intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Đề tài “Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng”

Chia sẻ: Nguyễn Hoàng Giang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:31

174
lượt xem
33
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong những năm gần đây bên cạnh sự phát triển của nền kinh tế là sự phát triển cực kỳ ấn tượng của việc ứng dụng của khoa học công nghệ vào tất cả mọi lĩnh vực. Trong đó, công nghệ thông tin là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi nhất. Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, có thể nói hàng hóa là đối tượng đặc trưng nhất, chính vì thế công tác quản lý hàng hóa, đặc biệt là quản lý bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Đề tài “Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng”

  1. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Môc Lôc Lời mởi đầu....................................................................................................2 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1. Các khái niệm............................................................................................3 1.2. Giới thiệu hệ thống...................................................................................4 PHẦN 2: CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng FHD...........................................................5 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu..............................................................................5 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu............................................................................13 2.3.1. Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD...........................................13 2.3.2. Thiết kế Database mức vật lý........................................................15 2.4. Thiết kế một số form nhập liệu.............................................................21 2.5. Thiết kế một số báo cáo.........................................................................23 PHẦN 3: NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Kết luận.........................................................................................................29 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 1
  2. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Lêi Më §Çu Trong những năm trở lại đây, bên cạnh sự phát triển của nền kinh tế là sự phát triển cực kỳ ấn tượng của việc ứng dụng của khoa h ọc công nghệ vào tất cả mọi lĩnh vực. Trong đó, công nghệ thông tin là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi nhất. Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, có thể nói hàng hóa là đối tượng đặc trưng nhất, chính vì thế công tác quản lý hàng hóa, đ ặc bi ệt là quản lý bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác k ế toán và công tác quản lý. Nhưng có một số khó khăn với các nhà quản trị đó là các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng phát sinh với số lượng lớn và liên tục, việc ghi chép trên sổ sách mang tính thủ công, có thể dẫn đến việc để sót các nghiệp vụ kinh tế, tổng hợp thông tin chậm…làm cho năng suất làm việc thấp, kết quả làm việc không như ý muốn. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã đem đến một giải pháp cho công tác quản lý của các nhà quản trị, thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, luồng thông tin sẽ được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ và bảo mật. Chính vì vậy, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Hệ thống thông tin kế toán doanh thu tại nhà sách Phương Nam ở Đà Nẵng” nhằm tìm hi ểu và phân tích rõ hơn về quá trình doanh thu của công ty. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 2
