Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang

Chia sẻ: Hà Vy Vy | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:66

Thêm vào BST

Báo xấu

396
lượt xem 64
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống Quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang, trình bày các nội dung chính: giới thiệu chung về công ty, cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, kết luận. Đây là tài liệu tham khảo dành cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA TIN HỌC KINH TẾ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Tên đề tài: XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT:…………………………………………… DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ:………………………… LỜI MỞ ĐẦU:……………………………………………………………………1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG………………………………………………...3 1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang….…3 1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang…………...3 1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty…………………………………………………3 1.2. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá………………………………….…7 1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá…………………………………………………...7 1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá………………………………….…7 1.2.3.Chứng từ trong Quản lý hàng hoá………………………………………………...8 1.2.4. Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang……………………………………………………………………………8 1.3. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty…………………….……….10 1.4. Tính cấp thiết của đề tài……………………………………………..……….11 1.5. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu…………………………………….……12 1.5.1. Mục Tiêu Của Đề Tài………………………………………………………..……12 1.5.2. Chức năng của đề tài…………………………………………………………..…12 1.5.3.Phương pháp nghiên cứu………………………………………………………….13 1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang………………………………………………………………………..13 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN …………………………………………………………………….14 2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý………………………………...…..14
2.1.1.. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin…………………14 2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin……………………………………………….15 2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin………………………….…16 2.3.Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu……………………………………. ….19 2.3.1. Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu ……………………………………….… 19 2.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu………………………………………………. …..20 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………………………………….…..22 2.4.1. Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra…………………………….....22 2.4.2. Mã hoá dữ liệu……………………………………………………...............24 2.4.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá………………….....26 2.4.3.1.Mô hình thực thể liên kết (mô hình E-R)…………………………………26 2.4.3.2. Các loại mô hình dữ liệu…………………………………………………29 2.4.4.Chuẩn hóa trong CSDL quan hệ và mối quan hệ giữa các file dữ liệu….…30 2.4.4.1.Tại sao phải chuẩn hóa?..............................................................................30 2.4.4.2. Định nghĩa về dạng chuẩn của các hệ khóa………………………….….31 2.5. Khái quát hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Basic……..32 2.5.1.Khái niệm vềCSDL…………………………………………………………32 2.5.2.Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic…………………………......33 2.5.3. Cấu trúc một ứng dụng VB…………………………………………..….....33 2.5.4. Những thao tác áp dụng trên VB…………………………………………..34 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG HOÁ………………………………………………………..36 3.1. Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá……………………………..36 3.1.1.Nghiệp vụ nhập kho………………………………………………………...36
3.1.2.Nghiệp vụ xuất kho…………………………………………………...…......37 3.1.3.Nghiệp vụ báo cáo……………………………………………………….....37 3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống (BDF)………………………………………..37 3.2.1.Khái niệm về mô hình nghiệp vụ…………………………………………….37 3.2.2.Biểu đồ chức năng của hệ thống………………………………………..….37 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD)………………………..…………..40 3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu………………………………………………..………45 3.4.1. Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu……………………………..…45 3.4.2. Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL…………………………………..49 3.5. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình………………………………50 3.5.1.Một số ký hiệu sử dụng trong giải thuật………………………………………..51 3.5.2.Thuật toán Đăng nhập chương trình……………………………………….51 3.5.3.Thuật toán cập nhật phiếu nhập kho……………………………………….52 3.5.4.Cập nhật phiếu xuất kho……………………………………………………53 3.5.5..Thuật toán báo cáo………………………………………………………...54 3.6. Cài đặt, sử dụng và hướng phát triển……………………………………..55 3.6.1. Cài đặt sử dụng…………………………………………………………….55 3.6.2. Hướng phát triển…………………………………………………………...55 KẾT LUẬN………………………………………………………………………56 NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT HTTT: Hệ thống thông tin CSDL: Cơ sở dữ liệu
