản ánh kết quả xử lí, phân - tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : các tài liệu thông tin - thư mục). - Tài liệu cấp III : là tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví dụ : thư mục củarihư mục). 2.3. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về hình thức 2.3.1 Căn cứ vào chất liệu - Ân phẩm, (sách, ấn phẩm định kì). -Những tài liệu không phải là ấn phẩm : Microfilm,microfich, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử (CD-ROM, những thông tỉn lưu trữ trong bộ nhổ mạng máy tính). Theo dấu hiệu ỉhời gian xuất hiện và cách thức !ưu trO thông tin - Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép không phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi phim, vi phic). - Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ thông tin bằng phương pháp số. Chủ yếu đó là tài liệu điện tử (CD-ROM, thông tin trên các mạng máy tính, mạng Internet).
Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc không chỉ thông tin bằng chính văn mà còn bằng hình ảnh, lời nói. Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có một số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím, chuột... Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông tin chưa cao do các thông tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng, mất mát do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao. Hiện nay, các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ ngày càng nhiều. Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri thức của loài người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn gấp nhiều lần. Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ nhớ chung cho cả nhân loại. 2.3.2. Căn cứ vào hình thức thể hiện thông tin -Tài liệu cấp I : là tài liệu phản ánh trực tiếp kết quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế và sáng tạo khác. - Tài liệu cấp II : là tài liệu phản ánh kết quả xử lí, phân - tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : các tài liệu thông tin - thư mục). - Tài liệu cấp III : là tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví dụ : thư mục củarihư mục).
2.3.3. Căn cứ vào hình thức xuất bản - Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép không phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi phim, vi phic). - Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ thông tin bằng phương pháp số. Chủ yếu đó là tài liệu điện tử (CD-ROM, thông tin trên các mạng máy tính, mạng Internet). Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc không chỉ thông tin bằng chính văn mà còn bằng hình ảnh, lời nói. Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có một số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím, chuột... Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông tin chưa cao do các thông tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng, mất mát do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao. Hiện nay, các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ ngày càng nhiều. Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri thức của loài người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn gấp nhiều lần. Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ nhớ chung cho cả nhân loại.
Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin – Thời gian 15 giờ 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin: Khái niệm, các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu, phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác xây dựng vốn tài liệu. 2. Nội dung chương: 2.1. Khái niệm 2.2. Các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu: 2.2.1. Tìm tài liệu Nghiên cứu thư mục và các mục lục giới thiệu sách Các loại thư mục và mục lục giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục và một số nhà xuất bản khác giúp chúng ta theo dõi ấn phẩm đã xuất bản và phát hành. Từ đó, chúng ta chọn được những cuôn sách tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của bạn đọc mà thư viện chưa có hoặc còn thiếu. Thư mục, mục lục giới thiệu sách là cố’ vấn đắc lực nhất giúp cán bộ thư viện nghiên cứu, đánh giá chất lượng thành phần kho sách, xây dựng kế hoạch bổ sung sách. 2.2.2. Chọn tài liệu Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình phát triển sau này của thư viện. Do vậy, để làm tốt công tác này, cán bộ thư viện phải tiến hành điều tra cơ bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ của thư viện, thành phần
và nhu cầu, hứng thú của bạn đọc (cả hiện tại và tiềm năng). Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu của thư viện trường học, người cán bộ thư viện đặc biệt phải căn cứ vào Danh mục sách tham khảo đưa vào thư viện trường học đã được Bộ duyệt từ năm 2000. Đây là căn cứ quan trọng, chỉ dẫn cho cán bộ thư viện về thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung vào thưviện. 2.2.3. Thu thập tài liệu Là hình thức bổ sung những tài liệu thư viện cần nhưng còn thiếu trong quá trình xây dựng kho hạt nhân, những sách bộ còn thiếu tập, những sách đã có nhưng bị mâì hoặc hư hỏng do quá trình sử dụng... nhằm hoàn thiện kho tài liệu của thư viện. Bổ sung hoàn bị có thể bổ sung những tài liệu mới xuất bản hoặc những tài liệu xuất bản đã lâu nhưng vẫn cần thiết và phù hợp với nhu cầu của bạn đọc. Để bổ sung hoàn bị, xây dựng vốn tài liệu thư viện có chất lượng tốt, cần tiến hành nghiên cứu, lựa chọn lần thứ hai. Lựa chọn lần thứ hai là nghiên cứu vốn tài liệu đã có, xem nó đã phù hợp với mục đích, đối tượng phục vụ của thư viện chưa, xem xét mức độ mà bạn đọc sử dụng chúng. Để làm được điều đó, cán bộ thư viện cần phải : - Nắm được thành phần (nội dung) vốn tài liệu của thư viện. Nắm được yêu cầu của bạn đọc. - Nắm vững các phương pháp phân tích vốn tài liệu.
