ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN DẠ HƯƠNG II

Chia sẻ: DungX Mokahd DungX | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

545
lượt xem 175
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'đề tài: quản lý khách sạn dạ hương ii', luận văn - báo cáo, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN DẠ HƯƠNG II

ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI QUẢN LÝ KHÁCH SẠN DẠ HƯƠNG II SVTH: HÀ ANH DŨNG GVHD: PHẠM THỊ THU HUYỀN 1
LỜI NÓI ĐẦU Để quán triệt nguyên tắc "HỌC ĐI ĐÔI VỚI HÀNH", nhằm tạo điều kiện cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên chúng em hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàng năm nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề đào tạo. Đây là điều kiện thuận lợi giúp chúng em phát huy được năng lực bản thân cũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế. Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người. Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình. Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp chúng em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý khách sạn. Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế. Mục tiêu của đồ án này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tại khách sạn Dạ Hương II – Thái Nguyên hoàn toàn tự động trên máy tính. SVTH: Hà Anh Dũng 2
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI KHÁCH SẠN ......................... 3 1.1. Giới thiệu về khách sạn ........................................................................... 3 1.2. Khảo sát tình hình thực tế tại khách sạn Dạ Hương II ............................ 5 1.3. Giới thiệu về bài toán đang quản lý ........................................................ 11 1.4. Nhược điểm của hệ thống quản lý hiện nay............................................ 13 1.5. Phương hướng giải quyết cho bài toán ................................................... 14 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ................................................. 15 2.1. Mục đích, yêu cầu của hệ thống ............................................................. 15 2.2. Công việc của hệ thống và sự lưu thông dữ liệu .................................... 15 2.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng .................................................. 16 2.4. Xây dựng các biểu đồ luồng dữ liệu ....................................................... 18 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU ............................................................. 23 3.1. Chuẩn hóa các lược đồ quan hệ .............................................................. 23 3.2. Thiết kế bảng cơ sở dữ liệu ..................................................................... 27 CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH .......................................................... 32 4.1. Giới thiệu ngôn ngữ ................................................................................ 32 4.2. Thiết kế một số giao diện chính của chương trình .................................. 33 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 34 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................... 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 36 3
CHƯƠNG I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI KHÁCH SẠN DẠ HƯƠNG II 1.1. Giới Thiệu Về Khách Sạn. Khách sạn Dạ Hương II - Tên doanh nghiệp: Công ty khách sạn du lịch Dạ Hương. - Địa chỉ: Số 50 đường Lương Ngọc Quyến - TP. Thái Nguyên. - Điện thoại: 0280.855693 - 211356 - 0913286252. - Fax: 0280.857515 – 855453. Email: dhhotel@hn.vnn.vn. - Mã số thuế: 4600119678. Tài khoản: 102010000441146 tại chi nhánh ngân hàng công thương Thái Nguyên - NHCT Việt Nam. 4
