ĐỀ TÀI: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần mía đường Hoà Bình

Chia sẻ: Le Hai | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:73

Thêm vào BST

Báo xấu

151
lượt xem 54
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị, doanh nghiệp sản xuất cùng sản xuất một loại mặt hàng hoặc các loại mặt hàng khác nhau là quy luật tất yếu. Để đứng vững được mỗi đơn vị luôn xác định cho mình một vị trí trong cạnh tranh. Muốn vậy cần có một chiến lược cạnh tranh kinh doanh khả thi trong mỗi thời kỳ ngắn, có quyết định đúng trong mỗi trường hợp và vai trò kế toán được phát huy....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: ĐỀ TÀI: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần mía đường Hoà Bình

BÀI LUẬN ĐỀ TÀI Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần mía đường Hoà Bình GVHD: NGUYỄN HẢI HÀ 1
LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị, doanh nghiệp sản xuất cùng sản xuất một loại mặt hàng hoặc các loại mặt hàng khác nhau là quy luật tất yếu. Để đứng vững được mỗi đơn vị luôn xác định cho mình một vị trí trong cạnh tranh. Muốn vậy cần có một chiến lược cạnh tranh kinh doanh khả thi trong mỗi thời kỳ ngắn, có quyết định đúng trong mỗi trường hợp và vai trò kế toán được phát huy. Kế toán từ lâu đã có vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng như các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực khác. Một hệ thống kế toán được coi là hợp lý nghĩa là tổ chức tốt các thành phần kế toán trong sự kết hợp giữa việc tuân thủ các quy định của nhà nước về kế toán với điều kiện thực tế ở doanh nghiệp. Điều đó sẽ giúp cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định sản xuất kinh doanh của mình cũng như việc hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh. Quyết định sản xuất kinh doanh dựa trên nhiều yếu tố nhưng một yếu tố không thể thiếu khi tiên hành sản xuất đó là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu tiên cần được tính toán, xác định định mức, mức tiêu hao khi sản xuất một loại sản phẩm nào đó. Là yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm và tác động đến chỉ tiêu lợi nhuận. Thực tế việc phấn đấu không ngừng để tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm đạt tới lợi nhuận cao nhất là mục tiêu lớn nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, Kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng không thể thiếu và phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản của kế toán đó là kịp thời, chính xác, toàn diện. Là một sinh viên thực tập với cơ sở lý luận đã được trang bị trong những năm học ở trường và những kết quả tìm hiểu thực tế trong thời gian thực tập tại 2
công ty, em đã đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu tình hình kế toán NVL ở công ty với đề tài: “ Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần mía đường Hoà Bình” Đề tài gồm có 3 phần chính: Phần 1: Cơ sở lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Thực trạng công tác kế toán NVL ở công ty cổ phần mía đường Hoà Bình. Phần 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần mía đường Hoà Bình. 3
PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. VỊ TRÍ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT Quá trình sản xuất là sự kết hợp 3 yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào và nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động. Tất nhiên không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà đối tượng lao động muốn trở thành nguyên vật liệu thì đối tượng lao động đó phải được lao động có ích tác động vào. Vậy, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào nó. Trong các công ty sản xuất thì vật liệu chính là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động. Qua trên, ta thấy nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Trong quá trình sản xuất đó, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và hình thái vật chất ban đầu của nó bị biến đổi hoàn toàn - xét về mặt hiện vật. Xét về mặt giá trị thì giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch hết một lần vào giá trị sản xuất mới tạo ra. Chính từ đặc điểm trên của nguyên vật liệu làm cho nó có một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất. Do giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch hết một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, cũng như trong toàn bộ giá thành sản phẩm. 4
