Đồ án: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH HIPT MOBILE

Chia sẻ: Do The Thang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:40

Thêm vào BST

Báo xấu

121
lượt xem 33
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản trị nguồn nhân lực là công tác đang ngày càng được các tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm trong vài năm trở lại đây. Đặc biệt, trong các giai đoạn khủng hoảng, kinh tế khó khăn thì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra nhân tố giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển bền vững chính là nguồn nhân lực có chất lượng. Do vậy, các giải pháp, phần mềm quản trị nguồn nhân lực cũng đang ngày càng hoàn thiện các tính năng nhằm hỗ trợ toàn diện công tác quản trị nhân lực...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đồ án: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH HIPT MOBILE

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- BÁO CÁO MÔN HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Đề tài: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH HIPT MOBILE Nhóm thực hiện : Nhóm 5.09 Lớp : CNTTDN5.1 (Thứ 6 giờ 1-4)
HÀ NỘI – 2012 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................................................3 HÀ NỘI – 2012..........................................................................................................................2 LỜI KẾT...........................................................................................................................40 LỜI MỞ ĐẦU Quản trị nguồn nhân lực là công tác đang ngày càng được các tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm trong vài năm trở lại đây. Đặc biệt, trong các giai đoạn khủng hoảng, kinh tế khó khăn thì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra nhân tố giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển bền vững chính là nguồn nhân l ực có chất l ượng. Do vậy, các giải pháp, phần mềm quản trị nguồn nhân lực cũng đang ngày càng hoàn thiện các tính năng nhằm hỗ trợ toàn diện công tác quản trị nhân lực tại các tổ chức, doanh nghiệp. Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Nắm bắt được nhu cầu đó, Công ty Cổ phần Misa đã không ngừng nghiên cứu và cho ra đời các phần mềm đáp ứng những nhu cầu về quản trị ngày càng cao c ủa tổ ch ức, doanh nghiệp. Bên cạnh những sản phẩm chủ đạo về phần mềm kế toán, Misa đã giới thiệu phần mềm MISA HRM.NET 2012 như là một công cụ hỗ trợ toàn diện cả về mặt nghiệp vụ lẫn công nghệ. Phần mềm được thiết kế phù hợp cao với nhiều loại hình doanh nghiệp như: Công ty TNHH, Công ty tư nhân, Công ty Cổ phần từ nhỏ đến lớn. Với những tính năng ưu việt sẵn có, phần mềm đang được rất nhiều doanh nghiệp trong nước sử dụng, trong đó có Công ty TNHH HiPT Mobile. 2
Danh sách nhóm 1. Đào Huyền Trang - A14504 2. Đào Mạnh Cường - A14499 3. Nguyễn Thị Hoài Thu - A14512 4. Nguyễn Nguyệt Anh - A14450 5. Hoàng Thu Hương - A14452 6. Công Ánh Nguyệt Thu - A14497 3
PHẦN 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH HIPT MOBILE 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH HiPT Mobile 1.1.1 Thông tin chung - Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH HiPT Mobile - Tên Tiếng Anh: HiPT Mobile Company Limited - Trụ sở chính: HiPT Building – 152 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội. - Showroom: + Số 23 Quang Trung, Hoàn Kiếm, Hà Nội + Số 40D Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh - Hình thức sở hữu: Công ty TNHH - Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại - Ngành nghề kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ các thiết bị viễn thông bao gồm điện thoại di động thương hiệu HiPT (Hi – mobile). - Điện thoại: (84 – 4) 3847 4548 - Fax: (84 – 4) 3847 4549 - Email: Hi-moblile@hipt.com.vn 