Đề tài "HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM"

Chia sẻ: Tran Van Trong Trong | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

498
lượt xem 75
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay sự phát triển như vũ bão của ngành CNTT - sản phẩm của trí tuệ con người là động lực cho quá trình phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia. Nó sẽ là công cụ hữu hiệu giúp các nước đang phát triển như Việt Nam hội nhập vào nền kinh tế thế giới và rút dần khoảng cách tụt hậu với các nước phát triển.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài "HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM"

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ============================ BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU MÔN HỌC GIỚI THIỆU CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN Tên đề tài: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM LỚP: TTB-K12 - Nhóm: 5 Giáo viên hướng dẫn: Ths. Phan Thanh Đức Hà Nội, 20/03/2010 -Trang 1 -
Mục lục PHẦN I: TÓM TẮT BÁO CÁO, CÁC NỘI DUNG CHÍNH......................... 5 PHẦN II: TỔNG QUAN.................................................................................. 5 1. MIS là gì? ..................................................................................................... 5 2. Tại sao cần có MIS? ..................................................................................... 5 2.1. Tăng năng suất lao động............................................................................ 6 2.2. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định .................................................................... 6 2.3. Tăng cường hợp tác lao động .................................................................... 6 2.4. Tạo liên kết đối tác kinh doanh .................................................................. 6 2.5. Cho phép toàn cầu hoá ............................................................................. 7 2.6. Hỗ trợ thay đổi tổ chức .............................................................................. 7 3. Mục tiêu của CNTT ..................................................................................... 7 4. Cấu trúc chung của MIS .............................................................................. 7 5. Đặc điểm của MIS:....................................................................................... 8 6. So sánh MIS với các HTTT cùng loại: MIS và TPS ................................... 9 7. Phạm vi nghiên cứu.................................................................................... 10 PHẦN III: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING ................. 10 1. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING . 111 2. MỘT SỐ ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ ....................................................... 133 3. Một số thành tựu mà Fast accouting đạt được:........................................ 19 4.Úng dụng thành công trong công ty Sài Gòn Taxi......................................22 PHẦN IV: KẾT LUẬN ................................................................................ 244 PHỤ LỤC: Tài liệu tham khảo………………………………………………25 -Trang 2 -
Các thành viên: Họ tên Nhiệm vụ Tell/Email 1. Phạm Nhóm trưởng: phân công 01694534224 Thị Tuyết nhiệm vụ, tổng hợp báo Phamnhungttb_k12 @yahoo.com Nhung. cáo, tìm hiểu tài liệu, phần I. 2. Bùi Phần II – Tổng quan: 01692331191 Thanh Vân. giới thiệu về MIS: khái Vanpr0_311 @yahoo.com niệm, đặc điểm cấu trúc,sự khác nhau giữa MIS với các phần mềm khác 3. Phạm Làm Slide 01665468851 Đức Dũng. phamducdzung @yahoo.com 4. Đinh Thị Ưu điểm của Fast 001656951966 Miền. accouting mien9x_hb @yahoo.com 5. Nguyễn Phần III: Giới thiệu phần 01674550030 Thị Tĩnh. mềm Fast accouting: các tinhcoi2710 @yahoo.com bước triển khai 6. Đỗ Việt Ứng dụng thành công 01663745303 Trung. của Fast accouting doviettrung3791 @yahoo.com 7. Lê Làm Slide 01652938458 Trường blue_chipcoi_@yahoo.com.vn Giang. 8. Nguyễn Nhược điểm của Fast 0973476231 Đình Tài. accouting, kết luận taind88@wru.vn -Trang 3 -