Ví dụ: Trong giá thành sản phẩm công nghiệp cơ khí chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 50 - 60%. Trong giá thành sản phẩm công nghiệp chế biến chi phí nguyên vật liệu chiếm gần 70%. Trong giá thành sản phẩm công nghiệp nhẹ, chi phí nguyên vật liệu chiếm gần 60%. Và như chúng ta đã biết, giá thành sản phẩm là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong tất cả các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Để tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải thường xuyên cải tiến mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, nâng cao chất lượng sản phẩm và phải hạ được giá thành sản phẩm. Như trên đã trình bày, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm vì vậy phần đầu ra giá thành sản phẩm cũng đồng nghĩa với việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý. Như vậy, nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Để sản xuất bất kỳ một loại sản phẩm nào thì người sản xuất ra nó cũng phải dùng đến nguyên vật liệu, nhưng chất lượng của nguyên vật liệu cũng là một vấn đề cần quan tâm. Một sản phẩm muốn được tồn tại và phát triển hơn nữa trên thị trường thì nhất thiết sản phẩm đó phải vừa có mẫu mã đẹp vừa có chất lượng tốt. Vì vậy chất lượng sản phẩm phải phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu: Các chi tiết phụ tùng để lắp ráp một chiếc ô tô sẽ không bền nếu như chất lượng sắt thép để sản xuất ra những chi tiết phụ tùng đó là tồi và tất nhiên nếu chất lượng sản phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tiêu thụ, dẫn đến thu nhập bấp bênh và sự tồn tại của doanh nghiệp cũng không còn chắc chắn nữa. Mặt khác, xét về mặt vốn nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển tốc độ vốn lưu động, nghĩa là không tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm. Như vậy nguyên vật liệu có 5
vị trí đặc biệt quan trọng không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong điều kiện nền kinh tế hiện nay thì giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý đảm bảo cho giá thành sản phẩm giảm từ đó lợi nhuận Doanh nghiệp sẽ tăng, đồng thời với một lượng chi phí nguyên vật liệu tương đối, có thể làm ra được nhiều sản phẩm nhất tức là hiệu quả sử dụng đồng vốn được nâng cao. 1.2. ĐẶC ĐIỂM, YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU: 1.2.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Như đã nói ở trên, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, giá trị nguyên vật liệu tính trong giá trị sản phẩm sản xuất ra. Vì vây, có thể rút ra đặc điểm nguyên vật liệu đó là: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Để tạo ra một loại sản phẩm thì có nguyên vật liệu, song quá trình sản xuất nguyên vật liệu đã được biểu hiện dưới hình thức khác. Lúc này, có thể là thành phẩm đưa ra sử dụng cho nhu cầu sống như: Vải là nguyên vật liệu để sản xuất quần áo, sau quá trình sản xuất vải biến thành quần áo mặc và đó là thành phẩm. Nguyên vật liệu sau một quá trình sản xuất cũng có thể chưa phải là thành phẩm cuối cùng mà nó lại được coi là nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất tiếp theo như: Tơ dùng để dệt vải, vải lại là nguyên liệu để sản xuất quần áo. * Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì được tiêu dùng toàn bộ. Giá trị nguyên vật liệu được dịch chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới sản xuất ra. Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong sản phẩm vì nguyên vật liệu là ối tượng cấu thành lên thực thể sản phẩm nên toàn bộ giá trị sẵn có ban đầu của nguyên vật liệu được làm cơ sở để xác định giá thành sản phẩm, tất nhiên phần chi 6
phí nhân công và các chi phí khác không thể thiếu vì nhờ có chúng mà giá trị chuyển hoá của nguyên vật liệu mới được thực hiện. 1.2.2.Yêu cầu quản lý chung * Tính khách quan của công tác quản lý nguyên vật liệu: Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội nhưng mỗi thời kỳ trong lịch sử phát triển xã hội loài người thì lại có các mức độ và phương pháp quản lý khác nhau. Từ xa xưa khi con người biết chế tạo ra một vật dụng gì đó, họ đã biết tính toán xem dùng vật liệu gì là hợp lý, khối lượng là bao nhiêu thì đủ và sử dụng nó như thế nào cho nó hiệu quả nhất. Khi xã hội càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phát triển hoàn thiện hơn. Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế của các nước cũng như khoa học công nghệ đang phát triển rất cao, đời sống của người dân ngày một tăng làm cho nhu cầu vật chất và tinh thần ngày càng cao. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó bắt buộc sản xuất ngày càng phát triển và mở rộng hơn. Bên cạnh đó, mục đích cuối cùng của các Doanh nghiệp là lợi nhuận, nên sản xuất thì nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu, tức là phải sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch. Vì vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ tất yếu, là yêu cầu của phương thức sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nhằm tiết kiệm được chi phí và mang lại hiệu quả kinh tế cao. * Sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu Nền kinh tế quốc dân ngày càng phát triển, khối lượng sản phẩm đòi hỏi ngày càng nhiều làm cho khối lượng cũng như chủng loại nguyên vật liệu ngày càng tăng. Đối với nước ta, nguyên vật liệu sản xuất trong nước còn chưa đáp ứng yêu cầu sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại. Do đó cần phải quản 7
lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm, tăng cường đúng mức, đúng quy trình công nghệ, đảm bảo sản xuất nhiều sản phẩm tốt nhất. Nguyên vật liệu dùng cho công nghiệp nước ta phần lớn do nông nghiệp cung cấp do nông nghiệp chưa thực sự coi là mặt trận hàng đầu, chưa được đầu tư đúng mức trong khi công nghiệp thì ngày càng phát triển đòi hỏi nguyên vật liệu do nông nghiệp cũng tăng cả về số lượng và chất lượng và chủng loại nên khả năng này bị hạn chế. Nguyên vật liệu do ngành công nghiệp cung cấp cho nhau cũng không chỉ đáp ứng nhu cầu phát triển về mọi mặt của nền kinh tế. Một số nguyên vật liệu ta còn phải nhập ngoại và phải thanh toán bằng ngoại tệ mà điều kiện nước ta còn khó khăn thì việc nhập này cũng không được ổn định, dễ gây ngừng trệ sản xuất. Do vậy việc đẩy mạnh sản xuất nông nghiệp, công nghiệp khai thác để tạo ra nhiều nguyên vật liệu cho sản xuất cần phải tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm. Muốn vậy, cần phải quản lý tốt chúng. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải quản lý ở tất cả các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Ở khâu thu mua: Sản xuất sản phẩm phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại có công dụng riêng, do đó đối với quá trình thu mua phải quản lý cho đủ số lượng, đúng chủng loại tốt về chất lượng (Kiểm tra thật kỹ vật liệu mua về), giá cả hợp lý, quan tâm đến chi phí thu mua (địa điểm mua càng gần nơi sản xuất càng tiết kiệm chi phí) chọn phương tiện vận chuyển hợp lý. Từ đó hạ thấp chi phí vật liệu hạ giá thành sản phẩm. Ở khâu bảo quản: Phải bảo quản theo đúng chế độ quy định, tổ chức hệ thống kho hợp lý để nguyên liệu không thất thoát, hư hỏng, kém phẩm chất, ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất. 8
Ở khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục bình thường cần phải quản lý tốt khâu dự trữ, nguyên vật liệu dự trữ đúng mức tối đa, tối thiểu để không gây ứ đọng, gián đoạn sản xuất. Ở khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất. Vì vậy, phải sử dụng nguyên vật liệu đúng mức tiêu hao, đúng thứ, đúng loại và đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm hợp lý, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Cùng với yêu cầu quản lý theo các khâu thì cũng đặt ra yêu cầu quản lý trên cả hai chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Về giá trị: Tránh tình trạng nguyên vật liệu vẫn đảm bảo về số lượng nhưng không sử dụng được hoặc sử dụng được nhưng không đảm bảo về chất lượng cho sản phẩm tạo ra. Điều này là do chưa thực hiện tốt khâu dự trữ và bảo quản để yếu tố bên ngoài tác động như: mưa, gió , nắng, nhiệt độ...hoặc quá thời hạn sử dụng. Cũng có thể là do sử dụng nguyên vật liệu rẻ hơn nhưng không đảm bảo về chất lượng. Về hiện vật: Không để hư hỏng mất mát trong quá trình bảo quản và sử dụng. Thực hiện điều này nên có sự phân công, phân nhiệm đến từng cá nhân, quản lý chặt chẽ từng khâu, thường xuyên có sự kiểm tra, kiểm kê đối với nguyên vật liệu dự trữ dài ngày. Như vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng và trên thực tế đã có những Doanh nghiệp vẫn để thất thoát nhiều nguyên vật liệu do không quản lý tốt các khâu, không xác định được định mức tiêu hao hoặc có xây dựng nhưng không thực hiện đúng. Vì vậy, luôn luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế. 9
