Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN TỔ CHỨC

Chia sẻ: Nguyễn Thế Vinh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

163
lượt xem 270
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN TỔ CHỨC

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN TỔ CHỨC 1. Khái niệm : Cuộc họp là gì ? Họp là một hình thức của hoạt động quản lý Nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. - Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. - Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt. - Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian… Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra. - Cuộc họp trong các cơ quan tổ chức là cuộc họp được tổ chức trong cơ quan tổ chức, thường tổ chức theo định kỳ, họp thường niên, họp nhiệm kỳ… 2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp : 2.1.Thành phần tham dự cuộc họp : - Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả. - Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp. - Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay. - Cần xem xét mức độ quan trọng của sự có mặt của người dự họp, tính cách của từng người. - Thông báo giờ họp, nội dung họp, cung cấp một số tài liệu họp để người dự họp chuẩn bị trước. 2.2.Thời gian họp: - Phù hợp với mọi người dự họp. 1
- Lúc mọi người tỉnh táo nhất. - Từng nội dung họp phải được phân bổ thời gian theo đúng lịch họp. - Nên có giờ nghỉ nếu cuộc họp kéo dài. 2.3.Không gian họp: Là nơi tổ chức cuộc họp, có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của cuộc họp. Tổ chức phòng họp: - Dựa vào số người dự họp. - Nội dung, tính chất cuộc họp. - Tuỳ vào địa điểm phù hợp với mọi người. - Có thể họp từ xa (tiết kiệm chi phí và hạn chế lãng phí thời gian). 2.4.Nội dung họp: Là bao gồm những vấn đề cần đưa ra bàn bạc thảo luận trong cuộc họp . - Nội dung chính - Địa điểm, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc - Thời gian giải lao (nếu cần) - Tên người chủ tọa, tên người điều khiển - Tên các chủ đề sẽ được trình bày, tên người trình bày - Thời gian dự kiến cho các nội dung - Tính chất mỗi phần - Tên người ghi biên bản cuộc họp Đối với các cuộc họp tổng kết, hội nghị, đại hội kèm theo nghi lễ. 3. Vai trò các thành phần tham gia cuộc họp : 3.1. Vai trò cuộc họp: Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi. 3.2. Vai trò của người điều hành: Ai là người điểu hành trong cuộc họp ? Thông thường là thủ trưởng đơn vị * Người điều hành và thư ký nên quan tâm đến việc chuẩn bị bài phát biểu của các đại biểu để đảm bảo chất lượng nội dung trình bày. Chẳng hạn như các số liệu tính toán phải được chuẩn bị và trình bày tốt theo bảng số liệu rõ ràng để dễ so sánh các chỉ tiêu cho các hoạt động tại các thời điểm khác nhau. 2
* Chuẩn bị chương trình: - Tạo vẻ ngoài chuyên ngoài chuyên nghiệp. - Phân bổ thời gian cho từng mục theo đúng thời gian biểu trong thư mời. - Khuyến khích người tham dự phát biểu ý kiến. - Làm sáng tỏ vấn đề và các ý kiến để giúp mọi người hiểu rõ nội dung cuộc họp. - Ổn định, giữ trật tự cuộc họp. - Đúc kết vấn đề và tham khảo sự đồng thuận của mọi người. - Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp. - Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. - Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp. - Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. + Thống nhất nội dung, tổ chức họp theo nội dung, mục đich và điều chỉnh nội dung khi cần thiết. + Giúp cho thảo luận của thành viên tham dự cuộc họp diễn ra thuận lợi + Khẳng định lại các quyết định và hoạt động dự kiến. 3.3. Vai trò của người thư ký : Ai là thư ký trong cuộc họp ? Thường do người điều hành chỉ định - Chuẩn bị nội dung (thảo luận với người điều hành và những người giải trình trong cuộc họp) - Gửi giấy mời (kèm theo nội dung). - Viết văn bản (hoặc chỉ định người viết thay thế). 3.4. Vai trò và nhiệm vụ người giải trình và các thành viên khác: Ai là người giải trình trong cuộc họp ? - Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp. - Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp. - Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc. - Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp. - Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp. 3
- Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thắng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép. - Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp. 4. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp: - Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; Cấp trên không cam thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết. - Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của Thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý điều hành. - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của Thủ trưởng cơ quan. - Theo chương trình kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hoá quy trình thủ tục tiến hành được bố trí hợp lý, Bảo đảm chất lượng, hiệu quả thiết thực tiết kiệm không hình thức phô trương. - Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. 4
Chương 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1. Lập kế hoạch cho cuộc họp: 1.1. Mục tiêu và yêu cầu cuộc họp: Bất kỳ một chương trình nào cũng có những mục đích khác nhau,mỗi chương trình đều hướng đến những mục tiêu nhất định,cụ thể.Bất kỳ một chương trình nào cũng có những mục đích khác nhau,mỗi chương trình đều hướng đến những mục tiêu nhất định,cụ thể. - Mục tiêu,yêu cầu phải cụ thể,rõ ràng để nhằm tránh sự nhầm lẫn,khiến cuộc họp có nguy cơ bị đi sai hướng và chệch quỹ đạo. - Mục tiêu phải có tính khả thi và sát yêu cầu,năng lực của tổ chức.Mục tiêu thiếu tính khả thi và ngoài khả năng sẽ dẫn đến cuộc họp không hiệu quả,không có ý nghĩa thực tế. 1.2. Nội dung công việc: - Nội dung,lịch trình cuộc họp ghi lại vắn tắt cấu trúc,diễn biến sẽ diễn ra trong một cuộc họp,nên việc phác thảo nội dung giúp cho ban quản trị có cái nhìn tổng quan trước khi diễn ra cuộc họp để đưa ra sự sắp xếp,thay đổi,chỉnh sửa cho phù hợp với tính chất và đặc điểm cuộc họp.Công việc nào là cần thiết,công việc nào thì nên bỏ qua,cái nào cần phải chỉnh sửa.Nội dung như vậy đă hợp lý chưa.Có sự tổng duyệt cuối cùng trước khi chính thức tiến hành cuộc họp. - Nội dung,lịch trình cuộc họp cần được chuẩn bị thật chu đáo,lên lịch cụ thể tuần tự các bước cần thực hiện.Thực sự thì nội dung cuộc họp chính là chương trình,công việc cần thực hiện trong cuộc họp.Để có cuộc họp thành công thì cần xây dựng một nội dung,lịch trình hoàn chỉnh,có khoa học.Sắp xếp các chương trình sao cho hợp lý nhất.Như vậy mới giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ,theo ý muốn chủ quan của ban quản trị và hạn chế những sai sót có thể mắc phải. 1.3. Chuẩn bị tài liệu: - Tài liệu trong cuộc họp là những tài liệu có liên quan đến việc tổ chức và thực hiện cuộc họp. - Cần tiến hành thu thập những thông tin cần thiết,các loại văn bản,hồ sơ cần có. Tài liệu phải được in ấn,ghi chép cẩn thận,chuẩn bị thật đầy đủ,chu đáo từ bản báo cáo,bản tưởng trình,diễn văn đến các loại tài liệu khác như bản tóm tắt tình hình hoạt động của tổ chức,bản cam kết,phiếu đánh giá,thư mời họp,thư góp ý,bản tổng kết… 5