LỜI CẢM ƠN: Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TH.s Phan Thanh Đức trong suốt quá trình nghiên cứu làm việc đã chỉ dẫn chúng em, giúp chúng em hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình. Cám ơn các nguồn thông tin hữu ích từ các website. Xin chân thành cảm ơn! GIỚI THIỆU Ngày nay sự phát triển như vũ bão của ngành CNTT - sản phẩm của trí tuệ con người là động lực cho quá trình phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia. Nó sẽ là công cụ hữu hiệu giúp các nước đang phát triển như Việt Nam hội nhập vào nền kinh tế thế giới và rút dần khoảng cách tụt hậu với các nước phát triển. Đối với các DN, việc ứng dụng các thành tựu của CNTT, xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ công tác điều hành, quản lý nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh sẽ tạo bước ngoặt cho sự phát triển, làm "phép nhân" hiệu quả vật chất thay cho "phép cộng" hiện nay. Đặc biệt trong công tác quản lý, CNTT là một yêu cầu cấp bách nhằm nâng cao chất lượng của công tác quản lý, góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển toàn diện, từng bước đáp ứng được yêu cầu phát triển của nền kinh tế. -Trang 4 -
NỘI DUNG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU PHẦN I: TÓM TẮT BÁO CÁO, CÁC NỘI DUNG CHÍNH 1. Bài báo cáo nói về hệ thống thông tin quản lý MIS: khái niệm đặc điểm cấu trúc,sự khác nhau giữa MIS với các phần mềm khác, hiệu quả khi sử dụng công nghệ thông tin vào quản lý. 2. Giới thiệu phần mềm Fast accouting: các bước triển khai,cấu trúc, ưu nhược điểm. 3. Ứng dụng thành công của Fast accouting trong công ty Sài Gòn Air taxi 4. Kết luận về kết quả đạt được PHẦN II: TỔNG QUAN 1. MIS là gì? Hệ thống thông tin quản lý – MIS là khái niệm dùng chung cho tất cả ứng dụng của con người, của công nghệ hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề trong quản lý và điều hành trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp. MIS hướng tới hầu hết các vị trí của doanh nghiệp, từ người công nhân phân xưởng, đến người quản lý cấp cao với mục đích hỗ trợ họ giúp đơn giản hoá công việc, nâng cao năng suất lao động và nâng cao hiệu quả nhà quản lý. 2. Tại sao cần có MIS? Bước vào TK XXI, với sự đa dạng của các hoạt động dinh doanh thì việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn. Bạn không thể làm tốt mọi công việc của mình khi lượng thông tin cần xử lý ngày càng -Trang 5 -
nhiều, yêu cầu về độ chính xác và thời gian xử lý ngày càng cao. Ngay cả khi bạn là nhà quản lý những yêu cầu đó càng trở nên quan trọng hơn, công việc hàng ngày của bạn luôn đòi hỏi bạn phải làm việc với kế toán, tài chính, với vấn đề nhân sự - tiền lương hay việc điều hành sản xuất, tiếp thị. Với MIS, bạn và doanh nghiệp sẽ dần dần cảm nhận được sự thay đổi cho những đầu tư vào nó. Lượng công việc, lượng thông tin mà bạn bắt buộc phải xử lý trước đây sẽ giảm đi một cách đáng kinh ngạc khi bạn có MIS hay chỉ một phần nhỏ trong nó. Đơn giản vì mọi công việc phức tạp và tiêu tốn nhiều tài nguyên ( thời gian, nhân lực, chi phí) của doanh nghiệp bạn sẽ được MIS giải quyết, khi đó hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân và của toàn doanh nghiệp bạn sẽ tăng lên rõ ràng. 2.1. Tăng năng suất lao động - OLTP: Online Transaction Processing: Xử lý giao dịch trực tuyến - TPS: Transaction Processing System: Hệ thống xử lý giao dịch - CTS: Customer Integrate System: Hệ thống tích hợp 2.2. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định - Giúp phân tích tình huống và hỗ trợ người ra quyết định - Đưa ra một số gợi ý về phương thức thực hiện 2.3. Tăng cường hợp tác lao động - Đội làm việc năng động - Quản lý tài liệu - Phát triển ứng dụng 2.4. Tạo liên kết đối tác kinh doanh - Hệ thống thông tin liên doanh nghiệp (IOS) -Trang 6 -
