Bản kế hoạch kinh doanh và cách lập kế hoạch kinh doanh

Chia sẻ: Nhi Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:159

Thêm vào BST

Báo xấu

300
lượt xem 55
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bản Kế hoạch Kinh doanh là gì? Giá trị lớn nhất mà bản kế hoạch kinh doanh của bạn tạo ra là nó phác ra được một bức tranh trong đó đánh giá tất cả sự vững mạnh kinh tế của doanh nghiệp của bạn bao gồm việc mô tả và phân tích các viễn cảnh tương lai kinh doanh của bạn. Lập kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng mà bất cứ một nhà doanh nghiệp cẩn trọng nào cũng cần tiến hành cho dù quy mô của doanh nghiệp ở mức độ nào.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bản kế hoạch kinh doanh và cách lập kế hoạch kinh doanh

Phần 1 và 2: Bản kế hoạch kinh doanh Bản Kế hoạch Kinh doanh là gì? Giá trị lớn nhất mà bản kế hoạch kinh doanh của bạn tạo ra là nó phác ra được một bức tranh trong đó đánh giá tất cả sự vững mạnh kinh tế của doanh nghiệp của bạn bao gồm việc mô tả và phân tích các viễn cảnh tương lai kinh doanh của bạn. Lập kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng mà bất cứ một nhà doanh nghiệp cẩn trọng nào cũng cần tiến hành cho dù quy mô của doanh nghiệp ở mức độ nào. Bước này rất hay bị bỏ qua nhưng chúng tôi đã làm cho bạn cảm thấy dễ dàng hơn bằng cách cung cấp cho bạn một mẫu sẵn để bạn xây dựng kế hoạch của mình trong khi bạn học khóa học. Tại sao cần phải chuẩn bị Bản Kế hoạch Kinh doanh? Bản kế hoạch kinh doanh sẽ giúp ích cho bạn trong một số việc. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn không nên bỏ qua công cụ giá trị này. Đầu tiên và trên hết, nó sẽ xác định và tập trung mục tiêu  của bạn bằng cách sử dụng những thông tin và phân tích phù hợp.
Bạn có thể dùng nó như là một công cụ bán hàng tốt khi  đàm phán với các mối quan hệ quan trọng như bên cho vay, chủ đầu tư và ngân hàng. Bạn cũng có thể dùng nó để thu thập các ý kiến và tư vấn  từ những người khác bao gồm cả những người trong lĩnh vực bạn dự định kinh doanh, những người có thể đưa ra cho bạn những lời khuyên vô giá mà hoàn toàn miễn phí. Thông thường, các nhà doanh nghiệp cứ tiến bước mà không tận dụng được sự góp ý hữu ích từ các chuyên gia, những người có thể giúp họ tiết kiệm rất nhiều mồ hôi và nước mắt. Bài hát “My Way!” (tôi làm theo cách của tôi) là một bài hát tuyệt vời nhưng trong thực tế có thể dẫn đế những khó khăn không cần thiết. Bản Kế hoạch kinh doanh của bạn có thể giúp bạn phát  hiện ra những điều bỏ sót và/hoặc những điểm yếu trong quá trình lập kế hoạch của bạn. Những điều cần tránh trong Bản Kế hoạch Kinh doanh của bạn Đưa ra một số giới hạn về dự đoán cho tương lai dài hạn (trên 1 năm). Tốt nhất là gắn nó với những mục tiêu ngắn hạn và điều chỉnh bản kế hoạch khi công việc kinh doanh của bạn diễn ra . Nhiều khi việc lập kế hoạch lâu dài trở nên vô nghĩa vì tình hình kinh doanh của bạn trên thực tế có thể thay đổi rất nhiều so với ý tưởng ban đầu của bạn.