2.2.4 Thanh lý tài liệu Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho tài liệu, đồng thời với việc bổ sung tài liệu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát hiện và thanh lọc những tài liệu có nội dung sau đây ra khỏi kho sách thư viện : - Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm về quan điểm, lập trường, chịu ảnh hưởng của những trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, đi ngược lại lợi ích của quốc gia, dân tộc. - Những tài liệu có nội dung không phù hợp với yêu cầu của chương trình sách giáo khoa mới, kiến thức đã cũ, lạc hậu. - Những tài liệu đã bị rách nát, hư hỏng trong quá trình sử dụng, không có khả năng tu bổ để sử dụng được nữa. - Một số tài liệu tuy có nội dung tốt, có giá trị khoa học nhất định nhưng không phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của nhà trường, không phù hợp với đôi tượng bạn đọc của thư viện, tài liệu không được luân chuyển. Đối với loại tài liệu này, nhà trường nên tập hợp lại để trao đổi với các thư viện khác. Thanh lọc tài liệu cũng chính là một biện pháp tăng cường chất lượng và nâng cao hiệu quả sử dụng của kho tài liệu trong thư viện. Việc nghiên cứu, chọn lọc để thanh lọc tài liệu đòi hỏi người cán bộ (GV) thư viện phải có trách nhiệm cao, phải đứng vững trên lập trường quan điểm đường lối giáo dục của Đảng, phải có trình độ đánh giá chính xác nội dung, giá trị của từng cuốn tài liệu. Vì vậy, mỗi cán bộ (GV) thư viện phải luôn luôn tự bồi dưỡng, rèn luyện và học tập, không ngừng nâng cao trình độ về mọi mặt để làm tròn nhiệm vụ. Để đảm bảo nguyên tắc quản lí tài sản, khi tiến hành thanh lọc sách ra khỏi thư viện phải được sự đồng ý của lãnh đạo nhà trường, ỉập biên bản xuất sách khỏi kho thư viện, ghi vào phần II của sổ đăng kí tổng quát và ghi vào cột " Ngày và biên bản xuất " trong sổ đăng kí cá biệt. 2.3. Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu 2.3.1. Phân tích tình hình sử dụng vốn tài liệu Là hình thức bổ sung được áp dụng khi bắt đầu xây dựng một thư viện. Cùng với các công việc chuẩn bị khác, thư viện phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng bạn đọc để xây dựng được vôn tài liệu ban đầu - vốn sách hạt nhân của thư viện. Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng tôi thiểu bắt buộc của những tài ỉiệu có giá trị nhất về khoa học, nghệ thuật, đáp ứng đúng quan điểm đường lối giáo dục của Đảng và của nhà nước, phù hợp từng cấp học, bậc học, với đặc điểm tâm sinh ỉí lứa tuổi học sinh và yêu cầu của giáo viên. Kho sách hạt nhân đặc biệt quan trọng và cùng tồn tại, phát triển với quá trình phát triển thư viện nhà trường. Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình phát triển sau này của thư viện. Do vậy, để làm tốt công tác này, cán bộ thư viện phải tiến hành điều tra cơ bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ của thư viện, thành phần và nhu cầu, hứng thú của bạn đọc (cả hiện tại và tiềm năng). Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu của thư viện trường học, người cán bộ thư viện đặc biệt phải căn cứ vào Danh mục sách tham khảo đưa vào thư viện trường học đã được Bộ duyệt từ năm 2000. Đây là