- EDI ( Electronic Data Interchange) trao đổi dữ liệu điện tử 2.5. Cho phép toàn cầu hoá - Giúp vượt qua trở ngại về thời gian và địa điểm - Văn hoá 2.6. Hỗ trợ thay đổi tổ chức - Đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường hiện nay 3. Mục tiêu của CNTT - Đưa CNTT vào các tổ chức phục vụ quản lý quá trình lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát hoạt động cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cần thiết hỗ trợ cho quá trình ra quyết định hiệu quả và cung cấp các thông tin phản hồi cho các hoạt động hàng ngày. - Hệ thông thông tin quản lý MIS cần phải cung cấp đúng thông tin đến đúng người vào đúng lúc và đúng cách. + Giải thích việc sử dụng của MIS và các dữ liệu nhập và xuất của MIS + Giải thích các hệ thống thông tin và chức năng của chúng trong một doanh nghiệp kinh doanh Nguồn: Bài giảng Slide, [ Phan Thanh Đức, HVNH 2010] 4. Cấu trúc chung của MIS Một hệ thống thông tin quản lý gồm 2 phần chính đó là: Đầu vào (Dữ liệu) và Đầu ra (Thông tin). 4.1 . Đầu vào Dữ liệu đầu vào của MIS có thể được lấy từ: TPS, ERP, từ nhà quản lý, khách hàng, internet, extranets… Cơ sở dữ liệu được đưa vào phải đảm bảo tinh chính xác, tin cậy. 4.2 . Đầu ra Trước khi các dữ liệu được đưa ra thành thông tin, nó được xử lý bởi một hệ truy vấn, tại đây dữ liệu được phân tích, dánh giá, xác định yêu -Trang 7 -
cầu,… để đưa ra báo cáo, và tổng hợp thông tin thành các biểu Form đưa tới nhà quản lý. Báo cáo được đưa ra theo nhiều loại: Báo cáo định kỳ, báo cáo Key- indicator, Báo cáo theo yêu cầu, Báo cáo ngoại lệ. MIS program Truy vấn (Queries) Cơ sở dữ liệu MIS Biểu (Form) Báo cáo (Report) - Định kì Cơ sở dữ liệu của - Key-indicator TPS - Ngoại lệ - Theo yêu cầu NHÀ QUẢN LÍ 5. Đặc điểm của MIS: MIS hỗ trợ cho TPS trong xử lý và lưu trữ giao dịch. MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ nhiều chức năng cho tổ chức. MIS đủ sự linh hoạt để có thể thích ứng được vớ những nhu cầu về thông tin của tổ chức. MIS tạo lớp vỏ an toàn cho hệ thống, và phân quyền cho việc truy nhập vào hệ thống. (Chế độ bảo mật) MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà quản lý, chủ yếu là thông tin có cấu trúc. MIS kiểm soát sản xuất, dự báo bán hàng, giám sát công việc bằng các phân hệ của mình. -Trang 8 -
“ Một MIS cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cần thiết hỗ trợ cho quá trình ra quyết định hiệu quả và cung cấp các thông tin phản hồi cho các hoạt động hang ngày” [ Bài giảng Slide, Phan Thanh Đức] 6. So sánh MIS với các HTTT cùng loại: MIS và TPS Management Information System (MIS): Hệ thống thông tin quản lý Transaction Processing System (TPS) : Các hệ thống xử lý giao dịch MIS TPS Là những hệ thống trợ giúp Xử lý các dữ liệu đến từ các các hoạt động quản lý của tổ giao dịch mà tổ chức thực hiện chức, các hoạt động này nằm ở hoặc với khách hàng, với nhà Định nghĩa mức điều khiển tác nghiệp, cung cấp, những người này điều khiển quản lý hoặc lập kế cho vay hoặc với nhân viên hoạch chiến lược của nó. Kiểm soát sản xuất, dự báo Tính lương, kiểm soát tồn Ứng dụng bán hàng, giám sát. kho, xử lý đơn hàng. Trọng tâm Thông tin quản lý Những dữ kiện giao dịch Hệ QTCSDL truy suất tương Duy nhất cho mỗi ứng dụng, CSDL tác bởi người lập trình. cập nhật theo bó. Vấn đề có cấu trúc, mô hình Khảnăng khoa học quản lý thông Không có quyết định thường. Loại xử lý Số Số Loại thông Báo cáo định kỳ và theo yêu Báo cáo tóm tắt vận hành. tin cầu, báo cáo ngoại lệ. -Trang 9 -