HQTCSDL: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu VB: Visual Basic DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chứ…………………………………………….……..5 Hình 1.2: Nhật ký chung………………………………………………………….8 Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu……………………………………………………. 14 Hình 1.4: Sơ đồ chức năng của hệ thống( BFD)………………………………… 39 Hình 1.5: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh……………………………………………..40 Hình 1.6: Sơ đồ DFD mức đỉnh…………………………………………………..41 Hình 1.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….42 Hình 1.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….43 Hình 1.9: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất……………………44 Hình 1.10: Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL………………………….….45 Hình 1.11: Thuật toán Đăng nhập chương trình…………………………………49 Hình 1.12: Thuật toán cập nhật phiếu xuất kho……………………………….....51 Hình 1.13: Thuật toán báo cáo…………………………………………………..53
1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trên thế giới, thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin. Trước sự chuyển dịch của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tới của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các khâu của quá trình kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, làm sao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi bỏ ra chi phí thấp nhất. Đồng thời các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý theo một quy trình công nghệ hiện đại, và có sự quản lý chặt chẽ của con người. Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên một thị trường rộng lớn và có tính cạnh tranh cao như Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiện lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm mọi biện pháp đ ể xây d ựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị và trong việc quản lý kinh doanh của công ty. Sau một thời gian thực tập tại bộ phận Kế hoạch hàng hoá của công ty em đã chọn đề tài: ”Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang” với ngôn ngữ để xây dựng phần mềm này là:”Visual Basic 6.0”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý hàng hoá của doanh nghiệp để tìm ra những nhược điểm, ưu điểm và qua đó có thể đ ề xuất những biện pháp, cách quản lý để công tác quản lý hàng hoá của công ty đ ược hoàn thiện hơn. Em xin giới thiệu một cách tổng quát về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang và tình hình ứng dụng tin học tại công ty qua bản báo
2 cáo này. Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 20… Sinh viên thực hiện
3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG 1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang 1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Công ty là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 8/2001. Trong những năm qua Công ty đã cung cấp một số mặt hàng vật liệu xây dựng cho các cửa hàng, công trình khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận. Với lòng nhiệt tình và mong muốn mang đến cho khách hàng sự hài lòng về những sản phẩm chất lượng cao và mang tính thẩm mĩ, Công ty luôn cải tiến và tìm những giải pháp mới để giải quyết các vướng mắc trong hoạt động quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Hoàn Trang tin rằng các tiêu chí để tạo sự tin tưởng nơi khách hàng chính là: sự phục vụ nhiệt tình của đ ội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm; áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt; chính sách không ngừng cải tiến và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm. Quan trọng hơn cả, Hoàn Trang xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu để nắm vững nghiệp vụ và giải pháp về mẫu mã ,chất lượng và giá cả cho từng loại công trình, từ đó thấu hiểu công việc và mong muốn của khách hàng, cùng khách hàng chia sẻ kinh nghiệm để cùng đi tới thành công. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chính cho hệ thống các cửa hàng vật liệu xây dựng tại khu vực, Hoàn Trang cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng. Trên nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự thành công của khách hàng chính là động lực để Hoàn Trang phát triển và hướng tới. Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm gạch ốp lát, các loại thiết bị sứ vệ sinh và các sản phẩm sen vòi cho các cửa hàng khu vực Hà nội và một số vùng lân cận. Tên công ty: Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Địa chỉ: Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành – Trâu Quỳ - Gia Lâm – Hà Nội