căn cứ quan trọng, chỉ dẫn cho cán bộ thư viện về thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung vào thư viện. Ngoài ra, cán bộ thư viện cũng phải dựa vào các bản thư mục, mục lục của các nhà xuất bản và kế hoạch của họ để chọn những tài liệu cần cho vốn sách hạt nhân, sau đó sẽ bổ sung theo những cách sau : - Mua tại các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách, các cửa hàng sách cũ và có thể mua sách ở trong nhân dân. - Tranh thủ sự giúp đỡ, biếu tặng của các thư viện bạn,các cá nhân, tổ chức khác v.v... Bổ sung ban đầu sẽ kết thúc khi kho hạt nhân đã có đủ các tài liệu cần thiết và thư viện đã có một số điều kiện căn bản cho phép mở cửa để phục vụ bạn đọc. 2.3.2. Phương pháp chung Bổ sung vốn tài liệu là việc làm thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động. Đối tượng của bổ sung hiện tại là những xuất bản phẩm mới được xuất bản trong năm hoặc một vài năm gần đây hiện vẫn có bán trên thị trường. Nếu làm tốt công tác bổ sung hiện tại sẽ đảm bảo cho vốn tài liệu của thư viện phản ánh, cập nhật kịp thời những chuyển biến mới của xã hội, những thành tựu mới của khoa học công nghệ, bổ sung thêm các kiến thức phục vụ yêu cầu giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh. Một số yêu cầu đối với bổ sung hiện tại: - Căn cứ vào bản giới thiệu sách mới hàng năm của Nhà xuất bản Giáo dục và một số’ nhà xuất bản khác để bổ sung đủ các ấn phẩm mới xuất bản có giá trị, phù hợp với đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ của thư viện trường học. “ Bổ sung kịp thời, nhanh chóng, đảm bảo tính thời sự và thông tin của tài liệu. Làm tốt yêu cầu này sẽ tránh tạo ra ■ljllllljl I ll 2.3.3 Phương pháp cụ thể - Mua và đặt mua theo hệ thống xuất bản, phát hành của ngành GD & DT. Nhà trường trực tiếp đặt mua với Phòng GD & ĐT quận (huyện) hoặc Công ti Sách - Thiết bị trường học địa phương. - Đặt mua ở các hiệu sách, siêu thị sách. - Đặt quan hệ trao đổi tài liệu giữa các thư viện trên cùng địa bàn. - Vận động các tầng lớp trong xã hội quyên góp sách cho thư viện nhà trường (thực hiện xã hội hoá công tác thư viện trường học). - Tìm mua lại tại các cửa hàng sách cũ. - Dựa vào hình thức kết nghĩa giữa nhà trường và các cơ quan, đơn vị đóng tại địa phương. - Tổ chức tủ sách vệ tinh bên cạnh kho sách thư viện. Trên đây là một số phương pháp bổ sung phổ biến nhất, cán bộ (GV) thư viện trường học cần căn cứ vào đặc điểm thực tế của từng địa phương để phát hiện ra nguồn và tổ chức những hình thức khai thác các nguồn đó cho thích hợp với thư viện mình. 2.4. Tổ chức công tác xây dựng vốn tài liệu 2.4.1 Lập kế hoạch Công tác bổ sung cần được lập kế hoạch. Kế hoạch giúp cho thư viện chủ động tiến hành bổ sung vốn tái liệu của mình một cách ỉiên tục và có hệ thống. Từ đó, thư viện biết cân phải bổ sung những loại sách nào ? Thuộc lĩnh vực khoa học nào ? Cần