Tránh lạc quan. Trong thực tế, để bù lại việc quá lạc quan, hãy trở nên cực kỳ bảo thủ khi khi dự đoán về nhu cầu vốn, thời gian, doanh thu và lợi nhuận. Chỉ có vài bản kế hoạch là dự đoán chính xác lượng tiền và thời gian cần thiết thôi. Đừng quên giải thích rõ ràng về các chiến lược của bạn trong tình huống kinh doanh không thuận lợi. Đừng quên giải thích rõ ràng về các chiến lược của bạn trong tình huống kinh doanh không thuận lợi. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào tính độc đáo của loại hình kinh doanh của bạn hoặc thậm chí đó là một sáng chế đã được cấp bằng. Sự thành công thường đến với những người bắt đầu kinh doanh với những lợi ích kinh tế to lớn và không nhất thiết phải là những sáng kiến vĩ đại . Mô hình Bản Kế hoạch Kinh doanh: Một sự đánh giá có hệ thống về tất cả các yếu tố có tầm quan trọng đối với mục tiêu và mục đích kinh doanh của bạn Dưới đây là một số chủ đề mà bạn có thể chỉnh sửa trong bản kế hoạch của bạn: Tuyên bố về mục đích: Đây là một bản phác họa chính  xác những mục tiêu và mục đích kinh doanh của bạn. Con người: Thành tố quan trọng nhất cho sự thành công  của bạn chính là bản thân bạn. Tập trung vào việc làm thế
nào để những kinh nghiệm trước đây của bạn có thể áp dụng vào công việc kinh doanh mới. Chuẩn bị một bản lý lịch tóm tắt của bạn và của những người cùng với bạn thành lập doanh nghiệp mới. Hãy đưa ra các thông tin thành thật, tránh thổi phồng. Trong bản kế hoạch kinh doanh của bạn, phần này sẽ được các bên cho vay, chủ đầu tư và các nhà cung cấp nghiên cứu kỹ lưỡng. Mẫu chuẩn bị lý lịch tóm tắt thường có sẵn trong thư viện của bạn, và trên Internet dưới tiêu đề "resumes" hoặc CV. Tuy nhiên bạn không thể là một người khác được. Nếu như bạn không có khả năng thực hiện một chức năng quan trọng nào, hãy nêu trong bản kế hoạch kinh doanh của bạn. Ví dụ, nếu bạn không có khả năng đào tạo cho nhân viên, hãy cho biết bạn sẽ giải quyết thiếu sót này như thế nào. Bạn có thể đưa một đối tác của mình vào trong bản kế hoạch (sẽ được nói đến trong Phần 4) hoặc lên kế hoạch thuê người vào nhằm cung cấp những kỹ năng mà bạn không có. Cung cấp tiểu sử của toàn bộ đội ngũ quản lý tương lai của doanh nghiệp. Sơ lược về họat động kinh doanh của bạn: Xác định và  mô tả hoạt động kinh doanh mà bạn dự định tiến hành và kế hoạch chính xác bạn định thực hiện công việc như thế
nào. Hãy tập trung vào thị trường chuyên biệt mà bạn dự định hoạt động. Đánh giá về kinh tế: Đưa một đánh giá hoàn chỉnh về môi  trường kinh doanh mà bạn dự định tham gia. Giải thích về việc doanh nghiệp mới của bạn phù hợp như thế nào với cơ quan quản lý nhà nước và nhân khẩu mà bạn sẽ phải làm việc. Nếu có thể, cung cấp các nghiên cứu về nhân khẩu học và số liệu về dòng giao thông thường có sẵn tại các cơ quan lập kế hoạch ở địa phương. Đánh giá dòng lưu chuyển tiền mặt: Đưa ra báo cáo dòng  lưu chuyển tiền mặt trong 1 năm bao gồm cả các yêu cầu về vốn của bạn ( được nêu trong Bài #7). Đưa ra đánh giá của bạn về những gì có thể có vấn đề và cách bạn giải quyết nó như thế nào. Đưa ra kế hoạch marketing và kế hoạch mở rộng hoạt  động kinh doanh. Nhắc đến các trang web hữu ích của chính phủ như Hỗ  trợ và phát triển Doanh nghiệp Nhỏ. Sáu bước để có một Bản Kế hoạch Kinh doanh Hoàn hảo Những nhà doanh nghiệp mới khởi sự thường gặp khó khăn trong việc chuẩn bị bản kế hoạch kinh doanh. Phần này sẽ giúp bạn nhiều cách để làm điều này cho nên đừng bỏ qua công cụ