- Quyết định thành lập số 28/QĐ - UB do UBND tỉnh Thái Nguyên ký ngày 7/1/1999 - Tiền thân là Doanh nghiệp tư nhân "Khách sạn Dạ Hương" được UBND tỉnh Bắc Thái ký quyết định thành lập ngày 29/7/1993. - Đăng ký kinh doanh số 1702000325 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên cấp. - Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh khách sạn, nhà hàng lữ hành du lịch, phương tiện vận chuyển khách, vật lý trị liệu, bán hàng lưu niệm, bán vé máy bay. - Vốn điều lệ: 24,980 tỷ đồng. - Người đại diện theo Pháp Luật của công ty là ông Đỗ Trọng Hiệp. - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Luật và Cử nhân kinh tế. - Tổng số cán bộ công nhân viên: 74 người. - Cơ sở vật chất kỹ thuật: có 2 khách sạn nằm ở trung tâm thành phố, trong đó có khách sạn Dạ Hương 2 đạt tiêu chuẩn 3 sao. Đội xe ô tô du lịch gồm các loại xe ô tô du lịch đời mới từ f4- 47 ghế ngồi. Ngoài đội xe ô tô của vận chuyển hành khách có uy tín tại Hà Nội và Hạ Long đảm bảo đủ số lượng xe phục vụ khách với tiêu chuẩn và chất lượng ngang tầm với khách du lịch quốc tế. - Khách sạn Dạ Hương với hệ thống 80 phòng nghỉ sang trọng, hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao, được trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, trang nhã, nhiều tiện ích, chất lượng dịch vụ đạt chuẩn quốc tế, phong cách phục vụ chuyên nghiệp. Khách sạn Dạ Hương mong muốn quý khách được hưởng cuộc sống xứng tầm, dù đang đi thương vụ, du lịch hay nghỉ dưỡng. - Các thành tích đã đạt được: Được UBND tỉnh Thái Nguyên tặng bằng khen liên tục từ năm 2001-2006. Được Tổng cục du lịch tăng bằng khen năm 2002, 2004 và năm 2005 được Tổng cục du lịch tặng cờ thi đua. Năm 2006 được ban thi đua khen thưởng tỉnh đề nghị Thủ tướng chính phủ tặng bằng khen cho doanh nghiệp. Được hội liên hợp các nhà khoa học và kỹ thuật Việt Nam tặng Cúp vàng top ten thương hiệu Việt - Ngành hàng uy tín chất lượng năm 2007. Cúp vàng văn hóa doanh nhân (Tâm, Tài, Trí, Dũng) Việt Nam năm 2007. Cúp vàng thương hiệu hội nhập WTO năm 2007 và nhiều giải thưởng khác. 5
1.2. Khảo sát tình hình thực tế tại khách sạn Dạ Hương II. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG TIẾP TÂN BẢO VỆ PHỤC VỤ * Giám đốc Khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn. * Phòng tiếp tân: Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khách. * Phòng bảo vệ: Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng. * Phòng phục vụ: Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu. 1. Đỗ Trọng Hoà - Giám đốc khách sạn Dạ Hương II. Năng nổ, hoạt bát, nhạy bén và có tinh thần trách nhiệm rất cao trong công việc, Giám đốc Đỗ Trọng Hoà đã điều hành rất tốt hoạt động của khách sạn Dạ Hương II và góp phần lớn vào thành công chung của công ty. 6
2. Phạm Thị Hương - Tổ trưởng tổ lễ tân. Vào làm việc tại công ty khách sạn du lịch Dạ Hương từ năm 2007, Phạm Thị Hương luôn luôn sắc sảo, khéo léo, vững vàng trong công việc và hiện nay đang đảm nhiệm rất tốt chức vụ tổ trưởng tổ lễ tân và trở thành một cán bộ không thể thiếu của Công ty Khách sạn Du lịch Dạ Hương. 3. Đỗ Thị Hiên - Tổ trưởng tổ buồng phòng. Tỉ mỉ, chắc chắn, cần mẫn, chi tiết trong công việc. Chị đã trở thành một cán bộ có năng lực đảm trách toàn bộ công việc hàng ngày của tổ buồng, góp phần làm vui lòng khách ở, vừa lòng khách đi, tăng doanh thu cho khách sạn. 4. Trần Thị Mỹ Chinh. Trẻ trung, tận tình, khéo léo. Trần Thị Mỹ Chinh luôn đảm nhận tốt vai trò là người lãnh đạo các thành viên của tổ bàn, góp phần rất lớn vào sự thành công của khách sạn. 5. Đỗ Trọng Huy - Tổ trưởng tổ bếp. Vào làm việc tại công ty từ những ngày đầu thành lập, đến nay Đỗ Trọng Huy là người đầu bếp giỏi của khách sạn Dạ Hương II - Công ty khách sạn du lịch Dạ Hương. Bên cạnh việc thực hiện tốt công việc, anh còn hăng hái tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và tự hào là một trong những thành viên được Tổng Cục Du lịch cấp bằng về kỹ thuật nấu ăn. • Ghi vào sổ thuê của khách: Ngày 20/12/2002 Mã sổ: A201 Mã sổ: A202 Phòng: 201 Phòng: 202 Nguyễn Đình Lập Nguyễn Trung Khánh CMND: 125001413 CMND125003534 Ngô Đăng nghĩa Lê Đình Thái CMND: 125006768 CMND:125006554 Quê quán: Thái Bình Quê quán: Bắc Ninh 9h 15/12/2002 - 18h 20/12/2002 09h 14/12/2002 - 15h 20/12/2002 7