1.3. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN: Hạch toán nguyên vật liệu công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Doanh nghiệp nắm được tính hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu chính xác kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo Doanh nghiệp mới nắm bắt được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng nguyên vật liệu, thực hiện kế hoạch Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu, giá cả thu mua cũng như tổng giá trị ... từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. Để thục hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, xuất phát từ vị trí, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý Doanh nghiệp thì nhiệm vụ kế toán trong quản lý kinh tế các doanh nghiệp như sau: * Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập xuất kho và tồn kho nguyên vật liệu, tính toán đúng đắn giá trị vốn (hoặc giá thành) thực tế của các loại nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu lập BCTC và phục vụ yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. * Tiến hành kiểm tra thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về thu mua vật tư, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. Đối với nguyên vật liệu dự trữ phải thường xuyên tiến hành kiểm kê tránh tình trạng nguyên vật liệu giảm về giá trị hay hiện vật. * Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho. Tổ chức kế toán phải tuân thủ các quy định của nhà nước về hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, chứng từ vừa đảm bảo công việc kế toán đồng thời cũng đảm bảo sự thống nhất để nhà nước có thể kiểm tra giám sát hoạt động của Doanh nghiệp. Ngoài ra tuỳ theo đặc thù của nguyên vật liệu mà mỗi Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp kế toán chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý ở Doanh nghiệp. Và mục 10
đích cuối cùng là cung cấp thông tin để lập BCTC, để phân tích hoạt động kinh doanh. 1.2. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Mỗi Doanh nghiệp có tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh, mỗi Doanh nghiệp đều sử dụng nguyên vật liệu nhiều loại khác nhau để sản xuất cùng một loại sản phẩm hoặc nhiều loại sản phẩm. Đối với mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng thì có sự khác nhau về công dụng, về tính chất cũng khác nhau về yêu cầu quản lý. Do đó để đảm bảo công tác quản lý thì phải tiến hành phân loại, khi phân loại tuỳ theo vào những tiêu thức khác nhau mà có thể cách phân loại khác nhau. Có thể phân loại theo mục đích, theo nguồn hình thành hoặc phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Mỗi cách phân loại có tác dụng khác nhau và yêu cầu quản lý nhưng để phục vụ cho công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu thì phương pháp phân loại là căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Theo phương pháp này nguyên vật liệu bao gồm: * Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính cũng có thể chia thành nguyên liệu và vật liệu. Nguyên liệu là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất nhưng trước đó chưa qua chế biến. Còn vật liệu là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất nhưng trước đó đã qua chế biến nghĩa là nó là sản phẩm của một quá trình sản xuất trước. Trong các Doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng bao gồm các loại khác nhau: Sắt, thép, xi măng, gạch... trong XDCB, vải trong Doanh nghiệp may, đó là những đối tượng cấu thành nên thực thể sản phẩm nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp. * Nguyên vật liệu phụ: Nguyên vật liệu phụ là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn... 11