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH HiPT Mobile Được thành lập từ năm 1994, HiPT là một trong những tập đoàn tin học hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp các sản phẩm và giải pháp công nghệ thông tin tiên tiến và phù hợp nhằm phát huy tối đa hiệu quả công việc của khách hàng. - Năm 1994 – 2002: HiPT Group trở thành đối tác đầu tiên và là nhà phân phối chính thức của hãng máy tính hàng đầu thế giới (HP) tại Việt Nam; Trở thành đối tác của Microsoft, RSA Security và là nhà cung câp giải pháp của Oracle. - Năm 2004 – 2008: Đây là giai đoạn phát triển vượt bậc của tập đoàn HiPT Group với sự thành lập của một loạt các chi nhánh, hệ thống bán lẻ và Công ty TNHH trực thuộc. Tập đoàn được cấp chứng chỉ ISO 9001 – 2000 và đứng đầu trong bảng xếp hạng VNR500 – Top 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam năm 2008. - Năm 2009 – nay: Nhờ có sự nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên, tập đoàn luôn tiếp tục đứng trong bảng xếp hạng VNR500 và được xếp hạng AAA trong bảng Danh sách xếp hạng tín dụng Top 1000 các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Không chỉ vậy tập đoàn còn được UNESCO trao tặng bảng vàng “Doanh nghiệp văn hóa UNESCO Việt Nam”. Căn cứ Quyết định số 28 – 10/QĐ/HĐQT/HIPT ngày 6/12/2010 của Hội đồng quản trị - Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT, Công ty TNHH HiPT Mobile được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100364579-007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà 4
Nội cấp ngày 16/10/2010 với ngành nghề kinh doanh chính là phân phối các thiết bị viễn thông và điện thoại di động mang thương hiệu Hi- mobile. Hiện nay, Công ty TNHH Hipt Mobile đã cho ra mắt 1 số sản phẩm với tính năng 2 sim 2 sóng linh hoạt được chia thành các dòng điện thoại chuyên biệt là điện thoại thời trang, điện thoại phổ thông, điện thoại công nghệ và điện thoại giải trí,… Đặc biệt, hi-mobile đã xây dựng một hệ thống trung tâm bảo hành chuyên nghiệp trải dài từ Bắc đến Nam với các điểm bảo hành được ủy quyền để có thể giúp khách hàng an tâm về chất lượng sản phẩm. 1.2 Khái quát về ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH HiPT Mobile - Ngành nghề kinh doanh của Công ty: + Dịch vụ thông tin và truyền thông: Hipt cung cấp các dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực phát triển giá trị gia tăng trên nền hạ tầng truyền thông hiện đại, tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực truyền thông; kinh doanh dịch vụ đào tạo và tư vấn công nghệ thông tin và truyền thông và công ty bước đầu đã gặt hái đ ược không ít thành công vượt trội. + Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa hệ thống thông tin, mạng máy tính, truyền thông. + Dịch vụ tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, tin học , viễn thông. + Cung cấp các sản phẩm tin học, công nghệ thông tin tới tay người tiêu dùng thông qua hệ thống bán hàng Hi – shop. + Bán buôn, bán lẻ các thiết bị viễn thông bao gồm điện thoại di động thương hiệu HIPT (hi-mobile): đây là lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty. - Mặt hàng kinh doanh: thiết bị viễn thông, các dòng điện thoại chuyên biệt mang thương hiệu hi-mobile. 1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH HiPT Mobile Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hipt Mobile Giám đốc (Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Phó giám đốc Phòng kế toán Phòng kỹ Phòng kinh Phòng hành thuật doanh chính tổng hợp 5