lập kế hoạch này! Để trở nên dễ dàng hơn, dưới đây là sáu bước để có được một bản kế hoạch tốt: 1. Viết ra ý tưởng kinh doanh cơ bản của mình. . 2. Thu thập tất cả các số liệu bạn có thể có về tính khả thi và chi tiết của ý tưởng kinh doanh của bạn. 3. Tập trung và sàng lọc ý tưởng của mình trên cơ sở các số liệu đã tổng hợp. 4. Phác họa các chi tiết về mô hình kinh doanh của bạn. Sử dụng phương pháp tiếp cận với các câu hỏi “cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào” có thể giúp ích tốt cho bạn trong việc này. 5. Làm cho bản kế hoạch của bạn thật hấp dẫn để nó không những cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc mà có thể trở thành một công cụ tốt trong khi làm việc với các mối quan hệ có tầm quan trọng đối với bạn. 6. Hãy đọc các bản kế hoạch tham khảo mà chúng tôi cung cấp và sử dụng bản trống trên MS Word. Trong quá trình tham gia khóa học, hãy hoàn thiện mẫu này. Kiểm tra xem bản kế hoạch của bạn có bao gồm các yếu tố cần thiết giúp kinh doanh thành công mà chúng tôi đưa ra sau đây hay không.
Có một ý tưởng kinh doanh tốt Một sai lầm phổ biến nhất  mà các nhà doanh nghiệp thường mắc phải là không chọn đúng ngành kinh doanh để bắt đầu. Cách tốt nhất để biết về tương lai của loại hình kinh doanh mà bạn chọn là làm việc cho ai đó trong lĩnh vực này trước khi bạn bắt đầu việc kinh doanh của riêng mình. Có thể sẽ có một khoảng cách lớn giữa ý tưởng kinh doanh doanh của bạn và thực tế. Am hiểu về thị trường của mình Một cách tốt để kiểm tra  sự hiểu biết của bạn là thử kiểm tra sản phẩm và dịch vụ của bạn với thị trường trước khi bạn bắt đầu. Bạn có nghĩ rằng bạn có một chiếc diều tuyệt vời có thể hiểu được trí tưởng tượng của những người thả diều trên toàn thế giới không? Sau đó hãy thử tự làm một chiếc và bán thử nó trước đã. Ở trong một ngành kinh doanh ổn định, phát triển và  lành mạnh. Nên nhớ rằng một số sáng kiến vĩ đại của mọi thời đại như máy bay và xe ô tô đã không mang lại lợi ích kinh tế cho những ai cố gắng khai thác những tiến bộ tuyệt vời này. Ví dụ, những lợi ích cộng dồn của các hãng hàng không kể từ khi Wilber Wright thực hiện chuyến bay đầu tiên là dưới không (âm, tổng thiệt hại của các hãng hàng không lớn hơn lợi nhuận của họ!)). Thành công chỉ đến với những người tìm thấy những ngành kinh doanh có lợi ích
kinh tế cao và không nhất thiết phải là những phát minh hoặc lợi thế vĩ đại cho loài người. Có năng lực quản lý. Hãy tìm những người mà bạn thích  và ngưỡng mộ, có giá trị đạo đức tốt, có những kỹ năng bổ sung cho bạn và thông minh hơn bạn. Lên kế hoạch để tuyển những người có những kỹ năng mà bạn còn thiếu. Xác định khả năng độc đáo của bạn và tìm những người có khả năng biến những điểm yếu của bạn thành các điểm mạnh. Khả năng kiểm soát về tài chính. Sau này bạn sẽ biết tầm  quan trọng của việc nắm vững chuyên môn về kế toán, phần mềm máy tính và kiểm soát lưu chuyển tiền tệ. Hầu hết các chủ doanh nghiệp không có kiến thức chuyên môn về kế tóan và phải đi học để trang bị những kỹ năng này. Bạn có sẵn sàng đánh cược khoản tiền tiết kiệm của mình trong một canh bạc mà bạn không biết luật chơi của nó không? Trong kinh doanh, người ta thường xuyên mắc phải lỗi này. Một sự tập trung kiên định vào việc kinh doanh. Nếu  bạn lấy những sản phẩm hay dịch vụ đặc thù, bạn sẽ thấy rằng những người có chuyên môn sẽ làm tốt hơn những người không có chuyên môn. tập trung vào một Việc mà
bạn làm rất tốt, nó giúp bạn bạn không phải cạnh tranh với người khác bằng chiến lược giá thấp.
Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông Các dạng truyền thông Truyền thông có vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi doanh nghiệp! Trừ phi các khách hàng tiềm năng đã biết về doanh nghiệp của bạn còn thì họ sẽ chẳng biết liên lạc với bạn hoặc mua sản phẩm của bạn như thế nào. Nếu họ đã biết về doanh nghiệp của bạn thì chắc chắn họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Có hai dạng truyền thông chủ yếu là trong nội bộ và với bên ngoài. Truyền thông với bên ngoài đến các khách hàng để họ  biết về các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và tạo cho họ một lý do để mua chúng. Dạng truyền thông này bao gồm các tờ giới thiệu về bạn, các vật phẩm quảng cáo khác nhau, thư liên hệ, các cuộc điện thoại, trang web và bất cứ thứ gì có thể cho công chúng biết về bạn. Hình ảnh có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc truyền thông với bên ngoài! Biểu tượng (logo) của doanh nghiệp cần thể hiện bạn là ai; giấy tiêu đề cũng cần là một công cụ
để bán hàng; thông điệp qua điện thoại cần phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc thu  hút và giữ chân người tài. Bạn cần phải đưa ra định hướng này cho công ty qua việc truyền đạt thông điệp này một cách nhất quán; bạn cần phải tạo động lực làm việc cho nhân viên thông qua các hình thức truyền thông khác nhau như khen thưởng, tờ tin nội bộ, họp, điện thọai và các dạng thảo luận chính thức và không chính thức. Để truyền thông có hiệu quả cần có các công cụ và kế hoạch rõ ràng. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về những công cụ cũng như hướng dẫn về việc lập kế hoạch để thúc đẩy nhân tố truyền thông tại doanh nghiệp của bạn. Những trao đổi sau đây được chia thành các nhóm 1) những công cụ truyền thông cơ bản; 2) máy vi tính; và, 3) Internet. Những công cụ truyền thông cơ bản Các công cụ cụ thể được dùng cho việc truyền thông bao gồm điện thoại, máy nhắn tin, máy fax và các thiết bị cầm tay cá nhân (PDA). Ranh giới giữa những thiết bị này hiện nay khá mờ nhạt. Ví dụ, một máy điện thoại bây giờ có thể tích hợp các chức năng của một PDA và cũng có thể dùng để gửi/nhận thư điện tử
cũng như truy cập Internet. Tuy nhiên trong phần trao đổi này, mỗi thiết bị sẽ được trình bày riêng rẽ. Điện thoại  Có rất nhiều loại điện thoại và chỉ có bạn mới có thể quyết định được loại nào hoặc sự kết hợp của những loại nào là phù hợp với bạn. Thậm chí ngay cả chiếc điện thoại tiêu chuẩn được trang bị trong văn phòng của bạn cũng có thể có nhiều chọn lựa. Bạn nên bắt đầu ít nhất bằng việc dành ít nhất một đường dây riêng doanh nghiệp của bạn. Đường dây này phải có thiết bị có khả năng ghi lại thông điệp trong trường hợp cuộc gọi không có ai nhấc máy. . Điện thoại không dây (di động) đang ngày càng trở thành một yêu cầu cần thiết. Với nó bạn có thể tránh được việc bị nhỡ các cuộc điện thoại gọi tới. Những tính năng cần thiết cho loại điện thoại này phụ thuộc hoàn toàn vào bạn và nhu cầu của bạn. Bạn có thể được hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ miễn phí thiết bị hoặc bạn có thể chọn một thiết bị có thể nhận thư điện tử, lưu danh bạ, lên lịch công việc và cho phép bạn có thể chơi những trò chơi tương tác với máy. Điện thoại cố định tiêu chuẩn và điện thoại không dây có rất nhiều tính năng để bạn lựa chọn, chẳng hạn như: chờ
cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chức năng hội thảo và hộp thư thoại. Có nhiều chương trình và nhiều hãng cung cấp dịch vụ để bạn chọn. Cạnh tranh đã làm cho các tính năng lựa chọn tích hợp với những chức năng phổ biến và các mẫu thường dùng, làm cho chúng có tính hiệu quả rất cao. Hãy nhớ đưa ra các câu hỏi về những nhu cầu chi tiết của bạn trước khi lựa chọn tham gia chương trinh và nhà cung cấp nào. Khi việc sử dụng hoặc nhu cầu của bạn thay đổi, không nên do dự trong việc yêu cầu cung cấp thông tin về các chương trình phù hợp với yêu cầu mới của bạn. Mẹo nhỏ khi dùng điện thoại  Điều quan trọng là bạn phải coi điện thoại như một công cụ làm việc quan trọng. Việc ghi lại một tin nhắn sẽ cho biết khi nào bạn sẽ trả lời cuộc gọi và sau đó sẽ tiếp tục đọc các tin nhắn khác để trả lời các cuộc gọi kịp thời. Đường điện thoại cho doanh nghiệp và cá nhân nên riêng biệt. Không nên để các thành viên trong gia đình nhấc máy hoặc sử dụng đường điện thọai dành cho công việc. Lắp thêm các máy nhánh cần thiết trước khi bạn khởi sự. Hệ thống trả lời từ xa (dùng hộp thư thoại) thường tốt hơn một chiếc máy trả lời tự động. Hộp thư thoại có độ tin cậy cao và chi phí hợp lý, có thể truy cập từ mọi nơi và tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp hơn.
Nhu cầu dùng số điện thoại 800 trở nên chẳng quan trọng lắm vì cước đường dài dễ chịu hơn nhiều. Nên xem xét việc sử dụng tai nghe cho cả điện thoại không dây và điện thoại di động bởi vì nó giúp nghe rõ hơn, an toàn hơn và bạn có thể di chuyển mà tay chẳng vướng bận gì. Khi để lại lời nhắn, hãy nói rõ tên và số điện thoại của bạn ở đầu và cuối của thông điệp. Tỏ ra lịch sự khi sử dụng thiết bị không dây! Phép lịch sự trong công việc bao gồm việc tránh để cuộc điện thọai cắt ngang trong khi đang họp hoặc ăn trưa với đối tác. Máy nhắn tin  Có nhiều loại máy nhắn tin khác nhau: những máy chỉ nhận được thông điệp bằng số; những máy cho phép nhận thông tin dạng chữ và giọng nói; những máy có khả năng nhận và gửi tin nhắn (hai chiều); những máy có khả năng nhận thư điện tử và đôi khi có thể gửi thư điện tử. Có nhiều màu sắc và kích cỡ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Một số thiết bị sử dụng hệ thống nhắn tin có chức năng như một PDA, cho phép bạn nhận và trả lời thư điện tử và mẫu mới nhất thuộc loại này là máy điện thoại di động. Một trong những điểm có tính quyết định chủ yếu là vùng phủ
sóng (độ bao phủ) về mặt địa lý mà bạn sẽ cần tới nó. Vùng phủ sóng có thể chỉ giới hạn trong khu vực của bạn hoặc có thể là trên toàn quốc. Cước phí sẽ tăng dần khi vùng phủ sóng tăng. Mẹo nhỏ khi dùng máy nhắn tin  Việc sử dụng máy nhắn tin cần tuân thủ những hướng dẫn sử dụng một cách lịch sự như đối với điện thoại không dây. Khi tham dự các cuộc họp, hãy chuyển chế độ của máy sang chế độ rung. Chẳng có cái gì có thể tệ hại hơn việc nhạc chuông của máy nhắn tin vang lên giữa một cuộc họp quan trọng. Nếu bạn sử dụng máy nhắn tin kết hợp với điện thoại không dây, bạn có thể kiểm soát được ảnh hưởng của bạn. Điều mà bạn phải làm là đảm bảo rằng những mong muốn của các cuộc nhắn tin này là thực tế – bạn sẽ liên lạc với họ sớm nhất có thể, không nhất thiết phải ngay lập tức. Máy fax  Bạn phải đưa ra quyết định để chọn một máy fax đơn thuần hay một máy fax tích hợp tất cả các chức năng khác cho phép bạn không chỉ fax mà còn có thể in hoặc scan tài liệu. Bạn phải cân nhắc tới các ràng buộc về ngân sách và không