* Nhiên liệu: Được phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: Xăng, dầu, than, củi, khí, gas. * Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... * Thiết bị XDCB: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu... dùng cho công tác xây lắp và xây dựng cơ bản. * Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này là do quá trình sản xuất ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ. Các phân loại này là cơ sở để lập danh điểm vật liệu, là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, mở tài khoản cấp 2, cấp 3... để theo dõi. Ngoài ra, cách phân loại này cũng giúp cho việc xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ đối với từng loại nguyên vật liệu. Là một bộ phận trong hệ thống kê toán, việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trên cơ sở sử dụng các tài khoản kê toán chi tiết của TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu được xây dựng dựa theo cách phân loại như trên. Trong điều kiện kế toán máy vi tính, hệ thống tài khoản được mã hoá khai báo cài đặt thành chương trình từ trước khi doanh nghiệp đưa vào sử dụng. Từ chương trình sẵn có, Doanh nghiệp tiếp tục tổ chức khai báo chi tiết theo yêu cầu hạch toán đối với mỗi Doanh nghiệp. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá là việc sử dụng thước đo: Tiền để xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Là một bộ phận của hàng tồn kho, việc đánh giá nguyên vật liệu cũng như đánh giá hàng tồn kho nghĩa là nguyên vật liệu phải được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 12
Chi phí ước tính để Giá bán ước tính của Gýa trị thuần có thể hoàn thành sản phẩm và = hàng tồn kho trong kỳ - thực hiện được CP ước tính cho việc sản xuất kinh doanh tiêu thụ chúng Giá gói bao gồm giá mua, chi phí mua và các chi phí khác để có được nguyên vật liệu ở thời điểm hiện tại. Khi đánh giá thường đánh giá theo vốn thực tế, Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết tình hình biến động của nguyên vật liệu nhưng dù vậy vẫn phải quy ra giá thực tế ghi sổ kế toán tổng hợp. Đánh giá theo giá thực tế thì cả kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết đều sử dụng giá thực tế để ghi chép trên sổ kế toán. 1.2.2.1. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho do nhiều nguồn khác nhau, để đánh giá nghĩa là xác định giá thực tế nhập kho thì căn cứ vào nguồn nhập. * Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho chính là trị giá mua thực tế Các khoản giảm Giá mua trên Thuế không CP Trị giá mua = + + - giá hàng mua bị hoá đơn được hoàn lại mua trả lại Thuế không hoàn lại bao gồm: Thuê nhập khẩu, thuế GTGT (đối với doanh nghiệp không nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Chi phí mua: Chi phí bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng (Phân loại, đóng gói, thuê kho...) và các khoản hao hụt trong định mức. 13
* Nhập kho do được cấp thì giá thực tế nhập kho tính bằng giá ghi sổ của đơn vị cấp trên. * Nguyên vật liệu nhận biếu, tặng. viện trợ: tính bằng giá tương đương trên thị trường * Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá do hội đồng liên doanh đánh giá. * Nguyên vật liệu thuê gia công chế biến: Trị giá NVL Chi phí vận Các khoản giảm CP Trị giá mua = xuất kho + chuyển (đi, + - giá hàng mua bị mua đem đi thuê về) trả lại Tự gia công chế biến: Giá thực tế xuất kho để CP phát sinh liên quan đến Trị giá nhập kho = + gia công chế biến gia công chế biến * Phê liệu thu hồi được tính theo giá ước tính 1.2.2.2. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Trị giá thực tế hàng xuất kho nói chung và giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho nói riêng được tính theo 1 trong 4 phương pháp sau: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Nội dung: Theo phương pháp này, người ta xác định giá trị đơn chiếc từ khi nhập đến khi xuất và tính đơn giá xuất kho: Chính đơn giá nhập của nó. Áp dụng: áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu, giá trị cao, tình hình nhập xuất không thường xuyên và phải đòi hỏi theo dõi đơn giá của từng lần nhập. Ưu, nhược điểm: Chi phí bán hàng ra phù hợp nhất, đồng thời việc tính toán đơn giản, kịp thời đúng giá trị xuất dùng. 14
* Phương pháp bình quân gia quyền: Nội dung: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá trung bình của từng loại nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và từng loại nguyên vật liệu tương tự được nhập trong kỳ. Giá trung bình có thể được tính theo từng thời kỳ hoặc mỗi khi có lô hàng mới nhập về, điều này phụ thuộc vào mỗi doanh nghiệp. Có 2 cách xác định đơn giá bình quân đó là: Đơn giá bình quân gia quyền cố định (bình quân dự trữ cả kỳ) được xác định như sau: Giá thực tế NVL tồn Giá thực tế toàn bộ NVL nhập + đầu kỳ trong kỳ Đơn giá bình = quân Số lượng NVL tồn đầu + Số lượng NVL nhập trong kỳ kỳ Đơn giá này được xác định vào cuối kỳ và sử dụng làm đơn giá để tính giá xuất kho cho cả kỳ. Còn đơn giá bình quân gia quyền liên hoàn được xác định như sau: Giá thực tế NVL trước lần + Trị giá thực tế NVL nhập nhập Đơn giá bình = quân Số lượng NVL trước lần + Số lượng NVL nhập nhập Và trị giá thực tế NVL xuất kho sẽ được xác định: Giá thực tế xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân 15