1.4. Xác định thời gian và địa điểm: Xây dựng thời gian biểu cho cuộc họp thật hợp lý nhất sao cho vừa tiết kiệm được thời gian vừa đạt được mục tiêu mà cuộc họp đề ra. Cần hạn chế tối đa thời gian lãng phí,vô ích trong một cuộc họp.Cần định thời gian,ngày tháng cụ thể diễn ra cuộc họp sao cho nó đáp ứng được quỹ thời gian cho phép của phần lớn những người dự họp. Địa điểm diễn ra cuộc họp: + Cuộc họp lớn,mang tính quy mô,thu hút nhiều người tham gia thì có thể tổ chức ở một hội trường đủ rộng,cuộc họp nội bộ cần ít người tham gia thì có thể tổ chức ngay trong văn phòng chức năng của cơ quan tổ chức. + Phòng họp cần phải được trang bị đầy đủ,chu đáo,tiện nghi…từ bàn ghế,nước uống,các thiết bị chuyên dụng cho cuộc họp như là micro,loa,máy chiếu…Sắp xếp chỗ ngồi thật trang trọng và ngăn nắp tạo bầu không khí cho buổi họp thật nghiêm trang.Nhiệt độ và không khí trong phòng phải thật dễ chịu tạo cảm giác thoải mái khi ngồi họp. 1.5 Dự trù kinh phí: Các cuộc họp đều sẽ mất của cơ quan một số khoản kinh phí nhất định.Tùy thuộc từng cuộc họp cụ thể mà ban lãnh đạo có thể đưa ra những khoản chi hợp lý,như kinh phí in ấn tài liệu,nước uống phục vụ cho người tham gia;buổi liên hoan,bữa tiệc ghi nhận nỗ lực đóng góp của mọi người… 1.6 Lên kế hoạch phân công những người thực hiện: +Lãnh đạo:nên điều khiển cuộc họp và giải thích mục đích,mục tiêu,khó khăn và phạm vi quyền hạn.Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện sau cuộc họp. +Chuyên gia:hướng dẫn nhóm thông qua các cuộc thảo luận,giải quyết vấn đề và quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp,đóng góp kiến thức chuyên môn khi được yêu cầu.Có thể chịu trách nhiệm với công việc hậu cần trước và sau cuộc họp. +Thư ký:ghi lại các nội dung,ý kiến và quyết định chính của cuộc họp.Thư ký cũng có thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp. +Người cộng tác:cần tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách đóng góp ý kiến và thảo luận đúng hướng. 2. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp: - Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian. - Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản. - Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. - Người chủ trì cuộc họp phải lập kế hoạch tố chức cuộc họp theo mẫu: HC – 05 – BM01. 6
- Người tổ chức cuộc họp phải chuẩn bị thêm các nội dung sau đây: (Bảng checklist các buổi họp). 3. Thông báo mời họp: Sau khi lên chương trình cuộc họp, bước tiếp theo là bạn phải gửi thông báo mời họp đến các thành viên tham dự. Trong thông báo mời họp bạn cũng nên hỏi xem các thành viên tham dự cuộc họp có muốn biết trước chương trình cuộc họp không? Nếu có yêu cầu thì lịch trình cuộc họp phải gửi ít nhất một ngày trước ngày chính thức tổ chức cuộc họp. Bằng cách này bạn có thể thu thập được các ý kiến đóng góp của những thành viên sẽ tham dự cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu. Giấy mời họp được ghi theo mẫu: HC – 05 – BM02 và phải được ghi rõ những nội dung sau đây: a) Người triệu tập và chủ trì; b) Thành phần tham dự; c) Người được triệu tập; người được mời tham dự; d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp; đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất. 4. Điều hành cuộc họp: - Điều hành cuộc họp thường là thủ trưởng cơ quan. - Điều hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương trình đã định trước - Lắng nghe các ý kiến trình bày trong cuộc họp - Tập trung vào các chủ đề của chương trình - Làm rõ ý kiến mới - Khuyến khích người phát biểu - Tập trung vào các ý kiên, không phải tập trung vào người nói. 4.1. Khai mạc cuộc họp: Thường thì chánh văn phòng ( thư ký) là người mở đầu, nói lý do cuộc họp, báo cáo số vắng mặt và mời chủ tọa lên chủ trì cuộc họp thông qua kế hoạch chương trình cuộc họp bao gồm thời gian bắt đầu khai mạc và dự kiến bế mạc và những quy trình cụ thể. Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình thức ghi phù hợp. Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, không nên đợi người tham dự đến muộn. Để tạo không khí thoải mái cho cuộc họp có thể áp dụng một số hoạt động dẫn nhập như văn nghệ, hình ảnh, đoạn clip…. 7