bao nhiêu bản ? (căn cứ vào Danh mục giới thiệu sách mới của Nhà xuất bản Giáo dục và Danh mục sách Bộ GD & ĐT đã duyệt đưa vào thư viện trường học từ năm 2000 đến nay). Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thù cũa mỗi thư viện, có thể chia ra hai loại kế hoạch bổ sung chính : - Kế hoạch bổ sung hiện tại (ngán hạn) Là kế hoạch bổ sung từng học kì và hàng năm của thư viện. Căn cứ phương hướng, nhiệm vụ cụ thể và khoản kinh phí được cấp trong năm học, cán bộ (GV) thư viện xây dựng kế hoạch bể sung. Bô sung ngắn hạn gồm 3 phần : + Liệt kê những nhiệm vụ của công tác bổ sung mà thư viện nhà trường phải hoàn thành trong thời gian quy định của kế hoạch. + Căn cứ vào số kinh phí được cấp và các hợp đồng đặt tài liệu với cơ quan phát hành, ổn định số lượng tài liệu cần thiết. + Liệt kê những nguồn sách cần khai thác. - Kế hoạch bổ sung tương lai (dài hạn, còn gọi là kế hoạch đề mục) Là kế hoạch có tính chát tổng hợp, dựa trên phương hướng phát triển của thư viện trong nhiều năm, xác định mục tiêu chủ yếu và kết quả cần đạt tới của công tác bổ sung. Để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch dài hạn, cán bộ (GV) thư viện phải nắm vững nội dung kho tài liệu, thành phần và số lượng bạn đọc của thư viện hiện tại và dự kiến trong thời gian kế hoạch quy định. Bô' sung dài hạn. gồm 3 phần chính : + Xác định kết quả cần đạt tới của vốn tài liệu thư viện. + Liệt kê những hình thức xuât bản phẩm mà thư viện nhà trường cần có : dự trù số’ lượng cho từng loại xuất bản phẩm. + Tổng ngân sách dành cho công tác bổ sung. 2.4.2 Tổ chức thực hiện - Nghiên cứu thư mục và các mục ỉục gíổi thiệu sách - Các loại thư mục và mục lục giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục và một số nhà xuất bản khác giúp chúng ta theo dõi ấn phẩm đã xuất bản và phát hành. Từ đó, chúng ta chọn được những cuôn sách tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của bạn đọc mà thư viện chưa có hoặc còn thiếu. - Thư mục, mục lục giới thiệu sách là cố’ vấn đắc lực nhất giúp cán bộ thư viện nghiên cứu, đánh giá chất lượng thành phần kho sách, xây dựng kế hoạch bổ sung sách. Cán bộ thư viện phải có sự hiểu biết tương đối toàn diện, sâu sắc chương trình giảng dạy của nhà trường, yêu cầu và nhiệm vụ của ĩhư viện, các nguồn tài liệu mới ; đồng thời phải nắm vững nội dung kho tai ỉiệu thư ựện. lữghièn cứu uắrn vững nôi dung kho tài hậu nhằm mục đích • Mếu thiếu thi sưu tầm, bổ sung thêm. Nếu không phù hơp thì nén cố vế hoạch trao đổi hoặc ỉoại trù ra khỏi kho tài hệu. Do không thể đọc hết tài liệu trong kho. cán bộ thư 'ũệc pnải biết cách nghiên cứu kho tài liệu bằng cách : - Tìm hiểu nội dung tài liệu trong quá trình bổ sung và phục vụ bạn đọc Xem lướt qua hoặc xem nhứng đặc điểm trên trang tên sách, ỉời giới thiệu, muc lục.
- Nghiên cứu và phàn tích số liệu thống kê, sổ đăng kí, báo cao, nhật kí thư viện.. Nghiên cứu kho tài bệu ỉà một quá trình ỉàu dài, là sự tích luỹ và làm quen dần nội dung từng cuốn sách, nắm dần từng bộ phận của kho sách. Chương 3: Đăng ký vốn tài liệu – Thời gian: 21 giờ 1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đăng ký vốn tài liệu, hình thức đăng ký, các thao tác đăng ký vốn tài liệu 2. Nội dung chương: 2.1. Mục đích yêu cầu 2.1.1. Mục đích - Sách, báo, tạp chí trong thư viện trường học là tài sản của Nhà trường. Cho nên, muốn quản ỉí tốt vốn tài liệu thư viện, nhất thiết