1.4 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 1.4.1 Giám đốc Là người đại diện trước pháp luật đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người có quyền đưa ra các quyết định quan trọng cũng như cơ bản liên quan đến lợi ích của công ty. Giám đốc là người điều hành cấp cao nhất, đồng thời cũng là người chịu toàn bộ trách nhiệm trong việc quản lý, điều hành, tổ chức các phòng ban nghiệp vụ để thực hiện các mục tiêu đề ra nhằm mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty. 1.4.2 Phó Giám đốc Là người trợ giúp cho giám đốc, giúp giám đốc về công tác kinh doanh, công tác phát huy nguồn lực tài chính, hỗ trợ giám đốc trong mảng kĩ thuật máy móc, trang thiết bị phục vụ sản xuất. Ngoài ra, phó giám đốc sẽ thay giám đốc điều hành mọi công việc của công ty trong trường hợp giám đốc đi vắng hoặc nghỉ phép. 1.4.3 Phòng Kế toán - Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính của Công ty theo phân cấp và các quy chế, quy định của Nhà nước. - Quản lý toàn bộ các loại quỹ của Công ty theo quy định của Tổng công ty và của Nhà nước. - Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiện hành. - Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm. 1.4.4 Phòng Kỹ thuật - Vận hành, bảo trì, sửa chữa. Phân tích, báo cáo tình hình bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc của Công ty. - Phụ trách các mảng liên quan đến tính ngăng của sản phẩm, bảo hành sản phẩm, kiểm tra sản phẩm … - Kiểm soát quy trình chất lượng sản phẩm, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật; xử lý các sản phẩm sai, hỏng. 1.4.5 Phòng Kinh doanh Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu, tham mưu cho Ban giám đ ốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu. 1.4.6 Phòng hành chính tổng hợp - Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch tiền lương hàng năm. - Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Công ty và Nhà nước. 6
- Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty. - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định. 1.5 Các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty TNHH HiPT Mobile - Quản lý hồ sơ nhân viên: bao gồm các thông tin về lý lịch, thông tin liên l ạc, thông tin công việc và các thông tin khác có liên quan. - Quản lý công tác tuyển dụng: quản lý toàn bộ quy trình từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng đến khâu gửi thư mời ứng viên trúng tuyển đi làm; sắp xếp lịch phỏng vấn cho từng ứng viên qua các vòng và gửi thư mời ứng viên tham gia tuy ển dụng; chuy ển hồ sơ của các ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân viên. - Quản lý bảo hiểm: quản lý bảo hiểm bắt buộc từ khâu chuẩn bị hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho đến khâu hoàn tất thủ tục cho người lao động khi thôi việc. Lập báo cáo thu và thanh toán chế độ liên quan đến các khoản bảo hiểm bắt buộc của Nhà nước. - Quản lý chấm công: Theo dõi việc chấm công theo nhiều hình thức (thời gian, sản phẩm, làm thêm giờ). Quản lý chi tiết số ngày nghỉ phép và nghỉ chế độ khác của nhân viên. - Quản lý tiền lương, thuế thu nhập cá nhân: Tính lương hàng tháng cho nhân viên theo nhiều hình thức (thời gian, sản phẩm, doanh số). Lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng và bảng quyết toán TNCN năm cho nhân viên. - Quản lý hợp đồng lao động: Nhắc nhở những hợp đồng lao động sắp hết hạn để nhân sự có kế hoạch tiếp tục gia hạn hợp đồng cho nhân viên. Lập hợp đồng, phụ lục hợp đồng cho nhân viên. - Quản lý đào tạo: Theo dõi chi tiết quá trình đào tạo như danh sách nhân viên cần đào tạo, nhà cung cấp dịch vụ đào tạo, tình trạng các khóa học, địa điểm, kết quả đánh giá … Theo dõi chi phí khóa đào tạo theo từng đối tượng (nhân viên, công ty); theo dõi cam kết sau đào tạo của từng nhân viên. - Đánh giá nhân viên: Nhân viên tự đánh giá bản thân; Nhà quản lý đánh giá và thống nhất điểm của nhân viên. Kết quả đánh giá sau khi thống nhất sẽ được chuyển về cho bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự theo dõi trạng thái đánh giá của từng đ ợt đánh giá và của từng nhân viên; tìm ra các nhân viên xuất sắc, có tiến bộ trong các đợt đánh giá. 7