4 Mã sồ thuế: 0105822744 Điện thoại: 043.85852258 Fax: : 043.85852258 Email: DienmayHoanTrang@gmail.com Quá trình hình thành và phát triển Khi mới thành lập trụ sở chính của Công ty đặt tại Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành, Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội. Lúc này công ty chỉ cung cấp các mặt hàng chủ yếu cho thị trường khu vực Gia Lâm, sau 1 năm hoạt động công ty đã mở rộng thị trường ra các vùng lân cận và mở thêm chi nhánh tại số 120 đường Hoàng Quốc Việt, Ba Đình, Hà Nội Trong kinh doanh, công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó hàng hoá của công ty đa dạng về chủng loại, đảm bảo về chất lượng với mức giá hợp lý. Khi mới thành lập công ty chỉ kinh doanh trên một thị trường nhỏ, sau một thời gian tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo công ty nhận thấy Hà Nội là một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng đã quyết định nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công nhân viên, từng bước tiếp cận các khu vực thị trường lân cận. Hoạt động của công ty - Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu : • Gạch men, granit ốp lát cao cấp: đây là mặt hàng chính của công ty, sản phẩm của các hãng : Long Hầu, Viglacera, Prime, Mikado, và sản phẩm nhập khẩu Venus, Shinchen • Thiết bị sứ vệ sinh: American Standard, Viglacera. • Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta • Các dịch vụ: Vận tải hàng hoá, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩm sen vòi, bình nóng lạnh. 1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc, phó Giám đốc và các bộ phận được thể hiện dưới đây :
5 Giám đốc Phó Giám đốc Trụ sở chính Chi nhánh Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ phận ph ận phận ph ận phận ph ận ph ận Bán Kế Kinh Kỹ Kế Bán Kế hàng toán doanh thu ật ho ạch hàng toán hàng hoá Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức -Giám đốc: + Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm quản lý về mọi mặt hoạt động tổ chức, kinh doanh, kỹ thuật. + Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. + Tuyển dụng, cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên theo quy chế đề ra + Ký các báo cáo, văn bản, chứng từ, hợp đồng các bộ phận trong công ty trình nên cần xét duyệt - Phó giám đốc: + Là người đứng sau trợ giúp cho giám đốc, có nhiệm vụ chỉ huy, điều hành cụ thể lĩnh vực do mình nắm giữ. +Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng và sẽ trực tiếp ban chỉ thị từ giám đốc tới các bộ phận, giao nhiệm vụ cho các bộ phận và chịu trách
6 nhiệm về các bộ phận của mình quản lý. - Bộ phận Bán hàng: Chủ yếu là bán hàng qua điện thoại +Tiếp nhận những yêu cầu thông tin về hàng hoá từ khách hàng, kiểm tra và thông báo về số lượng còn tồn, quy cách của mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. +Tổng hợp số liệu của các hoá đơn bán hàng để cuối kỳ lập báo cáo và đối chiếu sổ sách chứng từ với bộ phận kho và kế toán. - Bộ phận Kế toán: +Mọi số liệu chứng từ liên quan đến tài chính của công ty do bộ phận này quản lý xác nhận, giám sát kiểm tra trình duyệt theo vụ việc, hoặc theo yêu cầu đột xuất. Hàng năm sẽ thực hiện quyết toán theo định kỳ của công ty. + Xây dựng kế hoạch tài chính để giúp ban lãnh đạo chủ động cân đối việc đ ầu tư và phát triển kinh doanh + Cùng với các bộ phận phối hợp để tổ chức thanh quyết toán, nghiệm thu các hợp đồng kinh tế, lên các báo cáo theo đúng yêu cầu của ban giám đốc. + Bộ phận quản lý tài chính theo đúng pháp lệnh của nhà nước nói chung và c ủa công ty nói riêng - Bộ phận Thị trường: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng l ực, chuyên môn cao. + Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty được bộ phận này thực hiện và chỉ đạo, tham mưu cho giám đốc để định hướng chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh thương mại của công ty để đạt hiệu quả cao nhất. +Xây dựng các kế hoạch tiêu thụ, quảng bá sản phẩm của công ty, nghiên cứu và xâm nhập vào các thị trường mới và mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty, mở rộng lĩnh vực kinh doanh. + Các nhân viên trong bộ phận sẽ giao dịch trực tiếp với các cửa hàng bán l ẻ và các chủ công trình, do đó có trách nhiệm tạo dựng uy tín cho công ty và th ực hi ện trên cơ sở những điều khoản đã cam kết. +Mọi phương án kinh doanh phải trình giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính khả thi cao nhất. + Theo dõi, cập nhật thông tin với khách hàng về chất lượng, mẫu mã sản phẩm.