phải thực hiện đăng kí. Đăng kí tài liệu nhằm biến tài liệu thành một tài sản cố định, là biện pháp để bảo quản tốt tài sản thư viện nhà trường. Thông qua đãng kí tài liệu : ~ Giúp cán bộ thư viện biết rõ hiện trạng vốn tài liệu thư viện (số’ lượng, chất lượng tài liệu trong kho), từ đó đặt ra kế hoạch bổ sung trong từng thời kì. - Giúp thư viện thực hiện chế độ báo cáo kịp thời cho lãnh đạo nhà trường biết rõ tình hình vốn tài liệu -- tài sản của thư viện, từ đó định ra phương hướng đầu tư cho công tác phát triển vốn tài liệu thư viện. 2.1.2. Yêu cầu - Đăng kí tài liệu phải thực hiện đều đặn, thường xuyên, kịp thời. Tài liệu thư viện chỉ có thể đưa ra phục vụ bạn đọc sau kni được đăng ki, đc khăng định, đây chinh là tai san cua thư viện. - Những khoản ghi chép phải đầy đủ, chính xác. - Biểu mẫu, sổ đăng kí phải phản ánh đầy đủ thông tin về tài liệu và phải thông nhất trong toàn ngành. 2.2. Các loại sổ đăng ký tài liệu 2.2.1. Đăng ký tổng quát - Định nghĩa : Sau khi tài liệu mua về được nhập vào thư viện, người cán bộ thư viện phải thực hiện đăng kí tổng quát. Đăng kí tổng quát là đăng kí từng lô tài liệu (đợt tài liệu) nhập vào thư viện theo một chứng từ (hoá đơn mua tài liệu) vào sổ đăng kí tổng quát. Hoá đơn mua tài liệu này được xem là đơn vị đăng kí để vào sổ đăng kí tổng quát. - Ý nghĩa : Đăng kí tổng quát giúp cán bộ thư viện có được những thông tin về : + Tổng số vốn tài liệu hiện có trong thư viện vào từng thời điểm nhất định. + Số lượng vốn tài liệu hiện có theo từng môn loại tri thức hoặc từng loại tài liệu (tài liệu sách giáo khoa, tài liệu tham khảo, tài liệu nghiệp vụ giáo viên) theo quy định của mẫu sổ đãng kí trong thư viện trường học.
+ Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu hiện có trong thư viện, + Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân xuất tài liệu ra khỏi thư viện. - Yêu cầu : + Đăng kí phải được tiến hành thường xuyên, liên tục và phải theo trình tự thời gian tài liệu nhập vào trong thư viện + Sổ đăng kí phải thống nhất trong toàn ngành Giáo dục - Đào tạo. + Khi vào sổ đăng kí phải viêt sạch. sẽ, rõ ràng, tránh nhầm lẫn ; khi tẩy xoá phải báo cáo với lãnh đạo nhà trường và đóng dấu thư viện vào chỗ tẩy xoá. Phải đối chiếu số lượng tài liệu với chứng từ, nếu thấy khác nhau phải báo cáo với câp lãnh đạo và lập biên bản giải quyết. a) Cấu tạo của sổ đăng kí tổng quát Sổ đăng kí tổng quát, gồm 3 phần : - Phần I. Tài liệu nhập vào thư viện. Phần này giúp cho cán bộ thư viện nắm được những thông tin về tình hình tổng quát tài liệu nhập vào thư viện. - Phần ỈL Tài liệu xuất ra khỏi thư viện. Phần này giúp cho cán bộ thư viện biết về số lượng, các loại tài liệu cũng như lí do xuất ra khỏi thư viện (do bị mất mát, hư hại trong quá trình sử dụng, hoặc tài liệu không còn giá trị sử dụng về mặt nội dung v.v...). - Phần IỈL Tổng hợp sự biến động của kho tài liệu hàng quý, hàng năm về tổng số tài liệu nhập, tổng số tài liệu xuất và số hiện còn trong kho của thư viện. b) Phương pháp đăng kí Mỗi hoá đơn chứng từ ghi trên cùng một dòng, đánh số thứ tự hàng năm bắt đầu từ số 1. Cách ghi Phần I : Cột 1 : Ghi ngày tháng