gian đặt máy. Nhìn chung, máy càng đơn giản thì bạn càng ít khi gặp phải vấn đề với nó. Điều quan trọng là bộ nhớ của máy phải càng lớn càng tốt. Nó cho phép máy có thể in với tốc độ nhanh hơn tốc độ mà máy có thể in. Chỉ khi bộ nhớ của máy đầy thì tốc độ truyền của máy sẽ làm giảm tốc độ in. Một số nhà cung cấp có loại máy phù hợp với hệ thống thư điện tử của bạn. Cơ chế của việc gửi fax cũng giống khi nó đang nhận thông tin từ máy khác chuyển tới nhưng bạn sẽ nhận được thông tin dưới dạng tài liệu đính kèm trong thư điện tử. Việc này sẽ rất tiện đối với những ai thường xuyên phải di chuyển và không thường xuyên ở gần máy fax. Mẹo nhỏ khi dùng máy fax  Sử dụng giấy tiêu đề phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Cần lưu ý rằng đây là việc truyền thông ra bên ngoài nên nó thể hiện hình ảnh của bạn và doanh nghiệp của bạn. Dùng một đường dây riêng cho máy fax. Máy vi tính Máy vi tính là một công cụ vừa tầm và không nên tiếp tục coi nó như là một phần phụ trong hoạt động kinh doanh của bạn!
Những điều nêu dưới đây sẽ tập trung vào ba loại cơ bản – máy tính để bàn, máy tính xách tay, thiết bị cầm tay cá nhân (hay PDA) – và các phần mềm mà nó sử dụng. Máy tính để bàn – Đây là loại máy vi tính phổ biến nhất, loại được dùng để trang bị cho văn phòng của bạn. Hệ thống máy tính này bao gồm một bộ xử lý trung tâm, một màn hình, một modem, một ổ CD, một ổ đĩa mềm và một máy in. Một số dạng lưu trữ số liệu dự phòng cũng nên cân nhắc chẳng hạn như ổ nén dữ liệu hoặc ổ ghi CD. Máy vi tính có thể có nhiều mức giá khác nhau. Lời khuyên duy nhất có thể phù hợp là hãy chọn loại có giá cao nhất và tốc độ xử lý nhanh nhất mà bạn có thể. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thì mọi thứ bạn mua ngày hôm nay có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. May mắn thay điều đó không có nghĩa là chiếc máy tính của bạn trong một thời gian dài nữa sẽ không đáp ứng được yêu cầu công việc của bạn. Máy tính xách tay – Máy tính xách tay là loại mà bạn có thể mang nó theo dễ dàng. Nó có thể bao gồm những tính năng của một máy tính để bàn. Thông thường thì nó không đi kèm với máy in nên có thể bạn sẽ phải mua thêm thiết bị này. Một thiết bị phụ trợ khác nữa gọi là docking station cho phép bạn có thể gắn chiếc máy tính xách tay của bạn vào chiếc máy tính để bàn tại văn phòng và dùng chiếc máy tính xách tay như là một bộ xử
lý trung tâm trong khi lại được sử dụng màn hình và bàn phím của máy tính để bàn. Máy tính xách tay thường có giá cao hơn máy tính để bàn một chút nhưng nếu bạn phải di chuyển và cần các chức năng của máy tính thì nó thật xứng đáng với giá trị mà bạn bỏ thêm. Một lần nữa, bạn hãy cố gắng hết mức trong khoảng cho phép. PDA – Chiếc máy tính cầm tay hoặc PDA đang dần trở nên phổ biến. Về cơ bản thì có 2 loại thuộc nhóm này: 1) máy dùng hệ điều hành Palm Pilot và 2) máy dùng hệ điều hành Microsoft Pocket PC. Những thiết bị này cho phép bạn khớp những thành phần chính với chiếc máy tính của bạn. Với kích cỡ nhỏ gọn, bạn có thể có toàn bộ những danh sách liên lạc và lịch làm việc của mình cũng như danh mục những việc cần làm. Nhiều thiết bị thuộc nhóm này cho phép bạn nhận và trả lời thư điện qua mạng không dây hoặc modem. Bạn sẽ luôn được kết nối! Phần mềm mềm – Phần mềm mà bạn mua có vai trò quan trọng trong việc biến chiếc máy tính của bạn thành một công cụ trợ giúp hiệu quả. Hệ điều hành, cho dù đó là PC hay Macintosh, cần được cài đặt vào trong hệ thống của bạn. Nhiều gói phần mềm được cài sẵn vào trong hệ thống mà bạn mua. Ở mức tối thiểu, bạn cần có khả năng để sử dụng văn bản, bảng biểu và trình bày.