PHẦN 2. GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC MISA HRM.NET 2012 2.1 Giới thiệu về phần mềm MISA HRM.NET 2012 - Phần mềm sử dụng công nghệ Silverlight của Microsoft cho phép người dùng cảm nhận giống hệt như đang sử dụng ứng dụng Desktop. - Phần mềm Quản trị nguồn nhân lực MISA HRM.NET 2012 được thiết kế với mục tiêu tự động hóa từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, quản lý tuy ển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo, đánh giá đến công tác chấm công, thanh toán lương, thuế, bảo hiểm và lập các báo cáo. - MISA HRM.NET 2012 đáp ứng nhiều loại hình như: Doanh nghiệp tư nhân, TNHH, Công ty Cổ phần và Tập đoàn kinh tế có quy mô từ nhỏ đến lớn. - Đặc trưng của phần mềm là sản phẩm 100% chạy trên nền tảng web và dữ liệu được quản lý tập trung tại một nơi, nên các đơn vị có thể quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên quý giá nhất – đó là con người. - Hiện tại, phần mềm đang chạy trên nền tảng điện toán đám mây của trung tâm dữ liệu Viettel – IDC với chứng chỉ cao nhất về độ bảo mật an toàn thông tin. - Phí dịch vụ sử dụng phần mềm dao động trong khoảng từ 100.000 đồng – 4.500.000 đồng (phụ thuộc vào số lượng nhân viên của mỗi doanh nghiệp). - Phần mềm dự kiến cung cấp giao diện Việt – Trung – Anh và đáp ứng nhu cầu quản trị nguồn nhân lực cho mọi loại hình hoạt động của doanh nghiệp. 2.2 Cách triển khai phần mềm Cac bước triên khai phân mêm: ́ ̉ ̀ ̀ - Trao đôi thông tin với đôi tac: Những yêu câu, điêu kiên cân thiêt có trong phân ̉ ́ ́ ̀ ̀ ̣ ̀ ́ ̀ mêm, đăc điêm hoat đông cua doanh nghiệp, khả năng nhân cua nhân viên, khả ̀ ̣ ̉ ̣ ̣ ̉ ̉ năng tai chinh cua doanh nghiệp để xây dựng được phân mêm phù hợp với ̀ ́ ̉ ̀ ̀ doanh nghiệp. - Kí hợp đông: 2 bên thông nhât cac điêu khoan và kí hợp đông. ̀ ́ ́ ́ ̀ ̉ ̀ - Nhà cung câp bước vao quá trinh xây dựng phân mêm dựa trên những tiêu chí 2 ́ ̀ ̀ ̀ ̀ bên đã thoa thuân. ̉ ̣ - Kiêm thử hệ thông: doanh nghiệp cung với nhà cung câp thực hiên kiêm thử ̉ ́ ̀ ́ ̣ ̉ hoat đông thực tê, bao cao số liêu đây đu, chinh xac, so sanh với tiêu chí đã đăt ̣ ̣ ́ ́ ́ ̣ ̀ ̉ ́ ́ ́ ̣ ra. - Doanh nghiệp nghiêm thu san phâm: hai bên kí văn ban nghiêm thu, chuyên giao ̣ ̉ ̉ ̉ ̣ ̉ phân mêm,băt đâu thời gian bao hanh. ̀ ̀ ́ ̀ ̉ ̀ 8
- Doanh nghiệp lâp đôi ngũ can bộ đao tao nhân viên sử dung và đưa vao sử dung ̣ ̣ ́ ̀ ̣ ̣ ̀ ̣ chinh thức. ́ - Kiêm tra, thu thâp phan hôi từ nhân viên để có cai tiên, nâng câp phù hợp. ̉ ̣ ̉ ̀ ̉ ́ ́ 2.3 Một số tính năng chính 2.3.1 Phân hệ quản lý thông tin nhân viên Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống quản lý thông tin nhân viên Các tính năng chính:  Quản lý toàn diện thông tin nhân viên: - Thông tin về hồ sơ lý lịch: Mã số, ngày sinh, họ tên, giới tính, số CMND, đ ịa chỉ, điện thoại, email, … - Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình. - Thông tin về chức vụ, đơn vị công tác: chức vụ hiện tại, chức vụ kiêm nhiệm. - Thông tin về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, trình độ văn hóa. - Quản lý chi tiết thông tin về quá trình công tác của người lao đ ộng: nơi công tác, chức vụ, mức lương, phụ cấp, thành tích, … 9
- Thông tin về khen thưởng, kỷ luật: thời điểm, hình thức, nội dung, lý do khen thưởng. - Thông tin về quá trình diễn biến lương của người lao động: Ngày xếp lương, bậc lương … - Các thông tin khác của người lao động: tình trạng sức khỏe, thông tin Đoàn, Đảng, quân ngũ, đối tượng chính sách, thành phần gia đình, … - Các thông tin nhân viên được cập nhật trực tiếp trên form hoặc import từ file Excel của Công ty.  