7 -Bộ phận Kỹ thuật: +Nhiệm vụ của phòng này là lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành thiết bị nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm. +Báo cáo những vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hoá đ ể có những quyết định đúng đắn trong việc kinh doanh mặt hàng này -Bộ phận Kế hoạch hàng hoá: +Chịu trách nhiệm về việc quản lý kho hàng hoá, nhập từ nhà cung cấp và xuất cho bộ phận bán hàng. +Khảo sát và lập bản dự trù gửi lên ban lãnh đạo. o 1.2. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá 1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá + Cùng với bộ phận kinh doanh và bộ phận bán hàng tổ chức đánh giá phân loại hàng hoá cho phù hợp với nhu cầu thị trường thông qua việc tập hợp các Bản dự trù hàng hoá của các bộ phận này + Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp, ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu tình hình mua vận chuyển, bảo quản nhập - xuất - tồn. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo dưỡng và bảo hành hàng hoá, quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình bảo dưỡng, bảo hành. + Tham gia kiểm tra đánh giá mẫu mã và chất lượng của hàng hoá .Phân tích tình hình thu mua bảo quản dự trữ và bảo hành nhằm giảm thiểu các chi phí. + Quản lý chặt chẽ trong quá trình nhập xuất hàng, tránh tình trạng thất thoát 1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá Hạch toán chi tiết hàng hoá là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch toán phức tạp của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phản ánh cả giá trị số lượng và chất lượng vật liệu theo từng người phụ trách . Trong thực tế có ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá và tuỳ vào điều kiện c ủa mình mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp số dư
8 Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá của công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang. Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và cuối tháng lập các báo cáo tài chính. Ghi chú: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Sổ chi tiết vật Bảng tổng hợp nhập Phiếu nhập kho tư xuất tồn hàng hoá Phiếu xuất kho Sổ nhật ký Sổ cái tài khoản chung 152,154 ` Bảng tính giá th ành sản phẩm Hình 1.2: Nhật ký chung 1.2.3. Chứng từ trong Quản lý hàng hoá + Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Hoá đơn cước vận chuyển + Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng hoá +Bản dự trù hàng hoá 1.2.4.Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Như chúng ta đã biết hàng hoá trước khi xuất ra thị trường phải trải qua các công đoạn phân tích, lựa chọn, thu mua, kiểm kê, bảo quản, do đó công việc quản
9 lý hàng hoá là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh. Đối với Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang công tác quản lý hàng hoá được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá. Và các hoạt động chính của công tác quản lý hàng hoá được diễn ra như sau: gồm hai bộ phận, bộ phận nhập hàng và xuất hàng. a. Bộ phận nhập hàng Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các bản dự trù mà các bộ phận, các đơn vị trong công ty gửi lên. Và tổng hợp tất cả các bản dự trù này thành một bản dự trù chung gửi lên ban giám đốc, ban giám đốc sẽ duyệt và gửi cho bộ phận đặt hàng. Bộ phận đặt hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp, lập và gửi đơn đặt hàng đến cho nhà cung cấp. Khi hàng về cùng với hoá đơn bộ phận nghiệm thu sẽ có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá vật tư. - Nếu như hàng hoá đúng như hoá đơn đặt hàng sẽ cho nhập vào kho. - Nếu không đáp ứng được các tiêu chuẩn như hoá đơn đã ghi thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm, không nhận lượng hàng đó và trả lại cho nhà cung cấp. b. Bộ phận xuất hàng Sau khi nhận hoá đơn từ bộ phận bán hàng, tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn phù hợp với số lượng yêu cầu, nhất là loại mặt hàng gạch ốp lát ,yêu cầu lượng hàng xuất ra phải cùng lô trong một ngày và một ca, tránh tình trạng chênh lệch về kích thước và màu sắc đối với một mã hàng. -Khi kiểm kê hàng đủ số lượng yêu cầu tiến hành xuất hàng -Nếu không đủ hàng gửi trả lại hoá đơn. Tuy nhiên trong trường hợp số l ượng hàng trong hoá đơn lớn thì bộ phận xuất hàng sẽ yêu cầu bộ phận nhập hàng tiến hành nhập đủ số lượng yêu cầu. Cuối mỗi ngày bộ phận quản lý hàng hoá sẽ tiến hành kiểm kê, tổng hợp và đưa ra danh sách các hàng hoá về số lượng đã nhập xuất tồn. Để từ đó giúp cho bộ phận bán hàng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn khi cần thiết và phục vụ cho công việc bán hàng ngày hôm sau. Khi hàng về nhập vật tư vào trong kho thủ kho phải làm những công việc sau:
10 - Quản lý nhập hàng hoá: + Lập phiếu nhập kho hàng hoá. + Cập nhật hoá đơn hàng về. Khi hàng hoá đã được nhập kho, công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán đó là: thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản hoặc cũng có thể là mua trả chậm nếu công ty chưa có điều kiện thanh toán khi bên bán chấp thuận. - Quản lý xuất hàng hoá: - công ty xuất hàng hoá từ các kho trực tiếp cho các bộ phận bán hàng. Thủ kho của công ty quản lý hàng hoá theo sổ kho của mình. + Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì thủ kho sẽ xuất hàng hoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho. + Nếu hàng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ trả lại. Nhưng mặt hàng này sẽ được lưu tại kho để chờ xử lý + Nếu như hàng hoá trong kho đã hết và không đủ đáp ứng thì thủ kho phải lập bản dự trù hàng nhập gửi lên ban giám đốc. Cuối mỗi tuần, tháng, quý th ủ kho sẽ gửi thông tin lên phòng kế toán lập các báo cáo sản xuất kinh doanh gồm có: báo cáo chi tiết hàng hoá, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Định kỳ hàng năm vào cuối năm thủ kho cùng các bộ phận thực hiện kiểm kê, xác định chính xác số lượng , chất lượng và giá trị các mặt hàng hiện có. Báo cáo l ập định kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đ ến ngày 10 tháng 1 của năm sau. Các báo cáo gồm : - Báo cáo chi tiết - Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nhập – xuất – tồn - Báo cáo chi tiết hàng tồn 1.3. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang, có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình quản lý của công ty như sau: Tại bộ phận kế hoạch hàng hoá có ba máy tính :hai máy tính có cấu hình là 256 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP, máy còn lại
11 512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOW XP. Tại bộ phận kế toán cũng được trang bị tương tự nhưng chỉ dùng để soạn thảo văn bản, in các mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thanh toán. Các nhân viên trong công ty chủ yếu ghi chép bằng tay, chỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất hạn chế. Công ty không sử dụng máy tính thường xuyên nên Giám đ ốc chưa có kế hoạch cho nhân viên đi học thêm tin học ứng dụng và mua thêm máy tính mới. Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá luôn phải quản lý và c ập nhật một khối lượng lớn hàng hoá mỗi ngày với hàng trăm mã hàng khác nhau, việc tính toán phức tạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc... Vì vậy khi Ban Giám đốc cần thông tin thì sẽ không đáp ứng kịp thời, do đó không đảm bảo được sự nhanh nhạy chính xác trong việc xử lý thông tin. 1.4.Tính cấp thiết của đề tài Công ty chuyên cung cấp một số lượng lớn mặt hàng vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận, vì vậy công việc quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại hàng hoá đòi h ỏi ph ải chính xác và nhanh nhạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Tuy công việc không quá khó khăn nhưng việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian và việc tính toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc không đảm bảo chính xác trong việc xử lý thông tin. Do đó việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng. Vì vậy vi ệc áp d ụng công nghệ thông tin, đưa máy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết. Việc theo dõi tình hình nhập xuất, khối lượng tồn kho trong toàn công ty còn rất khó khăn. Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đó thì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa ra các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn. Sau đó lọc từng thông báo và so sánh, những công việc này rất mất thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá còn ch ưa thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp. Từ đó có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý khối lượng hàng hoá lớn làm ảnh hưởng