Cấp phục Quản lý cấp trung Quản lý cấp thấp, trợ lý vụ 7. Phạm vi nghiên cứu Hệ thống thông tin quản lý có nhiều loại như: HTTTQL tài chính, nhân sự, sản xuất, marketing…. Phạm vi đề tài cụ thể: Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp – Management Information System business. Phần mềm kế toán Fast accouting. PHẦN III: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING Như chúng ta đã biết kế toán đơn giản là thông tin. Kế toán chiếm vị chí quan trọng trong hầu hết mọi lĩnh vực. Có thể thấy rằng thông tin kế toán dành cho hai bộ phận người sử dụng phân biệt. Thứ nhất là người sử dụng nội bộ, những người thuộc tổ chức công ty, sử dụng thông tin kế toán nhằm quản lý tổ chức và điều hành kinh doanh (ví dụ: giám đốc cần kiểm soát lượng tồn kho, xác định lỗ lãi, bảo đảm tài sản,... )Thứ hai là người sử dụng bên ngoài, những người không thuộc tổ chức công ty. Đó có thể là các cổ đông, là cơ quan thuế, là ngân hàng, các nhà phân tích tài chính, nhà cung cấp, khách hàng...Nói một cách khái quát, kế toán là một công cụ để nhận dạng, đo lường và truyền thông tin về các đối tượng kinh tế nhằm phục vụ cho việc đưa ra các quyết sách kinh tế. Nhưng để đưa ra thông tin là cả một quá trình khó khăn với những con số,vì thế phần mềm Fast Accounting đã hỗ trợ công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn.Fast Accounting là phần mềm kế toán được phát triển từ năm 1997 dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Fast Accounting chủ yếu sử dụng cho phòng kế toán. Với Fast Accounting 10.0 được thiết kế về menu và -Trang10 -
giao diện rõ ràng cho người sử dụng, tận dụng khả năng máy tính hiện nay có màn hình lớn và độ phân giải cao. Fast Accounting 10.0 với nhiều chức năng, báo cáo và tiện ích phục vụ việc sử dụng chương trình được dễ dàng và hiệu quả. Fast Accounting 10.0 còn có thêm 2 chức năng đặc biệt đó là kiểm tra sai sót số liệu và hỗ trợ nhập liệu từ Excel. Điều này sẽ giúp cho người sử dụng tiết kiệm được rất nhiều thời gian dò tìm sai sót trong số lượng rất lớn các chứng từ đã nhập cũng như không phải nhập lại số liệu đã có trên Excel chuyển từ các bộ phận, đơn vị về phòng kế toán. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại phần mềm quản lí tài chính kế toán của doanh nghiệp nhưng Fast Accounting vẫn chiếm được số đông khách hàng, có thể thấy khá nhiều doanh nghiệp đã thành công với bộ sản phẩm này. 1. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING Bước 1: Thành lập đội dự án: - Hai bên thành lập đội dự án: Trưởng dự án, thư ký, các phụ trách nghiệp vụ. - Việc thành lập đội dự án giúp quá trình thực hiện dự án được qui hoạch và thực hiện dễ dàng: Tiến độ, thống nhất kế hoạch. - Đội dự án của Fast xây dựng giải pháp theo yêu cầu, đào tạo chuyển giao, bảo hành theo đúng thỏa thuận hai bên. Bước 2: Xác nhận kế hoạch: - Hai bên xác nhận kế hoạch và thống nhất triển khai. - Thống nhất các thành viên thực hiện hợp đồng hai bên. -Trang11 -
Bước 3: Đào tạo bản chuẩn: - Hai bên xác nhận kế hoạch và thống nhất triển khai. - Thống nhất các thành viên thực hiện hợp đồng hai bên. Bước 4: Khảo sát đặc thù: - Khảo sát nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp. - Việc khảo sát có thể tiến hành sau hoặc song song với quá trình đào tạo bản chuẩn. Bước 5: Phân tích thống nhất: - Sau khi có hồ sơ khảo sát Fast tiến hành phân tích và đưa ra các giải pháp thực hiện. - Việc thống nhất giải giải pháp là cơ sở để tiến hành triển khai theo giải pháp và là cơ sở để tiến hành nghiệm thu chương trình. Bước 6: Lập chình trỉnh sửa: - Sau khi thống nhất hồ sơ giải pháp sẽ tiến hành lập trình chỉnh sửa theo hồ sơ giải pháp. - Lập trình đầu vào. Bước 7: Kiểm tra đầu vào: - Chuyển giao các keys user (các thành viên thuộc đội DA bên khách hàng sử dụng kiểm tra). - Biên bản xác nhận các yêu cầu đã thống nhất với các yêu cầu trong hồ sơ khảo sát. Bước 8: Viết tài liệu hướng dẫn và đào tạo phần lập trình chỉnh sửa: -Trang12 -