• Ghi vào sổ dịch vụ: STT PHÒNG DỌN NGƯỜI DỌN TIME DỌN GHI CHÚ 1 205 Thu Yêu cầu không dọn 15h 2 201 Qúi 9h30 3 101 Hà Có giặt ủi 1.2.1. Một số mẫu hóa đơn. Qua quá trình khảo sát tại khách sạn Dạ Hương II chúng em đã thu được các chứng từ, biểu mẫu sau: 8
1.2.1.1. Mẫu phiếu đăng ký thuê phòng. Khách sạn Dạ Hương II Số 50 đường Lương Ngọc Quyến - TP. Thái Nguyên. - Điện thoại: 0280.855693 - 211356 - 0913286252 - Fax: 0280.857515 - 855453 Email: dhhotel@hn.vnn.vn PHIẾU ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG Số ……………… Tên khách hàng: ………………………………………………….. Năm sinh: ………………. Số CMND:…………………………… Địa chỉ: …………………………………………………………… Số điện thoại: …………………………………………………….. Phòng: ………………….. Số người ở: .…………………………. Ngày đến………………................. ……………………………… Ngày đi: …………………............ ………………………………. Ngày …… tháng …… năm……. Khách hàng Nhân viên lập (Ký tên) (Ký tên) 9
1.2.1.2. Mẫu phiếu sử dụng dịch vụ. Khách sạn Dạ Hương II Số 50 đường Lương Ngọc Quyến - TP. Thái Nguyên. - Điện thoại: 0280.855693 - 211356 - 0913286252 - Fax: 0280.857515 - 855453 Email: dhhotel@hn.vnn.vn PHIẾU SỬ DỤNG DỊCH VỤ Số ……………… Tên khách hàng........................................................................... Phòng: ........................................................................................ Tên Số Đơn STT Đơn giá Thành tiền dịch vụ lượng vị tính Tổng tiền dịch vụ: Ngày …… tháng …… năm……. Giám đốc Nhân viên Khách hàng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 10
1.2.1.3. Mẫu phiếu thanh toán. Khách sạn Dạ Hương II Số 50 đường Lương Ngọc Quyến - TP. Thái Nguyên - Điện thoại: 0280.855693 - 211356 - 0913286252 - Fax: 0280.857515 - 855453 Email: dhhotel@hn.vnn.vn PHIẾU THANH TOÁN Số ……………… Tên khách hàng: …………………………………………... Năm sinh: ………………. Số CMND:……………………. Địa chỉ: ……………………………………………………. Số điện thoại: ……………………………………………… TT Dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Tổng tiền: Cộng thành tiền (viết bằng chữ):…………………………… Ngày …… tháng …… năm……. KHÁCH HÀNG NGƯỜI BÁN (Ký tên) (Ký tên) 11
1.3. Giới thiệu về bài toán đang quản lý. Một khách sạn cần tự động hoá trong việc quản lý. Sau khi tìm hiểu, khảo sát hiện trạng chúng em nắm được những thông tin sau: • Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, điện thoại_Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số CMND_Passport(hoặc các văn bằng khác có hình), quốc tịch. Nếu khách hàng là công chức thì quản lý thêm các thông tin sau: Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan, E_mail cơ quan. • Quản lý phòng: Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản. Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3,4 tương ứng với giá như sau 950.000đ, 550.000đ, 450.000đ, 350.000đ (trong đó có 10% VAT). Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị các tiện nghi, nên tiện nghi cũng được quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi. Còn trang bị tiện nghi theo phòng được quản lý dựa vào phòng số và số lượng tiện nghi trong từng phòng. • Quản lý đăng ký _ thuê phòng: Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên số đăng ký, họ tên khách đăng ký, ngày đến, giờ đến, ngày đi, giờ đi, số lượng người lớn, số lượng trẻ em và số tiền đặt cọc. • Quản lý thông tin nhận phòng: Khách sạn quản lý những thông tin sau: Số nhận phòng, họ tên người nhận phòng, ngày nhận, giờ nhận. Tất cả thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng ký thuê phòng đã khai báo trước đó. Vì khách hàng có đăng ký mới được nhận phòng theo đúng thông tin mà khách đã đăng ký. • Quản lý việc trả phòng: Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Số trả phòng, ngày trả, giờ trả, họ tên người trả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký). Nếu khách hàng muốn gia 12
hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại. Bên cạnh việc trả phòng của khách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng. • Quản lý thông tin huỷ đăng ký: Cũng như việc quản lý các công việc trên thì việc huỷ đăng ký được quản lý các thông tin sau: Số huỷ đăng ký, ngày huỷ đăng ký, giờ huỷ đăng ký, họ tên người huỷ đăng ký. • Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn: Tất cả những nhân viên làm việc tại khách sạn đều được quản lý các thông tin sau: Họ nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ của nhân viên. Ngoài ra khách sạn còn quản lý thông tin về dịch vụ: tên dịch vụ; tiện nghi. Tại khách sạn có nhiều loại dịch vụ như: điện thoại, ăn uống, giặt ủi, đưa đón khách, chuyên chở đồ cho khách (khi khách yêu cầu)... • Quy trình quản lý: Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê và nhận phòng để ở (trường hợp phòng còn trống). Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại. Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về mình cũng như thông tin về cơ quan (nếu có) khi Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu. Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký. Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách sạn làm thủ tục đăng ký. Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin cơ quan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của công chức hay nhân viên của cơ quan đó. Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở của các thành viên để khách sạn phân bố phòng cho hợp lý. Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND_Passport (hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng). BPLT căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng. Sau khi 13
kiểm tra xong BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng. Sau đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách. Nếu khách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách (nếu còn phòng trống). Trong thời gian ở khách sạn, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ. Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi hoạt động của khách sạn. Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn nợ và chuyển đến BPLT tính vào hoá đơn tổng. Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho khách sạn theo quy định đã thoả thuận. Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng. Để tránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường. Tuy nhiên trước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng ký không phải bồi thường. Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho khách sạn. Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn. sau khi tổng hợp in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND_Passport cho khách. Hình thức thanh toán ở khách sạn chủ yếu bằng tiền mặt (tiền Việt Nam_VNĐ). • Ghi chú: Giá phòng có thể thay đổi theo mùa, khách quen và trẻ em. Nếu khách hàng là vợ chồng thì phải có giấy đăng ký kết hôn. 1.4. Nhược điểm của hệ thống quản lý hiện nay. Với quy mô hoạt động hiện nay, việc quản lý thủ công gặp phải nhiều khó khăn nhược điểm, cụ thể là: Các hoạt động trên muốn thực hiện tốt thì các bộ phận phải sàng lọc, lựa chọn thông tin một cách thủ công, đầu tư lượng thời gian lớn cần nhiều người tham gia và tính chính xác không cao, các báo cáo thống kê khi đã hoàn thành không còn mang tính thời sự vì tốc độ chậm… Hệ thống cũ còn gây khó khăn trong khâu thống kê quản lý , độ bảo mật an toàn của một số thông tin chưa cao , một số hệ thống chưa phân quyền người sử dụng hệ thống . 14
1.5. Phương hướng giải quyết cho bài toán. Qua việc phân tích hoạt động của khách sạn diễn ra hàng ngày trên ta thấy: Công việc quá phức tạp trong khi đó yêu cầu cần được giải quyết nhanh chóng. Để đáp ứng được điều này cần phải đưa ra một chương trình có thể quản lý được công việc trên mà hoàn toàn tự động hoá trên máy vi tính. Hệ thống với dữ liệu vào là: các thông tin về khách, thông tin về các phòng trong khách sạn, các yêu cầu của khách về phòng thuê, giá các loại dịch vụ, thông tin khách sử dụng các dịch vụ hàng ngày. Hệ thống sẽ xử lý các dữ liệu này để đưa ra: các thông báo, phiếu thanh toán chi tiết cho khách, các báo cáo thống kê tình hình trong ngày, trong tháng ,trong quý, trong năm và các dự trù kinh phí cho hoạt động sắp tới. 15