Thêm vào đó, bạn cần cân nhắc tới các phần mềm về tài chính và kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn. Nên nhớ rằng nhiều phầm mềm kế toán không phải là hệ thống kế tóan kép và bạn phải cẩn thận khi nhập số liệu. Các sản phẩm phụ trợ - Có nhiều sản phẩn có thể được sử dụng kết hợp với máy tính để tăng cường hình ảnh và chức năng của doanh nghiệp. Nó cũng đòi hỏi phải có những phần mềm đặc biệt để hoạt động. Máy ảnh kỹ thuật số - một bức ảnh do máy ảnh thuộc loại  này chụp có thể được chuyển trực tiếp lên máy tính của bạn cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Việc sử dụng các ý tưởng bao gồm hình ảnh của tài sản, tờ giới thiệu sản phẩm, ảnh đi kèm với sơ yếu lý lịch và nhiều việc khác nữa. Máy scanner – khi bạn có một tài liệu trên giấy mà bạn lại  muốn đưa nó vào trong một bộ tài liệu dạng số thì bạn cần phải chuyển nó sang dạng số bằng cách scan tài liệu này trên máy scanner. Nói chung, giá máy càng cao thì chất lượng hình ảnh càng tốt. Mạng không dây – tính năng này cho phép bạn kết nối với  các thiết bị khác có cùng tính năng. Việc có thể đơn giản kết nối thiết bị của bạn mà không phải lo đi tìm dây nối và ổ cắm là rất tuyệt vời và nó ngụ ý nhiều điều.
Không nên bỏ qua tầm quan trọng của việc thường xuyên  lưu trữ bên ngoài mỗi chương trình mà bạn sử dụng trong công việc. Việc lưu trữ phổ biến là chép vào các đĩa CD hoặc đĩa Zip nhưng cũng có những dịch vụ trên web để làm việc này. . Internet Internet đang ngày càng trở nên một công cụ rất quan trọng trong công việc! Nó có thể được sử dụng ở mức đơn giản như thư điện tử, tìm kiếm và ở mức cao hơn như là một kênh để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Để có thể truy cập Internet, bạn cần có một trình duyệt. Đây là một loại phần mềm. Microsoft Internet Explorer và Netscape Navigator đang là hai trình duyệt hàng đầu hiện nay. . Bây giờ, khi đã có một trình duyệt, bạn cần truy cập Internet. Việc này được thực hiện thông qua một nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP). Những nhà cung cấp dịch vụ này cung cấp một loạt tính năng nhưng tất cả đều cho phép bạn sử dụng thư điện tử. Nếu bạn cần một loạt các chức năng đầy đủ thì có thể là America Online hoặc MSN phù hợp với bạn. Nếu bạn cảm thấy thỏai mái trong việc truy cập Internet và làm việc trong một môi trường mà đòi hỏi bạn cần có thêm một số kiến thức thì những nhà cung cấp dịch vụ như AT&T hoặc Earthlink có thể phù hợp