- Sau khi lập trình chỉnh sửa theo đặc thù của Doanh nghiệp Fast tiến hành cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng liên quan đến phần chỉnh sửa(bổ sung thêm vào tài liệu hướng dẫn sử dụng bản chuẩn). Bước 9: Chuyển giao chương trình: - Cài đặt và đào tạo và chuyển giao phần lập trình chỉnh sửa theo đặc thù cho khách hàng. Bước 10: Nghiệm thu toàn bộ chương trình: - Quá trình nghiệm thu được thực hiện bên khách hàng sau khi khách hàng lên quyết toán của một kỳ (tháng hoặc quý) và đảm bảo thỏa mãn nhu cầu đã được đưa ra trong hồ sơ khảo sát và giải pháp thực hiện. Bước 11: Bảo hành & hỗ trợ sử dụng: - Miễn phí 12 tháng tính từ ngày nghiệp thu toàn bộ chương trình. http://www.mediafire.com/?ymzerkhytjm http://www.mediafire.com/?qy2nkz4rtyj 2. MỘT SỐ ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST ACCOUNTING Phần mềm kế toán Fast Accounting hiện đang được sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm kế toán này cũng đã được nhiều trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học sử dụng làm tài liệu giảng dạy cho chuyên ngành kế toán. Bài viết này nhằm giới thiệu các tính năng nỗi bật của Fast Accounting, đồng thời chỉ ra một vài hạn chế của phần mềm, như là một lưu ý nhỏ cho những người sử dụng và hướng nghiên cứu tiếp theo cho những đối tượng quan tâm đến phần mềm này. -Trang13 -
* Ưu điểm của Fast Accounting: Phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast. Sản phẩm này có những ưu điểm sau: 1. Thân thiện với người sử dụng. 2. Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả. 3. Đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng, theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi dòng tiền… 4. Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp và các yêu cầu về quản lý tài chính kế toán và thuế bằng cách cập nhật kịp thời các thông tư, các quyết định của Bộ tài chính. 5. Ngoài ra, Fast Accounting còn có nhiều tính năng mạnh và nhiều tiện ích giúp cho việc sử dụng chương trình được dễ dàng và khai thác chương trình hiệu quả. Cụ thể: Fast Accounting được tổ chức theo các phân hệ nghiệp vụ gồm: phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tài sản cố định, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành. a. Phân hệ kế toán tổng hợp: Đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ. Phân hệ này cho phép người sử dụng cập nhật các phiếu kế toán, tạo các bút toán cuối kỳ, lên sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính một cách thuận tiện và chính xác. b. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền: Phân hệ này quản lý mọi thu chi liên quan đến tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Phân hệ -Trang14 -
này cho phép cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp và lập các báo cáo liên quan đến quản lý tiền mặt, theo dõi dòng tiền vào ra. c. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu quản lý hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền đã thu cho các hoá đơn và lên các báo cáo về doanh thu bán hàng, về công nợ phải thu. d. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả: phân hệ này quản lý phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền đã trả cho các hoá đơn. Phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập mua, công nợ phải thu. Fast Accounting quản lý công nợ chi tiết đến từng khách hàng (hoặc nhà cung cấp), từng hoá đơn phải thu (hoặc phải trả) và từng hợp đồng mua (hoặc bán). Việc phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn có thể thực hiện tự động hoặc trực tiếp. Ngoài ra Fast Accounting cho phép xử lý giảm trừ công nợ chi tiết theo hoá đơn trong trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá, chên lệch tỷ giá, tạm ứng trước tiền hàng và các khoản giảm trừ khác. e. Phân hệ kế toán hàng tồn kho: Phân hệ này quản lý phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển kho. Fast Accounting cho phép tính giá hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau: nhập trước – xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, đích danh. Ngoài ra phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập, hàng xuất theo mặt hàng, vụ việc và lên báo cáo tồn kho. f. Phân hệ kế toán tài sản cố định: Phân hệ này lưu giữ các thông tin cần thiết về tài sản cố định từ thời điểm mua đến khi thanh lý, giúp người sử dụng nắm rõ tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty và giá trị khấu hao của TSCĐ tại một thời điểm bất kỳ. Ngoài ra Fast Accounting -Trang15 -
còn cho phép theo dõi TSCĐ theo nhiều nguồn vốn khác nhau, theo dõi việc tăng giảm giá trị của một tài sản, theo dõi việc luân chuyển tài sản giữa các bộ phận sử dụng; đồng thời cung cấp các báo cáo về kiểm kê, báo cáo về tăng giảm và báo cáo về khấu hao TSCĐ. g. Phân hệ kế toán chi phí và giá thành: Phân hệ này tập hợp và phân tích chi phí bán hàng, chi phí quản lý và tính giá thành sản phẩm. Fast Accounting cung cấp các chương trình tính giá cho các công trình xây lắp, sản phẩm sản xuất liên tục và sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc tính giá thành sản phẩm có thể có theo phương pháp tập hợp trực tiếp, tính theo định mức hoặc phân bổ theo tỷ lệ. Ngoài ra Fast Accounting còn cho phép tính giá thành trong trường hợp có nhiều công đoạn và có nhiều phân xưởng và tính chi tiết theo lệnh sản xuất. Giá thành được phân tích theo các yếu tố chi phí và có thể chi tiết đến từng vật tư được sử dụng. 6. Fast Accounting cho phép quản lý đa tiền tệ. Mọi giao dịch đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về đồng tiền hạch toán. Cho phép người sử dụng lựa chọn cách tính tỷ giá ghi sổ theo các phương pháp nhập trước-xuất trước, trung bình tháng, đích danh hoặc tỷ giá giao dịch. Khi thanht oán chương trình tự động tạo ra bút toán chênh lệch tỷ giá so với tỷ giá ban đầu khi xuất hoá đơn hoặc cho phép quy đổi về đồng tiền theo dõi công nợ trong trường hợp thanh toán bằng đồng tiền hạch toán VNĐ. Cuối kỳ chương trình có chức năng tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ của từng tài khoản và của từng khách hàng hay nhà cung cấp. Các báo cáo có thể được in ra theo đồng tiền hạch toán hoặc theo nguyên tệ và đồng tiền hạch toán. 7. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu năm. Người sử dụng có thể lên báo cáo công nợ, các báo cáo liên quan đến các hợp đồng, công trình -Trang16 -
xây dựng của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó ghép các báo cáo lại với nhau. 8. Fast Accounting còn cung cấp một loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột. Số liệu của mỗi kỳ được in ra ở một cột riêng. Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kỳ báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm và số kỳ so sánh tuỳ ý. Thậm chí có cả báo cáo so sánh giữa các kỳ kế tiếp và cùng kỳ nhưng so sánh giữa các năm. 9. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc của tổng công ty. Số liệu có thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ. 