Quản lý thay đổi nhân sự: - Điều chuyển lao động: + Cập nhật hồ sơ nhân viên khi nhân viên có sự thay đổi về phòng ban, chi nhánh. + Theo dõi tại thời điểm bất kỳ truy vấn nhân viên đang ở phòng ban nào. + Lưu vết các thay đổi; thống kê quá trình chuyển theo bộ phận theo từng tháng. - Quản lý nghỉ việc: quản lý chi tiết các hình thức nghỉ việc (hết hạn hợp đồng, vi phạm hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, chết, chuyển công tác), lưu thông tin hồ sơ nhân viên nghỉ việc; báo cáo danh sách nhân viên nghỉ việc theo tháng, quý, năm. - Quản lý nghỉ chờ việc: quản lý danh sách, số lượng nhân viên nghỉ chờ việc, nghỉ không lương… - Quản lý nghỉ chế độ: nghỉ ốm đau, thai sản, an dưỡng …  Quản lý thay đổi chức vụ: - Theo dõi diễn biến chức vụ: chức vụ hiện tại, chức vụ mới, ngày thay đ ổi, phụ cấp, số quyết định, thời gian giữ chức vụ … - Cảnh báo những người sắp hết hạn bổ nhiệm. - Thống kê chức vụ đã có sự thay đổi (theo quý, năm); thống kê mức lương theo chức vụ nhằm hỗ trợ điều chỉnh, xét duyệt lương. - Tra cứu quá trình thay đổi chức vụ của một nhân viên, lưu vết toàn bộ quá trình thay đổi chức vụ.  Quản lý thay đổi lương, phụ cấp: - Cảnh báo nhân viên sắp đến hạn nâng lương, tăng phụ cấp. - Lập danh sách nhân viên đến hạn nâng lương. - In quyết định nâng lương cho những nhân viên được phê duyệt. 10
- Cập nhật mức lương cho những nhân viên được phê duyệt. - Sự thay đổi lương được lưu vết lại trong suốt quá trình: Ngày thay đổi, số quyết định, bậc lương cũ, hệ số phụ cấp cũ, mức lương cũ, ngạch l ương mới, hệ số phụ cấp mới, mức lương mới. - Thông kê, báo cáo: Danh sách nhân viên đến hạn nâng lương, tăng phụ cấp; nhân viên đã được nâng lương, tăng phụ cấp; Danh sách nhân viên chưa được nâng lương; diễn biến lương của 1 nhân viên; thống kê những nhân viên đã có sự thay đổi lương trong 1 phòng ban hoặc cả Công ty.  Quản lý hợp đồng lao động: - Thông tin về hợp đồng lao động: Hợp đồng thử việc, học việc, cộng tác viên, hợp đồng chính thức có kỳ hạn, không kỳ hạn, biên chế Nhà nước. Chương trình cho phép theo dõi, lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng; thống kê số lượng hợp đồng, danh sách nhân viên theo từng loại hợp đồng. - Quản lý gia hạn hợp đồng: Tự động cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn, theo dõi tình trạng hợp đồng, gia hạn hợp đồng, in danh sách nhân viên sắp hết hạn hợp đồng, ký lại. Thông tin thay đổi về hợp đồng được cập nhật vào hồ sơ nhân sự. - Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng. - Hợp đồng của người lao động được in theo mẫu quy định của Nhà nước, mẫu của công ty, tùy biến theo yêu cầu người dùng.  Quản lý an toàn lao động: - Cập nhật các thông tin liên quan đến an toàn lao động: Ngày xảy ra tai nạn, người tai nạn, mức độ thiệt hại, nguyên nhân, hướng giải quyết, chi phí giải quyết. - Sắp xếp kế hoạch khi có đợt đào tạo về an toàn lao động: Danh sách tham gia, thời gian, địa điểm, các biểu mẫu hướng dẫn,… - Hỗ trợ thiết lập các biểu mẫu hướng dẫn phục vụ huấn luyện an toàn lao động, bồi dưỡng chế độ độc hại …  Theo dõi, đánh giá nhân viên: - Lập kế hoạch đánh giá: Thiết lập chỉ tiêu đánh giá cho từng chức danh công việc và thang điểm tương ứng. Có thể tự định nghĩa các tiêu chí, các mức cho từng tiêu chí, mức điềm tối đa. Việc đánh giá có thể chia thành đánh giá công việc, đánh giá tinh thần lao động, đánh giá kỹ năng. 11
- Đánh giá nhân viên: Tổng kết đánh giá công việc theo định kỳ hoặc thời điểm. - Báo cáo thống kê kết quả đánh giá: Đưa ra danh sách xếp loại nhân viên theo thang điểm đã thiết lập. In báo cáo thống kê kết quả đánh giá. Tự động chuyển đổi kết quả đánh giá vào hồ sơ nhân viên. - Thống kê và vẽ biểu đồ dựa trên bảng đánh giá xếp loại toàn công ty (theo phòng ban hoặc theo loại.  