12 nghiêm trọng trong quá trình hạch toán kinh doanh của công ty. Với những lý do trên, việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng. Bài toán quản lý hàng hoá bằng máy tính phần nào thay thế được một phần công việc cho nhân viên ở bộ phận kế hoạch hàng hoá đồng thời tạo điều ki ện giúp cho nhân viên trong công ty tiếp xúc và làm quen với máy tính. Thực hiện cơ chế tự động hoá trong các khâu quản lý bằng máy tính. Do vậy nhân viên không phải thực hiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đ ưa tin học vào ứng dụng rộng rãi. 1.5. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu 1.5.1. Mục Tiêu Của Đề Tài Lợi nhuận là cái đích cuối cùng của các doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc giải quyết những bất cập và hạn chế trong bộ máy quản lý hàng hóa, và việc phát triển đề tài quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang là rất đúng đắn ,thực sự cần thiết cho công ty để có thể phát triển kinh doanh. Đề tài này ra đời nhằm khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ và hệ thống mới cần đạt những yêu cầu sau: - Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhật các hoá đơn nhập - xuất, đưa ra báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu c ủa nhà quản lý. - Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công . - Màn hình giao diện đẹp, bài trí rõ ràng và khoa học. - Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. - Đảm bảo xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác số lượng tồn - nhập - xuất hàng hoá. 1.5.2. Chức năng của đề tài • Hệ thống: Thực hiện quản lý tất cả các thông tin về người dùng và quyền hạn của họ. Phần chương trình này bao gồm:  Quản lý nhóm người sử dụng
13  Quản lý trực tiếp người sử dụng • Danh mục: Thực hiện cập nhật toàn bộ các thông tin được sử dụng chung trong chương trình. Phần này bao gồm :  Danh mục hàng hoá  Danh mục nhà cung cấp  Danh mục tài khoản  Danh mục loại chứng từ  Danh mục kho  Phân loại hàng hoá • Cập nhật: Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ  Lập phiếu nhập hàng  Lập phiếu xuất hàng  Lập đơn đặt hàng:  Lập bản dự trù hàng nhập • Báo cáo  Nhập - xuất - tồn  Chi tiết hàng tồn kho 1.5.3.Phương pháp nghiên cứu - Các bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý và nó được xây dựng như sau: • Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của hệ thống hiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưu hoá công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới • Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn : + Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đ ồ luồng dữ liệu.
14 + Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết. • Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết. 1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau:  Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất.  Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý.  Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan. Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 2.1.1.. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Thông tin là các bản tin, thông báo, tài liệu được phát đi từ nguồn phát tin t ới đối tượng nhận tin nhằm cung cấp sự hiểu biết nào đó tới đối tượng nhận tin. Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết vị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và đ ược xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đước lưu trữ t ừ tr ước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu.
15 ồ Ngu n Đích ậ Thu th p Xử lý v lưu tr à ữ Phân phát Kho dữ liệ u Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu Đầu vào của hệ thống đó là các loại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu… Nguồn của hệ thống: Bên ngoài là nhà cung cấp, khách hàng và bộ phận bên trong là kho hàng. Đích của hệ thống đó là Phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh, khách hàng. 2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin * Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng ph ục vụ. • Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ. • Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức. • Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system – DSS) là một hệ thống thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định.