10. Bằng hệ thống các menu và các phím chức năng F1 đến F10, Fast Accounting thật tiện ích khi nhập các số liệu. Chỉ bằng thao tác Right Click, ta có thể chuyển từ màn hình nhập liệu này sang màn hình nhập liệu khác. Fast Accounting còn cho phép lọc tìm số liệu theo bất kỳ thông tin nhập liệu nào (tìm kiếm theo tên hoặc mã), cho phép xem phiếu nhập và phiếu xuất để tra cứu giá, cho phép lưu và in chứng từ nhưng chưa bắt buộc chuyển vào sổ cái. 11. Fast Accounting tự động hoá xử lý số liệu như: Tự động phân bổ chi phí mua hàng, tự động tập hợp số liệu tạo ra bút toán kết chuyển, phân bổ, tính toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, tự động hạch toán các chứng từ nhập xuất kho. 12. Fast Accounting cho phép người sử dụng khi đang xem báo cáo tổng hợp chỉ bằng một phím là có thể xem tiếp đến chứng từ ban đầu. Điều này rất tiện lợi cho các kế toán viên và kế toán tổng hợp khi muốn kiểm tra và đối chiếu số liệu. -Trang17 -
13. Fast Accounting cho phép in báo cáo nhanh theo yêu cầu với các thao tác đơn giản và dễ nhớ như trong phần mềm ứng dụng Excel (của Microsoft). 14. Fast Accounting tạo ra các tiện ích khi xem báo cáo như: thay đổi kiểu xem và nhóm số liệu theo nhiều chiều khác nhau, cho phép xem dưới dạng đồ thị các báo cáo với nhiều cột số liệu. 15. Fast Accounting cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho, lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho và tính tỷ giá ghi sổ. 16. Fast Accounting cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng đọc, sữa, xóa, tạo mới trong chương trình cho từng người sử dụng. * Nhược điểm của Fast Accounting: Bên cạnh các tính năng nỗi bật, Fast Accounting cũng có những hạn chế nhất định. Cụ thể: 1. Mặc dù khá thân thiện nhưng khi gõ mật khẩu để vào chương trình Fast Accounting, nếu gõ sai thì chương trình không đưa ra thông báo gõ lại cho đúng. Muốn vào lại Fast Accounting thì phải chạy lại chương trình và gõ lại mật khẩu… Điều này gây ra một sự khó chịu cho người sử dụng. 2. Về phân quyền, Fast Accounting chưa sắp xếp được theo từng phân hệ để dễ phân quyền theo chức năng, chưa thể hiện được quyền cụ thể như: sửa, xem, in… Ngoài ra, trong việc phân quyền Fast Accounting không cho phép tạo ra những nhóm người sử dụng có quyền như nhau để có thể làm thay nhau khi bận việc đột xuất: Đi công tác, đau ốm… Thêm vào đó, một cá nhân khi được phân quyền chỉ có thể xem, đọc, sửa, xoá, -Trang18 -
in trong quyền đã được phân mà không có quyền xem những phần khác có liên quan đến công việc của họ để phối hợp công việc tốt hơn. 3. Việc xử lý chứng từ trùng lắp: Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ Việt Nam, chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng, giấy báo nợ ưu tiên hơn giấy báo có (trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng)… như vậy thứ tự ưu tiên không theo một trình tự nhất định, không phân biệt chứng từ thu và chi cái nào ưu tiên hơn cái nào, các phương án đưa ra khi xử lý một loại chứng từ trùng đôi khi trái ngược nhau… điều này gây cho người sử dụng khó lựa chọn và xử lý, nhất là những kế toán viên có nghiệp vụ không cao. 4. Việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải chia thành nhiều tiểu khoản theo yêu cầu của phần mềm làm người sử dụng cảm thấy phức tạp khi phải ghi nhớ quá nhiều tiểu khoản. Ví dụ: Tài khoản 131 “phải thu của khách hàng” khi định khoản phải chia thành 3 tiểu khoản 1311, 1312, 1313. 5. Fast Accounting thiết lập quan hệ giữa các cơ sở dữ liệu bằng lệnh của chương trình mà chưa liên kết được SQL. 3.MỘT SỐ THÀNH TỰU MÀ FAST ACCOUNTING ĐẠT ĐƯỢC: Fast Accounting được trao giải “Sản phẩm CNTT hay nhất” – BIT CUP do độc giả Tạp chí “Thế giới Vi Tính” bình chọn -Trang19 -
Fast Accounting đoạt Huy chương vàng “Sản phẩm nhiều người dùng” tại triễn lãm tin học quốc tế VCW Expo Fast Accounting đoạt CUP CNTT-TT Việt Nam của Hội Tin học Việt Nam (VAIP) -Trang20 -