Tra cứu, tìm kiếm linh hoạt: - Thực hiện các chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên nhanh chóng và chính xác. Tìm kiếm thông tin dựa trên nhiều tiêu chí, chính xác hoặc gần đúng, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên. - Tìm kiếm linh hoạt, với đa dạng các tiêu chí tìm kiếm, lọc nhân sự theo các điều kiện. - Tra cứu nhân viên theo chức vụ, hôn nhân, ngạch bậc lương, thâm niên công tác, trình độ, mức lương, ….  Báo cáo, thống kê đa dạng: - Phần mềm cung cấp hàng loạt các báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp, từ thống kê đến đánh giá, cho phép định nghĩa và tùy chọn thời gian in báo cáo, giúp nhà quản lý có được thông tin trên nhiều góc độ khác nhau. Cho phép kết xuất số liệu ra các định dạng báo cáo khác nhau như: word, excel, pdf,... - Báo cáo thông tin nhân viên: Sơ yếu lý lịch, Tờ kê hồ sơ của người lao đ ộng, Danh sách trích ngang nhân viên, Báo cáo lao động bình quân năm, Danh sách cán bộ công nhân viên,… - Báo cáo hợp đồng nhân sự: Danh Sách Nhân Viên Nghỉ Việc, sắp hết hạn Hợp Đồng, Hợp đồng học việc, thử việc, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động,… - Báo cáo quá trình công tác: Danh sách sán bộ đã bổ nhiệm, chuyển bộ phận, đi công tác, Danh sách cán bộ đến hạn bổ nhiệm, quyết định bổ nhiệm cán bộ. - Tổng hợp thống kê: Thống kê nhân viên theo chức vụ, độ tuổi, giới tính, trình độ, thống kê tăng giảm nhân viên theo tháng, năm,… - Đánh giá nhân sự: Bảng đánh giá xếp loại nhân viên, Báo cáo chất l ượng cán bộ theo bộ phận, Báo cáo kiểm định, Báo cáo cán bộ chi tiết, tổng hợp danh sách nhân viên được khen thưởng năm, kỷ luật năm. 2.3.2 Phân hệ quản lý tuyển dụng 12
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hệ thống quản lý tuyển dụng  Quản lý lập kế hoạch tuyển dụng: - Cung cấp cho doanh nghiệp công cụ lập kế hoạch tuyển dụng cho tháng, quý. hoặc năm… - Cho phép người dùng tự thiết lập các yêu cầu tuyển dụng theo từng chức danh công việc. - Cho phép người dùng tự thiết lập quy trình tuyển dụng.  Quản lý hồ sơ ứng viên dự tuyển: - Người lao động có thể truy cập vào chương trình, mở mẫu hồ sơ đăng ký tuyển dụng, điền các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu, nơi ở, loại bằng cấp, trường học, kinh nghiệm, trình độ ngoại ngữ, vị trí. - Tuyển dụng, quá trình công tác. - Tự động tìm kiếm nhân viên nội bộ hoặc hồ sơ ứng viên phù hợp với các chỉ tiêu tuyển dụng. 13
- Lưu trữ sẵn nguồn ứng viên cho các chức danh cần tuyển dụng trong tương lai.  Quản lý chi phí tuyển dụng: - Hệ thống cho phép quản lý chi phí cho việc tuyển dụng các ứng viên. - Tùy thuộc vào chế độ tuyển dụng, công ty có thể hỗ trợ chi phí tuyển dụng cho các ứng viên như: phí đi lại, phí lưu trú, phí di chuyển, … Các chi phí này sẽ được thanh toán cho các ứng viên khi đến tham gia ứng tuyển.  Quản lý chi tiết quá trình thi tuyển, phỏng vấn: - Chương trình cho phép lựa chọn hồ sơ đạt yêu cầu. - Gửi email tự động tới các ứng viên dự tuyển, giúp nhà quản lý nhân sự giảm được thời gian và chi phí gọi điện thông báo tới ứng viên. - Các chủ đề phỏng vấn phong phú về các lĩnh vực được nhà quản lý đ ưa ra hoặc lấy tự động từ phần mềm. - Lưu các tài liệu liên quản để phục vụ quá trình thi tuyển, phỏng vấn.  Quản lý sau thi tuyển, phỏng vấn: - Chương trình cho phép lựa chọn những hồ sơ đạt yêu cầu. - Các kết quả phỏng vấn được lưu trữ trong phần mềm: điểm, kỹ năng, đánh giá từng ứng viên,… - Tự động gửi email cho các ứng viên đạt yêu cầu. - Hồ sơ ứng viên được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân sự khi được nhận vào làm tại công ty. - Lưu thông tin ứng viên không đạt yêu cầu và tự động gửi Email thông báo cho những ứng viên không đáp ứng yêu cầu.  Báo cáo tuyển dụng đa dạng, tùy biến cao: - Cho phép in các quyết định theo mẫu: quyết định tuyển dụng, quy ết đ ịnh thử việc, quyết định tiếp nhận vào công ty,… - Báo cáo chi phí tuyển dụng. - Danh sách ứng viên dự tuyển. - Danh sách ứng viên trúng tuyển. - Danh sách nhân viên thử việc. - Thống kê, báo cáo tình hình tuyển dụng, so sánh yêu cầu và thực tế đạt được, giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược tuyển dụng, đáp ứng yêu cầu nguồn lực. 14