  3. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1. Các khái niệm Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước. Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ li ệu đ ể tạo thông tin hữu ích cho người sư dụng liên quan. Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, xử lý dữ liệu từ các sự kiện và nghiệp vụ phát sinh trong một tổ chức thành thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram _DFD) là một công cụ đổ hoạ mô tả luồng dữ liệu luân chuyển trong một hệ th ống và nh ững hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó. Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các các nghiệp vụ. Trong đó nhấn mạnh đến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các đối tượng tham gia vào hệ thống. Hướng đọc l ưu đ ồ qui ước t ừ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được lưu trữ trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng. Thực thể là một sự vật, sự việc tồn tại và có thể phân biệt được, hoặc thực thể là một đối tượng mà ta cần ghi nhớ thông tin cho nó. T ừ ng ữ thực thể là một khái niệm và chỉ được xác định thông qua những đặc tính của nó. Tập thực thể là một nhóm bao gồm các thực thể có thuộc tính tương tự nhau. Mối liên kết là sự liên kết giữa một hay nhiều tập thực thể. Bậc của một mối liên kết là số các thực thể tham gia vào mối liên kết đó. Mức vật lý của cơ sở dữ liệu cho ta biết dữ liệu được lưu trữ như th ế nào trên các giá mang ngoại vi của máy tính. Người ta có th ể xem s ự miêu HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 3
  4. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 tả này ở mức chi tiết hơn bằng cách xem mỗi bit được đặt trên giá mang và bằng cách cho một ý nghĩa và địa chỉ của nó. Hoặc ở mức cao h ơn nh ư các record, file mà chúng đã được diễn dịch trong các ngôn ngữ lập trình bậc cao. 1.2. Giới thiệu hệ thống Nhà sách Phương Nam là đơn vị chuyên cung cấp hơn 30.000 đầu sách với nhiều thể loại như tự nhiên xã hội, khoa học kỹ thuật, l ịch s ử văn hóa; các thiết bị văn phòng phẩm, học cụ như tập vở, bút vi ết, qu ả đ ịa c ầu, băng đĩa nhạc, sổ tay… đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người dân thành phố Đà Nẵng. Địa chỉ: 68 Phan Chu trinh- TP Đà Nẵng Ngay từ khi mới thành lập, đơn vị đã chú trọng tới việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ giúp cung cấp các thông tin nh ằm m ục đích quản trị trong nội bộ đơn vị để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với đơn vị, đồng thời cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài trong phạm vi, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Chu trình doanh thu là một trong những chu trình thuộc h ệ th ống thông tin kế toán của đơn vị bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có 4 hoạt động chính trong quá trình này đó là: (1) Nh ận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc th ực hiện d ịch v ụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nh ận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh t ế nói trên di ễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 4
  5. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 PHẦN 2 CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng FHD KẾ TOÁN DOANH THU GIAO LẬP CẬP NHẬT BÁN HÀNG XUÂT HÀNG HĐ KHO ĐĐ HÀNG KIỂM CHỨNG DANH MỤC YÊU TRA TỪ LIÊN KH CẦU QUAN KIỂM TRA XK THÔNG TIN ĐÓNG GÓI DANH MỤC KHO KIỂM XÉT TRA HĐ BÁN DUYỆT PHIẾU HÀNG GIAO HÀNG DANH MỤC XUẤT HÀNG HÓA TRẢ LỜI KHO 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0) HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 5
  6. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Đặt hàng Kết quả yêu cầu Khách Hàng Quản lý Cửa Hàng Bán Hóa đơn Hàng Yêu cầu đặt hàng bán hàng Văn Yêu bản cầu báo báo cáo cáo Giám Đốc Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 1) HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 6
  7. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Cập nhập danh mục Đặt hàng Khách hàng Bán hàng HĐ bán hàng Trả lời Lập hóa Lãnh đạo đơn Báo cáo Giao hàng Kho Xuất hàng Khái quát hệ thống doanh thu của công ty, từ việc ti ếp nh ận thông tin từ khách hàng, nhập thông tin khách hàng, xem xét đơn đặt hàng. Hoá đơn đặt hàng sau khi lập sẽ được mang cho cấp trên phê duy ệt. Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển đến kho để xuất kho hàng hóa bán cho khách. Sau khi giao hàng cho khách và lập hóa đơn bán hàng, tiến hành báo cáo lại cho cấp trên. Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2): Định nghĩa chức năng cập nhật. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 7