Giới thiệu đại biểu : trước khi giới thiệu đại biểu theo danh sách cần kiểm tra sự có mặt của các đại biểu và giới thiêu theo một trật tự thứ tự theo chức vụ hoặc vị trí của đại biểu đảm bảo đầy đủ và chính xác. 4.2. Thông qua nội dung cuộc họp: Người điều hành cuộc họp thông qua nội dung cuộc họp như đã chuẩn bị ( có thể tham khảo ý kiến đề xuất trước khi thông qua). Truyền đạt mục đích và kết quả mong đợi Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu cuộc họp, phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung để đạt được mục tiêu đã đề ra. Thiết lập các quy định, các xung đột sẽ giải quyết như thế nào ví dụ bỏ phiếu hay biểu quyết bằng hình thức dơ tay…. - Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. - Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây: a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp. - Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện. 4.3. Báo cáo kết quả cuộc họp trước: Thông qua biên bản của kỳ họp trước, có thể cử người đọc hết biên bản hoặc chỉ đọc phần quyết định và kế hoạch hành động, nêu những vấn đề nảy sinh, một số vấn đề có trong biên bản nhưng chưa được bàn đến, xin ý kiến cần sửa đổi bổ sung…trên cơ sở đó đề nghị điều chỉnh nội dung kỳ họp lần này: • Phân tích và giải quyết các vấn đề • Tư vấn và giải hoà các xung đột • Thảo luận, trao đổi quan điểm và đưa ra những kiến nghị • Nhắc lại vấn đề và tạo động cơ • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm • Nhận được ý kiến và hồi âm • Tăng cường hỏi đáp Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau đây: 8
a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp; b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện. 4.4. Thông qua nội dung chủ đề cuộc họp kỳ này: • Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp. • Xác định mục đích cuộc họp. • Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể. • Phát hành biên bản cuộc họp - Biên bản cuộc họp ghi chép các quyết định và các công việc được thông qua. Điều quan trọng, các biên bản này là tài liệu tham khảo chuẩn bị cho các cuộc họp kế tiếp. - Cách thức phát hành biên bản cuộc họp phụ thuộc vào tầm quan trọng của vấn đề và ở đó việc ghi chép là quan trọng, vì vậy bạn cần các biên bản chi tiết cuộc họp. Trong trường hợp khác, biên bản họp có thể là danh sách liệt kê các quyết định được thông qua và người chịu trách nhiệm cho các quyết định đó. Tóm lại, các biên bản càng ngắn thì càng tốt miễn là các thông tin quan trọng được ghi chép đầy đủ – điều này giúp cho các biên bản được chuẩn bị và phân loại một cách nhanh chóng và dễ dàng. - Nếu người chủ trì cuộc họp có thể phát hành biên bản sau 24 tiếng đồng hồ đặc biệt là nếu phát hành ngay trong ngày kết thúc cuộc họp, điều này tạo ấn tượng rất tốt. - Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra. - Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận - Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch thời gian của dự án. Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác. - Xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại 4.5. Điều hành thảo luận: Đảm bảo thời gian cho các thành viên tham dự thảo luận và đưa ra ý kiến (nếu cần thiết có thể giành thời gian cho các vị đại biểu đọc tài liệu) Tóm tắt ý kiến, cắt ngang những ý kiến lặp lại Nên tạo một không khí thân mật, thoải mái nhưng cũng tránh những xúc phạm cá nhân. Hạn chế những người cố tình áp đặt ý kiến. Tránh lạc đề, các ý kiến thảo luận phải đi đúng hướng. 9