2.3.3 Phân hệ quản lý chấm công Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hệ thống quản lý chấm công  Đa kết nối: - Với việc hỗ trợ kết nối nhiều giao thức như: RS232, 485, TCP/IP, Wireless, Lan, Wan,... cho phép kết nối với các loại máy chấm công. - Cho phép nhận dữ liệu trực tiếp từ máy chấm công hoặc các công cụ trung gian: USB, đĩa mềm, CD - Thời gian nhận dữ liệu có thể tùy biến: online liên tục, offline hoặc nhận dữ liệu định kỳ - Hỗ trợ quản lý nhiều thiết bị trong một hệ thống chấm công duy nhất giúp doanh nghiệp lựa chọn loại thiết bị phù hợp, tiết kiệm chi phí, phù hợp v ới mô hình quản lý nhân viên của đơn vị.  Quản lý linh hoạt ca/kíp làm việc: - Người dùng có thể lập lịch, phân ca, chuyển đổi, thay đổi ca cho nhân viên theo mã số, chức vụ, nhóm hay bộ phận, phòng ban theo ngày, tuần, tháng,… - Cho phép lập lịch lặp theo thời gian. 15
- Các ca làm việc có thể tách biệt nhau về mặt thời gian, hoặc có thể chồng nhau ở một khoảng thời gian nào đó. - Mỗi nhân viên được phân vào các ca làm việc cụ thể trong mỗi ngày. - Tùy vào từng công ty mà việc phân ca có thể được phân cho từng phòng ban, hoặc nhóm làm việc, hoặc mỗi nhân viên có thể có một lịch trình công việc khác nhau. - Cho phép người dùng thiết lập kip làm việc: Kip 3-1, kip 5-2.  Quản lý làm thêm, làm bù: - Hệ số tính làm thêm có thể thay đổi theo quy định của nhà nước hoặc quy định riêng của công ty. - Đăng ký làm thêm hết sức linh hoạt có thể đăng ký cho 1 người hoặc nhiều người thuộc các phòng ban khác nhau - Quản lý giờ làm thêm, làm bù theo từng cấp độ phê duyệt - Cho phép thiết lập bảng luật làm thêm, quy định các tham số ban đầu.  Quản lý các trường hợp chấm công đặc biệt: - Cho phép quản lý những trường hợp không quẹt thẻ vẫn tính công như giám đốc, nhà quản trị,.. - Cho phép quản lý trường hợp chỉ có 1 trạng thái quẹt thẻ vẫn tính là 1 công không kể quẹt vào giờ nào trong ngày  Quản lý và tổng hợp công tự động: - Thông qua việc xác định thời gian vào ra, danh mục ca, quy định nhận ca, các loại đăng ký, phần mềm sẽ tự động tính công đi làm, công nghỉ chế độ, tính thời gian tăng ca, thời gian đi muộn về sớm. - Cho phép tổng hợp các loại công: công thời gian, công sản phẩm, công tăng ca,.. - Tự động chuyển số liệu để tính lương, đánh giá nhân sự. - Cho phép quản lý trường hợp chỉ cần có hai trạng thái quẹt thẻ vào và ra là tính cho một công bất kể vào thời điểm nào trong ngày.  Nhiều phương tiện thông báo, giao tiếp: - Cho phép quản lý gửi các thông báo liên quan đến kết quả chấm công, tình hình tuân thủ các quy định về thời gian làm việc, ... tới tất cả nhân viên. - Cho phép tổng hợp các loại công: công thời gian, công sản phẩm, công tăng ca, ... - Hỗ trợ đa giao tiếp: Web, Email. SMS. 16
 Tùy biến, tích hợp với giải pháp nhân sự: - Cho phép giao tiếp dữ liệu với phần mềm quản lý nhân sự: nhận các thông tin về nhân sự. - Cho phép giao tiếp dữ liệu với phần mềm tính lương: truyền dữ liệu tổng hợp công để tính lương, thưởng ... - Hỗ trợ giao tiếp với phần mềm khác: kế toán, quản trị,…  Quản lý thời gian đi muộn về sớm của nhân viên: - Cho phép quy định thời gian bắt đầu tính đi muộn và về sớm. - Nếu nhân viên đi làm sau giờ quy định và về trước giờ quy định thì sẽ bị tính đi muộn về sớm. - Số phút đi muộn về sớm được cộng theo tháng, có thể quy ra công để trừ vào công đi làm trong tháng hoặc để xét xếp loại.  Tính năng khác: - Quản lý nghỉ: cho phép đăng ký nghỉ nửa ngày đầu, nửa ngày cuối hoặc cả ngày, nghỉ tính lương và không lương. - Chấm ăn ca: Cho phép đăng ký ăn ca cho các nhân viên, Lập báo cáo danh sách nhân viên ăn ca trong ngày. - Lưu vết quá trình thao tác, xử lý dữ liệu trên hệ thống: Toàn bộ thao tác của người dùng sẽ được lưu vết trong phần mềm. - Tra cứu động, tìm kiếm theo nhiều chỉ tiêu: Cho phép tra cứu theo nhiều tiêu chí, tìm kiếm theo nhiều chỉ tiêu. Người dùng tự thiết lập các điều kiện tra cứu, tìm kiếm.  