  8. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 KHÁCH HÀNG Cập nhật DM khách hàng Khách hàng 1.3 Cập nhật 1.5.Cập nhật kho hàng Sau khi nhận được thông tin yêu cầu mua hàng của khách, b ộ ph ận bán hàng tiến hành tìm hiểu thông tin của khách hàng và lưu vào hồ sơ. Trong quá trình cập nhập thông tin của khách hàng, bộ phận bán hàng tiến hành cập nhập thông tin về hàng hóa mà khách yêu c ầu (lo ại hàng, mẫu mã,số lượng). Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng bán hàng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 8
  9. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 KHÁCH HÀNG ĐƠN ĐẶT HÀNG Đơn đặt hàng LÃNH ĐẠO Chấp Nhận Không chấp nhận KIỂM TRA ĐĐH HÀNG TỒN KHO LỆNH BÁN CHỨNG TỪ HÀNG PHẢN HỒI Sau khi bộ phận đặt hàng kiểm tra đơn đặt hàng, vi ệc ki ểm tra ở đây bao gồm kiểm tra hàng tồn trong kho có đủ đáp ứng nhu c ầu c ủa khách hàng không. Tiếp theo đó sẽ kiểm tra giá cả của mặt hàng, hàng thì bộ phận bán hàng sẽ gửi chứng từ về việc chấp nhận bán hàng hay không. Nếu đồng ý bán hàng thì thì bộ phận bán hàng sẽ phát lệnh bán hàng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 9
  10. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng xuất kho Lệnh bán Thủ kho hàng Kiểm tra kho Từ Đồng chối ý xuất Phiếu xuất Xuất kho BP Bán hàng kho Lệnh bán hàng sau khi được kí sẽ gửi cho thủ kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra kho, xem có đáp ứng được nhu cầu của hóa đơn không. Sau khi chấp nhận thủ kho sẽ làm phiếu xuât kho, nếu không thì s ẽ gửi lại thông báo cho bộ phận bán hàng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 10
  11. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng giao hàng. Lệnh bán BP giao hàng hàng Hàng hóa Kiểm tra Khách hàng Phiêu giao hàng Đóng gói Lệnh bán hàng và hàng sau khi xuất sẽ được chuyển đến bộ phận giao hàng, tại đây bộ phận giao hàng sẽ tiến hành ki ểm tra và đóng gói hàng kèm theo phiếu giao hàng. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 11
  12. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng lập hóa đơn. Lệnh bán Lập hóa đơn Lãnh đạo hàng Xuất kho KHÁCH HÀNG Giao hàng Theo dõi nợ Dữ liệu bán hàng Nợ phải thu KH Bộ phận lập hóa đơn sẽ tiếp nhận các chứng từ liên quan đ ến nghi ệp vụ để tiến hành ghi sổ và lập hóa đơn. Hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng, giữ lại 2 liên l ưu sổ và báo cáo lên cấp trên. Bên cạch đó còn theo dõi nợ của khách hàng để từ đó đưa ra biện pháp thu hồi. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 12
  13. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 3): Định nghĩa chức năng kiểm tra kho. Phiếu xuất Hàng tồn kho kho Kho hàng Kiểm tra kho \ Loại hàng Đơn đặt hàng Số lượng HH Phiêu xuất kho Quá trình kiểm tra kho nhằm kiểm kê số lượng hàng hóa trong kho còn đủ để đáp ứng hay không. Qua đó tiến hành xuất kho. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 13
  14. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.3.1. Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD  Xác định các tập thực thể Khách hàng: MAKH, TenKH, Diachi, Dienthoai, TenCty, EmailKH, Fax. Nhân viên: MSNV, Holot, TenNV, Gioitinh, Diachi, Dienthoai, MSPGH Loại hàng: Maloai, Tenloai, Diengiai, Slton, Ghichu. Hàng hóa: MSHH, Tenhang, DVT, Maloai, Slton, SHTK,Ghichu. CT hóa đơn: MSHD, MSHH, Soluong, Dongia, Thanhtien, VAT%. Hóa đơn: MSHD, SoHD, NgayHD, MAKH, MANV, MSPGH, Tongtien, TongVAT. Giao hàng: MSPGH, Ngaygiao, Tencty, Diachi, Dienthoai, Fax. CT giao hàng: MSPGH, MSHH, Dongia, Soluong, Thanhtien.  Mối quan hệ giữa các thực thể được thể hiện trong hình dưới đây HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 14
  15. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5  Ta có thể hình dung sơ đồ sau khi kết nối có dạng như sau CT HÓA KHÁCH HÀNG LOẠI HÀNG ĐƠN 1 1 n MAKH Maloai MSHD TenKH Tenloai n MSHH Diachi Diengiai HÓA ĐƠN Sluong Dienthoai SLton Dongia TenCTY Ghichu MSHD Thanhtien 1 SOHD EmailKH VAT% Fax NgayHD n MAKH MSNV n HÀNG MSPGH HÓA Tongtien n TongVAT MSHH 1 Tenhang Dvt NHÂN VIÊN Maloai 1 Slton MSNV n SHTK Holot Ghichu CT GIAO GIAO HÀNG TenNV HÀNG Gioitinh MSPGH 1 Diachi MSPGH 1 Ngaygiao Dienthoai MSHH n TenCTY MSPGH Dongia Diachi n Sluong Dienthoai n Thanhtien Fax Biểu đồ thực thể ERD HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 15