* Áp dụng: Đơn giá bình quân chỉ tính riêng cho từng loại NVL thậm chí phải giống nhau về chất. Thường các doanh nghiệp mà giá trị nguyên vật liệu không lớn, tình hình nhập không thường xuyên. * Ưu, nhược điểm: Mặc dù đơn giá tính khá đơn giản và dễ tính nhưng độ chính xác không cao. Đặc biệt khi áp dụng đơn giá bình quân gia quyền cố định thì công việc sẽ dồn vào cuối tháng ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Mặt khác chưa phản ánh được chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu và chỉ tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu. * Phương pháp nhập trước xuất trước Nội dung: Được áp dụng dựa trên giả định số lượng nguyên vật liệu nhập kho trước thì xuất trước và số tồn cuối kỳ là số nhập ở thời điểm gần cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo đơn giá của lô hàng nhập ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. Áp dụng: Từng lần nhập cần phải tổ chức kế toán chi tiết, chặt chẽ và theo dõi kế toán chi tiết chặt chẽ đầy đủ hơn giá của từng lần nhập. Ưu, nhược điểm: Việc tính toán như vậy đưa lại kết quả tương đối hợp lý, phù hợp trong điều kiện giá cả ổn định. Tuy nhiên khối lượng tính toán sẽ nhiều và lại chỉ tính riêng cho từng loại vật tư nên phức tạp . Ngoài ra trong điều kiện giá cả có xu hướng biến động thì sẽ không phù hợp. * Phương pháp nhập sau xuất trước (LiFo) * Nội dung: áp dụng trên giả định lượng nguyên vật liệu nhập kho sau thì xuất dùng trước. Số còn lại cuối kỳ là số nguyên vật liệu nhập trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lượng nhập sau cùng hoặc gần sau cùng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá của số đầu kỳ còn tồn kho. 16
* Áp dụng: Phải theo dõi đơn giá của từng lần nhập và trong điều kiện tăng giá sẽ phù hợp hơn. * Ưu, nhược điểm: Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng luôn luôn phản ánh giá trị thực tế ở thời điểm sử dụng và nó đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Tuy nhiên trong điều kiện giá cả nguyên vật liệu có sự biến động giảm thì lượng nguyên vật liệu tồn kho có giá trị thực tế cao hơn với thực tế nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Ngoài ra, sau khi sử dụng phương pháp nhập sau, xuất trước thì theo chuẩn mực số 62 - hàng tồn kho của BTC có lưu ý là: Trên BCTC phải phản ánh số chênh lệch giữa trị giá hàng tồn kho trình bày trong BCĐKT với : Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (Nếu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp LiFo nhỏ hơn giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc: Với giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền (Nếu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị hàng tồn kho tính theo phương pháp FiFo và phương pháp bình quân gia quyền ) hoặc: Giá trị hiện hành của hàng tồn kho cuối kỳ tại ngày lập BCĐKT nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được hoặc với giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị hiện hành tại ngày lập BCĐKT. Nói chung, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp đánh giá nào là tuỳ từng doanh nghiệp nhưng luôn phải đảm bảo nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc thận trọng, điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp kế toán nguyên vật liệu được đúng đắn, kịp thời. 1.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU: 17
1.3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Nhằm đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, định kỳ về tính hình N - X - T kho vật tư hàng hoá trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và thành tiền theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng vật tư hàng hoá, hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau: * Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá ở từng kho và bộ phận kế toán doanh nghiệp. * Theo dõi hàng ngày tình hình N - X - T kho vật tư, hàng hoá cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. * Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho, giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp vật tư, hàng hoá. Trách