Trong trường hợp phải đưa đến những quyết định quan trọng nhưng chưa kết thúc thời gian giành cho thảo luận, cố gắng đi đến kết luận bằng cách dựa trên những ý kiến nổi bậc của các đại biểu tán thành hoặc tổ chức bỏ phiếu. Khẳng định lại các quyết định và các hoạt động dự kiến. Tóm tắt lại nghị quyết và phương hướng kế hoạch thực hiện, xác định nhiệm vụ của từng người. Những vấn đề chưa được bàn bạc đến mà thời gian cuộc họp đã kết thúc, chúng ta có thể hoãn đến cuộc họp sau. 4.6. Bế mạc cuộc họp: Người điều hành thông báo bế mạc cuộc họp, nhận xét theo dõi thời gian diễn biến cuộc họp và thông báo địa điểm thời gian cho cuộc họp tiếp theo. Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng- tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. Hãy đảm bảo rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Hãy cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu cấn phải đạt được. Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự cuộc họp. 5. Tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc bạn nên tổng kết lại các nội dung chính để những người tham dự có cái nhìn tổng quát và xuyên suốt cuộc họp; đồng thời ghi nhớ những điểm đã thống nhất. Trong phần cuối cuộc họp này, bạn cũng nên dành một khoảng thời gian nhất định cho phần thảo luận nhóm. - Thư ký ghi biên bản họp xem xét của lãnh đạo. Nội dung phải thể hiện được: + Kết quả cuộc họp. + Các biện pháp khắc phục + Các chỉ tiêu đề ra -Thực hiện các biện pháp: Đại diện lãnh đạo sẽ lập kế hoạch và yêu cầu các đơn vị cùng lập kế hoạch triển khai thực hiện các biện pháp trên. Sau đó trình Giám đốc phê duyệt và thực hiện. 10
- Đánh giá hiệu suất làm việc: +Nhiều người lo lắng về các cuộc họp đánh giá năng lực thực hiện. Vì thế hãy xây dựng bầu không khí hợp tác, thân thiện ngay từ đầu để mọi người cảm thấy thoải mái, dễ chịu và không quá căng thẳng. Sau đó hãy xem lại mục đích của việc đánh giá và các lợi ích tích cực cho cả hai bên. Điều này sẽ chuẩn bị về mặt tâm lý cho cả bạn và nhân viên, đồng thời làm tăng khả năng đối thoại. +Tiếp theo, hãy yêu cầu nhân viên tự đánh giá công việc của mình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được quan điểm của nhân viên và ngăn bạn không can thiệp quá nhiều vào cuộc hội thoại. Hãy lắng nghe cẩn thận những gì nhân viên nói. Đừng ngắt lời cho đến khi nhân viên đã trình bày xong. Hãy chứng minh rằng bạn đang lắng nghe bằng cách lặp lại những gì bạn đã nghe được: "Theo những gì anh nói thì anh đang cảm thấy mình đáp ứng được mọi mục tiêu về báo cáo doanh số hàng tuần, nhưng anh cũng đang gặp phải khó khăn trong việc liên hệ những khách hàng quan trọng đã được giao, có phải không?". Một khi nhân viên đã nói rõ hết ý kiến của mình, hãy chuyển sang phần đánh giá của bạn. + Khuyến khích nhân viên bày tỏ điểm bất đồng. Một lần nữa, hãy tạo cơ hội để nhân viên đưa ra quan điểm của mình. + Tránh nói chung chung như: "Dường như anh không để hết tâm trí vào công việc của mình", mà hãy có những lời nhận xét cụ thể liên quan đến công việc, như: "Tôi để ý rằng anh chẳng đưa ra đề xuất nào tại các cuộc họp cải tiến dịch vụ của chúng ta cả. Tại sao vậy?". + Hãy chọn lọc. Bạn không cần phải liệt kê mọi thiếu sót hay thất bại. Hãy tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng. + Hãy đưa ra những lời khen ngợi xác thực hay những lời phê bình có ý nghĩa. + Phản hồi theo hướng giải quyết vấn đề và hành động. 6. Hoàn tất văn bản lưu trữ và gửi đến các thành viên tham dự: Bước cuối cùng để có một cuộc họp thành công là gửi biên bản cuộc họp cho tất cả các thành viên tham dự. Biên bản này sẽ góp phần nhắc nhở các thành viên về trách nhiệm thực hiện các công việc mà họ được giao cũng như thời gian hoàn thành những công việc đó. 11