Hệ thống báo cáo chi tiết, đa dạng: - Báo cáo chấm công chi tiết hàng ngày. - Báo cáo chi tiết nghỉ, chi tiết đi muộn về sớm. - Báo cáo nhân viên có mặt, vắng mặt - Báo cáo đăng ký suất ăn - Báo cáo thời gian làm thêm - Báo cáo tổng hợp nghỉ - Bảng nghỉ phép năm - Đánh giá thời gian làm việc, thời gian nghỉ, thời gian làm thêm - Biểu đồ so sánh, đánh giá,… - 2.3.4 Phân hệ quản lý tiền lương và thuế 17
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hệ thống quản lý tiền lương và thuế  Cực kỳ linh hoạt - Cho phép người dùng tự đặt các công thức, nhập các hệ số, định mức, thêm bớt các chỉ tiêu... để tính lương và các chế độ cho người lao động. - Cho phép tùy chọn áp dụng nhiều cách tính lương đến - từng cá nhân, từng bộ phận. - giúp người dùng có thể linh hoạt khi tính lương, đáp ứng khi có các thay đổi về chính sách - Phù hợp với hầu hết các phương pháp tính lương của mọi doanh nghiệp.  Quản lý đa loại hình tiền lương - Quản lý lương theo ngạch bậc - Quản lý tiền lương cho lao động trực tiếp - Quản lý lương công trình - Quản lý lương thời gian 18
- Quản lý lương cho lao động hưởng lương khoán theo doanh thu, theo sản phẩm - Quản lý lương học việc, thử việc, nhân viên mới  Quản lý chi tiết lương và các khoản theo lương - Quản lý lương làm thêm - Quản lý tiền thưởng: thưởng các dịp lễ tết, các ngày lễ công ty, khen thưởng - Quản lý tiền phép - Quản lý các khoản phụ cấp cho nhân viên: tiền ăn trưa, xăng xe, điện thoại,… - Quản lý các khoản khấu trừ: khấu trừ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), kinh phí công đoàn - Quản lý các khoản thu nhập khác của nhân viên  Quản lý chi tiết các khoản thuế - Lập công thức tính thuế theo luật mới nhất của Nhà nước - Cho phép người dùng tự thiết lập quy định lương của nhân viên là Gross hay Net. - Cho phép tách rời được những khoản chịu thuế và không chịu thuế  Tổng hợp, thống kê toàn diện - Báo cáo tổng hợp cuối năm - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (theo năm) - Bảng quyết toán thuế thu nhập cá nhân (theo năm) - Bảng tổng hợp tiền thưởng, tiền phép (theo kỳ hoặc theo năm) - Bảng tổng hợp tiền lương theo năm (Theo 1 hoặc tất cả các khoản l ương: lương thực lĩnh, BH, CTP, Thuế…) - Các bảng ước tính tiền BHXH, Trợ cấp thất nghiệp, Tiền phép… - Thống kê mức lương trung bình của nhân viên trong 1 năm - Thống kê mức lương trung bình của công ty hoặc theo bộ phận  Báo cáo đa dạng phong phú - Báo cáo chi tiết lương hàng tháng - Danh sách nhân viên có sự thay đổi lương trong tháng - Bảng theo dõi diễn biến lương - Bảng tổng hợp ngày phép và tiền phép - Bảng tổng hợp lương toàn công ty - Bảng tổng hợp các khoản phụ cấp trong tháng, những khoản cộng trừ vào lương 19
- Bảng thanh toán các khoản khấu trừ - Bảng chi tiết 1 trong số các khoản cộng trừ vào lương - Phiếu lương của từng nhân viên - Giấy xác nhận nhân viên đã lĩnh lương - Bảng thanh toán lương qua tài khoản - Bảng chi tiết lương thanh toán tiền mặt - Bảng chi tiết lương thanh toán chuyển khoản - Danh sách tiền thưởng - Tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng - Bảng thuế thu nhập cá nhân gửi cho ngân hàng - Bảng quyết toán thuế thu nhập các nhân hàng tháng 2.3.5 Phân hệ quản lý bảo hiểm Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hệ thống quản lý bảo hiểm  Theo dõi BHXH, BHYT, BHTN - Quản lý chi tiết thông tin về bảo hiểm từng nhân viên: mã nhân viên, mã bảo hiểm, họ tên, giới tính, ngày sinh, ngày đóng, mức đóng, tỷ lệ đóng, số sổ BH, ngày cấp sổ bảo hiểm, nơi cấp, số thẻ, nơi đăng ký khám - chữa bệnh,… 20