  16. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 2.3.2. Thiết kế Database mức vật lý Gồm 8 bảng với các thông tin về: tên trường, kiểu dữ liệu, mô tả và thuộc tính. Bảng HÀNG HÓA: Trình bày các thông tin liên quan đến hàng hoá nhập xuất. Tên Kiểu dữ Mô tả Thuộc tính trường kiệu Độ rộng tối đa 10 Định dạng > Khung nhập MAHANG Ký tự Mã hàng hoá LL000 liệu Yes Required Yes Indexed TENHANG Ký tự Tên hàng Độ rộng tối đa 30 DVT Ký tự Đơn vị tính Độ rộng tối đa 10 Độ rộng tối đa 10 Định dạng > Khung nhập MANCC Ký tự Mã nhà cung cấp LL000 liệu Yes Required Yes Indexed Độ rộng tối đa 10 Định dạng > Khung nhập MALOAI Ký tự Mã loại hàng hoá LL000 liệu Yes Required Yes Indexed Số lượng hàng SLTON Kiểu số Độ rộng tối đa Double tồ n SHTK Ký tự Số hiệu tài khoản Độ rộng tối đa 15 GHICHU Ký tự Ghi chú Độ rộng tối đa 50 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 16
  17. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Bảng LOẠI HÀNG: Cung cấp các thông tin về loại hàng có tại công ty. Kiểu dữ Tên trường Mô tả Thuộc tính liệu Độ rộng tối đa 10 Định dạng > Mã loại hàng MALOAI Ký tự Khung nhập liệu LL000 hoá Required Yes Indexed Yes Tên chủng loại TENLOẠI Ký tự Độ rộng tối đa 30 hàng hoá DIENGIAI Ký tự Diễn giải Độ rộng tối đa 50 Số lượng hàng SLTON Kiểu số Độ rộng tối đa Double tồn GHICHU Ký tự Ghi chú Độ rộng tối đa 50 Bảng KHÁCH HÀNG: Cung cấp các thông tin liên quan đến khách hàng. Kiểu dữ Tên trường Mô tả Thuộc tính liệu Độ rộng tối đa 5 Định dạng > MAKH Ký tự Mã khách hàng Khung nhậpliệu LL000 Required Yes Indexed Yes TENKH Ký tự Tên khách hàng Độ rộng tối đa 30 Địa chỉ khách DIACHI Ký tự Độ rộng tối đa 50 hang Điện thoại của DIENTHOAI Ký tự Độ rộng tối đa 15 k/hàng TENCTY Ký tự Tên Công ty mua Độ rộng tối đa 30 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 17
  18. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 hang EMAIL Ký tự Email khách hàng Độ rộng tối đa 30 Số Fax của khách FAX Ký tự Độ rộng tối đa 30 hàng Bảng HÓA ĐƠN: Cung cấp thông tin về hàng hoá xuất kho trong kỳ. Tên Kiểu dữ Mô tả Thuộc tính trường liệu Độ rộng tối đa 5 Định dạng > Mã số hoá đơn MSHD Ký tự Khung nhậpliệu LL000 nhập xuất Required Yes Indexed Yes SOHD Ký tự Số hoá đơn Độ rộng tối đa 5 dd/mm/ yyyy 99/99/9 Định dạng 999 Ngày Ngày lập hoá Khung nhậpliệu NGAYHD Yes /giờ Đơn Required >=01/0 ValudationRule 1/1900 #and Mã số khách MSKH Ký tự Khung nhậpliệu LL000 hàng mua hàng Required Yes Indexed Yes Độ rộng tối đa 5 Định dạng > Mã số nhân MSNV Ký tự Khung nhậpliệu LL000 viên bán hàng Required Yes Indexed Yes Độ rộng tối đa 5 Định dạng > Mã số phòng MSPGH Ký tự Khung nhậpliệu LL000 giao hang Required Yes Indexed Yes HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 18
  19. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 TONGTIEN Kiểu số Tổng tiền bán hàng Độ rộng tối đa Double Tổng thuế VAT TONGVAT Kiểu số Độ rộng tối đa Double phải nộp Bảng CT HÓA ĐƠN: Cung cấp thông tin về hàng hoá xuất kho trong kỳ. Kiểu Tên trường Mô tả Thuộc tính dữ liệu Độ rộng tối đa 5 Định dạng > Mã số hoá đơn Khung MSHD Ký tự LL000 nhập xuất nhậpliệu Yes Required Yes Indexed Độ rộng tối đa 5 Định dạng > Khung MSHH Ký tự Mã hàng hoá LL000 nhậpliệu Yes Required Yes Indexed SOLUONG Kiểu số Số lượng hàng bán Độ rộng tối đa Double Thành tiền hàng THANHTIEN Kiểu số Độ rông tối đa double bán DONGIA Kiểu số Đơn giá hàng bán Độ rộng tối đa Double Tổng thuế VAT VAT% Kiểu số Độ rộng tối đa Double phải nộp HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 19
  20. §¹i häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Bảng NHÂN VIÊN: cung cấp thông tin về nhân viên giao hàng. Kiểu dữ Tên trường Mô tả Thuộc tính liệu Độ rộng tối đa 5 Định dạng > Mã số nhân viên MSNV Ký tự Khung nhậpliệu LL000 bán hang Required Yes Indexed Yes Họ lót của nhân HOLOT Ký tự Độ rộng tối đa 30 viên BH Giới tính nhân viên: GIOITINH Ký tự nam: Yes(1), Nữ: Mặc định Yes No(0) Tên nhân viên bán TENNV Ký tự Độ rộng tối đa 20 hang DIACHI Ký tự Địa chỉ nhân viên Độ rộng tối đa 50 Điện thoại nhân DIENTHOAI Ký tự Độ rộng tối đa 15 viên Độ rộng tối đa 5 Định dạng > Mã số phiếu giao MSPGH Ký tự Khung nhậpliệu LL000 hang Required Yes Indexed Yes HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2