Chương II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Mục đích, yêu cầu của hệ thống. 2.1.1. Mục đích. Quá trình khảo sát thực tế cho thấy hệ thống quản lý cũ của khách sạn có nhiều hạn chế. Từ đó phải xây dựng hế thống quản lý mới dựa trên hệ thống cũ và mong muốn của nhà quản lý. Vì vậy hệ thống mới phải đáp ứng được các mục tiêu sau: - Có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, quá trình xử lí, tính toán, khoa học, gọn nhẹ, chính xác. - Quản lý, cập nhật kịp thời các thông tin liên quan đến số lượng khách hàng, đặt phòng, trả phòng… - Giao diện dễ hiểu, dễ sử dụng, không gây khó khăn cho nhân viên sử dụng và phải có hướng dẫn đầy đủ, chi thiết từng chức năng của hệ thống. 2.1.2. Yêu cầu. Với các mục tiêu trên hệ thống đề ra mà muốn đạt được thì khi xây dựng hệ thống phải thực hiện được các yêu cầu sau: Yêu cầu quản lý: - Quản lý hồ sơ khách hàng: Lưu trữ được đầy đủ về thông tin khách hàng. - Quản lý hồ sơ phòng: Lưu trữ được đầy đủ thông tin về phòng của khách sạn - Quản lý thông tin dịch vụ: Lưu trữ được toàn bộ các loại dịch vụ mà khách sạn hiện có. Yêu cầu chức năng: - Hệ thống có khả năng bảo mật và chức năng phân quyền để người quản lý có thể theo dõi và kiểm soát. - Phân chia khả năng truy nhập cho từng nhóm, tránh việc điều chỉnh các số liệu không thuộc phạm vi quản lý của mình, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, gây nhầm lẫn, dẫn đến việc sai lệch kết quả kinh doanh của khách sạn. 2.2. Công việc của hệ thống và sự lưu thông dữ liệu. Nếu không kể con người và phương tiện thì hệ thống thông tin gồm 2 bộ phận là: dữ liệu và xử lý. 16
● Dữ liệu: Là các thông tin có cấu trúc bao gồm: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra của hệ thống. - Luồng thông tin vào bao gồm : + Hồ sơ khách hàng: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số CMND..... + Hồ sơ quản lý phòng của khách sạn: số lượng phòng, tên phòng, thiết bị của từng phòng... + Giá phòng. + Giá từng loại dịch vụ. + Ý kiến khách hàng. - Luồng thông tin ra: + Báo cáo thông tin phòng: Số lượng phòng đã sử dụng, số lượng phòng còn trống... + Báo cáo thông tin khách hàng: Số lượng khách đến khách sạn, ý kiến của khách khi ở tại khách sạn... + Báo cáo thông tin dịch vụ: Tổng các loại dịch vụ mà khách đã sử dụng. ● Xử lý: là các quy trình, phương pháp, chức năng xử lý thông tin và nó được lưu giữ lâu dài. 2.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. 17
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN DẠ HƯƠNG II QL Danh QL Thuê Thanh toán Thống Kê Mụ c Báo Cáo phòng QL phòng ĐK thuê Trả phòng Thống kê phòng phòng Thống kê Lập hóa đơn ĐK sử QL dịch vụ khách thanh toán dụng dịch hàng vụ Thu ngân Thống kê QL khách dịch vụ hàng 18
2.4. Xây dựng các biểu đồ luồng dữ liệu. Một số ký hiệu trong sơ đồ: +Chức năng xử lý (Proces). Kí hiệu: + Luồng thông tin ra (Data Flows). Kí hiệu: + Kho dữ liệu (Data Store). Kí hiệu: + Tác nhân ngoài(External Entity). Kí hiệu: + Tác nhân trong (Internal Entity). Kí hiệu: 2.4.1. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Ngữ Cảnh. Yêu cầu trả phòng Đăng ký thuê phòng HỆ THỐNG Phân phòng Yêu cầu báo cáo, thống kê QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG KHÁCH SẠN Đăng ký dịch vụ DẠ HƯƠNG II Đáp ứng Gửi phiếu thanh toán Gửi báo cáo BAN QUẢN LÝ - 19 -
2.4.2. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh. Gửi phiếu thanh toán Y/c trả phòng Gửi phiếu thanh toán Dịch vụ ĐK thuê phòng 2.0 QL 3.0 Thanh Khách Hàng Thuê phòng toán Phân phòng ĐK dịch vụ Dịch vụ Khách hàng Hóa đơn Phòng 1.0 QL Danh mục Đáp ứng Y/c báo 4.0 Thống Y/c báo cáo cáo kê Báo cáo Ban Quản Lý Đáp ứng Khách hàng Dịch vụ - 20 -