nhiệm quản lý vật tư, hàng hoá trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận nhưng việc quản lý trực tiếp N - X - T kho vật tư hàng hoá do thủ kho và bộ phận kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá. Hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ do BTC ban hành. Tuy vậy, để đảm bảo phản ánh các nội dung chi tiết làm cơ sở cho ghi sổ hàng tồn kho, kế toán sử dụng các chứng từ hướng dẫn một cách linh hoạt. Việc hạch toán được tiến hành như sau: 1.3.1.1. Ghi chép ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình N - X - T kho của từng danh điểm nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hoặc hòm tủ nhiều ngăn theo từng loại cụ thể để 18
đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng. Hàng ngày khi nhận được đủ về nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Thủ kho tiến hành việc nhập, xuất, và ghi đúng số lượng thực hiện xuất lên chứng từ. Cuối ngày, phân loại chứng từ để ghi vào thẻ kho, lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển những chứng từ đó cho phòng kế toán. Nếu sử dụng phương pháp ghi sổ số dư để ghi sổ thì thủ kho cũng đồng thời sử dụng sổ số dư để cuối tháng ghi chuyển số tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hoá từ thẻ kho vào sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng theo từng thứ, theo dõi cả 2 chỉ tiêu số lượng và số tiền, thủ kho ghi cột số lượng sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi cột số tiền. 1.3.1.2. Ở phòng kế toán: Theo phương pháp sổ số dư, kế toán sử dụng luỹ kế nhập và luỹ kế xuất để ghi chép hàng này hoặc định kỳ tình hình nhập xuất theo chỉ tiêu giá trị và theo từng nhóm nguyên vật liệu, từng kho và sử dụng bảng tổng hợp N - X - T để phản ánh tổng số nguyên vật liệu luân chuyển trong tháng và số tồn cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, phân loại tổng hợp theo nhóm và ghi vào bảng kê nhập, bảng kế xuất, lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, cuối tháng ghi vào bảng tổng hợp N - X - T. Mặt khác khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi đến, kế toán tính ra số tiền của từng thứ vật tư hàng hoá theo giá hạch toán. Phần giá trị ghi trên sổ số dư với bảng tổng hợp N - X - T * Ưu điểm: Theo phương pháp này ở kho ghi số lượng ở phòng kế toán ghi số tiền vì thế giảm được khối lượng ghi chép. Đồng thời công việc kế toán được dàn đều trong tháng đảm bảo việc kiểm tra, kiểm soát dễ dàng hơn. 19
* Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị cho nên không thể biết được số hiện có và tình hình tăng giảm từng loại nguyên vật liệu mà muốn biết thì phải xem thẻ kho. Ngoài ra, việc phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ là rất khó khăn. Nếu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển thì kế toán sẽ ghi cả hai chỉ tiêu số lượng và số tiền vào sổ đối chiếu luân chuyển và tính số tồn kho cuối tháng theo từng thứ nguyên vật liệu, so với phương pháp sổ số dư thì trong tháng việc ghi chép ít nhưng lại dồn vào cuối tháng làm hạn chế khả năng kiểm tra và việc ghi chép thì vẫn trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng. Nếu theo phương pháp ghi thẻ song song thì ngoài thủ kho, kế toán chi tiết cũng ghi chép tính ra số lượng tồn kho cuối ngày.Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu. Nói chung việc ghi chép đơn giản dể hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và dễ phát hiện sai sót tuy nhiên có sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng và về việc kiểm tra đối chiếu thì dồn vào cuối tháng nên hạn chế khả năng kiểm tra. 1.3.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện kế toán trên máy vi tính Kê toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống tin kế toán nhằm biến đổi dữ liệu kiểm toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của những đối tượng sử dụng thông tin. Kế toán trên máy vi tính sử dụng phần mềm kế toán. Đây là toàn bộ chương trình dùng để xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin chứng từ theo quy trình của kế toán sau đó in ra các sổ sách kế toán và báo cáo kế toán . Phần mềm kế toán chính là công cụ tự động hoá công tác xử lý thông tin kế toán trong các đơn vị. Khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì bộ phận kế toán trong đơn vị không còn phải thực hiện thủ công một số khâu công việc như trước: Ghi sổ kế 20