đăng kí (ngày vào sổ). Cột 2 : Ghi số thứ tự của lần nhập. Con số này cũng ghi lên chứng từ để biết là đã đăng kí chứng từ này. Cột 3 : Dựa theo chứng từ để ghi nguồn cung cấp của từng lô sách (Sở GD & ĐT cấp, trường tự mua hoặc biếu tặng...). Cột 4 : Ghi số của chứng từ kèm theo. Cột 5 đến cột 9 : Ghi tổng số tài ỉiệu, giá tiền. Chú ý sách biếu và sách mua ghi tách riêng dù có chung 1 chứng từ. Cột đên cột 16 : Ghi toàn bộ ấn phẩm đưa vào sổ đăng kí tổng quát đã được phân loại theo nội dung và ngôn ngữ. Cột 17 : Ghi những sai sót trong khi vào sổ, v.v... - Khi đã ghi hết trang phải tổng cộng lại, ghi số đó sang trang mới tại dòng có chữ "Mang sang". Cuối mỗi học kì, mỗi năm phải cộng các cột ở phần I để biết số lượng, thành phần tài liệu nhập trong học kì, năm ghi vào phần III của sổ đãng kí tổng quát. Cách ghi Phần II : - Các tài liệu xuất ra khỏi thư viện đều phải có biên bản ghi rõ lí do xuất. Mỗi biên bản về tài liệu xuất đều phải ghi rõ nguyên nhân. Hiệu trưởng phải kí tên, đóng dấu xác
nhận vào biên bản. Biên bản tài liệu xuất phải đánh số thứ tự, liên tục tò năm này sang năm khác. Moi biên bản xuất ghi vào1 dòng. - Cách ghi tương tự như ỏ' phần I, trừ các cột ghi lí do xuất - Tổng số tài liệu xuất từng học kì, từng năm phải cộng lại và được ghi vào phần III của số đãng kí tổng quát. Cách ghi Phần IIĨ : ~ Cuối mỗi học kì, cuối năm học, thư viện nhà trường phải tổng kết theo sổ đăng kí tổng quát ở từng phần. Tổng số tài ỉiệu nhập và xuất phải chuyển sang phần IĨI của sổ đăng kí tổng quát. Cộng số còn lại đến hết học kì, năm học với số mới nhập vào, trừ đi số tài liệu xuất trong học kì, trong năm học đó ta sẽ có con số’ đúng về vốn tài liệu của thư viện ở thời điểm tính (tổng số tài liệu, số tài liệu theo từng môn loại khoa học, ngôn ngữ.). Mẫu sổ đăng kí lổng quát Phần I/ Tổng số tài liệu nhập kho Ngà Sô' TỔNG SỐ Sô' NGUỒN y chứng tỉìứ CUNG Tĩanh Băng, Giá vào ỉừ kèm ỉự CẤP Báo ảm bẳn đĩa CO sổ ỉhso Sásh tiền đô' mm,... 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU THEO : b) NGÔN NGỮ PHỤ a) NỘỈ DUNG Sách Sách Sách Sách Các CHÚ Anh Pháp gỉáo nghiệp vụ tham thiếu ngôn khoa 10 (Giáo 11 khảo 12 nhi 13 14 15 ngữ16 17 viên) khác 2.2.2. Đăng ký cá biệt - Định nghĩa Đăng kí cá biệt là đăng kí từng tài liệu (từng cuốn tài liệu cụ thể) nhập vào thư viện. Đơn vị đăng kí cá biệt là một cuốn sách. Dựa vào sổ đăng kí cá biệt cán bộ thư viện có thể biết được các thông tin sau : + Lịch sử hình thành vốn tài liệu của thư viện : tài liệu được bổ sung trong thời gian nào ? tài liệu xuất vì lí do gì ? + Biết giá tiền của từng tài liệu để làm căn cứ tính toán nếu thanh lí tài liệu, hoặc bạn đọc đền bù khi mất mát, hư hỏng. + Là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách. - Nguyên tấc đăng kí cá biệt - Phải đăng kí bằng ngôn ngữ xuâh bản của tài liệu đó. - Mỗi bản sách chỉ được ghi vào một dòng và mang một số đăng kí riêng. Số đăng kí cá biệt chính là số thứ tự của từng dòng trong sổ đăng kí cá biệt. Mỗi trang của sổ đăng kí có 25 dòng. Cứ 5 dòng lại có 1 dòng in đậm nét. Con số cuối cùng của số
đăng kí phải là số’ 5 hoặc 0. Nếu ở dòng cuối cùng có số khác số' 5 hoặc khác số 0 có nghĩa cán bộ thư viện đã đánh số sai. cO đang ki Sổ đăng kí cá biệt có 11 cột, cách ghi như sau : - Cột 1 : "£4gày vào sổ ". Ghi ngày, tháng đăng kí tài liệu. Ngày ghi bằng chữ A-rập, tháng ghi bằng chữ số La Mã, giữa hai con số đó cách nhau dâu gạch chéo ( / ). Ví dụ ngày 1 tháng 5, ta ghi như sau : l/v. - Cột 2 : "Số thứ tự tên sách". - Cột 3 : " Số thứ tự bản sách" Ghi số cá biệt của tài liệu tức là số thứ tự của dòng đầu tiên trong sổ bắt đầu bằng số’ 1. Mỗi cuốn sách có một số đăng kí cá biệt, không cho phép có một số cá biệt trùng nhau. Một tài liệu có nhiều tập, hoặc nhiều bản thì mỗi bản như vậy đều có một số đăng kí cá biệt riêng. Số đăng kí cá biệt được ghi vào trang tên sách và trang 17. Đồng thời nó cũng được dùng để xếp tài liệu trên giá nếu kho tài liệu xếp theo số đăng kí cá biệt. - Cột 4 : "Tác giả và tên sách". Ghi theo quy tắc Tiêu đề mô tả ấn phẩm. Nếu tác giả là tên Việt Nam thì ghi theo thứ tự : Họ - đệm - tên. Tác giả nước ngoài thì ghi họ trước, tên và chữ đệm có thể viết tắt ghi sau. Nếu sách có 2 tác giả thì ghi đủ cả 2. Nếu có 3 tác giả thì ghi tác giả đầu và dâu 3 châm (...). Nếu có 4 tác giả trở lên chỉ ghi tên sách. Sau phần ghi tác giả thì ghi tên tài liệu. Tên sách có thể viết tắt nhưng không được làm mất ý. Nếu tên tài liệu dài quá thì cứ ghi hết dòng và dùng dâu 3 chấm (...) hoặc có thể lược bớt, nhưng phải phản ánh rõ nội dung. Nguyên tắc mỗi cuốn sách chỉ được ghi trên một dòng, không xuống dòng thứ 2. Nếu cuốn sách đó có số tập thì phải ghi số tập đó vào. Cột 5 : "Xuât bản". Ghi tên Nhà xuất bản ; ở cột "nơi" ghi đầy đủ tên địa phương nơi nhà xuất bản đóng trụ sở. Nếu địa phương có chữ viết tắt thông dụng thì ghi chữ viết tắt đó. Ví dụ : Hà Nội thì ghi H. Các địa phương khác ghi tên đầy đủ. Năm xuất bản ghi cả 4 số của năm, bằng chữ số A-rập. (Ví dụ : 2001, 2002, v.v...) -Cột 6 : "Giá tiền". Ghi theo chứng từ hoặc trên bia sách. Nếu cuốn tài liệu đó thư viện được cấp, phát không, được biếu cũng phải ghi giá tiền (ở cột phát không). Nếu sách không in gỉá thì cán bộ thư viện phải đi hỏi giá ở các thư viện lớn hay các cửa hàng sách bác, hoặc ước tính giá trị đẽ định giá. - Cột 7 : "Môn loại". Ghi kí hiệu phân loại chính. Ví dụ : 3K, 6, 61, Văn học, ghi V. - Cột 8 : "Ngày và số vào sổ tổng quát". Ghi ngày và số nhập của lô tài liệu đăng kí tổng quát (cột 2 trong sổ đăng kí tổng quát). - Cột 9 : "Ngày và số biên bản xuất". Ghi số biên bản và tháng, năm lập biên bản xuâh cuốn tài liệu nào ra khỏi kho (những tài liệu đã xuất có thể gạch đi để dễ nhìn). - Cột 10 : "Kiểm kê". Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê. Mỗi năm dùng một cột. Nếu tài liệu còn, ghi dâtii (+), nếu không còn thì ghi (0). - Cột 11 : "Ghi chú". Ghi những sai sót khi vào sổ hoặc tình trạng hư hỏng, rách nát, bị mối mọt ăn của cuốn sách... b) Hướng dần sử dụng ễổ đăng kí cá biệt ~ Sách giáo khoa dùng chung cho học sinh không vào sổ đăng kí cá biệt. “ Sách tham khảo và sách nghiệp vụ giáo viên, mỗi loại vào một sổ đăng kí cá biệt riêng (ghi rõ "Sổ đăng kí cá biệt sách tham khảo, sổ đăng kí cá biệt sách nghiệp vụ).